PYMES: ¿ERP o ASP?

Autor: Samuel Francisco Soto Monsivais

Mejores prácticas

06 / 2003  

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La tecnología puede incrementar considerablemente la creatividad, eficiencia y productividad de los negocios. Les permite a las empresas competir efectivamente en la economía digital de un mundo global con la capacidad de tomar decisiones con rapidez y flexibilidad. Los ERP’s suelen ser soluciones que no cualquier compañía puede cubrir, y se ha estado esperando la llegada de tecnología que estuviera al alcance de los presupuestos de todas las empresas, es aquí donde surgen los PSA (Proveedor de servicios de aplicaciones) o ASP (Application Service Provider).  

Introducción

El mundo de hoy, que cambia vertiginosamente, exige que las empresas cuenten con la agilidad, flexibilidad y capacidad de adaptarse a nuevos entornos de una manera rápida e incluso espontánea. Estas características serán adoptadas solamente, gracias a la tecnología, con la cual, las empresas podrán obtener ventajas competitivas.

La tecnología puede incrementar considerablemente la creatividad, eficiencia y productividad de los negocios. Les permite a las empresas competir efectivamente en la economía digital de un mundo global con la capacidad de tomar decisiones con rapidez y flexibilidad. Uno de los momentos más críticos para la gerencia de nuestros tiempos, es cuando se enfrentan a la toma de decisiones sobre nuevos proyectos, o de manera más general, de planes de negocios. Para realizar de manera eficiente esta tarea, el administrador debe de contar con la información correcta, en el momento exacto y en todo lugar. Para esto, se han desarrollado sistemas que permiten la integración de la información de los diferentes departamentos de la empresa, los cuales incluso involucran a los clientes y proveedores en una sola red.

Actualmente se necesitan herramientas tecnológicas que permiten las siguientes tareas:

· Gestionar íntegramente todas las actividades del ciclo logístico de las empresas industriales (almacenes, aprovisionamientos, control de la producción, gestión comercial, financiera y contable). 
· Proporcionar información de calidad en tiempo real, facilitando la toma de decisiones correctas en las situaciones más diversas. 
· Romper con el fenómeno del efecto archipiélago. 
· Establecer en la empresa, pautas de actuación que garanticen el desarrollo coherente de sus actividades.
Estas herramientas, son las conocidas con el nombre de Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) de sus siglas en inglés. 

Muchas de las grandes empresas optaron por realizar su actualización informática mediante ERP; sin embargo, la curva de crecimiento de estos sistemas ha llegado a su grado de maduración, al saturar el mercado de las compañías con capacidad económica para adquirirlos. 

Los ERP son caros y han tenido el éxito que deberían; se olvidaron que 70 u 80 por ciento de las empresas del país son medianas y pequeñas. Las empresas proveedoras de éstos se han dado cuenta de que es necesario bajar al nivel de las medianas y pequeñas empresas, pero aún faltan instrumentos de financiamiento accesibles a las empresas de menor tamaño. 

En el caso de las PYMES, esto se ha vuelto un dolor de cabeza para sus Directivos, ya que muchas empresas, no están preparadas para adaptarse a este tipo de tecnologías, ya sea por obstáculos culturales, económicos, etc. A pesar de esto, en la actualidad la PYME ha cobrado protagonismo en la adquisición de tecnologías de información en soluciones empresariales. De las inversiones totales mundiales que se realizan en tecnologías de información, la PYME representa el 45%. 

Los ERP’s suelen ser soluciones que no cualquier compañía puede cubrir, y se ha estado esperando la llegada de tecnología que estuviera al alcance de los presupuestos de todas las empresas, es aquí donde surgen los PSA (Proveedor de servicios de aplicaciones) o ASP (Application Service Provider).

PSA representa la tendencia más novedosa en modelos de negocio basados en Internet. Se fundamenta en ofrecer una solución de red integrada y total, que incluya software, hardware, cableado, mantenimiento, soporte, conectividad a Internet con acceso fijo y/o móvil (WAP), actualización constante tanto de los programas como del hardware y otros servicios igualmente interesantes. Básicamente, se trata de alquilar software especialmente caro, personal calificado, servidores y canales de acceso de gran capacidad, de manera que la empresa que contrata al PSA se evite esas inversiones iniciales, que de entrada pueden resultar prohibitivas. La idea consiste pues en alquilar en vez de comprar, externalizar en vez de afrontar grandes gastos.

Con todo esto en boga, los Directivos de las PYMES se hacen la siguiente pregunta: ¿ERP o ASP?

Las empresas proveedoras de los sistemas ERP´s, están reduciendo sus precios e incluso, algunas están ofreciendo soluciones accesibles, mediante financiamiento. Además, ya están enfocados en la renta de herramientas, lo que hace que la implementación sea casi inmediata con una inversión mínima y con resultados visibles en muy poco tiempo. A pesar de esto, dichas aplicaciones suelen ser todavía muy costosas para algunos empresarios, y al mismo tiempo sienten la implementación muy dolorosa e infinita.

Y si nos enfocamos en el sector empresarial mexicano, este presenta cifras interesantes: el 63.6% de las empresas mexicanas utilizan paquetes administrativos y solo el 0.1% utilizan ERP. Ya que según investigaciones recientes la mayoría de las compañías mexicanas (64%) todavía utiliza aplicaciones muy sencillas de gestión empresarial como Excel, aplicaciones comerciales como NOI, COI, etc.; programas básicos que a pesar de su evidente utilidad, no son base sólida para el mejoramiento continuo de la empresa. (Bautista, 2001).

Para algunas organizaciones mexicanas, que están interesados en los sistemas ERP, finalmente se queda solo en eso, en el puro deseo de mejorar sus procesos e integrar la empresa.

Existen varias alternativas en la dirección de conseguir que la adopción de un ERP por una PYMEs sea económicamente viable (Rosado, 2001):
· La adquisición a crédito de un ERP preconfigurado. 
· La utilización de soluciones soportadas en Open Software, como las que surgen de la alianza de IBM y Linux. 
· La subcontratación del servicio de ERP a través de un ASP (Application Server Provider)
En este caso nos enfocamos a el PSA o ASP (Proveedor de Servicio de Aplicaciones), quien adquiere las licencias del ERP y además cuenta con la infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS e incluso personal para la administración de la infraestructura y el soporte técnico. La PYME no requiere adquirir toda esta infraestructura para realizar la implantación y en general sólo requiere invertir en PCs habilitadas con un browser y una conexión rápida a Internet. (Rosado, 2001)

Además, por el hecho de “rentar” la aplicación, no se ocupa capacitar por tanto tiempo a los trabajadores. De esta manera, la empresa puede utilizar sus recursos, en otros aspectos “débiles” de la empresa.

Se pronostica que los PSA tengan un crecimiento de un 80% en los próximos años. (Brenix, 2002). Debido a que las soluciones ERP tradicionales pueden agruparse en diferentes niveles de costo. Por ejemplo, los más caros son aquellos como PeopleSoft, SAP u Oracle, pues tan sólo tres o cuatro de sus módulos cuestan en promedio 800 mil dólares como mínimo, por lo tanto, una empresa mediana que quisiera comprar cinco módulos ya estaría gastando un millón de dólares, únicamente en lo que corresponde a licencias. (Brenix, 2002)

Existe un segundo nivel de ERP, en el que bien puede catalogarse, por ejemplo, a JD Edwards, cuyo costo promedio es de 400 mil dólares, mientras que el tercer nivel ubica los precios entre 80 y 300 mil dólares. A todo esto se le tiene que sumar el gasto por concepto del equipo o hardware, la consultoría, la capacitación, la infraestructura y las actualizaciones. (Brenix, 2002)

Hay que tener esto último muy en cuenta, ya que son muchos los casos que se presentan, donde empresas que incursionan en esta nueva tecnología, sufren perdidas tan grandes, que la estabilidad de la empresa se pone en juego, teniendo como consecuencias, desde una época de crisis, hasta la desaparición de la misma.

Esto nos da una idea del por que las empresas tiene que analizar muy bien las ventajas y desventajas de cada opción, y resumiendo las principales ventajas de los ASP, son:
-La reducción de costos
-La despreocupación del usuario por dar mantenimiento o por actualizar la aplicación 
-No se necesita comprar una robusta infraestructura.
Mientras que sus desventajas:
-Falta de información sobre estas soluciones
-Desconfianza de parte de los Directivos 
-Competidores de gran renombre.

CONCLUSIONES

El valor de las tecnologías de información en la actualidad es de un alto valor estratégico, ya que están cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de información permiten a las compañías lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias. Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar. 

La competencia esta en su apogeo, los proveedores de los ERP’s y los ASP, están en el juego, apostando por las PYMES. Cada uno tiene sus ventajas y sus desventajas, y como en todo, quien ofrezca más, por el menor precio, será el vencedor.  

Todo parece indicar que los ASP, tienen cierta ventaja en cuanto a lo económico, al facilitar el empleo de herramientas tecnológicas para las operaciones diarias de la empresa. Solo se alquilan dichas aplicaciones, mediante una renta mensual, brindándole con esto a la PYME, las mismas oportunidades competitivas en términos de información que una corporación transnacional, pero a una fracción del costo. Por lo que incluso los proveedores de los sistemas ERP, que cuentan con el respaldo de una basta experiencia en este ramo, ya comienzan a cambiar sus estrategias hacia ASP como por ejemplo IBM y ORACLE, y con esto, tratar de abarcar a las PYMES con sus soluciones a precios mas accesibles.  

Tanto será el crecimiento de los ASP que de acuerdo con cifras de Gartner Inc., el valor de mercado de los ASP a nivel mundial alcanzo aproximadamente los 4 mil 863 millones de dólares a finales del año 2002, y para el 2003 llegará a los siete mil 477 millones de dólares.   

Las ventajas son evidentes. Aplicaciones o servidores que hasta ahora sólo estaban al alcance de grandes empresas con recursos ilimitados, pasan a estar disponibles para cualquier pequeña o mediana empresa, derribando así la barrera de entrada en nichos de mercado antes cerrados.  

Adquirir una aplicación de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) o de Gestión de Relación con Clientes (CRM), es un lujo al alcance de unos pocos, pero con PSA, es una realidad para todos.

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Samuel Francisco Soto Monsivais

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