Nivel de servicio y gestión de inventarios en comercializadoras de medicamentos

RESUMEN

El objetivo de la investigación es diseñar un procedimiento para la gestión de inventario en entidades comercializadoras con demanda independiente. El procedimiento presenta un análisis económicamente argumentado para establecer niveles de inventario que reporten un menor costo y brindar mejoras que contribuyen al perfeccionamiento de la gestión de aprovisionamiento. El aporte metodológico de esta investigación está dado por la integración de la gestión comercial y económica, el análisis de la factibilidad económica de establecer los niveles de inventario, además de la aplicación de indicadores de diagnóstico y criterios para una mejor selección de las técnicas de pronóstico de los productos. Se empelaron métodos teóricos el análisis-síntesis, el inductivo-deductivo y el analítico-sintético; y empíricos como encuestas, entrevistas y la revisión de documentos.

La propuesta representa una optimización de las gestiones de transporte y almacenamiento dentro de la red logística, reportando ahorros en gastos de combustible y mejor aprovechamiento de las capacidades de almacenamiento.

Palabras clave: gestión de inventario, análisis económico, costo de ruptura de stock, gestión de aprovisionamiento, logística.

ABSTRACT

The objective of investigation is to design a procedure for the step of inventory at entities marketers with independent request. The procedure presents an analysis economically argumented to establish levels of inventory that they report a minor cost and offering improvements that contribute to the perfecting of the step of provisioning. The contribution metodológico of this investigation is given for the integration of the commercial and cost-reducing step, the analysis of the cost-reducing feasibility to establish the levels of inventory, in addition to the application of indicators of diagnosis and criteria for a best choice of the techniques of prognosis of the products. Himself empelaron theoretic methods analysis synthesis, the inductive deductive and the analytical synthetic; And empiricists like opinion polls, interviews and the revision of documents.

The proposal represents an optimization of the transporting negotiations and storage within the logistic net, yielding savings in expenses of fuel and better use of storage capacities.

Key words: Step of inventory, economic analysis, cost of rupture of stock, step of provisioning, logistics.

INTRODUCCIÓN

Exisiste una gran diversidad de empresas comercializadoras que generan considerables ingresos a la economía nacional cubana. Todas ellas tienen el mismo propósito: consolidar la demanda de bienes, efectuando la compra a los fabricantes y distribuir el producto al cliente final, con la aplicación de un cierto margen de utilidad a la venta realizada.

La situación actual de Cuba hace necesario tener estrategias de almacenamiento, existiendo así una tendencia generalizada a brindarle una marcada atención a todo lo relacionado con la actividad de aprovisionamiento.

Actualmente la gestión del inventario en comercializadoras frecuenta problemas con la planificación de las compras, elevados costos de inventarios e incumplimiento del nivel de servicio en cuanto al desabastecimiento de productos a la población. Otros problemas están dados por la no fiabilidad de las entregas del proveedor, específicamente en la demora en los plazos de entrega e incumplimiento de las cantidades solicitadas, así como baja disponibilidad técnica del transporte para distribuir en el territorio. Otras de las razones que motivaron el presente estudio fue la solicitud por parte de la dirección de conocer los niveles de inventario óptimos que garantizaran la satisfacción de la asistencia a la población, eficiencia en los costos y efectividad en el proceso.

En la búsqueda bibliográfica de procedimientos o metologías no se encontró una información exacta que responda a la solución en la determinación de los niveles de inventarios en comercializadoras, orientada al cliente externo y a la eficiencia económica, basado en el nivel de stock y sus costos. Lo anterior permitió definir como problema científico de esta investigación: ¿Cómo gestionar dentro del proceso logístico de aprovisionamiento de una entidad comercializadora con demanda independiente niveles de inventarios fiables y con el menor reporte de sus costos?

Se persigue como objetivo general: diseñar un procedimiento para el sistema de gestión de inventario  que garantice una mayor fiabilidad de los inventarios y disminución de los costos.

Se definieron como objetivos específicos: realizar consulta de literatura nacional e internacional actualizada sobre la temática para determinar el estado del arte y de la práctica sobre el tema, diseñar un procedimiento que permita analizar el nivel de servicio y gestión de inventario de la organización.

En el desarrollo de esta investigaciòn se utilizaron los métodos: análitico sintético, inducción y deducción, encuestas, entrevistas, observación científica y estadísticos tales como medida descriptiva de tendencia, método de suavización exponencial, modelo de inventario para el sistema de revisión periódica, entre otros. El procedimiento se caracteriza esencialmente por determinar el nivel de inventario orientado a satisfacer el cliente externo a partir de un punto de equilibrio económico entre los costos de inventario.

DESARROLLO

El procedimiento propuesto se caracteriza esencialmente por determinar los niveles de inventario de los productos de demanda independiente, basado en el análisis económico de los costos de inventario. Propone una mejor gestión del subsistema de aprovisionamiento a partir de la solución de problemas detectados en el dianóstico. Se estructura en cuatro etapas e incluye las tareas asociadas a cada una, definiendo las técnicas y métodos a emplear.

Etapa 1: Comprometimiento y caracterización

Para la realización de estudios en cualquier organización es de gran importancia la comprensión, por parte de su personal, de la propuesta de mejora del cambio y su compromiso de ayuda, así como la caracterización de la organización para un mejor estudio.

1. Caracterización del objeto de estudio
   • Perfil de la organización: Breve reseña histórica, ubicación geográfica, objeto social, misión y visión
   • Principales clientes, proveedores y competidores
   • Principales características de sus recursos humanos y estructura organizativa.

2. Caracterización del proceso de aprovisionamiento

• Elementos de entrada y salida
• Identificación de los flujos informativos y materiales que integran el proceso de aprovisionamiento: descripción, interrelación y ejecutor
• Sistema o mecanismo de control.

Etapa 2: Diagnóstico

En esta fase se evalúan la eficiencia y eficacia de los procesos comercial y de aprovisionamiento de la entidad, y la detección y verificación de las causas que repercuten como posibles restricciones en el desempeño exitoso.

3. Evaluación de los objetivos estratégicos y del nivel de servicio proporcionado

Realizar la selección de los objetivos estratégicos del período relacionado con la gestión comercial y el proceso de aprovisionamiento.

4. Análisis de los indicadores económicos de la entidad objeto de estudio

Se realizará a través del análisis de  los  indicadores: Utilidad Neta, Solvencia, Liquidez y Rotación de inventario, teniendo en cuenta su tendencia y las desviaciones que se obtienen con respecto al plan.

Con el objetivo de evidenciar la necesidad del estudio y pertinencia de las deficiencias planteadas en la situación problémica se propone el análisis del Costo de inmovilización de la mercancía, Costo de inventario promedio de mercancía y sus porcientos respecto al valor que representa en las ventas. Se propone el análisis de los indicadores Índice de Demanda insatisfecha (Costo de ruptura de stock) y el porciento que representa respecto a la venta.

5. Evaluación del nivel de servicio en la gestión de inventario

5.1 Evaluación del nivel de servicio proporcionado: indicadores de servicio

Se realiza a través del análisis del nivel de aseguramiento de los inventarios en cuanto al cumplimiento en las entregas según plazo, surtido, cantidad y calidad.

5.2 Evaluación  del nivel de servicio proporcionado: lista de chequeo

Se realizará a través del cálculo y la evaluación del nivel de servicio proporcionado desde la perspectiva interna, es decir, el desempeño del servicio proporcionado percibido por el cliente interno de la gestión de inventario. Para evaluar este aspecto se aplicará un procedimiento , en el que se seleccionará un número de expertos a los que se le aplicará  una lista de chequeo, las mismas serán procesadas a través de la media de los valores, como medida descriptiva de tendencia.

6. Análisis integral de los problemas en la gestión de inventario

Se realiza un análisis de las causas principales que originan los diferentes problemas detectados en el diagnóstico, interrelacionando sus causas y analizando el impacto del costo de ruptura de stock y su porciento respecto a las ventas totales.

Etapa 3: Diseño del Sistema de gestión  de inventario

7. Análisis de la cartera de productos

Selección de los productos a inventariar según las diferentes familias.

Primeramente se realiza el análisis de los criterios de decisión: Venta, Utilidad o Costo -de acuerdo al grado de importancia planteado en los objetivos estratégicos- para realizar el diagrama de Paretto clasificando los productos en A, B y C. En esta investigación se escoge el criterio de Venta y Utilidad, agrupando los productos A de cada paretto (Venta y Utilidades) en una sola lista, presentando entonces el análisis por las ventas.

Para evaluar la importancia de los productos se debe realizar a través de la clasificación por cuadrantes de la (Matriz Kralji (1984) para la clasificación de los artículos según criterios de medida asociados).

Se realiza una clasificación de los productos teniendo en cuenta el impacto o importancia de cada uno en los beneficios a la entidad, por un lado (eje “Y”) y la complejidad de adquisición de estos en el mercado por el otro (eje “X”). La clasificación distingue los productos que representan el 80% del criterio de decisión: Venta, Utilidad o Costo, lo cual incide directamente en el gasto de presupuesto de compra, considerados como los más importantes para su adquisición.

La complejidad de adquisición se evalúa a través de la cantidad de proveedores que ofertan el producto, la probabilidad de disponibilidad por parte de los mismos, el riesgo en cuanto a su almacenamiento, las posibilidades de sustitución por otros productos y la barrera de entrada de nuevos proveedores.

Una vez realizada la clasificación de los productos y de acuerdo con los factores relacionados, se efectuará el posicionamiento de cada producto en la matriz y según el cuadrante le corresponde una estrategia de gestión  de aprovisionamiento.

El análisis y selección de productos debe centrarse en los artículos estratégicos, cuellos de botellas y básicos (Cuadrantes 4, 3 y 2 respectivamente).

8. Pronóstico de la demanda de los productos

8.1 Determinación del método de pronóstico

La demanda puede ser clasificada como independiente o dependiente, donde toda demanda dependiente es resultado de una independiente (Schroeder, 1992). La clasificación de los métodos para el pronóstico de la demanda independiente[1]. El método se selecciona en dependencia del Horizonte temporal y el comportamiento de los componentes de la serie: Tendencia, Estacionalidad, Ciclo e Irregularidad.

8.2 Pronóstico de la demanda

Para facilitar los cálculos y obtener con mayor facilidad los resultados se han creado diferentes paquetes estadísticos computarizados, como el Statgraphics, SPSS, QSB y el Microsoft Excel. En el pronóstico que se realiza el usuario solo necesita interpretar los resultados obtenidos.

La selección de los valores pronosticados por los diferentes métodos está en dependencia de la exactitud y la veracidad que se desee obtener, de acuerdo a la estabilidad [2] con que se pronostique y menor error.

En esta investigación se pronostican productos de demanda independiente proyectada para el horizonte temporal de un año, tomando los valores de los niveles de venta de los productos del último año, proponiendo los Modelos de pronóstico de promedio simple, promedio ponderado y suavización exponencial Schroeder (1992), se le asignará una alta sensibilidad al pronóstico y se decidirá la precisión por el error absoluto medio[3] (Media Absolute Error: MAE). Se emplearán los software Microsoft Excel y  SPSS.

9. Análisis de la cartera de proveedores

Es importante realizar la evaluación de los proveedores según la clasificación por cuadrantes teniendo el atractivo y el poder de negociación.

En el atractivo de los proveedores miden criterios como: nivel de servicio que oferta, seriedad y profesionalidad en el cumplimiento del contrato y fortaleza ante sus competidores. En esta investigación se propone la evaluación  de los proveedores por el nivel de servicio proporcionado.

Para definir el poder de negociación de la empresa como cliente frente a los proveedores se debe investigar:

• Porciento que representan las compras de las ventas totales del proveedor
• Posibilidad de sustituir el producto que se desea comprar por otros
• Cantidad de proveedores en el mercado y posición de cada uno
• Crecimiento de la demanda de la empresa
• Capacidad de pago
• Situación logística.

Escogiendo en esta investigación los dos últimos criterios: Facilidad en el crédito de pago y garantía del servicio de transportación.

Para la selección de proveedores se podrán tener en cuenta otros criterios como el Método AHP[4], denominado Proceso de Jerarquía Analítica (AHP: Analytic Hierarchy Process)

10. Determinación de los niveles de inventario

10.1 Decisión sobre el sistema de inventario a utilizar

La toma de decisiones sobre el sistema de inventario a utilizar está determinada por el tipo de demanda, ya sea, demanda independiente o dependiente.

Los sistemas de inventario se pueden clasificar de la forma siguiente:

• Sistemas de demanda independiente: aquellos donde la demanda está influenciada por las condiciones del mercado. Ejemplo: Modelos de inventario determinístico y Modelos de inventario estocástico.
• Sistemas de demanda dependiente: aquellos en que la demanda está determinada por la de otros artículos, no recibiendo una influencia del mercado. Ejemplo: sistemas de planeación de requerimiento de material (MRP) y justo a tiempo (JIT).

En esta investigación se escoge el modelo económico de inventario estocástico en que no se permite déficit de demanda con reaprovisionamiento instantáneo: Modelos del óptimo económico

10.2 Cálculo de los elementos del sistema de inventario y determinación de los niveles de inventario

Cálculo de los valores de cantidad a ordenar, período de revisión, inventario de seguridad, costo total, según especificidad del modelo. Determinación de los costos en los Modelos de sistemas de inventario con demanda independiente.

Se analizan los porcientos que representan los niveles de inventario y el costo de ruptura de stock respecto a la estimación de las Ventas.

Expresiones de cálculo:

11. Análisis de factibilidad económica

Se determina el costo de inventario de seguridad (Stock) total del sistema de gestión  de inventario implementado, lo cual es la suma  de los costos estimados del inventario de seguridad referenciada en el Paso 10, y se compara con el costo de ruptura de stock.

Según Torres Gemeil y Co. (2007): “…Ello significa que la decisión de incrementar el NS, se acompaña de un aumento proporcional del inventario de seguridad. Por lo tanto, un NS elevado, tendrá un costo de almacenamiento superior, que solo se justifica  cuando el costo de ruptura sea mayor …”

Criterio para la determinación de la factibilidad económica

El costo de inventario de seguridad debe ser igual o menor al costo de ruptura de stock.

Expresión de cálculo:

Si el costo generado por los niveles de inventarios de seguridad estimados es superior, incidirá negativamente en los reportes de los estados financieros, específicamente en la liquidez, pero no en la solvencia, pues la mercancía  se convertirá en liquidez una vez que se comercialice, aunque existe el riesgo que por el alto nivel de inventario algunos productos se conviertan, al transcurrir el año, en mercancía inmovilizada, elevando los costos de inmovilización.

En caso de que los costos de los niveles de inventarios de seguridad sean menores se incurrirá en un costo de ruptura de stock determinado[5].

Etapa 4: Implementación y seguimiento

Se deben proyectar soluciones en base a los problemas encontrados en el diagnóstico, así como tener en cuenta aspectos claves en el proceso de Negociación y Contratación.

12. Confección del programa para la implantación de las soluciones y control

Elaboración de un proyecto de acciones para las soluciones propuestas e implantación de la alternativa, regular el comportamiento de los costos y controlar el sistema a través de indicadores y aspectos evaluados.

13. Seguimiento del proceso

Continuar chequeando eventualmente el proceso por las técnicas planteados en la Fase II de diagnóstico, acorde al tiempo considerado por los expertos.

Ajustar los valores del sistema de gestión  de inventario planteados en el Paso 10 de acuerdo al comportamiento de la demanda en el transcurso del horizonte temporal.

RESULTADOS DEL TRABAJO

Los resultados esenciales del trabajo consisten en el diseño de un procedimiento que integra de forma coherente los criterios del autor, así como de los diversos autores que proponen procedimientos de integración relacionados con la gestión de inventario. El criterio de organización de la misma está concebido bajo una estructuración coherente de etapas que van desde la caracterización hasta la retroalimentación necesaria a cada una de las etapas cumplidas con anterioridad. Es factible de aplicar en instalaciones comercializadoras y en empresas cuyos productos clasifiquen como demanda independiente.

CONCLUSIONES

1. Los enfoques metodológicos estudiados aunque abordan el estudio de una o dos de las áreas mencionadas (Aprovisionamiento y Distribución), no contemplan el análisis integrado entre la gestión de inventario en comercializadoras, que evalúen la integración entre el servicio al cliente y herramientas económicas para la toma de desiciones de mejora en su actividad comercial, lo que evidencia la necesidad de una concepción en este orden.
2. El procedimiento diseñado es factible y apropiado, según criterios de expertos, para determinar las deficiencias fundamentales que inciden en el sistema de gestión de inventario y su efecto para la toma de desiciones empresariales.

RECOMENDACIONES

1. Aplicar el procedimiento propuesto a todas las comercializadoras y otras entidades similares, chequeando el proceso y ajustando los niveles estimados del sistema de gestión de inventario para valorar su validez práctica.
2. Dar seguimiento, a través de la aplicación del procedimiento, a las etapas que conforman la misma para enriquecerlas o ajustarlas al objeto de estudio práctico que se seleccione.

BIBLIOGRAFÍA

1. Álvarez y Buylla (1987). Modelos Económicos Matemáticos tomo I: CUJAE, Ciudad de la Habana.
2. Arbones, E. (1991). Logística  Empresarial.  Editorial ENSPES. La Habana, Cuba.
3. Ballaud, R. H. (1991). Logística Empresarial. Control y Planificación. Ediciones Díaz de Santos, S. A.
4. Caldentey, Eugenio & Pizarro, Claudio. Administración de Inventarios. http://www.monografías.com
5. Cespón Castro, R. & Auxiliadora Amador, M. (2003). Administración de la cadena de suministros. Universidad tecnológica centroamericana, Unitec.
6. Autores. (1991). Contabilidad de costos, conceptos y aplicaciones. Editorial ENSPES. Cuba, La Habana.
7. Conejero González, H., Corzo Bacallao, J. & Hernández Avila, N. (2007). Administración de Inventario. in universitaria, E., Río, U. D. P. D.
8. Koontz, H. y Weihrich, H. (2008). Elementos de Administración 2da Ed. [S. l: sn.
9. Kottler, P. / Armstrong, G. (1994). Principles of marketing. Prentice Hall, EEUU.
10. Krugman, P. y Col. (2008). Fundamentos de Economía. Versión digital traducida al español. Diplomado Universitario en Economía a la Universidad Holguín de la Universidad de Madrid. España.
11. Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución No 60, 2012. Cuba.
12. Noda Hernández, M. E. (2004). Modelo y procedimiento para la gestión y mejora de la satisfacción del cliente en entidades turísticas. Tesis en opción del grado científico de Doctor en Ciencias Técnicas. Universidad Central de Las Villas, Cuba.

[1] Para más conocimiento sobre la clasificación de los Métodos de Pronósticos, buscar: Hanke & Deitsch (1996) y Schroeder (1992).

[2] Estabilidad: “… dado por el rango de la serie de tiempo que se seleccione (n=1 hasta n=10) tiene probabilidad de que el valor pronosticado quede por debajo del comportamiento real, la varianza es menor..”.

Sensibilidad: “…rango de la serie de tiempo que se seleccione (n=1 hasta n=3) tiene probabilidad de que el valor pronosticado quede por encima del comportamiento real, la varianza es mayor…”

Tomado de: Pronóstico de demanda e inventario. Métodos futurísticos, de  Mora Gutiérrez. Primera Edición Medellín. Colombia, 2007.  Disponible en: www.softwarelabs.com

[3] Error Absoluto Medio = /Valor Real de la demanda –  Valor Pronosticado/

Tomado de: Fundamentos de logística, de Torres Gemeil (2007)

[4] Método de la Jerarquía Analítica: se enmarca dentro de la denominada óptica multicriterio, permite obtener el mejor proveedor integralmente dentro de un grupo, considerando cualquier cantidad de cualidades de los mismos, a partir de opiniones de expertos seleccionados. Para profundizar más en este método consultar Cespón Castro y Auxiliadora Amador (2003).

Para mayor referencia véase Modelos Económicos Matemáticos Tomo I Álvarez y Buylla. ISPAE Ciudad de la Habana, 1987.

[5] Para un estudio más profundo véase: Fundamentos de Logística, de Torres Gemeil y Co. (2007)