El Administrador de Proyectos (Project Manager) es una persona que debe tener bien desarrolladas una serie de competencias que le permitan desempeñar una gestión adecuada del capital humano, los recursos financieros y materiales, para que se cumplan los objetivos del proyecto en tiempo, costo y calidad.
Existen diversos paradigmas qué profundizan sobre qué competencias requiere un autentico Administrador de Proyectos, sin embargo, el modelo que pronuncia Workitec, Inc., brinda claridad y sencillez, ya que puntualiza once competencias divididas en tres pilares: Administración de Tareas, Administración de la Gente y Comunicación e Influencia.
I. Administración de Tareas:
1. Recolección y diagnostico de la información: es la tendencia de buscar información en diversas fuentes y formas, con el objetivo de clarificar situaciones y facilitar la planeación efectiva, toma de decisiones y la resolución de problemas.
- Identifica información específica necesaria para clarificar una situación o para tomar una decisión.
- Obtiene información completa y exacta mediante múltiples fuentes.
- Sondea con eficacia para obtener información, cuando otros son reacios a proporcionar información completa y detallada.
- Busca la perspectiva de todos los actores involucrados en la situación.
- Busca personas con amplios conocimientos en temas específicos para obtener información o clarificar un problema.
- Sondea constantemente a las personas para escuchar los problemas a los que se enfrentan.
2. Pensamiento analítico: es la habilidad de desarrollar e implementar una aproximación lógica a un problema, descomponiéndolo en partes y considerando cada una como elemento de un sistema.
- Sistemáticamente compara dos o mas alternativas.
- Identifica discrepancias e inconsistencias en la información.
- Identifica y analiza características, parámetros o consideraciones para tomar decisiones.
- Descompone jerárquicamente tareas y sub-tareas y analiza cada una.
- Compara costos, beneficios, riesgos y oportunidades de éxito para tomar decisiones.
- Identifica múltiples causas de un problema.
- Cuidadosamente asigna prioridades para termina una o varias tareas.
- Utiliza técnicas y herramientas para asegurar que todos los componentes estén integrados adecuadamente.
3. Orientación a resultados: es la tendencia de considerar los resultados finales deseados como propios para la unidad de trabajo o para si mismo, estableciendo objetivos y enfocándose tenazmente hasta que sean logrados.
- Establece objetivos retadores pero alcanzables.
- Focaliza esfuerzos en objetivos de alta prioridad.
- Establece metas y objetivos claros en reuniones y proyectos.
- Mantiene el compromiso en los objetivos a pesar de la adversidad y frustración.
- Ejerce un esfuerzo sostenido para lograr los resultados deseados.
- Demuestra una gran capacidad para trabajar siendo altamente productivo.
- Demuestra un alto sentido de urgencia para resolver problemas y terminar el trabajo acordado.
- Desarrolla el trabajo de manera individual o grupal cuando es necesario asegurar que la tarea se cumpla para continuar con el curso del proyecto.
- Desarrolla alternativas cuando es necesario completar el trabajo con los recursos disponibles.
4. Atención a los detalles: es la tendencia de asegurarse que el trabajo y la información sean exactos y completos, mediante el seguimiento de personas garantizando que los acuerdos y compromisos hayan sido cumplidos.
- Se enfoca en los detalles de un proyecto cundo es necesario identificar riesgos o problemas no evidentes.
- Desarrolla y usa sistemas para organizar y monitorear la información o progreso del trabajo.
- Brinda seguimiento a los progresos contra el calendario planeado y el presupuesto.
- Considera los riesgos asociados a cada tarea y modulo del proyecto.
- Desarrolla planes de contingencia y elabora planes para evitar problemas.
- Brinda seguimiento a los miembros del equipo, clientes y otros actores dentro del proyecto, para asegurar que el progreso del proyecto se apega al plan.
- Establece mediante documentos: metodologías, supuestos, acuerdos, cambios, etc.
- Organiza información para otros.
- Prepara cuidadosamente reuniones y presentaciones.
II. Administración de la Gente:
5. Fomento del trabajo en equipo: es la habilidad para crear equipos de trabajo cooperativos, creando un clima de respecto, involucramiento autentico y aplicando técnicas efectivas que faciliten la cohesión del grupo.
- Genera oportunidades para que la gente trabaje en equipo.
- Encuentra la forma de involucrar a los miembros del equipo en tareas fuera de sus actividades individuales.
- Busca la participación activa de todos.
- Promueve la cooperación con otras unidades de trabajo.
- Escucha y responde de manera constructiva a las ideas generadas por los miembros del equipo.
- Se asegura que todos los miembros el equipo son tratados de manera objetiva y justa.
- Reconoce y promueve los comportamientos que contribuyen al trabajo en equipo.
- Genera un clima de honestidad constructiva y brinda retroalimentación.
- Reconoce y celebra los logros del equipo.
- Valora las contribuciones de todos los miembros del equipo.
- Usa métodos y técnicas para facilitar el trabajo en equipo.
- Evalúa constantemente la efectividad del equipo.
6. Gestión del desempeño: es la habilidad de brindar dirección, tareas, retroalimentación, coaching y consejo a las personas a quien administra.
- Considera las fortalezas, limitaciones, metas y preferencias cuando asigna tareas individuales y en equipo.
- Delega responsabilidades a gente capaz, pero mantiene su autoridad.
- Se mantiene disponible para brindar asistencia y apoyo, pero evita la micro-administración de otros.
- Frecuentemente mantiene contacto informal con los miembros del equipo para evaluar progresos y problemas.
- Comparte información, consejo y asesoría para ayudar a otros a tener éxito.
- Trata de manera firme y oportuna los problemas; permite a las personas conocer la expectativa puesta en ellos.
III. Comunicación e Influencia:
7. Anticipación: es la habilidad de anticipar el efecto deseado de acciones y eventos sobre otros, así como controlar el comportamiento propio para lograr el efecto deseado en otros.
- Dice o hace cosas para crear el impacto deseado en otros.
- Se adelanta a los posibles impactos de sus acciones, por lo que genera estrategias que minimicen o maximicen los impactos.
- Identifica y presenta información o datos que persuaden a otros.
- Genera argumentos que dirigen correctamente las acciones de otros.
- Crea presentaciones de gran impacto visual y/o gráfico.
- Selecciona las palabras o frases adecuadas según la audiencia.
- Selecciona analogías y ejemplos adecuados para ilustrar un punto importante.
- Se muestra dispuesto a siempre demostrar compromiso con el cliente interno y externo.
8. Influencia: es la habilidad de ganar el apoyo de otros en ideas, propuestas, proyectos y soluciones, mediante argumentos lógicos, apelando a los intereses de otros y utilizando una gran variedad de estrategias indirectas.
- Genera diversos argumentos para defender o apoyar una posición.
- Es capaz de persuadir con facilidad a las personas mediante argumentos claros y contundentes.
- Se involucra en el proceso de toma de decisiones de otros o se asegura poder apoyarlos.
- Es capaz de negociar para generar compromiso.
- Identifica y propone soluciones ganar-ganar.
- Desarrolla estrategias indirectas para influenciar otros.
- Desarrolla relaciones interpersonales que le pueden proveer
información, recursos o asistencia. - Dirige grupos asertivamente para tomar decisiones o generar resultados.
- Genera cuidadamente soluciones o alternativas claras antes de
pedir una toma de decisiones a la Dirección.
9. Asertividad interpersonal: es la habilidad de captar, interpretar y anticipar los sentimientos, emociones y preocupaciones de otros, mediante una comunicación abierta y empática.
- Se toma tiempo para conocer a las personas de manera personal.
- Interpreta los sentimientos, palabras, tono de la voz, expresiones y el lenguaje no verbal de las personas.
- Demuestra entendimiento de los problemas de otros.
- Busca maneras no agresivas de aproximarse a problemas sensibles de otros.
- Entiende fortalezas y debilidades de otros.
10. Claridad: es la habilidad de asegurarse que los involucrados entiendan a profundidad: ¿qué se tiene que hacer?, ¿por qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿quiénes?
- Se asegura de que todos los involucrados en el proyectos entienden el propósito del mismo.
- Deja claros los limites y definiciones de los entregables del proyecto.
- Se segura que varios grupos están involucrados en el proyectos comunicando lo que van a realizar y quienes los necesitan.
- Clarifica los roles y responsabilidades de todos los involucrados en el proyecto.
- Genera actualizaciones regulares del calendario del proyecto y lo comunica al personal indicado.
- Desarrolla reuniones para empujar de manera conjunta sub-grupos de trabajo en diferentes partes del proyecto, con el objetivo de resolver tareas, responsabilidades, limites, etc.
- Mantiene informados constantemente del progreso del proyecto a los stakeholders.
11. Generación de confianza: es la firme tendencia a creer en las habilidades propias para ser exitoso y la voluntad de ser asertivo en una amplia variedad de situaciones.
- Demuestra una actitud de confianza hacia él mismo y al equipo.
- Toma claras decisiones para resolver problemas con el equipo.
- Genera un dialogo asertivo cuando alguna persona del equipo esta en desacuerdo con una decisión.
- Le da la importancia adecuada a cada problema.
IV. Las principales responsabilidades del Administrador de Proyectos y las competencias requeridas:
1. Define y desarrolla el alcance del programa de trabajo.
- Recolección y diagnostico de la información.
- Pensamiento analítico.
- Claridad.
- Generación de confianza.
2. Establece y mantiene buenas relaciones con los patrocinadores.
- Recolección y diagnostico de la información.
- Influencia.
- Asertividad interpersonal.
- Anticipación.
3. Brinda soporte especializado al proyecto.
- Pensamiento analítico.
- Asertividad interpersonal.
- Anticipación.
- Influencia.
- Generación de confianza.
4. Desarrolla un plan.
- Pensamiento analítico.
- Recolección y diagnostico de la información.
- Atención a los detalles.
- Claridad.
5. Asigna trabajo y delega responsabilidades.
- Claridad.
- Gestión del desempeño.
- Fomento del trabajo en equipo.
6. Comunica el progreso y asuntos de importancia.
- Claridad.
- Fomento del trabajo en equipo.
7. Monitorea el progreso, reajusta el plan cuando es necesario, asegura la ejecución y entrega el producto.
- Recolección y diagnostico de la información.
- Atención a los detalles.
- Pensamiento analítico.
- Orientación a resultados.
- Gestión del desempeño.
- Generación de confianza.
