Facturación electrónica en Colombia y sistemas POS: la combinación perfecta para el éxito de tu negocio en 2024

La obligatoriedad de la facturación electrónica en Colombia a partir de 2024 presenta desafíos y oportunidades para las empresas. En este contexto, los sistemas POS se presentan como una solución tecnológica para asegurar el cumplimiento de las nuevas regulaciones tributarias y mejorar la eficiencia operativa de los negocios.

En este artículo te ofrecemos una guía práctica para que tú y tu negocio puedan afrontar el desafío de la facturación electrónica y aprovechar las oportunidades que brindan los sistemas POS. Comenzaremos por definirlos y observar las ventajas que ofrecen, además apreciaremos sus diferentes tipos, algunos tips sobre cómo seleccionarlos y su importancia para los comerciantes, los consumidores y la economía en general.

Puntos clave de aprendizaje

• Los sistemas POS son herramientas tecnológicas que automatizan y optimizan los procesos de venta en los negocios.
• Con las nuevas regulaciones de la facturación electrónica en Colombia desde 2024, los sistemas POS se vuelven esenciales para cumplir con las regulaciones tributarias y mejorar la eficiencia operativa.
• Al elegir un sistema POS, es crucial considerar factores como funcionalidades, compatibilidad y costo, para asegurar que se adapte a las necesidades específicas de cada negocio.

Qué es la factura electrónica (para dummies)

En términos sencillos, la factura electrónica es un documento digital que se utiliza para registrar las ventas de productos o servicios, de la misma manera que una factura tradicional en papel, pero con la ventaja de que se genera y se envía a través de medios electrónicos, como computadoras o dispositivos móviles.

Cuando una empresa vende algo, en lugar de entregar una factura impresa, genera una factura electrónica utilizando un programa de computadora especial. Esta factura digital incluye toda la información necesaria, como la descripción de los productos o servicios vendidos, los precios, los impuestos y los datos del comprador y vendedor.

Una vez generada la factura electrónica, se envía al comprador a través de medios digitales, como correo electrónico o una plataforma en línea. El comprador puede entonces revisar la factura, aceptarla o rechazarla, y guardarla en su propio sistema informático.

Todo este proceso de generación, envío, recepción y almacenamiento de la factura electrónica se realiza de acuerdo con las normas y requisitos establecidos por la ley, para garantizar la validez y seguridad de las transacciones comerciales.

La factura electrónica es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas. (DIAN)

En la legislación tributaria colombiana, la factura electrónica surge hacia 1995, aunque no es sino hasta 2020 cuando comienza a implementarse efectivamente. De acuerdo con cifras de la DIAN, de marzo de 2024, en Colombia hay más de 1.140.000 facturadores, cantidad que demuestra el éxito de la medida.

Cuáles son las novedades a la facturación electrónica en 2024 en Colombia

De acuerdo con recientes disposiciones de la DIAN, la factura o tiquete de papel como los que emiten algunos establecimientos comerciales mediante sistemas de facturación en el punto de venta, serán eliminados gradualmente en 2024, debiendo ser reemplazados por la expedición del tiquete POS electrónico.

Para ello se han establecido plazos específicos para diferentes tipos de contribuyentes y sectores, comenzando con los grandes contribuyentes y extendiéndose hasta otros servicios como el transporte y espectáculos públicos. La transición busca mejorar servicios como declaraciones y devoluciones automáticas de impuestos, y se implementará con un proceso de acompañamiento y verificación por parte de la administración de impuestos.

En el siguiente video, Luisiana Sierra, especialista en tributación, explica los principales cambios al sistema de facturación electrónica y documentos equivalentes:

Por qué usar un sistema POS en tu negocio

Teniendo en cuenta estas modificaciones al sistema de facturación electrónica en el país, si eres propietario de un establecimiento comercial o eres un emprendedor que se encuentra en el proceso de iniciar su propio negocio, se hace más relevante que nunca contar con un sistema POS de última generación que no solo te permita cumplir con las normativas tributarias, sino que te otorgue todas las ventajas de una implementación tecnológica de este tipo.

A continuación, echamos una mirada general a los sistemas POS, comenzamos por tratar de entender en qué consisten, vemos algunas de sus ventajas, sus tipos e importancia. ¡Vamos!

Qué son los sistemas POS

Los sistemas POS, que significan “Point of Sale” (Punto de Venta en español), también conocidos como TPV (Terminal Punto de Venta), son equipos y programas informáticos utilizados en tiendas, restaurantes y otros negocios para procesar las transacciones de venta y realizar otras tareas relacionadas.

Cuando vas a una tienda y te diriges a la caja a pagar tus compras, el cajero escanea los códigos de barras de los productos con un lector especial y luego te muestra el total a pagar en una pantalla. Después, tú pagas con efectivo o tarjeta y el cajero te entrega un recibo. Todo ese proceso es manejado por un sistema de facturación POS.

El sistema POS consta de un conjunto de dispositivos, como una computadora, una pantalla, un lector de códigos de barras, una impresora para recibos y un cajón para guardar el dinero. Además, tiene un software que permite realizar diversas funciones, como:

1. Registrar las ventas y calcular los totales.
2. Manejar el inventario y actualizar las existencias después de cada venta.
3. Procesar diferentes formas de pago, como efectivo, tarjetas de crédito o débito.
4. Generar informes de ventas y otros datos útiles para el negocio.
5. Imprimir recibos o facturas para los clientes.

Ese último paso, el de imprimir en físico (papel) la factura o tiquete de venta, es el que está por cambiar a partir de este año en Colombia, ya que pasará a hacerse electrónicamente, como ya se mencionó.

Componentes de un sistema POS

Ventajas de implementar un sistema POS

Cuando decides usar un sistema POS en tu comercio vas a mejorar la eficiencia, precisión y control de las operaciones de venta. En general, la implementación de esta tecnología te puede ofrecer las siguientes ventajas:

1. Agilizar el proceso de venta. Con un sistema POS, los cajeros pueden escanear rápidamente los productos y procesar los pagos de manera más eficiente, lo que reduce las filas y mejora la experiencia del cliente.
2. Reducir errores. Al automatizar el proceso de venta, se minimiza la posibilidad de errores humanos, como cobrar de más o de menos, o entregar un cambio incorrecto.
3. Mejorar el control de inventario. El sistema POS registra cada venta y actualiza automáticamente el inventario, lo que permite al negocio saber exactamente cuántos productos tienen en stock y cuándo necesitan hacer nuevos pedidos.
4. Facilitar la gestión de informes. Los sistemas POS generan informes detallados sobre las ventas, los productos más vendidos, los horarios más concurridos, entre otros datos útiles para la toma de decisiones empresariales.
5. Simplificar la contabilidad. Al tener un registro digital de todas las transacciones, se facilita la tarea de conciliar las cuentas y preparar los informes financieros.
6. Mejorar el servicio al cliente. Con un proceso de venta más rápido y preciso, los clientes disfrutan de una mejor experiencia de compra, lo que puede aumentar la lealtad y las ventas repetidas.
7. Aumentar la seguridad. Los sistemas POS ofrecen funciones de seguridad, como el seguimiento de las acciones de los empleados y la protección de la información de los clientes, lo que reduce el riesgo de fraudes o robos.

Los tipos de POS que hay en el mercado

Cuando tú como comerciante estás tomando la decisión de adquirir un sistema POS puedes encontrar diferentes opciones en el mercado. A continuación, una lista de los principales tipos de POS y sus características:

1. POS tradicional o en local

• Es un sistema instalado en una computadora en la tienda, con un software especializado.
• Requiere una inversión inicial en equipos y puede tener costos de mantenimiento.
• Es ideal para negocios con una sola ubicación y que necesitan un sistema personalizado.
• Puntos fuertes: mayor control sobre el sistema y posibilidad de personalizaciones.
• Puntos débiles: costos iniciales más altos y necesidad de actualizaciones manuales.
• Empleado en: tiendas de ropa independientes, librerías pequeñas, tiendas de artículos de regalo, peluquerías y salones de belleza, panaderías y pastelerías.

2. POS basado en la nube

• El software se aloja en servidores remotos y se accede a través de Internet.
• No requiere una gran inversión inicial en equipos y tiene bajos costos de mantenimiento.
• Permite acceder a la información desde cualquier lugar con conexión a Internet.
• Ideal para negocios con varias ubicaciones o que necesitan acceso remoto a los datos.
• Puntos fuertes: menor inversión inicial, actualizaciones automáticas y acceso remoto.
• Puntos débiles: dependencia de una conexión a Internet estable.
• Empleado en: cadenas minoristas con varias sucursales, restaurantes y cafeterías con múltiples locales, hoteles y alojamientos turísticos, empresas de servicios con personal de campo, como empresas de limpieza o mantenimiento, tiendas en línea que también tienen una presencia física.

3. POS móvil

• Utiliza dispositivos móviles, como tabletas o teléfonos inteligentes, como terminal de punto de venta.
• Es portátil y permite realizar ventas en cualquier lugar, como ferias o eventos.
• Ideal para negocios pequeños, móviles o que requieren flexibilidad en el punto de venta.
• Puntos fuertes: portabilidad, flexibilidad y bajos costos iniciales.
• Puntos débiles: pantallas más pequeñas y posible necesidad de un hardware adicional, como impresoras portátiles.
• Empleado en: puestos de comida en ferias y festivales, vendedores ambulantes, como food trucks o vendedores de helados, pequeñas empresas de servicios como plomeros o electricistas, mercados de agricultores y puestos de venta en exteriores, tiendas pop-up o temporales.

4. POS de autoservicio

• Permite a los clientes realizar sus propias transacciones sin la asistencia de un cajero.
• Agiliza el proceso de compra y reduce la necesidad de personal en la tienda.
• Ideal para negocios con un alto volumen de clientes y productos estandarizados, como supermercados o restaurantes de comida rápida.
• Puntos fuertes: menor necesidad de personal y mayor eficiencia en las transacciones.
• Puntos débiles: requiere una inversión inicial más alta y puede ser menos adecuado para productos que requieren asistencia.
• Empleado en: supermercados y tiendas de conveniencia, restaurantes de comida rápida, cines y teatros, estaciones de servicio, máquinas expendedoras y quioscos interactivos.

El tipo de POS más adecuado para tu negocio dependerá de factores como el tamaño de tu empresa, la cantidad de locales que tengas, la necesidad de acceso remoto a los datos, la movilidad requerida y el presupuesto disponible. Es importante que tengas la posibilidad de evaluar las opciones de acuerdo con tus necesidades específicas antes de tomar una decisión, como lo veremos a continuación.

Puntos básicos por considerar antes de comprar o contratar un POS

Al considerar cuidadosamente los siguientes puntos, tú como emprendedor o comerciante puedes tomar una decisión informada para asegurarte de que el sistema seleccionado se adapte a las necesidades específicas de tu negocio y contribuya a su crecimiento y éxito a largo plazo:

1. Necesidades del negocio

• Evaluar el tamaño y tipo de negocio, el volumen de ventas y el número de ubicaciones.
• Determinar las funciones específicas que se requieren, como manejo de inventario, informes de ventas o integración con otros sistemas.
• Considerar las necesidades futuras y la escalabilidad del sistema POS.

2. Costo:

• Analizar el costo inicial del hardware y el software, así como los costos recurrentes, como las tarifas de suscripción o las actualizaciones.
• Tener en cuenta los costos adicionales, como el mantenimiento, la capacitación del personal y el soporte técnico.
• Comparar los precios de diferentes proveedores y evaluar el retorno de la inversión a largo plazo.

3. Facilidad de uso:

• Evaluar la interfaz de usuario y la curva de aprendizaje del sistema POS.
• Considerar la necesidad de capacitación para el personal y el tiempo necesario para adaptarse al nuevo sistema.
• Verificar si el proveedor ofrece recursos de capacitación y soporte para ayudar en la implementación y el uso continuo.

4. Compatibilidad:

• Asegurarse de que el sistema POS sea compatible con el hardware existente, como impresoras, lectores de códigos de barras o terminales de pago.
• Verificar la compatibilidad con otros sistemas que ya se estén utilizando, como el software de contabilidad o el sistema de gestión de inventario.
• Considerar la compatibilidad con futuras actualizaciones y nuevas tecnologías.

5. Seguridad:

• Evaluar las medidas de seguridad del sistema POS, como la encriptación de datos y la protección contra malware.
• Verificar si el sistema cumple con los estándares de seguridad de la industria, como PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
• Considerar las características de seguridad adicionales, como la autenticación de usuarios y el seguimiento de actividades.

6. Soporte y confiabilidad del proveedor:

• Investigar la reputación y la experiencia del proveedor de POS.
• Evaluar la calidad y disponibilidad del soporte técnico, incluyendo las opciones de soporte en persona, por teléfono o en línea.
• Verificar los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y las garantías ofrecidas por el proveedor.

7. Flexibilidad y personalización:

• Considerar si el sistema POS ofrece opciones de personalización para adaptarse a las necesidades específicas del negocio.
• Evaluar la flexibilidad del sistema para integrarse con otras aplicaciones o servicios de terceros.
• Verificar si el proveedor ofrece actualizaciones y mejoras regulares para mantener el sistema actualizado y compatible con las nuevas tecnologías.

Importancia de los sistemas POS

Los sistemas POS tienen un impacto positivo en múltiples niveles de la economía, desde los comerciantes y consumidores hasta la economía en general. Al mejorar la eficiencia, la precisión y la transparencia de las transacciones, los POS contribuyen a la modernización y al crecimiento económico del país. Las siguientes son algunas de las razones que revelan la importancia de estos sistemas:

Para los comerciantes

• Mejoran la eficiencia y precisión de las transacciones, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
• Permiten un mejor control de inventario, lo que ayuda a evitar el desabastecimiento y a tomar decisiones informadas sobre las compras.
• Facilitan la generación de informes y análisis de datos, lo que ayuda a tomar decisiones estratégicas basadas en información real.
• Agilizan el proceso de cierre de caja y conciliación de cuentas, lo que reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Mejoran la seguridad y reducen el riesgo de fraude o robo.

Para los consumidores

• Agiliza el proceso de compra, reduciendo el tiempo de espera en la fila.
• Garantiza precios precisos y reduce la posibilidad de errores en la facturación.
• Permite el uso de múltiples formas de pago, como efectivo, tarjetas de crédito o débito, lo que brinda mayor comodidad.
• Facilita la emisión de recibos claros y detallados, lo que ayuda a llevar un control de los gastos.
• Mejora la experiencia general de compra, lo que puede aumentar la satisfacción y lealtad del cliente.

Para la economía

• Fomenta la adopción de tecnología y la modernización de los negocios, lo que aumenta la competitividad.
• Facilita la recopilación de datos sobre las ventas y el consumo, lo que puede ayudar a tomar decisiones informadas de política económica.
• Ayuda a reducir la economía informal al facilitar la emisión de facturas y el registro de transacciones.
• Puede aumentar la recaudación de impuestos al tener un mejor control sobre las ventas y los ingresos de los negocios.
• Estimula el crecimiento económico al mejorar la eficiencia y productividad de los comercios.

Para otros stakeholders

• Proveedores de sistemas POS: se benefician del aumento en la demanda de sus productos y servicios.
• Empresas de procesamiento de pagos: ven un aumento en el volumen de transacciones procesadas.
• Bancos y emisores de tarjetas: pueden ver un incremento en el uso de tarjetas de crédito y débito.
• Gobiernos locales: pueden utilizar los datos generados por los POS para mejorar la planificación urbana y la toma de decisiones.

En resumen / FAQ

• ¿Por qué son importantes los sistemas POS en el contexto de la facturación electrónica en Colombia?
  La Resolución 165 de 202 de la DIAN obliga a expedir factura electrónica mediante sistemas POS, volviéndolos esenciales para cumplir con las regulaciones tributarias y evitar sanciones.
• ¿Qué son los sistemas POS y cómo pueden beneficiar a mi negocio?
  Los sistemas POS automatizan los procesos de venta, agilizan transacciones, reducen errores y mejoran el control de inventario, beneficiando la eficiencia y la toma de decisiones en los negocios.
• ¿Qué debo tener en cuenta al elegir un sistema POS para mi empresa?
  Considera las funcionalidades, compatibilidad, costo y cumplimiento de los requisitos de la DIAN al seleccionar un sistema POS que se ajuste a las necesidades de tu negocio.
• ¿Cómo puedo aprovechar al máximo mi sistema POS?
  Capacita a tu personal, aprovecha características avanzadas, mantén el sistema actualizado y considera la integración con otras herramientas para optimizar tus operaciones y obtener información valiosa.

En el siguiente mapa mental se resumen los conceptos presentados en esta guía, esperamos que te resulte de utilidad:

Mapa Mental: Facturación Electrónica y Sistemas POS en Colombia

Recurso adicional

• Curso básico de punto de venta. Aunque es un curso en el que se trabaja con un POS específico, resulta de mucha utilidad para hacerse una idea general de cómo funcionan estos sistemas. Serie de 10 videos.

Referencias bibliográficas

• Barreix, A y Zambrano, R. [Editores] (2018) Facturación electrónica en América Latina. Banco Interamericano de Desarrollo.
• Campo V., A. (2016) Operaciones de caja en la venta. Paraninfo.
• Escudero, M. J. (2019) Gestión de compras. Paraninfo.
• Ladrón de Guevara, M. A. (2022) Aplicación de sistemas informáticos en bar y cafetería. Tutor Formación
• Pinzón C., A. N. (2019) Implementación, evolución e impacto de la facturación electrónica en Colombia. [Tesis de pregrado, Universidad Militar Nueva Granada]. https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/34978/PinzonCastroAnyelaNatalya2020.pdf