Importancia de la comunicación organizacional

Importancia de la Comunicación Organizacional
Por: Josué Pacheco Ortiz
Introducción
Las organizaciones hoy en día necesitan mantenerse actualizadas, cumpliendo
tendencias e innovando en productos y servicios lo cual permite su permanencia en
el mercado con el dinamismo correspondiente de las empresas altamente efectivas;
y de esta forma cumplir con las demandas de los mercados actuales. Para eso es
necesario comprometerse a nivel corporativo que permita darle el valor que
realmente se debe a los procesos vitales de comunicación de las empresas que le
permiten alcanzar los objetivos institucionales y ser competitivos en relación a las
demás organizaciones.
La comunicación organizacional es una importante herramienta de mucho aporte
laboral en la actualidad que da lugar a la transmisión de la información dentro de las
organizaciones para identificar los requerimientos y logros de la organización y los
colaboradores de la misma. La comunicación organizacional llega a permitir el
conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en la empresa, productividad
en los departamentos de trabajo.
La principal finalidad de la comunicación organizacional es primordial para alcanzar
los objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan paso al desarrollo
organizacional y de los colaboradores que se van preparando para alcanzar su
mejor desempeño en los mercados.
Definición de Comunicación Organizacional
La comunicación cuando se aplica en las organizaciones es denominada
comunicación organizacional. Esta comunicación se da naturalmente en toda
organización, cualquiera que sea su tipo o su tamaño y en consecuencia no es
posible imaginar una organización sin comunicación. Bajo esta perspectiva, la
comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian
entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio.
La comunicación organizacional es el proceso por medio del cual los miembros
recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que
ocurren dentro de ella. También se entiende como un conjunto de técnicas y
actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre
los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir
en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la
organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más
rápidamente con sus objetivos. (García, 2012)
Beneficios de la Comunicación Organizacional
Los beneficios de manejar un plan de comunicación eficiente en la organización son:
Permite un mejor manejo de los recursos disponibles
Favorece las relaciones entre las personas
Integra la comunicación informal y formal
Impulsa la identidad corporativa
Orienta a los empleados hacia el logro de los objetivos comunes
Brinda la oportunidad de potenciar a los recursos humanos.
Facilita que los empleados se puedan expresar con mayor libertad y se pueda
aprovechar la imaginación, inteligencia e iniciativa de las personas
Permite lograr un clima laboral positivo (Cebrian, 2013)
Tipos de Comunicación Organizacional
Los tipos de comunicación en una organización se clasifican según el flujo de
comunicación formal, pudiendo ser:
Comunicación Descendente
La comunicación descendente se produce cuando se transfiere información desde
las suposiciones jerárquicas superiores a las inferiores.
Objetivo:
Mantener informados a los trabajadores de todos aquellos aspectos que son
necesarios para el desarrollo perfecto de su cometido.
Información transmitida:
Sobre el entorno en el que se desenvuelve la organización
Sobre la evolución de los objetivos de la organización
Sobre las actividades y proceso que se desarrollan
Eficacia:
Proporciona información detallada a las personas con relación a las
actividades que deben realizar.
Se logra prevenir interpretaciones erróneas y/o malos entendidos, que
pueden suponer futuros conflictos por las decisiones tomadas.
Fomenta el respecto y la consideración entre las personas, generando
confianza entre los distintos niveles organizativos.
Barreras:
o Los estilos de dirección: participativos o imperativos
o Creencia que la información es poder y por ello no puede transmitirse.
o La dimensión de la organización.
Herramientas:
Reuniones de trabajo
Reuniones de formación y/o reciclaje
Entrevistas personales
Manuales de procedimientos
Cartas personales, mail.
Portales electrónicos, (intranet, Web, etc.)
Comunicación Ascendente
La comunicación ascendente circula desde las posiciones jerárquicos inferiores
hacia las superiores.
Objetivo:
Permite conocer a los directivos lo que funciona y lo que no en la organización y
mantener contacto directo con sus colaboradores, siendo conocedores de sus
opiniones y necesidades lo que facilita la toma de decisiones con criterios más
objetivos.
Eficacia:
Permite conocer las necesidades, expectativas e inquietudes de los
profesionales
Promueve la aportación de ideas y la implicación de los profesionales en el
desarrollo de actividades tanto asistenciales como de gestión.
Mejora el acercamiento entre las personas de dirección y sus equipos.
Sirve como retroalimentación, permitiendo comprobar y con qué grado de
fidelidad se difunde la información emitida descendente.
Barreras:
o Los estilos de dirección: participativos o imperativos
o Cuando se corta la comunicación ascendente en algún nivel del organigrama.
o Miedos de los profesionales a trasladar sus opiniones.
Herramientas:
Reuniones periódicas.
Grupos de mejora.
Entrevistas personales
Encuestas
Sistemas de sugerencias.
Comunicación Horizontal
Es la comunicación entre departamentos, áreas servicio desarrollándose
generalmente en un mismo nivel jerárquico.
Objetivo:
Permite potenciar el trabajo multidisciplinar e interdepartamental, mejorando la
coordinación de equipos.
Eficacia:
Genera espíritu de corporación y logra ambientes de trabajo comunes.
Facilita los malentendidos interdepartamentales.
Agiliza la comunicación oficial llegando antes a las personas y
departamentos implicados.
Facilita el entendimiento y la búsqueda de soluciones compartidas.
Genera confianza y amistad.
Barreras:
o El lenguaje técnico-profesional.
o La importancia que cada Departamento se atribuye para y con relaciona
los demás miembros y áreas de la organización.
Herramientas:
o Reuniones de trabajo entre departamentos, servicios, áreas, etc.
o Informes.
o Comunicados (Olamendi, Tipos de comunicación organizacional, 2006)
Plan de Comunicación Interna
Para poder contar en la organización con planes de comunicación interna efectivos,
es necesaria la elaboración de un plan estratégico de comunicación insertado en la
cultura de la organización que permita a través de los medios y canales adecuados
cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos y grupos que
componen la organización.
Esta estrategia de comunicación pasa necesariamente por varias etapas:
1. Compromiso de la alta dirección.
Sin el apoyo o con un apoyo insuficiente desde la cúpula directiva es imposible la
introducción de cualquier tipo de cambio en la organización.
2. Diagnóstico de la situación de comunicación en la organización.
Los planes de comunicación deben basarse en una auditoria de comunicación y no
en la intuición o en los gustos del equipo directivo.
La auditoría deben detectar los flujos de comunicación, cuáles son sus puntos
débiles y dónde se producen los problemas, conocer las necesidades y expectativas
de las personas implicadas con el nuevo plan de comunicación y proyectar una
visión del estado de futuro deseable para la empresa.
3. Diseño del Plan
Definición de objetivos, selección de medios, planificación de acciones,
temporalización, establecimiento de mecanismos y procedimientos para el
seguimiento durante y al final de la implementación.
Para una elección adecuada de los medios conviene tener en cuenta la finalidad
que se trata de conseguir con el mensaje comunicado (motivar o integrar, transmitir
cuestiones relativas al trabajo, informar, etc.,) y el tipo de información que se desea
comunicar (hechos objetivos, sentimientos, temas controvertidos o delicados).
Ahora bien, la puesta en marcha de estos soportes no asegura la eficacia de los
flujos comunicativos si no se aporta simultáneamente el cambio de valores y cultura
organizativa. Por ello, el siguiente punto es esencial en el plan de comunicación.
4. Estrategia de comunicación, sensibilización y negociación.
Es necesario sensibilizar, mentalizar y formar en comunicación a los empleados de
todos los niveles para que tomen conciencia de su importancia.
5. Implantación y seguimiento.
La implantación debe ir acompañada de un sistema de seguimiento y
retroalimentación constante (mediante cuestionarios de clima laboral y entrevistas
con los responsables) para identificar las desviaciones a los objetivos y sus causas
y poder diseñar acciones correctoras. (Olamendi, Fases de un plan de comunicación
interna, 2006)
Barreras de la Comunicación Organizacional
Muchos administradores consideran como uno de sus mayores problemas a
resolver las fallas e inconvenientes en la comunicación de la organización. Pero un
administrador que realmente conoce a su empresa, como debe ser, se puede dar
cuenta que muchos problemas de comunicación se originan como consecuencia de
problemas más fuertes.
Un ejemplo de lo que se establece anteriormente es cuando en una organización
una planeación resulta deficiente y genera incertidumbre en la directriz y camino de
la empresa, al igual que si una organización no cuenta con una adecuada estructura
puede limitar o alterar de forma negativa la relación organizacional y por ende la
comunicación. Las barreras que se presentan en la transmisión de la información
pueden originarse en el emisor, el mensaje, el receptor del mensaje, o en la misma
retroalimentación de la información que se recibe.
Las principales barreras en la comunicación específicamente en el caso de las
organizaciones son:
Falta o ausencia de planeación
Esta barrera se presenta muy frecuentemente dentro de las organizaciones, para
que una comunicación organizacional sea adecuada y cumpla con sus objetivos
debe surgir como consecuencia de una planeación, tanto de análisis y formulación
del mensaje a transmitir como su origen y objetividad; además de que la persona
que se comunicará debe elegir el canal de comunicación más conveniente así como
el espacio de tiempo indicado para la transmisión de la información, y de esta forma
detener la resistencia al cambio.
Supuestos o hechos confusos
Muchas veces en la transmisión de la información se dan por hechos o por
entendidos ciertas situaciones y por lo cual no se comunican con el resto de la
información que se transmite, un ejemplo de esto se presenta cuando un cliente
envía un aviso a uno de sus proveedores sobre una visita a las instalaciones de la
empresa, el supuesto que se pretende reflejar es el hecho de que el cliente puede
dar por entendido que el proveedor organizará su llegada, desde la cuestión de
transporte, como en cuanto a hospedaje y además prepara un programa de
recibimiento y revisión dentro de sus instalaciones. En cuanto al proveedor, este
puede creer y dar por hecho que la visita del cliente a la ciudad puede deberse a
cuestiones personales, motivo por el cual, visitará las instalaciones de la
organización pero como parte de una actividad de rutina. Es en este ejemplo donde
se comprenden que los supuestos o hechos que no se aclaran entre las partes que
intervienen pueden generar confusiones y en ocasiones problemas de mayor
tamaño.
Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica
Hablar de distorsión de contexto o semántica del mensaje es hacer referencia a una
de las principales barreras en la comunicación. Por poner un ejemplo, se puede
considerar el hecho de que la empresa coloque un anuncio en uno de sus puntos
de venta que diga “Venta por menos”, esto es una ambigüedad para los que reciben
este mensaje, la principal pregunta que se harán es el hecho de ¿Menos en que o
de qué? Y se pueden generar un sinfín de reacciones en la recepción de esta
información. Otro ejemplo que se puede considerar en esta clasificación es la
conceptualización de un concepto, dependiendo del mensaje o la situación de cada
organización; en el caso de la palabra gobierno, se puede considerar una actividad
burócrata y de poca credibilidad, pero para otro sector puede significar apoyo,
igualdad o justicia.
Información expresada deficientemente
Otra barrera común en la comunicación se presenta cundo a pesar de que el emisor
de la información muestre claramente las ideas y bases de la información, pudo
haber elegido las palabras incorrectas, haber caído en incongruencias dar por hecho
algunos términos o estructurar incorrectamente la información. Lo anterior puede
resultar muy costoso para la organización, es por ello que es importante que el
emisor tenga especial cuidado en la codificación del mensaje a transmitir.
Barreras de contexto internacional
Cuando el proceso de comunicación tiene como obstáculos la existencia de
culturas, lenguaje y normas de acción diferentes y variadas complica más la
transmisión de información.
Un ejemplo se presenta al tratar de traducir lemas de empresas o dar a conocer
conceptos de trabajo que pueden variar considerablemente de una cultura a otro y
en unos casos hasta ser ofensivos sino se maneja adecuadamente.
Pérdida de información por retención limitada
Este percance sucede cuando la información que se comparte de un individuo a
otro, va perdiendo precisión a lo largo de las transmisiones, y esta es una de las
principales causas de un problema de comunicación severo. En este tipo de casos
es importante realizar acciones de protección como es respaldo de información,
repetición de datos y el uso de varios canales de manera simultánea.
Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma
No todas las personas están acostumbradas a escuchar adecuadamente, muchos
pueden mantener una comunicación sin que haya una conexión real con la temática
manejada, además de que muchas personas tienden a juzgar el contenido de una
información precipitadamente muchas veces sin analizar objetivamente la
información recibida.
Comunicación de forma impersonal
El uso de medios de comunicación en la empresa puede obstaculizar la transmisión
de la información con los colaboradores, la comunicación es mayormente eficiente
cuando hay contacto personal (frente a frente) con los receptores del mensaje en la
organización, ya que de esta forma habrá mayor nivel de confianza y comprensión,
así como se presenta mayor facilidad en la retroalimentación de la información.
Desconfianza o temores en la comunicación
La relación que se mantiene entre superiores y colaboradores permite que las
condiciones en el flujo de la información mejoren o empeoren considerablemente,
cuando el jefe o superior no se ha esmerado por mantener un clima organizacional
favorable, confianza y el ambiente laboral es demasiado hostil o amenazante, puede
generar la desconfianza y una actitud temerosa que bloquee la comunicación.
Tiempo insuficiente ante los cambios
En las organizaciones dentro de los múltiples intercambios de información que se
presentan, muchas se relacionan con cambios organizacionales sustanciales y de
gran importancia e influencia en los colaboradores de la empresa. Muchos de los
colaboradores no responden a los cambios de la misma forma, a algunos les toma
más tiempo adaptarse a los mismos y esta falta de tiempo puede provocan
complicaciones en la comunicación con repercusión en la empresa.
Exceso de información
Cuando el flujo de información es demasiado grande muchas veces su comprensión
se puede limitar, y los colaboradores de la empresa ponderan el valor informativo
en relación a sus creencias y puntos de vista, restándole importancia en algunos
casos a datos que el emisor considere importante, también se da el caso donde la
sobrecarga de datos puede generar conflictos y errores al tratar de procesar la
información. Es por ello que hay que cuidar el contenido de la información de forma
que se transmita de forma concisa y precisa para que no haya filtros que resten
valor y contenido a la información comunicada por la empresa o viceversa.
Demás barreras en la comunicación
Además de las barreras u obstáculos en la comunicación anteriormente
mencionados en este trabajo, se pueden mencionar otras más de las innumerables
que se pueden presentar en la organización como son:
Percepción parcial o selectiva
• Diferencia jerárquica entre emisores y receptores de la información
Problemas de actitud, concentración o disposición, entre muchas más. (King,
2013)
Herramientas de Comunicación Interna
Manual/ portal del empleado
Se encuentra la información necesaria para que el empleado logre un excelente
desempeño en sus funciones, como también las condiciones y reglamentos de la
organización.
Comunicaciones escritas
Los memorandos (o escritos que deben ser recordados), son un medio útil de
transmitir los cambios que se produzcan en las distintas políticas y procedimientos
de la organización.
Boletín informativo
Publicación con periodicidad definida donde se puede encontrar información de
acontecimientos importantes de reuniones y cambios de puestos de trabajo o
novedades de la organización.
Intranet
Permite infinidad de posibilidades, como el intercambio de información
interdepartamental, formación a través de la red, entre otros.
Reuniones
Facilitan el diálogo y fomentan las relaciones personales, sobre todo entre
empleados que no suelen interactuar entre sí, frecuentemente por encontrarse
separados.
Las reuniones mal planificadas pueden convertirse en una pérdida de tiempo que
tenga como consecuencia una reducción de la productividad de la empresa.
Procedimientos de apelación
Permiten a los empleados dar respuesta a las actuaciones de la gerencia y discutir
las decisiones de la dirección.
El menos reglamentado es el programa de puertas abiertas, el denominador común
de este tipo de programas es que los empleados, disponen de acceso directo a
cualquier director o directivo de la empresa. Tiene dos importantes ventajas: hace
que los empleados se sientan más seguros y confiados con la empresa y que los
directores actúen con menos arbitrariedad.
Buzón de sugerencias
Está diseñado con el fin de solicitar, valorar las ideas valiosas de los empleados.
Los directores deben seguir los siguientes tres directrices para diseñar el sistema
de sugerencias:
- Tener un Comité de evaluación de sugerencias con el fin de evaluar objetivamente
las ideas sugeridas.
- Aplicar las sugerencias que se acepten y dar un agradecimiento a la persona que
la haya realizado.
- Establecer el valor de la recompensa al beneficio que suponga para la empresa la
sugerencia.
Conclusión
La comunicación organizacional se considera por lo general como un proceso que
ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un proceso, la
comunicación dentro de las organizaciones consiste en una actividad dinámica, en
cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de identificación de
estructura. No obstante se debe considerar que esta estructura no es estática sino
cambiante, y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organización.
La comunicación es vital para el buen funcionamiento de una organización. Ya que
una falta de esta puede desestabilizar el desarrollo de una empresa y llevarla al
fracaso. En cambio, aquellas organizaciones que tienen una buena comunicación
en su estructura tienen grandes beneficios y mayores posibilidades de éxito.
Referencias
Cebrian, V. (2013). Importancia de la Comunicación Organizacional. Obtenido de
https://ciclusgroup.wordpress.com/2013/01/18/importancia-de-la-comunicacion-
organizacional/
García, M. (2012). Comunicación Organizacional. Obtenido de
http://miralbag.blogspot.mx/2012/03/comunicacion-organizacional-concepto-e.html
King, K. (2013). Comunicación Organizacional. Obtenido de
http://www.grandespymes.com.ar/2012/04/11/comunicacion-organizacional-tipos-y-
formas/
Olamendi, G. (2006). Fases de un plan de comunicación interna. Obtenido de
http://mps1.minproteccionsocial.gov.co/evtmedica/linea%203.3/1.3fases.html
Olamendi, G. (2006). Tipos de comunicación organizacional. Obtenido de
http://mps1.minproteccionsocial.gov.co/evtmedica/linea%203.3/1.2tipos.html
Este Artículo fue elaborado por Ing. Josué Pacheco Ortiz, bajo auspicio del Maestro
Fernando Aguirre y Hernández, de la materia Fundamentos de Ingeniería
Administrativa, de la Maestría en Ingeniería Administrativa, del Instituto Tecnológico
Nacional de México, Campus Orizaba. Y apoyado bajo beca Conacyt.
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ORIZABA
DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN
. . .
MAESTRÍA EN INGENIERÍA ADMINISTRATIVA
. . .
FUNDAMENTOS DE INGENIERÍA ADMINISTRATIVA
. . .
TEMA:
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
. . .
PRESENTA:
ING. JOSUÉ PACHECO ORTIZ
ORIZABA, VER. NOVIEMBRE 2016
Contenido
Introducción ............................................................................................................. 3
Definición de Comunicación Organizacional ........................................................... 3
Beneficios de la Comunicación Organizacional....................................................... 4
Tipos de Comunicación Organizacional .................................................................. 4
Plan de Comunicación Interna ................................................................................ 8
Barreras de la Comunicación Organizacional ......................................................... 9
Herramientas de Comunicación Interna ................................................................ 14
Conclusión............................................................................................................. 15
Referencias ........................................................................................................... 16

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Pacheco Ortiz Josue. (2016, Diciembre 5). Importancia de la comunicación organizacional. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/importancia-la-comunicacion-organizacional/
Pacheco Ortiz, Josue. "Importancia de la comunicación organizacional". GestioPolis. 5 Diciembre 2016. Web. <https://www.gestiopolis.com/importancia-la-comunicacion-organizacional/>.
Pacheco Ortiz, Josue. "Importancia de la comunicación organizacional". GestioPolis. Diciembre 5, 2016. Consultado el 23 de Junio de 2017. https://www.gestiopolis.com/importancia-la-comunicacion-organizacional/.
Pacheco Ortiz, Josue. Importancia de la comunicación organizacional [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/importancia-la-comunicacion-organizacional/> [Citado el 23 de Junio de 2017].
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