SISTEMA CONTINUO DE ORDENAMIENTO Y LIMPIEZA - SCOL

Autor: Dr. Mauricio Lefcovich

Mejores prácticas

02-2007

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Las empresas dedicadas a las actividades fabriles toman cada día mayor conciencia de la imperiosa necesidad de lograr y conservar, e inclusive mejorar, el ordenamiento y limpieza dentro de los sectores operativos. Sin embargo poco se hace para lograr igual espíritu en los sectores de oficinas, algo que comparte con las demás actividades sean éstas de los sectores servicios o comerciales.

Introducción 
Japoneses, coreanos y alemanes están a la cabeza de lo que es el orden y la limpieza como forma de actuación en las organizaciones. Ese espíritu y disciplina de trabajo que les es propio no es una causa menor de los altos índices de productividad por ellos alcanzados.
 
El desorden y suciedad son claros generadores de accidentes, improductividades, pérdidas de tiempo, déficit de calidad, menores niveles de satisfacción tanto de clientes como de operarios y empleados, excesos de stock, sustracción de piezas, partes e instrumentos, entre otros y numerosísimos efectos.
 
La falta de orden no sólo está motivado en cierta forma por razones psicológicas, sino que además afectas psicológicamente a los integrantes de la organización.
Los japoneses dieron vida al sistema de las Cinco “S” apoyándose en sus principios y éticas de trabajo, haciendo de ella uno de los puntales de la filosofía y sistema de producción Kaizen. De lo que se trata ahora es de implantar un sistema que esté más en consonancia con la mentalidad occidental, y por sobre todas las cosas que llegue a comprender la cultura y naturaleza que le son propias.
 
Debemos partir que la primera impresión que tienen los externos a la empresa cuando visitan sus recintos y dependencias es el orden y limpieza que en ello se observa, a tal punto de que muchos clientes pueden prescindir de los servicios o productos de una empresa al observar en ella desorden, inseguridad, falta de control, suciedad, y un mal ámbito laboral; suponiendo que una organización que presenta esas falencias no está en condiciones de ofrecer ni productos ni servicios de calidad, a un coste aceptable y dando cumplimiento a la entrega en cantidad y plazos.
 
Piense que opinión se llevaría usted si visitara un taller mecánico sucio y desordenado, o si entrara a la cocina de un restaurante y éste estuviera o presentara pésimas condiciones, con malos olores y suciedad entre otros. Ni dejaría su auto último modelo, ni se sentaría a comer producto alguno.
 
Es propio de una gran parte de los individuos tener una clara tendencia a la acumulación de insumos o papeles, a no guardar las cosas donde corresponde, extraviar elementos o componentes, archivar o guardar elementos en lugares donde no corresponde y esperar que otros limpien y ordenen las cosas. Ello es posible de corregir, y el sistema SCOL permite llegar a ello.
 
Qué es SCOL ®?
 
SCOL ® significa Sistema Continuo de Ordenamiento y Limpieza. Por qué Sistema? Porque un sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con un fin determinado. Es eso justamente lo que se pretende, es mucho más que un simple programa de ordenamiento y limpieza o un simple proceso en igual sentido. Se pretende con la implementación y adopción del SCOL lograr una serie de efectos que interactúan entre sí, como la motivación, la seguridad, los costos, la velocidad de respuestas y la mayor calidad y productividad en los procesos entre otros.
 
La segunda pregunta es: ¿a qué viene lo de continua? No se trata de lograr un orden y limpieza para una foto o un logro pasajero, se trata de mantener, conservar y mejorar de forma continua el buen orden y limpieza en cada elemento, componente, insumo, equipo e instrumentos existentes en la organización. Sin lugar a dudas ese ordenamiento y limpieza es también válido y fundamental para las personas que se desempeñan en la empresa.
 
Objetivos del sistema
 
El SCOL persigue el mejor orden y la mayor limpieza posibles a los efectos de mejorar la motivación y seguridad tanto del personal como de los clientes, proveedores y otros que se pongan en contacto con la empresa y/o sus instalaciones, servicios o productos; reducir los costos e incrementar la productividad, mejorar la calidad de vida laboral, reducir los niveles de enfermedades en el ámbito de trabajo, y lograr la mejor imagen de la empresa ante terceros a los efectos de ser considerada una organización de excelencia.
 
Cómo se implementa?
 
Su puesta en práctica requiere de una serie de pasos, conformados de la siguiente manera:
 
1. Diagnóstico a los efectos de conocer y tomar nota tanto de la magnitud positiva o negativa concerniente al ordenamiento y limpieza, como así también conocer la cultura y mentalidad existente en la empresa.
 
2. Concientizar al personal acerca de la necesidad imperiosa de establecer un cambio de actitudes. Demostrar los efectos negativos de sus actuales comportamientos, y los logros a conquistar a partir de la implementación de SCOL.
 
3. Capacitar a todo el personal, y entrenar a líderes SCOL para cada sector o proceso de la empresa a los efectos de que haga de facilitador y coaching del personal, además de gestionar ante las autoridades de la empresa el aprovisionamiento de los elementos requeridos para un mejor orden y limpieza.
 
4. Poner en práctica los principios mediante las actividades individuales y grupales.
 
5. Revisión y análisis de situación por parte de los directivos medios y superiores a los efectos del necesario feedback.
 
6. Ajustes y mejoras de parte del personal.
 
El poner en práctica los principios de ordenamiento y limpieza requiere de un continuo análisis y corrección de las situaciones existentes.
 
Análisis para el ordenamiento y limpieza
 
El interrogarse, cuestionarse y preguntarse sobre cada situación que se presente es el paso fundamental en el sistema SCOL.
 
§ ¿Qué es esto?
 
§ ¿Hay un lugar donde el mismo deba estar?
 
§ ¿En que lugar debería estar y de que forma, para que pueda encontrarse más rápido, no produzca daños o no se dañe, no se pierda o pueda ser sustraída?
 
§ ¿En qué lugar debería estar para evitar dañarse o ensuciarse?
 
§ ¿Es seguro el lugar donde está?
 
§ ¿Es segura su actual ubicación para las personas que la manipulan o pueden llegar a estar cerca?
 
§ ¿Podría dañarse, o dañar a otros elementos? ¿Cómo evitarlo?
 
§ ¿Sus envases puede dar lugar a confusión o equivocación? ¿Puede dar lugar a un uso incorrecto o inadecuado? ¿Cómo prevenirlo?
 
§ ¿Está correctamente identificado?
 
§ ¿Está ubicado correctamente de acuerdo a su peso, tamaño, altura, superficie, peligrosidad y valor?
 
§ ¿Se hace uso de software como elemento de apoyo para una mejor consulta de ubicación de componentes, insumos, productos, equipos e instrumentos?
 
§ ¿Se han instaurado medidas destinadas a evitar el extravío o mal archivo de insumos o papelerías (documentación)? (Sistemas “a prueba de errores”).
 
§ ¿Está ubicado de manera tal de poder inventariarse o controlarse su cantidad de manera rápida y eficiente?
 
§ ¿Está en el lugar más adecuado para su uso?
 
§ ¿Está el lugar, componente, insumo, instalación, producto o instrumento limpio?
 
§ ¿El personal cuenta con los elementos para manipular los insumos, máquinas, productos y otros elementos de acuerdo a su peso, cantidad, peligrosidad y otras características?
 
§ ¿El personal se presenta y/o cuenta con indumentaria y calzados adecuados a las labores que realizan?¿Guardan un mínimo de limpieza?
 
§ ¿Hay un lugar dispuesto para cada cosa, y está cada cosa en su lugar?
 
§ ¿Está funcionando todo cómo debería?
 
Beneficios de la aplicación del SCOL ®
 
Producto de su aplicación sistemática logran obtenerse:
 
1. Mayores niveles de productividad, generados al disponer de los instrumentos y máquinas, en un determinado lugar y con la limpieza necesaria.
 
2. Menores índices de enfermedades y accidentes.
 
3. La detección de máquinas e instalaciones en mal estado o funcionamiento irregular.
 
4. Evitar los excesos de inventarios.
 
5. Un mejor control en los inventarios de insumos, materiales, y productos terminados.
 
6. Reducciones en los problemas de calidad generados por suciedad o desperfectos técnicos debidos a mal mantenimiento.
 
7. Acelerar o hacer más rápida las labores.
 
8. Menores necesidades de espacios físicos.
 
9. El evitar la pérdida o substracción de materiales, insumos, productos o instrumentos.
 
10. El evitar la compra de elementos con los cuales ya se cuenta.
 
11. Un ingreso de fondos por la venta de elementos no necesarios.
 
12. Un incremento en la motivación y calidad de vida laboral del personal.
 
Principios
 
Los principios a seguir son:
 
1. Los elementos deben estar, en caso de no estar haciendo uso de ellos, en un lugar físico predeterminado. (Ello es válido tanto para instrumentos, herramientas, materiales, carpetas, papelería, útiles de escritorio, y máquinas entre otros).
 
2. Los objetos deben estar colocados y resguardados en un componente y lugar en función a los peligros que el mismo genere, al valor económico que posea, al tamaño físico que tenga, al trabajo al cual está destinado, a su grado o nivel de fragilidad, a su obsolescencia, antigüedad o vencimiento, y a la facilidad con que pueda extraviarse.
 
3. Debe evitarse la confusión entre elementos parecidos.
 
4. Debe en caso de peligrosidad o posible confusión en su uso, aclararse su uso, y peligrosidad.
 
5. Deben los elementos estar separados de componentes o ambientes físicos que puedan dañar su contenido (luz, calor, humedad, etc.) o producir un determinado efecto (ejemplo: explosión, incendio).
 
6. Tanto el lugar como el espacio de almacenamiento deben estar convenientemente limpios y resguardados.
 
7. Instaurar procedimientos o sistemas a prueba de errores para evitar el mal uso de ciertos insumos, el extravío de documentación o componentes o herramientas.
 
8. El lugar donde se desempeñe el personal debe guardar limpieza, pero también humedad, temperatura, iluminación, niveles de sonido, vibración y aireación convenientes al desempeño de sus actividades.
 
9. El personal debe hacer uso de los calzados y prendas requeridos por las normas de seguridad, para aquellos casos en los que así corresponda.
 
10. El personal debe guardar un nivel de aseo personal propio de su actividad, respetando de tal modo a sus compañeros, superiores, subordinados y terceros a la empresa.
 
11. El compromiso de mantener el orden y la limpieza es tanto individual como colectivo.
 
12. Los lugares para el transito deben estar limpios y ser suficientemente espaciosos, tanto para el manejo de los materiales como para el libre y rápido tránsito del personal, sobre todo en caso de tener que abandonar rápidamente el lugar por razones de peligros o accidentes.
 
13. Se debe contar con elementos de urgencia como matafuegos o salidas de emergencias convenientemente ubicados y demarcados para su fácil identificación y utilización.
 
14. Los lugares de aseo personal deben ser ejemplos de orden y limpieza.
 
15. Se deben realizar periódicamente reuniones de empleados para el tratamiento de problemas vinculados con el cumplimiento de éstos principios. Al mismo tiempo debe facilitarse la posibilidad de que el personal pueda elevar sugerencias a los efectos de mejorar el orden y limpieza existente en la organización.
 
Cómo mentalizar al personal?
 
El personal tomará más conciencia del valor de la limpieza si ellos mismos son responsables de efectuar todos los días la limpieza de su lugar de trabajo, se trate de oficinas, talleres y baños.
 
La colocación de diversos slogan concernientes a la limpieza y orden, y su responsabilidad como integrantes de la organización es fundamental.
 
Educar para la disciplina y entregar distintivos que hagan mención al compromiso individual y colectivo del personal con el cuidado del orden, la limpieza, la calidad y la satisfacción del cliente.
 
Generar un compromiso por escrito de cada individuo con los principios de orden y limpieza.
 
Realización de fiestas y entregas de premios, por el compromiso con el orden y la limpieza.
 
Evitar de parte de los directivos la existencia del doble mensaje. Sí se dice que el orden y la limpieza son fundamentales, ellos deben dar el ejemplo en torno a ello, y además le deben dar prioridad en sus reuniones, y en la entrega de fondos para hacer posible un mejor orden y limpieza.
 
Es menester darle un fuerte impulso al sistema y su implementación mediante el compromiso pleno de sus directivos, comprometiéndose ellos con el cambio de cultura organizacional. Debiendo fijarse cronogramas de tareas a los efectos de un reordenamiento y limpieza dentro de plazos preestablecidos.
 
Las políticas, planes y estrategias deben ser muy claras y precisas en cuanto a la importancia que para los directivos y la organización tiene que el ordenamiento y la limpieza sean elementos prioritarios.
 
Deben evitarse todo tipo de medidas disciplinarias, apostándose a la concientización mediante el liderazgo, el compromiso y la motivación.
 
El SCOL es muy importante por cuanto es el paso previo a mayores y trascendentales implementaciones como puede ser el sistema de trabajo Just in Time, de allí la crítica importancia que tiene su puesta en marcha y el logro de sus objetivos.
 
Para una total compenetración es menester mejorar la información y comunicación interna, acompañado ello de un claro y poderoso liderazgo.
 
Conclusiones
 
La falta de orden y limpieza es un factor crítico en materia de productividad, calidad y costes, por lo tanto su atención es primordial. Pero no vale de nada, o poco sirve, copiar modelos basados en culturas centenaria o incluso milenariamente enfocadas en torno a la disciplina y éticas de trabajo y compromiso social. Mucho mejor es generar y construir una cultura propia de ordenamiento, limpieza y calidad.
 
La excelencia y la competitividad no se consigue en ambientes y lugares desordenados y sucios, o poco limpios, ello es algo que deben entender y comprender claramente los empleados, pero también los directivos de las empresas.
 
La falta de aseo y orden caracteriza a las empresas carentes de competitividad. Su existencia no asegura el triunfo, pero su inexistencia si asegura la derrota. Ejecutar un plan de ordenamiento y limpieza es primordial para entrar en el juego competitivo del Siglo XXI.
 
La falta de orden y limpieza es un fuerte generador de improductividades y despilfarros, por lo que su puesta en práctica no sólo mejora la calidad de vida laboral, sino que ello va acompañado de importantes incrementos en la rentabilidad de la empresa.

Dr. Mauricio Lefcovich

Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reducción de Costos y Satisfacción del Consumidor.

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