Proyecto empresarial. Bolsa de trabajo virtual
INTRODUCCIÓN
La búsqueda de trabajo sin salir de casa y sin gastar dinero imprimiendo copias de nuestro currículum, es una oportunidad que nos brinda internet.
Esta tendencia está en continuo aumento, con lo que internet es y será cada vez más, uno de los elementos más importantes en la captación y selección de personal.
Un proceso de selección de personal es por demás laborioso para las empresas: definición de puesto, aviso clasificado, recepción de los candidatos, creación de la base de datos, análisis de los candidatos, cruce de los datos del perfil con el de los candidatos, entrevistas, llamadas o envío de cartas a los candidatos tanto aceptados como rechazados, etc., sin contar la cantidad de empleados que tiene que disponer para llevar a cabo toda esta tarea de selección.
Internet, entre otras ventajas, permite reducir hasta un 75% de los costos y un 40% del tiempo invertido en realizar los procesos de selección de personal con relación a los métodos tradicionales.
Empleando internet y una aplicación informática a través del sitio web propio o el de un sitio dedicado al efecto, se simplifican enormemente los procesos, ya que a medida que los candidatos introducen los datos en el sitio web, éstos se organizan directamente en una base de datos relacional. Además se pueden usar otros elementos como preguntas de filtrado, este recurso es cada vez más utilizado, ya que la empresa al hacer dos o tres preguntas al candidato, puede realizar una selección más precisa identificando los distintos perfiles.
BOLSA DE TRABAJO VIRTUAL
A partir de la revolución industrial, con la llegada del sistema de trabajo fabril, se extendió la visión común sobre la función del trabajador. Se entendía que el personal representaba un costo. En la actualidad el capital humano es considerado como un recurso más de la empresa, e incluso los directivos entienden que la formación del trabajador, su experiencia o grado de integración contribuyen a mejorar el funcionamiento de la propia organización.
Para llevar a cabo el reclutamiento de personal se han utilizado durante décadas distintos procedimientos, desde el rumor hasta el típico anuncio en prensa han servido para cubrir vacantes. Sin embargo, y desde hace pocos años, internet se ha convertido en uno de los medios más utilizados en la capacitación y selección de trabajadores, pues su uso presenta múltiples ventajas. De hecho tanto las empresas que trata de completar sus planillas como los usuarios de la red se ven beneficiados.
Gracias a las bolsas de empleo virtuales, es posible generar una amplia cartera de potenciales candidatos sin realizar una gran inversión. El costo del rastreo virtual se reduce por lo que frente a los medios escritos es previsible que éste acabe por imponerse. Por otra parte no hay que olvidar que la coyuntura que existe es garantía de futuro para este tipo de negocios. Y además la confluencia de la oferta y la demanda en la red configuran un auténtico mercado de trabajo accesible y de enormes dimensiones.
Los procesos de selección tradicionales son largos y complejos. Desde que la oferta es publicitada transcurren una serie de fases. Así tras la definición del puesto, la planificación de los medios en los que aparecerán los anuncios y el presupuesto, se reciben los currículums y se crean las bases de datos, se procede al estudio de los candidatos, se realizan las llamadas y entrevistas, e incluso se publica la resolución final… Ahora a través de internet se optimiza el proceso, se agilizan las fases y se consigue un importante ahorro.
Los programas utilizados en la red permiten la consulta automática e inmediata de la información. Gracias a formularios se concretan los requisitos al máximo y se realizan los descartes con mayor rapidez. Además el empresario consigue con este sistema una base de datos informatizada que podrá utilizar eficazmente en el futuro. Internet ante todo ofrece velocidad, rapidez de respuesta, y economía en los costos.
A partir de una mínima inversión cualquier empresa puede aprovechar las nuevas tecnologías para realizar su propia selección de candidatos. Esta fórmula comienza a ser muy utilizada pues ya existen gran cantidad de sitios web, tanto nacionales como internacionales, dedicados a poner en contacto a las empresas demandantes y a los candidatos.
El elevado nivel de formación de los profesionales que se introducen al mercado laboral, permite que haya en principio múltiples candidatos idóneos para un mismo puesto de trabajo. Con internet se eliminan las barreras espaciales. Quienes buscan su primer empleo suelen apostar por la movilidad, además este esfuerzo es valorado por las empresas que rastrean el mercado.
Los usuarios de los portales de empleo tienen la certeza de que su currículum permanecerá en la base de datos del web site y podrá actualizar sus datos. En función del tamaño de esa bolsa las agencias online están capacitadas para suministrar datos de gran valor a sus clientes.
Las búsquedas de personal de áreas relacionadas con las nuevas tecnologías son las más efectivas. De todos modos los resultados de los reclutamientos de profesionales de otros sectores también son muy satisfactorios. Y es que las agencias virtuales de colocación han demostrado su capacidad de respuesta. Pueden acelerar la búsqueda en función de las necesidades de sus clientes, atienden de forma personalizada a los candidatos utilizando el correo electrónico y son verdaderos motores de información.
Frente a las empresas de bolsa de trabajo con estructura física, la agencia virtual tiene acceso a candidatos de cualquier lugar y puede atender a las necesidades puntuales de una empresa en poco tiempo y a bajo costo. Gracias a la red se acorta incluso el proceso de evaluación de aspirantes.
Los portales de empleo comienzan a plantear dificultades a las empresas de bolsa de trabajo, tanto así que éstas han optado también por abrir sucursales online. Las bolsas de trabajo en internet han crecido notablemente gracias a la divulgación de los beneficios derivados del uso de las nuevas tecnologías. En Estados Unidos y el norte de de Europa éste es ya el sistema más utilizado por los gestores de personal.
Los pronósticos son positivos y todo apunta a que el reclutamiento virtual en breve será la mejor y más completo. De momento convive el sistema virtud con el tradicional y el cambio en la gestión de recursos humanos está lejos de provocar una ruptura radical con todo lo anterior.
Las agencias online de empleo y los portales especializados en esta área han demostrado que es posible incrementar la eficacia de las anteriores fórmulas. Ahora, los avances tecnológicos permiten al empresario aprovechar las ventajas derivadas del uso de la nueva fórmula de captación de trabajadores.
La mayoría de las agencias online también ofrecen el servicio de bolsa de trabajo con estructura física y brindan los servicios de:
Recursos Humanos
• Descripciones de Puestos por Competencias.
• Diseño de la Estructura Organizacional.
• Diseño de la Escala Salarial.
• Comparaciones Salariales de Mercado.
• Diseño de Planes de Compensación Variables.
• Estrategias de Retención de Ejecutivos Claves.
• Diseño de Evaluaciones de Desempeño.
• Planes de Carrera.
• Planes de Sucesión.
Búsqueda y Selección de Personal
• Proceso rápido, garantizado y estándar a nivel regional.
• Aplicación e interpretación de Pruebas Psicológicas.
• Contamos con la base de datos más grande a nivel centroamericano.
• Servicio de búsqueda y selección por internet, a través de su página web (exclusivo para clientes).
Administración de Planillas
• Administración de planillas a nivel regional.
• Pago a empleados, acreedores e impuestos.
• Cálculos de retenciones laborales y patronales.
• Pago por cheques o transferencia electrónica.
• Entrega de comprobantes de pago mediante vouchers de seguridad.
• Cálculo de liquidaciones.
• Emisión de cartas de trabajo.
Outplacement
• Talleres de Orientación Psicológica (Manejo del Cambio).
• Talleres de Orientación Técnica (Herramientas para buscar empleo).
• Talleres de Finanzas Personales.
• Talleres de Formación de Empresarios.
• Disponibilidad de un Centro de Transición Laboral.
• Distribución y Promoción de las Hojas de Vida de los candidatos (networking).
• Apoyo Individual y en Grupo.
• Konzerta ha manejado los Procesos de Transición (OUTPLACEMENT) más grandes en Panamá y Centroamérica.
Rediseño de Procesos
• Levantamiento de Diagramas de Flujo.
• Rediseño de procesos.
• Disminución de tiempos de ciclo.
• Entrenamiento especializado para Departamentos de Procesos y Procedimientos.
• Definición de Indicadores de impacto.
• Medición del impacto económico de las mejoras de procesos.
ESTRUCTURA Y METODOLOGÍA
Las bolsas de trabajo virtuales generalmente se encuentran contenidas en páginas web dedicadas para este fin y están estructuradas en forma de módulos en el lenguaje Javascript.
Este lenguaje es, la mayoría de las veces, utilizado para realizar páginas en la que se requiere una alta interacción con los usuarios; nos permite ejecutar instrucciones como respuesta sus acciones, con lo que podemos crear páginas interactivas. Además, nos permite crear efectos especiales en las páginas. Este es un programa sencillo y pensado para hacer las cosas con rapidez y ligereza.
Las páginas webs o sites de bolsas de trabajo están conformadas por módulos, el módulo de aspirantes y el módulo de empleadores.
Módulo de Aspirantes
En el módulo de aspirantes, los interesados deben llenar un formulario de registro en el que ingresarán sus datos personales y correo electrónico, además de ingresar su nombre de usuario (username) y contraseña (password), los cuales serán validados y confirmados vía e-mail.
Luego de esto, los aspirantes llenarán otro formulario en el que ingresarán su currículum vitae y foto, si está disponible esta opción. En el currículo se le pedirán los siguientes datos:
• Datos personales
• Objetivo
• Formación académica
• Experiencia laboral
• Área laboral en la que le interesa aspirar
• Aspiración salarial
• Referencias personales y laborales
• Además, seleccionarán si desean que su currículum sea confidencial o público.
Ya inscrita, la persona podrá tener acceso a las ofertas de trabajo publicadas recientemente y aplicar a las mismas por medio de correo electrónico automático, que además adjunta currículum vitae. Según vayan publicando nuevas ofertas de empleo, así mismo el aspirante podrá recibirlas en su correo electrónico dependiendo del campo laboral que haya seleccionado. Por ejemplo: si una persona aplica para Vendedor de equipos informáticos, las nuevas ofertas en esta área serán remitidas directamente a su e-mail personal.
Todos los currículums vitae que vayan ingresando se almacenan directamente en una base de datos que los agrupa dependiendo del campo laboral de los aspirantes.
Módulo de Empleador
El módulo de las empresas es solo para los negocios que hayan comprado el acceso a la página. Estas empresas deberán pagar por el uso de este espacio y se les facilitará del username y password para su acceso. Hay distintos tipos de accesos, como por ejemplo:
1. Las empresas accesan directamente a la base de datos y pueden ver todos los currículums de las personas que NO eligieron la opción de confidencialidad.
2. Las empresas publican una oferta empleo y pueden ver todos los currículums de las personas que aplican a la posición, sean o no confidenciales.
• La empresa publica una oferta de empleo
Todos los usuarios de tienen acceso a las ofertas de empleo publicadas por los afiliados al sistema de reclutamiento.
• El sistema le notifica por E-MAIL
El sistema verifica qué candidatos potenciales podrían aplicar a la oferta de empleo y les envía un e-mail para mantenerlos informados (Currículums Confidenciales y No Confidenciales).
• Usted decide si desea aplicar
Al entrar a la página los candidatos pueden revisar todas las ofertas de empleo. Si encuentra alguna que cumpla con sus expectativas usted puede aplicar directamente desde el site.
De esta forma el candidato le indica a la empresa que publicó la oferta de empleo, que le gustaría que le consideraran para este empleo.
Sin embargo, las Bolsas de Trabajo Virtuales también ofrecen el servicio de búsqueda y selección de personal para las empresas que no deseen comprar el espacio en el site. El precio de este tipo de servicio varía dependiendo de los requerimientos de la empresa oferente. Además de la búsqueda y selección del personal on line, también se les ofrece que a los aspirantes se les apliquen e interpreten pruebas psicológicas.
Para este tipo de servicio, la persona encargada deberá entrar a la base de datos y buscar según área laboral el tipo de características que sea compatible con el del puesto que se ofrece, por ejemplo: Se necesita Contador, con Licenciatura en Contabilidad, mayor de 25 años, con más de 2 años de experiencia en planillas, cuentas por pagar, salario de $500 a $600 mensuales. La persona encargada de la búsqueda introduce dichos datos en el buscador de la base de datos para así filtrar las aplicaciones que no compartan dichas características, luego se contacta al aspirante, se le aplican las pruebas psicológicas y las personas que queden de dicho proceso se remiten a la empresa oferente para que haga la selección final.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Ventajas
a) La virtualidad agiliza los procesos:
Con la virtualidad desaparecen buena parte de las fases intermedias de los procesos de selección, causantes muchas veces de la paralización de los procesos y la demora del resultado final. Actualmente, el proceso de publicación, comunicación, reclutamiento y primera preselección se hace todo al mismo tiempo, mediante un mismo sistema y en muchos casos bajo la supervisión de la misma persona que gestiona el proceso global. Y, lo que es más importante, el sistema informático hace de una manera automática buena parte de este proceso sin necesidad de ningún intermediario entre los interesados.
La calidad de las bolsas de trabajo virtuales reside en la rapidez a la hora de gestionar la información solicitada y en la garantía de veracidad de los datos introducidos por profesionales y empresas. Es decir, se valora la potencia del sistema de comunicación y la calidad de la información.
b) Un mercado de trabajo global:
Internet no tiene fronteras; tampoco las tienen los procesos de selección gestionados desde la red: una misma oferta es visible desde cualquier rincón del mundo y un buen profesional puede ser identificado por cualquier empresa independientemente de su ubicación geográfica.
Tenemos claro que el mercado está abierto a la hora de importar o exportar productos, pero la globalización también empieza a tener que ver con las personas. Se tendrá que facilitar la movilidad geográfica de los profesionales para dar respuesta a las necesidades del mercado y -¿por qué no?- dar salida a las corrientes migratorias que hace tiempo que vienen empujando.
c) Un contacto directo entre empresas y profesionales:
El poder de decisión recae directamente sobre los protagonistas del proceso: profesionales y empresas, candidatos y oferentes son quienes tendrán que decidir ante quién quieren presentarse, qué información quieren transferir de ellos mismos y qué grado de confidencialidad quieren establecer con sus interlocutores. Igualmente podrán decidir qué rol quieren desempeñar en este sistema de comunicación. A veces puede preferirse una toma de posición pasiva: uno introduce los datos y espera a que lo reclamen. Pero el sistema posibilita un contacto más directo, más activo por parte de los interlocutores; hay la posibilidad de intervenir en el proceso de selección, gestionar los propios procesos de sondeo para identificar qué encaja con los propios intereses e ir a buscarlo personalmente. Hemos visto que hay quien incluso utiliza la red como un entorno para subastar su propio talento. Éstos son casos muy extraordinarios, de profesionales muy solicitados por su gran especialidad.
Pero el motivo de la comunicación no es siempre la inserción laboral. La bolsa de trabajo es utilizada cada vez más para establecer contacto con profesionales autónomos o teletrabajadores que ofrecen su talento y sus servicios para colaborar con las empresas generadoras de actividad.
d) Una comunidad de profesionales:
Las bolsas de trabajo también se van configurando como entornos donde se agrupan los profesionales y las empresas dinamizadoras de la nueva economía, comunidades virtuales que van más allá de responder a necesidades puntuales de inserción; quieren constituirse en entornos referentes de ocupación que acompañen a los profesionales a lo largo de su vida laboral y donde puedan encontrar información, recursos y servicios que les permitan estar al día y adaptarse a la evolución permanente del mercado.
e) Aumenta la competencia:
En un entorno tan transparente como es Internet, y visto el momento actual de rápidos movimientos económicos, la competencia entre profesionales, y también entre empresas, es palpable. Hay quienes la utilizan como un arma, pero hay quienes buscan sistemas para esquivarla. Esta competencia requiere nuevos aprendizajes; las empresas tendrán que aprender a hacerse atractivas para los profesionales, a mostrar sus políticas de recursos humanos, a proponer nuevas maneras de fidelizar sus equipos.
Vemos cómo las empresas compiten para atraer a los profesionales de más talento, buscan los medios para salir destacadas en las cabeceras de las bolsas virtuales, insertan su logotipo para prestigiarse ante la comunidad de profesionales y despliegan procesos activos de búsqueda de profesionales en la red.
Al mismo tiempo, los profesionales también tendrán que aprender a desarrollar su profesionalidad de manera permanente para no perder competitividad en el mercado de trabajo, sea para conservar su puesto de trabajo actual o, sobre todo, para promocionarse en la propia organización o cambiando de empresa.
f) Un observatorio permanente del mercado de trabajo:
La rápida gestión de los datos ofrece una información clave para entender cómo evoluciona el mercado de trabajo y valorar quién está bien situado para mantenerse en una buena posición.
Los profesionales pueden utilizar las bolsas virtuales de trabajo como termómetro para medir la calidad de su talento, pueden comparar su perfil con el del resto de los profesionales de la red y, sobre todo, con el perfil que buscan las empresas. También pueden valorar la capacidad de atraer el interés de las empresas oferentes de nuevos puestos de trabajo y, por lo tanto, su capacidad de insertarse.
Al mismo tiempo, una bolsa virtual de trabajo es un observatorio permanente y actualizado para la empresa que compite en la nueva economía. Conocer de primera mano quién genera nuevos puestos de trabajo y de qué perfiles y cuál es el volumen de ofertas que las empresas del propio sector tienen en activo puede representar una información clave a la hora de tomar decisiones estratégicas.
Desventajas
1. La cantidad de personas conectadas a internet no es la totalidad de la población. Esto influirá en función del puesto a cubrir, ya que empleos más calificados son más fáciles de cubrir debido al perfil de usuarios de internet.
2. En mucho de países el uso de internet todavía no está muy difundido, por ejemplo, en España se realizó un estudio que reveló que tan solo el 31% de los hombres y el 16% de las mujeres utilizan internet.
3. Estos datos indican que hoy en día muchos profesionales y empresas ofertan y demandan trabajo utilizando métodos tradicionales como los anuncios laborales que aparecen en los periódicos. Sin embargo, nos damos cuenta que en Panamá esta tendencia ha ido cambiando, ya que en tan solo unos años han abierto sus puertas varios de estos negocios, y uno de ellos indica que recibe hasta 3,000 visitas diarias, que 59,000 profesionales han dejado su currículum y han publicado 3,500 ofertas de servicios. En este momento tienen 800 empresas registradas y se encuentra entre uno de los sites más visitados en Panamá.
4. Es principalmente útil para puestos orientados a personas con menos de cinco años de experiencia y técnicos (especialmente para personas relacionadas con las nuevas tecnologías), siendo desaconsejable para puestos de dirección, así como para perfiles de baja calificación (por sus dificultades y poco hábito de uso de internet).
5. Alrededor del 80% de los usuarios que se postulan para un trabajo por internet tienen hasta 35 años, lo que demuestra una dificultad para las empresas que buscan personas de más de 35 años.
6. Queda aún mucho trabajo por hacer para conseguir redefinir los procesos de la empresa en el departamento de recursos humanos, así como os sistemas de información para poder aprovechar todas las oportunidades que internet nos ofrece.
IMPLICACIONES LEGALES Y DE TRIBUTACIÓN
Actualmente en nuestra legislación no existe una ley que regule las bolsas de trabajo virtual. Algunas de ellas han firmado un acuerdo con el Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral.
En dicho acuerdo éstas se comprometen a crear gratuitamente dentro de internet, una página web que incluya una sección destinada a la publicación de bases de datos de panameñas y panameños que buscan un trabajo y a divulgar los programas y proyectos que ofrece el MITRADEL.
En cuanto al pago de tributación, estas empresas están obligadas a pagar una Licencia Comercial como cualquier otro negocio.
También, deberán pagar al servidor por el uso del dominio en internet, ya sea .com, .net, .org, etc.
Por otro lado, los aspirantes al formar parte de la base de datos de la empresa aceptan las Condiciones de Uso. En estas generalmente se expone la limitación de los derechos de propiedad intelectual e industrial, la responsabilidad por servicios y productos, la inexistencia de garantía, entre otros puntos de interés por parte de la Bolsa de Trabajo.
Además expresan que de haber algún litigio o controversia deberá resolverse por medio de arbitraje, previo intento de conciliación con el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio, Industrias y Agricultura de Panamá.
Las bolsas de trabajo virtuales incluyen un documento de Confidencialidad en el que certifican que entre ellos y los usuarios se establece una comunicación segura, que la información enviada a su sitio web está encriptada, protegiéndola contra lectura y acceso de terceros. Para este fin, utilizan el protocolo SSL (Secure Sockets Layer), que es el mismo que se utiliza para efectuar transacciones seguras a través de internet, como lo son las compras con tarjetas de crédito; también es utilizado por algunos bancos en Panamá como Banistmo, Global Bank, Banco Continental.
En este documento también se explica al usuario que se le brinda la opción de mantener todos sus datos ocultos, es decir, el candidato es invisible a cualquier empresa que publica ofertas de trabajo excepto las búsquedas confidenciales de la Bolsa de Trabajo. Sin embargo, el candidato puede ver todas las ofertas de trabajo publicadas e inclusive puede aplicar a estas ofertas. Al momento de aplicar, sus datos dejan de ser invisibles únicamente para la empresa que publicó esa oferta y solamente podrán ser vistos por esa empresa en esa oferta. Solamente usted conoce su usuario y la clave de acceso a sus datos.
Se el informa al usuario que la compañía cuenta con la plataforma tecnológica para mantener en equipos propiedad, aquella información relacionada a la página web y toda la base de datos. Adicionalmente, cuenta con los procedimientos necesarios de respaldo y recuperación para brindar un servicio eficiente e ininterrumpido. Esto le asegura a los nuestros usuarios que toda la información se encuentra almacenada por la compañía y no por una empresa externa proveedora de servicios de internet.
