Uno de los errores más comunes es intentar solucionar algo sin tener un enfoque sobre cómo hacerlo, esto se ve reflejado en la frase “tener un mal plan, es mejor que no tenerlo”, por lo que en esta publicación pretendo ayudarte a que la planificación para la solución de problemas sea un proceso más sencillo.
El primer paso para llevar a cabo una planeación inicial exitosa es la simplificación y el enfoque, básicamente consiste en no entrar en detalles si no es necesario, puede sonar contradictorio porque la planeación se hace para que las cosas no nos tomen por sorpresa, pero no es recomendable considerar todos los elementos posibles en el primer bosquejo del plan, esto es por una razón muy sencilla: las cosas cambian todo el tiempo.
Primero que todo, busca la colaboración de las personas que serán responsables por las acciones y resultados que puedan derivar de tu plan. De esta manera, quedará claro para todos quién es responsable por cada cosa y te ayudarán a ver necesidades que no tenías contempladas. Recuerda ser flexible, el plan tendrá que adaptarse a los cambios que van a surgir, debes estar preparado para modificar tu plan en cualquier momento.
Proceso para planificar la solución de un problema
Si estás haciendo planificación para la solución de problemas recomiendo seguir los siguientes 7 pasos o recomendaciones para encontrar una solución
- Identificar el problema
- Gestionar a los involucrados en el problema
- Análisis de soluciones
- Convergencia
- Compromiso de los involucrados
- Implementación
- Seguimiento
Para la planificación inicial y detección de posibles soluciones te recomiendo usar el siguiente esquema que he desarrollado.
1. Identificar el problema
Encontrar la verdadera causa y no sólo los efectos. Un ejemplo de esto es cuando no se llega a las ventas esperadas, se podría pensar que el problema es ese, pero cuando analizamos más profundamente encontramos que el verdadero problema es que no se vende lo suficiente porque el canal de venta no fue el correcto, así como la causa de esto fue una deficiente contratación del personal encargado para esta tarea, lo cual se explica encontrando que no se tiene control sobre la contratación y medición de las habilidades de los candidatos al puesto. Todo este análisis concluye en que no se vende lo suficiente porque se tienen deficiencias en el departamento de Recursos Humanos. Lo mismo es con tu empresa o emprendimiento.
2. Gestión de los involucrados para solucionar el problema
Ellos conocen mejor su trabajo y sus procesos, por lo que son los más calificados para proponer mejoras. Entre ellos se abarcan los trabajadores, supervisores y administrativos. También recomiendo que personal de finanzas esté presente para evaluar las propuestas.
3. Análisis de soluciones al problema enfrentado
Se crea una lista de soluciones que estén pensadas en arreglar tanto las causas como los efectos, cada involucrado debe participar activamente en la propuesta.
4. Convergencia de las partes
Este es el punto más complicado, ya que son dos partes, la primera es encontrar la mejor propuesta de solución para el problema central, en el ejemplo que di esto sería la deficiencia en Recursos Humanos y la segunda parte, es encontrar la mejor propuesta de solución al problema secundario, en el ejemplo que dí esto sería que no se llega a las ventas esperadas. La convergencia es producir una estrategia para unir estas dos soluciones y cumplir con las dos necesidades. Una es más importante, pero la otra es más urgente.
5. Compromiso de las partes
Establecer las obligaciones y compromisos por escrito de todos los involucrados y fijar fechas límite de ejecución para que se evalúen resultados. Es muy importante que todo quede muy claro, muchas veces los empleados no dan los resultados esperados porque no saben qué se espera exactamente de ellos, el pensar que simplemente por estar en la empresa ya saben que quieres de ellos es un error.
6. Implementación de la solución del problema
Se comienzan a ejecutar los planes previstos, se corrigen desviaciones y se trabaja para conseguir el objetivo. En este punto debemos entender que el problema secundario (en el ejemplo son las ventas) tardará más tiempo en solucionarse, ya que está relacionado con muchos aspectos diferentes que necesitan su propio tiempo para arreglarse.
7. Seguimiento de acciones
El seguimiento de acciones se puede hacer en un cuadro u hoja de cálculo que muestre quién hace qué y cuándo.
- En la primera columna, escribe todas las acciones que son parte de tu estrategia para resolver el problema. Divide en 2 para poder atacar tanto el problema central como el secundario.
- En la segunda columna, anota al responsable de cada acción y para cuándo ésta debería estar realizada. Ponte de acuerdo con los responsables sobre quién debe hacer qué y para cuándo.
Una vez que las personas se comprometan con sus acciones y las fechas, comparte tu seguimiento de acciones con ellas. Revísalo regularmente con el grupo y avísale a cada responsable cuando se aproxime el vencimiento de la o las acciones que tiene a cargo.
El negocio debe continuar a pesar de estar solucionando problemas de trabajo
Por supuesto, además de las tareas relacionadas con la resolución de problemas, tú y tus socios aún deben mantener el negocio funcionando. Es probable que el día a día de tu negocio no te deje tiempo para trabajar en nuevos proyectos, a menos que te hagas un espacio especialmente para ello.
Es importante reservar tiempo para concentrarte en tu problema. Define qué cantidad de tiempo vas a dedicar a resolver tu problema. Por ejemplo, podrías decidir dedicarle al problema el 20% de tu tiempo, sabiendo que el otro 80% lo usarás para mantener el negocio a flote. No importa qué tan bien luzca tu planilla de seguimiento de acciones, esta cambiará. Procura tener una mirada flexible. Ajustar tu plan es parte del trabajo.
A veces pasan cosas que no puedes controlar. Lo que sí puedes hacer es cambiar tus planes para adaptarte a esas influencias externas. Hagas lo que hagas, no te obsesiones con tu seguimiento de acciones. Esa planilla debe estar a tu servicio, y no al revés.
Equipo de trabajo y solución de problemas
Reúnete regularmente con tu equipo para chequear el progreso y asegurarte de que el trabajo está realizándose. Si tu equipo es muy grande, no hay necesidad de que siempre se reúnan todos. Puedes reunir a todos al inicio y luego ir haciendo pequeñas reuniones con grupos más pequeños.
Resolver un problema significa llegar hasta el final y asegurarse de que las cosas no queden después a mitad de camino.
Crea una lista con las nuevas responsabilidades que habrá que asumir como consecuencia del plan. ¿Quién hará qué, una vez que el proyecto termine? Y asegúrate de ponerte de acuerdo con las personas a las que les asignarás estas responsabilidades.
