Fórmula para controlar los tiempos de producción

En la actualidad, las empresas requieren de una estimación en los tiempos de cualquier proceso, para así poder medir o cuantificar la producción que se requiere.

En este sentido, el principal problema del Ingeniero de Métodos es observar todos y cada uno de los modelos que fabrica la empresa, generalmente no se cuenta con suficiente tiempo para emplear en el estudio, y a su vez tan detallada observación generaría un elevado costo, lo que conlleva a la búsqueda de una técnica o procedimiento para lograr la estandarización de los tiempos de los elementos que conforman los procesos de fabricación.

Una manera muy práctica y eficaz de llevar a cabo esta tarea de estandarización, consiste en determinar la fórmula de tiempos de los procesos.  Dicha técnica se basa en estudiar todas las piezas posibles o por lo menos aquellas que limiten el intervalo de familia de piezas, en donde los  elementos que conforman el proceso, sean iguales.

Para la aplicación de esta técnica se logra contactar a la empresa Informática Tecnología y Servicios C.A, Es de gran importancia hacer los estudios de tiempo con el mayor conocimiento y cuidado posible, porque el estudio y la determinación de los tiempos de operación,  servirán para calcular, la cantidad de maquinaria a utilizar, el personal requerido, las cantidades que se pueden producir.

En la realización de este estudio se ha obtenido una serie de datos por medio de visitas de campo, en las cuales se ha podido conocer la descripción de la empresa y el proceso de servicio de montaje de cauchos para luego poder dividirlo en elementos que permiten estudiar el tiempo de operación de montaje de cauchos. Las formulas calculadas son aplicadas para cualquier tiempo normal con las debidas calificaciones de sus operarios. El siguiente informe contiene un estudio de tiempos del proceso productivo  de la empresa Informática Tecnología y Servicios C.A. que presta el servicio de atención al cliente en servicios de fotocopiado, trascripción de datos, cyber y ventas de confiterías. Este estudio se realiza mediante la aplicación de formulas de tiempo las cuales indican la duración aproximada de cada una de las operaciones que conforman el proceso. Los modelos matemáticos obtenidos son el resultado de la aplicación de un método científico que sigue una serie de pasos secuenciales: Observación, Determinación de variables, Planteamiento de Hipótesis, Levantamiento de la data, Modelo matemático,  Evaluación del modelo, Información

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar la formula de tiempo para establecer un estándar del proceso productivo que se lleva a cabo en la empresa Informática Tecnología y Servicio C.A.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Determinar la clase de trabajo a estudiar.
• Observar el proceso de reproducción de copias realizado por la empresa “Informática, Tecnología y Servicios C.A.
• Clasificar los elementos en constantes y variables.
• Analizar los elementos variables.
• Plantear la hipótesis.
• Levantar los estudios de tiempos y calificación del operario.
• Plantear los modelos matemáticos para la formula de tiempo de cada una de las operaciones.
• Deducir el porcentaje de error de cada una de los modelos matemáticos para determinar su aplicabilidad.
• Diseñar la formula de tiempo para el proceso de fotocopiado.
• Desarrollar una síntesis donde se explique a cuenta cabal la aplicación y desarrollo de la formula.
• Transferir la información, los elementos y sus valores en un resumen detallado de los estudios de tiempos.

MARCO TEÓRICO

FORMULA DE TIEMPO

La formula de tiempo es una expresión algebraica de los factores que determinan el tiempo de una operación la cual  permite establecer un estándar de tiempo antes de iniciarse la producción, permitiendo sustituir los elementos variables por valores conocidos propios del trabajo.

Esta actividad que tiene como finalidad establecer mediante técnicas aplicadas estándares de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con la debida consideración de la fatiga, las demoras personales y los retrasos inevitables.

APLICACIÓN DE LA FORMULA DE TIEMPO

Es posible elaborar una fórmula para una cierta diversidad de trabajos de un tipo determinado, recopilando suficientes estudios de tiempos referidos a elementos estandarizados para obtener una muestra confiable de datos.

La fórmula de tiempos debe aplicarse a aquellos trabajos que caen dentro de los límites de los datos utilizados en la obtención de la misma.  Si se extienden los límites de aplicación de la fórmula de tiempo sin el apoyo de estudios de tiempos adecuados, pueden resultar estándares erróneos, con todos los riesgos inherentes a las tasas inequitativas o injustas.

Una vez que se ha elaborado la fórmula de tiempos correspondiente a una operación dada, debe aplicarse inmediatamente a todos los trabajos pertinentes dentro de los límites para los cuales fue elaborada y que todavía no tengan estándares.

VENTAJAS DE LA FORMULA DE TIEMPO

• Se obtienen estándares de tiempos más consistentes.
• Se elimina la duplicación del trabajo en operaciones similares.
• Pueden establecerse estimaciones rápidas y exactas para costos de mano de obra, antes de empezar la producción.
• Se puede emplear a una persona con menos experiencia y adiestramiento para establecer los estándares de tiempos.

DESVENTAJAS DE LA FORMULA DE TIEMPO

• Hay una propensión natural a considerar como constantes muchos elementos que no lo son, produciendo errores.
• Existe el peligro de aplicar la formula mas allá de los límites para los cuales se estableció.

CARACTERÍSTICAS DE LA FORMULA DE TIEMPO

• Una fórmula para el estudio de tiempos debe ser completamente confiable y práctica a fin de que pueda usarse con plena confianza.
• Cuanto más grande sea el número de estudios que se utilicen para elaborar la fórmula, mayor será la oportunidad de llegar a obtener una fórmula segura.
• Antes de elaborar una fórmula se deben tener por lo menos 10 estudios independientes de una determinada clase de trabajo.
• La fórmula es una recopilación de elementos estándares que se usan en una gama de trabajos característica de una orden de trabajo o instalación dada.
• En el caso de realizar nuevos estudios de debe asegurar de que la descomposición de los elementos se basa en elementos similares de estudios efectuados anteriormente.
• La fórmula dará resultados tan exactos como lo sean los datos que se utilizaron para elaborarla.
• Cuanto más simples sean las fórmulas, se entenderán mejor y serán más fáciles de aplicar.
• Se deben evitar expresiones complicadas en las que intervengan términos elevados a ciertas potencias.
• Los símbolos de las incógnitas deben aparecer en la fórmula una sola vez, con sus prefijos, sufijos y coeficientes respectivos.
• El área de trabajo que cada símbolo representa debe estar identificada específicamente.
• Es importante que se anoten las limitaciones de la fórmula, describiendo en detalle sus límites de aplicación.
• Las fórmulas elaboradas permitirán a quienes las empleen, aplicarlas rápida y exactamente, obteniendo con facilidad la información querida.

PASOS PRELIMINARES PARA  LA ELABORACIÓN DE UNA FORMULA

• Recopilación de datos originales y análisis general del trabajo.
• Determinación del campo de la fórmula.
• Análisis de cada una de las operaciones.
• Instalación de las mejoras en los métodos y normalización.
• División preliminar de elementos: Constantes y variables.
• Analizar o efectuar estudios completos de tiempo.
• Transferir la información, los elementos y sus valores en un resumen detallado de los estudios de tiempos.

PROCEDIMIENTO CRONOLÓGICO EN LA ELABORACIÓN DE UNA FORMULA DE ESTUDIO DE TIEMPOS.

• Observación del proceso productivo.

1. Diagramar el proceso.
2. Dividir en operaciones.
3. Dividir en elementos.

• Reconocer y definir las variables que afectan el proceso.
• Planteamiento de hipótesis.
• Experimentación (levantar los estudios de tiempos).

1. Dividir el proceso en operaciones y/o elementos.
2. Preparar formato para toma de información.

• Formulación del modelo matemático.
• Calculo del error porcentual (para aceptar o rechazar la hipótesis).
• Estandarización de la formula.

REALIZACIÓN DE LA SÍNTESIS

La finalidad de la síntesis en el reporte de una fórmula es dar una explicación completa de la deducción de los componentes que integran la fórmula para facilitar su uso.  Más aún, una exposición clara  de una síntesis ayudará a explicar y a que se acepte la fórmula en le caso de que aparezcan más tarde dudas acerca de su conveniencia.

A fin de que la expresión final esté en su forma más simple se combinarán los símbolos y las constantes siempre que sea posible,  con la debida atención a la exactitud y flexibilidad de la fórmula.  Las operaciones elementales pueden clasificarse según los títulos específicos, como: preparaciones, manipulación, manejo por grúa y operación.  Valores constantes aparecerán en cada clase de elemento.  Estos elementos podrán combinarse para simplificar la expresión final de las fórmulas.

CALCULO DE LA EXPRESIÓN FINAL

La expresión final puede no estar toda en forma algebraica.  Podría haber sido más conveniente expresar alguna de las variables en términos de sistemas de curvas, nomogramas o curvas simples.  También podrían haberse presentado algunos de los datos variables en forma de tablas, y referirse a ellas en la fórmula por medio de un solo símbolo.

COMPROBACIÓN DE LA EXACTITUD

Una vez obtenida la fórmula, el analista deberá verificarla antes de ponerla en uso.  El modo más fácil y rápido para verificar la fórmula es aplicarla para comprobar estudios existentes.  La mejor manera de hacerlo es tabular los resultados bajo los siguientes títulos: “Número de pieza”, “Valor del estudio de tiempos”, “Valor por la nueva fórmula”, “Diferencia” y “Diferencia en porcentaje”.

Cualquier diferencia significativa entre un valor por una fórmula y el valor del estudio de tiempos deberá ser investigada y encontrar su causa.  Es de esperar que la fórmula ocasione una diferencia media menor de 5% respecto a los valores del estudio de tiempos que se usaron en su deducción.  Si en este punto la fórmula no parece tener la validez esperada, el analista deberá entonces recopilar datos adicionales efectuando más estudios con cronometro.

NOMBRE DE LA EMPRESA

Informática Tecnología y Servicios C.A.

DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO

 Informática Tecnología Y Servicios C.A. es una  empresa dedicada al área de computación, destinada a ofrecer servicios informáticos; a estudiantes y profesores del “Instituto Universitario Gran Colombia” y al público general. Entre sus productos destacan la trascripción, impresiones, fotocopias, anillados, venta y servicio a equipos de computación. Servicios y productos que hoy en día son altamente demandados por muchas personas ya que estos procesos son necesarios en el día a día.

UBICACIÓN

Edif. Zarrilli, Calle 7. Diagonal al Parque Maltín Polar. La Concordia. San Cristóbal. Edo. Táchira Venezuela.

MISIÓN

Informática Tecnología Y Servicios C.A.  Ofrecer en forma directa o mediante terceros servicios que requiera la comunidad universitaria y sociedad en general, incrementando la calidad y profesionalización de éstos, basándonos en nuestros valores: trabajo en equipo, confianza, responsabilidad y espíritu de servicio para obtener la satisfacción total de nuestros clientes.

VISIÓN

Ser reconocidos como una empresa generadora de productos y servicios que satisfaga las necesidades de nuestros clientes con cero quejas.

Informática Tecnología Y Servicios C.A. está orientada al  logrando  de su consolidación como una organización innovadora.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Informática Tecnología y Servicios C.A. presenta una estructura organizacional flexible formada por cargos definidos, integrada por tres niveles jerárquicos; en el primer nivel, la gerencia, donde se establecen las políticas generales y se toman las principales  decisiones de la empresa, el  segundo  nivel representado por el sub-gerente que cumple funciones en el manejo del personal y por ultimo el tercer nivel integrado por los distintos operarios que laboran encontramos 2 técnicos q se encargan de todo lo relacionado con los equipos de computación venta y reparación de los mismos; este mismo nivel encontramos a dos personas responsables de la trascripción de los trabajos; y por ultimo esta la persona encargada  de atender a los clientes que quieren disfrutar del servicio de Internet. La comunicación es esencial entre todos los empleados, sin tomar en cuenta el nivel jerárquico que ocupen. Se presenta de manera informal.  Es preciso decir que la estructura organizativa de Informática Tecnología y Servicios C.A.  Permite una comunicación fluida entre las diferentes áreas que conforman la empresa y se adecua perfectamente a la delegación de funciones que en palabras de sus integrantes es parte esencial en el funcionamiento de la organización.

LISTA DE PRODUCTOS QUE FABRICA

• Transcripción de tesis, trabajos, cartas, etc.
• Encuadernación
• Asesoría y soporte técnico en equipos de computación.
• Servicios de scanner.
• Papelería.
• Servicio de navegación.
• Fotocopias tamaño carta u oficio (ampliación, reducción, fotocopiado de guías, fotocopiado de cuadernos, fotocopiado de libros, fotocopiado de acetatos, fotocopiado de documentos, etc.).

LISTA DE PRODUCTOS QUE SON FABRICADOS CON EL MISMO PROCESO DE PRODUCCIÓN

• Fotocopiado de guías.
• Fotocopiado de cuadernos.
• Fotocopiado de libros.
• Fotocopiado de acetatos.
• Fotocopiado de documentos.

DIAGRAMA DE PROCESOS

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO:

El proceso comienza cuando el operario recibe el pedido allí pueden ocurrir dos variantes  que son:

• Cuando el material a fotocopiar es proporcionado por el cliente: El proceso comienza cuando el operario recibe el material y pregunta al cliente cuantas copias desea, luego prepara el material para después trasladarse a la fotocopiadora:

Se fotocopiará dependiendo del material:

• Bandeja automática (guías): introduce el material dentro de la máquina, programa la máquina y acciona el comando de fotocopiado, espera a culmine el proceso; luego recoge el material fotocopiado, verifica el material, se grapa en caso de que el cliente lo haya solicitado; entrega material; realiza el cálculo del monto a cobrar, recibe el dinero; se traslada a la caja y deposita el dinero.
• Fotocopiado manual (libros, cuadernos y otros documentos): Se levanta la tapa superior y se coloca el material sobre la base de la fotocopiadora, se baja la tapa, se programa la máquina y se acciona el comando de fotocopiado, espera a que culmine el proceso; luego levanta nuevamente la tapa superior y retira el material original recoge el material fotocopiado, verifica el material, se grapa en caso de que el cliente lo haya solicitado; entrega material; realiza el cálculo del monto a cobrar, recibe el dinero; se traslada a la caja y deposita el dinero.
• Cuando el material a fotocopiar se encuentra archivado: El proceso se inicia cuando el cliente solicita al operario el material que se encuentra en archivo; a lo cual en caso de tenerlo el operario se traslada a buscar el  material en el archivo, comprueba su existencia, se traslada al área de fotocopiado introduce el material dentro de la máquina, pregunta al cliente el número de reproducciones que desea programar la máquina y acciona el comando de fotocopiado, espera a culmine el proceso; luego recoge el material fotocopiado, verifica el material, se grapa en caso de que el cliente lo haya solicitado; entrega material; realiza el cálculo del monto a cobrar, recibe el dinero; se traslada a la caja y deposita el dinero; toma el original le coloca un clic y se traslada al archivador para dejarlo allí hasta que sea nuevamente solicitado.

DIVISIÓN  DE LOS ELEMENTOS DE  CRONOMETRAJE

• Ofrecer servicio: Este elemento se inicia cuando el cliente se para frente al operario y este le da buenos días o buenas tardes y finaliza cuando le consulta el servicio deseado.

{T vs. F(k) }

• Ubicación del material: Luego de preguntar el servicio deseado el operario procede a tomar el material a fotocopiar y este tiempo no es el mismo para cualquiera de las modalidades debido a que el material puede ser interno (material archivado), o externo (traído por el cliente).

{T vs. F(x)           Cualitativa}

El tiempo varía de acuerdo al origen del material, es decir,   si el     mismo debe ser ubicado por el operario            o caso contrario sea           traído por el cliente.

• Preparar el material a fotocopiar: Al finalizar la toma del material el operario procede a preparar el mismo; y este tiempo se ve afectado por la variable; el tipo de material a fotocopiar (cuadernos, libros o guías). La preparación consistirá en: Para cuadernos y libros hay que delimitar de donde a donde se fotocopiara y una guía, si viene grapada o no.

{T vs. F(x)           Cualitativa}

• Fotocopiar: Se procede a fotocopiar el material y este tiempo se ve afectado por el número de hojas a fotocopiar, y por el tipo de material a fotocopiar, por lo cual se considerará el tiempo variable.

{T vs. F(x, y) x cualitativa, y cuantitativa}

• Preparar material fotocopiado: En este parte se procede a preparar el material fotocopiado y El tiempo de este elemento varia de acuerdo al numero de hojas y a al forma en que se va a entregar el material (anillado, empastado y/o grapado).

{T vs. F(x, y) x cualitativa, y cuantitativa}

• Pago (Cobrar y dar cambio): Finalizada la entrega se procede a cobrar y este tiempo está influenciado por el hecho de que el operario tenga que dar vueltos. {T vs. F(x)           Cualitativa}

ABREVIATURAS A UTILIZAR A LO LARGO DEL ESTUDIO

• E: Material proveído por el cliente.
• I: Material procedente del archivo del negocio.
• C: Cuadernos
• G: Guía
• L: Libro
• SG: Sin Grapa
• CG: Con Grapa
• SV: Sin Vuelto
• CV: Con Vuelto
• Tn: Tiempo Normal
• Tt: Tiempo formula
• MI: Material Interno
• N: Numero de hojas (cantidad de hojas)
• T: tiempo
• OM: Origen del material
• TM: Tipo de material
• TP: Tipo de preparación
• TPg: Tipo de pago

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE TIEMPOS

Elemento 1:

Operación: Ofrecer servicio

Referencia: T vs. Ctte.

Procedimiento:

El proceso comienza cuando el operario saluda al cliente y recibir el pedido. Por tanto los datos fueron tomados desde q el operario saluda al cliente hasta que este le entrega el pedido.

Elemento 2:

Operación: Ubicar Material

Referencia: T vs. OM

Procedimiento:

Esta operación depende del origen del material ya que si fue proporcionado por el cliente no es posible tomar este tiempo; en los casos en que el material fue buscado en el archivo por el operario se tomaron los tiempos desde el traslado del operario al archivo hasta que este es aprobado por el cliente.

Elemento 3:

Operación: Preparar Material

Referencia: T vs. TM

Procedimiento:

Esta operación depende del tipo de material ya que dependiendo de esta varia el tipo de preparación y se tomo desde que el operario se dirige a la fotocopiadora hasta que prepara el material en la bandeja automática en el caso de las guías o hasta que lo coloca en el lector en el caso de los libros y cuadernos.

Elemento 4:

Operación: Fotocopiar

Referencia: T vs. TM, N

Procedimiento:

Esta operación depende del tipo de material Y la cantidad de hojas ya que dependiendo estas características el procedimiento se hace más o menos lento. Para tomar los tiempos se tomo la duración de la máquina mientras se sacaban el total de las copias solicitadas por el cliente.

Elemento 5:

Operación: Arreglar Material

Referencia: T vs. TP, N

Procedimiento:

Esta operación depende de la cantidad de hojas y el tipo de preparación; ya que en los casos donde el material no fue necesario grapar solo se verificaron la calidad de la copia y la cantidad. En los casos donde fue necesario grapar el material fotocopiado se procedió a verificar la calidad de las copias así como la cantidad se ordenaron las hojas y se procedió a grapar. En este caso para la toma de tiempos se cronómetro desde el momento es que las copias se obtienen en su totalidad de la bandeja de la copiadora hasta que este es grapado o contabilizado según el caso.

Elemento 6:

Operación: Pago

Referencia: T vs. TPg

Procedimiento:

Esta operación depende del tipo de pago a efectuarse específicamente si el dinero está completo o si por el contrario necesita el cambio para tomar los tiempos se cronómetro desde el momento del intercambio del material por el dinero hasta que se entrega los vueltos en el caso de que sean necesario o por lo contrario cuando no fueron necesarios los vueltos hasta el momento en que se depositaba el dinero en la caja.

Experimentación

TIEMPO TOTAL

ERROR TOTAL

APLICACIÓN

Fórmula para determinar el tiempo de fotocopiado de la empresa Informática, Tecnología y Servicios C.A. desde la recepción del pedido hasta el cobro de las copias.

ALCANCE

Fórmula utilizada para determinar el tiempo de fotocopiado de Cuadernos, Guías y Libros provenientes del archivo de la empresa o traídos por el cliente.

ANÁLISIS

Asumiendo que los tiempos normales, provienen de estudios de tiempos bien desarrollados y considerando que su error es de 26.3292% podemos decir que la formula puede ser utilizada (Esto depende de los requerimientos de la empresa), pero debe tenerse cuidado al trabajar con ella; ya que en algunos casos podrían arrojar resultados erróneos. Entonces la formula no seria aceptable. Por lo tanto concluimos que esta prueba es cuestionable por lo que se recomienda para que el % de error disminuya sean tomados un mayor número de tiempos.

DATOS A CONSIDERAR

En algunas ocasiones el operario interrumpe la tarea para realizar otra actividad y en otras las hojas se traban en la máquina lo cual puede ser considerado como  un elemento extraño que afecta la obtención de los datos.

CONCLUSIONES

• De  la experimentación se obtuvieron 150 datos para la realización de la formula los cuales fueron agrupados en 22 estudios a los cuales se le procedió a calcular la fórmula de tiempos los cuales resultaron no concluyentes ya que debieron realizarse mas tomas de tiempo para que el estudio fuera factible y por lo tanto la fórmula resultara con una mayor confiabilidad.
• Es importante saber que en algunas ocasiones el operario interrumpe la tarea para realizar otra actividad y en otras las hojas se traban en la máquina lo cual puede ser considerado como  un elemento extraño que afecta la obtención de los datos.

RECOMENDACIONES

Se recomienda Tomar mayor cantidad de tiempo para que el estudio sea confiable, es decir, el porcentaje de error de la formula global del proceso de menor al 20%, y de este modo optimizar el proceso y aumentar la producción.

BIBLIOGRAFÍA

• BARNES, Ralph. “Estudios de Movimientos y Tiempos”.

Quinta Edición.

Madrid.

• NIEBEL, Benjamín. Ingeniería Industrial.

Novena Edición. Traducido por María Dolores García.

México. 1995.