Contabilidad administrativa es la división de la contabilidad que, a partir de informes internos acertados técnicamente, entrega información a la administración para que ésta, a través de sus funciones de planeación, dirección, organización y control, tome las decisiones estratégicas que la organización requiere para alcanzar sus objetivos. Esta contabilidad tiene una sola base: la utilidad de su información. También es llamada contabilidad gerencial o contabilidad de gestión y, junto a la contabilidad financiera y a la contabilidad de costos, conforma lo que se conoce como la estructura contable de la organización
El concepto de contabilidad administrativa
Las siguientes son algunas definiciones que permiten elaborar un concepto amplio de lo que es la contabilidad administrativa:
Se define la contabilidad administrativa como la información contable generada en una empresa expresada tanto en términos monetarios como no monetarios, para la toma de decisiones de la administración de un ente económico. (Robles y Alcerreca, p.178)
La contabilidad administrativa es la rama de la contabilidad que genera información para los directivos de una organización. Consiste en el proceso de identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y comunicar la información que los ayude a cumplir los objetivos organizacionales. (Horngren, Sundem, y Stratton, p.5)
La contabilidad administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Esta rama es la que, con sus diferentes tecnologías, permite que la empresa logre una ventaja competitiva, de tal forma que alcance un liderazgo en costos y una clara diferenciación que la distinga de otras empresas. El análisis de todas sus actividades, así como de los eslabones que las unen, facilita detectar áreas de oportunidad para lograr una estrategia que asegure el éxito. (Ramírez, p.11)
En el mundo de los negocios se comenzó a hablar en 1960 de la contabilidad administrativa, no como herramienta de análisis de los costos de producción sino como instrumento en la toma de decisiones por parte de los diferentes niveles gerenciales. La interpretación y el análisis de los informes contables no sólo pertenece al dominio de las personas internas de la organización, sino también externamente a un acreedor, un proveedor, un inversionista potencial. Independientemente del interés, cualquier lector de los estados financieros debe entender que la información contable se basa en estimativos más que en mediciones exactas. El análisis y la interpretación de los estados financieros se puede basar en el uso de técnicas como las razones financieras, la normalización de los estados financieros y la elaboración de flujos de fondos. (Sinisterra y Polanco, p.3)
Características
De acuerdo con Warren, Reeve, y Fess (p.2) la información de la contabilidad administrativa incluye datos históricos y estimados que son utilizados por la gerencia para llevar a cabo operaciones cotidianas, planear operaciones futuras y desarrollar estrategias generales de negocios. Las características de la contabilidad administrativa se ven influenciadas por las necesidades variables de la gerencia:
- En primer lugar, los reportes que genera la contabilidad administrativa suministran tanto medidas objetivas de operaciones pasadas como estimados subjetivos sobre decisiones futuras. El uso de estimados subjetivos en los reportes de contabilidad administrativa ayuda a la gerencia a responder a las oportunidades comerciales.
- En segundo lugar, los reportes administrativos no necesitan ser preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como sólo la gerencia emplea la información de la contabilidad administrativa, el contador puede suministrar la información según las necesidades de la gerencia.
- Tercero, los reportes de la contabilidad administrativa pueden ser suministrados periódicamente, como ocurre con la contabilidad financiera, o en cualquier momento en que la gerencia necesite información. Por ejemplo, si la gerencia directiva desea tomar una decisión sobre una expansión geográfica se puede desarrollar un reporte de contabilidad administrativa, en cierto formato y dentro de cierto marco de tiempo, para ayudar a la gerencia en esa decisión.
- Por último, los reportes de la contabilidad administrativa pueden prepararse para reportar información para toda la entidad económica o un segmento de la misma, como una división, producto, proyecto o territorio.
Horngren, Sundem y Stratton (p.6) resumen las características en el siguiente cuadro:
| Usuarios principales | Administradores de la organización de distintos niveles |
| Libertad para elegir las medidas contables | No hay más restricción que los costos en relación con los beneficios para tomar las mejores decisiones administrativas |
| Implicaciones de la medición del comportamiento al seleccionar medidas contables | La elección debe considerar la forma en que las mediciones y reportes influirán en el comportamiento cotidiano de los administradores |
| Enfoque de tiempo | Orientación al futuro: uso formal de los presupuestos así como de los registros históricos. Ejemplo: presupuesto 2002 versus rendimiento real 2002 |
| Horizonte de tiempo | Flexible, varía de una hora a 10 hasta 15 años |
| Tipos de reportes | Reportes detallados: Incluyen detalles sobre las partes de la entidad. productos. departamentos. territorios, etc. |
| Descripción de actividades | El campo de acción está definido con menor claridad. Mayor uso de ciencias económicas. de decisión y de comportamiento |
Objetivos
Ramírez (p.18) sugiere los siguientes:
- Proveer información para costeo de servicios, productos y otros aspectos de interés para la administración.
- Alentar a los administradores para llevar a cabo la planeación tanto táctica o a corto plazo, como a largo plazo o estratégica, que ante este entorno de competitividad es cada día más compleja.
- Facilitar el proceso de toma de decisiones al generar reportes con información relevante.
- Permitir llevar a cabo el control administrativo como una excelente herramienta de retroalimentación para los diferentes responsables de las áreas de una empresa. Esto implica que los reportes no deben limitarse a señalar errores.
- Ayudar a evaluar el desempeño de los diferentes responsables de la empresa.
- Motivar a los administradores para lograr los objetivos de la empresa.
En el siguiente video el profesor Víctor Medina hace una breve introducción al amplio tema de la contabilidad administrativa, dando a conocer su definición, su relación con las contabilidades financiera y de costos, su impacto en las diferentes áreas de la organización y sus objetivos.
Bibliografía
- Horngren, Charles T., Sundem, Gary L. y Stratton William O. Contabilidad administrativa, Pearson Educación, 2006, p.5
- Ramírez Padilla, David Noel. Contabilidad Administrativa, McGraw Hill Intermericana, 2008, p.11
- Robles Valdés, Gloria y Alcerreca Joaquín, Carlos. Administracion: un enfoque interdisciplinario. Pearson Educación, 2000, p.178
- Sinisterra V., Gonzalo y Polanco I., Luis E. Contabilidad Administrativa, ECOE Ediciones, 2007, p.3
- Warren, Carl S., Reeve, James M. y Fess, Philip E. Contabilidad Administrativa, Cengage Learning Editores, 2005, p.2