Pasos para formular la planificación

Razones para evitar la Planificación

  • Toma tiempo
  • Pensar
  • Papeleo
  • Complacencia
  • Gerencia en el CAOS
  • Adictos a la Adrenalina
  • Sin perspectivas de mejorar
  • Falta de atención a lo importante
  • Conformismo
  • Dejar que las cosas fluyan
  • Para que complicarnos si todo marcha bien
  • Resistencia al cambio
  • El YOISMO y el Conflicto de poder

Razones para Sí Planificar

  • Eliminar/Reducir la incertidumbre
  • Mejorar la eficiencia de las operaciones
  • Provee mejor entendimiento de los objetivos
  • Proveer las bases para darle seguimiento y control al trabajo
  • Garantía del logro
  • Todos estamos claros
  • Motivación al logro
  • Todos somos parte del TODO
  • Todos somos Copropietarios de la solución
  • Respeto mutuo
  • Visión de Futuro
  • Proyecto de vida
  • Mejora continua y permanente
  • Etc., etc.!!!

Los Pasos a seguir (Planificación Estratégica)

Tomado del excelente trabajo de Pau Vidal “El proceso – La Planificación Estratégica” de Observatorio del Tercer Sector, adaptado y ampliado.

Paso 1: Organizarnos

  • Decidir si es necesario y oportuno hacer un Plan Estratégico
  • Garantizar el compromiso de todos (gestión del cambio – comunicaciones)
  • ¿Se requiere ayuda externa? (contratación)
  • Definir el proceso de planificación (seguimiento y control)
  • Formar mesas de trabajo de planificación:

– Agenda (puntos a tratar)

– Definir el perfil del participante

– Seleccionar a los participantes

– Duración de cada reunión

– Establecer el producto final de la mesa de trabajo

– Elaborar el cronograma de reuniones

Paso 2 y 3: Análisis de la Situación Actual

Históricos

Analizar las cinco planificaciones estratégicas anteriores

  • Actores involucrados
  • Objetivos (programas – proyectos)
  • Estructuras organizativas implantadas
  • Riesgos contemplados, cuales cristalizaron y como se mitigaron
  • Presupuesto solicitado y ejecutado
  • Logros alcanzados
  • Impactos internos y externos (calidad, dimensiones y profundidad)

Situación actual de la Organización

Presupuesto y finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)

Situación estratégica con respecto a la Competencia (nacional – internacional)

Situación estratégica con respecto a la comunidad y el Estado

Clima

Organizacional

Psicológico

  • Procesos (internos y externos)
  • Misión
  • Descripción de la estructura organizativa – actual

Estructura

Funciones

Cargos

Perfil del cargo: actitudes, destrezas, habilidades, conocimientos, experiencia

Número de cargos (por especialidad y área funcional)

  • Ocupados
  • Vacantes

Nivel de sueldo, oficinas, equipos

  • Analizar el Entorno

Político

  • Comunidad
  • Estado
  • Técnico
  • Tecnología
  • Competencia (nacional – internacional)

Inventario de Recursos (vida útil)

  • Equipos
  • Herramientas
  • Vehículos
  • Uniformes

Contexto externo: análisis de oportunidades y amenazas

  • Necesidades de la Comunidad y del País
  • Responsabilidad Social
  • Competencia (nacional – internacional)

Diagnóstico interno: fortalezas y debilidades de la institución en función de la situación actual de la Organización

Temas críticos para el futuro: prioridades estratégicas

  • Transición al Socialismo del Siglo XXI
  • Tejido Geopolítico (Empresa – País – Mundo)
  • El mundo Tecnológico
  • Independencia Tecnológica
  • Alianzas: Empresa – Universidad – Comunidad

Situación Deseada

Magnitud, impacto y profundidad del Cambio

Paso 4: La Estrategia

Identificar y evaluar alternativas

  • Los Retos y temas críticos (geopolítica (empresa – comunidad – Estado), social, tecnología, personal, finanzas)
  • Presupuesto y Finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)
  • Análisis de competencias, habilidades, conocimientos futuros
  • Organización futura

Diseño de una nueva estructura organizativa

  • Estructura
  • Funciones
  • Cargos

Perfil del cargo: actitudes, destrezas, habilidades, conocimientos, experiencia

Nivel de sueldo, oficinas, equipos

  • Procesos actuales y futuros (internos y externos)
  • Los Riesgos (actuales y futuros)
  • Contingencia (global – Empresa y puntual por cada unidad organizativa)
  • La Brecha (problemática a resolver)
  • Los posibles Escenarios

Seleccionar el plan de acción (las definiciones tácticas)

Acciones Estratégicas de Cambio

  • Optimización de la Situación Actual
  • Inversión
  • Alianzas Estratégicas (Empresas – Universidades – Comunidad)

Establecer objetivos

  • Objetivos
  • Programas (proyectos)

Establecer los resultados esperados

Plan Operativo

Seguimiento y Control

Construir la visión

Paso 5: Elaborar el Plan

  • Establecer y acordar un formato para la presentación del plan (solicitar aprobación)
  • Elaborar el primer borrador
  • Corregir y ajustar el plan
  • Someterlo a la consideración de las autoridades
  • Aprobación
  • Distribución

Paso 6: Elaborar el Plan – Contenido del Plan

  • El Índice y la Introducción: el ¿Por qué?
  • Marco Teórico
  • Modelo de Gestión y su evaluación
  • La misión
  • Entes involucrados (aportes y responsabilidades)
  • Análisis del entorno: amenazas y oportunidades
  • Diagnóstico interno: puntos fuertes y débiles
  • Responsabilidad Social
  • Las prioridades estratégicas
  • Alianzas Estratégicas (Empresas – Universidades – Comunidad)
  • Presupuesto y Finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)
  • Procesos (internos y externos)
  • Nueva Estructura Organizativa
  • La línea de acción global y las estrategias desglosadas por área, en el ámbito funcional, por servicios y/o productos
  • La visión de futuro
  • El plan presupuestario y de plantilla (personal remunerado, voluntario, jubilados y sobrevivientes, nuevos ingresos)
  • Los planes de acción: ejecución, seguimiento y control y de contingencia para cada una de las áreas funcionales
  • Los Riesgos (como mitigarlos)
  • Plan de Contingencia (global – Empresa y puntual por cada unidad organizativa)
  • Aportes en pro de la Independencia Tecnológica

Paso 7: La ejecución del Plan

  • Comunicación interna y socialización (gestión del cambio – comunicaciones)
  • Participación de todas y todos
  • Implementación del Plan Estratégico
  • Seguimiento y control de los planes
  • Procesos y sus interrelaciones (internas y externas de la organización)
  • Dirección y Gerencia por objetivos
  • Gestión del Cambio
  • Clima de satisfacción (empleado – comunidad – Estado)
  • Análisis, evaluación y corrección de los planes
  • Retroalimentación
  • Actualización de las estadísticas e históricos (plan versus ejecución, actualización del cuaderno de bitácora “banco de conocimiento”)
  • Volver a empezar…

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Tarantino Salvatore. (2012, noviembre 29). Pasos para formular la planificación. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/pasos-para-formular-la-planificacion/
Tarantino, Salvatore. "Pasos para formular la planificación". GestioPolis. 29 noviembre 2012. Web. <https://www.gestiopolis.com/pasos-para-formular-la-planificacion/>.
Tarantino, Salvatore. "Pasos para formular la planificación". GestioPolis. noviembre 29, 2012. Consultado el 7 de Diciembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/pasos-para-formular-la-planificacion/.
Tarantino, Salvatore. Pasos para formular la planificación [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/pasos-para-formular-la-planificacion/> [Citado el 7 de Diciembre de 2018].
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