Una nueva manera de verlo y desarrollarlo
Una forma simple y sencilla de entender y comprender el Sistema Matricial de Control Interno es pensarlo al mismo como una serie de cuestionarios de control sobre diferentes aspectos de la empresa. Pero con la primera particularidad que en su redacción participan tanto personal operativo, como miembros del staff organizacional.
En ello da pie a la nueva forma de diseño grupal. Así como en el diseño de productos es conveniente la participación conjunta e interactiva de ingenieros de procesos y de producción, diseñadores, personal de marketing y ventas, e inclusive de finanzas, en el diseño de estos cuestionario participan miembros de los sectores o servicios objetos de control, como así también miembros de auditoría interna y operativa, auditoría externa, finanzas, impuestos, entre muchos otros.
En una segunda parte se designan responsables de llevar a cabo los controles especificados en los cuestionarios, determinando también la periodicidad de los mismos. Con ello se tiende a dar vida al autocontrol tan difundido por los nuevos sistemas tanto de calidad como de gestión de procesos.
Ahora bien, estos cuestionarios no quedan en el papel, sino que son trasladados a la informática. De tal forma los responsables de los controles por medio de claves tienen acceso al sistema e informan del cumplimiento de las medidas y especificaciones de control.
El resultado de tales controles es informado diariamente a diferentes niveles de la organización, tanto de manera general como por excepción. De tal forma los directivos pueden saber y evaluar que tan bien se están cumpliendo las medidas de control. En este aspecto el sistema trabaja al estilo de un Tablero de Comando.
El sistema en sí tiene la bondad de permitir la delegación de tareas de control, ahorrar tiempo, personal y recursos en materia de evaluación y posterior redacción de informes, lográndose además un control continuo y no sólo periódico de las diferentes unidades económicas (llámense sucursales, dependencias, o delegaciones).
Esta es sin lugar a dudas una nueva y revolucionaria forma de enfocar el control interno, haciendo de esta una actividad más eficaz y eficiente. Debemos recordar que la mejor forma de aumentar las utilidades es proceder siempre de manera inmediata a tapar los agujeros o fisuras por donde se pierden recursos.
Cuando de control interno se trata, no se habla solamente de temas tradicionales como el control por oposición, la división de funciones o la existencia de comprobantes prenumerados, para tratar sólo de algunos, sino también de evitar la pérdida de los recursos más valiosos de toda organización como lo son sus clientes. Para ello cabe preguntarse: qué tan bien cuidamos de nuestros clientes y consumidores? Llevamos una estadística de sus adquisiciones? Qué tan elevada es la rotación de nuestra cartera de clientes? Medimos, registramos y analizamos los niveles de satisfacción de nuestros clientes y consumidores? Con qué periodicidad lo estamos haciendo?
En otro orden de cuestiones, como son la producción de los bienes y servicios, o la gestión financiera, caben también una serie de preguntas destinadas al mejor control de gestión de los procesos organizacionales.
Podemos así concluir en relación al Sistema Matricial de Control Interno, que se trata de una nueva y poderosa forma de proteger y generar la competitividad organizacional.
Tal vez deba contestarse a usted mismo éstas preguntas:
- El costo de mí auditoría interna es elevado y siempre hay problemas descubiertos fuera de tiempo y a un elevado costo?
- No me siento seguro de que se esté controlando todos los posibles riesgos empresariales?
- Hay diversas cuestiones que son controladas o monitoreadas con muy escasa frecuencia?
- No me siento seguro que los responsables de los diversos sectores o servicios estén cumpliendo regularmente con sus obligaciones de control?
Si ha respondido positivamente aún a una de estas preguntas, significa que su organización, requiere de un cambio en su forma de controlar, y ese cambio hoy se llama Sistema Matricial de Control Interno.
Lecturas aconsejadas
Matriz de Control Interno – Mauricio Lefcovich – www.monografias.com – 2003
Sistema Matricial de Control Interno – Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com – 2004
