CÓMO DEFINIR INDICADORES

Autor: Grupo Kaizen

Calidad

10-2005

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Se ha podido comprobar en seminarios y procesos de consultoría, la confusión que existe a la hora de fijar indicadores, ya sea para cumplir con lo que sugiere ISO 9000 o bien para el desarrollo del cuadro de mando del Balanced Scorecard.
Algunas personas parten de una meta para definir el indicador, lo cual es un error, otras personas confunden lo que es un indicador con la fórmula para su cálculo. Los hay quienes primero definen el indicador y luego establecen el objetivo.

Con el propósito de ayudar en esta problemática, es importante señalar una serie de razones que se brindan para mostrar de dónde nacen los indicadores:

• Los indicadores nacen a partir de la definición de las variables críticas para cada objetivo, como veremos en detalle más abajo.

• Es importante diferenciar que unos indicadores reflejan los resultados de la actuación pasada (Lag measures), otros describen lo que se hace (desempeño), y son conocidos como “inductores” (Lead measures, Drivers), generalmente de corto plazo.

• Los indicadores de resultados y los indicadores de desempeño o inductores forman una cadena en la que los resultados del nivel inferior pueden ser los inductores del nivel superior.

Indicadores e Inductores

Para entender la diferencia entre indicadores de resultado e inductores, es importante conocer el propósito de cada uno de ellos:
Indicadores de resultados (Lag measures)

• Reflejan resultados de decisiones pasadas

• Generalmente no son claros para el personal operativo

• Nadie se siente responsable por el resultado

Son equivalentes a las autopsias pues dan información sobre lo que ya pasó, sin que se pueda cambiar su resultado.

Inductores o Indicadores de Desempeño (Lead measures o drivers)

• Dicen cómo lo hacemos
• Muestran pasos a seguir día a día
• Más accesibles a gente de línea
• Personal se siente responsable de las variaciones
• Generalmente miden procesos o el desempeño

En contraposición a las autopsias, equivale a hacer una biopsia, para detectar que está ocurriendo y tomar acciones apropiadas para mejorar el resultado.

Un par de ejemplos pueden ayudar a una mejor comprensión:

Si se establece un indicador de resultado como el tiempo en que se tarda en llegar a un destino, el inductor o indicador de desempeño o gestión, puede ser la velocidad a la cual se conduce, si se controla la velocidad es probable que se logre el resultado.

Si en una fábrica de repostería se tiene un indicador de resultado que mide cuantos productos salen defectuosos por exceso o falta de cocido, los inductores podrían ser el tiempo de cocido y la temperatura del horno.

En ambos casos si gestiona adecuadamente los inductores, es muy probable que alcance el resultado.

Existe un acróstico internacionalmente conocido, el SMART, que puede ayudar a entender mejor el propósito de los indicadores.

S pecific: Dirigida a su área (Al objetivo que se busca)
M easurable: Precisa y completa (Datos confiables y completos)
A ctionable: Indica como actuar (Orientada a la acción)
R elevance: Resultados significativos (Información sobre lo que es importante)
T imely: Oportunos (En el momento que los necesita)


Criterios sobre que indicadores usar

Los siguientes criterios pueden ayudar en la definición de indicadores:

• Los indicadores no deben ser ambiguos y se deben definir de manera uniforme
en toda la empresa

• Los indicadores utilizados entre diferentes perspectivas deben estar claramente conectados. (En caso de que utilice el Balanced Scorecard).

• Deben servir para fijar objetivos realistas

• Debe ser un proceso fácil y no complicado

• Se debe buscar un equilibrio entre los indicadores de resultado y los indicadores de actuación (inductores).

• Los cuadros de mando de un nivel inferior, raramente están vinculados en un sentido formal, matemático, a los del nivel superior, pero por supuesto se intenta que los vínculos existentes sean lógicamente persuasivos.

En el seminario del Prof. Mario Vogel, se define una ruta interesante para la definición de indicadores:

En ningún momento es conveniente partir de un indicador para definir un objetivo.

Lo correcto es aclarar primero cual es el objetivo buscado. La secuencia lógica e internacionalmente aceptada es: Objetivo, indicador, meta. El proceso de definición de indicadores, requiere que se defina con claridad “qué medir, cómo medir, cuándo medir, fuente de la medición y responsable”.

Validación de indicadores:

La norma española AENOR 66175, “Guía para la Implementación de indicadores, asociada a los sistemas de gestión de la calidad, plantea que la validación de los indicadores tiene por objeto comprobar que éstos son útiles y que el costo de obtención realmente produce beneficios a la organización.

Como resultado de la validación se espera tener claridad sobre la idoneidad de los indicadores para cumplir el propósito por el cual fueron creados.

Es importante plantearse algunas preguntas, para comprobar la idoneidad del indicador:

- ¿es útil el indicador?;
- ¿el indicador sirve para tomar decisiones?;
- ¿simboliza y representa claramente el concepto que se desea conocer?;
- ¿es compatible con el resto de indicadores de forma que permite contrastar los resultados?;
- ¿compensa la utilidad que genera con el costo de recolección de información y desarrollo del indicador?;
- ¿está suficientemente definido de tal forma que el resultado pueda ser comparable en el tiempo, sin dudas, sobre la fiabilidad de los datos?;
- ¿es clara la representación gráfica utilizada?;
- ¿es redundante con otros indicadores ya existentes?;
- ¿es adecuada la periodicidad establecida?;
- ¿existe una forma más sencilla de obtener la información?;
- ¿se aprovechan adecuadamente los medios informáticos para optimizar el proceso de obtención del indicador?;
- ¿se ha definido el nivel de divulgación y de confidencialidad que requiere el indicador?;
- ¿se comunica el indicador a las personas involucradas en el área, actividad o proceso?;
- etc.

Si una empresa desea profundizar más sobre lo que la norma establece, puede dirigirse a Inteco en Costa Rica, al ente normalizador de su país o directamente con Aenor en España.

El Grupo kaizen ha desarrollado un seminario con el siguiente contenido:

Como implementar un Sistema de Indicadores

Contenido:

1. Objetivo y Aplicación
2. Marco Conceptual
a. Indicadores y su relación con el BSC
b. Diferencia entre indicadores e inductores
3. Diseño de Indicadores y Cuadros de Mando
a. Formalización del sistema de indicadores
b. ¿Qué indicadores interesan?
c. Relación causa-efecto de los indicadores
d. ¿Sobre que se quiere llevar el indicador?
e. ¿Cómo se calcula?
f. Representación Gráfica
g. Despliegue de indicadores por niveles
h. Definición de umbrales (Construcción de Semáforos)
i. Construcción del cuadro de mando
4. Implantación del sistema de Indicadores
a. Desarrollo de indicadores a partir de Objetivos
b. Formación de las personas involucradas
c. Comunicación y motivación
d. Validación de indicadores y cuadros de mando
5. Explotación de la información
a. Análisis de indicadores
b. Toma de decisiones y definición de áreas de mejora
c. Comunicación de resultados
6. Examen periódico del Sistema de Indicadores y del Cuadro de Mando
a. Pertinencia de los indicadores y cuadros de mando
b. Mejoras del sistema
7. Glosario de Términos y Definiciones
 

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