Sistemas de información
¿Por qué los sistemas de información son fundamentales en la actualidad para un negocio y/o empresa?
Son fundamentales por hecho de encontrar una regulación, automatización, eficacia, control tanto del personal (empleados, administrativos, gerentes), como de la tecnología con lo que trabajan y lo cual hace que la productividad dentro de la empresa o negocio sea notable y de calidad o estancado y con poca calidad. Para ello debemos conocer, ¿Qué son los sistemas de información?, ¿Qué es su función tienen?, así como las áreas la una empresa o negocio donde pueden ser implantados algunos de los sistemas de información.
Antes de conocer los sistemas tipos de sistemas de información debemos conocer que es información y que es un sistema de información:
¿Qué es información?
Es un conjunto de datos organizados y procesados, que forman un mensaje, instrucciones, operaciones, funciones, o y cualquier tipo de actividad que tenga lugar en relación con un ordenador.
¿Qué es un sistema de información?
Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recogen, procesan y almacenan, adaptados al procedimiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, creados para satisfacer una necesidad o un objetivo.
Estos elementos formarán parte de alguna de las siguientes clases:
- Personas.
- Datos.
- Actividades o técnicas de trabajo.
- Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).
Principales tipos de información en organizaciones
- Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) Executive Support Systems
- Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) Decision Support Systems
- Sistemas de Información Gerencial (MIS) Management Information Systems
- Sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) Knowledge Work Systems
- Sistemas de Automatización de Oficina (OAS) Office Automation Systems.
- Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) Transaction Processing Systems
Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) Executive Support Systems
Sistema de información dirigido a la alta dirección puesto que permiten agilizar la obtención de datos ya sean internos como externos de la empresa, más principales y estratégicos para la organización, presentándolos de la forma más clara posible con el propósito de poder dar alcance a los factores críticos de éxito (Mos, 2015 ).
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) Decision Support Systems
Un DSS, es un sistema de información basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solución de un problema de gestión no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio análisis de la situación (Turban & Aronson, 2005). Se encuentra en el nivel de gestión y administración dentro de la pirámide de los tipos de sistemas de información. Sistemas de Información Gerencial (MIS) Management Information Systems.
Son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos, orientados a solucionar problemas corporativos y/o empresariales (Laudon & Laudon, 2004). Al igual que el DSS, el MIS se ubica en el nivel de gestión y administración en la pirámide de los tipos de sistemas de información.
Sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) Knowledge Work Systems
Sirven de apoyo los profesionistas, como lo científicos, ingenieros, y médicos en esfuerzo de creación de un nuevo conocimiento y así poder compartirlo con las empresas, instituciones o a la humanidad (Kendall & Kendall, 2005).
Sistemas de Automatización de Oficina (OAS) Office Automation Systems
Son cualquier aplicación tecnológica de la información que encamine al aumento de productividad los trabajadores de la información en la oficina, algunos ejemplos son; procesamiento de texto, correo electrónico, aplicaciones de diseño, digitalización de documentos.
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) Transaction Processing Systems
Sistemas creados para procesar grandes cantidades de datos referentes operaciones diarias de negocios, como lo son nóminas, inventarios. Estos sistemas eliminan el fastidio al momento de realizar las transacciones operativas de la empresa.
A continuación describimos los niveles de la pirámide dentro de una empresa:
- Nivel estratégico: se encarga de todas las tascas propias de la alta dirección y, por lo tanto las decisiones más importantes para la organización. Son decisiones no programadas y muy complejas ya que en definitiva son decisiones que afectan al planteamiento estratégico de la organización. Se apoyan con los sistemas de apoyo a los ejecutivos (ESS).
- Nivel de gestión o administración: se encarga de realizar las tareas de supervisión y control de todas aquellas tareas que se han tomada a nivel operativo. Empieza a tener una visión más amplia del negocio. A menudo son decisiones pre programadas y, por lo tanto son decisiones más complejas que las tomadas en el nivel operativo. En el nivel de gestión o administrativo, se apoya con los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) y a los sistemas de información de gestión (MIS).
- Nivel de conocimiento: se encarga de facilitar actividades operativas para los trabajadores de la empresa, mediante una o varias aplicaciones tecnológicas, con el fin de incrementar la productividad de los empleados. En el nivel de conocimiento, se apoya con los sistemas de automatización de oficina (OAS) y los sistemas de gestión del conocimiento (KWS).
- Nivel operativo: se encarga de las tareas más rutinarias y ejecuta las operaciones. A menudo son decisiones programadas. Esto hace que sean decisiones simples y fáciles de tomar. Se apoyan con los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS).
En la Ilustración 2 podrán observar de modo gráfico la pirámide según la importancia de la empresa.
Sistemas de información en la empresa y niveles de la pirámide de información
¿Qué es negocio inteligente o Business Intelligence (BI)?
Business Intelligence es la pericia para convertir datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda perfeccionar el proceso de toma de decisiones en los negocios.
Sistemas de información en la empresa y niveles de la pirámide de información
Ilustración 2 Elaboración propia
Asociando directamente con las tecnologías de la información, se puede definir Business Intelligence (BI), como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reportes, análisis) o para su análisis y conversión en conocimiento, y con ello dar soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.
La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, el cual se producen una gran ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información preferencial para resolver problemas de negocio: como son ofertas promociones, ingresar nuevos de productos, así como de proveedores, clientes, control financiero (ventas, nominas, pagos a proveedores, etc.) además de eliminación de información caduca y ya sin importancia para el negocio o empresa.
Los principales productos de Business Intelligence que existen hoy en día son:
- Cuadros de Mando Integrales
- Sistemas de Soporte a la Decisión
- Sistemas de Información Ejecutiva
Por otro lado, los principales componentes de orígenes de datos en el Business Intelligence que existen en la actualidad son:
- Datamart
- Datawarehouse
Por lo tanto por decir que una medida de solución para un BI complejo deben contener estos puntos o cuestionamientos como base:
Sistemas de información en la empresa y niveles de la pirámide de información
Ilustración 3 Elaboración propia
Observar ¿qué está ocurriendo? Comprender ¿por qué ocurre? Predecir ¿qué ocurriría?
Colaborar ¿qué debería hacer el equipo? Decidir ¿qué camino se debe seguir?
De esta manera el BI a nivel complejo tendrá una solución adecuada y fructífera para un liderazgo por encima de la competencia.
Gestión documental
Conjunto de tecnologías, normas, pasos, técnicas y prácticas que son usadas para administra el flujo de documentos en todo empresa o negocio, de los cuales se pueden recuperar información desde ellos, determina el tiempo de guardado d documentos, además elimina los que ya no sirven y certifican la conservación indefinida de los documentos más importantes para la empresa.
La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP no tienen una organización clara de contenido, es lo que en técnicamente se denomina como información desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información.
Los recursos del sistema de información
El concepto de SISTEMA DE INFORMACIÓN, se relaciona con Tecnología de información (computadora, red de computadoras, programa de proceso de datos y proceso de información). Existen dos tipos de sistemas de información en cuanto al tipo de procesamiento: El sistema centralizado en Mainframe y el Sistema descentralizado en redes integradas de microcomputadoras.
La tendencia está encaminada a la distribución de redes locales de información de computadores que preserven la independencia de cada unidad de la organización y la conecten con una
red corporativa de la organización, para asegurar el acceso a varios volúmenes de información.
Concepto de Sistema de información
- Es un sistema de información de RR.HH. es un sistema utilizado para reunir, registrar, almacenar, analizar y recuperar datos sobre recursos Humanos de la organización .La mayor parte de los sistemas de información de RR.HH. está computarizada.
- EL sistema de información de RH es un procedimiento sistemático para reunir, almacenar, mantener, combinar y validar datos necesarios para la organización con relación a sus Recursos Humanos y sus respectivas actividades, además de las características de las unidades de la organización.
- EL SIRH está planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir la información relacionada con los RH, de modo que los gerentes pueden tomar decisiones eficaces.
Sistema de Información destinado al ARH
Es el Sistema de información más amplio sobre la fuerza laboral y sirve para efectuar el análisis y emprender las acciones del área de gestión de personas .Por consiguiente atiende las necesidades de los especialistas de Rh sabiendo las necesidades de información para la gestión de personas, este sistema cubre:
- Planeación Estratégica,
- Formulación de objetivos y programas de acción.
- Registros controles de personal para efectos de pago de nómina, ausencias, retrasos, disciplina.
- Informes sobre remuneración, incentivos salariales, beneficios, reclutamiento y selección, plan de carreras profesionales, entrenamiento desempeño, higiene, seguridad en un tipo de trabajo, área médica.
- Informes sobre cargos y secciones.
Algunas empresas conservadoras limitan cierta información al órgano ARH mientras que las innovadoras abren por completo la información a todos los usuarios incluidos los empleados. Sistema de Información Gerencial de RH:
El SIG es un sistema planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir información con el fin de que los gerentes de línea tomen decisiones eficaces, este sistema ocupa un papel importante en el desempeño de los gerentes, en cuanto a conducción de subordinados.
Para montarlo se debe saber que información necesita el gerente de línea, adaptar el sistema a las necesidades de los gerentes de línea, y verificar la información a través de reportes escritos.
Sistema de Información para los empleados:
Ellos también necesitan tener acceso y recibir información relacionada con ellos y su trabajo, el cargo, la división y la organización. Para ello el sistema de información se debe ajustar a las necesidades y conveniencias.
Puesta en práctica del sistema de información en la planificación
El departamento de RR.HH. trabaja en conjunto con otros departamentos para que el S i sea utilizado de manera apropiada y con el fin de hacer las tareas organizacionales más efectivas, La gestión eficaz del «capital humano» se convierte en una operación necesaria para los profesionales de los recursos humanos, así como es importante hacer un estudio previo, es importante del mismo modo un análisis de los aspectos que competen al desenvolvimiento de la organización VRS administración de la organización y luego la implementación del SIRH y su desarrollo.
Rh es un área encargada de recopilar los datos de cada trabajador relativos a su historial y características personales, sus competencias y capacidades, hasta los datos más accesibles tales como sus remuneraciones y sus labores en la empresa. La cuantificación de estos datos y la sistematización para su tratamiento permite su manejo posterior por sistemas automatizados, reduciendo el tratamiento manual de las operaciones, costosa fuente de errores.
Es fundamental la estrategia de las empresas en materia de Recursos Humanos ya que nos indica hacia donde están dirigidas las acciones de las empresas. Una buena estrategia contempla equidad interna, equidad externa, un sistema de administración salarial, un sistema de evaluación del desempeño, sistema de compensación variable, desarrollo de competencias, etc.
La tarea de Recursos Humanos no es sencilla e implica la implementación de sistemas objetivos que nos ayuden a tener una buena administración de nuestro capital humano. En otras palabras transformar estos datos en mecanismos de coordinación y estrategias para el futuro desarrollo organizacional reduciendo gastos operativos, y agilizando procesos dentro de las organizaciones. Ejemplos de utilización del SIRH
Nóminas
El modelo de nómina automatiza la gestión del sueldo reuniendo los datos del trabajador sobre su trabajo, asistencia, calculando las deducciones e impuestos, la cotización social y generando periódicamente la orden de pago. Permite también generar datos y estadísticas para el conjunto del personal relativo a estos datos. Sistemas sofisticados pueden establecer transacciones de cuentas por pagar, de la deducción de empleado o producir cheques. El módulo de nómina envía la información al libro de contabilidad general.
Gestión de las prestaciones de trabajo
El módulo de gestión de las prestaciones de trabajo permite evaluar la información de tiempo/trabajo de cada empleado. El análisis de los datos permite una mejor distribución de trabajo. Este módulo es un ingrediente clave para establecer capacidades de contabilidad analítica de los costes de organización.
Gestión de las prestaciones sociales
El módulo de gestión de las prestaciones sociales permite a los profesionales de recursos humanos administrar lo mejor posible las prestaciones sociales, obligatorias o no, como el seguro enfermedad, el de accidentes de trabajo, o los sistemas de jubilaciones complementarios.
Gestión de recursos humanos
El módulo de gestión de recursos humanos cubre otros aspectos de los RR.HH., incluye menos particularidades legales y está más enfocado a una política de gestión. El sistema registra datos de dirección, selección, formación y desarrollo, capacidades, dirección de habilidades y otras actividades relacionadas. Se administran aquí los datos personales (edad, dirección, familia…), las competencias y títulos, las formaciones seguidas, los niveles de salario, el registro de los datos del currículum vitae.
Indicadores de productividad
Para evaluar la productividad de cada empleado, es necesario cuantificar el tiempo y las actividades que generan resultados positivos dentro de la organización. Esto se vuelve muy complicado sobre todo en las empresas de servicios donde se producen bienes intangibles. En estos casos es necesario «medir» las actividades de cada uno de los empleados, separar las actividades «Productivas» (Aquellas que están directamente relacionadas con la empresa) de las «Personales» (Aquellas que no tienen relación directa con la empresa). De esta manera se puede cuantificar el costo real (horas hombre) que le toma a cada uno de ellos realizar sus labores, así como las herramientas que utilizan para alcanzar los objetivos.
Ventajas (Díaz & Esquivel, 2009)
Bibliografía
- Díaz, M. d., & Esquivel, J. (2009). Monografías.com. Recuperado el 29 de juniio de 2015, de humanos/sistema-informacion-recursos-humanos2.shtml
- Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2005). Análisis y diseño de sistemas. Pearson.
- Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2004). Sistemas de información gerencial: administración de la empresa digital. Pearson.
- Mos, S. F. (27 de Enero de 2015 ). Recuperado el 26 de 06 de 2015, de http://pertutatis.cat/que- son-los-sistemas-de-apoyo-a-los-ejecutivos-ess/
- Turban, E., & Aronson, J. E. (2005). Decision Support Systems and Intelligent Systems.
- Pearson/Prentice Hall.
