Tecnologías de información y ERP para sistemas de costos

Actualmente, existen varios softwares o ERP que involucran varias áreas de la empresa; sin embargo, muchos de ellos ignoran la importancia de identificar los costos y únicamente ofrecen sistemas básicos de costeo que no permiten identificar de manera fácil las variaciones de costos reales vs. los planeados y mucho menos cuando se utiliza el sistema de costeo estándar como predefinido en las empresas.

La mayoría de las veces los sistemas de información son implementados en la empresas de acuerdo a sus necesidades, por lo que es de suma importancia que personal de áreas contables participen en el diseño e implementación del software que será utilizado para obtener información financiera relativa a costos. Muchas veces el software únicamente tiene la modalidad de determinar los costos, en base al método definido, pero no llega a realizar el “Estado de costo de producción y venta” de tal manera que no se logra conciliar el saldo total de los costos de manufactura del mes con las cifras resultantes de las diferencias de inventarios iniciales y finales o inclusive con el dato más importante de los estados financieros: el costo de ventas.

Ante la ausencia de esta conciliación se empieza a crear una brecha crítica de información entre los costos de manufactura y los estados financieros básicos de la compañía.  Ahora bien, no hay que olvidar que los rubros más importantes de los estados financieros de una entidad son los inventarios y el costo de ventas, además de los activos fijos en el caso de empresas manufactureras y por ello es de suma importancia que los costos estén identificados al mayor detalle posible.

Palabras Clave: Sistemas de costeo, ERP, Costeo basado en actividades, ABC, Estado de costo de producción y venta, sistemas de información.

1. Introducción

Los Sistemas de Planeación de los Recursos de la Empresa o lo que es lo mismo, ERP Enterprise Resource Planning han tenido un auge en los últimos años por la facilidad que prometen de integrar a casi todos los procesos de una organización en un solo sistema. Estos sistemas han sido desarrollados en su mayoría para organizaciones grandes que tienen la capacidad de pagar por este tipo de desarrollos, la mayoría de las empresas pequeñas aún no tienen la estructura de un departamento que les permita conocer o coordinar la implantación de una herramienta de este nivel. Existen algunos software para empresas pequeñas y medianas que funcionan exitosamente pero que no tienen aún la posibilidad de utilizar los datos que almacenan para generar información útil para tomas de decisiones más complejas o estratégicas.

Pareciera ser que los ERP que se tienen en empresas grandes satisfacen todas las necesidades de control y de información de los usuarios; pese a esto, existen siempre huecos en estos sistemas que originan oportunidades de mejora importantes a desarrollar.

En la determinación del costo de los productos existen varios sistemas de costeo generalmente aprobados por las áreas contables: costeo directo, costeo absorbente, costeo estándar, costeo basado en actividades, entre otros. Respecto a los inventarios se tienen métodos de valuación también aprobados por el gremio contable financiero: PEPS primeras entradas primeras salidas, UEPS últimas entradas primeras salidas, promedios, detallistas, identificados, etcétera.

La selección del mejor método de costeo y valuación de inventarios depende del proceso de manufactura u operaciones de la entidad, pero una vez seleccionado éstos deben ser apoyados y respaldados por los sistemas de información de manera que permitan la fácil captura, procesamiento claro, consulta ágil y flexibilidad en la generación de información oportuna y confiable para llevar a cabo un análisis que ayude a la mejor toma de decisiones que a su vez genere ventajas competitivas.

Los sistemas de costeo que tradicionalmente tienen implementados los ERP actuales sólo permiten obtener el costo del producto mediante una distribución del costo de los materiales o montos definidos que formaran parte del costo del producto, una vez obtenido este costo se tiene una cantidad unitaria por producto que sirve para valuar el inventario. Cuando ya estamos hablando del valor de inventarios se considera el valor unitario total pero ya no en su desglose de cada una de las partidas que sirvieron de base para llegar a ese valor, lo mismo sucede cuando se hace el traspaso al costo de ventas al momento de la enajenación de los inventarios; es decir, se hace un cargo por la cantidad que se obtiene de multiplicar las unidades vendidas por el costo unitario, disipándose el desglose unitario de los materiales, mano de obra, gastos generales de la producción, etc.

Este desglose que se menciona en el párrafo anterior es indispensable para determinar variaciones contra lo planeado en las utilidades brutas o de operación para identificar con precisión el punto de mejora que se tenga en el rubro correspondiente.

 2. Estado de costo de producción y venta, su omisión en los ERP actuales

A continuación, en la figura 1, se muestra el estado de costo de producción y venta que generalmente es omitido en los sistemas de costeo actuales, ya que únicamente consideran el costo de manufactura o de producción pero suelen omitir la diferencia de inventarios iniciales y finales:

 Estado de costo de producción y venta

 Inventario inicial de materia prima

+ Compras de materia prima

= Total disponible de materia prima

– Inventario final de materia prima

= Materia prima utilizada

+ Mano de obra

+ Gastos indirectos de fabricación

= Costo de producción

+ Inventario inicial de producción en proceso

= Total costo de producción disponible

– Inventario final de producción en proceso

= Costo de artículos producidos

+ Inventario inicial de producto terminado

= Total costo de producto terminado disponible

– Inventario final de producto terminado

= Costo de ventas

  Figura 1, Estado de costo de producción y venta

 3. Competitividad en las empresas

Acordemos que el costo de los procesos que se llevan a cabo en una organización es la base fundamental y primaria para una buena toma de decisiones. Se considera una buena toma de decisiones aquella que ayuda a lograr ventajas competitivas y que por lo tanto aumentan la rentabilidad de la empresa. Cierto es que, existen otras clases de variables que afectan al momento de decidir, pero la más controlable es aquella que tenemos datos e información para analizarla a detalle y esto se refiere al costo del proceso de manufactura, de los inventarios y de los productos vendidos, aunque se pudiera pensar que estos conceptos son lo mismo, son diferentes por el hecho de que cambian su valor por el transcurso del tiempo (almacenajes, maniobras, etc.) y quizás por el método de valuación de inventarios que se tenga.

Amerino (1996), señala que “…tal como puede observarse en el cuadro 1, Edward Deming (1992), apoyando las ideas de Crosby, Ohno, y Jurán, afirma lo siguiente: “… a medida que se mejora la calidad se mejora la productividad y, en consecuencia, la competitividad.””

Tecnologías de información aplicables a sistemas de costeo

 Cuadro 1, Competitividad de las empresas

Amerino de Piñero, María A., 1996

 4. Sistemas de costeo obsoletos

Es ineludible el tener un ERP o algún otro sistema de información que permita tener un sistema de costeo armónico con el entorno actual de negocios y de globalización que viven las organizaciones. Algunas entidades tienen software adicionales al ERP o desarrollos domésticos que permiten reprocesar información para tener una distribución adicional del costo de producción; no obstante, no hay una asociación de ese detalle con los auxiliares de los estados financieros.

Chan, Suk-Yee (2003) señalaron que Cooper había identificado 11 síntomas que indicaban problemas potenciales en sistemas de costeo:

1. Gerentes de primeras líneas, como gerentes de producción y mercadotecnia, quieren abandonar aparentemente líneas de productos o servicios rentables

2. Utilidades marginales son difícil de explicar

3. Productos difíciles de hacer muestran grandes utilidades

4. Los departamentos tienen sus propios sistemas de costos

5. El departamento de contabilidad gasta mucho tiempo en proyectos especiales

6. Tienes un alto margen de todo un nicho para ti mismo

7. Los precios de los competidores son bajos y poco realistas

8. A los clientes no les importa incrementos en precios

9. Los resultados de cotizaciones son difíciles de explicar

10. Las cotizaciones de los vendedores son más bajas que las esperadas

11. Los reportes de costos cambian por nuevas regulaciones contables y financieras.

Por ejemplo, gran mayoría de las empresas manufactureras emplean el sistema de costeo estándar porque así se ha definido con anterioridad y no han llevado a cabo una evaluación de dicho sistema para analizar si aún es conveniente continuar con él. En el pasado el mayor costo de un producto estaba representado por la materia prima y su mano de obra, pero con la creciente utilización de maquinaria se han optimizado y automatizado los procesos de producción, lo que ha llevado que los costos indirectos de fabricación o gastos generales aplicables al costo representa una cantidad significativa que no sería conveniente su distribución mediante la base de unidades producidas.

 5. Costeo Basado en Actividades ABC

Actualmente, ha empezado a tener auge el sistema de costeo basado en actividades, también denominado ABC por sus siglas en inglés: Activities Based Cost

Jong, Kleiner (1997) indicaron que el ABC es un método más relevante para costear productos que algunos métodos más antiguos, debido a que éste obliga rastrear el costo a los productos basado en los recursos consumidos por las actividades que se necesitaron para producir los productos individuales. Los factores clave son las actividades y sus indicadores asociados. En caso de que un producto no requiera una actividad, éste no absorberá ningún costo relacionado con esa actividad. Los métodos de costeo comunes que se utilizan actualmente, por ejemplo, quizás concilien las distribuciones de gastos generales (overhead) en base a mano de obra directa de manera que algunos productos están siendo costeados con recursos que ellos nunca utilizaron.

Asimismo, señalaron que en resumen, el sistema ABC usa un procedimiento de dos etapas (indicadores de costos de la primera y segunda etapa) para asignar costos a los productos. Primero, se rastrean los costos a las actividades y después a los productos. Esto es, bajo el sistema ABC el costo de un producto es igual al costo de los materiales más la suma de los costos de todas las actividades requeridas para fabricar el producto.

Como se podrá observar, hay necesidad de adecuar los sistemas de costeo actuales por aquel o aquellos que no nada más sirvan para valuar inventarios, sino que también ayuden a la gerencia a tomar buenas decisiones, es decir, hay que implementar un sistema de costeo único o combinado que además sirva de información para controlar, medir y optimizar el proceso productivo.

6. Conclusiones

En virtud de que hoy en día la tecnología de información puede proporcionar herramientas sofisticadas de procesamiento de datos con las cuales es posible obtener información con un detalle exhaustivo, se vuelve importante que los sistemas de información se adapten para que puedan dar información de costos reales vs. los presupuestados pero al máximo detalle posible para identificar las oportunidades de mejora.

Es un hecho que existen sistemas de información independientes que determinan el estado de costo de producción y venta pero que a la vez no están asociados al sistema de contabilidad. Al encontrarse esta brecha se hace necesario su eliminación mediante tecnologías de información flexibles a este tipo de situaciones.

Al momento de adquirir un ERP hay que tener en cuenta estos detalles para garantizar que toda la información que se obtendrá será útil y que no habrá ausencia de ningún tipo de información. Es una lástima que se inviertan excesivas cantidades de dinero y recursos al instalar un sistema de información y que al momento de que se requiere contestar ciertas interrogantes relacionadas con costos simplemente nos encontramos ante una incertidumbre difícil de evitar.

En el mundo competitivo y globalizado que hoy enfrentan las empresas, no se da espacio a la omisión de información por falta de tecnología computacional. Los ingenieros en sistemas en conjunto con los expertos en información financiera deben crear círculos de trabajo que originen sistemas que maximicen  la generación de información estratégica.

Claro está que la principal ventaja competitiva que tienen las empresas es aquella relacionada con el producto o servicio que producen u ofrecen, esto es, su innovación, la satisfacción que da a quien lo adquiere, su fácil adquisición, etc.; pero también, una real ventaja competitiva es aquella relacionada con la disponibilidad de la información para una oportuna toma de decisiones en el momento adecuado y en el rubro correcto. Se sabe que los costos de una empresa pueden ser lo más complejo posible como se quiera, dependiendo del grado de análisis que se necesite para la correspondiente serie de decisiones que normalmente se toman en las organizaciones.

Los ejecutivos expertos en información financiera no deben limitarse al momento de solicitar a los técnicos en sistemas que desarrollen software que cumplan con todas las necesidades de información de cada una de las áreas críticas de la empresa. Gracias a las tecnologías de información se puede ahorrar tiempo y recursos en analizar información, siempre y cuando se tengan sistemas útiles que ayuden a tener lo más automatizado posible toda la información financiera de la empresa.

7. Bibliografía

Amerino de Piñero, María A., 1996, “Importancia de los sistemas de costos en la competitividad de las empresas”, Espacios. Vol. 17 (2)

Chan, Siu Y., Suk-Yee Lee, Dominica, 2003, “An empirical investigation of symptoms of obsolete costing systems and overhead cost structure” Emerald Fulltext [on-line database]. Managerial Auditing Journal.

Jong No, Joo, Kleiner, Brian H., 1997, “How to implement activity-based costing” Emerald Fulltext [on-line database]. Logistics Information Management.

Costeo basado en actividades. 2004

Sánchez Rizo, Erving. Softwares a la medida. 2001.

Sistemas de Costeo. Conceptos y Técnicas

Mosse, Francisco. Introducción a la teoría de costos. 2004

“Redesigning cost systems: Is standard costing obsolete?” Proquest [on-line database]. Accounting Horizons. Sarasota (December 1996).

“Updating Standard Cost Systems” Proquest [on-line database]. Management Accounting. Montvale (October 1993)

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López Macías Carlos Eduardo. (2004, junio 14). Tecnologías de información y ERP para sistemas de costos. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/tecnologias-informacion-erp-sistemas-costos/
López Macías, Carlos Eduardo. "Tecnologías de información y ERP para sistemas de costos". GestioPolis. 14 junio 2004. Web. <https://www.gestiopolis.com/tecnologias-informacion-erp-sistemas-costos/>.
López Macías, Carlos Eduardo. "Tecnologías de información y ERP para sistemas de costos". GestioPolis. junio 14, 2004. Consultado el 7 de Diciembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/tecnologias-informacion-erp-sistemas-costos/.
López Macías, Carlos Eduardo. Tecnologías de información y ERP para sistemas de costos [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/tecnologias-informacion-erp-sistemas-costos/> [Citado el 7 de Diciembre de 2018].
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