Los servicios generales en la empresa moderna

Autor: Manuel A. Pulgar

Producción, procesos y operaciones

06-04-2010

Objetivo General

Dar a conocer, el uso de técnicas administrativas, herramientas de planificación, organización, control y evaluación, en la logística de los Servicios Generales, con el fin de hacer más eficiente el desempeño de sus actividades e ir aplicando metodologías de gestión de calidad, para obtener los mas altos niveles de eficiencia, con la correcta utilización del recurso humano y de los recursos materiales, que contribuirán a lograr un ambiente de trabajo excelente y elevar los niveles de eficiencia de la organización.

Introducción

Departamento de Servicios Generales

El Departamento de Servicios Generales se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera la organización en materia de comunicaciones, transporte, correspondencia, archivo, reproducción de documentos, intendencia, vigilancia, mensajería y el suministro de mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte; entre otras funciones asignadas las cuales podemos enumerar a continuación:

• Coadyuvar en la formulación del plan de distribución anual del presupuesto de gasto corriente para su aprobación, contribuyendo en la definición de criterios y prioridades de asignación de recursos para el correcto desempeño de las labores administrativas y el oportuno suministro de los servicios generales.

• Elaborar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo al mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte.

• Apoyar a los departamentos de investigación en la manufactura de equipo auxiliar para el desarrollo de sus actividades.

• Realizar el servicio de mantenimiento de energía eléctrica, bombas de agua, calderas, extractores de aire, gas drenaje y sistemas de vacío.

• Verificar que la contratación de servicios en general, se realicen con estricto apego a lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas y su Reglamento.

• Contratar los servicios de vigilancia profesionalizada que permita otorgar la seguridad e integridad requerida en las instalaciones, bienes, equipo, personal, estudiantado y visitantes en general, que se encuentren en el interior de la organización.

• Apoyar a las áreas educativas, administrativas y de investigación, proporcionando los servicios de fotografía, revelado y reproducción de medios audiovisuales.

• Proporcionar a las instalaciones del Centro, el servicio de aseo y limpieza necesarios que permitan la realización de las actividades en un ambiente salubre.

• Proporcionar el servicio de reproducción y fotocopiado de documentos.

• Efectuar la contratación de servicios especializados que permita proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipo especializado para labores de investigación y experimentación, del equipo informático, de fotocopiado y de oficina en general.

• Atender las necesidades de transporte que se requieran en el desempeño de las actividades del Centro.

• Proporcionar el servicio de mensajería nacional e internacional, a través de la contratación de empresas de servicios especializados.

• Elaborar proyectos de remodelación, adaptación, reparación y mantenimiento de la red telefónica, recepción y envío de faxes.

• Preparar la información trimestral para el Comité de Control y Auditoría así como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.

• Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de Servicios y Mantenimiento.

• Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.

Como podemos observar, Los SG dentro de la organización cumple un papel fundamental, para el funcionamiento de la organización, por lo cual se hace cada día más necesario la profesionalización de este departamento. Ya que es tomado como la cenicienta de la organización, pero la correcta utilización de los recursos materiales, servicios, la equitativa distribución del recurso humano, hace que este departamento sea más eficiente y reduzca los gastos de la organización. Este manual de instrucción se basa en la experiencia acumulada, por más de 15 años en empresas de diferentes áreas, desde manufacturas, servicios, seguros, telecomunicaciones, etc. Donde se han aplicado las técnicas administrativas, de gestión y control, con certificaciones obtenidas en de ISO 9000, donde los departamentos aprenden a documentar, planificar y controlar todas sus actividades además se reorientar la verdadera funciones e importancia del departamento de Servicios Generales dentro de la Organización, amigo lector le invitamos a cambiar el paradigma y hacer de nuestro departamento un modelo a seguir de organización y eficiencia administrativa.

1. Servicios Generales en la empresa moderna:

Los SG en la empresa moderna, cobra cada día mayor importancia, hasta hace unos años era considerado la cenicienta de la organización, pero cada día se hace más indispensable para el funcionamiento de las empresas, manufactureras, prestadoras de servicio y gobierno, grandes o medianas, hasta el punto que se hace necesario elevarla de nivel, ya que es el apoyo logístico para las actividades de los distintos departamentos de la organización.

Como también es cierto este departamento crece según va creciendo la organización, ¿pero de que forma ha crecido?, ¿Cómo se han formado los departamentos de SG?, ¿Quién ha dirigido estos departamentos?, ¿Por qué surge la necesidad de hacerlos más eficientes?, ¿Por qué se hace necesario capacitar al personal de SG?, ¿en que contribuye los SG al funcionamiento optimo de la empresa y a reducir gastos?, estas y otras preguntas nos hacemos quienes hemos tenido esta responsabilidad de dirigir este departamento en la organización, y nos hemos encontrado con el desastre administrativo más grande, que nadie sabe nada, ni donde está, que fue lo que se hizo o se dejo de hacer, donde esta la información de los proveedores de servicios, facturas y pare de contar, además por ser la cenicienta también los recursos para nuestra parte administrativa también son escasos ya que para los demás entes estos no son necesarios , pero a la hora de pedir cuentas salimos muy mal parados, y trabajamos con las uñas, hay muchos casos que ni una computadora auque sea viejita contamos, tampoco en los desarrolladores de software administrativos aparecemos, y entre otras cosas amigo lector las cuales ha vivido en este departamento, además de llevar sobre los hombros un peso grande de que todo lo malo el culpable es SG.

Bueno podemos definir a los SG como el apoyo de logístico de la empresa, organización, fábrica, etc. El cual interactúa con el cliente final (llámese caliente final a todos los miembros que conforman la organización, y visitantes) de manara de garantizar que el ambiente de trabajo se desarrolle en forma organizada, eficiente, en armonía y estimule al trabajador a la excelencia, a la empresa mostrar su calidad y prestigio.

Como pueden analizar en la definición anterior, los SG son un elemento importantísimo en la organización, ya que de nuestro buen trabajo dependen que los demás hagan el suyo más eficiente, sobretodo en cuidar todos los detalles, de manera que el empleado se sienta cómodo y bien atendido en sus necesidades, (ojo no confundir necesidades con caprichos), para ello se da a conocer en toda la organización cuales son las responsabilidades de los SG, de manara que hacer entender que el personal de SG, no es el que tiene que buscar el desayuno, hacer los pagos de servicios a los empleados, sacar las fotocopias etc. Es decir el sirviente de un particular, para esas actividades individuales la empresa no esta pagando a ese empleado lo que representa una perdida del recuso humano.

2. La organización de Servicios Generales

La organización del departamento, gerencia o la definición que tiene esta actividad dentro de la organización, varia dependiendo del tamaño y del volumen de actividades propias de la empresa organismo, o sociedad, en la mayoría de las empresas este depende de la gerencia de compras, administración , recursos humanos o de mantenimiento, en escasas empresas estas tienen autonomía, pero de igual forma si somos los responsables de esta actividad debemos tener nuestro propio organigrama y definir cada una de las funciones que lo miembros que la integran.

Para desarrollar este tema podemos citar una organización típica de manera que sirva de orientación para el desarrollo de nuestro propio organigrama.
Para organizar nuestro departamento es necesario tener presente los siguientes aspectos:

Misión y visión de la compañía
Valor y visión del departamento
Funciones y atribuciones del departamento
Áreas de acción y responsabilidades

3. Definición de las actividades de SG

Con esta recopilación de información procederemos definir y determinar las funciones y responsabilidades del personal.

a) El encargado del departamento: este tiene como responsabilidad del funcionamiento optimo de todas las áreas de la compañía y mantener un ambiente adecuado para que el personal de la empresa preste su mejor servicio. Además de planificar las actividades, de mantenimiento preventivo y correctivo, contratación de servicios, control de gestión, evaluación de proveedores de servicios, supervisión de personal interno y contratado a terceros, etc. Además de implementación de políticas se seguridad física industrial, y de ahorro de recursos en la organización.

b) Jefes o supervisores : estos son los encargados de realizar, ejecutar todas las actividades programadas a su área de acción, así como llevar el control en el cumplimiento de las metas por el personal bajo su cargo ( reporta al gerente o encargado del departamento).

c) Personal ejecutor es el que esta de forma directa con los clientes internos y ejecutan la acción la cual son supervisado por los jefes de su área y su responsabilidad se limita a la acción para la cual fue asignado no pudiendo realizar otra actividad sin que sea autorizado por su supervisor.

Esto no es una receta de cocina y que la misma depende del tamaño de la organización y del movimiento de la misma, simplemente es una guía, esto se puede englobar en máximo 3 jefaturas supervisoras para le ejemplo anterior, en otras organizaciones puede llegar a mas 10 y se puede manejar hasta mas de 500 personas.

4. Conclusiones

Podemos concluir que los Servicios Generales son la pieza fundamental para el funcionamiento de toda organización, bien sea grande o pequeña de manufactura o de servicios, siempre la responsabilidad de los Servicios Generales es propiciar el mejor ambiente de trabajo, el servicio al cliente y la mejor imagen a nuestros trabajadores como a nuestros visitantes, aunque estemos detrás de la organización, sin los SG, la empresa no puede realizar sus actividades, ya que nos compete desde la limpieza , la seguridad física de nuestros trabajadores, clientes, y del patrimonio de la organización, mejorar los procesos de ahorro de recursos, y velar por el correcto uso de las áreas y materiales de oficina, talleres, depósitos, almacenes, etc., por eso se hace cada día más importante la especialización en esta área ya que la misma es siempre ocupada por personal de bajo nivel y a la cual se le debe diseñar sistemas y procedimientos que hagan de este departamento mas eficiente acorde con la evolución de la empresa moderna.

Bibliografía:

1. Centro de investigación y Estudios Avanzados del Instituto Politécnico Nacional México , Departamento de Servicios Generales….. año 2009. Pagina Web www.cinvestav.mx.

2. L.Tawfik y A.M. Chauvel, Administración de la Producción, Editorial Interamericana, México 1984.

3. Weston Coperland, finanzas en administración, Octava Edición volumen 1, Mac Graw Hill 1991.

Manuel A. Pulgar - manupulgarrobacantv.net

Seminario de Técnicas de Gestión de los Servicios Generales en la Empresa Moderna.

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