Las herramientas como los Sistemas de Soporte a la Decisión, permiten crear de forma estructurada modelos de problemas reales de decisión y analizarlos para comprenderlos mejor y conseguir mejorar la calidad de las decisiones resultantes. Esto permite que las personas que toman decisiones, al poder generar varios escenarios de decisión de la misma situación, puedan tomar de una forma más rápida y acertada sus decisiones, lo que da una gran ventaja competitiva a las empresas.
Este artículo presenta una vista de lo que son los DSS, la ventaja e importancia de que las empresas cuenten con él. En el artículo se presentan algunos puntos a considerar para saber qué tipo de DDS (comercial o personalizado) conviene adquirir para cada tipo de empresa, así como las principales características que nos proporciona un DSS.
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Los sistemas de soporte a la decisión son parte de la revolución de la era de tecnologías de información y nacen de la necesidad de solucionar problemas complejos debido a que en la actualidad contamos con tantos datos que es difícil procesarlos a información útil para mejorar el desempeño de las organizaciones.
Hoy en día, muchas empresas a nivel mundial están implementando sistemas de soporte a la decisión (DSS) para mejorar su toma de decisiones, mientras tanto, muchas otras apenas están conociendo lo que un DSS puede proporcionarles como ventaja competitiva.
Los sistemas de soporte a la decisión son una clase de sistemas computarizados que ayudan en las actividades de la toma de decisiones. Son sistemas interactivos basados en computadoras y subsistemas que ayudan a los tomadores de decisiones a que el proceso sea exitoso usando tecnologías de comunicación, datos, documentos, conocimientos y modelos.
Los DSS permiten que personas de diferentes niveles de una empresa puedan recolectar datos necesarios y procesarlos de formas diferentes simulando varias situaciones reales y así poder elegir la mejor opción, para que la toma de decisiones sea más efectiva y correcta.
Existe la idea en muchas empresas que implementar un DSS es muy costoso, y que solo pueden hacerlo organizaciones grandes, sin embargo no es así, existe gran desconocimiento sobre las formas y herramientas que existen para poder implementarlo.
Primero debemos decir que existen dos tipos de software: el comercial y el personalizado. El software comercial son sistemas ya existentes en el mercado, por lo cual tienen como ventaja que el costo no es elevado y el tiempo de implementación es casi inmediato, sin embargo, no llenan en su totalidad las necesidades de la empresa. Por otro lado, el software personalizado es más costoso, toma más tiempo su implementación pero tiene como ventaja que es ajustado a las necesidades propias de la empresa.
Como podemos visualizar, el software más factible para empresas pequeñas que quieren lograr una ventaja competitiva es el comercial, por lo cual se debe buscar un software en el mercado que más les convenga de acuerdo a sus requerimientos y necesidades, afortunadamente cada vez existen más sistemas de soporte a las decisiones en el mercado que se pueden adaptar al máximo que sea posible a sus necesidades, por lo tanto, lo ideal para empresas que buscan este tipo de software es analizar e inclusive probar varias herramientas, esto con ayuda de asesores tanto internos como externos a la empresa para encontrar la mejor solución. Sin embargo las empresas pequeñas que se interesen en implementar un DSS personalizado que sea económico pueden contactar programadores con experiencia en DSS o instituciones educativas en donde se impartan cursos sobre estas tecnologías.
Ahora bien, para empresas grandes que cuentan con presupuesto para adquirir un software personalizado, existen varias opciones de empresas que se dedican al desarrollo de sistemas de soporte a la decisión personalizado, para ello es importante crear un equipo de evaluación, definir los requerimientos con ayuda de expertos y evaluar varias empresas que nos ofrezcan la mejor solución para lograr una ventaja competitiva.
Los SSD tienen cuatro características principales: incorporan datos y modelos, son diseñados para asistir a los directivos en los procesos de decisión (no reemplazan, sino que apoyan a la toma de decisiones) y su objetivo es mejorar la efectividad de las decisiones y no la eficiencia con la que esas decisiones son tomadas.
Algunas otras características y ventajas importantes de los DSS que debemos tener en cuenta son las siguientes:
- Tipo de decisiones: Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas. Las decisiones estructuradas son aquellas en las que ya existe una forma definida de hacerlo, por ejemplo un análisis de presupuesto, las decisiones no estructuradas son en las que no existe una forma en cómo hacerlo, por ejemplo, contratación de personal.
- Interfase amigable: capacidad de interactuar en forma amigable y con respuestas en tiempo real con el encargado de tomar decisiones.
- Provee soporte individual y a grupos.
- Provee soporte a varios niveles gerenciales, desde el nivel más alto ejecutivo hasta el más bajo.
- Fácil Manejo: Simple, fácil de aprender y utilizar por el usuario final.
- Soportan una gran variedad de procesos y estilos de tomas de decisiones.
- Variedad de Usuarios: Puede emplearse por usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas, recursos humanos, etc.
- Flexibilidad: Permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: Autocráticos, Participativos, etc.
- Apoyo en todas las fases del proceso de toma de decisiones.
- Los usuarios finales son capaces de construir y modificar sistemas simples por ellos mismos, sin necesitar la ayuda de los expertos en sistemas.
- Proveen soporte para varias decisiones secuénciales. Estas decisiones puede ser hechas una vez, varias veces o repetidamente.
- Interacción Ambiental: Permite la posibilidad de interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión.
- Comunicación Interna Organizacional: Facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa.
- Uso de un modelo estándar y adaptado a las necesidades.
- Posibilita la ejecución del análisis de sensibilidad (capacidad de ver la trascendencia de la toma de decisiones).
- Registro histórico de las decisiones y seguimiento.
Conclusión
Los DSS son una herramienta muy poderosa que cada vez se está usando más en las actividades organizacionales, cada vez existen más aplicaciones en diversos campos. El éxito de su implementación depende mucho de la relación adecuada que exista entre los desarrolladores y los usuarios finales en el momento del análisis, para que finalmente sea una herramienta útil y ajustada a la realidad de la empresa. Un DDS bien implementado y con la tecnología necesaria nos dará la capacidad de seleccionar una solución adecuada, con el menor costo y al menor tiempo, además de la satisfacción de clientes y trabajadores.
Es importante mencionar que un DSS no toma decisiones por sí sólo, los encargados de ello en las empresas se apoyan en estas herramientas para lograr una mejor toma de decisiones en una situación dada, analizando varios escenarios, pero finalmente quienes tienen la última palabra son las personas. Sin embargo, los DSS son una importante tecnología, ya que al proveer datos y análisis oportunos que soporten las decisiones, nos lleva a tener una gran ventaja competitiva, ya que no solo están basándose en juicios individuales, sino en información generada a través de métodos analíticos y deductivos.
Los DDS nacieron de la necesidad de tener una ventaja competitiva, ya que apoyan en todas las fases del proceso de decisión, tanto en problemas estructurados, semi-estructurados y no estructurados. Las empresas grandes invierten hasta millones de dólares en DSS, pero también existen oportunidades para las empresas pequeñas para adquirir uno al alcance de su presupuesto. Es importante aprovechar la ventaja competitiva que esta tecnología ofrece a las empresas de todo tipo.
Bibliografía
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