Introducción
De acuerdo a Friedrick Hayek, el sistema económico más eficiente es aquel basado en el uso pleno del conocimiento existente. A partir del conocimiento las empresas entregan productos y servicios innovadores a sus clientes que les permita mantener el liderazgo en el mercado. Las empresas están conscientes de esta necesidad y se apoyan en la Gestión del Conocimiento para lograrlo.
La Gestión del Conocimiento (GC) es un proceso que permite a las organizaciones a encontrar, seleccionar, organizar, diseminar y transferir la información y la experiencia necesarias para desarrollar actividades tales como el aprendizaje dinámico, la resolución de problemas, la planeación estratégica y la toma de decisiones.
Cabe mencionar el papel de la información como elementos que al ser procesados se tornan en conocimiento, por medio de la adecuada formación los empleados de las empresas están en esta capacidad lo que les permite resolver los problemas de la mejor forma.
El objetivo de este trabajo, es plantear un plan para la Gestión del Conocimiento, para una empresa hipotética que llamaremos Equipments Media SA.
Antecedentes de la Empresa
Equipments Media SA es una empresa de medios, que esta afrontado el desafío de transformarse en un operador internacional además de la expansión de multimedia y multicanal. Para esto la Alta Dirección aprueba un proyecto de Gestión de Conocimiento con el objetivo de impulsar el crecimiento de la empresa y un comité de trabajo ha sido creado y conformado por diferentes áreas, sin embargo hay algunas situaciones que se han observado al interior del comité:
- Para la jefatura de RH el proyecto es una oportunidad de ganar terreno con la Alta Gerencia, por lo que espera liderar el proyecto ya que lo ve como parte del área.
- En algunas áreas hay rechazo a la tecnología, para el caso la unidad de Formación.
- Otras áreas como Tecnología, están saturadas por proyectos y no de le dan la importancia debida a este proyecto en particular.
- Desconocimiento de la naturaleza e importancia del proyecto, como es el caso de Marketing.
Adicionalmente también los empleados no se encuentran muy motivados por los ajustes a la planilla de personal, otro factor importante que puede contribuir a la falta de motivación es que no todos los empleados disponen de suficientes y adecuadas herramientas tecnológicas.
1) Diagnóstico del estado de la Gestión del conocimiento
Definición previa de los objetivos del cuestionario
Objetivo General
- Hacer una evaluación para darnos cuenta de en qué condiciones se encuentra la empresa tanto en aspectos de generación, utilización y retención de conocimiento.
Objetivos específicos
Por medio de la evaluación hacer conciencia en le personal sobre su nivel de participación en la Gestión de Conocimiento de la empresa, ganando credibilidad en el proceso de la GC y facilitando la posibilidad de alianzas y compromisos en todos los niveles.
En un contacto personal con los jefes de cada departamento facilitar la implantación de un Modelo de Gestión del conocimiento.
-Hacer reflexionar a los colaboradores de la empresa sobre la ventaja competitiva que se gana por medio de la sistematización de conocimiento sistematizado acerca de sus procesos, servicios y productos.
- Hacer conciencia del valor estratégico de activos intangibles basado en la gestión del conocimiento.
- Identificar los niveles de conocimiento disponible en la empresa para sentar la base de la innovación. Y posteriormente un plan de acción que permita capacitar al personal para que sean equipos proposititos y desarrolladores de ideas.
- Identificar qué factores condicionan el aprendizaje de una organización y qué resultados produce dicho aprendizaje.
- Identificar posibles caminos para desarrollar a las personas que participan en el futuro de la empresa.
- Participación en la investigación del 100% de los colaboradores de la empresa.
Personal a entrevistar
Se propone entrevistar de forma abierta a todos los jefes de departamento de todas las áreas y realizar encuestas al resto del personal, en ambos casos la propuesta es hacerlo de forma presencial completando físicamente el cuestionario.
Propuesta del cuestionario
A continuación se presenta la propuesta del cuestionario, estructurado en dos partes, la primera orientada a los jefes de departamento y la segunda parte es para todos los empleados.
Entrevistas abiertas con jefes de departamento
1. ¿Cuál es la misión de la empresa?
2. ¿Qué entiende por conocimiento?
3. ¿Qué entiende por innovación?
4. ¿Frecuencia con la que se capacita en técnicas y procesos nuevos?
5. ¿Qué entiende por aprendizaje generativo o generación de aprendizaje?
6. ¿Qué entiende por atención al cliente?
7. ¿Sabía usted que la empresa aprende en la medida en que las personas
y equipos que la conforman sean capaces de aprender? ¿Qué opina?
8. ¿Sabía usted que las personas preparadas (academia y experiencia),
son condición necesaria pero no suficiente para tener una organización
capaz de generar y utilizar el conocimiento? ¿Qué opina?
9. ¿Sabía usted que el aprendizaje es un proceso que debe ser gestionado
y requiere de recursos? ¿Qué opina?
10. Una visión sistémica es la capacidad de analizar las interrelaciones
existentes dentro del sistema, entender los problemas de forma no lineal
y ver las relaciones causa-efecto a lo largo del tiempo. ¿Conocía usted
este concepto y que opina de ello?
Encuestas para todos los empleados
Preguntas de SI/NO
1. ¿Conoce la misión de la empresa?
2. ¿Considera que en su trabajo se genera nuevo conocimiento?
3. ¿Considera que usted necesita ser capacitado en su área?
4. ¿Considera que usted necesita ser capacitado en el trabajo de otras
áreas?
5. ¿Está de acuerdo en que una empresa aprende en la medida que las
personas que la conforman aprenden?
Que nivel de avance del 1 al 4 considera que tiene la empresa en los siguientes parámetros:
1. Cuenta la empresa con mecanismos que fomenten la creación de ideas
2. Grado de implementación de procedimientos estándares de captación
3. Cuenta la empresa con mecanismos establecidos de almacenamiento de
conocimiento
4. Procesos para transmisión de conocimiento
5. Planes de interpretación del conocimiento
6. Que nivel de aprovechamiento de conocimiento traído de afuera de la
empresa
7. Utilización y materialización del aprendizaje (capacitaciones) que se
da en el nivel de las personas y los equipos
8. Frecuencia con la que se evalúan los procedimientos establecidos y su
cumplimiento. (Grado de evolución de la empresa)
9. Grado de calidad en los resultados de la empresa
10. Uso de Internet y aplicaciones similares
Resumen
El propósito de este cuestionario es encontrar en qué condiciones se encuentra la empresa tanto en aspectos de generación, utilización y retención de conocimiento, a través de entrevistas a los jefes de cada departamento con 10 preguntas abiertas y al resto de los colaboradores de la empresa con 15 preguntas cerradas. Es importante que todos los miembros de la empresa participen de este proceso para que sea más fácil comprometerlos con la implantación de un Modelo de Gestión del conocimiento, puesto que todos fueron tomados en cuenta. La fase de diagnóstico tiene también por objetivo hacer conciencia en el personal sobre su nivel de participación en la Gestión de Conocimiento de la empresa y crear una actitud colectiva favorable hacia la misma.
