Manual de usuario del módulo de planificación del sistema integrado de gestión económica VERSAT-SARASOLA

Autor: Lorely Moya Romero

Contabilidad

20-08-2009

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Manual de usuario del módulo de planificación del sistema integrado de gestión económica VERSAT-SARASOLA

En el Sistema Económico Integrado VERSAT-SARASOLA, la concepción de la Planificación está relacionada con los Principios Contables – Financieros en que se fundamenta el Sistema, por tanto su procesamiento siempre tendrá un carácter totalmente Contable.

Además de la planificación tradicional que está establecida por el País, en este Subsistema se han implementado los mecanismos particulares que se aplican por el Ministerio de Finazas y Precios para la elaboración del Presupuesto del Estado.

Por tanto el objetivo básico del presente Manual de Usuario, en este momento, es detallar las operaciones básicas del referido Presupuesto del Estado y como lograrlas en el Subsistema, ya que poseen características bien distintas a la planificación normal de la actividad Empresarial.

Dentro de los OBJETIVOS básicos que se persiguen en lo referido al Presupuesto Estatal, se encuentran los siguientes:

1. Disponer de un Software que sea capaz de cumplir con todos los requerimientos informativos de cada una de las etapas en que se elaboran los Presupuestos.

2. Que además del Software VERSAT-SARASOLA, se disponga de herramientas Informáticas auxiliares que permitan procesamientos intermedios y con ello facilitar todo el proceso de captación manual.

3. Integrar bajo una misma concepción Contable – Financiera el Presupuesto y su Ejecución. Homogeneidad en cuanto a Cuentas Contables, Sector-Rama-Grupo y Partidas Presupuestarias.

4. Disponer en una única Base de Datos toda la información del Presupuesto y del Real; con ello facilitar extraordinariamente las comparaciones y análisis.

5. Proporcionar a las Tesorerías u otras actividades las necesidades informativas que están asociadas al Presupuesto del Estado.

Términos generales y concepción del Proceso de Planificación

El Proceso de Planificación se ha concebido con una orientación a la esfera Presupuestada, sin dejar de tener posibilidades de generalización en el sector Empresarial. Predomina la terminología utilizada en el sector Presupuestado.

A continuación se incluye un grupo de Términos y su analogía en el resto de los subsistemas del VERSAT-SARASOLA:

Grupo presupuestario es equivalente al centro de costo que se define en los gastos del sector empresarial y el subsistema de Contabilidad.

Inciso es equivalente a la partida que se define en los gastos del sector empresarial y el subsistema de Contabilidad.

Epígrafe es equivalente al elemento que se define en los gastos del sector empresarial y el subsistema de Contabilidad.

Partida presupuestaria es equivalente al subelemento de gasto que se define en el sector empresarial y el subsistema de Contabilidad.

En cada proceso del subsistema que se involucren estos términos se hace finalmente uso de su equivalente en la definición de gastos del Subsistema Contable, por lo cual es totalmente factible su generalización al sector empresarial.

Otros términos propios del subsistema

Entidades vinculadas al presupuesto son aquellas entidades que pueden o no tener identidad jurídica pero que reciben su presupuesto a partir de una unidad contable de las declaradas en VERSAT y por tanto debe hacer su planificación desde aquí.

Indicador es un término fundamental en la explotación de posibilidades tales como la planificación de ingresos por servicios y validación del cumplimiento de normas, que explicaremos posteriormente.

Servicios tarifados son aquellos servicios definidos en la facturación y que se prevé obtener ingresos a partir de su realización planificada y cuyo nivel de actividad se refleja a través de un indicador.

Talón es un término que se utiliza para denominar las plantillas o modelos que se confeccionan para la captación de la información primaria en la confección de los planes, una lista de filas cuyos datos deben ser introducidos por el usuario.

Proforma es el término utilizado para identificar los talones ya con los datos vertidos en cada fila, es decir los modelos ya completados por las distintas unidades, para evitar confusión en la comprensión de esto diremos que el talón se define una única vez y las proformas se introducen tantas como entidades vinculadas al plan necesiten registrar esta información.

Parámetros normables son aquellos conceptos para los cuales esta establecido un nivel de gasto unitario.

Normas es un término que utilizamos para agrupar uno o varios parámetros normables con el fin de restringir el gasto en determinada actividad.

Concepción del proceso

A partir de la definición de los codificadores y la configuración del Subsistema se trabaja sobre la versión oficial en el ejercicio seleccionado, capturando todas las proformas con la información de las distintas entidades vinculadas al presupuesto así como de la propia unidad contable.

El usuario luego de revisar la información confirma las proformas captadas y comprueba el reflejo de esta información en los presupuestos confeccionados y en los indicadores planificados, si se desea rectificar algún dato siempre se hará en el documento original y si ya estaba confirmado el cambio quedará automáticamente reajustado en el presupuesto.

Posteriormente se realiza la validación de las restricciones impuestas a la versión tanto por normas como notificaciones y de estar todo correcto se puede realizar la exportación de la información agregada al nivel superior.

Niveles de Acceso

En el subsistema de Planificación se han creado tres niveles de acceso para los usuarios, cada uno de ellos con las facilidades correspondientes:

Rector de Planificación: Es el nivel de acceso que tiene todas las posibilidades de ejecutar opciones en el subsistema, incluso la creación y modificación de codificadores, y la definición de talones y modelos de notificación.

Especialista de Planificación: El usuario, con este nivel de acceso, está limitado en las definiciones de indicadores, talones y modelos de Notificación, se encarga de pasar las Proformas y manipular las normas, las modificaciones, etc.
Consultor de Planificación: Puede consultar toda la información de la planificación pero sin modificarla, teniendo acceso a los reportes y visualización de los presupuestos.

Interfaz de Trabajo

El subsistema de Planificación se presenta con la misma estructura de los componentes del VERSAT-Sarasola, presentando un Menú principal, una barra de herramientas, un panel vertical a la izquierda contenedor de funciones y un panel informativo a la derecha.

En el panel de funciones aparecen Presupuestos, Indicadores, Proformas, Restricciones.

El Menú principal y la barra de herramientas tienen opciones fijas y otras que varían dinámicamente en correspondencia con la selección realizada sobre el panel de funciones.

Menú principal

En las opciones fijas del Menú principal están las asociadas al submenú Sistema y al submenú Ayuda, este último facilita el acceso a la ayuda incorporada al subsistema con acceso rápido con la tecla de funciones F1. Por su importancia y complejidad detallaremos el submenú Sistema.

Cambiar unidad contable:

Permite seleccionar la unidad en que se desea trabajar. Disponible también desde la barra de herramientas con la imagen.

Iniciar Procesamiento: Esta opción marca el inicio del procesamiento de la información real de los indicadores en el subsistema de Planificación, a partir de este momento el cierre del subsistema de Contabilidad esperará por el cierre del período en Planificación.

Cerrar Período Actual: Es la opción que indica que ya se ha introducido los valores reales de los indicadores en el período actual, y no se podrá cambiar más esta información, dando paso al próximo periodo. Esta opción en la planificación cambia la versión oficial en etapa de ejecución para el ejercicio actual al período siguiente, por lo tanto debe exportarse el plan agregado al nivel superior hasta esta fecha antes de hacer este cierre.

Se muestra una ventana que así lo indica:

Retornar al período anterior: Por esta opción se puede retornar al período anterior siempre y cuando el subsistema de Contabilidad no haya cerrado el período.

Codificadores: Ofrece la posibilidad de introducir los codificadores que complementan el uso de facilidades incorporadas al subsistema, cada uno aparece en una página diferente, existen opciones que permiten agregar, modificar o eliminar los elementos de cada nomenclador, están disponibles opciones de exportación e importación con el objetivo de compartir estas definiciones en diferentes niveles informativos afines. A continuación veremos cada uno de ellos:

Entidades vinculadas al presupuesto: permite identificar aquellas entidades que no constituyen unidades VERSAT pero que su presupuesto se realiza desde una unidad contable en el VERSAT, ellas se describen con un nombre, un código, la unidad de VERSAT a la que se asocian y un tipo que las identifica como presupuestadas, empresas u organizaciones y asociaciones.

Servicios: aquí se incluyen todos los servicios que puede facturar la unidad, se describen con un código, un nombre y una unidad de medida.

Parámetros normables: son, como explicamos anteriormente, conceptos para los que se puede precisar un gasto unitario, se identifican por un código y una descripción.

Normas: se identifican por un código y un nombre y agrupan un conjunto de parámetros normables.

Etapas de Planificación: es un codificador que no puede ser editado, su único objetivo es visualizar las etapas previstas por el sistema y por las que atraviesa el proceso de Planificación.

Conceptos Restrictivos: permite definir aquellos conceptos que serán notificados o modificados, requieren un código, una descripción y la definición de elementos que agrega o restringe, se permite codificar conceptos sin definición de agregación que son necesarios en la notificación.

Clasificación de Modificaciones: permite definir clasificaciones para organizar las modificaciones.

Imprimir: Permite la impresión de la información visualizada en el panel de la derecha.

Configuración: Es esencial la configuración de elementos básicos para la explotación del subsistema, estos elementos aparecen organizados por páginas y son los siguientes:

General: esta página permite configurar el tipo de entidad en que estamos ejecutando la planificación, ya sea empresarial o presupuestada. Además en el sector Presupuestado se habilita la opción de Llenar automáticamente los clasificadores del Sector, Rama y Grupos Presupuestados.

Cuentas a planificar: es preciso definir aquellas cuentas que se van a incluir en la planificación y clasificarlas en ingresos, gastos por elementos, costos u otras.
Servicios Tarifados: en esta configuración se escogen aquellos servicios que, a partir de ellos, se pretende facturar y planificar ingresos, aquí se precisa una tarifa o precio y se escoge un indicador de los definidos en el subsistema que determinará su nivel de actividad.

Grupos presupuestarios normados y su asociación con el cálculo de estas normas: esta opción permite seleccionar aquellos grupos presupuestarios o centros de costo cuya actividad es normada y para cada uno asociar la norma a aplicar, sobre que inciso o epígrafe y que indicador determinará el nivel de actividad en esta asociación.

Versiones: El subsistema de Planificación incorpora la posibilidad de manejar diversas versiones del plan u obtener copias según el interés del usuario. Con este fin se incluye esta opción a través de la cual se crean las versiones deseadas en cada ejercicio declarado en el subsistema de Configuración. Las versiones se distinguen por una descripción y ellas pueden transitar por las etapas de planificación previamente definidas por el subsistema: anteproyecto, desagregación y  ejecución, en las cuales el comportamiento del subsistema tiene sus especificidades que detallaremos más adelante. Cada versión puede tener la condición de oficial de manera excluyente en el ejercicio, lo que significa que solo una en el ejercicio puede ser la oficial y será la que se tome en cuenta en cada selección de los paneles informativos para el ejercicio solicitado.

A partir de la versión 2.6 se añade en la copia la posibilidad de cambiar el ejercicio, lo cual generará una copia pero en el ejercicio solicitado.

Descripción general del tratamiento de los planes por etapas:

Anteproyecto: solo es posible introducir planes totales en el ejercicio y las restricciones validadas son solo las configuradas por normas.

Desagregación: se parte de una notificación inicial que queda como restricción para la desagregación mensual de los planes, la planificación debe cumplir las restricciones impuestas por las normas y además la notificada.

Ejecución: solo es posible realizar ajustes al presupuesto a partir de modificaciones solicitadas que varíen las restricciones.

Importar desde Presupuesto Maestro: Esta opción se incluye para aquellas empresas que utilizan el software Presupuesto Maestro para la confección de su plan y quieran transferir a VERSAT el resultado de su planificación pues utilizan este software para el control contable y financiero. Este procedimiento aparece detallado en el anexo 1.

Funcionalidad general

La información y procesamiento de la planificación esta explícitamente organizado en las cinco funciones principales ofertadas en el panel vertical izquierdo como mencionamos inicialmente.

Veamos cada una de ellas.

Proformas

Esta función incluye la definición de Talones para la captura y obtención de algunos resultados, así como la captación a través de las Proformas de la información primaria de la planificación.

Con este objetivo el panel informativo de la derecha se divide en dos páginas.

Talones

A modo de introducción definimos inicialmente el término talón como una plantilla para la captura de la información. La definición de estos talones se hace a nivel empresarial y es válida para todas las unidades. Explicaremos entonces como conformar esta plantilla.

Descripción general

Se identifica por un número que debe ser único y no exige consecutivo, una descripción o título, y una clasificación en Captura o Reporte que definirá el objetivo de este modelo. A partir de la versión 2.6 se añade una nueva clasificación: Ajuste.

Los talones de captura se conciben para la introducción de la información primaria desde las entidades vinculadas o la propia unidad VERSAT, por eso en caso de clasificarlo como captura, se solicita el tipo de entidades para el que se diseña.

Los talones de Reporte se conciben para obtener información agregada del presupuesto y los planes de indicadores de una unidad VERSAT.

Los talones de ajuste, son talones de captura pero su único objetivo es ajustar valores del presupuesto en etapa de Anteproyecto, admitiendo cifras negativas, por lo que su uso solo tiene sentido en el nivel central, y nunca se tiene en cuenta en el proceso de agregación.

El talón incluye un conjunto de filas, que pueden ser de diferentes tipos, y esta clasificación es esencial para capturar o recuperar la información correctamente; cada fila se identifica con la letra F seguida de un número de hasta cuatro cifras (no puede repetirse en el talón), y una descripción. Veamos los demás atributos y comportamiento en dependencia del tipo de fila:

Fila Titulo:

Solo se utiliza para incluir una fila descriptiva en el talón.

Fila Editada:

Es una fila sobre la cual se va a captar un valor, que puede o no registrarse como una incidencia en el presupuesto, de no registrarse en el presupuesto constituye un dato informativo accesible solo a través de la proforma, si tiene incidencia en el presupuesto debe clasificar explícitamente si representa un ingreso, gasto u otra; y para esta clasificación escoger la cuenta correspondiente, y para el caso de los gastos: el grupo presupuestario y partida concreta. Las cuentas y centros de costo que se escogen en la definición del talón corresponden a la apertura de estos clasificadores a nivel empresarial. En el caso de talones de Reporte no se configura incidencia.

Fila Calculada:

Es una fila cuyo valor se obtiene al evaluar una expresión confeccionada a partir de otras filas del propio talón, el resultado de esta fila puede registrarse como una incidencia en el presupuesto configurándola de forma similar a la fila editada, si no esta definiendo un talón de Reporte.

Fila Indicador:

Es una fila a la que se le define el indicador que recibirá los valores introducidos en ella. Si se asocia un indicador desglosado su tratamiento en la proforma será diferente, pues habrá que desglosar su información por centros de costos.

Fila Desglosada:

Es una fila que agrupará en su valor el resultado de un desglose que se clasifica en Partidas, Ingresos, Servicios, otros. Exige la cuenta que será desglosada, solo una. Este tipo de filas es exclusivo de talones de Captura.

Fila Agregada:

Solo está disponible para talones de Reporte y se le define que elementos serán los que se agreguen para dar el resultado de la fila.

Proformas

Las proformas como se definió en los términos fundamentales del subsistema (ver Términos generales y Concepción del proceso de planificación) son las que permiten efectuar las capturas definidas en cada uno de los talones de Captura, o lograr el reporte con toda la información antes definida en los talones de Reporte.

En cada fila de la proforma aparece a la derecha un botón que permite llegar a la ventana de captura de los datos de cada fila.

Las proformas que se corresponden a talones de Captura solo pueden ser abiertas a nivel de una unidad VERSAT, mientras que las proformas correspondientes a talones de Reporte también pueden habilitarse en el nivel empresarial.

Características de las PROFORMAS provenientes de talones de Captura:

1. Solo se pueden crear a nivel de unidad.

2. Es necesaria la introducción de la entidad que será ejecutora de los datos capturados que puede ser una entidad vinculada a la unidad activa o la propia unidad.

3. Esta entidad estará filtrada según la definición del talón en la esfera presupuestada, empresarial, organizaciones, asociaciones u otras.

4. Mediante las filas y las propiedades de cada una de ellas lograremos las capturas de las informaciones previstas en el talón que pueden ser:

a) Títulos (No se captura)

b) Indicadores: se captan informaciones necesarias al presupuesto, definidas previamente como indicadores desglosados, calculables, etc. y que no constituyen cuentas contables. En la etapa de anteproyecto solo se captan totales y después deben ser desglosados por meses.

c) Desglosadas: con ellas se captan los Ingresos, Gastos, Servicios Tarifados, Costos u Otros que lleven análisis por sector-rama-grupo, inciso-epígrafe- partida y/o párrafos presupuestarios, es decir en el talón se define el nivel de la cuenta que será desglosado en la captura y desde aquí entonces se desglosa ya en niveles hijos de aquella apertura o por grupos y partidas en dependencia del tipo de desglose.

d) Calculadas: aquí se mostrará el resultado de aplicar la expresión definida en el talón para esta fila y su cálculo se realiza al abrirla o ejecutar la acción Calcular de la barra representada con la imagen.

e) Editadas: se captan los valores que pueden tener incidencia en el presupuesto o solo utilizarse en cálculos internos de la proforma.

5. Pasan por las etapas de edición, terminación y confirmación. En la confirmación es cuando inciden de forma efectiva en el presupuesto, es decir se registran los valores captados en las cuentas del presupuesto, a partir de esta acción es que la información del presupuesto y del plan de indicadores estará disponible.

6. Son imprimibles ofertando de forma impresa su contenido con un ordenamiento lógico.

7. Pueden ser modificados los datos después de la confirmación y constituyen dichos cambios ajustes a sus respectivas incidencias en el presupuesto en el momento de guardar.

8. Son agregables pudiéndose consolidar en ellas varias unidades para convertirse en entrada en un nivel de agregación superior que serán exportadas a otros VERSAT para lograr la consolidación.

Características de las PROFORMAS provenientes de talones de Reporte:

1. Siempre constituyen salidas del subsistema.

2. Se crean en cualquier nivel de la base de datos VERSAT mostrando los datos agregados en el nivel solicitado.

3. Muestra los valores según lo definido en talón para cada una de sus filas de forma agregada en el nivel solicitado.

4. Los resultados pueden filtrarse por rangos de grupos presupuestarios.

5. Pueden poseer filas editadas y calculadas donde se pueden definir datos calculables o adicionales que no posean incidencias en el presupuesto.

6. Solo tienen una existencia momentánea en el momento de su apertura no siendo confirmados, no se guardan.

7. Son imprimibles cuando están en edición.

Características de las PROFORMAS provenientes de talones de Ajuste:

Son similares a las proformas provenientes de talones de captura con la única diferencia que no son agregables o sea son validas solo en el nivel informativo donde se captan, se han concebido como un mecanismo de ajuste en el nivel central de agregación del presupuesto, aunque pueden utilizarse en cualquier instancia, no resultan de utilidad en niveles intermedios por la limitante que hemos explicado.

Agregación

Esta opción aparece como un submenú del Menú principal del tratamiento de Proformas.

Exportación agregada

Esta opción, habilitada a nivel empresarial, permite calcular un plan agregado para el grupo de unidades y ejercicio seleccionados, donde con la definición existente de talones, se agregan todas las proformas confirmadas, creándose así proformas agregadas que portarán la información del nivel que consolida hacia el nivel informativo superior, de esta forma se desplaza la información correspondiente a las incidencias en cuentas, grupos y partidas así como el plan de indicadores introducidos; como resultado de ejecutar la misma es posible imprimir o guardar en un fichero esta información, en la creación de este fichero se identifica la información con código de unidad igual al código del grupo agregado, el ejercicio con la fecha inicial del ejercicio planificado y cada uno de los períodos planificados de igual forma identificados por su fecha de inicio. Los indicadores están identificados con su código y unidad de medida.

Este mecanismo de agregación exige homogeneidad en la definición de los talones, los clasificadores contables y de objetos de gasto, así como los codificadores de indicadores y unidades de medida. Así como el cumplimiento de todas las restricciones establecidas en este nivel informativo.

Importación

La importación de proformas es la opción que permite recepcionar proformas en cualquier VERSAT, a partir de un fichero con extensión .agr proveniente de una agregación en un nivel informativo inferior VERSAT o de la herramienta elaborada en Access para la captación de proformas en entidades que no tengan instalado el subsistema de Planificación del VERSAT. En esta importación se chequea la coincidencia de ejercicio, la existencia de la unidad contable que se está recepcionando, la existencia del talón base de la proforma y la definición de sus filas que se corresponda con la información que trae la proforma.

Indicadores

Esta función incluye la definición de indicadores agrupados por su significado o utilidad, así como la visualización de su planificación y control del real. Además las posibilidades de transmisión de la información agregada y recepción para el real están implementadas.

La vista se conforma de un panel izquierdo con la definición de los indicadores y a su derecha un panel informativo que muestra la información correspondiente al ente seleccionado a la izquierda, en el ejercicio seleccionado, en el plan se refleja la información correspondiente a las proformas confirmadas en la versión oficial de este ejercicio.

Los indicadores se definen como un árbol cuyas ramas centrales son los grupos de indicadores y de ellos cuelgan los indicadores. Esta definición se realiza a nivel empresarial, por lo que esta opción estará inhabilita desde las unidades contables.

En la vista es posible ocultar o no los indicadores y grupos inactivos, para ello esta disponible en la barra de herramientas un primer botón identificado con la imagen.

Grupos de Indicadores: Agrupación de uso organizativo, identificada por un código y un nombre que no pueden repetirse.

Nuevo Grupo de Indicadores

Esta opción aparece disponible en el menú emergente que se asocia al árbol que muestra la definición de indicadores, estando seleccionado el primer nivel del árbol, y activa la siguiente ventana, y sus datos son obligatorios.

Editar Grupo de Indicadores

Esta opción aparece disponible en el menú emergente que se asocia al árbol que muestra la definición de indicadores, estando seleccionado un grupo de indicadores, a partir de la ventana anterior con la información del grupo previamente seleccionado permite modificar sus datos.

Eliminar Grupo de Indicadores

Esta opción aparece disponible en el menú emergente que se asocia al árbol que muestra la definición de indicadores, estando seleccionado un grupo de indicadores que no tenga indicadores definidos a partir de él. La eliminación es efectiva siempre que los indicadores abiertos a partir de él no estén inactivos, de lo contrario queda desactivado.

Activar Grupo de Indicadores

Esta opción se puede aplicar a un grupo inactivado, estando a nivel empresarial, y habiendo marcado el botón que permite ver toda la definición para que estén disponibles en la vista los no activos.

Indicador: Ente que se identifica por un código y una descripción, a dicho código el subsistema automáticamente lo prefija con el código del grupo al que pertenece. Cada indicador se asocia a una unidad de medida en la que se reflejan sus valores, además es preciso definir si es un indicador cuyos valores periódicos pueden sumarse para llegar al valor del ejercicio o no, si es un indicador que se planifica y controla por centros de costo o grupos presupuestarios y si es calculado a partir de otros indicadores.

Nuevo Indicador

Esta opción aparece disponible en el menú emergente que se asocia al árbol que muestra la definición de indicadores, estando seleccionado un grupo de indicadores, y activa la siguiente ventana siendo sus datos obligatorios.

Para definir un indicador como calculado, además de marcar esta característica, se debe generar la expresión o fórmula de cálculo y para esto se utiliza el botón anexo al cuadro de texto, expresión que aparece en la ventana y que da paso a un generador de expresiones que explicaremos su uso en otra sección de este manual.

Editar Indicador

Esta opción aparece disponible en el menú emergente que se asocia al árbol que muestra la definición de indicadores, estando seleccionado un indicador, a partir de la ventana anterior con la información del grupo previamente seleccionado permite modificar sus datos.

Eliminar Indicador

Esta opción aparece disponible en el menú emergente que se asocia al árbol que muestra la definición de indicadores, estando seleccionado un indicador. La eliminación es efectiva siempre que no se hayan introducidos valores plan y/o real para dicho indicador, en cuyo caso lo que se hace es desactivar.

Activar Indicador

Esta opción se puede aplicar a un indicador inactivado, estando a nivel empresarial, y habiendo marcado el botón que permite ver toda la definición para que estén disponibles en la vista los no activos, que se destacan con la imagen.

Importar Indicadores

Esta opción aparece disponible en el menú Sistema, estando sobre la vista de indicadores, permite importar una definición de indicadores a partir de un fichero .cla previamente elaborada, en caso de existir una definición previa se agregan los que no existan.

Exportar Indicadores

Esta opción aparece disponible en el menú Sistema, estando sobre la vista de indicadores y crea un fichero con extensión .cla y nombre sugerente Indicadores con la definición del árbol de indicadores.

Capturar Real

Esta opción aparece disponible en el menú de Indicadores estando una unidad activa y permite la captura y edición del real de un indicador, siempre referido al ejercicio seleccionado en la vista. Se solicita el indicador y el valor real del período de procesamiento en el ejercicio real en ejecución, en caso que el indicador se pueda totalizar el acumulado hasta este período se calcula automáticamente, de no tener este comportamiento se da la posibilidad de teclearlo. El resto de los períodos se visualizan a modo de lectura. En caso de ser un indicador desglosado la captura de su real se hace por centros de costos al igual que su planificación. La ventana siguiente refleja esta captura.

Ver Documentos

Esta opción similar a la vista de Presupuestos permite, estando en el plan de un indicador, pasar hasta los documentos primarios en los que se introdujo su plan. Ya que el plan de un indicador en una unidad se conforma por la consolidación de las incidencias sobre él, de todas las entidades vinculadas a esa unidad contable. Esta opción está además disponible desde el menú contextual de la vista.

Reportes

Plan de Indicadores

Se ofrece un listado de los indicadores planificados, si fueran desglosados por grupo se muestra el detalle del desglose y en correspondencia con la etapa de la versión oficial en el ejercicio seleccionado se desagrega el plan por períodos o no.

Real de Indicadores

Se ofrece el listado del real introducido para los indicadores, incluyendo su acumulado.

Agregación de Reales: Este submenú permite realizar tanto la exportación del real del período de forma agregada como la importación.

Exportación agregada

Esta opción, habilitada a nivel empresarial, permite calcular un valor real agregado para el grupo de unidades y ejercicio seleccionados, donde se suma el valor de los indicadores en las unidades que conforman el grupo. Como resultado de ejecutar la misma es posible imprimir o guardar en un fichero esta información con el fin de importarla en un nivel informativo superior, en la creación de este fichero se identifica la información con código de unidad igual al código del grupo agregado, el ejercicio con la fecha inicial del ejercicio y de igual forma se identifica el período por su fecha de inicio. Los indicadores van identificados con su código y unidad de medida.

Importación

Esta opción se habilita estando activa una unidad contable cuyo real se obtiene por la agregación de un nivel inferior. Al importarse este valor se hace una validación rigurosa que va desde chequear que el código de la unidad activa coincida con el que porta el fichero, el ejercicio y el período se correspondan, así como que coincida su unidad de medida. La importación finalmente reporta si fue exitosa o no, de no serlo muestra una lista de los errores detectados.

Presupuestos

Esta función presenta los presupuestos de ingresos, gastos por elementos, costos de venta y otros, obtenidos a partir de la confirmación de los documentos primarios de introducción de la planificación. La información visualizada es la correspondiente a la versión oficial del ejercicio seleccionado en el panel informativo, consolidada en la unidad contable seleccionada o a nivel empresarial. Se presenta organizada en páginas y no es posible su modificación en este contexto.

En cada página se muestra la Planificación de las Cuentas, estando en etapa de anteproyecto solo se visualizan los totales y en etapas siguientes distribuida en los períodos previstos y totalizada. En la barra inferior de cada página aparece un total de todas las cuentas.

A continuación se detallan cada una de las opciones más importantes disponibles desde Presupuestos:

Ver Documentos:

Estando seleccionada una cuenta específica es posible ver los documentos primarios que determinaron los valores planificados utilizando esta opción del menú contextual activado con el clic derecho, o desde el submenú de Presupuestos; se mostrará el listado con las proformas que afectan esta cuenta y es posible abrirlas si se desea, aunque no editarlas.

Imprimir:

Posibilita obtener impresa la información visualizada en la página activa. Esta opción aparece en la barra de herramientas y en el menú Sistema.

Reportes

Planificación resumida

Esta opción permite imprimir la planificación con el nivel de consolidación que el usuario solicite, configurando, al solicitar el reporte, el nivel de apertura de las cuentas y centros de costo para consolidar.

Plan de una Entidad

Esta opción permite obtener el presupuesto de una de las entidades vinculadas al presupuesto en la unidad actual, por eso solo está disponible desde una unidad contable y no a nivel empresarial.

Totales por SRG

Por medio de esta opción es posible obtener tablas de salida donde las filas pueden abrirse desde el sector hasta el grupo presupuestario, con los subtotales correspondientes por el criterio de selección de las columnas que pueden ser Incisos, Epígrafes o Partidas. Es posible filtrar la información a resumir, además es posible restringir las cuentas involucradas en la información y decidir si se desea la información en unidades, miles o millones de pesos.

Totales por Unidad-SRG

Por medio de esta opción es posible obtener tablas de salida donde las filas pueden abrirse desde el sector hasta el grupo presupuestario, con los subtotales correspondientes. Se incluye el nivel de unidad contable para ver la información correspondiente a cada una. En dos sentidos:

Unidad-SRG: de esta forma la información se muestra con el nivel más externo la unidad y dentro de ésta se anidan todos los sectores, ramas y grupos seleccionados; SRG-Unidad: esta variante coloca a la unidad en el detalle dentro del anidamiento de Sector, Rama y Grupo que el usuario haya configurado.

El criterio de selección de las columnas puede ser Incisos, Epígrafes o Partidas.

Es posible filtrar la información a resumir, además es posible restringir las cuentas involucradas en la información y decidir si se desea la información en unidades, miles o millones de pesos.

Gastos por Inciso

Es un reporte que permite al usuario seleccionar de que inciso desea un resumen de los gastos, abiertos por unidades, y si se desea se puede restringir las cuentas involucradas en la información.

Gastos por Epígrafe

Es un reporte similar al anterior y permite al usuario seleccionar de que epígrafe desea un resumen de los gastos, abiertos por unidades, y si se desea se puede restringir de las cuentas involucradas en la información.

Reporte de Normas

Este reporte muestra las normas que han sido valorizadas para el grupo presupuestario seleccionado. Obteniendo promedios.

PITS (Presupuesto Ingresos Servicios Socioculturales)
Este reporte muestra de cada talón sus servicios socioculturales y su ingreso, dando un total de ingresos por talón y un total de ingresos en servicios socioculturales.

Restricciones por Normas

Esta función incluye el manejo de las restricciones impuestas por el cumplimiento de normas sobre determinados grupos presupuestarios que debe cumplir la planificación. Estos grupos serán aquellos configurados en la opción de Configuración de este subsistema.

Tratamiento de las Restricciones por normas

La vista incluye todos aquellos grupos que se configuraron como normados y el usuario evalúa los que utilice. Se visualizan: el nivel de actividad correspondiente al plan del indicador, la norma y el presupuesto tope obtenido de multiplicar la norma por el nivel de actividad que constituye la restricción a chequear.

Se consideran restricciones aquellas normas que han sido evaluadas y serán validadas cada vez que el usuario lo solicite.

Evaluación de Parámetros

Los valores normados se introducen por la opción Evaluar Parámetros identificada por la imagen, donde se presenta la ventana siguiente:

El usuario valoriza cada parámetro de la norma correspondiente a la restricción.

En caso de que no se valoricen los parámetros, no se considera esta restricción.

Las restricciones pueden introducirse a nivel de unidad o empresarial, la diferencia consiste en que la unidad esté activa en el momento de Evaluar sus Parámetros, y el chequeo de las restricciones será en función de esta definición.

Ponderación de Normas

Esta opción disponible en la barra de herramientas identificada con el símbolo #, permite solo a nivel empresarial calcular las normas ponderadas a partir de la evaluación de las mismas en las distintas unidades. El cálculo se haría para cada parámetro evaluado en las unidades. De esta forma el subsistema brinda la posibilidad al usuario de llegar a normas en el nivel de consolidación sin tener que evaluarlas. Y al realizar la agregación además de chequear que en cada unidad se cumplan las normas se chequea contra éstas de nivel empresarial.

Validar Restricciones

Estando activa una unidad particular, se validan las restricciones por normas valorizadas en esa unidad, chequeando que lo planificado en el inciso o epígrafe no exceda el presupuesto tope calculado en esta vista.

Cuando estamos en el nivel empresarial se chequean las normas valorizadas a nivel empresarial y su validación consiste en chequear que el total planificado por todas las unidades no exceda el presupuesto tope que impone la norma y el nivel de actividad agregado. O sea, se toma lo planificado por todas las unidades en el grupo en cuestión y el inciso o epígrafe y se suma para chequear que este valor no exceda el resultado de multiplicar la norma a nivel empresarial por el nivel de actividad obtenido como el plan agregado de todas las unidades del indicador asociado a la restricción.

Como condición obligatoria para realizar la agregación hacia niveles superiores, el subsistema validará el cumplimiento de estas normas.

Notificaciones y Modificaciones

En esta vista, se realiza la gestión de las Notificaciones y Modificaciones en las etapas de Desagregación y Ejecución, que procederán de los niveles superiores imponiendo restricciones a la planificación.

La vista consta de tres páginas, una para Notificaciones Oficiales, otra para Modificaciones y una tercera que visualiza el estado actual del cumplimiento de las restricciones vigentes, detallaremos cada una de ellas:

Notificaciones Oficiales

En el Menú principal aparece el submenú Notificaciones Oficiales con las opciones de tratamiento a las mismas, que están distribuidas además por la barra de herramientas y menú contextual.

El tratamiento de las Notificaciones Oficiales se organiza en tres páginas:

Modelos

En forma semejante a la creación de talones para la captación de proformas, se conforman los modelos oficiales, a través de los cuales se notifica el presupuesto. En esta página es posible crear, modificar, eliminar, copiar, exportar e importar modelos. La confección de los modelos, se habilita a nivel empresarial.

La ventana de edición de un modelo es como sigue:

Se solicita una identificación del modelo y una descripción. El modelo estará formado por un conjunto de filas que se corresponden con conceptos restrictivos. Para la gestión de las filas aparece disponible una barra de herramientas en la forma:

Agregar fila

Permite incluir una fila en el modelo y se utiliza la siguiente ventana:
Permite incorporar una fila al modelo y precisa para ello, un número de fila precedido por la letra F, el concepto restrictivo que se notificará en esta fila, (que de no estar en la lista es posible incluirlo en el botón de la derecha y que accede directamente al codificador de Conceptos para incluir uno nuevo), luego se clasifica la fila, a partir de las opciones de la lista que determinan si será un límite de gastos, destino específico, límite de ingresos, u otro. Para la fila puede definirse una expresión si su valor es el resultado de una expresión entre otras filas.

Eliminar fila permite eliminar la fila seleccionada en el modelo.

Modificar fila permite modificar la definición de la fila seleccionada en el modelo.

Los modelos se pueden exportar y es importante que el nivel receptor de una notificación tenga importado el modelo en el cual está basada la notificación, de lo contrario no podrá recepcionarla, para esto se implementa también la opción de importación.

Un modelo que no esté siendo utilizado puede eliminarse.

Recibidas

En esta página se visualiza la notificación recibida si se está en una unidad activa o todas las recibidas si estamos a nivel empresarial, especificando la unidad receptora. Están disponibles opciones para la confirmación, eliminación, impresión e importación de notificaciones. El tratamiento a las notificaciones se hace a nivel de la unidad directamente, a nivel empresarial solo se visualizan.

Las notificaciones al recepcionarse se reciben en el estado en que se encontraban en el momento de exportarlas el nivel superior, solo se admite, una notificación oficial por unidad o entidad. Se valida que corresponda con la unidad y ejercicio seleccionado, así como la existencia del modelo en el cual está basada.

Emitidas

En esta página se visualiza la notificación emitida si se está en una unidad activa o todas las emitidas si estamos a nivel empresarial, especificando la unidad o entidad a la que se emite la notificación. Están disponibles opciones para la creación, modificación, eliminación, confirmación, impresión e importación de notificaciones.

Condiciones necesarias para emitir una notificación oficial: estar activa una unidad contable, la versión oficial del ejercicio seleccionado tiene que estar en etapa de desagregación, tiene que existir al menos un modelo de notificación oficial.

La notificación se crea en estado preliminar, siendo posible su edición mientras no se confirme, acción consciente del usuario a través del botónde confirmar o por menú.

La ventana de edición de la notificación se presenta como sigue:

Al escoger el modelo en el cual estará basada la notificación y la entidad a la cual se le notifica, se llenan automáticamente las filas con los conceptos y los valores del presupuesto confirmado como predeterminados, estos valores pueden ser modificados si la instancia que emite la notificación lo desea. En caso de existir filas calculadas en el modelo base, se debe ejecutar la
opción de calcular al terminar la captura de los datos, para que aquellas filas cuyo valor depende de otras se actualicen, luego debe ejecutarse la opción salvar y, si se desea, confirmar la notificación, de lo contrario quedará en estado preliminar.

Modificaciones

La página de Modificaciones se estructura con un panel izquierdo que muestra los posibles registros según la clasificación de las modificaciones y a la derecha dos páginas correspondiendo a las modificaciones recibidas y las emitidas respectivamente; la clasificación seleccionada filtrará la información visualizada.

El tratamiento de las modificaciones se habilita solo en una versión en etapa de ejecución.

En el Menú principal aparece el submenú Modificaciones con las opciones de tratamiento a las mismas, que están distribuidas además por la barra de herramientas y menú contextual.

Recibidas

En esta página se visualizan las modificaciones recibidas si se está en una unidad activa o todas las recibidas si estamos a nivel empresarial, especificando la unidad receptora. Están disponibles opciones para la confirmación, eliminación, impresión e importación de modificaciones. El tratamiento a las modificaciones se hace a nivel de la unidad directamente, a nivel empresarial solo se visualizan. Las modificaciones al recepcionarse se reciben en el estado en que se encontraban en el momento de exportarlas el nivel superior, solo se admite, una modificación por unidad o entidad, con el mismo consecutivo y clasificación. El consecutivo en el caso de las modificaciones recibidas no corresponde al registro de la unidad receptora, sino referencia al registro de la unidad que emite. Se valida que corresponda con la unidad y ejercicio seleccionado.

Emitidas

En esta página se visualizan las modificaciones emitidas de la unidad si se está en una unidad activa o todas las emitidas si estamos a nivel empresarial, especificando la unidad o entidad a la que se emite la modificación. Están disponibles opciones para la creación, edición, eliminación, confirmación, impresión e importación de modificaciones.

Condiciones necesarias para emitir una modificación: estar activa una unidad contable y haber seleccionado el registro al que pertenece.

La modificación se crea en estado preliminar, siendo posible su edición mientras no se confirme, acción consciente del usuario a través del botón.

La ventana de edición de la modificación es la siguiente:

Los datos esenciales de la modificación son la fecha, el consecutivo que lo genera automáticamente el subsistema, la entidad a la cual va destinada la modificación y una descripción o referencia de la misma. A partir de esto es posible agregar tantas filas como se desee, se habilitan además opciones para la edición de las filas y la eliminación si fuera necesario. No puede incluirse más de una fila haciendo referencia al mismo concepto en la modificación.

Agregar fila , permite añadir filas a la modificación y la ventana que se muestra es la siguiente:

Se precisa un número de fila precedido por la letra F, se escoge el concepto restrictivo que se modificará en esta fila, de no estar en la lista es posible incluirlo por el botón de la derecha que accede directamente al codificador de conceptos para incluir uno nuevo, luego se clasifica la restricción en la modificación, a partir de las opciones de la lista que determinan si será un límite de gastos, destino específico, limite de ingresos, u otro. Se muestra automáticamente el valor planificado, se introduce la variación y automáticamente el subsistema obtiene el nuevo valor aprobado.

Restricciones Vigentes

La página de Restricciones vigentes como su nombre lo indica estará visualizando siempre las restricciones que se han impuesto a la planificación por notificaciones oficiales y modificaciones, se organizan a partir del panel izquierdo que a nivel empresarial muestra todos los grupos de unidades declarados y a nivel de unidad la propia unidad más las entidades vinculadas a ella. A la derecha aparecerán los conceptos restrictivos que han sido aprobados con su valor inicial por notificación oficial, la última fecha de modificación y el valor aprobado actual, así como la clasificación actual de la restricción.

En el Menú principal el submenú Restricciones ofrece una opción para la impresión de la información visualizada.

Esta disponible un botón que permite setear o no si se muestran las restricciones en estado preliminar o solo las confirmadas.

En la visualización de las restricciones puede aparecer una imagen precediendo al concepto.

Esta imagen indica, que la restricción no se está cumpliendo, lo cual puede implicar que no se permita la exportación del plan a instancias superiores.
Según la clasificación de la restricción veamos el comportamiento:

Clasificación de la restricción

Visualización con si

Restringe la exportación si

Límite de gastos

Planificado > Aprobado

Planificado > Aprobado

Gasto de destino específico

Planificado <> Aprobado

Planificado <> Aprobado

Destino específico y límite de gastos

Planificado < Aprobado

Planificado > Aprobado

Límite de Ingresos

Planificado < Aprobado

No restringe

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Lorely Moya Romero

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"
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