5 PASOS SIMPLES PARA CREAR UN TABLERO DE COMANDO "DE EXCELENCIA"

Autor: Sixtina Consulting Group

ESTRATEGIA Y DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

06-2005

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Crear un Tablero de Comando parece ser una gran conquista intelectual. Qué desafío inigualable para un equipo: determinar los aspectos críticos de una organización y cómo medirlos.

El problema es claro: independientemente de cuánta gente asigne al equipo, sólo tendrá acceso a una ínfima porción de los conocimientos de su organización; por lo tanto, es más que probable que se pasen por alto ciertos aspectos que son críticos para el éxito de la organización.

Hemos descubierto que un truco para crear un gran Tablero de Comando consiste en armar primero la estructura o armazón, como si se tratara de una casa. Encargue al equipo la construcción de la estructura de un Tablero de Comando de excelencia, como si se tratara de la estructura de una casa, y luego déselo a los miembros de la organización y pídales que agreguen los detalles al tablero en bruto.

Volviendo a la metáfora de la casa, los miembros del equipo de diseño del tablero son como los encargados del hormigón, quienes deben colocar los cimientos de la estructura. La tarea de la organización consiste en agregarle las cañerías, los conductos de electricidad, las paredes, la pintura, el empapelado, etc.
¿Cómo se hace esta tarea de creación de la estructura del tablero?

Acerca de los 5 pasos

Existen 5 tareas diferentes que proporcionan el marco de comprensión necesario para un proceso de creación de un Tablero de Comando y las mediciones de desempeño.

Por lo general, estos pasos se completan en un día, y el proceso entero se completa en una semana laboral, de lunes a viernes. No obstante, en algunos casos, la cultura y el ritmo de una organización puede exigir que el proceso se distribuya en cinco semanas o ... cinco meses. El principio es que debería ser mucho más rápido de lo que uno piensa inicialmente.

El truco, como al crear la estructura de una casa, consiste en construirla rápidamente para que pueda sustentarse por sí sola. Si se hace una pausa demasiado prolongada en cualquiera de los pasos, es muy probable que el programa completo falle ya que la organización comienza a "cuestionar" elementos del tablero antes de que la estructura completa esté construida y comprendida.

Paso 1: Construir los vínculos de estrategia

El paso 1 consiste en capturar la estrategia existente y documentarla de una manera totalmente nueva. Esto se denomina crear un mapa de estrategia. El mapa de estrategia es el "ingrediente secreto" imprescindible en todo buen Tablero de Comando.

Los doctores Kaplan y Norton a menudo citan un artículo de la revista Fortune que revela que el 90 % de las estrategias falla, no porque no son lo suficientemente robustas, sino porque simplemente no se las pone en práctica. Dada semejante tasa de fracaso, el beneficio más grande de la organización provendrá de la ejecución de la estrategia existente, no del diseño de una estrategia mejor.
No permita que su proyecto de Tablero de Comando se desvíe hacia otra actividad de "planificación estratégica". Tome la estrategia que tiene su organización, cualquiera que sea, y captúrela. (Después de usar su tablero por seis meses, dispondrá de suficiente información para celebrar una reunión donde se discuta la planificación estratégica.)

Mucho se ha escrito sobre la creación de mapas de estrategia, incluso el último libro escrito por los doctores Kaplan y Norton, llamado Strategy Maps (sin duda, lectura obligatoria). (El libro de Kaplan y Norton ofrece una descripción del Pm2. Busque la sección de MDS en Strategy Maps.)

El mapa de estrategia describe lo que la organización debe hacer para alcanzar el éxito. Al crear un simple mapa de poca trascendencia, el equipo senior puede crear alineaciones entre sus diversas áreas y un plan de acción general, sin determinar acciones, niveles de desempeño o de propiedad específicos. El mapa de estrategia se convierte entonces en una herramienta de bajo riesgo para comprometer al sector gerencial en acuerdos sobre los pasos a seguir.

A medida que la organización aprende y necesita refinar su estrategia o dirección, el mapa de estrategia se convierte en la herramienta para capturar y comunicar dichos cambios.

La creación del mapa de estrategia es una tarea del equipo senior del área a la cual se aplicará el Tablero de Comando. El equipo encargado de las mediciones puede o no participar de la sesión.

Paso 2: Determinar los indicadores de éxito

Un buen Tablero de Comando comienza con indicadores, no mediciones. ¿Qué es un indicador? Piense en el concepto de "kilómetros por litro"o "litros cada 100 km". Se trata de un indicador del desempeño del auto, pero no intenta diagnosticar específicamente qué puede andar mal en él. El hecho de recorrer pocos kilómetros por litro puede deberse a un bajo rendimiento del motor, llantas mal infladas, malos hábitos de conducción, etc.

Muchos de nuestros clientes utilizan el ausentismo de los empleados como indicador de su nivel de satisfacción. No es muy exacto, pero muchas organizaciones han comprobado que los empleados que no están contentos con su trabajo tienden a pedir más días de licencia por enfermedad. Por lo tanto, controlan el indicador periódicamente con un análisis más riguroso, por ejemplo, una encuesta distribuida entre los empleados, para asegurarse de que el indicador es fidedigno.

Al usar indicadores y no mediciones, se pueden obtener muchos beneficios:
Mayor amplitud de cobertura del tablero con menos indicadores. Como el indicador cubre una variedad de causas posibles, un solo indicador ofrece una amplia cobertura. (por ejemplo, el ausentismo puede deberse a una mala gerencia, cambios en la organización, menores premios, etc.)
Posibilidad de comenzar a utilizar el tablero de inmediato. Siempre hay indicadores dentro de la organización que pueden comenzar a usarse de inmediato en el tablero.
Es importante seleccionar los indicadores después de que se haya creado el mapa de estrategia. La organización no debería ajustar su estrategia simplemente porque no existen mediciones evidentes. Es importante no confundir ambos conceptos.

Paso 3: Identificar procesos, proyectos y mediciones

La promesa del tablero es convertir la estrategia en acciones. Un importante resultado de cualquier proceso de Tablero de Comando debe ser el enlace entre la estrategia y lo que hacemos, es decir, los procesos en los que trabajamos diariamente.

En el tercer paso, el equipo encargado del Tablero de Comando debería generar una pequeña lista de procesos fundamentales, identificar cuáles son críticos para cada objetivo estratégico del mapa de estrategia y luego asignar una calificación o ponderación a la capacidad de los procesos de lograr dicho objetivo.

Esto permitirá que la organización identifique el impacto estratégico de cada proceso. Los procesos que tienen una alta ponderación pero ofrecen poco sustento constituyen riesgos de desempeño para la organización.

De igual modo, a todos los procesos significativos se les debe asignar también una calificación o jerarquía basada en su impacto para mejorar el desempeño de cada objetivo estratégico.

Idealmente, los proyectos ofrecerán mayor sustento a los procesos identificados como más débiles; de no ser así, la organización no ha alineado correctamente los proyectos con las necesidades estratégicas.

Es muy común ver que del 40 al 60 % de los proyectos existentes no están vinculados con los objetivos estratégicos. Dichos proyectos deben interrumpirse de inmediato, de modo de no desviar recursos de aquellos que contribuirán a la ejecución de la estrategia.

Al finalizar el paso 3, el equipo tendrá un análisis preliminar que mostrará la "brecha de ejecución", es decir, la brecha que se abre entre lo que pide la estrategia y las capacidades de los procesos y proyectos existentes.

Paso 4: Crear los procesos del Tablero de Comando

Para obtener todos los beneficios que ofrece el Tablero de Comando, la gerencia debe aprender nuevas técnicas. Es preciso integrar (lentamente) el tablero con los demás procesos existentes, como por ejemplo, la planificación de responsabilidades y la financiera, y se deben realizar ciertos esfuerzos tendientes a cambiar el enfoque de la organización hacia el de una cultura basada en el desempeño.

Se deben diseñar procesos para la recolección mensual de datos y comentarios de los "propietarios" de los objetivos. El Paso 4 consiste en determinar de dónde provienen los datos, quién redacta el comentario, cuándo debe hacerlo y cómo se publica.

Del lado del proceso de gerencia, tal como lo afirman los doctores Kaplan y Norton en Strategy-Focused Organization, se deberá comenzar a hacer que la "estrategia sea un proceso continuo" y el "trabajo de todos".

Para ello, es fundamental agregar una nueva clase de reunión gerencial trimestral, un Proceso de gerencia estratégico, donde se revisen el mapa de estrategia y la ponderación de los objetivos para asegurar un seguimiento continuo y de la mejor manera posible para la organización.

Sobre la base de trabajo realizado en el paso 3, la organización puede comenzar a vincular la estrategia en el nivel de equipo o empleado individual asignando las responsabilidades del caso para cada proceso y proyecto de sustento, que, a su vez, se vincula con cada objetivo estratégico.

Paso 5: Lanzamiento

Es importante poner el Tablero de Comando en manos de la organización lo más pronto posible.

Dos problemas pueden acontecer si se demora mucho en que la organización comience a usar el tablero de control:

1. La organización comienza a sentir que el tablero se está convirtiendo en una herramienta de castigo por sus indicadores "rojos" y,

2. El equipo a cargo del tablero comienza a pensar que ellos tienen la respuesta correcta y se vuelven reacios a modificarlo independientemente de los comentarios en tal sentido de la organización.

El lanzamiento del tablero tiene tres componentes:
desarrollar una presentación ante la organización entera (varias veces),
hacer que el equipo de gerencia respalde abiertamente el tablero y
lograr un acuerdo sobre los próximos pasos a seguir.
 

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