¿Qué es protocolo y para qué sirve en la empresa?

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El protocolo está presente en muchas de las situaciones que viven a diario las personas que componen el ecosistema de las empresas, desde una acción rutinaria como un simple cruce de correos electrónicos entre compañeros de trabajo, hasta algo extraordinario como la invitación al Presidente de la República a un evento corporativo, aunque los dos casos son diferentes ya que en el primero no está en juego la imagen de la organización y en el segundo definitivamente sí, la importancia del primero está dada por las relaciones entre miembros de una organización, que al final de cuentas son las que la sostienen y le permiten mantenerse y crecer.

A continuación un par de referencias bibliográficas sobre el protocolo, la primera sobre su definición general y la segunda sobre su importancia en el ámbito empresarial:

Definición de protocolo

El protocolo es la descripción de las normas de comportamiento a seguir, pero las normas que describe pueden contener pautas netamente diferenciadas, aplicables a personas, instituciones y/o países según el caso.

El Protocolo lo podríamos definir como la normativa que es le­gislada establecida por usos y costumbres donde se determina, la precedencia y honores que deben tener las personas y símbolos, la solemnidad y desarrollo del ceremonial de los actos importantes donde se relacionan las personas para un fin determinado. El protocolo se implanta como consecuencia de una necesidad social, es decir; establece cómo se deben desarrollar los actos importantes que se producen en la sociedad. Al igual que las normativas jurídicas son necesarias para regular los cauces que llevan a una convivencia civilizada entre los individuos, la norma protocolaria determina como se deben desarrollar los actos que emanan de las instituciones y particulares.

Normas sobre protocolo

  • Normas de carácter moral, representadas por aquellas que vienen exigidas por el cumplimiento del deber moral e inspiradas por la caridad solidaridad para con los semejantes (por ejemplo, la obligación de usar buenos modales).
  • Normas de carácter social (de protocolo, en sentido muy estricto) de etiqueta simples reglas convencionales, variables en el tiempo y en cada país, de carácter no vinculante y cuyo incumplimiento no representa para el infractor más que una sanción social (por ejemplo, la obligación de vestir chaqué durante el día y smoking por la noche).
  • Normas con verdadero carácter jurídico, que son dictadas por el Estado la comunidad internacional, y que constituyen ya verdadero derecho positivo, ya simple derecho consuetudinario (por ejemplo, la disposición oficial que regula la precedencia de autoridades).

Protocolo en la empresa

En principio, el protocolo en el sector privado no tiene, como es lógico, la importancia que reviste en el sector público, pues éste es el protocolo oficial, el protocolo por antonomasia. Pero, aun hecha esta afirmación, debe distinguirse entre el protocolo de los actos organizados por las instituciones que, aunque incluidas en el sector privado, participan de alguna manera en la vida pública oficial (corporaciones empresas públicas), y los actos organizados por las demás entidades personas físicas.

¿Para que sirve el protocolo en la empresa?

Sin protocolo, las relaciones dentro de una empresa serían caóticas. Nadie respetaría las jerarquías y el desconocimiento de las reglas conduciría a continuos enojos y falta de respeto. El orden jerárquico tiene su razón de ser y está justificado por la estructura administrativa de la organización.

En la actualidad, el sector privado desarrolla gran cantidad de eventos de especial relevancia social que están regidos por reglas de protocolo y etiqueta.

El protocolo es una herramienta importante para lograr el prestigio que la empresa busca desde cualquiera de sus perspectivas. Toda firma debe saber que contar con un buen producto ya no resulta suficiente y que cada vez son más importantes los lineamientos que dicta el protocolo empresarial, porque contribuyen a la consolidación de la imagen corporativa y del posicionamiento en el mercado.

El protocolo es necesario porque ayuda a cuidar los detalles en las relaciones humanas y corporativas. Si esto se extiende a todos los ámbitos de la empresa, se jerarquiza cada una de las tareas.

El protocolo sirve para lograr una buena y armoniosa convivencia en el ámbito laboral. Ayuda a comprender la necesidad de adaptarse, integrarse y conocer cuáles son las reglas para seguir y para observar el trato correcto tanto con los superiores como con los subalternos.

Recomendaciones para un adecuado protocolo en la empresa

Algunas recomendaciones para que usted pueda desenvolverse con soltura:

Lo primero que hay que saber es que dentro de la misma empresa no es necesario pedir permiso para entrar o retirarse de algún lugar o reunión.

¿Qué pasos debe seguir si está llevando a cabo una reunión en su oficina con invitados y desea integrar a un colega? Primero, llamarlo por teléfono para que se acerque a su oficina. Luego, ponerse de pie cuando él entre. En último lugar, saludarlo y presentarlo a los visitantes, indicándole un asiento antes de sentarse.

Es clave el respeto hacia la persona que se tiene cerca. El saludo correcto es “buenos días” y no sólo “buenas”. y si alguien está hablando por teléfono y usted necesita comunicarle algo, no debe quedarse parado a su lado, sino esperar a que corte para acercarse.

Un hombre que en ámbitos sociales se levanta de su asiento cada vez que una señora entra al lugar donde él está, no debe hacerlo en el lugar de trabajo. cuando una colega entra en su oficina.

No es correcto recibir a una persona y hacerla esperar mientras usted habla por teléfono. Acorte la conversación y solicite que no le pasen llamadas, a fin de concentrarse en su visitante.

En general, los subordinados deben aceptar y seguir las indicaciones de superiores. De no estar de acuerdo con algún mandato recibido, exponga su parecer en privado y con cortesía.

El trato con subordinados debe ser respetuoso. Se tendrán en cuenta sus horarios de salida, evitando organizar reuniones justo en el momento en que deben retirarse.

En un primer encuentro entre personas de diferentes empresas, se deben tratar de usted y no por su primer nombre. Si se trata de una situación especial y por las edades surgiera el tratamiento de “vos”, puede ser utilizado siempre que previamente se haya solicitado permiso para hacerlo. También es posible tutear cuando la persona de mayor edad se lo pida o cuando la relación entre el jefe y su empleado sea informal.

Cuide los pequeños detalles que hacen mejor la convivencia. Piense que los grandes detalles se cuidan solos.

Tener buenos modales es una vía para crecer tanto en el plano profesional como en el personal.

Una empresa que respeta el ceremonial contribuye a desarrollar una imagen corporativa profesional y dinámica.


Para terminar, una interesante entrevista en la que se aprecia por qué el protocolo es una poderosa herramienta de comunicación que debe saber aprovecharse en el mundo empresarial.

Fuentes

  • Martínez Guillén, María del Carmen. Manual básico de protocolo empresarial y social. Ediciones Díaz de Santos, 2007.
  • Cortelezzi, Edith. Buenos modales, buenos negocios, Random House Mondadori, 2012.

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GestioPolis.com Experto. (2001, febrero 13). ¿Qué es protocolo y para qué sirve en la empresa?. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/que-es-protocolo-y-para-que-sirve-en-la-empresa/
GestioPolis.com, Experto. "¿Qué es protocolo y para qué sirve en la empresa?". GestioPolis. 13 febrero 2001. Web. <https://www.gestiopolis.com/que-es-protocolo-y-para-que-sirve-en-la-empresa/>.
GestioPolis.com, Experto. "¿Qué es protocolo y para qué sirve en la empresa?". GestioPolis. febrero 13, 2001. Consultado el 14 de Junio de 2018. https://www.gestiopolis.com/que-es-protocolo-y-para-que-sirve-en-la-empresa/.
GestioPolis.com, Experto. ¿Qué es protocolo y para qué sirve en la empresa? [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/que-es-protocolo-y-para-que-sirve-en-la-empresa/> [Citado el 14 de Junio de 2018].
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