Manual de gestion de calidad para el área de auditoría de un ministerio en Cuba

La Unidad Central de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (UCAI), es la encargada de controlar el cumplimiento de la política del Estado y del Gobierno, mediante la ejecución de auditorías a entidades adscriptas a su ministerio. Elaborar un Manual de Gestión de la Calidad, establece una metodología para evaluar el trabajo de los auditores, será utilizado como herramienta de trabajo, estableciendo métodos objetivos y sistemáticos que permiten unificar el trabajo. El método de investigación Dialéctico Materialista, así como los programas y procedimientos disponibles en la dirección de auditoría fueron los materiales utilizados para diseñar el manual de Gestión de la Calidad compatible con la Norma ISO 9001:2008.Dentro de los principales resultados de la investigación está la elaboración de un Manual de Gestión de la Calidad para aplicar en la UCAI del CITMA, cumplimentando lo regulado en la Resolución 340/12 de la Contraloría General de la República.

Auditoría’s Central Unit of Ciencia’s, Tecnología’s and Environment Ministry(UCAI), the person in charge is by controlling the fulfillment of the state and Government policy, by means of the execution of auditings to her ministry to appointed entities. Elaborating Gestión’s Manual of Quality, a methodology to evaluate the auditors’ work establishes, will be used as tool of work, establishing objective and systematic methods that they allow to unite work. The fact-finding Dialectic Materialistic method, as well as the programs and available procedures in the direction of auditing the used materials were for designing Gestión’s manual of the compatible Quality with the Standard ISO 9001:2008. Dentro de los principales resultados de la investigación está la elaboración de un Manual de Gestión de la Calidad para aplicar en la UCAI del CITMA, cumplimentando lo regulado en la Resolución 340/12 de la Contraloría General de la República.

Palabras clave / Key words

Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión de la calidad, Herramienta, Procedimiento.

Quality management, Quality management system, Tool, Procedure.

Introducción

La auditoría es una de las aplicaciones de la administración, basada en el análisis, evaluación y revisión de los procesos y procedimientos de cualquier ente económico. Su importancia es reconocida desde los tiempos más  remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización.

Las normas de auditoría generalmente aceptadas pueden considerarse como los requisitos de calidad que deben observarse para el desempeño del trabajo de auditoría, son medidas establecidas, que instauran la calidad, los procedimientos y los objetivos que se deben alcanzar en la auditoría.

En Cuba mediante la Resolución 340/12 emitida el 11 de octubre del 2012 por la Contraloría General de la República de Cuba se establecen las Normas Cubanas de Auditoría la cuales se ponen en vigor el 3 de enero del 2013, armonizando las normas vigentes de los auditores gubernamentales, de las sociedades que practican la auditoría y la auditoría interna, elaboradas por el extinto Ministerio de Auditoría y Control  con las Normas de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAL), las que están ajustadas a las Normas Internacionales de Auditoría, están encaminadas  a regular metodológicamente el proceso de la auditoría en todas sus fases y establecer determinadas pautas que son necesarias para su ejecución.

En el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente en estos momentos no se encuentra implementado un Sistema de Gestión de la Calidad para la Dirección de Auditoría, en la actualidad se están dando los primeros pasos para lograr la implementación de un  Sistema de Gestión de la Calidad.

A pesar de que las Normas Cubanas de Auditoría recogen de manera detallada todos los subprocesos que están implícitos dentro del proceso de auditoría que posibilita elevar la calidad del trabajo realizado, estas no garantizan de forma particular la calidad total del proceso en cada unidad de auditoría.

Con esta investigación se pretende dar inicio a la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en la Dirección de Auditoría, dotándola de un Manual de Gestión de la Calidad que propicie el mejoramiento continuo del proceso, además de proveer a la administración de una herramienta que ayude en el proceso evaluativo y de supervisión, a partir del cual sea posible identificar, aceptar, satisfacer y superar constantemente las expectativas y necesidades de nuestro cliente.

El Objetivo General es Diseñar un Manual de Gestión de la Calidad según modelo NC ISO 9001:2008 como una herramienta de dirección para implementar el sistema de gestión de la calidad en la Unidad Central de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

Fundamentación Teórica

Dentro de las funciones fundamentales de la Unidad Central de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (UCAI) está atender metodológicamente, establecer y orientar las políticas, estrategias y procedimientos de trabajo para todo su sistema de auditoría, organizar el control de su funcionamiento y ejercer la supervisión, así como establecer las políticas en cuanto a la preparación técnica y metodológica  del personal del sistema y mantener su control sistemático. Con el objetivo de garantizar el cumplimiento de sus funciones con una mayor eficiencia y eficacia en el servicio brindado, se pretende iniciar la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad para la dirección de auditoría, dando sus primeros pasos con el diseño de su Manual de Gestión de la Calidad compatible con la Norma ISO 9001:2008, para lo cual fue necesario la verificación de bibliografías sobre el tema a tratar así como el estudio de modelos de calidad utilizados internacionalmente hasta llegar al estudio de las Normas ISO, llegando a la decisión de utilizar la Norma ISO 9001 ya que trata los Requisitos de los Sistemas de Gestión de Calidad. Con ella se consigue  demostrar en qué medida la organización está trabajando en base a su cliente y cumple con las condiciones establecidas para una mejora en la satisfacción del cliente.

Métodos Utilizados

Métodos Teóricos:

• La investigación desarrollada se basa, fundamentalmente, en el método dialéctico materialista que permite el análisis y la síntesis teórica en la fundamentación del problema, partiendo de la objetividad de la necesidad de elaborar un Manual de Gestión de la Calidad para la Dirección de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, así como para analizar el contexto cubano en lo que a calidad se refiere. Este método permite además delimitar las insuficiencias existentes que generan contradicciones que imposibilitan la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en la Dirección de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.
• Análisis y Síntesis: Se empleó en la interpretación de la información documental para la determinación de antecedentes del problema planteado, el análisis de los modelos de gestión de la calidad existentes y su síntesis particularizando en la Norma de Calidad ISO 9001:2008.

• Análisis Histórico Lógico: Para conocer la historia del problema objeto de investigación y determinar las tendencias del conocimiento de los Sistemas de Gestión de la Calidad en Cuba.

• El método de inducción-deducción: Se utilizó en el establecimiento de la hipótesis que se presenta en la tesis.

Métodos Empíricos:

• Observación participativa: Esta técnica se utiliza para vincularse de forma directa al trabajo de auditoría, así como otras áreas que inciden en el desarrollo del trabajo, lo cual nos permite conocer aspectos que no pueden dejar de considerarse en la elaboración del manual de gestión de la calidad.
• Análisis documental: Se utiliza para revisar toda la bibliografía relacionada con el objeto de estudio, para comprender sus particularidades, nexos y desarrollo; así como para el estudio de los referentes teóricos que permitieron el diseño propuesto.
• Entrevista: Se realizan entrevistas a especialistas que ejercen la actividad de auditoría y otras áreas  vinculadas con el tema investigado para conocer opiniones e intereses a incluir en la propuesta para mejorar el desarrollo del trabajo.

Resultado y Discusión

Los sistemas de calidad basados en reglamentos y procedimientos estandarizados según normas internacionales de aceptación mundial representan, desde hace algunos años, la mejor opción para las entidades, por lo que la Unidad Central de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente pretende unirse a esta difícil tarea y enfrentar acciones que lleven a una mejor calidad en el servicio prestado, para emprender el camino en la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, se diseña el Manual de Gestión de la Calidad compatible con la Norma ISO 9001:2008, el cual no existe en la unidad central, es único para la actividad de auditoría, se toma como referencia la Norma ISO 9001:2008 a la que se le incorporan aspectos propios de la actividad de auditoría interna.

El Manual de Gestión de la Calidad es el documento guía del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), es un documento activo y cambiante que tiene como objetivo facilitar una descripción de los principales procedimientos, registros y documentos que rigen la actividad.

Con el diseño del presente manual la dirección de auditoría da los primeros pasos en la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, lo que se traduce en el establecimiento de políticas y procedimientos de trabajo que organizan el trabajo del auditor, así como el establecimiento de procedimientos de evaluación y control por parte de la dirección.

Para el diseño del manual se tiene en cuenta la norma ISO 9001:2008, se estudian y analizan cada uno de los registros, procedimientos, regulaciones y normativas específicas de la actividad de auditoría de forma tal que pueda utilizarse como una herramienta de dirección para el proceso evaluativo de los auditores. En el desarrollo de la investigación se establece la necesidad de definir las responsabilidades del personal de la dirección, así como el análisis del proceso de auditoría para poder identificar las fallas y establecer la mejora del proceso.

Para cumplimentar con la elaboración del manual se desarrollaron una serie de actividades, las cuales fueron ejecutadas por un comité de experto integrado por la directora de auditoría, los auditores de la dirección, un especialista de calidad de la Oficina Territorial de Normalización y un especialista de la Dirección de recursos Humanos del Ministerio. Como se detalla:

1. Se analizó e interpretó la Norma ISO 9001:2008 para la elaboración del manual y su aplicación en la Dirección de Auditoría.
2. Se definió la red de procesos de la Dirección de Auditoría.
3. Se definieron, basado en la red de procesos, los indicadores de gestión adecuados para determinar que tan bien se están logrando los objetivos de la dirección y hacer un correcto seguimiento del proceso, para esto se tomó como base las auditorías realizadas en los años 2010 al 2014.
4. Se realizaron entrevistas a los auditores y auditados sobre la calidad del proceso desarrollado.
5. Se definió que todos los capítulos de esta norma podrían ser aplicados a nuestra dirección.
6. Se diseñó un formato adecuado para la presentación del manual donde se encuentren los lineamientos exigidos en la norma.

El manual describe el Sistema de Gestión de la Calidad de la Unidad Central de Auditoría del CITMA, perfila los campos de autoridad, las relaciones y los deberes del personal responsable del desempeño de la empresa.

El manual está compuesto por tres aspectos fundamentales que están directamente relacionados con los requisitos de la norma ISO 9001:2008,  comienza con una declaración que expresa el deber de la Dirección de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente de implementar y satisfacer los requisitos básicos de la norma a la que se hace referencia. Se aporta información específica acerca de la política y objetivos, los procedimientos que describen los métodos usados para la ejecución de las auditorías, así como las principales normativas y regulaciones que intervienen en la actividad.

Este manual se utiliza internamente para orientar a los auditores y a la dirección de auditoría con respecto a los principales aspectos que deben ser cumplidos y mantenidos para asegurar la correcta elaboración de la actividad,  lograr la satisfacción del cliente, la mejora continua y brindar las directivas necesarias que generen una fuerza laboral dotada de poder, autoridad y responsabilidad.

Se presenta el contenido del Manual de Gestión de la Calidad para lo que fue necesario el estudio de la Norma ISO 9001:2008 y la observación del proceso de auditoría.

• Generalidades: Indica de forma general las bases sobre la cual se elabora el manual.
• Campo de aplicación y referencias: Establece el campo de aplicación del manual y la referencia usada como base para su elaboración.

La Dirección de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente ha determinado que todos los requisitos son aplicables a las operaciones de esta dirección.

• Referencias Normativas: Indica las regulaciones y normas que se tienen en cuenta para el desarrollo de la actividad.

Durante la elaboración de nuestro Manual de Gestión de la Calidad se usaron como referencia:

• Las Normas ISO 9001-2008, Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos
• Normas Cubanas de Auditoría. Resolución 340/12 de la Contraloría General de la República.
• Regulaciones establecidas vigentes emitidas por los Ministerios de Finanzas y Precios (MFP), Economía y Planificación (MEP), extinto Ministerio de Auditoría y Control (MAC), y el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA).
• Términos y definiciones: Presenta los significados de palabras necesarias para el desarrollo de la actividad.

La Dirección de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, al iniciar el proceso de implementación de un sistema de gestión de la calidad con la elaboración del Manual de Gestión de la Calidad para la realización del servicio prestado tiene que tener en cuenta las siguientes definiciones fundamentales:

• Auditoría: Se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte primordial como medio de control y cambio. Es la actividad en la cual se constata la corrección contable de todos los registros de los estados financieros y fuentes de contabilidad para así determinar la racionabilidad de los resultados emanados de ellos.
• Control Interno: Conjunto de acciones que se ejecutan para comprobar la aplicación de las políticas del Estado, así como del cumplimiento del plan de la economía y su presupuesto.
• Papeles de Trabajo: Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.
• Calidad: capacidad que posee un objeto para satisfacer necesidades implícitas o explícitas, cumplimiento de requisitos, hacerlo bien a la primera, satisfacer las necesidades del cliente, adelantarse a las expectativas del cliente, cumplir con sus requisitos. Proporcionar productos y servicios que permitan la satisfacción del cliente.
• Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos.
• Producto: El artículo final, que se alcanza cuando se cumplen todos los términos y condiciones del contrato. (Por ejemplo: bienes manufacturados, mercancías, servicios, etc.)
• Registros: La documentación de actividades hecha según se especifica en los documentos. Procedimientos o Instrucciones de Trabajo.
• Procedimiento Operativo de Trabajo (POT):Documento donde se especifica detalladamente la manera de realizar una actividad y permite asegurar la calidad de actividades generales y específicas.
• Disposición: Documento que tiene como objetivo establecer la obligatoriedad en el cumplimiento de una o varias actividades.
• Programa: Documento que planifica y controla las actividades.
• Revisión: Acción que se realiza después que se elabore un documento o debido a circunstancias cambiantes.
• Aprobación: Aceptación formal del documento por persona autorizada y que lo pone en vigor.
• Interrelaciones y deberes del personal: Presenta el personal que labora y sus principales deberes funcionales.

La Unidad Central de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente está formada por la Director de Auditoría, 5 Auditores Principales, 8 Auditores Adjuntos, 1 Secretaria ejecutiva y 1 Chofer de la Dirección. Se establecen los deberes funcionales del personal.

• Procedimientos, Programas y Registros de Auditoría: Presenta los principales procedimientos, procedimientos operativos de trabajo y registros y documentos llevados en la actividad.

Los Procedimientos Operativos son complementarios del Manual de Calidad y describen con detalle  cómo,  quién,  cuándo,  dónde, se realizan las actividades.

Los procedimientos de auditoría son: El conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros.

Procedimientos operativos de Trabajo de la Dirección de Auditoría:

• 01. Guía para la elaboración de los procedimientos de trabajo.
• 02. Gestión de la Documentación.
• 03. Guía para la elaboración de las instrucciones de trabajo.
• 04. Control de Registros.
• DA.1210. Expediente de Auditoría. Definición y control documental.
• DA.1600. Auditorías. Generalidades y Tipos.
• DA.1610. Auditoría de Gestión u Operacional.
• DA.1620. Auditoría Financiera o de Estados Financieros.
• DA.1630. Auditoría Especial.
• DA.1640. Auditoría de Sistema o de Sistemas Integrales.
• DA.1650. Auditoría Informática o de Sistemas Informáticos.
• DA.1660. Auditoría Ambiental.
• DA.1700. Auditores. Acreditación.
• DA.1800. Auditores. Evaluación.
• DA.1900. Funciones y contenidos de trabajo del personal de la Dirección de Supervisión y Auditoría.
• DA.1910. Funciones del Director de la Dirección de Supervisión y Auditoría.
• DA.1920. Funciones y contenidos de trabajo de los Funcionarios de  Supervisión y de Auditoría.

El programa de auditoría es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar.  Los programas de auditoría  se preparan anticipadamente en la etapa de planeación, pueden ser modificados en la medida en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta los hechos concretos que se vayan observando. El programa de auditoría sirve como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditoría y como medio para el control y registro de la ejecución apropiada del trabajo.

Programas de auditoría:

• A. E.DA. Programa para revisión de Cuentas por cobrar.
• A. E.DA. Programa para revisión de Cuentas por Pagar.
• A. E.DA. Programa para revisión de Presupuesto.
• A. E.DA. Programa para revisión de Proyecto.
• A. E.DA. Programa para revisión de Activos Fijos Tangibles.
• A. E.DA. Programa para revisión de Efectivo en Caja y Banco.
• A. E.DA. Programa para revisión de Inventario.
• A. E.DA. Programa para revisión de Nóminas.
• A. E.DA. Programa para revisión de Combustible y Portadores Energéticos.
• A. E.DA. Programa para revisión de Pagos a Privados.
• A. E.DA. Programa para revisión de Proceso de Contratación.

• Proceso de realización de auditoría y procesos vinculados: Presenta el proceso de auditoría y los procesos necesarios para llevar a cabo la actividad.

En el proceso de Auditoría se identificaron los subprocesos que intervienen  en el proceso de auditoría, la secuencia y las interacciones entre estos.

Por cada subproceso identificado se determinaron los criterios y métodos de funcionamiento así como también se determinaron la disponibilidad de los recursos y la información necesaria para la efectiva operación y el control de tales subprocesos.

Cada subproceso es supervisado, medido y analizado para identificar e implementar las acciones necesarias con el fin de alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos subprocesos.

Al definir el proceso de auditoría y los subprocesos que intervienen en este, se concluye, que el proceso de auditoría está integrado por 4 subprocesos, denominados:

• Planeación, Ejecución, Informe y Seguimiento.

Dentro de las etapas del proceso se tienen en cuenta:

• Entradas: Estrategias y Normas, Informaciones de cada una de las direcciones del CITMA, Recursos (materiales de oficina, medios informáticos y de transporte), Plan de Auditoria, Informaciones de la Dirección de Auditoría (orden de trabajo y carta de presentación), así como informaciones de las entidades a auditar.
• Valor Añadido: Conocimiento y validación de la actividad realizada por las entidades auditadas.
• Salidas: Informes de auditoría para la toma de decisiones, Planes de medidas y Medidas Administrativas

El proceso de planeación se interrelaciona con el resto de los procesos existentes, las salidas de la planeación constituyen las entradas de la ejecución, por lo que la calidad con que se realice este  determina en gran medida los resultados que se alcancen en la ejecución.

En la ejecución, se aplican los programas de auditoría con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos, lo que permite obtener las evidencias suficientes, competentes y relevantes que sustenten la elaboración del informe de auditoría, lo que constituye la salida de la ejecución.

En el proceso de informe, se elabora el informe de los resultados de la auditoría, el informe final constituye la salida del proceso.

En el seguimiento, es donde se recopilan y analizan los documentos presentados por el sujeto auditado (Plan de medidas, así como de las medidas disciplinarias propuestas y adoptadas con los responsables directos y  colaterales), con el objetivo de valorar su correspondencia con la gravedad de los hechos detectados, de forma tal que se utilice como una herramienta de trabajo para la administración.

Para garantizar el proceso de auditoría, intervienen los procesos de gestión y los procesos de apoyo. Dentro de los procesos de gestión se encuentran la gestión de la administración y la gestión de la calidad y dentro de los procesos de apoyo, están la provisión de los recursos humanos,  la gestión económica y de abastecimiento y el aseguramiento de la infraestructura. La adecuada interrelación entre estos garantiza la calidad del proceso de auditoría.

• Análisis y Mejora: Analiza los resultados y establece parámetros de mejora con acciones correctivas y preventivas.

Los objetivos de calidad, los resultados de las auditorías internas y externas, el análisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la Revisión de la Dirección son algunas de las técnicas y las herramientas que La Dirección de Auditoría del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente usa para medir y mejorar el sistema continuamente.

Conclusiones

1. La realización de las auditorías en la Unidad Central de Auditoría Interna del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, alcanza mayor calidad y logra la satisfacción del cliente con la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, para el cual se inicia con el diseño del Manual.
2. El diseño del Manual de Gestión de la Calidad presentado, recoge aspectos generales para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en la elaboración del manual y aspectos específicos de la Unidad Central de Auditoría Interna del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.
3. Se elabora un Manual de Gestión de la Calidad, que permite dar los primeros pasos para el diseño e implantación del Sistema de Gestión de la Calidad en el proceso de auditoría, el cual propicia elevar la calidad del servicio prestado, dar cumplimiento a las normas cubanas de auditoría y utilizarlo como una herramienta de trabajo para los auditores y la dirección de auditoría.

Referencias Bibliográficas

• GONZÁLEZ MERIÑO, R. F. Sobre el estado del arte de Gestión de la Calidad. Santiago de Cuba: Sociedad y Economía, 2002.
• GONZÁLEZ, Aleida. «Folleto Módulo Calidad Total». En: Maestría Calidad Total FORDES-CUJAE, 2008). M. CAZAÑAS – A. GONZÁLEZ – M. A. GONZÁLEZ. Ingeniería Industrial/ISSN 1815-5936/Vol. XXXII/No. 1/2011
• AYALA, H.; DÍAZ, A.; ROMERO, Idalia; ERRASTE, Eliset. «Temas de Gestión de la Calidad». En: Selección de lecturas.Texto Docente. La Habana: Centro de Estudios Turísticos, Universidad de la Habana, 2005.
• OFICINA NACIONAL DE NORMALIZACIÓN (La Habana). NC/ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. La Habana: 2005.
• OFICINA NACIONAL DE NORMALIZACIÓN (La Habana). NC-ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. La Habana: 2008.
• CANDELA, J. «Indicadores para la Gestión basada en la Calidad Total». Calidad. Vol. XXXV (No. 5 (Mayo)): 18-21, 1996.