La globalización provoca cambios constantes en la tecnología y la ciencia, como consecuencia, gran parte de las empresas y organizaciones están virando a confiar sus sistemas de información a paquetes estandars preconfigurados como son los ERP. Dentro de los ERP´s se destaca el producto R/3 de SAP.
SAP propone su propia metodología de implementación llamada Acceletared SAP (ASAP), Esta consta de 5 fases de implementación y el objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos para una implementación exitosa.
Sin duda alguna vivimos en un mundo en donde la globalización provoca cambios constantes en la tecnología y la ciencia, por tanto las organizaciones así como los negocios deben de contar con un proceso formal para su administración, con el cual puedan poner como base y objetivo la innovación.
Como respuesta a estos múltiples cambios, gran parte de las empresas y organizaciones están virando a confiar sus sistemas de información a paquetes estandars preconfigurados como son los ERP (Enterprise Resource Planning). Estas soluciones se basan en multi-modulos de software de aplicación que ayudan a gestionar las partes importantes del negocio, como lo son Ventas, Producción, Gestión de Materiales, Mantenimiento y recientemente podemos observar como incluyen dentro de su estándar las más novedosas tecnologías; Internet, Workflow, Gestión Documental etc.
Dentro de los ERP´s se destaca el producto R/3 de SAP, que tanto por su tecnología como por su cuota de mercado está llamado a convertirse en el Standard empresarial. Uno de los grandes retos del R/3 es precisamente lograr una exitosa implementación dentro de las organizaciones, esto es de vital importancia ya que de esto depende que se eviten situaciones que generen insatisfacción en la empresa cliente lo cual puede poner en peligro un proyecto extenso tanto en tiempo como en recursos humanos y monetarios; por ello es necesaria la elaboración de un proyecto inicial de Diseño Conceptual de SAP R/3.
Para asegurar el éxito del cambio tecnológico en la organización, SAP propone su propia metodología de implementación llamada Acceletared SAP (ASAP), esto a razón de que una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis costo/ beneficio,…).
Revisemos lo que es Accelerated SAP y veamos que ventajas nos ofrece para realizar una implementación exitosa.
Acceletared ASAP
La metodología ASAP consta de 5 fases de implementación (fig. 1) y el objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.
Miremos brevemente en que cosiste cada una de las fases propuestas.
FASE 1. Preparación del proyecto
En esta fase se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurándose de que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto, se debe de definir claramente el alcance del proyecto, y los factores críticos para alcanzar el éxito, además se deben de estructurar los equipos de trabajo roles y responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto.
Por ultimo en esta fase es importante definir el cronograma de actividades, avance y aplicación de medidas correctivas en el cual debe participar de manera activa a los consultores.
FASE 2. Bussinnes Blue Print
Entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razón de ser de esta fase. La documentación y análisis de información se convierte en la parte mas delicada del proyecto, la manera de documentar se tiene que realizar mínimo en cuatro niveles que son las siguientes:
- Nivel 0: Validar alcance del proyecto
- Nivel 1: Estructura organizacional
- Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales
- Nivel 3: Detalle configuración del sistema
Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información en la empresa. Además se deberá de determinar la situación actual de la empresa (As is), de tal forma que tengamos claramente las necesidades de la misma, ya que el diseño futuro del modelo de procesos, debe estar basado en la comprensión de la operativa actual. Esto lleva al siguiente aspecto que es importante en esta etapa, el determinar la situación futura (To be); con esto se comienza la elaboración de los Modelos de Negocio y Técnicos y se hace a partir de los requerimientos identificados, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP.
Una vez desarrollados los Modelos de Negocio y Técnicos, se elaborará un informe en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución SAP y la aparición de posibles “gaps” tanto funcionales como técnicos. Los “gaps” pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del Modelo de Negocio y Técnicos. En este sentido esta fase tendrá un carácter cíclico.
Este es el primer momento donde la capacitación hace su primer tarea, que es la de capacitar al usuario técnico en un nivel superficial que les permita comprender los procesos que van a moldear y las potencialidades del sistema.
FASE 3.Realización/diseño
Llegó la hora de hacer realidad lo que se ha venido trabajando, ya que en esta fase lo importante es la parametrización del sistema, los desarrollos de las interfases y programas ABAP, todo esto en base a los modelos de negocio y modelos técnicos que se han diseñado.
El ajuste a los parámetros permiten definir los procesos en SAP por medio de IMG, esta parametrización corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior los cuales deben de estar validados por el usuario. Todas las parametrizaciones realizadas deberán de almacenarse en ordenes de transporte y se probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente de QA (ambiente de prueba/calidad).
Aunado a la parametrización, es en esta etapa en donde hay que empezar a desarrollar las brechas que el estándar del ERP no cubre en el modelo de negocio, las mejores practicas indican que los desarrollos deberán de ser los mínimos indispensables para que la implantación sea segura para un up grade posterior. Las interfases deberán de desarrollarse así como los programas de cargas iniciales, tomando en cuenta que será necesario tener programadores que tengan conocimiento tanto en los lenguajes de programación del anterior sistema como de SAP.
El segundo momento de capacitación se realiza en esta fase, en donde se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.
FASE 4. Preparación final
Es momento de Transportar todo lo creado al ambiente de QA el cual nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario.
Las pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos, esto permite obtener la aceptación del usuario o en su defecto la corrección de errores que se susciten. Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integración entre los módulos, estas pruebas son complejas de realizar ya que es necesario un alto grado de interacción, por ultimo son necesarias las pruebas de stress (stress test), estas son cruciales y de vital importancia ya que indican si el performance del sistema esta preparado para la operación en productivo.
Todas estas pruebas son documentadas y aceptadas por el usuario, ya que permiten realizar los ajustes necesarios y las recomendaciones pertinentes, así como enviar las órdenes de transporte a productivo.
Como esta fase es previa a la salida a producción es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos y estos deberán de estar aceptados por el usuario, además el usuario técnico deberá de estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados, y el usuario operativo (usuario final) deberá de estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.
Es hora de utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros al ambiente productivo, la información a cargar deberá de estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada, este paso es crucial para la salida y debe de ser planeado con anticipación ya que la carga de datos maestros suele ser tardada.
Antes de la salida a producción, se realiza un curso a la medida que va a estar dirigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.
FASE 5. Puesta en producción y soporte
Llego el momento de hacer realidad el proyecto y empezar a evaluar los beneficios al negocio así como monitorear la satisfacción de la comunidad de los usuarios.
Esta fase tiene dos objetivos inmediatos, que serán dar soporte a la operación, y la optimización del sistema que se traduce en la estabilización del mismo. El equipo del proyecto en todos los niveles deberá de estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operación del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.
Es aquí en donde se tiene que tener preparado un Disaster Recovery Planning (DRP) que permita saber que hacer en caso de desastre.
Con la optimización del sistema ya en producción y obteniendo los resultados esperados en la planeación se finaliza la implementación exitosa de SAP R/3.
Con este panorama al modelo ASAP queda claro que las herramientas adecuadas son las que marcan las diferencias en los negocios, ya que con las herramientas que provee este modelo podemos acelerar el proceso de implantación desde una visión sistémica.
Ante el reto que nos ofrece la tecnología hoy en día, este modelo representa una oportunidad para todas aquellas organizaciones que enfrenten el reto de lograr implementaciones exitosas con tiempos record y alta efectividad.
Bibliografía
- AcceleratedSAP, ASAP, , 01/11/2008.
- EC-Council, ERP, , 03/11/2008
- SAP AG 2000, AcceleratedSAP, Release 4.6B, SAP AG, Alemania.
- Marta Sanz San, 2004, Metodología de análisis del impacto de la implantación de SAP/R3 en una organización empresarial: diseño conceptual SAP/R3, Anales de mecánica y electricidad, 22-27 pag.
- DALEY Bill, Computers are your future. 2006. Complete edition, Prentice Hall.