Comités, equipos y toma de decisiones grupales

Introducción

Dentro de las organizaciones y debido a la complejidad de las actividades que se realizan en ellas, se han creado distintos grupos de trabajo, los cuales se clasifican de distintas maneras pero siempre persiguen un mismo fin: tratar de tomar la mejor decisión para beneficio de la organización.

Comités

Un comité es un conjunto de personas encargado como grupo de un asunto y es uno de los recursos más comunes de las organizaciones. Aunque se les ha criticado enormemente, cuando las reuniones de comités son conducidas debidamente y sirven para el propósito indicado, pueden resultar en mayor motivación, más atinada solución de problemas y mayor producción.

Cuatro etapas de los procesos grupales

  1. Formación: en donde los miembros se conocen entre sí.
  2. Tormenta: se determina el objetivo de su acción conjunta y surgen conflictos.
  3. Reglamentación: el grupo conviene normas y ciertas reglas de conducta.
  4. Desempeño: el grupo se aplica a su tarea.

Comités de línea y de staff

Algunos comités asumen funciones administrativas, pero otros no. Si la autoridad de un comité implica la toma de decisiones que afectarían a los empleados dado que éstos serán los responsables de ejecutarlas, el grupo recibe el nombre de comité de línea con funciones administrativas. Si su relación de autoridad con un superior es de asesoría, se trata entonces de un comité staff.

Comités formales e informales

Los comités formales son parte de la estructura organizacional, con deberes y autoridad específicamente delegada. Cuando los comités se organizan sin que se les delegue autoridad específicamente, sino sencillamente para que realicen actividades de análisis grupal o de decisión grupal sobre un problema en particular, se les considera como informales.

Comités permanentes y temporales

Los comités formales son por lo general permanentes y los comités temporales se forman cuando se realiza el estudio de algún problema en especial por un tiempo relativamente corto.

Ocho razones para la formación de comités

  • Deliberación y criterios grupales: La discusión de ideas y el examen de un asunto con la intervención de todos los participantes. Los comités puede contribuir al aclaramiento de problemas y al desarrollo de nuevas ideas.
  • Temor al exceso de autoridad en una sola persona: La renuencia de un director general o jefe de departamento a asumir plena responsabilidad sobre una decisión, puede ser motivo del establecimiento de un comité.
  • Representación de grupos interesados: Cuando los ejecutivos enfrentan problemas internos especialmente difíciles pueden optar por elegir a los miembros de comités en tal forma que las partes interesadas queden debidamente representadas.
  • Coordinación de departamentos, planes y políticas: Permite a los individuos no sólo obtener conocimiento de primera mano de planes y sus funciones en la ejecución de éstos, sino también hacer sugerencias para su mejora.
  • Transmisión de compartimiento de información: Permite ahorrar tiempo y se aclaran mejor todas las confusiones que a través de memorándums aunque estén bien redactados.
  • Consolidación de la autoridad: Se debe determinar la necesidad o no de modificar la estructura organizacional a fin de concentrar en un solo puesto la autoridad indispensable para la toma de decisiones recurrentes.
  • Motivación mediante la participación: Los comités permiten amplia participación en la toma de decisiones y es común que quienes participan en la planeación de un programa se muestren más entusiastas en su aceptación y ejecución.
  • Elusión de acciones: Para retrasar la solución de un problema o incluso posponer indefinidamente una solución.

Desventajas de los comités

Son costosos en términos de tiempo; pueden resultar en compromiso del tipo “mínimo común denominador”, en los que apenas si se salva lo esencial; pueden concluir a la indecisión; pueden ser autodestructivos; pueden provocar la dispersión de la responsabilidad, y, finalmente, pueden provocar situaciones en las que unas cuantas personas impongan su voluntad sobre la mayoría.

Equipos

Es un número reducido de personas con habilidades complementarias comprometidas con un propósito común, una serie de metas de desempeño y un método de trabajo del cual todas ellas con mutuamente responsables. Los miembros de un equipo deben estar convencidos del valor, significación y urgencia del propósito del equipo. Por otra parte, se les debe seleccionar de acuerdo con las habilidades requeridas para el cumplimiento del propósito. Un equipo debe contener la mezcla exacta de habilidades, tales como habilidades funcionales o técnicas, habilidades para la solución de problemas y toma de decisiones y, por supuesto, habilidades para las relaciones humanas.

Otros grupos en administración

Aparte de los comités existen equipos, juntas, fuerzas de tarea y sesiones de negociación, todos los cuales implican actividades grupales.

Un grupo es una congregación de dos o más personas que actúan independientemente y de manera uniforme en pro del cumplimiento de metas comunes. Sus miembros comparten una o más metas, requieren de la interacción y comunicación entre sus miembros, asumen ciertas funciones y por lo general forman parte de un grupo mayor.

Los grupos brindan satisfacción social a sus miembros y una sensación de pertenencia y de apoyo a las necesidades de los individuos así como seguridad.

Conclusión

Como se puede observar, tanto los comités como los equipos al ser “grupos” pasan por distintas etapas en su formación y ya cuando se encuentran bien definidos tienen distintas funciones. Los grupos de trabajo en general tienen sus ventajas y desventajas, pero creemos que el éxito de los mismos depende mucho de la empresa y de qué tan buena sea su organización, que aterricen en reuniones productivas y no sea solamente pérdida de tiempo y de recursos para la empresa.

Bibliografía

  • Libro Administración: Una perspectiva global. Autores: Koontz, Harold; Weihrich, Heinz Editorial McGraw Hill, 1998.

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Acuña Mariana. (2014, mayo 5). Comités, equipos y toma de decisiones grupales. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/comites-equipos-y-toma-de-decisiones-grupales/
Acuña, Mariana. "Comités, equipos y toma de decisiones grupales". GestioPolis. 5 mayo 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/comites-equipos-y-toma-de-decisiones-grupales/>.
Acuña, Mariana. "Comités, equipos y toma de decisiones grupales". GestioPolis. mayo 5, 2014. Consultado el 8 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/comites-equipos-y-toma-de-decisiones-grupales/.
Acuña, Mariana. Comités, equipos y toma de decisiones grupales [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/comites-equipos-y-toma-de-decisiones-grupales/> [Citado el 8 de Diciembre de 2016].
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