Aspectos importantes en los negocios con proveedores

Autor: Mijail Muñoz Valenzuela

Negociación

10-09-2007

En estos días comprar es fácil, pero negociar la comprar, es cosa de organizarse y anticiparse al proveedor, saber que pedirle, como pedirlo y a quien pedirlo. En la negociación con proveedores, ambos conocen el terreno, lo inteligente es saberlo preparar.

Antes de todo, debemos sentir a un proveedor, como un “aliado de nuestra empresa”. Las responsabilidades que este tienes en nuestros negocios, es casi tan importante, como la tiene un departamento de nuestra empresa, esto debido a que ellos son los que mantienes las distintas herramientas que utilizamos día a día, como papel, lápices, hasta los equipos computacionales, o servicios de Internet etc.

Teniendo lo anterior en cuenta, podemos ver los aspectos importantes de una negociación con proveedores.

Como primera cosa, es importante partir por nosotros, en todo negocios, como bien se sabe, es importante tener claro lo que uno desea, con el proveedor es igual, ya que el tratara de venderte tecnologías, que si bien son interesantes y de ayuda, pueden no ser lo que necesitamos ahora; es por eso que la claridad de nuestras necesidades es importante. Es nuestro deber guiarlo hacia donde nosotros queremos que vaya, esto claro en los primeros negocios que se hagan, después él conocerá que es lo que queremos y de que forma lo queremos.

De lo anterior rescatamos que de la lluvia de idas que el proveedor pueda entregarnos ante nuestras necesidades, siempre hay muchas cosas rescatables y que vale la pena analizar, por lo cual es bueno tomar nota.

Una forma de ser un buen guía para nuestro proveedor y organizarnos nosotros, es realizar una modelo tipo para la entrega de cotización (la cotización también es una parte de la negociación, es en la cual el proveedor tiene la primera oportunidad de presentar a su empresa), lo cual en primera instancia, le dará una guía al proveedor de lo que queremos y, sobre todo, de lo serio que es que trabaje con nosotros y no para nosotros.

Una vez teniendo claro cual es nuestra función en la negociación, pasemos a ver el tema de los proveedores.

Es importante el no tener un solo proveedor, si es posible, ya que al tener varios, nos da la oportunidad de una mayor gama de precios, servicios y sobre todo, valor agregado a lo que estamos solicitando. Es importante para esto, dar a entender al proveedor, indirectamente, que el no es el único al cual estamos cotizando, pero que si nos interesa que el sea parte de nuestra agenda de contactos.

Toda la información enviada por los proveedores, debe tabularse, información de la empresa, granitas, valor agregado, servicios, precios, etc., esto facilitara la toma de decisiones en su momento. Puede realizarse en una planilla Excel o como se este acostumbrado a hacerse, y a cada ítem colocarle un valor, el cual indique si alcanza lo esperado o esta por debajo.

Las reuniones con los proveedores, son de gran importancia y es lo que afianza la relación entre nuestra empresa y ellos, siempre hay que recordar que “Un proveedor no es una solución a un único problema, puede ser una solución a problemas que aun no detectamos, o que aun no pensamos en solucionar”. Antes de la reunión, siempre es bueno solicitar que preparen una presentación de la empresa, en la cual debe estar siempre la “Misión de la empresa”, esta es una buena herramienta para trabajar con ellos.

Nunca se deben mostrar las cotizaciones, ni menos los precios de los otros proveedores, la incertidumbre siempre es una buena herramienta para conseguir más de lo que uno espera; pero es bueno darles una luz de esperanza, indicándoles, más o menos, que tan alto están o que les falta. Siempre se debe anticipar al proveedor, conociendo los valores promedios del mercado.

En muchas ocasiones nuestros proveedores tienen a su vez sus propios proveedores o mayoristas. Para grandes proyectos, es recomendable dirigirse a los mayoristas, tener una reunión en la cual se vean las necesidades, aspectos importantes del proyecto, responder a posibles dudas por ambas partes, después de esto, solicitarles una cotización (que nos permita conocer el valor base del proyecto) y que ellos presenten los requerimientos a un máximo de 3 Reseller (proveedores finales). Con esto ahorramos tiempo y no tendremos que explicarle a cada proveedor (Reseller) lo que necesitamos.

Siempre es bueno e inteligente, solicitarle al proveedor que nos envié permanentemente información de los precios y ofertas que competan a nuestra empresa, una de ellas siempre puede ser lo que estamos buscando. Esto es decirle que nos gusta que se anticipen, por que es estar atentos a nuestra empresa.

En resumen

El negociar con proveedores, es cosa de:

- Tener claridad en nuestras necesidades.
- Saber guiar al proveedor hacia donde nosotros queremos que vaya.
- Entender y hacérselo saber, que él trabaja con nosotros y no para nosotros, y que si nosotros perdemos el también pierde.
- No tener un solo proveedor, ni un solo mayorista y saber cuando contactarse con cual.
- Tabular todos los datos, para así tomar una buena decisión.
- Tener reunión con los proveedores, para acercarlos a nuestra empresa y conozcan el área de trabajo, y así nosotros conocer su forma de trabajo y a su empresa.
- Mantenerlos en la incertidumbre, para obtener más y respetar a los otros proveedores.
- Solicitarles que nos mantengan al día de precios ofertas y novedades, de esta forma, él se puede adelantar a nuestras necesidades y nosotros sabremos que esta interesado en negociar.

Mijail Muñoz Valenzuela

Ingeniero

Chile

mdmunozarrobaucm.cl

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