El kick-off meeting, el pilar de la comunicación en tu proyecto
Cuando te nombran Director de Proyecto una de las primeras interacciones con los principales afectados de tu proyecto (stakeholders/interesados) es la reunión de arranque, más conocida como Kick off meeting. Podemos definir esta reunión como un encuentro entre los responsables de la empresa ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todo lo que tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece, formalmente, su arranque.
¿Le prestas realmente atención a esta reunión o simplemente es una más de todas las que vas a tener a lo largo de la duración del proyecto?
La reunión de arranque es una herramienta muy poderosa para facilitar la comunicación en tu proyecto
Además de establecer el arranque formal, es un perfecto punto de encuentro entre cliente y empresa proveedora del servicio donde se tendrán que establecer los pilares que guiarán tu proyecto. Aunque no te va a garantizar su éxito, es muy probable que una mala reunión de arranque sea un indicio para un proyecto problemático: El fin exitoso de todo proyecto se empieza a consolidar con un buen inicio.
algunos de los aspectos relevantes que deberás tener en cuenta a la hora de plantearte la reunión de arranque son:
1. Plantea una reunión presencial
Siempre que sea posible, intenta que la reunión de arranque sea presencial o, al menos, a través de videoconferencia. La comunicación no verbal es una buena herramienta para entender a nuestro interlocutor, y poder tener un contacto visual con los principales actores del proyecto te ayudará a entender sus expectativas.
2. Prepara bien la reunión
Durante la preparación es importante que revises toda la información de la que dispones para resolver las siguientes preguntas:
3. Durante la reunión
Aunque tú como director del proyecto llevarás la voz cantante a la hora presentar los principales puntos, no dejes que sea una reunión cerrada. Tienes que abrir el debate al resto de los asistentes en algunos puntos relevantes. El objetivo es que puedas conocer de primera mano sus expectativas, sus principales preocupaciones y, sobre todo, reducir o al menos minimizar las incertidumbres que pueda haber.
Los temas que vas a tener que tratar, como mínimo, son:
- Tienes que mostrar el objetivo y misión del proyecto y su alcance.
- Presenta el calendario global (no tiene que ser detallado) con los principales hitos y entregables que se van a producir.
- Muestra los riesgos que ya has identificado y puedes abrir un breve debate sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo más.
- Es un buen momento para que presentes al equipo del proyecto, cuáles son sus roles y sus responsabilidades.
- Establecer los próximos pasos.
4. Después de la reunión
La kick off meeting no acaba al finalizar la reunión. tienes que dejar claro los compromisos y las tareas asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los responsables de su ejecución. Este es el elemento fundamental para mover a la acción después de tu reunión de arranque.
5. Reunión de seguimiento de proyecto
Se trata de una reunión periódica donde participan las personas que en aquel momento estén implicadas en la ejecución del proyecto. La periodicidad de estas reuniones suele definirse en base a la duración total del proyecto, de tal forma que se consiga un balance entre un correcto control y el esfuerzo dedicado.