Diseño del sistema vigilancia tecnológica

Autor: Mijail Pita y Yatelier Hernández

Otros conceptos de administración

21-05-2009

El presente trabajo consiste en el diseño y validación de un sistema de Vigilancia Tecnológica en el Instituto de Investigaciones del Tabaco que contribuya a captar información del entorno que facilite la toma de decisiones.

Se analizaron los modelos identificados en el estado del arte sobre los sistemas de vigilancia tecnológica y conceptos relacionados, así como se detalla brevemente la importancia de cada fase, resaltando el trabajo con las bases de datos de patentes. Se propuso el esquema general del sistema, las etapas a seguir para su implementación, argumentándose en las técnicas que pueden emplearse para ello. Se aplicó para las condiciones concretas de nuestro centro, elaborándose conclusiones de interés general y para el caso específico de estudio.

Introducción

La supervivencia de las empresas de hoy depende en gran medida de la capacidad de anticipación tanto de las amenazas como de las oportunidades. Estas pueden comprometer seriamente la capacidad de competencia de una empresa y es por esto que el conocimiento a tiempo puede alertarnos para reaccionar adecuada y oportunamente.

Las oportunidades pueden diferenciarnos de la competencia si estas son tratadas con antelación y a su vez transformarse en amenazas si las mismas son anticipadas por la competencia primero que nosotros. DotSpace Dirgan´s Weblog, (2006).

¿Es reciente la práctica de la Vigilancia Tecnológica?

No, la Vigilancia Tecnológica se ha practicado desde siempre, utilizando las herramientas disponibles en cada momento, aunque es cierto que en la última década del siglo XX ha tenido un gran auge por varias razones:

1. La aceleración en todas las áreas de la tecnología: Cada vez tiene más sentido buscar soluciones desarrolladas para otro sector y adaptarlas a nuestro caso que hacer el desarrollo original. Del mismo modo, hay que estar alerta de que las tecnologías utilizadas por nuestros productos no se queden obsoletas.

2. Los avances logrados en las tecnologías de la información y comunicaciones: Ahora hay muchas más opciones para que las tareas de captación, filtrado, análisis, etc. puedan ser automatizadas y sean más potentes, < http://www.innovacion.com >.

En este marco y debido a la gran competitividad que exhiben las empresas y centros de investigaciones con los cuales tiene que lidiar nuestra institución cobra importancia la vigilancia tecnológica que según Escorsa, (1997) y Sánchez ( 2006) no es más que:

La búsqueda, detección, análisis y comunicación a los directivos de la empresa de informaciones orientadas a la toma de decisiones sobre amenazas y oportunidades externas en el ámbito de la ciencia y la tecnología. Según Morcillo, P. (1997), citado por Escorsa, (1997)consiste en analizar el comportamiento innovador de los competidores directos e indirectos, explorar todas las fuentes de información (libros, bases de datos, patentes, etc.), examinar los productos existentes en el mercado (tecnología incorporada) y asistir a ferias y congresos para posicionarse respecto a los demás competidores y tomar así conocimiento de las competencias tecnológicas que predominarán en un futuro más o menos próximo <http://www.pesi06tplopes.blogspot.com/>. Todo ello sin perder de vista la capacidad tecnológica presente y la que estará en condiciones de desarrollar la empresa para enfrentarse a nuevos retos.

Mucho de estos retos están relacionados con las innovaciones tecnológicas aplicables a cada uno de nuestros nichos. La globalización y los acelerados cambios que experimentan las tecnologías actuales requieren de herramientas que permitan no perderse en este laberinto de innovaciones, la información que se obtiene de un número muy amplio de fuentes, se hace muy difícil su administrar y analizar, si no se posee un sistema o metodología apropiada, <www.tecnociencia.es>.

El poseer un sistema de vigilancia nos da las siguientes ventajas sobre nuestros competidores, OPTI (2006) y Rodríguez, et al. (2007).

Anticipar- Detectar tempranamente los cambios

- Alertar sobre cambios o amenazas procedentes del mismo sector de actividad o sectores diferentes al de la empresa.

Reducir riesgos- detectar amenazas

- Evitar barreras no arancelarias en mercados exteriores.
- Comprobar si los demás no están copiando.

Progresar-Detectar desfases.

- Detectar oportunidades de inversión y comercialización.

Innovar-Nuevas ideas y nuevas soluciones.

- Ayuda a decidir el programa de nuevos productos y su estrategia.
- Contribuir a abandonar a tiempo un determinado proyecto.

Cooperar- Conocer nuevos socios.

- Identificar socios adecuados para desarrollar proyectos conjuntos, ahorrando inversiones.
- Facilitar la incorporación de nuevos avances tecnológicos a los propios productos, procesos y servicios.

Nuestro Instituto de Investigaciones, no escapa a los cambios que suceden en su entorno y si pretende estar a tono con ellos debe poner en práctica un Sistema de Vigilancia Tecnológica que junto al Sistema Interno de la Propiedad Industrial ayude a los directivos a tomar decisiones sobre un problema determinado y es este precisamente el objetivo primordial de nuestro trabajo.

DESARROLLO

El presente trabajo se lleva a cabo en el Instituto de Investigaciones del Tabaco ubicado en Carretera Tumbadero, Km. 8 ½ San Antonio de los Baños y cuenta con la colaboración de la Oficina Cubana De la Propiedad Industrial (OCPI) y el Sistema Interno de la Propiedad Industrial de nuestro instituto (SIPI).

Tras el estudio y análisis de varios modelos como los de León, (2004), ayudados por las nuevas técnicas emergidas con la nueva era tecnológica y dada las características de nuestro Instituto decidimos establecer cuatro etapas para nuestro diagnóstico:

Fase I-) Inicial o de Planificación.
Fase II-) Búsqueda de Información.
Fase III-) Análisis y validación de la Información.
Fase IV-) Difusión de la información.

Fase I: En esta fase las necesidades de información se determinaron por la Organización, en base a un autodiagnóstico, que deberá tener en cuenta tanto la situación tecnológica de partida como las señales que recibe de su entorno.

Para determinar las necesidades de información se utilizaron las siguientes técnicas descritas por Mesa, et al. (2007).

• El análisis documental: mediante la aplicación de esta técnica se pudo acceder a los currículos vitales de algunos de los especialistas.

• Observación directa: es uno de los métodos empíricos de investigación que permite obtener información del comportamiento de nuestro objeto de investigación.

• Entrevista: se utilizó esta técnica para confirmar los resultados de la técnica anterior, las entrevistas se efectuaron a través de un modelo preelaborado y se llevó a cabo de forma individual, cabe destacar que hasta la fecha se ha solicitado información patente de alrededor 55 temas de investigación, fundamentalmente de las sub.- estaciones de San Juan y Martínez y Cabaiguán, pues decidimos priorizarlas por no contar estas con servicio de Internet. La misma nos facilitó obtener información relevante para entender el panorama informativo.

Fase II: Para desarrollar la búsqueda de Información utilizamos la plataforma de Búsqueda de Patentes Esp@cenet, OEMP, WIPO, USPTO, entre otras descritas en el sitio de la Guía de Oficinas de Propiedad Intelectual <www.wipo.int/directory/es/urls.jsp> por ser las patentes una poderosa herramienta para captar las tendencias actuales de nuestro entorno, ya que son una fuente de información tecnológica estructurada y con exclusividad en su contenido. Se estima que más del 80 % del conocimiento técnico actual está contenido en los documentos de patentes, (Rodríguez, et al. 2007) utilizamos los criterios de búsqueda por palabras claves y el IPC (International Patent Classification), disponibles en Internet <www.wipo.int/classifications/ipc/>, de la misma manera monitoreamos bases de datos de información no patente como: Agri2000, AGRIS - CARIS - FAO, entre otras las cuale nos ayudaron a recopilar información muy valiosa.

Además nos auxiliamos de los meta-buscadores Google, Metacrawler, Overture, Altavista, Looksmart, SCIRUS, All the Web entre otros para obtener la información no-Patente, los cuales según Bonorino, et al, (2003) poseen la ventaja de recoger gran cantidad de información por estar constantemente sus bases de datos actualizadas.

Fase III: Esta fase no se ha podido llevar a cabo por no contar con el software apropiado Fig.1 y el adiestramiento necesario para realizar esta labor.

Fase IV: Difusión de la información y toma de decisiones: Para desarrollar esta fase nos hemos estado auxiliando de las bondades que nos brinda la tecnología hoy en día y la hemos puesto al servicio de nuestras necesidades, principalmente hemos usado la comunicación electrónica por e-mail y la entrega directa de la información al usuario en soporte digital (flash memory), también venimos trabajando en la realización del e-boletín “Tabacalero”, el cual ya cuenta con dos entregas y ha conseguido en poco tiempo robarse un espacio por su dinamismo e inmediatez en llevar la información a nuestros lectores, el mismo sale con una frecuencia mensual y aborda información actualizada sobre el gremio tabacalero que ayuda a nuestros asiduos a la actualización sobre diversos temas y a la toma de decisiones, Mesa (2007)( anexo 1).

Después de explicado todo el trabajo que se realizó en las diferentes fases, así como el estudio que se ha venido realizando de las mismas, según Rodríguez, et al, (2007), Mesa et al, (2007) nuestra propuesta de diseño quedó conformada de la siguiente manera (anexo 2).

FASE INICIAS

Tareas

1. Diagnosticar necesidades de información
2. Definir recursos tecnológicos necesarios para llevar a cabo el SISTEMA DE VT, así como el tipo de vigilancia que se va a emplear (competitiva, comercial, tecnológica o vigilancia del entorno).
3. Capacitación del personal involucrado.
4. Revisar el estado de los proyectos de investigación.

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

Tareas

1. Seleccionar fuentes de información tecnológica.
2. Definir estrategia de búsqueda.
3. Explorar la información interna o externa, bases de datos, video-conferencias, contactos directos, revistas científico-técnicas especializadas, páginas web de las empresas, universidades y centros de investigación vinculados con la rama en cuestión, etc.

FASE DE ANÁLISIS Y VALIDACIÓN

Tareas

1. Procesar analíticamente los resultados
2. Extraer los elementos claves de la información recopilada.
3. Elaborar informes de búsqueda.

FASE DE DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN Y TOMA DE DECISIONES

Tareas

1. Informar por parte del especialista de vigilancia tecnológica sobre el resultado del esfuerzo de vigilancia. Evaluar el funcionamiento del sistema.
2. Validar la implementación de la vigilancia tecnológica.

Valoración Económica

Consideramos que la importancia económica de la implantación del Sistema de Vigilancia tecnológica en nuestro centro radica en poder detectar a tiempo los cambios que sucedan en nuestro entorno, lo cual favorecería a la hora de detectar las amenazas y oportunidades que se nos puedan presentar, así como el de conocer nuestros principales competidores, los posibles nichos para nuestros productos, etc., con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos.

Ejemplo: Las empresas europeas pierden 20.000 millones de dólares norteamericanos al año trabajando en innovaciones o en inventos que ya están patentados. Es decir, muchas empresas –no solamente en Europa, porque eso también ocurre en Estados Unidos o en otros países, emprenden programas de investigación para intentar crear inventos nuevos que puedan ser patentables, con lo que dedican a ello esfuerzos, dinero, horas de trabajo, etcétera, Escorsa, 2001.

Conclusiones

1. La Vigilancia tecnológica es una herramienta importante para llevar a cabo los programas de desarrollo (I+D).

2. El trabajo con la Bases de Datos de Patentes y los Meta-buscadores permite obtener información valiosa para la generación de conocimientos dentro del campo investigativo.

3. El Sistema de Vigilancia diseñado y propuesto por nuestro departamento ha permitido satisfacer las necesidades de información de nuestros usuarios.

Recomendaciones

1. Optimizar el Sistema de Vigilancia Tecnológica propuesto para brindar un mejor servicio a nuestros clientes.
2. Continuar capacitando al personal encargado de llevar a cabo esta labor.
3. Gestionar la instalación del software que se requieren para poder llevar a cabo la fase III, con lo cual aseguramos cerrar el ciclo completo del sistema.

Bibliografía

1. Escorsa, Pere C.: La Vigilancia Tecnológica, un requisito indispensable para la innovación, MÓDULO 8, 1997, citado en http://www.docencia.udea.edu.co/ingenieria/semgestionconocimiento/documentos/Mod8IntelgComptInnv.pdf, consultado 9/01/07.
2. ___________: De la vigilancia tecnológica a la inteligencia competitiva en las empresas, Conferencia inaugural de los Estudios de Información y Documentación de la UOC del segundo semestre del curso 2001-2002 (15 de septiembre de 2001), citado en http://www.uoc.es/web/esp/art/uoc/escorsa0202/escorsa0202_imp.html
3. DotSpace Dirgan´s Weblog: Vigilancia Tecnológica, Friday Sep 22, 2006 citado en http://www.blogs.sun.com/DotSpace/entry/vigilancia_tecnológica , consultado 9/01/07.
4. Gestor de contenidos: Vigilancia Tecnológica, 21 de June de 2006 citado en http://www.innovacion.com.es/index.php?option=com_banners&task=click&bid=3 , consultado 9/01/07.
5. González, Adina: Guía de Buscadores Y Búsqueda en Internet 2ª edición, 2003, citado en www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/guia_buscadores/buscadores.htm , consultado 9/01/07.
6. León, Tamara.: Diseño e implementación de un Sistema de Vigilancia Tecnológica en una empresa de escasos recursos, 2004 Universidad Central Marta Abreu de Las Villas, citado en www.congreso/info.cu/UserFiles/File/Info/Info2004/Ponencias/094.pdf, consultado 16/01/07.
7. Mesa, J.: Requerimientos de un Sistema De Inteligencia Empresarial, citado en www.gestiopolis.com/canales5/ger/requesis.htm , consultado 7/05/07.
8. Organización Mundial de La Propiedad Intelectual: Guía de Oficinas de Propiedad Intelectual, 2007, citado en http://www.wipo.int/directory/es/urls.jsp , consultado 7/05/07.
9. ____________: International Patent Classification (IPC), 2007, citado en http://www.wipo.int/classifications/ipc/en/ consultado 7/05/07.
10. PESI_06_TPLopes.: Vigilancia tecnológica, enero 09, 200, citado en http://www.pesi06tplopes.blogspot.com/ .
11. Sánchez, Mercedes.: La vigilancia tecnológica y comercial como herramienta de la inteligencia empresarial en un sector de alto impacto social: Las vacunas humanas / Technological Surveillance as a Tool for Business Intelligence in a Sector with High Social Impact. Human Vaccines Consultoría BioMundi, IDICT, Cuba, VI Taller Internacional de Inteligencia Empresarial y Gestión del Conocimiento en la Empresa, Palacio de Convenciones de La Habana / Havana Conference Centre, Cuba, Abril/, 2006, citado en http://www.intempres.pco.cu/Intempres2006/Intempres2006/Ponencias/226.pdf consultado 7/05/07.
12. Rodríguez, R.: Utilización de la información de patentes en la gestión de proyectos de I+D y de innovación tecnológica, Conferencia de Maestría, Servicios Compitec, Oficina Cubana de la Propiedad Industrial (OCPI).
13. Tecnociencia: Especial de inteligencia Tecnológica e Inteligencia Competitiva, 2006, citado en www.tecnociencia.es consultado 7/05/07.

ANEXOS

Anexo 1: Boletín electrónico.

Anexo 2: Diagrama del sistema de vigilancia tecnológica.

Mijail Pita - Yatelier Hernández

Especialista de Propiedad intelectual Instituto de investigaciones del Tabaco.

yatearrobaiitabaco.co.cu

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