En este artículo se analiza el papel que ha tomado la tecnología de información en las áreas de Contabilidad y Fiscal.
Actualmente el área de Contabilidad y Fiscal ha dado un giro importante en el uso de la tecnología de información, debido a que anteriormente se realizaba la contabilidad sin ningún tipo de paquete computacional, y ahora podemos encontrar paquetes contables desarrollados especialmente para estas áreas.
Enfocándonos al área fiscal, en los últimos años se viene observando una mayor preocupación en el ámbito empresarial por cumplir correctamente con sus obligaciones fiscales [1], para arreglar esta situación en México, se ha creado un buen mecanismo de pago de impuestos, por medio del Internet o vía telefónica.
Asimismo, se está evitando las declaraciones en papel, ya que se piensa que el pago de impuestos por medios electrónicos ha permitido la disminución de errores [2].
Finalmente, el reto que tenemos los contadores y asesores fiscales, es ser parte de este cambio, tomando un papel clave dentro de las organizaciones y apoyando los procesos de toma de decisiones.
1. Introducción
El impacto que ha tenido la tecnología en el área de la contabilidad, está fuera de toda duda. Las tecnologías de información operan como motor de cambio que permite dar respuestas a las nuevas necesidades de información
En la actualidad, la tecnología de información ha creado movimientos importantes dentro de las empresas. Esto ha sido gracias a los avances que se tienen, a la implementación de nuevos sistemas y mejores tecnologías, así como también, al esfuerzo de las personas que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios dentro del área de información.
Ante los cambios e incertidumbre en el que vivimos, toda empresa debe de estar preparada para enfrentar éstos conforme se vayan presentando, e incluso, adelantándose a ellos, para no quedarse atrás y seguir siendo competitivos en la industria en la cual se desempeña.
Actualmente me encuentro trabajando en el área de fiscal, y he observado que existe mucha diferencia a lo que era anteriormente.
Antes se realizaba la contabilidad sin ningún tipo de paquete computacional, todo era a lápiz y con muchos papeles de trabajo. Ahora, se ha eficientizado más el trabajo del contador y su rol ha pasado a ser de mayor importancia dentro de las empresas, tomando decisiones en base a la información financiera que obtienen; todo esto gracias al uso de los sistemas de información.
Siendo la contabilidad una de las primeras áreas en modernizarse, existe actualmente paqueterías contables muy desarrolladas sobre control de pagos, nóminas, cuentas por cobrar, etc. que han ayudado al contador a facilitar el trabajo que desempeña y el tiempo que antes tomaba para elaborar los estados financieros será el tiempo que tome actualmente para hacer análisis de los mismos y la toma de decisiones de la empresa.
También, existen paquetes contables para realizar los cálculos de impuestos, IMPAC, ISR, IVA, etc. que han facilitado mucho al área fiscal, para así disminuir los errores y mejorar los resultados que se deben de dar de acuerdo a las leyes fiscales
2. Conceptos básicos
¿Para qué sirven las tecnologías de información?
Imagínese que viviéramos en un mundo aislado, sin ningún tipo de información más que la que se transmite de forma oral, de padres a hijos, de jefe a empleado.
Solo por un momento, piense que en los albores del siglo XXI, no existieran los noticiarios, los periódicos, las revistas, las gacetas, ni ningún otro tipo de medio de información, no, tampoco el Internet. Seguramente usted estará pensando:
¿Primitivo? ¿Imposible? ¿Inimaginable? Pues esto es precisamente lo que puede estar sucediendo en su empresa o negocio, si usted no cuenta con los suficientes -y adecuados- canales de información, tanto en el interior como hacia el exterior de la misma [3].
Las tecnologías de información son el motor de cambio que conduce a una nueva era post industrial que amenaza con dejas obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse.
Es la herramienta básica para transformar datos en información útil, dispuesta en tiempo y lugar correcto para la toma de decisiones.
¿Qué es un sistema contable?
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos básicos [4]:
a) Registro de la actividad financiera
b) Clasificación de la información
c) Resumen de la información
El proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Evolución de las tecnologías en el área contable
La forma de hacer la presentación de los reportes ha ido evolucionando con los cambios en los sistemas, como se ve en el siguiente cuadro (Figura 1):
Figura 1
[4] [Treviño Enríquez Jesús A., 2002]
En la siguiente tabla (Figura 2) se muestra la evolución de las tecnologías en el apoyo del área contable:
Figura 2
[4] [Treviño Enríquez Jesús A., 2002]
Tecnología de información en la Contabilidad
En la siguiente gráfica (Figura 3) se analiza el uso de la información para la toma de decisiones en las diferentes áreas del negocio [4]:
Figura 3
[4] [Treviño Enríquez Jesús A., 2002]
En cada periodo histórico, la contabilidad como sistema de información se ha adaptado a las necesidades informativas de sus usuarios, pero su desarrollo ha estado limitado por los recursos tecnológicos. Los contadores se preguntan qué información demandan los usuarios.
Los sistemas contables son utilizados tanto por usuarios internos, como el caso de un gerente, como por externos que podrían ser autoridades (SHCP).
Anteriormente los directivos de las empresas demandaban balances mensuales, los cuales eran muy costosos ya que se llevaba una contabilidad manual; sin embargo, hoy en día cualquier programa te permite hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Como vemos, es muy importante para el contador conocer los avances tecnológicos en cada momento.
Tecnología de información en el área Fiscal
El trabajo realizado por los asesores fiscales está influyendo muy positivamente en la situación fiscal de las empresas, y la demanda futura que tendrán que atender será mayor cuantitativamente y más completa desde el punto de vista cualitativo.
Eso es debido a las nuevas tecnologías que se ha implementado para la difusión de la información y de la facilitación del pago de impuestos
En México, el Sistema de Administración Tributaria (SAT), ha diseñado un sistema informático llamado eSAT, una solución eficiente e innovadora para poner al alcance de los contribuyentes nuevos servicios electrónicos, que les permitan cumplir con sus obligaciones fiscales de una forma directa, rápida, sencilla, segura y cómoda [5]
Vía Internet
El DeclaraSAT en Línea es un sistema de apoyo que opera en forma directa en la página de Internet del SAT, realizando el cálculo y envío de la declaración del ejercicio 2003, para contribuyentes con ingresos exclusivamente por salarios, salarios con acumulación de intereses del sistema financiero e ingresos exclusivamente por arrendamiento de casa habitación.
Es necesario tener previamente su clave de identificación electrónica confidencial. Para presentar su declaración anual a través del DeclaraSAT en línea, debe realizar el siguiente procedimiento:
- Acceder al sistema DeclaraSAT en línea
- Proporcionar su RFC y clave CIEC.
- Seleccionar el régimen fiscal por el cual presentará su declaración anual.
- Capturar los datos solicitados en las pantallas del programa.
- Verificar que la información fiscal generada sea correcta.
- Efectuar el envío de la declaración.
- Recibir al instante el acuse de recibo.
- En caso de que exista impuesto a cargo, deberá realizar su pago a través de los portales de las instituciones bancarias autorizadas, proporcionando para tal efecto la fecha de presentación y el número de operación señalados en el acuse de recibo.
Si no tuvo problemas en realizar todos los pasos anteriores, quiere decir que ha hecho su declaración anual satisfactoriamente.
De lo contrario, puede pedir asesoría gratuita ya sea vía internet, vía telefónica, o dentro de cada una de las instalaciones de la SAT.
Vía Telefónica
También hay otra manera de pagar impuestos, por medio de vía telefónica. La Administradora Central de Atención al Contribuyente del SAT, opera las 24 horas, todos los días del año [7].
El sistema cuenta con tres apartados generales que incluyen buzón de voz, indicadores permanentes y declaración anual; éste último permite hacer el cálculo provisional y anual de los impuestos del ejercicio para personas físicas.
Requiere tener a mano la constancia de retenciones y los comprobantes de deducciones, y a continuación deberá teclear las cantidades en el teléfono.
El sistema le pide el año del ejercicio a declarar en cuatro dígitos, debe teclear el total de ingresos percibidos en el ejercicio, los ingresos exentos, la proporción de subsidio determinada por el patrón, el total de deducciones personales y las retenciones de ISR o pagos provisionales durante el año.
En el caso de montos debe incluir dos cifras correspondientes a los centavos y el porcentaje del subsidio debe ser de cuatro dígitos. Una vez capturados los datos, escuchará un mensaje con el impuesto calculado y si es a favor o en contra.
La grabación le indica si desea recibir el documento vía fax, para lo que requiere teclear el número telefónico en 10 dígitos, incluyendo la clave lada.
El sistema le avisa que ha procesado su solicitud y que esté pendiente de su línea de fax. Además, en caso de que esté ocupada la línea, se intentará más tarde. El documento que se recibe es una hoja con los datos que deberá vaciar en la forma fiscal correspondiente para presentar la
declaración anual
¿Cuál es el aporte real y medible de las tecnologías de la información a las empresas?
TECNOLOGÍA + EMPRESA = DESARROLLO
El valor concreto que aportan las tecnologías de la información es la Eficacia. El punto clave para comprobar y demostrar que la tecnología contribuye al desarrollo empresarial es cuando ésta se convierte en una variable medible, es decir cuando permite que los procesos de gestión empresariales logren maximizar en términos porcentuales y cifras reales la rentabilidad de su operación y la minimización de sus gastos operativos, administrativos y productivos [6].
Ahora bien, la manera cómo esta Eficacia se despliega en las empresas que cuentan con soluciones TI es geométricamente ascendente a la capacidad de que las soluciones implementadas en sus procesos de gestión hayan sido desarrolladas partiendo del conocimiento real y completo de sus necesidades básicas y a la medida de éstas.
Siendo así, y a partir de nuestra experiencia en el desarrollo de nuestra especialidad, decimos que las soluciones TI generan eficacia a las empresas porque les permite lograr rentabilidad, exactitud e inmediatez en la toma de decisiones al interior de su organización.
Y cara al exterior (es decir, en lo que se refiere a las relaciones de las empresas con sus socios de negocios como proveedores, clientes, aliados, competidores y prospectos), las soluciones tecnológicas permiten una integración real gracias a la capacidad de respuesta de la empresa ante los requerimientos de los públicos antes mencionados pues logran una ventaja comparativa significativa con respecto a si no se contara con una solución TI [6].
Conclusiones
Nos podemos dar cuenta que en nuestros días existe una gran necesidad de estar al alcance de los sistemas de información, así como tener el conocimiento de ella y poder relacionarlas con cualquier materia, y en mi caso, con el área fiscal y contable.
El surgimiento de la tecnología de información y de las herramientas tecnológicas ha modificado los procesos de administración contable y fiscal de las empresas y las ha obligado a desarrollar nuevas estrategias, no sólo para adaptarse a las exigencias de la tecnología, sino también para el logro de los mejores resultados.
En los últimos años se viene observando una mayor preocupación por cumplir correctamente las obligaciones fiscales.
Es por eso que mediante el uso de la tecnología de información nos ha ayudado a disminuir los errores, a cumplir con las leyes fiscales, a hacer las cosas diferentes y con ahorro de tiempo.
Cabe mencionar, que para hacer el uso correcto de esas tecnologías, difícilmente se va a hacer si no se tiene los conocimientos tributarios.
El avance de la utilización de la tecnología no implica que el que hoy requiere los servicios del asesor fiscal, deje de hacerlo. Lo que sí se debe de hacer y seguir haciendo, es el uso de esa tecnología para sus cálculos, ya que el cliente se dará cuenta de la existencia de ésta, y por ende, la demandará
Por lo tanto, para estar a la vanguardia de la tecnología, el contador y asesor fiscal debe dominar cuatro aspectos básicos:
1) Conocimientos esenciales de la contabilidad y fiscal
2) Cultura general
3) Conocimiento organizacional y de negocios
4) Conocimiento actualizado de tecnología de información
Sin estos 4 aspectos básicos, el contador y asesor fiscal no tendrían éxito, ya que es indispensable tener cultura general, conocimientos de contabilidad, de negocios y de tecnología de información. Imagínese que usted es dueño de una empresa y ha tenido problemas contables, por lo que necesita contratar a un contador.
Lógicamente que preferirá contratar a alguien preparado, con mucha experiencia y que sepa utilizar las tecnologías de información para llevar a cabo su contabilidad de manera rápida y efectiva, y así ver las posibles causas de los problemas contables que tenga su empresa.
Bibliografía
[1] “El asesor fiscal deberá utilizar la tecnología pues el cliente será cada vez más consciente de su existencia”. Ser empresario.
[2] “Refuerzan mecanismo para la fiscalización”. El Norte. Infolatina. (Marzo 11, 2004)
[3] Navarrete Carrasco, Roberto Clemente. ¿Para qué sirven las tecnologías de información?
[4] “Tecnologías de información en el área contable”. Autor: Jesús Arturo Treviño. Brenix-Contacto de Unión Empresarial. Infolatina. (Septiembre 02, 2002)
[5] “¿Qué es e-SAT?”. Página del Sistema de Administración Tributaria.
[6] Medina,Carlos. Tecnología más empresa igual a desarrollo. Gerencia y Negocios en Hispanoamérica.
[7] “Calcule impuestos vía telefónica”. El Norte. Infolatina. (Abril 24, 2004.
