Cinco ahorros que solo sirven para botar el dinero en su organización

Autor: Fernando Quesada

Estrategia y dirección estratégica | Otros conceptos de finanzas

10-06-2010

Tengo la profunda convicción de que para ser un excelente gerente, basta con guiarse por la sabiduría popular. “Lo barato sale caro”: esto es ABSOLUTAMENTE cierto para las organizaciones. Lo triste es que la experiencia demuestra que es uno de los errores más frecuentes. Pero no nos echemos a llorar: veamos a continuación el top 5 de los ahorros inútiles en las organizaciones. Cada vez vamos a ir subiendo de nivel, cada “pecado” es peor. Ahora bien, si no tiene mucho tiempo, sáltese los tres primeros puntos y concéntrese en los dos puntos finales. Empecemos entonces con el top 5:

5. Infraestructura barata: este es el número cinco, el menor de los pecados de este top 5; si Ud. ahorra por este medio, se lo podemos “perdonar”. Hay circunstancias en las cuales – sobre todo en las organizaciones de carácter industrial/productivo en que es totalmente comprensible, y casi inevitable. Además, las empresas nuevas no tienen en muchas ocasiones recursos – léase dinero – y “músculo organizacional” – léase tiempo, personal, procesos - suficientes para invertir en una infraestructura de buen nivel. Dicho lo anterior, no hay que confundir las cosas. Aún para la pequeña industria, si las condiciones laborales no están ayudando al personal – verdad de Perogrullo – pues entonces lo están afectando. La iluminación es un problema clásico, y por cierto, en la mayoría de los casos, bastante económico de resolver. En el caso de los puestos sujetos a trabajo intelectual, la temperatura es importante. Su gente clave y de control le va a producir más si está más cómoda. Conocí el caso de un Jefe de Compras que trabajaba literalmente sobre un piso improvisado con tarimas, en un mezzanine de una bodega, casi sin luz y con una temperatura infernal. Créame: le está afectando. Ahora bien, en el caso de empresas de servicio y sobre todo, si hay contacto directo con el cliente, recuerde que todo entra por los ojos. El backoffice puede incluso descuidarse – su frontdesk, jamás.

4. Equipo barato: Ya empezamos a subir la escala. Si su gente trabaja con equipo barato, desactualizado o incorrecto, ya no es “pecata minuta”. Productividad. Ese es el tema. Parece mentira, pero en mi experiencia, un monitor o teclado con problemas digamos leves puede disminuir la productividad de un persona en un 20%. Y ni para que hablar del hardware compartido en las organizaciones: impresoras, fotocopiadoras, scanners, etc. El efecto se multiplica por n, donde n es el número de usuarios del equipo en cuestión. Ha vivido alguna vez la fila de gente en torno a una impresora dañada? No vale la pena: arréglelo. Cámbielo. Contrate servicio de mantenimiento preventivo y correctivo. Le sale mucho más barato. Su operación se está trabando por esto. Y no me malinterprete: no se trata de tener la última moda en tecnología o los equipos más nuevos y costosos del mercado – se trata de disponibilidad, productividad y confianza. Ud. me entiende.

3. Proveedores baratos. Y a mitad de nuestro “top five”, los proveedores baratos. Caractericemos bien que es un “proveedor barato” (porque existen proveedores que ofrecen excelentes prestaciones a precios muy convenientes, de esos que todos queremos). Un “proveedor barato” es aquel que ofrece precios bajos, a costa suya. Estos son un problema no solo por lo que intuitivamente Ud. ya está pensando (problemas de calidad, ya sea en materia prima, servicios o cualquier otra cosa que Ud. adquiera como insumo para su cadena de valor o procesos de soporte, y por lo tanto con impacto en el cliente final – su cliente -) , sino por el desgaste operativo para Ud. Su organización le da la cara al cliente, y a la vez tiene que vérselas con el proveedor. Se está dando de “golpes” en ambos sentidos. Con este pecado, ya Ud. está en la lista negra.

2. Personal barato: Número dos: ya estamos en los pecados capitales. Lógicamente, hay puestos de puestos, situaciones de situaciones y momentos de momentos, pero en términos generales, contar con personal barato: personal de muy bajo nivel y sin invertir en capacitación, motivación, comunicación le está saliendo caro. Esto lo podemos detallar: si Ud. lidera un departamento, dirección o empresa, parece mentira lo importantes que son las asistentes ejecutivas y secretarias. Esos son puestos claves para liberar su tiempo. Los mandos medios y coordinadores también lo son. En general, los perfiles profesionales de baja calidad, todo por ahorrarse “unos dólares más”, le está saliendo carísimos. Discúlpeme el tono coloquial, pero si: sale carísimo! Esto se explica en mayor detalle por su repercusión en el pecado mayor, el punto 1 a continuación:

1. Tiempo “personal” barato: estamos siempre hablando de gestión organizacional? Sí. Empecemos diciendo que el tiempo “personal” lo podemos dividir en el tiempo dedicado a la organización -léase el tiempo laboral - y el tiempo dedicado a su vida privada – léase familia, su propia persona, etc. Si Ud. no invierte bien en estos dos puntos bien, todo lo demás va a andar a medias, e inclusive a carecer de sentido. Veamos con más detalle:

1.1 Tiempo público/laboral: para empezar, por si no se ha dado cuenta, Ud. es parte de la organización, y por el simple hecho de estar buscando mejorarse a sí mismo leyendo estas cuando menos bien intencionadas líneas, es una parte fundamental de la misma. Entonces le aplican los mismos principios e ideas esbozados en el punto 2, pero multiplicados por un factor de diez: Ud. está en un puesto clave, y debe estar capacitado, motivado, entrenado y preparado para el mismo. Y si es el CEO, líder, capitán o como queramos decirle, ni hablar!.

1.2 Tiempo privado/íntimo: este no es un artículo filosófico ni mucho menos psicológico, pero digámoslo directo: por más trabajólico y/o ermitaño que Ud. sea, lo cierto es que nadie trabaja ni remotamente bien si está cansado o desmotivado. Para qué trabaja Ud.? Para quién(es) trabaja Ud.? Como bien dice Stephen Covey “sólo seremos sinceramente efectivos si empezamos con el fin en mente”, y me permito añadir, si mantenemos esa idea alumbrándonos durante todo el camino. Tómese esas vacaciones. Todos hemos experimentado el síndrome del “desastre de las 5pm”: hay algo pendiente en su agenda o algún problema, y a esa hora es para Ud. una catástrofe, y no tiene la menor idea sobre cómo resolverlo. Pero, como acto de magia, al día siguiente, después de descansar, no era la gran cosa. Imagínese el efecto acumulado por meses o años sin parar de laborar. Descanse. Dése su lugar como persona también: va a trabajar mejor, y a darle sentido a todo ese esfuerzo….

Fernando Quesada - fquesadavarrobaracsa.co.cr

Costarricense. Ingeniero Industrial, especializado en TI y Change Management. Amplia experiencia en temas de diseño organizacional, gestión del cambio orientado a las personas e iniciativas de cambio impulsadas por las TI. Actualmente se desempeña como consultor a nivel latinoamericano.

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