Constitución, organización y administración de empresas

CONSTITUCIÓN, ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE
EMPRESAS
1. CONSTITUCION DE EMPRESAS
La situación actual hace que muchas personas busquen nuevas fuentes de ingreso,
dentro de estas posibilidades esta la creación de la empresa que con un poco de
entusiasmo, esfuerzo y deseos de triunfar en la vida, se puede formar una unidad
productiva. Dentro de este ámbito empresarial existen muchas formas de tener una
empresa bien en forma individual y/o asociada.
Por lo que viendo esta necesidad de información que requiere los actuales y
potenciales empresariales de las Micro y Pequeñas empresas, se ha creído
conveniente hacer un resumen de los fundamentos y requisitos mas importantes
para crear una micro y pequeña empresa; teniendo en cuenta la normatividad legal
vigente sea esta cualquier organización y modalidad empresarial que crea
conveniente, pudiendo ser empresa unipersonal, Empresa individual de
Responsabilidad Limitada, o una Empresa Asociada.
De igual manera contiene orientaciones de cómo gerenciarlas, utilizando modernas
técnicas de Organización y administración de empresas, todo ello permitirá
potenciar sus ventajas competitivas y salir airosas en ese gran reto que es hacer
empresas lógicamente evaluando y encarando los factores externos como son las
oportunidades y dificultades y, a nivel interno identificando sus fortalezas y
debilidades.
Con la esperanza de contribuir tanto al empresariado como a la persona que esta
deseosa de conocer el ámbito de este sector productivo, que contribuye tanto al
desarrollo regional y nacional; me permito a poner esta valiosa contribución.
1.1 INICIAR UNA EMPRESA
Iniciar y constituir una pequeña empresa no esta reservada solo a un grupo
privilegiado de personas. Usted puede hacerlo, solamente es decisión, confianza en
si mismo y una renovada fe, en el sentido que toda persona es quien determina su
destino de éxito o fracaso en esta vida. Usted creemos que lo lograra ya que busca
la independencia, tiene visión panorámica de los objetivos y como llegar a ellos, y
sobre tiene deseos de triunfar ¡o no! Solamente le decimos que debe estar
preparado para trabajar intensamente 12 o 16 horas al día y para afrontar algunos
riesgos considerándolos como un reto.
Generalmente ser empresario es conseguir mayores comodidades, realización
personal, alejarse del trabajo dependiente, obtener un nivel social diferente, entre
otros beneficios. ¡Usted tiene la palabra!
Usted también puede reunirse con unos amigos y pensar en un negocio; su primera
preocupación es estimar las ventajas económicas del mismo, comprobar los medios
con que cuenta y prever cuales han de ser sus respectivas aportaciones. Si el
acuerdo se consigue, proceden a establecer un convenio documentado que
determine los derechos y deberes que existirán entre ellos y ante la sociedad. En
este momento nace la empresa. Este concepto institucional abarca tanto a la
empresa individual como a la colectiva, es decir, a la gran como pequeña empresa.
Dentro del ámbito empresarial existen muchas formas de constituir y manejar una
empresa, bien en forma individual y/o asociada. Para ello existe un conjunto de
leyes que daremos a conocer mas adelante.
Debemos reconocer, que iniciar un negocio en el momento actual, representa una
alta competencia y decisión, esto se manifiesta por la amenaza de nuevos
competidores en el mismo giro del negocio, cambio en la practica de los clientes, o
proveedores, nuevos sustitutos, etc. Y sobre todo en el mundo altamente
competitivo y globalizado en que vivimos, Pero esto se contrarresta con la fortaleza
y dinamismo humano de salir adelante en su progreso familiar, Lógicamente debe
acompañar a esta iniciativa una capacitación técnica para evitar los fracasos y
competir en una economía abierta al comercio internacional.
Hacer Empresa:
¡ES CREAR!
NUEVOS PUESTOS DE TRABAJO
NUEVOS PRODUCTOS
NUEVOS MERCADOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
NUEVAS IDEAS Y CONCEPTOS
ORGULLO EN LOS LOGROS PROPIOS
FE RENOVADA EN UN MEJOR FUTURO
1.2 UBICACIÓN DE LA EMPRESA
Esta referido al lugar donde debe localizarse o funcionar su empresa, generalmente
existen factores que hay que tener en cuenta como por ejemplo, la demanda, la
rentabilidad, mano de obra especializada, servicios básicos de energía y agua, etc.
Todos estos factores se analizaran en el estudio de mercado.
Pero finalmente el potencial empresarial, con un buen criterio técnico, decidirá
donde ubicarse su negocio.
1.2.1 NEGOCIO EN CASA
Varias son las personas que optan por ubicar su empresa en su domicilio,
ahorrando ciertos gastos administrativos, pero lógicamente dependerá del tamaño o
giro de sus actividades, sin embargo es bueno recomendarle que debe ubicar
negocios que no ponga en peligro su vivienda, como por ejemplo, elaborar costuras,
zapatos, carpintería, tipeos y demás servicios informáticos, etc. siempre que sea a
pequeña escala.
Finalmente se le sugiere evaluar las ventajas y desventajas de establecerse en su
vivienda.
1.2.2 CENTROS COMERCIALES
-2-
Son lugares en donde existen todas las facilidades para emprender un negocio, ya
que a estos locales concurren masivamente los clientes y usted tiene contacto con
otros empresarios que aprenderá mucho de ellos e incluso puede llegar a realizar
algunas operaciones comerciales y financieras.
Generalmente estos locales son fáciles de acceder y cómodos en sus alquileres y
cuentas con la respectiva seguridad contra robos, pero no contra incendios que será
responsabilidad del empresario, contratando seguros para su mercadería.
1.2.3 COMPRAR O ALQUILAR UN LOCAL
Comprar su propio local requiere disponer de suficiente dinero, para este tipo de
inversión no corriente, pero lógicamente le traerá muchas ventajas, como por
ejemplo usarse como garantía para obtener un préstamo de alguna entidad
financiera.
Si bien es cierto esta adquisición se puede hacer financiando, pero claro, es bueno
recomendarle que tena cuidado con el compromiso bancario, puede ser peligroso,
Cuando usted este recién iniciándose.
Alquilar un local es la forma mas utilizada por la empresa, ya que su costo se va
pagando conforme se realizan la venta, y le quede mayor capital de trabajo.
1.3. CONSTITUCION Y ORGANIZACION
Hay dos formas de constituir y organizar una micro o pequeña empresa.
Individual
Asociada
Es decir dos formas que usted puede tener su empresa, solo y/o con la unión de
una, dos o mas persona.
Si usted ¡solo! Quiere tener su empresa deberá escoger entre la empresa uni
personal y la empresa individual de responsabilidad limitada; veamos sus
características principales
1.3.1 LA EMPRESA UNIPERSONAL
1.3.1.1 CONCEPTO
La Empresa Unipersonal es una unidad económica organizada por una persona
física a titulo particular, cuya función principal es la obtención de recursos
económicos (Fin Lucrativo) a cambio de la producción de bienes y servicios.
Es el negocio individual propiamente dicho, en el cual el dueño desarrolla toda la
actividad empresarial, aportando su capital, trabajo, esfuerzo gerencial,
comprometiendo su patrimonio personal en forma limitada.
Su forma legal de constituciones la mas simple, pudiendo usar su nombre o utilizar
un nombre comercial; La principal desventaja es que usted es el único responsable
de sus deudas.
1.3.1.2. REQUISITOS DE CONSTITUCION
-3-
Registro único de contribuyentes: Que será proporcionado por la SUNAT,
debiendo asimismo obtener la autorización para mandar a imprimir sus propios
comprobantes de pago.
Licencia de funcionamiento: Es una tasa que debe pagar todo contribuyente
para operar un establecimiento industrial, comercial o de servicios y que será
otorgado por la municipalidad respectiva.
Ministerio de Trabajo: Entidad pública que otorga la autorización del uso de
planilla de remuneraciones y aprueba el horario de trabajo
1.3.1.3. RESPONSABILIDAD
Legalmente un propietario individual tiene una “responsabilidad ilimitada” por todas
las deudas contraídas por la empresa. Si no se satisfacen esas deudas; se pueden
embargar todas sus propiedades excepto las señaladas por el código civil.
1.3.2. LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
1.3.2.1. CONCEPTO
Es una persona jurídica, de derecho privado, constituido por voluntad unipersonal,
con patrimonio propio distinto al de su titular, que se constituye para el desarrollo
exclusivo de actividades económicas como la producción y/o comercialización de
bienes y servicios de pequeña empresa. Como podemos deducir su responsabilidad
es limitada al capital social de la organización.
La empresa en este caso, se constituirá por escritura pública, otorgada en forma
personal y deberá ser escrita en los Registros Públicos.
1.3.2.2. REQUISITOS DE CONSTITUCION Y FUNCIONAMIENTO
A diferencia de la empresa unipersonal, esta primeramente tiene que inscribirse en:
OFICINA REGISTRAL. El registro será libro de Empresas Individuales, a través
de la presentación de la escritura de constitución, otorgado por un notario
Publico.
SUNAT . En esta dependencia, tramitara y obtendrá su registro único de
contribuyente. Y autorización para imprimir sus comprobantes de pago.
MUNICIPALIDAD. Los gobiernos locales están facultados para otorgarles la
licencia Municipal de Funcionamiento.
MINISTERIO DE TRABAJO: Entidad pública que otorga la autorización del uso
de planilla de remuneraciones y aprueba el horario de trabajo
1.3.3. EMPRESA EN SOCIEDAD
Usted también puede constituir empresas de dos o más propietarios, que una vez
inscrita en los Registros Públicos, genera una persona jurídica de derecho privado.
Una de las características principales de este tipo de Empresas, es que el
patrimonio social de la empresa responde por las obligaciones de la sociedad; sin
perjuicio de la responsabilidad de los socios en el caso de la sociedad colectiva y
comanditaria.
1.3.3.1. DEFINICION
-4-
La sociedad se constituye necesariamente por escritura pública ante notario; y para
su validez legal requiere obligatoriamente ser inscrita en los Registros Públicos de
su sede de la sociedad; es decir, en el lugar donde va a realizar sus negocios. La
sociedad nace como un consenso de voluntades de las personas que la van a
integrar, pero una vez constituida se institucionaliza, con vida propia y diferenciada
de los socio que expresan la voluntad de crearla.
1.3.3.2. CLASIFICACION DE LAS SOCIEDADES
A. SOCIEDAD ANÓNIMA
Es una sociedad de capitales, con responsabilidad limitada, en la que el capital
social se encuentra representado por títulos negociables y que poseen un
mecanismo jurídico propio y dinámico, orientado a separa la propiedad de la
sociedad.
En otras palabras en la sociedad anónima, el capital esta representado por acciones
y se entrega por aportes de los socios, quienes no responden personalmente de las
deudas sociales.
Para que se constituya la sociedad es necesario que tenga su capital suscrito y
totalmente pagado; por lo menos , en una cuarta parte.
Los órganos de la sociedad son: La Junta General de Accionistas, el Directorio y la
Gerencia; la representación de la empresa puede ser ejercida por los miembros del
directorio o gerente.
Actualmente de acuerdo a la Ley General de Sociedades, las Sociedades
anónimas, pueden ser Sociedad anónima abierta y cerrada
B. SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
En la sociedad de responsabilidad limitada, el capital esta dividido en participaciones
iguales, acumulables e indivisibles, que no podrán ser incorporadas en tulos
valores, ni denominarse acciones; los socios no responden personalmente por las
obligaciones sociales.
Los órganos de la sociedad son la Junta General de Socios y la Gerencia, la
representación de la empresa es ejercida por el gerente.
C. SOCIEDAD COLECTIVA
La sociedad colectiva es de tipo personalista. En ella, los socios con nombre
colectivo y bajo principio de responsabilidad personal o ilimitada, se dedican a la
explotación de la Industria, Comercio o Servicio.
En este tipo de empresa, los socios responden en forma solidaria e ilimitada por las
obligaciones sociales.
D. SOCIEDAD COMANDITARIA
La sociedad comanditaria, es análoga a la sociedad colectiva, presenta socios con
responsabilidad limitada y otros con responsabilidad ilimitada.
-5-
La sociedad en comandita simple, presenta socios colectivos que responden
solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales, en tanto que los socios
comanditarios responden por dichas obligaciones solo hasta el monto de sus
aportes.
El acto constitutivo debe indicar quienes son socios colectivos y comanditarios, las
participaciones sociales no pueden estar representadas por acciones y por
cualquier otro título negociable.
La sociedad en comandita por acciones, presenta similar característica que la en
comandita simple, pero en este caso, el capital social está dividido en acciones.
1.4. CONTENIDO DEL CONTRATO DE SOCIEDAD
El contrato de sociedad recoge la expresión de voluntad de los socios fundadores;
es el punto de inicio para la constitución de la sociedad, el cual debe contener, al
margen del los requisitos generales exigidos a los contratos, los elementos que
señala el Art. 5 de la ley general de sociedades:
La minuta de constitución debe contener:
a. Identificación de cada socio:
Si es persona natural: su nombre, nacionalidad, estado civil y ocupación.
Si es persona jurídica: la denominación o razón social y los nombres de
quién o quienes la representan.
En ambos casos: el domicilio de cada uno de ellos.
b. El tipo especifico de sociedad.
c. La actividad económica a la que se va a dedicar.
d. La duración y fecha en que inicia sus operaciones. En el
caso de sociedades colectivas y comanditarias, se señala plazo de duración.
e. El importe del capital social.
f. El aporte de cada socio en dinero, como en otros bienes
o en servicios o industrias determinado el valor de las aportaciones no dinerarias
y su criterio para su valuación.
g. El domicilio social y, en su caso, el de las sucursales.
h. El régimen de administración y las facultades de los
administradores.
i. El nombramiento de los primeros administradores o
directores.
2. LA ORGANIZACIÓN
2.1. LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
2.1.1 CONCEPTO.-
Organizar, es conjugar los medios a disposición (hombre-técnica capital y otros
recursos) para alcanzar la producción.
En una forma mas práctica implica la implementación de una estructura de
funciones, vía la determinación de las actividades requeridas para alcanzar las
metas de una empresa y de cada una de sus partes; Este agrupamiento de
-6-
actividades y su asignación respectiva a uno de los miembros de la empresa, la
delegación de autoridad para ejecutarlas, la provisión de los medios para la
coordinación horizontal y vertical, de las relaciones de información y de autoridad
dentro de la estructura orgánica, constituye la función de organización.
La Organización es el proceso que se sigue para establecer los usos
adecuados de todos los recursos del sistema administrativo.
Es el proceso por medio del cual se logra dotar:
-La estructura orgánica y el Organigrama.
-La categorización de los puestos de trabajo.
-El recurso humano necesario
-Los medios y equipos necesarios
-La elaboración de los instrumentos organizativos
-El área geográfica o los locales en donde debe funcionar la empresa.
-La implementación de los aparatos y herramientas de seguridad.
Una organización debe estar estructurada de tal forma que las personas puedan llevar
a cabo sus labores eficientemente. La organización debe estar proyectada de tal
manera que cada uno sepa qun va a hacer qué y eliminar obstáculos en la ejecución
de las actividades, causados por la confusión e incertidumbre y para permitir un flujo
de comunicaciones en el sentido vertical y horizontal.
2.1.2 ELEMENTOS:
El objetivo
Toda empresa u organizacn busca siempre un objetivo, sea este social, ecomico
o financiero; el objetivo a lograr debe ser claro, preciso y conciso.
La base legal
Esta constituido por el conjunto de normas legales, que hacen posible que la
empresa formalmente funcione. Ejemplo:
- Ley de la micro y pequeña empresa. Ley 28015
- Ley de la empresa individual de responsabilidad limitada. Ley 21621
- Ley general de sociedades. Ley 26887
Los recursos
Son los fundamentales que necesita la empresa para el logro de sus objetivos, la
cantidad deben estar en relación con las posibilidades y necesidades de la
organización, pero cuidando que no exista ni en exceso ni en defecto. Los
principales recursos que necesita la empresa, son:
-Recurso humano
-Recurso económico
-Recurso financiero
-Recurso material
-Recurso tecnológico
-Recursos de informacn
-7-
-Etc.
La estructura orgánica
Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la
organización formal y no de la informal. Por ejemplo la estructura del estado
peruano
Esta constituida por los distintos órganos y unidades administrativas que se han
establecido en la organización, constituye el “cuerpo Óseo” de la empresa y deben
establecerse de acuerdo a las necesidades, tamaño, giro, u otra característica
especial de la organización,; para su establecimiento hay principios esenciales que
se deben tener en consideración :
a. Determinación del trabajo que debe realizar para alcanzar los objetivos.
b. Delegación de autoridad y responsabilidad para evitar la excesiva
centralización de mando.
c. Niveles jerárquicos
d. Nivel de coordinación
e. Comunicación entre los diferentes puestos o cargos dentro de cada
unidad administrativa, para facilitar el trabajo en equipo y hacerlo mas
rentable.
f. Control del recurso humano.
g. Etc.
Generalmente para la elaboración de las estructuras empresariales, se tiene en
cuenta las unidades administrativas y los órganos, siendo estos los siguientes:
-Órganos de Alta Dirección
-Órganos de Dirección
-Órganos de línea
-Órganos de Asesoría
-Órganos de consultaría
-Órganos de control
-Órganos de apoyo
-Órganos Descentralizados
-8-
PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
PODER JUDICIAL
PODER EJECUTIVO
CONGRESO
MINISTERIOS
CORTE SUPREMA
PODER LEGISLATIVO
ESTRUCTURA ORGANICA NOMINAL
ORGANOS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
- Alta Dirección Junta de Accionistas
Directorio
- Dirección Gerencia
- Consultoría Comité Técnico de Gerencia
- Asesoramiento Oficina de Planificación
Oficina de Asesoa Legal
- Control Oficina de Auditoria Interna
- Apoyo Secretaa
- nea Dpto. de Logística
Dpto. de Producción
Dpto. de Marketing
Dpto. de Recursos Humanos
Dpto. de Finanzas
- Descentralizados Sucursal
Agencia
Los procesos
Conjunto de procedimientos que debe realizarse para ejecutar las operaciones y/o
actividades de la empresa; para la producción de bienes debe seguirse un proceso,
para la venta de igual manera, para la compras, etc.
La infraestructura física
Esta referido a las áreas y/o ambientes sicos donde la empresa deba de funcionar
2.3. PRINCIPIOS DE ORGANIZACION.
Los principios de una organizacn, deben reflejar las características propias de cada
empresa y estar en concordancia con los objetivos, poticas y estrategias de la
misma.
-9-
Sin embargo algunos principios son de aplicación general y sirven de punto de partida
para el análisis de una organizacn específica, Estos son:
a.- Principio de la División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea
compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean
responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
b.- Principio del Objetivo.- Toda organización y sus componentes deben orientarse a
alcanzar determinados objetivos y metas preestablecidas.
c.- Principio de Coordinacn.- En toda organización debe haber unidad de criterio, y
por ende, unidad de esfuerzo.
d.- Principio de Autoridad-Responsabilidad- En toda organizacn debe existir una
clara nea de autoridad, que se extienda hacia cada uno de los escalones
subordinados, y cada trabajador debe ser responsable del cumplimiento de las
funciones asignadas.
e.- Principio de Racionalidad.- La organización debe mejorar, pero teniendo en
cuenta el empleo racional de los recursos disponibles.
f.- Principio de la Participacn.- La organización debe garantizar en su estructura
interna, las formas y mecanismos pertinentes para desarrollar la participación de
sus trabajadores.
g.- Principio de Flexibilidad.- Para que alcance sus objetivos y metas, frente a
situaciones cambiantes.
2.4. PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN
Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más
eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
Eliminar duplicidad de trabajo.
Establecer canales de comunicación.
Representar la estructura oficial de la empresa
2.5. PROCESO DE ORGANIZACIÓN
2.5.1 PASOSSICOS PARA ORGANIZAR
Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en
forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la
división del trabajo.
Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de
empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización.
Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación
de los departamentos produce una jerarquía de la organización.
-10-
Establecer mecanismos para integrar las actividades de los
departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha
integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.
División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus
componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie
limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se
pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden
aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la
especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. Además
como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser
asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses.
Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de
trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un
organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos
que integran la organización. Por ejemplo los colaboradores se pueden agrupar en
departamentos de compras, departamento de producción, etc. La
Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en
cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida las tareas se pueden
relacionar en grupos "parecidos" como pueden suponer existen muchas variedades
de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de
una organización serán deferentes a las de otras.
Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan
por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este
interrogante pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado
tramo de control o tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados
departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una
cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quien. Estas
líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama
para representar la jerarquía que es plan que específica quien controla a quien en
una organización.
-11-
GERENTE
SUPERVISOR
CAPATAZ
OBRERO
OOO
Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos
interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin
coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro
de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los
departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado importante de
organización con toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni
pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y
existe mucha interdependencia.
2.5.2. ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE ORGANIZACION
Entre los aspectos fundamentales de la organización tenemos:
Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los
trabajadores;
Establecer claramente los deberes de cada empleado;
Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad;
Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que
desempeñen su trabajo
2.5.3. PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION
Fijación del objetivo general
Determinación de las actividades o áreas
Establecimiento de las unidades administrativas
Elaboración de la estructura orgánica
Estructuración del organigrama
Fijación de las funciones y responsabilidades
Elaboración del cuadro de cargos
Asignación de personal
2.6. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
La organización promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un
grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la
empresa
Al mismo tiempo, la función organizadora crea áreas definidas de autoridad y
responsabilidad en una empresa, mejorando así el desarrollo de todas las
actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
De una u otra manera la mayoría de las personas han sido miembros de una
"organización" equipos, clases, grupos sociales, culturales, etc. En resumen
podemos sintetizar la importancia de la organización en:
Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).
Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.
Evita lentitud e ineficiencia.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
2.7 INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
-Estatuto
-12-
-Reglamento de Organización y funciones
-Manual de organización y funciones
-El organigrama
-Manual de procedimientos
-Clasificador de cargos
-Reglamento interno de trabajo
-Cuadro de asignación de personal
-Otros reglamentos
- Reglamento Único de Adquisiciones
- Reglamento de Licitaciones
- Reglamentos de Contratos
-Reglamento de Préstamo
-Reglamento de Seguridad
- Otros Manuales
-Manual de Comunicaciones Escritas
-Manual de Catalogo de bienes
-Manual de Políticas.
2.7.1. ESTATUTO
Es el primer documento normativo administrativo, el mismo que da origen a su
constitución y funcionamiento legal de la empresa: Contiene las normas básicas,
en cuanto a su constitución, organización asociativa y empresarial así como el
sistema de gestión.
El Estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos mediante una
escritura pública, extendida por un Notario.
CONTENIDO
Capítulo l. Antecedentes y Constitución
Capitulo II. De la Naturaleza: Denominación, Objeto, Responsabilidad. Duración
y Domicilio
Capítulo III. Régimen Económico. Capital Social, Situación de los aportes y/o
acciones
Capítulo IV. Régimen Administrativo. De los órganos de la empresa
Capítulo V. Del Balance y Distribución de Utilidades
Capítulo VI. De la Liquidación y Disolución de la Empresa
Capitulo VIl. Disposiciones Transitorias.
2.7.2. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Es un documento técnico organizativo, que tiene como finalidad dar formalidad
legal a la estructura, tanto de la parte asociativa como empresarial y, de esta
manera facilitar el entendimiento del rol de la empresa y la responsabilidad de
quienes la conducen y de quienes ejecutan tareas. Este reglamento se deriva de
los estatutos y está en función del tipo de actividades de la empresa y de la forma
en que ésta desarrolla su actividad.
2.7.3. EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
-13-
Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que
detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las
diferentes unidades orgánicas de una institución, en estrecha relación con el
Reglamento de Organización y Funciones; Así mismo establece los cargos y
requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica.
OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
a. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando la
naturaleza y amplitud del trabajo.
b. Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos,
dentro de la institución.
c. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de
la dependencia.
d. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus
funciones, ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de las
interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de
coordinación).
e. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos
administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa.
ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
TITULO I
GENERALIDADES
1. FINALIDAD DEL MANUAL
Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas
que contiene el Manual.
2. BASE LEGAL
Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y
gestión.
3. ALCANCE
Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual.
4. APROBACIÓN
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia
el Manual.
TITULO II
DEL DISEÑO ORGÁNICO
FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como
parte integrante de la organización institucional.
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO
-14-
Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución, en
orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón
organizativo:
De Alta Dirección
De Dirección
De consulta
De Línea
De Apoyo
De Asesoría,
De Control, y
De descentralización
RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS
Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Líneas de
Coordinación.
ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN
Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa.
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS
Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y
clasificada.
TITULO III
DEL MANUAL
FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO
Describir las funciones generales del órgano
FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS
Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente
esquema:
-Denominación del cargo
-Naturaleza del cargo ( función resumen)
-Funciones específicas del cargo
-Línea de dependencia de los cargo
-Grado de responsabilidad
-Canales de coordinación
-Requisitos mínimos de los cargos
** Conocimiento y/o Instrucción
** Experiencia laboral
-15-
** Cualidades
FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Gerente General
Está facultado para tomar decisiones de la empresa, referente a contratos, costos,
aspectos financieros y el funcionamiento general de la empresa en proyección al
futuro.
Particularmente se encarga de:
Representar legalmente a la organización.
El cumplimiento de la legislación, estatutos y acuerdos tomados.
Regularización de las existencias de bienes consignados en los inventarios.
Tomar decisiones inmediatas en la función administrativa de la empresa.
Firmar y autorizar pagar a los trabajadores cuando el caso lo requiera.
Reunirse mensualmente con los directivos.
Jefe del Área de Contabilidad
Tiene como primordial misión elaborar los costos diarios de la producción y la mano
de obra directa.
El jefe de contabilidad se encarga de:
Planificar, organizar, dirigir y controlar el buen funcionamiento del sistema de
contabilidad.
Preparar los datos necesarios para la planificación y control de la empresa.
Liquidar y registrar los sueldos y salarios, descuentos, retenciones y ajustes;
de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Jefe del Área de Producción
Es el responsable directo de la producción, teniendo a su cargo el área de control
de calidad.
Específicamente, el jefe de producción tiene como tarea:
Controlar la programación de las actividades productivas.
Reducir el costo de la producción al mínimo posible.
Efectuar y fomentar relaciones óptimas.
Jefe del Área de Ventas
Se encarga de establecer la política de comercialización del producto final (al
contado o al crédito), las zonas donde entrará el producto, en qué porcentajes de la
producción final.
-16-
Además de estas funciones, el jefe de ventas tiene como objetivos:
La rápida recuperación de crédito (si existiera), y mantenimiento de la
liquidez necesaria para el proceso productivo.
Capacitar a los vendedores y orientarlos en seguridad, rotación del producto
y cobro inmediato.
Jefe del Área de Compras
Se encarga de comprar lo necesario según la demanda del producto y
requerimientos de producción
Al mismo tiempo, el Jefe de Compras tiene como labores fundamentales:
Asegurar la rapidez en la entrega, calidad del producto y seguridad en el
transporte.
Identificación de proveedores específicos, de tal manera que sean
convertidos en clientes seguros y obtener beneficios futuros, como
descuentos, abastecimiento oportuno, etc.
Realizar compras al por mayor y menor en un plazo no mayor de 30 días ni
menor de 15, según las necesidades de la empresa
2.7.4. EL ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura formal que ha adoptado la
organización. Es por lo tanto la representación de la forma en que están dispuestas
y relacionadas sus partes: en las que se muestran:
a. Las principales unidades orgánicas.
b. La división de las funciones.
c. Los niveles jerárquicos,
d. Las líneas de autoridad y responsabilidad.
e. Los canales formales de comunicación.
IMPORTANCIA Y USOS
Los organigramas tienen una gran importancia pues dan a conocer el sitio o lugar
que le corresponde a cada persona dentro de la organización; por esta razón toda
empresa por grande o pequeña que sea requiere de organigramas, a fin de que los
Directivos y los trabajadores en general sepan la posición que ocupan y la relación
que tienen con el resto de la estructura.
Los organigramas son usados también como elementos de comunicación y análisis.
En la comunicación se utilizan para:
Representar las diferentes unidades que constituyen la compañía con
sus respectivos niveles jerárquicos.
Informar la posición relativa que ocupan los miembros de la organización.
Proveer un cuadro global de la estructura empresarial
Facilitar a tos nuevos empleados el contacto con la estructura misma.
Facilitar la comprensión de futuras posiciones para ascensos y promociones,
-17-
Informar a terceros de cómo se encuentra estructurada la empresa.
Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la compañía.
- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
- Como la autoridad se le asigna a los mismos.
RECOMENDACIONES TECNICAS PARA LA ELABORACION DE
ORGANIGRAMAS
Para la elaboración de un organigrama, debe tenerse en cuenta algunos aspectos o
criterios técnicos que son necesarios conocerlos para su correcta diagramación.
Estos aspectos son: Simbología, equilibrio, simplicidad, estética, etc, e aquí algunas
normas:
1. Las unidades administrativas de una empresa o institución, se deben representar
a tras de un recngulo, ya que permite darle mejor simetría y estética al
organigrama.
2. Utilizar las líneas sólidas para representar la autoridad, y las líneas punteadas y/o
intermitente para representar la coordinación.
Autoridad Coordinación
3. La máxima autoridad orgánica, utilizada en las instituciones blicas, se
debe representar a:
4. Los grados de autonomía, se representa de la siguiente manera:
Autonomía absoluta
5. La sub-jefatura tienen dos formas de representarlas
a. Sub-jefatura centralizada, es decir que esta no tiene funciones propias y que
trabaja en base a directivas de su jefe y se representa así:
b. La sub-jefatura descentralizada, cuando el sub-jefe tiene funciones propias,
establecidas por los reglamentos.
-18-
Autonomia absoluta
JEFE
SUB-JEFE
JEFE
JEFATURA
Autonomia relativa
Menor autonomia
6. Las unidades de gobierno, tienen la máxima autoridad orgánica cuyos miembros
son los propietarios de la empresa, siempre encabezan los órganos de la
empresa a graficarse.
ACCIONISTAS TITULAR ASAMBLEA GENERAL SOCIOS
7. Las unidades subordinadas, se representan mediante una nea vertical, que sale
del lado inferior de la unidad de mayor jerarqa.
8. Las unidades asesoras o consultoras, se representan por líneas horizontales,
ubicándose generalmente en el lado izquierdo de la unidad de dirección. Estas
deben estar constituidas por personal especializado en determinadas áreas del
conocimiento siendo sus funciones las de : Aconsejar, recomendar, señalar o
sugerir alternativas de solución a los problemas presentados en la
organización
9. Las unidades administrativas operativas o de apoyo, se representan mediante
neas verticales de dependencia, y generalmente van hacia el lado derecho de las
unidades de direccn.
-19-
SUB-JEFE
GERENTE
J E F E
GERENTE
J E F E
CONSULTOR
ASESORIA
GERENTE
RR.PP. SECRETARIA
10. Las unidades de línea, o ejecutivos se representan mediante recngulos, unidos
por una nea vertical procedente de las unidades de direccn.
Para graficar las unidades de nea, hay que tener en cuenta que éstas representan
la naturaleza misma de la organización, su existencia estará dada en razón directa
de los objetivos de la organización.
11. Las unidades de Control: Auditoría Interna, Oficina de Control, Inspectoría, deben ir
ubicadas en lado izquierdo de los órganos de Alta Dirección.
-20-
GERENTE
LOGISTICA PRODUCCION MARKETING FINANZAS
ACCIONISTAS
DIRECTORIO
GERENTE
AUDITORIA I.
12. La coordinación entre las unidades administrativas, se expresan mediante neas
intermitentes.
13. Las unidades administrativas por crearse o programadas para funcionar en un
futuro cercano, se expresan mediante” rectángulos” con líneas intermitentes.
14. Las unidades administrativas descentralizadas, se representan mediante una línea
puente o pasarella administrativa.
-21-
GERENCIA
SUCURSAL
AGENCIA
GERENTE
PLANIFICACION
SECRETARIA
COMPRAS FINANZASPRODUCCION VENTAS
LOGISTICA
CHOFER
COTIZACIONES COMPRAS ALMACEN
15. Las unidades administrativas descentralizadas y al mismo tiempo
desconcentradas, se representan de la siguiente manera:.
16. Los nombres de cada unidad administrativa, deberán ser colocados dentro del
respectivo rectángulo, sin embargo por razones de espacio, si no alcanzara el
nombre en el espacio, se puede colocar a manera de Índice, en un aparte del
organigrama.
CORRECTO INCORRECTO
Dpto. contabilidad
17. Todo trabajador en una organización, debe tener un solo jefe.
-22-
GERENCIA
SUCURSAL
AGENCIA
JEFE DE FABRICA
JEFE DE CONTABILIDAD
AUXILIAR
TECNICO
18. Las unidades administrativas ejecutivas o de línea deben ubicarse en línea vertical
y no como órganos auxiliares.
19. Cuando existan varias unidades administrativas equivalentes, se puede abreviar y
no graficar todas, sino representarlas de la siguiente manera
20. Las unidades administrativas de funcionamiento perdico, como por ejemplo:
Comité consultivo de gerencia, comicnico, COCOI, etc, se representan así :
21.Cuando falta espacio y tenga que seguir representando unidades
administrativas, debe representarse así
-23-
GERENTE GENERAL
GERENTE
LOGISTICA
SUB GERENTE GENERAL
GERENTE
PRODUCCION
GERENTE
MARKETING
GERENTE
FINANZAS
JEFE PERSONAL JEFE PERSONAL
3
2
VIGILANTE VIGILANTE (3)
GERENTE GENERAL COMITÉ TECNICO
GERENTE GENERAL
GERENTE LOGISTICA
GERENTE PRODUCCION
GERENTE VENTAS
22. Debe tenerse en cuenta, que para gráfica debe los órganos y unidades
administrativas deben irse ubicando desde las unidades de alta dirección,
dirección, consultivos, de control, asesoramiento... hasta las unidades
descentralizadas, para darle una mejor presentación y estética a los organigramas.
23. Lógicamente existen mas recomendaciones, pero por razones que ustedes
entenderán es necesario resumirlas, siendo las mas importantes las siguientes :
a. En la parte superior, del grafico se escribe el nombre de la empresa y el tipo
de organigrama.
b. No usar dobles líneas, para representar a la línea de auditoria.
c. Las líneas de autoridad o de mando principal deben diferenciarse de las
otras con mayor espesor
d. Debe ubicarse el año en que fue aprobado el organigrama.
e. Un rectángulo nunca deberá ser atravesado por líneas.
f. Las unidades del mismo nivel jerárquico deberán estar en la misma línea.
g. En ningún caso deberán usarse líneas curva.
Ejemplos:
CIA abc ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
JUNTA DE
ACCIONISTAS
DIRECTORIO
GERENCIA GENERAL
INTERNA UNIDAD
AUDITORIA
SECRETARIA
PLANIFICACION
GERENCIA ADMINISTRATIVA
GERENCIA LOGISTICA
GERENCIA AREA DE VENTAS
GERENCIA PRODUCTIVA GERENCIA MARKETING
ASESORIA LEGAL
-24-
EIRL “CALIDAD TOTAL”
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
2005
-25-
TITULAR
GERENTE
ASESOR FINANCIERO
SECRETARIA
JEFE COMPRAS JEFE PRODUCCION JEFE MARKETING JEFE CONTABILIDA
ADMINISTRADOR AGENCIA
2.7.5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un documento específico orientado a describir detalladamente las acciones
operativas necesarias para la ejecución de un trámite o servicio de la empresa.
Por ejemplo, el manual de procedimientos para la obtención de un crédito, implica
los pasos a seguir, los formularios a llenar, los requisitos a cumplir, las
responsabilidades de cada persona que interviene el proceso y los criterios que
se utilizarán para tomar las decisiones correspondientes.
ESQUEMA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Presentación
CAPITULO I Generalidades
Objetivos del Manual
Base legal
Aprobación
Revisión
CAPITULO II: Normas Generales
CAPITULO III: Descripción de los procedimientos
En este capitulo se elaboran todos los procedimientos que se realizan en la
organización de acuerdo a las siguientes pautas:
Denominación o nombre del procedimiento
Unidad y/o áreas ejecutoras
Objetivo o finalidad del procedimiento
Frecuencia
Tiempo de duración aproximado
Descripción del procedimiento
Formatos utilizados
2.7.6. CLASIFICADOR DE CARGOS
Es el documento en el cual se detallan las funciones que le corresponde a cada
uno de los trabajadores de la empresa, con las relaciones de autoridad y
dependencia orgánica, de coordinación, de información, de autoridad y/o
dependencia funcional, y otras. Igualmente especifica los requisitos que un
trabajador debe llenar para ocupar el cargo, tanto a nivel de formación como de
experiencia y aptitudes personales.
2.7.7. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
Es el documento normativo administrativo que contiene un conjunto de normas,
que permite a la administración, regular la relación laboral Trabajador- Empleador,
dichas normas se sujetan a la legislación laboral vigente, requiriendo ser
aprobado por el ministerio de trabajo para su implementación legal.
CONTENIDO
-26-
Presentación
Objetivo
Finalidad
Base Legal
Alcance
Capítulo I Admisión y Contratación del Personal
Capítulo II Deberes y Derechos de los Trabajadores
Capítulo III De la Jornada de Trabajo
Capítulo IV Sistema de Remuneraciones
Capítulo V Escala de Faltas y Sanciones
Capítulo VI Permisos, Licencias e inasistencias
Capítulo VII Premios y Estímulos
Capítulo VIII De la Higiene y Seguridad
2.7.8.CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL
Es el documento técnico que contiene los cargos con respaldo presupuestal
asignados por el órgano administrativo inmediato superior, y que se ordena de
acuerdo a la jerarquía que tiene en el organigrama de la institución u organización.
Los tipos mas utilizados son el “estructural” y el “Nominal”. El primero muestra los
cargos y las plazas: el segundo, lista los nombres y apellidos de los trabajadores
que ocupan aquellas plazas.
3. DEPARTAMENTALIZACION ORGANIZACIONAL
3.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES: ORGANIZACIÓN
LINEAL, FUNCIONAL, MIXTA Y ORGANIZACIONES PLANAS
a. ORGANIZACION LINEAL
Es la organizacn de línea o jerarquía basada en el principio escalar.
Este tipo de organizacn se conoce tambn con el nombre de organización vertical y
contiene una serie de relaciones directas entre superiores y dependientes, basadas en
la responsabilidad directa.
En esta clase de organizacn no funciona la asesoría y la coordinación solamente es
tomada por las unidades administrativas que esn en un mismo nivel de autoridad.
Ventajas:
No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
Rapidez en el cumplimiento de las órdenes
Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.
La disciplina es fácil de mantener.
Ess cil y útil en la pequa empresa.
-27-
Desventajas:
Deja toda la organización en una sola persona, por lo tanto el triunfo o fracaso de
dicha persona será el triunfo o fracaso de la organización.
No permite el asesoramiento del personal subordinado.
Los miembros de la organizacn se tornan mecanicistas.
No fomenta la especialización.
Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de dirección, solamente
son operativos.
ESQUEMA DE ORGANIZACION LINEAL
B. ORGANIZACION FUNCIONAL
Esta clase de organizaciones están formadas de acuerdo a la especialidad en
determinada área del conocimiento de cada unidad administrativa, crece generalmente
en forma horizontal.
Se le llama funcional porque el jefe de una determinada área puede desempeñarse en
otras áreas afines, es decir permite la funcionalidad.
VENTAJAS
Incentivan la especialización, permitiendo mayor eficiencia
Permite la coordinacn de los integrantes de la organización a todo nivel.
Las decisiones son tomadas con un criterio más técnico.
Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.
Disminuye la presión sobre un solo jefe.
-28-
GERENTE
ENCARGADO
VENTAS
ENCARGADO
PRODUCCION
ENCARGADO
COMPRAS
AUXILIAR
COMPRAS
OBREROS VENDEDORES
DESVENTAJAS
No permiten un control oportuno y eficaz.
Las especialidades en más de una área del conocimiento y no utilizados
racionalmente puede dar lugar a una disminución en la eficacia.
Se da con mucha frecuencia la duplicidad de mando.
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad.
Dificultades entre los jefes por no definir la autoridad claramente.
GERENTE
ABASTECIMIENTOS PRODUCCION MARKETING CONTABILIDAD
FABRICACION CAJA
C. ORGANIZACION LINEAL CON ASESORIA
Se combinan los dos tipos de organización, aprovechando las ventajas y evitando las
desventajas inherentes a cada una.
Conserva de la organización lineal o militar la autoridad que se transmite a través de
un solo jefe. Y de la funcional, la especialización de cada actividad en una función.
Esbasada sobre el empleo de los especialistas, puestos en sus respectivos sitios y
considerados exclusivamente en función de consulta.
Este tipo de organización es el más utilizado en la actualidad.
Staff
Surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la
tecnología, contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y
de asesoría a los departamentos de línea.
La función de consulta no tiene poder de dar órdenes sinó está encargada de
aconsejar a los miembros de lanea.
El órgano consultivo puede entrar en la línea solo para tareas específicas y no en
forma permanente.
Ventajas:
Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los
problemas de dirección.
Hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la especialización Staff.
Desventajas:
Da confusión sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la
asesoría.
-29-
A continuación en la figura que se presenta podemos apreciar la ubicación de los
órganos de consulta y de nea.
D. ORGANIZACIONES PLANAS
La estructura tradicional de las empresas se ha visto amenazada desde el inicio de
la segunda mitad del siglo XX, con el avance de la tecnología y la utilización de
nuevos conceptos gerenciales. La Administración y la Gerencia han tenido que
ajustarse a los nuevos paradigmas y así asegurar la permanencia de las empresas
en el convulsionado y cambiante mundo de hoy.
El nuevo mundo en que se están moviendo los negocios está cambiando el antiguo
paradigma de la administración. Las organizaciones jerárquicas están siendo
desplazadas por organizaciones planas u horizontales con estructuras más abiertas,
y los estilos de liderazgos autoritarios y coercitivos dejaron de ser efectivos.
La gerencia tradicional se apoya en una estructura piramidal que en la actualidad es
fuertemente cuestionada, la mayoría de los investigadores apuntan a las
organizaciones planas como el esquema futuro de las empresas del mañana. Según
los especialistas visualizan como "la imagen de la organización abierta o
interconectada (open networked organization = ONO)... es una estructura que se
desliza de una jerarquía multilateral a negocios con estructuras planas,
relacionadas, relativamente autónomas".
-30-
GERENCIA
ASESORIA LEGAL
PLANEAMIENTO
SECRETARIA
LOGISTICA PRODUCCIÓN MARKETING FINANZAS
-31-
3.2 ESTRUCTURAS POR DEPARTAMENTALIZACIÓN:
Existen diferentes métodos de agrupación de actividades en unidades de organización
aplicables de acuerdo con la naturaleza o giro de la empresa. Los principales son los
siguientes:
a. Por funciones.
b. Por productos
c. Por clientes.
d. Por territorios
e. Por proceso
A. POR FUNCIONES
La agrupación de actividades de acuerdo con las funciones que realiza una empresa,
es una práctica muy generalizada. Una empresa realizará actividades de tipo
industrial, comercial o de servicios. Según el tipo de actividad principal, las diferentes
funciones dentro de ella, toman mayor o menor importancia.
Por ejemplo, en una empresa industrial, la funcn fundamental es la de produccn,
por lo tanto las unidades más importantes corresponderán a dicha función
(Fabricación, diseño, montaje, control de la producción, control de calidad, etc.)
En una empresa comercial, las funciones de compra, de ventas, adquirirán una gran
importancia con respecto a las otras funciones.
Por Función Empresarial
B. POR PRODUCTOS
El establecimiento de unidades de organizacn por productos o neas de productos
es un criterio de organización, que ha venido adquiriendo gran importancia en las
grandes empresas que tienen una producción diversificada y toma como base los
diferentes productos que se obtienen. Este hecho se explica debido a que cada
producto requiere de personal especializado, instalaciones y maquinaria especial.
-32-
Departamento
de Compras
Departamento
de Producción
Departamento
de Ventas
Departamento
de RR.HH.Departamento
de Finanzas
GERENCIA
Ejemplos:
- En una granja avícola, las unidades fundamentales de acuerdo a este criterio,
serían:
* Huevos.
* Carnes.
* Incubadoras.
En un complejo azucarero agro-industrial, serían:
* Azúcar.
* Alcohol.
* Bagazo.
* Papel.
* Melaza.
* Acido sulfúrico, etc.
C. POR CLIENTES
Este tipo de agrupacn de actividades, pone todo el énfasis en los clientes, se utiliza
en muchas clases de empresas, preferentemente en empresas de carácter comercial,
en lo referente a las actividades de compras y de ventas. El volumen de estas
operaciones, los productos comunes que se intercambian permiten clasificar las
siguientes unidades:
- Mayoristas.
- Minoristas(detallistas).
Las empresas que dan servicios, clasifican las funciones de acuerdo a la rama de
actividad:
- Agricultores.
- Ganaderos.
- Industriales.
- Ferretea.
- Construcciones, etc.
D. POR TERRITORIO DE ACCION
-33-
GERENCIA
ENCUBADORA CARNES HUEVOS
También se denomina departamentalización territorial, regional o localización
geográfica. Requiere de la diferenciación y agrupamiento de las actividades de
acuerdo con la localización en donde se ejecutará el trabajo o del área de mercado
que servirá la empresa.
La departamentalización territorial generalmente es utilizada en empresas que
cubren grandes áreas geográficas y cuyos mercados son extensos, establecen
unidades de organización que permiten actuar eficiente y coordinadamente, en un
radio de acción.
Empresas de Gran Envergadura Geogficamente dispersas
Se aplica, generalmente a las funciones de Producción y Ventas s no así a
Finanzas
E. POR PROCESO O EQUIPO
Este criterio, toma como base ciertos procesos que incluyen un conjunto de
operaciones y que deben ser realizadas en un lugar determinado y con equipo
especializado. Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales. Por ejemplo
produccn de conservas de frutas, Las actividadess frecuentes son:
- Acopio.
- Lavado.
- Cortado.
- Preparado
- Envasado
- Etiquetado
- Empacado
- Almacenado.
-34-
Gerencia de
operaciones
Zona
Norte
Región
Centro Región
Sur
Agencia
Rioja
Agencia
Moyobam.
Agencia
Lamas
Agencia
S.J. Sisa. Agencia
Juanjui
Agencia
Tocache
GERENCIA
4. ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE SESIONES Y ASAMBLEAS
4.1. CONCEPTOS GENERALES
Asambleas
La asamblea general es el órgano supremo de la empresa y/o institución y esta
compuesta por todos los socios, y/o accionistas.
Las reuniones de la Asamblea General serán ordinarias y extraordinarias. Las
ordinaria se celebrarán una vez al año, las extraordinarias tendrán lugar cuando las
circunstancias lo aconsejen, a juicio del Presidente, cuando la Junta Directiva lo
acuerde o cuando lo propongan por escrito las dos terceras partes de los asociados,
con expresión concreta de los asuntos a tratar
Son facultades de la Asamblea General Ordinaria:
-35-
Area de
Compras Area de
Producción
Area de
Ventas Area de
Finanzas
Lavado
Envasado
Etiquetado
Empacado
Cortado
a. Aprobar, en su caso, la gestión de la Junta Directiva (directorio)
b. Examinar y aprobar el estado de cuentas
c. Aprobar o rechazar las propuestas de la Junta Directiva
d. Fijar las cuotas ordinarias o extraordinarias
e. Cualquier otra que no sea de la competencia exclusiva de la Asamblea
Extraordinaria.
Corresponde a la Asamblea General Extraordinaria:
a. Nombramiento de los miembros de la Junta Directiva.
b. Modificación de los Estatutos
c. Disolución de la Asociación
d. Disposición y enajenación de bienes
e. Expulsión de socios, a propuesta de la Junta Directiva
f. Constitución de Federaciones o integración en ellas
g. Solicitud de declaración de utilidad pública
h. Establecer convenios con entidades públicas y privadas, tanto nacionales como
internacionales
SESIÓN
Es la reunión de asociados o miembros de una institución en la que se discuten
asuntos importantes para su buen funcionamiento.
Debe ser convocada por citación escrita y con la debida anticipación. En algunos
casos, tal citación se hace por medios publicitarios.
Las sesiones son ordinarias y extraordinarias.
Las primeras se realizan a intervalos regulares, y las segundas por emergencia,
siendo convocadas a petición de los asociados o por iniciativa del presidente.
QUORUM
Es el número de asistentes para que la sesión o asamblea pueda realizarse; se
considera la mitad más uno del total de los miembros convocados.
Por ejemplo, 14 es el quórum de 26, pero también 27 miembros. A la 2da. Citación
se realiza con los que asistan. El quórum debe tenerse en cuenta para empezar la
sesión y/o asamblea, pero también durante su transcurso. Si algunos asambleístas
abandonan la sala y no hay quórum reglamentario, el presidente debe suspender la
sesión. Los acuerdos tomados en minoría son nulos.
MAYORIA ABSOLUTA
Es la mitad más uno del total de miembros o socios. La mayoría relativa es la mitad
más uno de los que asisten, número mínimo con el que se toma los acuerdos.
VOTO
Es el pronunciamiento personal de cada asambleísta frente a una situación
propuesta, una vez que se ha agotado el debate. Hay diferentes modalidades en la
votación.
Voto Nominal.- cuando se expresa verbalmente y en forma personal. Se
acostumbra computar según el orden de la lista.
-36-
Voto Secreto.- El que se emite por escrito en pequeñas cédulas. Para el
computo se nombran escrutadores,(2 a lo sumo), a propuesta del presidente y por
acuerdo de la asamblea.
Voto Dirimente.- Es el voto del presidente o del director de debates, que ejerce
sólo en caso de empate. En ninguna otra oportunidad el presidente tiene derecho a
voto. Tampoco puede emitir opiniones, pues su función se limita a orientar, dirigir o
encauzar el debate, haciendo respetar el reglamento.
La aprobación de un asunto puede ser por mayoría o por unanimidad, esto último
cuando no hay voto en contra. También se emplea el voto por aclamación,
especialmente cunado se elige a personas que gozan de simpatía general; se
expresa mediante el aplauso.
RECTIFICACION DE LA VOTACION
Procede a solicitud verbal de alguno de los participantes en la sesión, cuando los
votos expresados, levantando la mano, no han sido contados debidamente.
BAJAR AL LLANO.
Cuando el presidente quiere intervenir en un debate, exponiendo sus puntos de
vista, debe abandonar momentáneamente la presidencia, encomendándosela a
quien corresponda. Luego, confundido con los asambleístas, participa en la
discusión.
CUARTO INTERMEDIO.
Es la suspensión de la sesión por breves minutos. Procede cuando es necesario
que los asambleístas se pongan de acuerdo sobre el asunto planteado en sesión, ya
que los asociados se agrupan obedeciendo a ciertos criterios o posiciones. No
deben abandonar los concurrentes el recinto de la sesión.
RECONSIDERACIÓN
Es el planteamiento formulado para que se discuta nuevamente un asunto ya
sancionado por la sala. Debe formularse en la sesión siguiente. El presidente
someterá al voto para ver si se admite o no la reconsideración. Si la mayoría está a
su favor, procede entonces discutirla. Esta mayoría, en este caso, no es la mitad
más uno, sino las dos terceras partes de los asistentes.
CUESTIÓN PREVIA.
Es un planteamiento que se considera básico para la solución del asunto principal
en debate. Es formula por cualquier asambleísta. El presidente consultará a la sala
si está de acuerdo con admitir a debate la cuestión previa.
Si las dos terceras partes de los asistentes votan a favor, entra en discusión
suspendiéndose el debate de los principales. Aprobada o rechazada la cuestión
previa, se continúa la discusión del asunto principal que se había suspendido.
SUSPENDER LA SESION
Por diversas circunstancias, entre ellas por falta de quórum, por ser la hora
avanzada. El presidente tiene facultad de suspender la sesión antes de haberla
-37-
terminado, en cuyo caso se indicará la fecha y hora en que se va a continuar, no
siendo necesaria una nueva citación.
LEVANTAR LA SESION.
Cuando se han agotado los temas de la agenda y no surjan otros en el
desenvolvimiento de la reunión, el presidente la da por terminada, más o menos
con la siguiente expresión:”No habiendo otro asunto que tratar, se levanta la sesión”.
4.2. ESTACIONES DE UNA SESION
I. Aprobación del Acta.- el secretario da lectura al acta de la sesión anterior, y
se proceden a hacer las observaciones del caso. Si el acta no es observada,
se aprueba y en fe de ella se firma
II. Informes.- Después de la lectura del acta de la sesión anterior y su
correspondiente aprobación, con observación o sin ellas, se entra a la
estación de informes que pasarán a la Orden del Día para su discusión.
III. Despachos.- En dicha estación se leerá las comunicaciones que se han
seleccionado para dar cuenta a la asamblea. El secretario dará lectura a cada
una de ellas. A pedido de algunos de los asistentes y a juicio de la sala,
pueden pasar también a la Orden del Día para su debate.
IV. Pedidos.- se formulan verbalmente y en forma concreta, reservándose la
fundamentación del ponente para la Orden del Día.
-38-
APROBAR EL ACTA
INFORMES
DESPACHOS
PEDIDOS
ORDEN DEL DIA CIERRE
V. Orden del Día.- Es la estación única de la sesión, en la que se discute
ordenadamente el contenido de la Agenda. También se debaten los informes,
el Despacho y los Pedidos. El presidente orienta la discusión, cediendo el uso
de la palabra conforme lo solicitan.
En el correspondiente Reglamento se fija la duración de cada intervención y
el número de veces que una persona puede hacer uso de la palabra sobre un
mismo punto. Agotado el debate, el presidente somete al voto. A esta altura
ya no caben las intervenciones.
VI. Cierre.- Es la estación final y varía según se suspenda o levante la sesión.
Es de mencionarse la hora y las razones de su finalización.
5. ADMINISTRACION Y GESTION EMPRESARIAL
5.1. EL ESTUDIO DE LA ADMINISTRACION
El acto administrativo existe desde los albores de la humanidad, pues la
administración es sino una manifestación de la condición gregaria del hombre.
Siempre y donde quiera que los hombres unan sus esfuerzos para lograr un prosito,
se encuentra presente el acto administrativo, no importa cuán elementales sean los
componentes que la integran. Todo cleo social, cualquiera que sea su tamo,
importancia o condición requiere cierta dosis de administración para hacer posible su
convivencia y funcionamiento y, por ende, alcanzar sus propósitos. De la buena
administración depende el desarrollo armónico u eficaz o conflictivo y torpe del mismo.
Aunque los fenómenos administrativos son tan viejos como la humanidad misma, su
estudio y análisis sistemático son de tendencia relativamente reciente. Arranca del
surgimiento de los grandes organismos tanto públicos como privados que dio origen al
tremendo desarrollo ecomico motivado por los avances tecnológicos alcanzados en
el campo industrial y de comunicaciones, de la expansión de los mercados y el
florecimiento del sistema competitivo en el ámbito de las relaciones económicas.
La Administración como producto social, surgido precisamente de estas relaciones, no
pueden escapar al proceso, lo que han hecho cada vez más necesario el
establecimiento de patrones administrativos, que regulen y hagan posible y
provechosa la marcha de toda organizacn.
Una de las razones que hacen importante el estudio de la administración, es porque
esta ciencia permite emplear con eficiencia los recursos humanos, financieros y
-39-
materiales. Establece cómo obtener las oportunidades de actividad y actuación,
además de representar el factor fundamental para planear, organizar, dirigir y controlar
a fin de lograr un buen rendimiento dentro de las organizaciones; la efectividad con
que los individuos trabajan en conjunto o grupo, depende en gran medida de la ciencia
administrativa y de las habilidades o aptitudes de sus dirigentes o administradores.
Debe destacarse que en nuestro país, del 80% a 90% de las empresas fracasan por
una mala administracn. Así entonces, la administración representa la base del
fracaso o éxito para las organizaciones.
Esta conjunción de los recursos materiales y cnicos, es una característica esencial
de toda actividad colectiva, tendiente a buscar objetivos comunes, con el menor costo
en tiempo, dinero o recursos materiales, cumpliéndose aquí el principio económico que
dice: nimo de recursos, ximo de aprovechamiento, adoptando para tal fin los
procesos básicos y los principios de la administración.
La administración, consiste en hacer funcionar el cuerpo social de una
empresa, para lograr los objetivos y metas establecidos por la organización, a
través de la orientación, coordinación y motivación del personal.
La administración del cambio, se refiere al mundo de los objetos, tales como
recursos tareas, planes, programas, obtención de fondos, entre otros: Esto se
considera en primer lugar y se inicia el mismo día en que toma la decisión para
reiniciar un cambio.
La dirección del cambio se refiere al mundo de las personas, y las palabras
tales como visión, motivación, compromiso, conocimiento. Trato, calidad,
satisfacción, etc...son prioritarias de los que dirigen el cambio.
De la capacidad que se tenga para administrar y dirigir el cambio, depende del
éxito o el proceso del proyecto rediseñado; para el éxito hay que preocuparse
de cómo lograr que las personas apoyen y participen activamente en el cambio.
Tenga presente, que la gestión administrativa moderna, requiere utilizar y
aplicar determinadas técnicas y sistemas, referido a los diversos aspectos de la
-40-
gestión empresarial, entre los cuales están los humanos, económicos,
financieros y estadísticos en la perspectiva de elaborar una información que
sirva para la toma de decisiones racional y oportuna.
5.2. LA EMPRESA Y SU ADMINISTRACIÓN
La primera impresión que tenemos de la empresa, es la de un conglomerado de
personas y recursos materiales, cuyo fin es producir bienes y/o servicios.
A medida que profundizamos nuestra observación, encontramos que en su
funcionamiento, este comglomerado combina recursos materiales, adquiridos
constantemente, denominados insumos; recursos materiales existentes al interior de la
empresa, tales como maquinaria y equipo; y el trabajo de determinado mero de
personas.
Esta combinación, en proporción y características definidas y sus modificaciones,
exigen de un conjunto contínuo de decisiones, las cuales se toman a lo largo de la
vida de la empresa y que precisan, formulan y concretan los objetivos de la misma,
respondiendo permanentemente a las preguntas de qué, cuándo, y cómo producir
nuestro bien y/o servicio. Esto es lo que llamamos gestión de la empresa.
La empresa exige el conocimiento y usos de principios, reglas y técnicas de
administración empresarial, veamos porque:
Tal como hemos definido la empresa, ésta es un conglomerado, donde el trabajo de
las personas, utilizando determinados medios, equipos y recurso, combinar estos
recursos en las proporciones y con las características mas adecuadas al fin de
garantizar el éxito de la empresa en términos de eficiencia y rentabilidad, representa
una tarea muy compleja que da origen a la administración.
Administrar representa conseguir los objetivos de la empresa. Obtener resultados es
importante, ya que permite a la empresa posicionarse en el mercado, lograr utilidades
y por ende obtener rentabilidad, que beneficia a quienes invierten; pero los medios no
deben violar nunca la dignidad de las personas.
La administración como ciencia a logrado un gran desarrollo, el conocimiento y uso
de los principios, técnicas e instrumentos de administración empresarial son una
-41-
garantía para el logro de los objetivos de cualquier empresa, en términos de eficiencia
y rentabilidad.
Para que toda empresa pueda cumplir su rol económico y social, necesariamente
debe adaptarse a las técnicas administrativas y de organización moderna y reciente
aplicándolas con certeza, es decir se necesita conocimiento, criterio y capacidad,
para lograr con éxito lo que se quiere alcanzar. La administración se hace con las
personas, para las personas
En conclusión, los principios y técnicas de organización moderna son válidos para
todo tipo de empresa.
ECONOMICO SOCIAL
EMPRESA
CIENTIFICA TECNICA
ADMINISTRACION
5.3. LA ADMINISTRACIÓN EN LAS EMPRESAS: EMPRESA, EMPRESARIO Y
GERENTE
-42-
EMPRESA
La empresa es una sociedad integrada por personas, quienes se organizan para
alcanzar objetivos, orientados a producir servicios que van a satisfacer necesidades
de un mercado de consumo intelectual, esperando un margen de beneficio social y
económico. La empresa en un sentido mas exacto, lo definimos como una
organización jurídica, económica y social de personas, que ponen su capital y
esfuerzo, con la finalidad de producir un servicio educativo y por ende obtener
resultados sean estos económicos o sociales.
EMPRESARIO. Es quien asume el riesgo financiero del inicio o apertura, la
operación, gerencia de un negocio y el control del mismo. Es un hombre con
espíritu emprendedor, hombre positivo que piensa en el desarrollo personal como
de la sociedad misma
GERENCIA. Es el órgano permanente de administración ordinaria ejecutor de la
política general y de las resoluciones acordadas por el directorio. El titular del cargo
es el gerente.
En el presente gráfico, apreciamos que la empresa depende de la administración, y a
su vez ella depende de las funciones del proceso administrativo lo comparamos con
una estructura de una casa, si la planeacn falla la empresa y administración se
hunde, y si las columnas están mal establecidas, de igual manera, se ira al fracaso:
E M P R E S A
-43-
------------------------------------------------------
ADMINISTRACION GERENCIAL
O
R D C
G I O
A R N
N E T
I C R
Z C O
A I L
C O
I N
O
N
P L A N I F I C A C I O N
5.4. CONCEPTO DE ADMINISTRACION
Es la ciencia social que consiste en las funciones de planeación, organizacn,
ejecución y control, que se realizan, para lograr objetivos, mediante el uso de gente y
recursos. La administración permite emplear con eficiencia los recursos humanos,
financieros y materiales; es decir "Mínimo de recursos, Máximo de aprovechamiento".
La Ciencia Administrativa trata con recursos materiales y de capital, pero lo que es
fundamental es su relación estrecha con los recursos humanos, sin considerar que
estos últimos estén capacitados o no para laborar. En el caso que no lo esté,
evidentemente empleaun programa de capacitación para esas personas. El
factor administrativo tiene tal preponderancia en las actividades, tanto públicas como
privadas, que es ya un consenso que la buena administracn es la condición sin la
cual no hay desarrollo económico y social.
La administración se hace efectiva a través del cumplimiento de las funciones
gerenciales del planeamiento, organización, ejecución y control, éstas a su vez
deben estar debidamente interrelacionadas para lograr los objetivos.
Son sus más genuinos representantes:
-44-
FEDERICK WINSLOW TAYLOR: Su filosofía se basa en la revolución mental de los
trabajadores, ejecutivos, administradores y propietarios; que debe como noción
central el de dejar de preocuparse por la plusvalía y más bien seguir
incrementándola vertiginosamente para un futuro de bienestar.
Sus principios básicos son:
a. Aplicar la ciencia en tanto conocimiento organizado, en reemplazo de las
reglas y convencionalismos empíricos.
b. Desterrar la discordia y establecer la armonía en la acción del grupo
c. Eliminar el individualismo caótico, e imponer la cooperación entre los
elementos o componentes de la empresas.
d. Elevar la productividad cada vez más, para lograr la producción máxima,
dejando de lado el ánimo de producción restringida.
Los estudiosos de la Administración en forma general han concebido o han creído
conveniente considerarlo a FEDRICK TAYLOR como padre de la Administración en
general por ser iniciador y descubridor de la importancia de la ciencia
administrativa.
HENRY FAYOL: Padre de la teoría moderna de la administración operacional.
Dividió a la empresa industrial en cuanto a su dinámica en seis (6) grupos bien
caracterizados:
Técnicas Comerciales Financieras
Seguridad Contables y Administrativas
Considero que las cualidades del Administrador deberían ser:
Físicas Morales Mentales
Educativas Técnicas Experiencia
Con el criterio que los principios administrativos son flexibles, formulo 14 principios,
siendo estos:
1. División del trabajo
2. Autoridad y responsabilidad
3. Disciplina
4. Unidad de Mando
5. Unidad de Dirección
6. Subordinación del interés individual al general
7. Remuneración
-45-
8. Centralización
9. Jerarquía de Autoridad
10. Orden
11. Equidad
12. Estabilidad Laboral
13. Iniciativa
14. Espíritu de Grupo
Posteriormente a estas dos grandes figuras del pensamiento administrativo,
surgieron las corrientes de la Psicología Industrial(cuyo padre es Hugo
Munsterberg) y al teoría social(cuyos padres son : Max Weber, Emile Durkeheim,
Vilfredo Pareto caracterizada por la escuela conductista, sus seguidores son Elton
mayo y Roethlisberg entre otros.
5.5. LOS ELEMENTOS O PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración es un proceso esencialmente dinámico y evolutivo que se
adapta e influye continuamente a las condiciones sociales, políticas,
económicas, tecnológicas para lograr en forma eficiente y oportuna los
objetivos que persigue.
El proceso administrativo consiste en:
a. La Planificación
b. La Organización
c. La Dirección
d. El Control
Se considera proceso porque no se puede desarrollar la organización si no
se ha establecido la planificación, no se puede dirigir si anteriormente no se ha
planificado y organizado y así sucesivamente hasta que no se podrá controlar
si antes no se planifica, organiza, y dirige las actividades, tareas, operaciones y
acciones. Las funciones del proceso administrativo son los siguientes:
A. PLANIFICACION.-
Concepto.- Es el proceso de la administración que consiste en la determinación de
los diferentes tipos de planes para la consecuencia de propósitos, durante este
proceso se aprovisionaran casos y hechos para luego analizarlos, formular y
reformular las ideas para luego concretarlo en planos.
-46-
La planificación es el elemento fundamental que tiene la misión de determinar y
establecer todos los diferentes tipos de planes.
B. ORGANIZACION
Concepto.-Es el proceso por medio del cual se logra establecer:
a. La evaluación y categorización de los puestos de trabajo para definir los
requisitos que debe poseer el personal, los tipos de órganos y los niveles
jerárquicos.
b. Estructura orgánica y el organigrama
c. El área geográfica que comprende los locales de la empresa.
d. La infraestructura para la mejor ubicación de los talleres ,maquinas,
almacenes, equipos y accesorios ,oficinas administrativos ,sistemas de
mantenimiento y conservación de todos los recursos.
f. La mejor ubicación para areas laborales .
g. La elaboración de los instrumentos organizativos como: El estatuto
,Reglamento Interno, Reglamento de Organización y Funciones , Manuales de
procedimientos ,Organigramas.
C. DIRECCION
Es el proceso por medio del cual se realiza todo lo plasmado dentro del
aspecto organizado en lo que se encuentran los recursos que deben ser
direccionados , divididos por el administrador.
La gestión significa creación , aporte, imaginación , iniciativa, criterio direccional
para tomar decisiones extendiéndolas las ordenes e instrumentos , el director
sabrá elegir la ubicación estratégica de sus oficinas para poder dirigir con
eficacia
D. CONTROL.-
Concepto .- Es un acto instintivo y racional que practica y aplica y el hombre es el
hombre .Es el elemento que cierre el ciclo del proceso de la administración que
comprende, planificación, organización, dirección, control, de todas las actividades
que el hombre realiza.
-47-
El control es la función de observar ,verificar, analizar inspeccionar ,supervisar,
fiscalizar, para comparar, evaluar, calificar, concluir, operar y recomendar las
diferentes acciones ,medidas correctivas y de sanción para que las actividades se
efectúen en forma normal y el personal cumpla con sus deberes de función
sujetándose a las normas , reglamentos y leyes .
El control es permanente y vigente , las oficinas programan acciones de control
de acuerdo a las necesidades de la organización.
5.6. TÉCNICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
A continuación se definen las técnicas de administrativa:
Análisis Estratégico Contexto Empresarial: diagnosticar el escenario
identificar los escenarios político económico y social internacionales y
nacionales más probables, analizar los agentes empresariales exógenos a la
empresa (proveedores, clientes, gobierno, competencia, acreedores, etc.),
tipificar las empresas, tipificar los empresarios, etc.
Gestión Organizacional o Proceso Administrativo: planificar, la anticipación
del quehacer futuro de la empresa y la fijación de la Estrategia y las metas u
objetivos a cumplir por la empresa; organizar, determinar las funciones y
estructura necesarias para lograr el objetivo estableciendo la autoridad y
asignando responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas
funciones; dirigir, consiste en hacer actuar a otros para cumplir con los
objetivos y controlar verificar lo realizado con los objetivos propuestos.
Gestión de Marketing y Plan de Negocios: detectar, captar, asegurar,
mantener e incrementar una porción de mercado o segmento en el cual
comercializar el bien o servicio producido.
Gestión de las Tecnologías de Información y Comunicación: aplicar los
sistemas de información y de comunicación intra y extra empresa a todas las
áreas de la empresa, para contribuir a la óptima toma de decisiones en
conjunto con el uso de Internet.
Gestión Financiera: obtener dinero y crédito al menor costo posible, así como
asignar, controlar y evaluar el uso de los recursos financieros de la empresa,
para lograr el máximo rendimiento de estos los recursos limitados de la
empresa llevando un adecuado registro contable.
Gestión de Recursos Humanos: persigue utilizar la fuerza de trabajo en la
forma más eficiente posible preocupándose del proceso de obtención,
mantención y desarrollo del personal. Además busca su integración a través
de la motivación, liderazgo, trabajo en equipo, en conjunto con las técnicas
de comunicación y negociación.
Gestión de Operaciones y Logística de abastecimiento y distribución:
suministrar los bienes y servicios que irán a satisfacer necesidades de los
consumidores, transformando un conjunto de materias primas, mano de obra,
energía, insumos, información, etc. en productos finales debidamente
-48-
distribuidos. Analizar el nivel tecnológico de los procesos productivos desde
el artesanal hasta la automatización.
Gestión Ambiental: contribuir a crear conciencia sobre la necesidad de
aplicar, en la empresa, políticas de defensa del medio ambiente.
5.7. FACTORES DE FRACASO Y DE ÉXITO EMPRESARIAL
5.7.1.- LAS RAZONES DE UN FRACASO
Son muchas las razones por la que una empresa fracasa. Pero esta ultima palabra
se entiende simplemente otra, terrible para cualquier gerente, y mas aun, para
cualquier que se auto tilde empresario: la quiebra
Anualmente, son miles las empresas que conocen lo que es cerrar sus puertas por
haber llegado a su situación de insolvencia económica. Otras pese a que no lleguen
al fracaso total, viven en una permanente zozobra.
Para conocer mas exactamente sobre esto problema nos preguntamos ¿Por qué
empresas que parecieron ser todo un éxito, de un momento a otro empiezan a
ir cuesta debajo de forma repentina)
el fracaso tiene una causa, aparte de la simple ineptitud empresarial, es la
realidad de que muchos ejecutivos con demasiada frecuencia no comprenden uno
de los fundamentos de los negocios. Ellos nunca se preocupan por encontrar
respuestas a preguntas como ¿Cuáles son las claves que conducen a una situación
de competitividad en el sector donde se desarrollan sus labores?
Una empresa es ante todo un modelo mental; se carece de esto, la toma de
decisiones se toma incoherente y lleva a la deriva a la empresa.
Uno de los síntomas mas claros de estos se ve en la tendencia a diversificar las
actividades de la empresa en campos cada vez mas alejados de su núcleo principal
de realizaciones, de hecho que frecuentemente se manifiesta con adquisiciones o
fusiones imprudentes, mucha de las cuales se hacen con la idea de que el impacto
que producirán repercutirá favorablemente en las ventas, decisiones que en la
mayoría de las veces son equivocadas
A. FRACASAR POR FALTA DE VISION
El problema según los expertos es que las empresas solamente se contentaban con
sobrevivir a las situaciones según se van dando.
Eso es mucho más fácil que realizar los complicados análisis de las tendencias que
van apareciendo y que son las que al final de cuenta muestra cual será el derrotero
de la historia. Sumergidos como están en la realidad del momento, muy pocos
gerentes tienen tiempo para la imaginación y la creatividad.
En años recientes uno de los desastres mas comunes es permanecer atado a las
tecnologías del pasado ejemplo. El hombre dirige una empresa dedicada a la
fabricación de pintura para metal, debería desde ya estar pensando en los nuevos
productos que se utilizaran dentro de diez años y que suplantaran a los actuales.
-49-
B. LAS DEUDAS
Las deudas pueden significar una carga pesada, pero paradójicamente pueden
hacer a una empresa mucho mas eficiente, porque obligan a sus ejecutivos a
trabajar mas duro y realizar mejores enfoques.
Aunque las deudas también le roban dos de sus atributos mas esenciales: la
fortaleza para resistir los altibajos del mercado y la flexibilidad para responder a los
desafíos competitivos.
Muchas empresas han caído en el problema de deudas por la necesidad de
enfrentar a nuevos competidores que incursionaban en sus terrenos. Sin embargo,
muchas empresas terminan quebrando. La razón: no contemplaron que la situación
económica cambiaria y que las deudas impedirían una reacción adecuada ante los
nuevos retos.
C. AFERRARSE AL PASADO
De igual forma, una de las cosas más perjudiciales para una empresa es confiar en
modelos anticuados y tratar de rescatar gloriosas pasadas. Una causa importante
de tal tipo de gestión pasiva es la misma naturaleza humana: la mayoría de nosotros
tiene un problema grande cuando se trata de cambiar una estrategia que ha
marchado bien en el pasado.
Aunque parezca increíble, el éxito de hoy puede ser la semilla del fracaso del
mañana. La complacencia es uno de los males que mas frecuentemente aflige a las
grandes empresas casi en proporción directa a su tamaño.
D. LA RELACION CON LOS CLIENTES
Otra de las razones por la que falla las empresas es por que pierden el “toque” con
sus clientes más importantes.
Las compañías que fabrican productos o brindan servicios relacionados con la alta
tecnología son particularmente vulnerables cuando se trata de detectar virar con los
cambiantes vientos del mercado. Cualquier que sea el negocio, mantenerse en
permanente contacto con los clientes frecuentemente involucra mucho más que
simples estudios de mercado.
Los gerentes mas eficientes usualmente dedican buena parte de su tiempo en estar
cerca de sus clientes claves, únicamente conociendo las necesidades de ellos, la
gerencia pueden encontrar el rumbo correcto. Muchos fracasos se dan
simplemente porque el hombre encargado de ellas no supo entrenar
apropiadamente a su personal de venta.
E. LOS ENEMIGOS INTERNOS
Lamentablemente, hay casos en que los mismos trabajadores de una empresa se
convierten en sus verdugos. Los ataques y las hostilidades son la mas clara
evidencia de que esta dándose una situación de este tipo. Por lo común se trata de
amenazas de muerte enviadas por correo o de pintas en las redes de la fábrica.
Menos descarados, pero de ninguna forma menos dañinos, son el cinismo y los
resentimientos que surgen cuando la gerencia predica una cosa y hace otra. Sobre
esto hay un ejemplo demasiado común: los líderes corporativos pueden frustrar
rápidamente con esfuerzo de reingeniería al ordenar la compra de lujosos vehículos
-50-
para la plana mayor de la empresa, mientras obligan a los trabajadores ajustarse los
cinturones.
Esto, que podría llamarse hipocresía corporativa, ignora que infringe las reglas no
escritas de la convivencia humana. ellos predican importancia del trabajo de
equipo, entonces no deben excluirse al momento de sacrificar comodidades en aras
del bienestar de la empresa. Por otro lado muchos fracasos suceden por el
rompimiento de algo que puede parecer tan prosaico como la relación de lealtad
entre patrones y empleados.
5.7.2. FACTORES DE ÉXITO EMPRESARIAL
Ciento de libros se han escrito dando recetarios mas o menos milagrosos para tener
éxito en los negocios, ninguno ha merecido tanta atención como las famosas
Realidades Empresariales del maestro Peter Drucker cuyos principios han sido
demostrados ampliamente en el campo de la dinámica empresarial; sin embargo, de
nada sirven si los ejecutivos no asumen estos principios como una conducta.
Las realidades empresariales constituyen un antecedente para la conducta eficaz
del ejecutivo y las consecuencias reforzantes de tales prácticas, son los éxitos
obtenidos en la dirección de las empresas lo que constituyen reforzadores de la
conducta gerencial. Entre estas realidades tenemos las siguientes:
A. PROYECTAR LA EMPRESA AL EXTERIOR
“Ni los resultados, ni los recursos se hallan dentro de la empresa, ambas cosas se
hallan fuera de la misma”; Frente a este antecedente, el ejecutivo debe orientar toda
su estrategia y táctica hacia el exterior, donde se hallan los recursos, resultados y
luego atraerlos hacia la empresa.
Si observamos detenidamente esta realidad, en ningún tipo de empresa los
resultados se producen dentro de ella, tampoco los bienes y servicios, dentro de ella
solo hay costos, por ejemplo los resultados en las empresas comerciales e
industriales son claros ya que sus ganancias están en manos del cliente, el ejecutivo
tiene que hacer esfuerzos para atraerlos si quiere tener resultados, estos esfuerzos
pueden materializarse en rebaja de precio, calidad, ventajas crediticias etc. Es decir,
innovando y comercializando. La alternativa a esta realidad sería la preocupación
por las pequeñas rencillas, chismes o el mantenimiento del orden interno a menos
que se haga un esfuerzo consciente para salir hacia el exterior o su eficacia se
diluirá inevitablemente.
Otra manera de proyectarse al exterior es a través de la calidad de los productos, su
economía y la innovación permanente; estos tres aspectos son los mejores
embajadores de cualquier empresa en su proyección hacia el exterior y esta debe
ser su práctica, su conducta y no solo entusiasmo momentáneo del gerente.
B. LA EXPLOTACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES
“Los resultados se logran mediante la explotación de las oportunidades de
innovación, no por la solución de problemas”, El ejecutivo debe buscar y aprovechar
las oportunidades en aquellas líneas de actividad o segmento olvidados del
mercado para innovarlos, incluso, aquellas actividades deficientemente operadas
son explotables como oportunidades, El ejecutivo debe convertir las necesidades de
sus clientes y sociedad, en autenticas oportunidades para innovar. Por lo demás, la
-51-
solución de problemas, solo devuelve el justo equilibrio a la empresa, pero, no es
nada mas que eso; no agrega utilidades, lo que da resultados son la explotación de
oportunidades de innovación.
B. LIDERAZGO PARA LOGRAR RESULTADOS ECONOMICOS
Es conveniente que la empresa ejerza liderazgo en uno o más productos o en algún
aspecto de su negocio que significa valor para el cliente, pero aquellas que no
pescan un solo producto o servicio líder, de hecho, son candidatos al fracaso. Este
antecedente impele al ejecutivo hacia una conducta de búsqueda y creación
permanente de liderazgos en el negocio. Claro esta que el cliente, en última
instancia, es quien determina lo que es valioso o significativo para él, de ahí que el
ejecutivo debe estudiar y analizar qué es lo que compra el cliente y qué es valioso,
significativo para él y ejercer liderazgo a través de la innovación a favor del cliente.
Paradójicamente, una empresa pequeña que ejerza liderazgo en algún aspecto de
su negocio puede obtener mayores resultados económicos que de otra de mayor
dimensión, pero, que no esta ejerciendo liderazgo en ningún aspecto de su negocio.
C. INTEGRACION
El factor de integración se refiere a la unión de las necesidades individuales de
todos los que trabajan en una organización, con los objetivos y metas
organizacionales.
BIBLIOGRAFIA
- AYALA VILLEGAS SABINO : Gestión Empresarial Tomo I. Graf.Castillo Tarapoto-
Perú 1996
- CERTO PETER : Dirección y Administración Estratégica Mac.Grill
- COLLINS JAMES : Empresas que Perduran. Editorial Forma 1999
- CAMPANA MENDOZA JULIO : Gerencia Estratégica. Cusco – Perú 1998
- CHAVENATO Idalberto : Administración Edit. Mac Grill Hill 2000
- DRUCKER PETER : Gerencia para el Futuro
- DIAS DIAZ CARLOS : Administración. Edit. San Marcos Lima –Perú 2002
- MARTHANS GARRO CESAR : Racionalización Empresarial Edit.San Marcos2002
- RUIZ MARQUILLO, DARWIN : Organización y Administración de empresas Trujillo-
Perú 2000.
- REYES PONCE AGUSTIN : Administración Edit. Limusa México 2000
- KOONTZ . A O`DONNELL : Curso de Administración Moderna. Edit.Mc
Gran Hill México 1999
Tarapoto, Julio de 2005
-52-
“CONSTITUCIÒN, ORGANIZACIÓN Y
ADMINISTRACION DE EMPRESAS”
SABINO AYALA VILLEGAS
Licenciado en Administración
Licenciado en Educación
Docente a dedicación exclusiva de la Universidad Nacional de
San Martín - Tarapoto. Perú
2005
-53-
UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, FINANCIERAS Y CONTABLES
INDICE
1. CONSTITUCIÓN DE EMPRESAS
1.1. Iniciar una empresa
1.2. Ubicación de la empresa
1.3. Constitución y organización
2. ORGANIZACIÓN
2.1. La organización empresarial
2.2. Elementos
2.3. Principios de organización
2.4. Propósitos de la organización
2.5. proceso de organización
2.6. Importancia de la organización
2.7. Instrumentos de la organización
3. DEPARTAMENTALIZACION ORGANIZACIONAL
3.1. Tipos de estructuras organizacionales: Organización lineal,
funcional, mixta y Organizaciones planas
3.2. Estructuras por departamentalización:
4. ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE SESIONES Y ASAMBLEAS
4.1. Conceptos generales
4.2. Estaciones de una sesión
5. ADMINISTRACION Y GESTION EMPRESARIAL
5.1. El estudio de la administración
5.2. La empresa y su administración
5.3. La administración en las empresas: empresa, empresario y gerente
5.4. Concepto de administración
5.5. Los elementos o proceso de la administración
5.6. Técnicas de gestión administrativa
5.7. Factores de fracaso y de éxito empresarial
-54-

Compártelo con tu mundo

Escrito por:

Cita esta página
Ayala Villegas Sabino. (2005, julio 14). Constitución, organización y administración de empresas. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/constitucion-organizacion-y-administracion-de-empresas/
Ayala Villegas, Sabino. "Constitución, organización y administración de empresas". GestioPolis. 14 julio 2005. Web. <http://www.gestiopolis.com/constitucion-organizacion-y-administracion-de-empresas/>.
Ayala Villegas, Sabino. "Constitución, organización y administración de empresas". GestioPolis. julio 14, 2005. Consultado el 2 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/constitucion-organizacion-y-administracion-de-empresas/.
Ayala Villegas, Sabino. Constitución, organización y administración de empresas [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/constitucion-organizacion-y-administracion-de-empresas/> [Citado el 2 de Julio de 2015].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de crystalflickr en Flickr