Definición de información y manejo de información difusa

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Las organizaciones necesitan manejar toda una gran cantidad de información
debido a las actividades que realizan en el día a día. La información es un
conjunto de datos que al ser organizados previamente pueden crear un mensaje
basado en hechos.
La información en las organizaciones es de vital importancia debido a que les
permite a las personas adquirir el conocimiento necesario para tomar decisiones
oportunas.
La competitividad de una empresa depende en gran parte de como manejen la
información que genere desde su interior y la que promueve de medios externos.
Para ello es de gran importancia la veracidad de las fuentes que pueden ser
primarias, secundarios internas o externas.
Pero al buscar la información se va a encontrar con datos pocos precisos que
pueden llegar a generar confusión y obstruir la capacidad para solucionar
problemas. A este tipo de información se le llama información difusa y deber ser
tratada siguiendo una seria de pasos para volverla útil a los fines de la
organización.
En este artículo revisaremos los conceptos de información, información difusa y el
proceso indicado para su manejo.
Definición de Información
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Definición de Información
Se puede definir a la información como al grupo de datos que entregan un
mensaje acerca de un fenómeno o hecho que permite ayudar a tomar decisiones
para resolver problema.
Con el fin de que la información sea de utilidad para toma de decisiones es
necesario que tenga los siguientes atributos:
Exactitud: Debe ser veraz y correcta y describir correctamente el fenómeno o
hecho.
Oportunidad: Es necesario que esté disponible cuando se le requiera sin retrasos.
Pertinencia: Tiene que estar relacionada con la situación en cuestión
Integridad: Esto es, que tenga la capacidad da dar todos los detalles que sean
requeridos para tomar decisiones.
Frecuencia: Debe ser entregada con regularidad para estar siempre actualizada
Horizonte de tiempo: presenta hechos del pasado, presente y futuro
Alcance: que abarque el área de interés
Origen: Puede provenir de fuentes internas y externas
Forma de presentación: es el estilo en que se presenta, puede ser en forma de
texto, tabla, digital o impresa. (Hampton, 1990)
Información difusa
Las empresas en su mayoría reconocen la importancia del correcto manejo de la
información porque de ello depende en parte el éxito de su competitividad. Pero
para ello debe implementar una serie de pasos que les permita disponer de la
información correcta para la toma de decisiones. A esto se le llama proceso de
información difusa y tiene como fin organizar todos los datos que no son exacto o
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claros para los fines de la organización y convertirlos en útiles o en caso de ser
necesario desecharlos.
Este proceso consta de varios pasos que pueden organizarse así:
Necesidad de información
La necesidad de información de la empresa varía dependiendo de la naturaleza
del trabajo, la actividad a realizar y las metas que se quieran obtener. Varían de
acuerdo al nivel que ocupen las personas dentro de la organización, es decir, los
directivos requieren de mayor información que los técnicos para poder desarrollar
su trabajo y dependen de la naturaleza interna o externa.
Las necesidades de información de origen interna son aquellas que suplen
mediante la revisión de las actividades dentro de la organización. Algunos
ejemplos son:
El inventario de un producto específico
Precio de venta y costos de un producto
Ingresos y gastos mensuales
Salarios de los colaboradores
Por otro las de origen externo son aquellas en las que se requiere hacer revisión
del entorno externo de la organización y pueden ser:
Nivel de satisfacción de los clientes
Demanda del producto o servicio que ofrece la compañía
Conocimiento de los precios, promociones y estrategias de venta de la
competencia
Cambios en las normas gubernamentales
Información sobre los proveedores (Hampton, 1990)
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Buscar la información
Con el fin de hacer esta tarea de forma eficiente es importante partir de las
necesidades de información y elabora un cronograma en donde se encuentren las
siguientes actividades:
Las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa.
Tener un orden cronológico para realizar las actividades
Especificar los recursos que se utilizarán para hacer cada tarea
Indicar el tiempo de duración de cada una.
Obtener todo tipo de información (información difusa)
A la hora de buscar información se van a obtener un gran cantidad de datos que
van a aparecer sin clasificar, desorganizados e inestables que pueden generar
confusión y a simple vista no son de gran ayuda. Para poder entonces establecer
si esa información es apta para la empresa se deben responder las siguientes
preguntas:
¿Se adapta a las necesidades de la organización?
¿Es fácil que las personas dentro de la organización que requieren utilizar
accedan a ella sin problema?
¿Es completa y precisa?
¿Es accesible, integra y confiable? (Aumatell, 2003)
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Uso de herramientas para manejar la información difusa
Para comprender toda la información que se encuentra es necesario utilizar varias
herramientas que sirven de ayuda, entre las que se encuentran:
Utilizar palabras claves
Usar técnicas de lectura rápida
Resaltar las ideas principales
Hacer fichas de contenido
Utilizar buscadores especializados
Indagar en personas expertas en el tema
Diseñar y aplicar un procedimiento que establece como registrar,
concentrar, clasificar, organizar y jerarquizar la información.
Designar a las personas encargadas de la tarea de gestionar la información
Establecer la especialidad y perfil de las fuentes de información
Analizar qué tan confiables son las fuentes de información
Tener la capacidad de identificar los tipos de fuentes y su contenido
Es necesario saber cómo recopilar información
Evaluación de la información
Es de suma importancia evaluar la información debido a los logros de la empresa
están directamente relacionados con el uso de la información
Para hacer una correcta evaluación de la información es necesario:
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Indicar los objetivos de la evaluación
Diferenciar lo general de lo particular relacionado con la información
Utilizar los criterios indicados para captar, seleccionar, integrar y organizar
Hacer que la información sea congruente
Hacer distinción entre hechos de opiniones
Tratar de encontrar y analizar puntos de vista diferentes sobre la
información y discutirlos
Identificar el punto de vista que tiene la fuente en la información
Durante la manipulación de la información, utilizar criterios de confiabilidad,
validez y niveles de profundidad-
Hacer retroalimentación de las acciones que se van realizando
Tener capacidad para ver la evolución que se ha tenido con el manejo de la
información
Saber distinguir entre fuentes primarias y secundarias
¿Por qué realizar la evaluación de la información?
Porque la gerencia lo solicita
Porque permite hacer mejoras a los sistemas
Porque permite hacer trazabilidad a la información
Porque hace parte del proceso de planeación
Porque aporta opiniones que dan nuevas perspectivas
Porque permite documentar resultados o impactos sobre la organización
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Procesar y producir la información
La información debe procesarse con el fin de utilizarla para el beneficios de la
empresa.
En esta etapa se debe tener en cuenta lo siguiente:
organizar , resumir y presentar la información
Tener la capacidad de analizar la información
Reflexionar sobre la información encontrada
Tener una buena redacción
Tener la capacidad para hacer buenos informes y reportes
Es indispensable no copiar y pegar
Representar la información deusando imágenes, textos cuadros etc
Saber hacer un ensayo
Esto permitirá crear instrumentos de comunicación veraces y oportunos
adecuados a las verdaderas necesidades de la empresa.
Tomar decisiones
Debido a las circunstancias cambiantes a nivel de tecnología, economía y la
globalización, es necesario que las organizaciones se crees estrategias para
tomar decisiones eficaces y oportunas. Tener a la mano información confiable,
veraz y adecuada le permite a la organización estar siempre a la vanguardia de la
situación y evita caer en situaciones sin salida, por ende entre mayor calidad sea
la organización mejores oportunidades habrá para tomar decisiones inteligentes.
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Por ende es de vital importancia que se tomen decisiones basadas en hechos y
por lo tanto la información debe estar siempre accequible.
La gerencia tiene que tomar muchas decisiones a diario para el correcto desarrollo
de las actividades dentro de la organización así como para el cumplimiento de las
metas, los objetivos, la misión y visión de la empresa. Para ello la información será
su gran aliada.
Conclusión
La información difusa es el conjunto de datos organizados que envían un mensaje
poco directo e incierto que la hacen ser poco clara, confusa e inexacta.
La organización debe entonces implementar una metodología para analizar toda
esta información con el fin de transformarla en algo útil para los fines de la
empresa.
Analizar los datos y la información difusa es de vital importancia para la toma de
decisiones que van a permitirle a la empresa mantenerse competitiva a largo
plazo.
Bibliografía
Aumatell, C. S. (2003). Auditoría de los sistemas de información. Barcelona:
Editorial UOC.
CS, A. (2003). Auditoria de los sistemas de información. Barcelona: Editorial UOC.
González, A. C. (2014). Administración estratégica. Mexico: Larouse - Grupo
Editorial Patria.
Hampton, D. R. (1990). ADMINISTRACIÓN. Mexico: McGraw Hill.
Sandra Sieber, J. V. (2006). Los sistemas de información en la empresa actual :
aspectos estratégicos y alternativas práctivas. España: MacGraw-Hill.
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Agradecimientos
Al Instituto Tecnológico de Orizaba por darme la oportunidad de formarme
profesionalmente y al profesor Fernando Aguirre y Hernández por todos los
conocimientos que nos ha compartido en su materia Fundamentos de Ingeniería
Administrativa para aprender y perfeccionar mis capacidades de redactar artículos
científicos de calidad
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INFORMACIÓN DIFUSA
Por: Ana María Polo Ahumada
Estudiante Maestría en Ingeniería Administrativa
Instituto Tecnológico de Orizaba
Fundamentos de Ingeniería Administrativa
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Tabla de contenido
Introducción ..................................................................................................................................... 3
Definición de Información ............................................................................................................ 4
Información difusa ......................................................................................................................... 4
Buscar la información ................................................................................................................... 6
Obtener todo tipo de información (información difusa) ...................................................... 6
Evaluación de la información...................................................................................................... 7
Procesar y producir la información ........................................................................................... 9
Tomar decisiones ........................................................................................................................... 9
Conclusión ..................................................................................................................................... 10
Bibliografía ..................................................................................................................................... 10
Agradecimientos .......................................................................................................................... 11

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Polo Ahumada Ana María. (2016, mayo 9). Definición de información y manejo de información difusa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/definicion-informacion-manejo-informacion-difusa/
Polo Ahumada, Ana María. "Definición de información y manejo de información difusa". GestioPolis. 9 mayo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/definicion-informacion-manejo-informacion-difusa/>.
Polo Ahumada, Ana María. "Definición de información y manejo de información difusa". GestioPolis. mayo 9, 2016. Consultado el 7 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/definicion-informacion-manejo-informacion-difusa/.
Polo Ahumada, Ana María. Definición de información y manejo de información difusa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/definicion-informacion-manejo-informacion-difusa/> [Citado el 7 de Diciembre de 2016].
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