Evaluación y control de las Universidades en Colombia

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INTRODUCCIÓN
Es menester realizar inicialmente algunos comentarios sobre lo que se conoce en el
ámbito universitario como evaluación por un lado y control por el otro, pues pareciera
que el primero de los términos se orientara de manera exclusiva a los procesos
académicos y de extensión, como ejes misionales de la universidad, y el segundo a
la gestión o administración de los procesos de apoyo.
Existe la tendencia a utilizar el término evaluación para designar algunos tipos de
valoración a los procesos académicos y más tradicionalmente adicionado con el
prefijo auto para abordar el tema de la acreditación institucional: “Autoevaluación con
miras a la acreditación”.
Por otro lado, el término control ha sido identificado con acciones policivas o
punitivas que lleva a cabo una oficina de auditoria interna o externa en aspectos
relacionados típicamente con lo financiero. El solo término crea un profundo rechazo
en todas las esferas de la administración, tanto pública como privada, que se
acentúa de manera dramática en el ámbito universitario.
La presente introducción al tema pretende acercar las dos acepciones de la manera
más “delicada” posible, pues no se desconoce la prevención y el mal humor que
puede representar esta osadía. De manera adicional, los aspectos relacionados con
la evaluación y el control universitarios, pueden abordarse desde un proceso
académico que genere importantes avances en la consolidación de una cultura del
control.
Puede hablarse de una cantidad importante de rminos comunes, utilizados tanto
en los procesos de autoevaluación institucional como en los modelos de control,
tales como la autonomía, la señalada autoevaluación, el autocontrol, la autocrítica, la
autorregulación, los procesos, la gestión, la autogestión, la estrategia, los planes de
mejoramiento, las comunicaciones, los sistemas de información, los indicadores, el
talento humano (pocas veces los riesgos) y otros, que me hacen pensar en la
posibilidad de ubicarlos en un lugar común que represente disminución de recursos
y unificación de criterios en su aplicación.
Otros términos como la autoreferenciación, la autocrítica y la autocomplacencia,
propios del sistema de autoevaluación, tienen perfecto asidero en el modelo de
control.
La necesidad de realizar procesos de evaluación a los diferentes planes
universitarios, ha fortalecido el proceso de la planeación en todas las dependencias
académicas, y ha generado de manera indirecta una cultura del control desde las
oficinas de planeación. Esta cultura del control se viene dando, hasta ahora, de
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manera relativamente aislada de los organismos creados por la constitución, la ley y
las normas universitarias para realizar las funciones de control. Podemos señalar
aquí separación inconveniente en el proceso de unificar el control de la institución,
pero a la vez un fruto significativo.
En los procesos académicos no intervienen de manera directa los procesos relativos
al control sino los conocidos como evaluación. La evaluación llevada inicialmente en
cada dependencia se realiza de manera autónoma, es decir, se realiza como
autoevaluación, dado que son los mismos organismos o personas que participan en
los procesos académicos quienes llevan a cabo el proceso de evaluación. Lo
anterior genera el fenómeno conocido como autocomplacencia.
“La acreditación se constituye en el mecanismo para que las instituciones
demuestren su excelencia y rindan cuentas ante la sociedad y el Estado
sobre el manejo eficiente de los recursos, la pertinencia de los procesos,
la calidad de los productos, la eficiencia y eficacia en su gestión, el clima
organizacional y la interacción con el entorno social
El proceso de autoevaluación, con miras a la acreditación contempla tres
momentos e implica a tres actores: la autoevaluación realizada por la
propia institución, la evaluación externa o heteroevaluación realizada por
pares académicos y la evaluación síntesis o acreditación formal realizada
por el Estado, quien otorga el reconocimiento final”1.
¿Deberían ser los procesos de evaluación de las dependencias académicas
liderados por una instancia de la administración central con total independencia a
este proceso? Esto podría evitar en gran medida la autocomplacencia. ¿Cuál debe
ser entonces el papel de las Oficinas de Control Interno en el control de los procesos
misionales universitarios? ¿Cuál su papel en los procesos de Autoevaluación
institucional? ¿Debe dejar el control a los docentes e investigadores (¿son acaso
distintos?) o debe fortalecerse con personal competente en estos procesos?
Si la autoevaluación está referida a la institución en su conjunto, la posibilidad de
centralizar la evaluación a todos sus procesos sería posible y las universidades
deberían pensar en ello como una instancia de evaluación institucional. Esa
instancia, que tiene carácter constitucional, legal y estatutario, existe en todas las
instituciones universitarias del Estado, pero en la gran mayoría de ocasiones su
ámbito de intervención no llega más allá de convertirse en una simple auditoria a los
1 TORRES CALIXTO, Mario Gabriel. Estudiante cohorte 8. Universidad Pedagógica y Tecnológica de
Colombia -Doctorado en Ciencias de la Educación- Resumen de tesis doctoral. Proceso de
Autoevaluación en la acreditación de los programas de doctorado en educación en América Latina.
Historia y prospectiva. 1992-2006.
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procesos de apoyo, dejando de lado aspectos que la misma ley y los estatutos le
confieren y le obligan a observar.
De otro lado, si la autoevaluación está referida exclusivamente a los procesos
académicos, ésta debe ser convalidada por otra instancia independiente del proceso
como en la actualidad se hace, por pares académicos de otras instituciones.
Casi de manera automática, cuando se hace referencia al término autoevaluación
se realiza su enfoque en el proceso de acreditación institucional. Se refiere, de
preferencia, a la autoevaluación de procesos académicos o misionales, y en menor
grado en autoevaluación a los procesos de apoyo. Debe evaluarse la necesidad de
que la autoevaluación pueda darse también en los procesos de apoyo y el control
incursionar en los procesos misionales, generándose una dinámica en ambos
sentidos.
Al hacer referencia al término control no toca de manera exclusiva la actividad de
una auditoria llevada a cabo por una instancia asesora de la Rectoría, sino a la
actividad que como tal puede hacerse desde el interior mismo de los procesos a
manera de autocontrol. Queda por aclarar si la autoevaluación conlleva uno de los
elementos básicos de una auditoría como es la independencia.
Lo anterior, parece acercarnos a la necesidad de plantear una estructura de
Evaluación y Control que contemple entre sus funciones las auditorias, evaluaciones
y controles a los procesos estratégicos, misionales y de apoyo y no se limite de
manera exclusiva a su intervención en estos últimos. Debe contemplar además la
autoevaluación y el autocontrol a los procesos que gestiona, y consignar de manera
adecuada sus propios planes de mejoramiento.
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1. MARCO JURÍDICO
La Constitución Política de Colombia, contempla los aspectos generales de la
educación superior y de manera particular consagra que “se garantiza la autonomía
universitaria. La universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios
estatutos, de acuerdo a la ley”2.
Lo anterior significa que las universidades tienen la posibilidad, no sólo de darse sus
propios reglamentos sino también de crear sus propios organismos de control al
considerarlos como parte integral de la dirección universitaria. Los aspectos
relacionados con la reglamentación de la educación superior en Colombia fueron
consignados en la Ley 30 de 1992.
De otro lado, también la Constitución, al referirse a las obligaciones del presidente
de la República, estipula que corresponde al presidente de la República “Ejercer la
inspección y vigilancia de la educación conforme a la ley”3. Pero además, es el
artículo 209, el que confirma a las universidades del Estado, en su carácter de
instituciones públicas, la obligación de tener un control interno ejercido en los
términos señalados por la ley. Y el artículo 269 que señala a las autoridades
correspondientes el diseño y aplicación de métodos y procedimientos de control
interno4. Los aspectos relacionados con el control interno en Colombia, fueron
consignados en la Ley 87 de 1993 y la Ley 489 de 1998, la cual crea el Sistema
Nacional de Control Interno.
Así mismo, el artículo 343 de la Constitución Política estipula que “La entidad
nacional que señale la ley, tendrá a su cargo el diseño y la organización de los
sistemas de evaluación de la gestión y resultados de la administración pública, tanto
en lo relacionado con las políticas como con los proyectos de inversión, en las
condiciones que ella determine”. Los aspectos relacionados con la planeación del
Estado fueron consignados en la Ley 152 de 1994 o Ley Orgánica de la Planeación.
En las universidades públicas colombianas, se tiene creada una Oficina de Control
Interno e institucionalizado el sistema de control interno universitario con lo cual se
da cumplimiento a las señaladas normas que regulan la materia para todas las
2 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Art. 69. Cita además el artículo: “La ley establecerá un
régimen especial para las universidades del Estado.
El Estado fortalecerá la investigación científica en las universidades oficiales y privadas y ofrecerá las
condiciones especiales para su desarrollo.
El Estado facilitará mecanismos financieros que hagan posible el acceso de todas las personas a la
educación superior”.
3 Ibid. Art. 189, Num. 21 y siguientes.
4 Ibid. Art. 268.
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entidades del Estado. Mediante la expedición del decreto 1599 de 2005 se adopta el
Modelo Estándar de Control Interno para las entidades del Estado colombiano.
A nivel interinstitucional, y siguiendo las directrices trazadas en el decreto 2145 de
1999, las universidades públicas conformaron el Comité Interinstitucional de Control
Interno de las universidades Públicas CIUP, el cual ha llevado a cabo importantes
avances en materia de interinstitucionalidad del Control Interno universitario y ha
realizado aportes significativos en la consolidación de unas bases claras y definidas
de control fiscal para las universidades, mediante la conformación de las mesas de
trabajo con la Contraloría General de la República que proporcionaron los
fundamentos consignados en la guía Audite 3.0.
Finalmente, los artículos 267 y 268 de la Constitución Política señalan los aspectos
relacionados con el ejercicio del Control Fiscal y las atribuciones de la Contraloría
General de la Republica. Los aspectos relacionados con la organización del Control
Fiscal financiero y los organismos que lo ejercen en Colombia, fueron consignados
en la ley 42 de 1993.
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2. ANTECEDENTES
Como una manera de acercarnos al objetivo de este escrito, haremos mención a tres
temas de actualidad en el ámbito universitario, como son los relativos a la audiencia
llevada acabo en el Senado de la Republica el pasado mes de abril de 2008 sobre la
calidad de la educación pública, a la relación cada vez más distante entre la
investigación y la docencia y a algunos aspectos relacionados con la autoevaluación
con miras a la acreditación.
2.1 AUDIENCIA LLEVADA A CABO EN EL SENADO DE LA REPÚBLICA EN
ABRIL 3 DE 2008
El tema abordado en esta audiencia fue el de la Calidad de la universidad pública y
la misma fue seguida por las redes internas de 22 universidades. Un resumen de los
temas tratados es el siguiente5:
1. Se denunció la desnaturalización de la universidad al abandonar su esencia
humanista, despreciar el fomento de los valores humanos, propiciar el abandono
de programas no rentables y enfatizar en la investigación que descuida la
docencia y despersonaliza la universidad. Permitir que los pregrados se dejen a
cargo de profesores de cátedra lo que demuestra la caída en la calidad de la
docencia.
2. Las pretensiones de la globalización con la especialización para la exportación
de materias primas agrarias y mineras. Desarrollo de la industria maquiladora con
mano de obra barata y baja tecnología. En las ciencias sociales la mansa
reproducción de un pensamiento único definido en las metrópolis. Promoción al
desarrollo de baratija, un país de pacotilla, una educación de categoría.
educación pobre para un país pobre”.
3. La filosofía que mueva la actual reforma curricular de la universidad pública se
resume en la siguiente frase: “Quizá estemos enseñando demasiado, entregando
profesionales que superan los requerimientos del mercado”. La globalización
significa privatizar la educación pública en todos sus niveles, en especial la
superior: incremento en matrículas, deterioro de la calidad, aumento de
profesores de cátedra y la consecuente disminución de docentes de planta.
4. Se denunció igualmente la pérdida de autonomía académica y administrativa, la
universidad sumida en una avalancha de reformas, normatividad, registro
5 ARISTIZÁBAL OSSA, Jorge. Columna Ágora de la Asociación de Profesores de la Universidad de
Antioquia. En: ALMA MATER. [en línea]. Disponible en Internet:
<http//quimbaya.udea.edu.co/asoprof> [consulta: 4 May:2008].
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calificado, desempeño, redefinición de contenidos académicos para ECAES,
estandarización al modelo norteamericano, ampliación de cobertura sin recursos
adicionales, la reforma estatutaria, docente y estudiantil con métodos de choque,
recarga académica del profesorado con asignaciones de 16 a 30 horas lectivas
por semana, reglamentos estudiantiles con flexibilidad académica (mediocridad);
en investigación la promoción de los recursos externos, denominados propios,
para desarrollarla al servicio de las transnacionales sin consultar los problemas
del país.
5. La reforma académica empezó por la captura política de la universidad pública y
no por el debate académico. El gobierno se tomó los consejos superiores para
nombrar a los rectores, los decanos y el resto de administradores que profesen
afinidad con su política. Se busca insertar la universidad blica en la
globalización mediante la formación de estudiantes técnicos, no investigadores,
no innovadores. Estos dos aspectos se dejan para los posgrados,
autofinanciables y de alto costo.
6. Datos comparativos sobre la inversión estatal en una universidad pública:
Norteamérica (por estudiante-año, donde es gratuita): de US 32.000 hasta US
90.000 en las más prestigiosas. Europa: US 30.000. Colombia: el máximo es de
$10 millones en la Universidad Nacional; el promedio es de 4 millones (US
2.000).Colombia sólo invierte el 0.48% del PIB, la menor en casi toda
Latinoamérica.
7. Denuncia el ataque a las finanzas con la concurrencia al pasivo pensional, origen
de la reestructuración de la Universidad del Atlántico y ahora de la de Caldas.
8. Formar estudiantes para no pensar, no patentar, no debatir. Se impone la
obligación de formar un estudiante-trabajador, ciudadano paciente, obediente,
sumiso, resignado, preparado para la incertidumbre de su empleo futuro, todero
de bajo nivel, que resuelva su situación con una microempresa familiar que lo
mantendrá en la miseria. Buscar el currículo colonial (español, latín, teología y
algo de matemáticas) en comparación con el currículo del trivium románico
(gramática, retórica y dialéctica) y del cuatrivium medieval (aritmética, sica,
geometría y astrología).
9. Estamos viviendo un cambio de modelo educativo a nivel general. Un modelo
acorde con la mercantilización y la privatización de la educación como sucedió
con los servicios públicos, la salud y el patrimonio estatal. Se debe formar en
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competencia, para el mercado. Como en la colonia: “La Nueva Granada no
necesita sabios”6.
2.2 RELACIÓN ENTRE LA INVESTIGACIÓN Y LA DOCENCIA
Un excelente análisis de la relación cada vez más distante entre la docencia y la
investigación, se encuentra plasmada en el artículo La Universidad Investigadora ¿Y
la docencia qué? 7 Cuyos principales aspectos resaltamos a continuación:
1. El limitante más inmediato del desarrollo tecnológico es la falta de recurso
humano preparado y la falta de capacidad para mantenerse a la vanguardia en la
innovación.
2. Las actividades de investigación hoy, más que antes, necesitan hospedarse en
las instituciones educativas entre otras razones por su creciente complejidad, la
tecnología involucrada, la confluencia de saberes, y el tiempo implicado.
3. Las más tradicionales de estas instituciones son la universidad y los centros de
investigación, los cuales se enfrentan a un contexto nuevo que los estimula a
reconsiderar su misión, sus mecanismos de operación y las relaciones externas.
4. El estudiante debe llegar a ser un agente de producción de conocimientos, para
lo cual la universidad debe proveer los elementos docentes necesarios para tal
fin.
5. Una seria reflexión de lo que está sucediendo, en realidad pasa por evaluar el
actual sistema de investigación en términos de resultados. De manera franca y
responsable hacer una autocrítica que permita redireccionar la investigación,
como cimiento fundamental de la docencia.
6. Se requiere de un examen acerca de la eficiencia de la investigación en el ámbito
universitario, es decir, evaluar su relación costo-beneficio. Evaluar la eficacia y el
impacto de la investigación en la solución de los problemas de la sociedad
colombiana y en el mejoramiento de la calidad de vida.
6 (Pablo Morillo-El pacificador) “El sabio Caldas fue víctima de la ignorante ferocidad de un soldado a
quien en mala hora confió España la pacificación de sus provincias ultramarinas. España le debe un
monumento expiatorio". (Menéndez Pelayo).
7 FLÓREZ, John. Columna Ágora de la asociación de profesores de la Universidad de Antioquia. En:
ALMA MATER. Universidad de Antioquia.
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7. La universidad invierte miles de millones en investigación anualmente. Con estos
recursos: ¿Cuántos conocimientos nuevos se han generado? ¿Cuántas patentes
se han conseguido? ¿Se está dando cumplimiento a las exigencias par obtener
los ascensos en el escalafón docente? ¿Cuántas acciones de salud pública
pueden emprenderse con los dineros de la investigación? ¿Cuántos niños se
podrían vacunar? ¿Cuántas personas podrían acceder al suministro de agua
potable? ¿Cuántas personas podrían afiliarse al Sistema de Seguridad Social?
8. La inmensa mayoría de las investigaciones que se adelantan por parte del
profesorado sólo han servido para conseguir algunos puntos en el escalafón
docente y hoy reposan en el olvido en algún anaquel de biblioteca o en el cajón
de una oficina.
9. Se requiere que la investigación sea productiva, no sólo desde el punto de vista
financiero sino también en el impacto y en la eficacia que debe tener. Se dice
que la investigación debe ser la actividad más importante de la universidad. Esto
es válido siempre y cuando no relegue a la docencia a un segundo plano. No es
concebible una universidad sin docentes ni dicentes. El docente es evaluado por
sus publicaciones y no por el modo de transmitir conocimientos.
10. La formación doctoral, con gran impulso en la última década, ha hecho que la
investigación se ponga por encima de la docencia, creando unos investigadores,
la mayoría de los cuales se ha convertido en una clase privilegiada que muchas
veces se desvincula de la docencia y se margina de la universidad como un
grupo aparte a quienes los estudiantes no tienen acceso
11. La universidad se sostiene y sustenta gracias a su cuerpo docente y no con el
profesor de cátedra (también necesario), muchos de los cuales no tienen un
compromiso real con la institución. Éstos se convierten en una especie de
“informalidad docente” que crea a su vez una “informalidad académica”.
12. El aumento de cobertura debe ir acompañado con el crecimiento de la planta
profesoral. Los profesores que salen de la universidad son reemplazados por
docentes ocasionales o profesores de cátedra. Debe examinarse cómo ha
evolucionado esta relación.
13. La globalización ha incidido en la necesidad de mirar el futuro de la universidad.
La democratización ha creado una mayor conciencia de lo público frente a lo
privado. La regionalización integra también lo cultural. Las desigualdades tendrán
consecuencias inimaginables. La marginalización por el aislamiento respecto a
otras latitudes. El incremento de la matrícula relega a más personas de la
educación superior y la fragmentación que puede llevarnos a una división por
falta de consenso. La universidad debe responder a estos retos de manera
coherente con su misión y su repuesta debe estar basada en una educación con
calidad cuyo pilar fundamental es la docencia.
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14. El profesor también requiere de compromisos. No basta con diligenciar un plan
de trabajo que muchas veces no se cumple y tampoco se evalúa de manera
objetiva el desempeño, con criterios transparentes que no tengan en cuenta los
costos políticos que pueden tener algunos requerimientos administrativos. Asunto
de doble vía.
15. La organización profesoral es indispensable pues se convierte en la contraparte
necesaria para reivindicar la importancia y la necesidad de un cuerpo docente
con condiciones para llevar a cabo la transmisión del conocimiento, en
condiciones de dignidad propias de un servidor público comprometido con los
más altos intereses universitarios.
2.3 AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL
Para cerrar estos antecedentes, precisaremos algunos aspectos tratados en el
“Encuentro sobre Experiencias del proceso de Autoevaluación y Acreditación8
llevado a cabo en Abril 2008 en la ciudad de Medellín. Los participantes en este
encuentro realizaron las siguientes observaciones:
Virgilio Niño Cruz: Coordinador del CNA
1. Con la autoevaluación viene consolidando se una cultura de la calidad per-se.
2. Muchas instituciones han tenido que poner reglas de juego claras sobre cómo
funcionan, cómo contratan, cómo son sus escalafones docentes, mejorar la
infraestructura física y la oferta educativa, implementar procesos de planeación y
sistemas de información para poder someterse al proceso de acreditación.
3. Los centros de educación superior que voluntariamente se han sometido a la
acreditación, han ganado al dejar de auto referenciarse y permitir compararse
con otras instituciones.
4. La acreditación ha ayudado a mejorar el desarrollo institucional en su conjunto.
Para jalonar el desarrollo del país, no sólo es necesario contentarse con lo básico
sino apuntar hacia los más altos desarrollos.
5. Con los procesos de autoevaluación y acreditación, se ha garantizado que lo que
las instituciones ofrecen tiene una calidad básica para que el usuario no se sienta
robado.
6. A pesar de subsistir la desigualdad en las ofertas educativas, el proceso ha
permitido reconocer que es lo mejor y apuntar hacia ello.
8 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. En: Periódico ALMA MATER. (May., de 2008).
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7. El registro calificado que otorga la Comisión Nacional de Aseguramiento de la
Calidad en Educación Superior -CONACES- al exigir unos mínimos de calidad,
tiende a disminuir las universidades de garaje. La acreditación de alta calidad,
por su parte, tiene que superar esos mínimos.
Guillermo Londoño – Consejero CNA
1. Uno de los impactos sobresalientes del proceso es la evolución de las plantas
profesorales, con el incremento de los docentes vinculados a las universidades9,
lo cual es básico para el desarrollo de los programas de pregrado, de posgrado e
investigativos.
2. El otro es la calificación académica docente, es decir, la vinculación de
profesores con maestría y doctorado en las áreas disciplinares y en la parte
pedagógica. El aumento de la producción académica y las interacciones con
pares nacionales e internacionales.
3. Otros logros son la dotación y acceso a los recursos bibliográficos de las
bibliotecas y el aprendizaje del uso de la red para la obtención de información
como insumo básico de los procesos académicos.
4. La experiencia ha modificado los procesos de gestión de las partes académicas.
También se ha aprendido que la movilidad es un elemento fundamental en el
desarrollo de la institución.
María Dolores Pérez Piñeros-Directora de Planeación Universidad Javeriana
1. Existen falencias en que ha menudo las instituciones exageran los resultados en
los procesos evaluativos, lo cual puede llevar a lo que la evaluación había
desnudado que era la autocomplacencia, haciendo carrera que no haya lugar
para la crítica.
2. Debe mantenerse de manera permanente la vigilancia sobre las cuestiones
críticas, afinar los instrumentos de evaluación y profundizar en el sentido
autocrítico y en la comparación con otras instituciones.
3. Debe hacerse una adecuada selección de indicadores que permitan el monitoreo
del desempeño institucional.
4. La autoevaluación y la acreditación han fortalecido los procesos de planeación de
las universidades, vinculada a la evaluación y orientada a responder a las
necesidades institucionales.
9 Contrario a esta afirmación, la queja generalizada es la disminución del número de profesores
vinculados a las universidades públicas.
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5. En la planeación resulta muy importante definir con claridad los propósitos,
observar coherencia en los instrumentos de seguimiento y permitir que la
evaluación la impacte.
6. Falta interinstitucionalidad en el país, sobra auto-referencia, ser más abiertos
para compararse con las demás instituciones y ser más autocríticas.
7. Un problema de cultura es que nos creemos únicos en la esfera universitaria
(orgullo). Ser autocrítico es poder reconocer que hay unos límites y esos límites
no nos hacen menos sino simplemente distintos y a su vez, se convierten en
desafíos para poder avanzar.
8. Hay cambios muy importantes en el panorama de la educación superior, como
las influencias comerciales que ya comienzan a generarse en las alianzas con
instituciones extranjeras o la compra de universidades del país por capitales
foráneos.
9. El panorama va a cambiar. Las universidades que conservaran su autonomía
deben preguntarse sobre las inversiones y la necesidad de estándares de
calidad, aunque no estén respaldadas por organizaciones comerciales.
10. En cuanto a los indicadores, en Colombia no se ha podido unificar las bases de
cálculo que permitan comparaciones confiables. La mayor dificultad radica en las
implicaciones de estarse comparando, pues esto implica retos y exige definir
horizontes.
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3. DEFINICIONES
El objetivo buscado con el presente ensayo, tal como se ha enunciado
anteriormente, es tratar de acercar los diferentes conceptos sobre el tema, utilizados
de manera aislada, para tratar de presentar una metodología unificada de evaluación
y control a las universidades públicas e instituciones de educación superior, los
cuales también pueden ser perfectamente adaptados a entidades de educación
superior del sector privado.
3.1 CONTROL
“El Control es una actividad inherente a los seres humanos, quienes se unen para
coordinar acciones que les permitan garantizar su supervivencia, mejorar sus
condiciones de vida o conseguir sus propósitos individuales o como sociedad”10.
3.2 EVALUACIÓN
“Actividad mediante la cual es posible valorar la efectividad en el logro de los
objetivos de los procesos y el nivel de ejecución de los planes; establecer
tendencias, detectar desviaciones y generar acciones de mejoramiento”11.
3.3 AUDITORÍA
“Actividad mediante el cual la institución evalúa sus procesos críticos, de manera
independiente, sistemática y objetiva. Permite emitir juicios basados en evidencias
sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la
satisfacción de los grupos de interés12.
Se desprende de las tres definiciones la necesidad de garantizar y valorar el
cumplimiento de objetivos de los diferentes procesos en que se desarrollan cada una
de las actividades. De un lado, el control puede ser ejercido por un ente externo al
proceso, lo que permite llevar a cabo la evaluación con un criterio que le imprime su
elemento diferenciador como es el de la independencia. Pero el control también
puede surgir de una necesidad o convencimiento individual o de grupo, sin que
medien presiones externas al proceso. Es lo que conocemos como autocontrol.
10 CASALS Y ASOCIADOS. Modelo de Control Interno para Entidades del Estado. Marco Conceptual.
11 Ley 87 de 1993.
12 Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005
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La evaluación, como ya se expuso, da pie para conocer la valoración en el logro de
un objetivo propuesto, a la vez que permite identificar desviaciones o tendencias
para mejorar las que sean necesarias. La evaluación, al igual que el control, puede
llevarse a cabo desde un compromiso endógeno, es decir, originado en causas
internas a los procesos o a las personas. Esto es lo que conocemos como
autoevaluación.
Es de anotar que tanto en el autocontrol como en la autoevaluación, intervienen los
agentes internos a los procesos o las personas objeto de los mismos.
Finalmente, la auditoría presenta una diferencia esencial con los procesos de
evaluación y control, pues esta actividad se basa en la intervención de un agente
exógeno, que no participa en el proceso y cuya actividad no sería susceptible de
autoaplicarse. Otra diferencia notable es que no se aplica a las personas sino que
actúa sobre los procesos con base en evidencias objetivas y verificables. La
auditoría no admite puntos medios, pues elimina de manera sistemática la
autocomplacencia emanada de los procesos de autoevaluación.
Podríamos decir entonces que la auditoría tiene por objeto emitir el juicio relacionado
con el comportamiento de un proceso, para darlo a conocer a niveles superiores de
los evaluados, ayudando a que el control se materialice.
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4. MACROPROCESOS UNIVERSITARIOS
4.1 MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS
Son aquellos que se enmarcan en el mediano y largo plazo y trascienden las
administraciones o gobiernos rectorales como tales, pues cada Rector debe
observar y acatar esos macroprocesos, insertando sus acciones a los mismos. A
través de estos procesos, la universidad diseña, planea, gestiona y controla todos
los demás procesos. En este tipo de macroprocesos se encuentran, entre otros, la
Planeación Estratégica, la Acreditación Institucional y el Mejoramiento Continuo.
4.2 MACROPROCESOS MISIONALES
Son los que definen la razón de ser de universidad pues están directamente
relacionados con su misión, con el logro de sus metas y objetivos y, por
consiguiente, con la satisfacción de las necesidades de los integrantes de la
comunidad universitaria y de la sociedad en general. Los tres macroprocesos
misionales de la universidad pública colombiana son la Investigación, la Docencia y
la Extensión.
4.3 MACROPROCESOS DE APOYO
Como su nombre lo indica, estos procesos sirven de soporte a los procesos
misionales y estratégicos y, por lo tanto, no están directamente relacionados con la
misión de la universidad, es decir, con la Investigación, la Docencia y la Extensión;
no generan en consecuencia ningún producto o servicio relacionado con los
quehaceres misionales de la institución pero son imprescindibles para que éstos se
desarrollen. Entre los procesos de apoyo universitarios podemos mencionar el
Financiero (contabilidad, presupuesto y tesorería, entre otros), el Comercial, Gestión
del Talento Humano, Comunicaciones, Sistemas de Información, el Control Interno,
Jurídico y Planeación.
4.4 MACROPROCESOS ACADÉMICO-ADMINISTRATIVOS
En sentido estricto este tipo de macroprocesos no existiría al estar inmersos en los
anteriores, pero dado que es cada vez más difusa la línea divisoria entre la
administración y la academia, este tipo de procesos pueden definirse como los que
se insertan tanto en la academia como en la administración. Estos son: Sistema de
Bibliotecas, Admisiones y Registro, Regionalización, y Bienestar Universitario.
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Figura 1. Macroprocesos universitarios
Investigación-Docencia-Extensión
Planeacion
Estratégica
Acreditación
Institucional Mejoramiento
Continuo
Financiero-Comercial-Talento Humano-
Mantenimiento-Comunicaciones-Jurídico-Control Interno
.
Bibliotecas-Admisiones y Registro-
Regionalización-Bienestar Universitario.
Investigación-Docencia-Extensión
Planeacion
Estratégica
Acreditación
Institucional Mejoramiento
Continuo
Planeacion
Estratégica
Acreditación
Institucional Mejoramiento
Continuo
Financiero-Comercial-Talento Humano-
Mantenimiento-Comunicaciones-Jurídico-Control Interno
.
Bibliotecas-Admisiones y Registro-
Regionalización-Bienestar Universitario.
Fuente: Adaptación del autor.
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5. PARÁMETROS DE EVALUACIÓN
Todo sistema de evaluación debe contemplar como mínimo los siete elementos que
se detallan a continuación:
1. Un sistema de evaluación que consulte la normatividad de la universidad.
2. La delegación adecuada de la autoridad y la responsabilidad, mediante la
implementación de una estructura adecuada.
3. La sociabilización del sistema de evaluación a todos los estamentos
universitarios.
4. La definición de los procedimientos y la metodología de trabajo, así como la
adopción de instructivos o instrumentos necesarios para su funcionamiento.
5. Un comité o instancia directiva que se encargue de coordinar el sistema de
evaluación.
6. La evaluación periódica de los controles existentes.
7. La existencia de un organismo o instancia de evaluación independiente.
La justificación de estos elementos tiene su fundamento en los principios que debe
observar cualquier sistema de evaluación que se pretenda implementar.
La formalización de la existencia del sistema de evaluación es el primer requisito,
pues ésta supone unos planes de trabajo y unas herramientas necesarias para su
funcionamiento.
De otro lado, la máxima autoridad administrativa de la universidad, en este caso el
Rector, debe delegar ésta y otras funciones propias de le evaluación en servidores
con las competencias propias del proceso evaluador, y de manera adicional, poseer
un amplio conocimiento de la universidad, tanto en sus procesos misionales como de
apoyo.
La existencia del sistema, sus funciones, el impacto en la vida universitaria, el
conocimiento de sus procedimientos y la forma como se llevará a cabo la evaluación
deben ser conocidos por toda la comunidad universitaria mediante una adecuada
comunicación y sociabilización, al igual que la instauración de un comité o junta
coordinadora del sistema que permita direccionar y evaluar la gestión evaluadora.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
24
Adicionalmente, son necesarios los evaluadores independientes o auditores, los
cuales no están comprometidos con los procesos y sus procedimientos o tareas y
por lo tanto pueden opinar y dar recomendaciones de manera imparcial, critica y
objetiva.
Es de anotar que estos parámetros son necesarios para cualquier sistema de
evaluación que se requiera implementar, desde un sistema de autoevaluación con
miras a la acreditación, hasta el Sistema de Control Interno Universitario. Otros
subsistemas o procesos de la institución como el de admisiones y registro o la
evaluación a los procesos de investigación, docencia y extensión universitaria
deben consultar su funcionamiento adecuado mediante la observación de los
parámetros anteriormente definidos. En ellos se tiene concebido los ciclos de
planeación, gestión y evaluación necesarios en cualquier tipo de proceso, sea o no
de evaluación.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
25
6. ELEMENTOS DE LA EVALUACIÓN
Consideraremos como elementos de la evaluación los relacionados con la
Autoevaluación, la Evaluación Independiente y los Planes de Mejoramiento.
Utilizaremos como sistema de referencia el Modelo de Control Interno MECI
1000:2005, el cual toma estos tres conceptos como componentes del subsistema de
Control de Evaluación. La siguiente figura nos da una idea sobre la estructura del
Modelo de Evaluación. Posteriormente consideraremos cada elemento en detalle.
Figura 2. Estructura del modelo de evaluación y control universitario
ESTRUCTURA DEL MODELO DE EVALUACION Y CONTROL UNIVERSITARIO
ESTRUCTURA DEL MODELO DE EVALUACION Y CONTROL UNIVERSITARIO

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Autoevaluación
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Independiente
Planes de
Mejoramiento
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Evaluación al Cumplimiento
de los Planes.
Corrección de desviaciones.
Mejoramiento continuo.
Acciones de mejoramiento
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Evaluación
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ESTRUCTURA DEL MODELO DE EVALUACION Y CONTROL UNIVERSITARIO
ESTRUCTURA DEL MODELO DE EVALUACION Y CONTROL UNIVERSITARIO
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Mejoramiento
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Mejoramiento continuo.
Acciones de mejoramiento
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Mejoramiento continuo.
Acciones de mejoramiento
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
Fuente: Adaptación del autor
Teniendo en cuenta los factores externos al modelo de evaluación, los primeros
elementos considerados hacen referencia a los diferentes órganos de control del
Estado, tales como la Contraloría General de la República, las Contralorías
Departamentales o Municipales, el Ministerio de Educación, las diferentes
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26
Procuradurías, el Ministerio de Hacienda, la Contaduría General de la Nación,
Colciencias y los demás órganos del Estado que puedan, en razón del aporte de
recursos o de su misión, intervenir en el control y evaluación de las universidades.
Ahora bien, el modelo de evaluación debe actuar sobre todos los demás procesos
de la universidad, partiendo de los procesos estratégicos vistos anteriormente como
son los planes a mediano y largo plazo; intervenir los procesos misionales de
investigación, docencia y extensión, evaluar los procesos de apoyo como el
financiero, comercial, talento humano y otros y los académico-administrativos como
el sistema de bibliotecas y el de admisiones y registros, entre otros.
Es de resaltar que ninguno de los elementos del Modelo de Evaluación y Control
Universitario, a saber, la Autoevaluación, la Evaluación Independiente y los Planes
de Mejoramiento, hacen referencia de manera exclusiva a los pasos conducentes a
la acreditación institucional, pues de manera general, esta actitud busca el
mejoramiento tanto individual como de los procesos en todas y cada una de las
actividades universitarias, es decir, no son excluyentes a las acciones diferentes al
proceso académico.
Y de otro lado, estas acciones son perfectamente incluyentes en el proceso de
evaluación con miras a la acreditación, pues los tres pasos se llevan a cabo, tanto
por parte de la institución como por parte de los pares externos y el CNA.
Surge en este momento el gran interrogante acerca de la ausencia o separación de
la Oficina de Control Interno en estos procesos, pues salvo contadas excepciones,
ésta no interviene en los procesos de autoevaluación con miras a la acreditación, no
participa en la atención a la visita de los pares y mucho menos en absolver las dudas
o cuestionamientos que se presenten durante la visita final de acreditación.
Los planes de mejoramiento resultantes de las auditorias realizadas por las
Contralorías en los diferentes órdenes, no contemplan acciones de tipo académico,
pues los organismos de control aún no “hablan” el lenguaje académico ni integran a
sus equipos personas con competencias en estos temas. Un avance importante en
este sentido, se dio con la realización de las mesas de trabajo entre el Comité
Interinstitucional de Control Interno -CIUP- (A nombre del SUE) y la Contraloría
General de la República en el año 2006.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
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27
7. ESTRUCTURAS DEL MODELO DE AUTOEVALUACIÓN EN LA UNIVERSIDAD
INDUSTRIAL DE SANTANDER Y LA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Las estructuras del Modelo de Autoevaluación con miras a la acreditación, presentan
características diferentes al presentado anteriormente, más relacionadas con la
estructura de los planes de acción o estratégicos que con los elementos propios del
sistema de evaluación. Un ejemplo de esta estructura es la presentada por la
Universidad Industrial de Santander13:
13 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL. [en línea]. Disponible en Internet: <www.uis.edu.co>. [consulta: 9
Jun: 2008].
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28
Figura 3. Estructura del Modelo de Autoevaluación de la UIS
ESTRUCTURA DEL MODELO DE AUTOEVALUACION DE LA UIS
ESTRUCTURA DEL MODELO DE AUTOEVALUACION DE LA UIS
FACTORES
FACTORES
CARACTERISTICAS
CARACTERISTICAS
VARIABLES
VARIABLES
INDICADORES
INDICADORES
Fuente: Adaptación del autor
Una sutil diferencia se encuentra en la estructura del Modelo de Autoevaluación de
la Universidad de Antioquia14, al cambiar la palabra “variables” por “aspectos”.
Figura 4. Estructura del Modelo de Autoevaluación de la U de A
ESTRUCTURA DEL MODELO DE AUTOEVALUACION DE LA U DE A
ESTRUCTURA DEL MODELO DE AUTOEVALUACION DE LA U DE A
FACTORES
FACTORES
CARACTERISTICAS
CARACTERISTICAS
ASPECTOS
ASPECTOS
INDICADORES
INDICADORES
Fuente: Adaptación del autor
14 VICERRECTORÍA DOCENCIA U DE A. [en línea] Disponible en Internet:http://huitoto.udea.
edu.co/vicedoce/autoevaluación [consulta: 9 Jun: 2008].
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
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29
8. EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS UNIVERSITARIOS
La metodología definida para la evaluación y control a los procesos universitarios,
difiere en gran medida de la utilizada para entidades no académicas. Debemos partir
de la gran susceptibilidad que despiertan estos procesos en la comunidad
académica, así como de la gran resistencia que el personal docente y administrativo
presentan a cualquier tipo de crítica o evaluación.
Para lograr resultados favorables a la evaluación y el control, hemos diseñado la
siguiente metodología, la cual debe ser analizada en detalle antes de iniciar el
proceso respectivo. Esta metodología es utilizada en los procesos de evaluación
independiente, es decir, los llevados a cabo por personal diferente al proceso,
comúnmente conocidos como auditorias, pero bien puede ser adoptada para llevar a
cabo procesos de autoevaluación.
1. Planeación de la evaluación. Antes de iniciar cualquier proceso de evaluación
es necesario realizar una adecuada planeación de la misma, en la cual se
definan el alcance y los objetivos buscados. Los recursos necesarios, (que
incluyen la calificación de los auditores) y el plan de trabajo entre otros, deben
ser ampliamente debatidos por el personal que participará en la evaluación.
2. Reunión inicial y comunicación a la dependencia. Es muy importante para las
personas que dirigen, gestionan y participan en los diferentes procesos, conocer
con anterioridad las pretensiones y objetivos de una evaluación independiente o
una auditoría. El segundo paso consiste en formalizar los alcances y objetivos de
la evaluación, mediante una reunión con el líder del proceso objeto de la
auditoría y su equipo de trabajo. Es conveniente que a esta reunión concurra
todo el equipo que participará en la misma y realizar una presentación de cada
una de las personas con sus competencias profesionales y áreas de interés.
3. Estrategias. Un tercer paso consiste en definir las estrategias que se utilizarán
para llevar a cabo el proceso auditor. Algunas estrategias utilizadas pueden ser
las siguientes:
a) Estudio de la normatividad pertinente: con lo cual se evitarán errores de
interpretación y contexto, pues equivale a tener un conocimiento de las
actividades realizadas por la dependencia.
b) Análisis de evaluaciones anteriores: de preferencia las realizadas por
evaluadores independientes que permitan darle a la auditoría un enfoque en las
acciones repetitivas o deficiencias más reiterativas del proceso.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
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30
c) Entrevistas con funcionarios: deben identificarse los funcionarios claves de la
dependencia para tener un conocimiento más amplio de las operaciones. De
estas reuniones deben elaborarse los memorandos o actas respectivas.
d) Conocimiento de la estructura organizacional de la dependencia: una correcta
interpretación de las responsabilidades, funciones y delegación de
responsabilidades es fundamental para el éxito de la gestión evaluadora.
e) Conocimiento del sistema de información: en ocasiones, los sistemas de
información de las dependencias académicas están aislados de los sistemas de
información centrales, pues la falta de integración de estos sistemas es
recurrente en las universidades, lo que ocasiona dobles registros y altas
probabilidades de errores por ausencia de conciliación de los datos.
f) Revisión de hojas de vida y correspondencia de la dependencia: con el objetivo
de conocer la composición del talento humano, sus acciones pasadas, si han
tenido observaciones relevantes o exaltaciones a una labor meritoria. Una
adecuada revisión a la correspondencia de la dependencia también se constituye
en un elemento importante de información.
g) Identificación de riesgos y controles propios: de preferencia se debe contar con
un mapa de riesgos de la dependencia que permita definir los factores de riesgo
altos, su valoración, frecuencia y probabilidad de ocurrencia para actuar de
manera prioritaria sobre los mismos.
h) Elaboración de una matriz DOFA: en caso de no contar con esta herramienta es
importante diseñarla, a fin de conocer las debilidades, oportunidades, fortalezas y
debilidades de la dependencia, además de realizar un análisis de contexto.
i) Recomendación de controles, acciones de mejora y procedimientos: aunque
éstos serán el resultado de la evaluación, es importante dar a conocer de manera
oportuna las acciones o procedimientos que deban ser incorporados a los
procesos aunque no se haya concluido el proceso de evaluación.
4. Cronograma de actividades y asignación de responsabilidades. En este
paso deben quedar claramente establecidas el orden de las operaciones y los
tiempos requeridos para cada una, así como las personas responsables de llevar
a cabo las actividades. También deben establecerse claramente las fechas de
iniciación y de terminación del proceso evaluador.
5. Cuestionario de evaluación del proceso. Un cuestionario dirigido a las
actividades que deben cumplirse en el proceso, reforzará el conocimiento del
mismo y permitirá tener un derrotero que conduzca a la obtención de evidencias.
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31
6. Ejecución del programa de auditoría. En este paso la evaluación debe
encaminarse a la obtención de evidencias objetivas y verificables sobre las que
han de formularse las recomendaciones correspondientes.
7. Análisis y discusión del preinforme. Debido a que las posibilidades de malas
interpretaciones o puntos de vista diferentes pueden llevar a conclusiones
erróneas, es muy importante dar esta discusión con las personas líderes de los
procesos, sobre las percepciones iniciales de la evaluación.
8. Socialización del Informe final y recomendaciones. Una vez realizados los
ajustes resultantes de la discusión anterior, el informe queda en firme con las
recomendaciones respectivas, las cuales serán el insumo para el diseño del plan
de mejoramiento.
9. Seguimiento de las acciones correctivas y preventivas. Este paso se realiza
con el fin de verificar si los compromisos consignados en los planes de
mejoramiento se llevan a cabo de manera oportuna y diligente.
10. Un enfoque adicional, dado por la auditoria a los Sistemas de Gestión de la
Calidad se presenta en la siguiente figura15:
15 ATEHORTÚA H., Federico. Auditorías internas a los Sistemas de Gestión de la Calidad. Gestión y
Auditoría de la Calidad para organizaciones públicas. Editorial U de A. Adaptación del autor.
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32
Figura 5. Actividades de auditoría
PREVIA
Calificación a los Auditores
Programación de las Auditorías
Estructura del programa de las Auditorías
PROCESO
Realización de la Auditoría
Elaboración del informe
Implementación de acciones correctivas
COMUNICACIÓN
POSTERIOR
Evaluación del proceso de Auditoría
Acciones para mejorar el proceso auditor
Fuente: ATEHORTÚA H., Federico. Auditorias internas a los Sistemas de Gestión de la Calidad.
Gestión y Auditoría de la Calidad para organizaciones públicas. Editorial U de A. Adaptación del
autor.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
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33
9. EVALUACIÓN Y CONTROL
Tal como se ha definido anteriormente, los macroprocesos universitarios se definen
como estratégicos, misionales, de apoyo y una combinación de estos dos últimos
que hemos definido como académico-administrativos.
Una relación de los procesos susceptibles de evaluar y controlar en las
universidades sería el siguiente:
9.1 EVALUACION DE LOS PLANES Y PROGRAMAS
La cultura de la planeación es relativamente nueva en las universidades públicas del
país, toda vez que esta disciplina estaba más relacionada con el desarrollo y
planeación de la planta física que con los planteamientos estratégicos tratados hoy
en día por estas oficinas en las instituciones de educación superior. En algunas
universidades estas dependencias aún ocupan grandes superficies, producto de las
necesidades pasadas al requerir las mesas de dibujo y arquitectura propias de las
actividades relacionadas con las obras civiles.
Las oficinas de planeación han jugado un papel de primer orden en la proyección de
las universidades mediante la coordinación y puesta en marcha de los planes de
desarrollo y de los planes de acción. Han debatido a nivel interinstitucional la
definición de indicadores para evaluar a las universidades tanto a nivel interno como
comparativo.
El siguiente cuadro nos permite observar de manera comparativa la estructura de los
planes de desarrollo de las cuatro principales universidades del país, a saber, la
Universidad Nacional (UNAL), la Universidad de la Valle (UNIVALLE), la Universidad
de Antioquia (U DE A) y la Universidad Industrial de Santander (UIS).
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
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34
Cuadro 1. Estructura comparativa planes de desarrollo UNAL-UNIVALLE-U de
A-UIS
Administrativa y
Financiera.
Gestión universitaria Modernización de la
Gestión administrativa
y financiera
Búsqueda de una
mayor flexibilidad
académica y
administrativa
La Universidad frente
a la comunidad
regional, nacional e
internacional.
Interacción
Universidad-Sociedad
Vinculación con el
entorno
Calidad del espacio
universitario y de su
infraestructura de
soporte
Bienestar
Universitario
Bienestar universitario Fortalecimiento del
carácter regional
Talento Humano Formación
humanística y
científica de
excelencia
Democracia y
convivencia
Garantía de un
ambiente que facilite
la adaptación del
cambio académico
propuesto
Académica. Desarrollo de la
ciencia, la tecnología y
la innovación
Calidad y pertinenciaAmpliación de
cobertura real en
equilibrio con la
calidad de la
educación
UIS
Plan de desarrollo
Institucional
2008-2018
DIMENSIONES
UDEA
Plan de desarrollo
2006-2016
TEMAS ESTRATEGICOS
UNIVALLE
Plan estratégico de
desarrollo 2005-2015
ASUNTOS
ESTRATEGICOS
UNAL
Plan de desarrollo
2004-2006
POLITICAS
ESTRUCTURA COMPARATIVA PLANES DE DESARROLLO
UNAL-UNIVALLE-UDEA-UIS
Administrativa y
Financiera.
Gestión universitaria Modernización de la
Gestión administrativa
y financiera
Búsqueda de una
mayor flexibilidad
académica y
administrativa
La Universidad frente
a la comunidad
regional, nacional e
internacional.
Interacción
Universidad-Sociedad
Vinculación con el
entorno
Calidad del espacio
universitario y de su
infraestructura de
soporte
Bienestar
Universitario
Bienestar universitario Fortalecimiento del
carácter regional
Talento Humano Formación
humanística y
científica de
excelencia
Democracia y
convivencia
Garantía de un
ambiente que facilite
la adaptación del
cambio académico
propuesto
Académica. Desarrollo de la
ciencia, la tecnología y
la innovación
Calidad y pertinenciaAmpliación de
cobertura real en
equilibrio con la
calidad de la
educación
UIS
Plan de desarrollo
Institucional
2008-2018
DIMENSIONES
UDEA
Plan de desarrollo
2006-2016
TEMAS ESTRATEGICOS
UNIVALLE
Plan estratégico de
desarrollo 2005-2015
ASUNTOS
ESTRATEGICOS
UNAL
Plan de desarrollo
2004-2006
POLITICAS
Administrativa y
Financiera.
Gestión universitaria Modernización de la
Gestión administrativa
y financiera
Búsqueda de una
mayor flexibilidad
académica y
administrativa
La Universidad frente
a la comunidad
regional, nacional e
internacional.
Interacción
Universidad-Sociedad
Vinculación con el
entorno
Calidad del espacio
universitario y de su
infraestructura de
soporte
Bienestar
Universitario
Bienestar universitario Fortalecimiento del
carácter regional
Talento Humano Formación
humanística y
científica de
excelencia
Democracia y
convivencia
Garantía de un
ambiente que facilite
la adaptación del
cambio académico
propuesto
Académica. Desarrollo de la
ciencia, la tecnología y
la innovación
Calidad y pertinenciaAmpliación de
cobertura real en
equilibrio con la
calidad de la
educación
UIS
Plan de desarrollo
Institucional
2008-2018
DIMENSIONES
UDEA
Plan de desarrollo
2006-2016
TEMAS ESTRATEGICOS
UNIVALLE
Plan estratégico de
desarrollo 2005-2015
ASUNTOS
ESTRATEGICOS
UNAL
Plan de desarrollo
2004-2006
POLITICAS
ESTRUCTURA COMPARATIVA PLANES DE DESARROLLO
UNAL-UNIVALLE-UDEA-UIS
Fuente: Adaptación del autor
El plan de desarrollo de Universidad Nacional, (UNAL) “Por una Universidad
moderna, abierta y participativa” constituye el plan global de desarrollo 2007-2009,
publicado el 12 de Diciembre de 2006.
“A través del Plan de Desarrollo se concretan las políticas de largo plazo que
orientarán el desarrollo de la universidad, sustentado en un sistema transparente,
promotor de la participación mediante un diálogo permanente entre la Dirección y la
comunidad académica, alrededor de horizontes comunes16.
Se estructura en políticas, elementos estratégicos, líneas de acción, actividades,
indicadores, línea base (año inicial) y líneas objetivo (resultados esperados).
Sobre su evaluación, el plan anota:
16 UNIVERSIDAD NACIONAL. Plan global de desarrollo 2007-2009.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
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35
La evaluación del plan debe entenderse como un proceso complejo que
mide el uso eficiente de los recursos y el impacto de sus resultados en la
sociedad. De igual manera, este proceso permite mostrar la madurez
institucional y su capacidad de gobernabilidad a través de la consolidación
de los espacios de participación que se han venido construyendo a partir
de diferentes ejercicios, entre ellos, los creados por la misma universidad
o los que se promuevan voluntariamente para este fin.
Para emprender el proceso institucional de evaluación será indispensable
dar a conocer a la sociedad y la comunidad universitaria los logros que se
obtendrán mediante un informe de rendición de cuentas en el cual se
puedan juzgar la gestión y la eficiencia con que la universidad manejará
los recursos públicos que la sociedad le aporta, esto es, su decidida
contribución en avanzar en la solución de sus problemas estratégicos y los
logros obtenidos en un período de tiempo determinado.
Se tendrán en cuenta en esa perspectiva los siguientes elementos:
Indicadores Generales de Seguimiento, del Plan Global de Desarrollo
2007- 2009, Universidad Nacional de Colombia, el cual permitirá
monitorear y medir el avance logrado a partir de la línea base del 2006 y
con referentes internacionales (Anexo 1). Esta evaluación se hará cada
seis meses.
Seguimiento al Plan de Acción de la Universidad, el cual se adelantará a
través de la evaluación del avance técnico de los proyectos de
conformidad con lo previsto en el Banco de Proyectos de la Universidad.
• Audiencia pública donde se rendirá un informe de gestión a la comunidad
al finalizar la ejecución del Plan”17.
En la Universidad del Valle (UNIVALLE) el “Plan Estratégico de Desarrollo 2005-
2015”
Establece los referentes institucionales de tipo conceptual y filosófico
sobre los cuales la universidad suele definir su quehacer; persigue el
objetivo de construir, mediante un proceso participativo, una visión
compartida de futuro, estratégica y prospectiva que a largo plazo
contribuya al mejoramiento continuo de la universidad. Se desarrolla bajo
cinco asuntos estratégicos dentro de los cuales se formularon las
estrategias y programas que la institución deberá favorecer para mejorar
su desempeño y dar respuesta a las necesidades de la comunidad
universitaria y de la sociedad en general.
17 --------. --------. Evaluación del Plan. p. 77.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
36
Estos asuntos son:
- Calidad y pertinencia.
- Vinculación con el entorno.
- Modernización de la gestión administrativa y financiera.
- Democracia y convivencia.
- Fortalecimiento del carácter regional”18.
El plan se estructura en asuntos estratégicos, estrategias y programas evaluados por
indicadores.
Sobre su evaluación, el plan anota:
Desarrollo y Seguimiento
La Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional es la Secretaría
Técnica del Plan y tendrá como responsabilidad apoyar a las diferentes
unidades en la elaboración de sus planes y en el seguimiento de
indicadores.
Evaluación y Retroalimentación
Los Consejos Académicos y Superior estarán permanentemente
informados sobre el desarrollo del Plan Estratégico y harán una
evaluación anual con base en los indicadores de gestión, proponiendo las
mejoras sobre las cuales debe formularse el Plan de Trabajo del siguiente
año.”19
El Plan de Desarrollo de la Universidad de Antioquia, “Una Universidad
investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y del país” se
compone de temas estratégicos que se conforman en objetivos estratégicos, metas
y acciones estratégicas.
En su presentación se advierte:
De cara al nuevo decenio, la Universidad de Antioquia, en su carácter de
institución pública y en pleno ejercicio de su autonomía, reafirma su
voluntad y compromiso de hacer de la educción superior un factor
dinamizador del desarrollo regional y nacional mediante la generación del
conocimiento socialmente útil, la formación humanística y científica de alto
nivel y la mayor interacción con la sociedad en el perfeccionamiento de las
18 OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIVALLE. Actualización Plan
Abril 25. Abril 25 de 2007.
19 UNIVERSIDAD DEL VALLE. Plan Estratégico de Desarrollo 2005-2015. p. 138.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
37
capacidades que los actores sociales requieren para construir sus propios
proyectos de desarrollo20.
La evaluación al plan de desarrollo se realiza con base en indicadores de gestión
sobre los cuales se realizan los ajustes y recomendaciones pertinentes para el logro
de las metas y objetivos consignados en los planes individuales de las
dependencias.
La UIS consigna en la presentación de su plan de desarrollo Institucional lo
siguiente:
La Universidad Industrial de Santander, consciente de la necesidad de
establecer las dimensiones, los factores claves de desarrollo institucional,
los compromisos y la disponibilidad de los recursos necesarios para el
cumplimiento de sus objetivos y funciones misionales durante el período
2008-2018, ha formulado el Plan de Desarrollo Institucional. Para ello ha
contado con la participación de los actores del desarrollo institucional, de
manera que sus objetivos y metas para el horizonte acordado sean
compartidos, y su gestión en la organización sea facilitada de manera
armónica y eficaz21.
Por su parte, en la UIS las dimensiones tienen objetivos estratégicos, metas,
indicadores, características y actividades estratégicas.
En términos generales, la evaluación a los planes estratégicos se llevan a cabo por
parte de las oficinas de planeación, quienes, al preparar los informes de gestión de
los rectores o consolidar los resultados de las diferentes facultades y dependencias
universitarias, realizan el informe de evaluación al plan. Es decir, se constituyen en
la instancia evaluadora interna por lo que el proceso es más una autoevaluación
que una evaluación independiente.
Una intervención decidida de las oficinas de control interno al proceso de evaluación
de los planes estratégicos, dará como resultado una visión más crítica de sus logros,
metas y objetivos, obviando así los fenómenos de autocomplacencia tan comunes
en el medio académico.
9.2 EVALUACION DE LOS PROCESOS DE DOCENCIA
Comprende la evaluación a los procesos misionales de la universidad, los cuales,
como se ha indicado anteriormente, han sido tradicionalmente evaluados y
controlados por los mismos docentes, bien sea como integrantes de las distintas
comisiones designadas para tal fin, como directores de las oficinas de control interno
de las universidades o como decanos de las facultades. Esta connotación ha
20 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. Plan de Desarrollo 2006-2016 Una Universidad investigadora,
innovadora y humanista al servicio de las regiones y del país”.
21 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER. Plan de Desarrollo Institucional 2008-2018.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
38
generado la llamada autocomplacencia y permisividad que atraviesa los aspectos
políticos y de conveniencia tan perversos para el funcionamiento transparente y
efectivo de la universidad.
9.2.1 Plan básico de trabajo del profesor. La evaluación del plan básico de
trabajo del profesor debe iniciarse con la planeación al proceso auditor, donde se
definan claramente los aspectos referentes al alcance y objetivos buscados, así
como los recursos necesarios tanto humanos como técnicos y económicos. El
siguiente cuadro resume los principales puntos de actuación y el cronograma
necesarios para la planeación correspondiente:
Cuadro 2. Cronograma de actividades para la evaluación de planes de trabajo
Fuente: Elaboración propia
Una vez diseñada la planeación del trabajo, se debe dar pie a una reunión inicial en
la cual se le comunique a las personas involucradas sobre el alcance y objetivos así
como la duración estimada de la visita de auditoría, presentando a las personas
involucradas y las demás formalidades planteadas en la metodología propuesta para
este fin.
En las estrategias diseñadas para el cumplimiento de los objetivos, figura en primer
lugar el estudio de la normatividad pertinente, la cual se complementa en el siguiente
programa:
AGOSTO
SEPTIEMBRE
ACTIVIDADES
W
J
V
L
M
W
J
V
L
M
W
J
V
L
M
W
J
V
22 23 24 27 28 29 30 31 3 4 5 6 7 10 11 12 13 14
1 Elaboración de la Planeación y el Cronograma de actividades
2 Selección de los profesores por facultad y Jefes de Depto. (1)
3 Solicitud de los planes de trabajo a Vicerrectoría de Docencia
4 Instalación software y capacitación
5 Elaboración cuestionarios de autoevaluación y reforma curricular
6 Envío cuestionarios a decanos de facultades
7
Base de datos de los planes y análisis por área:
7,1 Docencia
7,2 Investigación
7,3 Extensión
7,4 Administración académica
7,5 Otras actividades
7,6 Seguimiento de actividades y confirmación en facultades
7,7 Observaciones generales
8 Elaboración del preinforme consolidado
9 Presentación y discución preinforme con Director de la Oficina
10 Socialización del informe con decanos o directores y jefes
11 Entrega de informe final
12
Reuniones de retroalimentación y seguimiento
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES- FECHA ____________
UNIVERSIDAD ___________
FACULTAD___________________OFICINA DE ___________
EVALUACIÓN DE PLANES DE TRABAJO (PERIODO EVALUADO)
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
39
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL
PROCESO : Planes de Trabajo Básico del Docente
FACULTAD FECHA INICIACIÓN
OFICINA DD MM AAAA
NOMBRE DEL AUDITOR
Procedimiento
1. Estudie la normatividad existente referente a planes de trabajo: Estatuto
Profesoral, Acuerdos superiores, Acuerdos académicos, Reglamento del
personal docente, Circulares de la Vicerrectoría de Docencia, entre otros.
2. Solicite los formularios de Plan de Trabajo de los profesores vinculados y
ocasionales de la dependencia y verifique que no falte ninguno, en caso
contrario, solicite la justificación.
3. Compruebe que los formularios se encuentren debidamente diligenciados y
firmados.
4. Verifique que todos los profesores vinculados, que se encuentren en servicio
activo incluyan en el plan de trabajo actividades lectivas y al menos otra de las
siguientes actividades: investigación, producción académica, capacitación,
actualización o extensión.
5. Detalle en una planilla las actividades contempladas en el 100% de los planes de
trabajo y discrimine la información correspondiente a cada profesor.
6. Verifique para los profesores de tiempo completo, que el total de docencia
semanal no sea inferior a (# de horas) horas teóricas, prácticas o teórico-
prácticas, ni superior a (# de horas límite máximo).
(Consultar la norma correspondiente a cada institución universitaria)
7. Verifique que los docentes no tengan más de (# de cursos máximos cursos de
igual contenido.
8. Verifique que las actividades de extensión relacionadas formaron parte del
informe de actividades de extensión del respectivo período.
9. Constate para las actividades relacionadas en cargos de dirección y coordinación
la coherencia con el cargo que desempeña y las funciones realizadas.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
40
10. Compruebe para los docentes que se encuentren con dedicación exclusiva, la
existencia de la resolución respectiva.
11. Evidencie para los docentes a quienes se confirió comisión de estudios, el
cumplimiento de los compromisos adquiridos.
12. Constate que el total de horas del plan de trabajo esté acorde con el tipo de
vinculación del profesor.
13. Solicite los informes de las actividades comprometidas, relacionadas en el
seguimiento, diferentes a la docencia, la investigación, y la extensión, en las que
se hayan concertado fechas de presentación de informes sobre su desarrollo y
avance.
14. Resuma los principales hallazgos y discútalos con Decano o el Vicedecano.
15. Prepare el informe definitivo.
Observaciones: (relacione los comentarios u observaciones adicionales que
considere pertinentes)
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_______________________________________________________________
Elaboró: FECHA TERMINACIÓN
Revisó: DD MM AAAA
Aprobó:
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
41
Ejecutado el proceso de auditoría, sus resultados pueden ser resumidos y
analizados en una planilla como la que se relaciona a continuación:
Evaluación De Planes De Trabajo
Cuadro 3. Planilla de resultados
Número de docentes semestre 2009-1
por Facultad Total Muestra
%
1 Facultad de Artes 58 11 19
2 Facultad de Ciencias Exactas y Naturales 154 20 13
3 Facultad de Ciencias Sociales y Humanas
96 20 21
4 Facultad de Comunicaciones 49 11 22
5 Facultad de Derecho y Ciencias Políticas 37 10 27
6 Facultad de Enfermería 67 10 15
7 Facultad de Odontología 90 16 18
8 Facultad de Química Farmacéutica 47 10 21
TOTALES Y PROMEDIO 598 108 18%
NORMA O ASPECTO NO CUMPLIDO 1 2 3 4 5
a. Docentes que relacionaron en su plan de trabajo una jornada laboral inferior
a las 900 horas (docentes de tiempo completo) ó 450 horas (docentes de
medio tiempo). 3 5 0 3
b. Docentes que registraron en docencia directa, una dedicación semanal
inferior a la establecida en las normas. 5 7 7 3 0
c. Docentes que dedicaron a docencia directa sólo entre el 0.2% y el 7% de su
jornada laboral. 0 0 0 1 0
d. Docentes que no reportaron horas lectivas, y sin embargo, algunos de
ellos, registraron horas de dedicación a la preparación de clases y exámenes,
y atención a estudiantes. 0 2 2 0 1
e. Docentes que registraron una dedicación a actividades de investigación
inferior a la mitad del tiempo de su jornada laboral, y sin embargo, dictaron 4
horas (o menos) promedio/semanal a actividades lectivas (docencia directa). 1 1 1 0 0
f. Docentes que, además de las horas lectivas, no incluyeron en su plan de
trabajo al menos una de las actividades estipuladas en el artículo XX del
Estatuto Profesoral (investigación, extensión, producción académica,
capacitación o actualización).
1 0 2 3 6
g. Facultades en las que entre el 26% y 39% de sus docentes, registraron
dedicaron a actividades de "Administración Académica”, entre un 25% y un
90% de su jornada laboral. 0 0 25 17 0
h. Docentes que no cumplieron con la Circular de 1998 de la Vicerrectoría de
Docencia, que establece la obligación de diligenciar y entregar el plan de
trabajo al jefe de departamento a más tardar dos semanas después de la
iniciación del período académico.
8 0 3 0 0
Fuente: Adaptación del autor
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
42
9.2.2 Administración de laboratorios y salas de cómputo, materiales, aulas y
otros equipos. La administración de las aulas ha sido motivo de una lucha interna
entre las dependencias, que toma matices a veces delicados, pues en muchas
ocasiones, se convierten en objetivos territoriales que deben ser conquistadas o
mantenidas por las dependencias académicas sin obedecer a un plan de carácter
general que propicie mayores eficiencias y cumpla los propósitos misionales de la
institución.
En ocasiones, las aulas son convertidas en oficinas para llevar a cabo programas
especiales o de investigación y/o extensión, con grave detrimento para la docencia.
Peor aún, cuando se da el caso de que las oficinas en que son convertidas
permanecen la mayor parte del tiempo sin utilizarse pues las ocupan profesores
jubilados o de tiempo parcial.
De otro lado, los laboratorios son administrados de manera natural por las
dependencias académicas, pero la falta de un control efectivo sobre las actividades
en ellos realizadas, propicia niveles de corrupción administrativa en los cuales se
llega incluso a facturar (los servicios que en ellos se prestan a terceros) a favor de
los administradores de los mismos. A lo anterior puede sumarse la falta de control a
los equipos y elementos necesarios para desarrollar el objeto del laboratorio, así
como las posibles pérdidas de materiales y herramientas de fácil manipulación.
Por último, las salas de cómputo son instalaciones que adquieren cada día mayor
importancia debido a la implementación de un número importante de programas
virtuales, a la necesidad de la conectividad y en general a la presencia de la
virtualidad en la sociedad y en el mundo globalizado. Los equipos y programas
representan un costo importante para la institución y a esto se suma la rápida
obsolescencia en ambos componentes, lo que exige una mayor eficacia en su
utilización debido a lo corto de su vida útil.
Por todo lo anterior, se considera de importancia alta que la institución dedique una
buena atención en recursos y personal, al objetivo de implementar modelos de
control al manejo y administración de las aulas, laboratorios y salas de mputo que
permitan ser materializados en reglamentos o guías de acción para su adecuado
manejo.
El siguiente cuestionario de control, ilustra la forma de obtener un diagnóstico inicial
sobre estas dependencias, que permita a las autoridades universitarias fijar las
políticas de gestión necesarias para un adecuado funcionamiento de las mismas.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
43
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL
PROCESO: Uso de laboratorios y salas de cómputo
FACULTAD FECHA INICIACIÓN
OFICINA DD MM AAAA
NOMBRE DEL AUDITOR
NOMBRE Y CARGO DEL
ENTREVISTADO
1. USO DE LABORATORIOS Y SALAS DE CÓMPUTO
Referencia a documento de trabajo (Observaciones)
1.1 ¿La Dirección de la dependencia cuenta con un reglamento interno para el
manejo y uso adecuado de los laboratorios, salas de cómputo, equipos de
laboratorio, químicos y reactivos, y otros equipos? Si___No___
1.2 ¿Cuáles son los horarios de utilización y bajo qué condiciones? Solicitar lista
de horarios distribuido por uso de: estudiantes (clases), docentes
(investigación), otros. (Indicar en anexo)
1.3 ¿Existen restricciones y controles para el uso de los anteriores elementos?
Si___No___
¿Cuáles? ______________________________________
1.4 ¿Existe personal autorizado y adecuadamente capacitado para realizar
controles de acceso a los laboratorios y salas de cómputo? Si___No___
¿Qué tipo de profesional?
Administrador___ Docente ___ Monitor ___ Otro ____
1.5 ¿Cuenta la dependencia con planes de contingencia para sus laboratorios y
salas de cómputo en caso de cualquier siniestro? Si___No___ (Solicitar copia
de éstos).
1.6 ¿Los laboratorios y salas de cómputo cuentan con sistemas eléctricos y de
seguridad (ejemplo extintores) adecuados? Si___No___
1.7 ¿Los docentes o el personal administrativo de la dependencia tiene bajo su
responsabilidad la utilización de equipos de cómputo portátiles? Si___No___
1.8 ¿Con cuántos cuenta la dependencia? Cantidad___
Solicitar una relación de éstos y el nombre del responsable a cargo y ubicación.
1.9 ¿Existe autorización escrita para el uso de estos equipos? Si___No___
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
44
1.10 ¿Cuáles son las condiciones de utilización? B___R___M___
1.11 ¿Para qué tipo de labores? (Relacionar)
1.12 ¿Qué controles existen? (Relacionar)
1.13 ¿Cuál es el estado actual de estos equipos? B___R___M___
1.14 ¿Los equipos de las salas de cómputo, oficinas administrativas y docentes y los
equipos portátiles de la dependencia, cuentan con software antivirus para la
protección de la información y aplicaciones en discos duros? Si___No___
1.15 ¿La dependencia cuenta con todas las licencias del software instalado en sus
equipos y derechos de autor, de acuerdo con la Ley 44 de 1993? Si___No___
2. EQUIPOS DE LABORATORIO Y OTROS EQUIPOS
2.1 ¿Todos los equipos cuentan con las garantías otorgadas por los proveedores,
de acuerdo con lo establecido en el Estatuto General de Contratación o en la
norma correspondiente?
2.2 ¿Están los equipos adecuadamente cubiertos por una póliza de seguros contra
cualquier tipo de siniestro?
2.3 ¿Con qué otros controles cuenta la dependencia para el manejo de los
equipos?
2.4 ¿Los usuarios de estos equipos (estudiantes, docentes e investigadores) están
adecuadamente capacitados para el manejo de estos equipos?
2.5 ¿Actualmente todos los equipos funcionan adecuadamente?
2.6 ¿Existen equipos obsoletos, con problemas técnicos o sin utilizar? Solicitar una
relación de éstos y el nombre del responsable a cargo.
2.7 ¿En qué condiciones están estos equipos?
2.8 Si son equipos con problemas técnicos ¿Qué ha hecho la dependencia al
respecto?
2.9 En cuanto a los demás equipos ¿Se ha enviado comunicación a otras
dependencias que puedan hacer uso de los mismos?
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
45
2.10 Solicite una relación de equipos como: televisores, VHS, video beam,
proyectores, otros, en el que se indique su estado actual, nombre del
responsable a cargo, ubicación del equipo, condiciones de seguridad.
3. USO DE QUÍMICOS Y REACTIVOS
3.1 ¿Cuentan los laboratorios de la dependencia con medidas de seguridad
adecuadas para la manipulación y almacenamiento de químicos y reactivos?
Si___No___
3.2 ¿Qué tratamiento se le da a los elementos obsoletos y vencidos? (Relacionar)
3.3 ¿Cuántos días de inventarios maneja de estos elementos en sus laboratorios?
Días____(Cantidad/consumo diario)
3.4 ¿Cada cuánto se realizan inventarios de estos elementos?
__________________
3.5 ¿Aquellos químicos o reactivos que la dependencia no volverá a utilizar, habría
disposición para trasladarlos a otros laboratorios de otras dependencias que los
requieran? Si___No___
4. PROVEEDORES DE EQUIPOS DE LABORATORIO Y DE CÓMPUTO
1.1 ¿Tiene la dependencia equipos con problemas técnicos o de instalación?
Si___No___
1.2 ¿Estos problemas han generado traumas a la dependencia en cuanto a
recesos en las investigaciones u otros? Si___No___
1.3 ¿Podría indicar un costo estimado ocasionado por estos recesos?
$_________________________
1.4 ¿Cómo ha sido la atención de los proveedores en cuanto a asesoría y
asistencia cnica, entrega de los equipos, entre otros aspectos?
Buena___Regular___Mala___
1.5 ¿Estos proveedores volverían a ser contratados por la dependencia?
Si___No___
4.6 Si la respuesta anterior es negativa ¿Ha enviado comunicación a la Sección de
Compras para que dicho(s) proveedor(es) sea(n) matriculado(s) en una base de
datos de “Proveedores rechazados” con los cuales la Universidad no debe de
nuevo contratar? Si___No___
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
46
5. ASPECTOS GENERALES
5.1 ¿Existen deficiencias locativas, de protección, de instalación, de seguridad, que
requieran ser subsanadas con prontitud? Si___No___
5.2 ¿La dependencia maneja estadísticas o indicadores sobre los anteriores
aspectos? Si___No___
5.3 Si la respuesta anterior fue positiva, solicitar una relación de ellos.
5.4 ¿Qué otras consideraciones u observaciones considera se deben tener en
cuenta para mejorar las condiciones actuales de la dependencia?
Elaboró: FECHA TERMINACIÓN
Revisó: DD MM AAAA
Aprobó:
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
47
9.2.3 Comisiones de estudio
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL
PROCESO: Comisiones de Estudio
FACULTAD FECHA INICIACIÓN
OFICINA DD MM AAAA
NOMBRE DEL AUDITOR
NOMBRE Y CARGO DEL
ENTREVISTADO
1. ¿La comisión obedece a estudios de postgrado? Si___No___
2. ¿El aspirante a la comisión presentó una solicitud escrita indicando:
trayectoria, programa e institución que la ofrece, la relación de los estudios con
su área de desempeño y los beneficios para la Universidad? Si___No___
3. ¿El Consejo de Facultad presentó la solicitud al Rector, conceptuando sobre la
conveniencia de la comisión? Si___No___
4. ¿El profesor se encuentra escalafonado y en servicio activo? Si___No___
5. ¿El año anterior a la comisión, el docente fue calificado satisfactoriamente y no
fue sancionado disciplinariamente? Si___No___
6. ¿Los estudios a realizar son de un nivel superior a los que posee el docente y
son afines a su especialidad y área de desempeño? Si___No___
7. ¿La comisión fue autorizada mediante acto administrativo de Rectoría?
Si___No___
8. ¿El docente suscribió con la Universidad un Contrato en el que se haya
establecido sus compromisos? Si___No___
9. ¿El profesor cumplió con sus compromisos? Si___No___
10. Si los estudios condujeron a la obtención de título ¿El docente presentó copia
a la Universidad? Si___No___
11. Después de terminada la comisión y presentado el título ¿El docente prestó
sus servicios a la Universidad por el doble del tiempo de la comisión, en
especial, si se jubiló o presentó renuncia a la Institución? Si___No___
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
48
12. ¿La Universidad le exigió al docente la firma de un pagaré con Codeudor
solvente, para cubrir el monto de los salarios y prestaciones devengados
durante el tiempo de la comisión? Si___No___
13. En caso de incumplimiento de los compromisos y obligaciones por parte del
docente ¿La Universidad hizo exigible el cobro del pagaré? Si___No___
14. En caso de que la comisión haya excedido de cinco (5) años ¿Al docente se le
otorgó una prórroga excepcional autorizada por el Consejo Académico?
Si___No___
15. ¿Se presentaron causales para que la Universidad revocara la comisión al
docente, como p. ej., rendimiento académico o asistencia no satisfactorias
(evaluado por el Comité de Desarrollo del Personal Docente al vencimiento de
cada período académico), o incumplimiento de obligaciones y compromisos?
Si___No___
16. ¿Al docente se le han autorizado comisiones de estudio simultáneas sin haber
cumplido con los compromisos de la primera? Si___No___
17. ¿El docente ha invertido un tiempo excesivamente largo de su comisión para
presentar su tesis? Si___No___
18. ¿El docente se reintegró a sus actividades una vez terminó su comisión de
estudios? Si___No___
19. ¿Al docente se le han asignado e incrementado sus puntajes salariales como
resultado de la comisión, sin que haya presentado el título profesional
respectivo? Si___No___
Nombre Firma Fecha terminación
Elaboró: DD MM AAAA
Revisó:
Aprobó:
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
49
9.2.4 Año sabático. El año sabático es un estímulo que la Universidad otorga a
profesores asociados o titulares de tiempo completo, de reconocida trayectoria,
quienes por un período de un año se separan de las actividades ordinarias, con goce
de sueldo y sin pérdida de antigüedad.
Durante el año sabático el profesor podrá dedicarse a la investigación, a la
preparación de libros y de material didáctico, a la realización de actividades en el
marco de convenios o programas interinstitucionales, a la creación artística, a la
realización de pasantías, y a otras actividades académicas22.
Para llevar un adecuado control al cumplimiento de los compromisos, se puede
utilizar el siguiente formato, no sin antes precisar la importancia de observar los
protocolos éticos del servidor universitario, en el sentido de que esta figura no
debería ser objeto del control sino por el contrario, constituir uno de los elementos
primordiales del autocontrol:
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL
PROCESO: Año sabático
FACULTAD FECHA INICIACIÓN
OFICINA DD MM AAAA
NOMBRE DEL AUDITOR
NOMBRE Y CARGO DEL
ENTREVISTADO
Procedimiento
1. Estudie y analice la normatividad existente.
2. Solicite a la Oficina de Asuntos Docentes (O SU EQUIVALENTE), el listado de
los profesores a los cuales la Universidad les ha concedido el estímulo del año
sabático. Igualmente, la carpeta de año sabático de cada profesor.
3. Solicite a los Decanos de las Facultades Escuelas e Institutos, el listado de los
profesores que se encontraban gozando del beneficio de año sabático en los
1999 - 2000 y en lo que va corrido del año, con los siguientes datos:
Nombre del docente.
Resolución que otorga el beneficio del año sabático.
Proyecto de trabajo que el profesor se propuso realizar (Artículo 121 Estatuto
Profesoral).
22 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. Estatuto profesoral. Acuerdo superior 086 de 1993, Art.71.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
50
Recomendación debidamente sustentada y documentada del otorgamiento del
año sabático y los procedimientos para evaluar los informes periódicos y el
informe final (Parágrafo Art 122 Estatuto Profesoral).
Compromisos pendientes derivados del beneficio.
4. Solicite al Departamento de Relaciones Laborales las hojas de vida de cada
profesor.
4.1 Verifique que si el profesor está en la categoría de profesor titular haya
permanecido como mínimo cuatro años en la categoría de profesor asociado
(Artículo 59 EP)23.
4.2 Constate que si el profesor está en la categoría de profesor asociado haya
permanecido como mínimo tres años en la categoría de profesor asistente
(Artículo 57 EP).
4.3 Verifique que todo profesor al cual se le haya otorgado beneficio del año
sabático haya presentado un proyecto que incluya la descripción de la
actividad, sus objetivos, su relación con los programas y planes de la unidad
respectiva, el plan de actividades, la fecha tentativa de iniciación, estudio de
costos, la viabilidad y factibilidad, y el lugar de realización y la entidad si fuere el
caso (artículo 121 EP).
4.4 Compruebe que a la fecha de iniciación del o sabático obtenido por primera
vez, el profesor haya prestado servicios continuos a la Universidad durante
siete años (Artículo 124 EP).
4.5 Corrobore que el profesor antes de acceder al año sabático haya satisfecho los
compromisos adquiridos con la Universidad por concepto de comisiones de
estudios (Artículo 124, parágrafo 2).
4.6 Verifique que quienes solicitaron el otorgamiento del año sabático, después de
haber disfrutado del beneficio, hayan prestado a la Universidad servicios
continuos a partir de la fecha de terminación del último período del año
sabático, el cual pudo haberse dividido en períodos de seis meses otorgados
cada tres años y medio (Artículo 124 parágrafo 3).
4.7 Compruebe la existencia del contrato para el personal docente que goza del
beneficio del año sabático, igualmente la existencia del pagaré.
4.8 Compruebe el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato.
23 Para éste y los siguientes numerales aplica de manera particular para la Universidad de Antioquia.
Para otras instituciones deberá consultarse la normatividad correspondiente y en caso de inexistencia
solicitar su adopción por la autoridad correspondiente.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
51
4.9 Compruebe que el año sabático no haya durado más de un año.
Nombre Firma FECHA TERMINACIÓN
Elaboró: DD MM AAAA
Revisó:
Aprobó:
9.2.5 Dedicación exclusiva
La dedicación exclusiva es una forma de relación contractual que se concede a los
docentes de tiempo completo que realicen actividades o proyectos y constituyan un
aporte estratégico a la Universidad. Dichos proyectos deben enmarcarse dentro de
los objetivos misionales de la universidad a saber la investigación, la docencia y la
extensión o realizar un aporte importante dentro de la administración. Así lo define el
Artículo 1º. Del Acuerdo Académico 0277 del 20 de octubre de 2005 para la
Universidad de Antioquia.
Por su parte, la Universidad Nacional en el articulo 24 del estatuto profesoral lo
define como “un instrumento de política académica que tiene como propósito
incentivar la producción académica” y esta reservada para el desarrollo de
programas y proyectos que requieran dicha dedicación.
La Universidad del Valle, consigna en el estatuto profesoral lo siguiente:
ARTICULO 18o. Es de dedicación exclusiva el profesor nombrado de tiempo
completo que, por sus méritos académicos y en desarrollo de un programa de
trabajo que haya sido aprobado por la Unidad Académica a la cual pertenezca y
ratificado por los Consejos de Facultad o de Instituto Académico, labora
exclusivamente para la Universidad y, en consecuencia, recibe un estímulo
económico que, para efectos prestacionales, no constituye factor salarial.
El otorgamiento de la condición de dedicación exclusiva deberá ser renovado
anualmente, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto expida el Consejo
Superior.
En términos generales, las tres Universidades coinciden en los elementos
necesarios para conceder la dedicación exclusiva como son la vinculación de tiempo
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
52
completo, la importancia estratégica del proyecto o actividad, que sea recomendad
por el consejo de la dependencia y la duración de un año.
El siguiente derrotero fue elaborado con base en el Acuerdo Académico 0277 de la
Universidad de Antioquia y se presenta como guía de evaluación para los procesos
de dedicación exclusiva, pudiendo ser adaptado para las otras Universidades con
base en la normativa propia de cada institución.
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL
PROCESO: Dedicación Exclusiva
FACULTAD FECHA INICIACIÓN
OFICINA DD MM AAAA
NOMBRE DEL AUDITOR
NOMBRE Y CARGO DEL
ENTREVISTADO
1. Verifique que el docente se encuentre vinculado de tiempo completo.
2. Establezca el tiempo de duración de la dedicación exclusiva, el cual no debe
superar un año.
3. Compruebe que el nombramiento se realizo mediante resolución rectoral;
indique número y fecha de la misma.
4. Precise la actividad o proyecto estratégico para el cual se concede la
dedicación exclusiva.
5. Verifique e indique el acta del consejo de facultad mediante la cual se
recomendó al rector la dedicación exclusiva.
6. Establezca los criterios de pertinencia, viabilidad e impacto de la propuesta.
7. Verifique el papel del docente en la ejecución de la propuesta.
8. Verifique la evaluación de la trayectoria del profesor en el campo de la
propuesta.
9. Compruebe que si la dedicación exclusiva se concede en el campo de la
investigación, la misma no se haya concedido previamente al investigador
principal.
10. Tenga presente que el profesor El profesor con título de doctor podrá
solicitar la dedicación exclusiva desde el momento de su vinculación, para
ejecutar por el término de un año la “propuesta sobre el aporte que el
aspirante ofrece al programa académico que realiza la convocatoria y a la
Universidad” (Literal a, Artículo 8, Acuerdo superior 096 de 1996), la cual fue
sustentada y evaluada durante el concurso público de méritos mediante el
cual se vinculó. No se requiere de evaluación diferente a la realizada por los
jurados del concurso.
11. Verifique que el número de profesores en dedicación exclusiva de la
dependencia evaluada, no exceda el 30 % de la planta profesoral de la
misma.
EVALUACIÓN Y CONTROL UNIVERSITARIO
Luis Ovidio Ramírez Arboleda
53
12. Establezca que la evaluación del proyecto o actividad se encuentre
debidamente soportada con los informes de avance establecidos en el mismo
y cumpla con las exigencias del consejo de la dependencia que lo asigna.
13. Determine que el incremento salarial concedido en virtud de la dedicación
exclusiva, se encuentre debidamente compatible con el año sabático y la
sobre remuneración por cargos administrativos.
Nombre Firma FECHA TERMINACIÓN
Elaboró: DD MM AAAA
Revisó:
Aprobó:
9.3 EVALUACION DE LOS PROCESOS DE INVESTIGACIÓN
La investigación es una de las actividades misionales más importantes de la
Universidad. La investigación, como motor de desarrollo del país, realiza importantes
aportes a la comunidad científica nacional e internacional a través de sus diferentes
centros y grupos de investigación. Igualmente, la investigación, genera conocimiento
y privilegia el trabajo por proyectos con objetivos específicos, en líneas de
investigación y por grupos de investigadores.
El debate sobre el control que debe realizarse a la investigación universitaria ha sido
difícil de abordar por parte de los organismos de control, tanto internos como
externos.
Es de advertir que un adecuado análisis de la pertinencia y de los aspectos propios
del conocimiento sólo puede ser llevado a cabo por pares académicos que tengan
una amplia experiencia y conocimiento de la materia en cuestión.
Los investigadores siempre han visto con malos ojos cualquier intento de control a
sus actividades, a la par que se constituyen en fuertes grupos de presión para la
administración de la Universidad.
No entraremos a cuestionar la pertinencia de la investigación en la Universidad, sin
embargo queda para la discusión la definición de prioridades entre la investigación
básica y la investigación aplicada, siendo un hecho que esta última puede
convertirse en la solución a muchos problemas del mundo no desarrollado, mientras
que aquélla constituye, en muchos casos, el punto de partida de la investigación
aplicada en los países desarrollados.
En el presente estudio abordaremos aspectos de carácter meramente administrativo
y de obligatoriedad con entes externos por parte de los grupos y centros de
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54
investigación, como son los reportes a Colciencias y demás organismos nacionales e
internacionales y de paso creemos que pueden constituir una herramienta de ayuda
a los administradores de la investigación, en el propósito de mejorar y lograr sus
objetivos misionales.
9.3.1 Universidad de Antioquia. Según el artículo 4 del acuerdo superior 204 de
2001, los principios de la investigación en la Universidad de Antioquia son, entre
otros:
Generación de conocimientos que contribuyan al desarrollo científico,
tecnológico, académico, cultural, social y económico de la región y del país.
Preeminencia del trabajo por proyectos que conduzca a la conformación de
líneas de investigación, proyectos con objetivos, cronograma y compromisos
expresos desde el comienzo mismo de la investigación.
Permanente evaluación de todas las actividades de investigación, realizada por
pares académicos y científicos.
Intercambio sistemático de los investigadores con la sociedad para enriquecer las
decisiones sobre prioridades y pertinencia de la investigación, y para orientar la
difusión de los resultados.
Adopción del trabajo en grupo como estrategia para la producción de
conocimiento y para la generación de escuelas de investigadores.
Reconocimiento de las jerarquías académicas y científicas.
Valoración y transferencia de los resultados de las investigaciones.
Internacionalización de la investigación.
Formación de recursos humanos para la investigación y fortalecimiento de la
relación Grupos de Investigación-Programas de Maestría y de Doctorado
9.3.2 Universidad Nacional. Por su parte, la Universidad Nacional, en su acuerdo
014 de 2006 estipula como principios del sistema de investigación los siguientes:
La investigación es una práctica social esencial para el desarrollo cultural,
económico, social y político del país que debe ser asumida decididamente por la
Universidad.
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55
La investigación es una misión de la Universidad, por lo tanto, todos los
profesores de dedicación exclusiva y de tiempo completo deben vincularse a
tareas investigativas; y los profesores de cátedra y medio tiempo pueden
participar en dichas tareas.
El Sistema de Investigación estaarticulado al Plan Global de Desarrollo de la
Universidad Nacional de Colombia.
La investigación debe estar articulada con las actividades de docencia y de
extensión.
La investigación universitaria se debe reflejar en la actividad docente, tanto en los
programas de pregrado y postgrado, como en la formación de nuevos
investigadores.
La investigación debe procurar la articulación de la producción interna de la
Universidad, en todos sus ámbitos de innovación, con ámbitos externos del
conocimiento, tanto a nivel nacional, como internacional.
La Universidad tiene que propender por hacer visibles los productos académicos
derivados de la investigación, logrados en las diversas áreas del conocimiento.
El Sistema de Investigación debe tener como puntos de referencia tanto los
recursos asignados al fomento y al desarrollo de la investigación en las distintas
áreas del conocimiento, como la visibilización y desarrollo de los productos
derivados de ésta.
El Sistema de Investigación ejercerá un acompañamiento a los investigadores y
grupos de investigación, con un mínimo de reglamentación y mediante el
establecimiento de mecanismos eficientes para apoyar su gestión.
El Sistema de Investigación de la Universidad forma parte del Sistema Nacional
de Ciencia y Tecnología, del Sistema de Educación Superior y en general de la
comunidad científica, tecnológica y cultural mundial, por lo que debe propender
por fortalecer sus relaciones con pares y redes locales, regionales, nacionales e
internacionales.
9.3.3 Universidad del Valle. Los principios que rigen la investigación en la
Universidad del Valle están consignados en el Acuerdo No. 008 de 2006, el cual
estipula:
ARTÍCULO 1° La Universidad del Valle adopta como Principios que orientan la
Investigación los siguientes:
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56
a) La Investigación es un proceso de relevancia social orientado a la producción y
difusión de conocimientos, con fundamento en principios éticos y en la búsqueda
de equilibrio con la naturaleza, que debe contribuir a los procesos de
construcción y desarrollo del pensamiento y la cultura contemporánea.
b) La Investigación es una práctica académica generadora de conocimiento,
productos y servicios.
c) La innovación y los desarrollos tecnológicos, humanísticos y artísticos, son
procesos fruto de los saberes, habilidades y capacidades acumuladas.
d) La Investigación es una actividad que se realiza en un marco de libertad
académica, con autonomía e independencia crítica.
e) La Investigación es el componente que fundamenta el proceso de formación
académica y profesional al cual se articula permanentemente para proveer
educación de alta calidad.
f) La Investigación es una actividad intelectual que se constituye en el eje de la
evolución del docente, de las transformaciones curriculares y de la modernización
de la Universidad.
g) La Ley Nacional de Ciencia y Tecnología y la Ley Nacional de Cultura constituyen
unos de los referentes legales e institucionales para la Investigación en la
Universidad del Valle
9.3.4 Universidad Industrial de Santander. La UIS consigna sus principios de la
investigación en cuatro lineamientos, cada uno de los cuales contempla sus
propios objetivos y se encuentran consignados en el Acuerdo superior 047 de
2004:
1. Investigación orientada por programas
Objetivos
Formular programas de investigación que aborden los problemas desde una
perspectiva holística enriquecida por las contribuciones de los diferentes saberes.
Responder factible y oportunamente a las necesidades sociales, culturales,
científicas y tecnológicas de los ámbitos regional, nacional.
Garantizar la calidad de la investigación.
2. Fortalecimiento de la actividad investigativa
Objetivos
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57
Formar y fortalecer el recurso humano.
Apoyar, reconocer y estimular la actividad de investigación.
Difundir los resultados de investigación a la comunidad científica.
3. Articulación con el entorno
Objetivos
Asegurar el liderazgo de la Universidad en el desarrollo científico y tecnológico de
la región y el país.
Participar en la identificación de las necesidades de investigación sica y
aplicada, en los diferentes sectores de la región y del país.
Desarrollar proyectos que respondan a las necesidades identificadas en la región
y el país.
Impulsar proyectos de investigación de carácter estratégico que pueden generar
impacto internacional.
Fomentar la participación de la Universidad en los procesos de innovación.
4. Apropiación social del conocimiento (visibilidad)
Objetivos
Divulgar en toda la comunidad los resultados de la investigación.
Convertir la ciencia y la tecnología en elementos de soporte para la toma de
decisiones en todas las instancias de la sociedad.
Puede decirse que hay un gran consenso en los objetivos y políticas planteadas por
las cuatro más importantes Universidades colombianas en cuanto a su visión de la
investigación.
9.3.5 Ley de ciencia y tecnología.
En Diciembre de 2008, fue aprobado por el Congreso de la República el texto
conciliado del proyecto de ley No. 028 de 2007 Cámara, 132 de 2008 Senado “por la
cual se modifica la ley 29 de 1990, se transforma a Colciencias en departamento
administrativo, se fortalece el sistema nacional de ciencia, tecnología e innovación
en Colombia y se dictan otras disposiciones”.
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58
El objetivo general de la ley es fortalecer el Sistema Nacional de Ciencia y
Tecnología (SNCT) y a Colciencias a fin de propiciar para el país un modelo
productivo sustentado en la ciencia, la tecnología y la innovación, para darle valor
agregado a los productos y servicios de la economía y propiciar el desarrollo
productivo de la industria nacional.
Algunos objetivos específicos tienen que ver con el fortalecimiento de la cultura
investigadora e innovadora, la formulación de un Plan Nacional de Ciencia,
Tecnología e Innovación, la transformación de Colciencias en un departamento
Administrativo y el Sistema Nacional de Ciencia y tecnología (SNCT) en el Sistema
Nacional de Ciencia, tecnología e Innovación (SNCTI) y fortalecer la incidencia de
este en el entorno social y económico a través de la” formación de ciudadanos
integrales, creativos, críticos, proactivos e innovadores, capaces de tomar decisiones
trascendentales que promuevan el emprendimiento y la creación de empresas y que
influyan constructivamente en el desarrollo económico, cultural y
social.”(Sic)(Subrayado del autor). Considera además el fortalecimiento del
desarrollo regional a través de políticas de descentralización, el mejoramiento de la
competitividad.
La ley también define las funciones del Departamento Administrativo de Ciencia,
Tecnología e Innovación –Colciencias- entre las cuales se destacan la formulación e
impulso a las políticas de corto, mediano y largo plazo del Estado en ciencia,
tecnología e innovación, el diseño del Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e
Innovación, la generación de estrategias de apropiación social de la ciencia, la
tecnología y la innovación, la promoción del desarrollo científico, tecnológico y la
innovación en el país.
Propone asimismo, diseñar e implementar estrategias y herramientas para el
seguimiento, evaluación y retroalimentación sobre el impacto social y económico del
Plan Nacional de Desarrollo y promover la inversión a corto, mediano y largo plazo,
para la investigación, el desarrollo científico, tecnológico y la innovación.
Estipula, igualmente, coordinar la Política Nacional de Ciencia, Tecnología e
Innovación con las políticas nacionales, regionales y sectoriales del Estado, definir y
orientar líneas temáticas prioritarias y operativas del Sistema Nacional de Ciencia,
Tecnología e Innovación –SNCTI-, crear nuevas estructuras sobre las diferentes
áreas del conocimiento, definir prioridades y criterios para la asignación del gasto
público en ciencia, tecnología e innovación,
Deberá igualmente concertar recursos y la destinación de los mismos en el trámite
de programación presupuestal tomando como base el Plan Nacional de Desarrollo y
la política de ciencia, tecnología e innovación adoptada por el CONPES y proponer
la creación de estímulos e incentivos sociales y económicos para aumentar en forma
significativa la inversión en ciencia, tecnología e innovación, entre otras.
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59
A partir del artículo la ley define la estructura orgánica del modificado Colciencias,
la continuidad de la relación contractual de los actuales empleados de Colciencias y
de la actual ejecución presupuestal así como la composición y funciones del
Consejo Asesor de Ciencia, Tecnología e Innovación.
Sobre el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, establece que a
partir de la vigencia de la ley el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, al que se
refiere el Decreto 585 de 1991, se denomina Sistema Nacional de Ciencia,
Tecnología e Innovación –SNCTI-, dando inclusión a la Innovación como elemento
constitutivo del sistema y redefiniendo los objetivos y la composición del mismo.
Sobre el financiamiento del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación-
SNCTI-, el artículo 22º crea el Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia,
la Tecnología y la Innovación, Francisco José de Caldas, a cargo del Departamento
Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación –Colciencias- cuyos recursos
serán administrados a través de un patrimonio autónomo mediante la celebración de
un contrato de fiducia mercantil. Prohíbe la utilización del fondo para financiar el
funcionamiento del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e
Innovación –Colciencias- ni de ninguna otra entidad pública.
Los recursos del fondo tienen origen en recursos del presupuesto general de la
nación, en los aportes de entidades publicas que tengan como objeto la
investigación, tecnología e innovación, en recursos de entidades privadas, de la
cooperación internacional, donaciones de personas jurídicas y naturales, nacionales
y extranjeras y en los rendimientos financieros del fondo.
Finalmente, el artículo 26 de la ley, que se encuentra (Enero de 2009) para la firma
del presidente de la República, establece en el artículo 26º que “ los recursos de que
trata el artículo 361 de la Constitución Política, que no hayan sido apropiados en el
Fondo Nacional de Regalías a diciembre 31 de 2007, se destinarán cien mil millones
de pesos ($100.000.000.000,00), a la financiación de proyectos regionales de
inversión de ciencia, tecnología e innovación, que beneficien a las entidades
territoriales”.
9.3.6 Programa de auditoria integral para la administración de los centros de
investigación.
La autonomía de que han gozado los centros de investigación en las Universidades
colombianas, en el sentido específico de los temas propios de la investigación, se ha
trasladado de manera automática a la administración de los recursos, propiciando
situaciones de riesgo, tanto para los centros y grupos como para la Institución que
los acoge.
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60
Siendo el control de los bienes públicos una función emanada de la constitución,
no deben existir procesos ni dependencias vedados al control. Es claro que la
evaluación de los procesos propios de la investigación debe ser llevada a cabo por
pares académicos, mediante un proceso que permita recibir las observaciones y
analizar los resultados de una fuente con conocimientos paralelos a los evaluados.
Sin embargo, en cuanto se refiere a la administración de los recursos, los aspectos
administrativos y financieros, los sistemas de información y el cumplimiento de
obligaciones con entes externos, entre otros, debe ser objeto de una instancia con
la autonomía e independencia necesarias para llevar a cabo un adecuado análisis
de los procesos.
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL
PROCESO Administración de Centros de Investigación
FACULTAD FECHA INICIACIÓN
NOMBRE DEL CENTRO DD MM AAAA
NOMBRE DIRECTOR DEL CENTRO
NOMBRE DEL AUDITOR
I. ASPECTOS FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS
1. Favor diligenciar:
Asistente o Coordinador Administrativo
Nombre
Profesión
Postgrado
Otro Estudiante____Monitor____Auxiliar____
2. Culminado un proyecto de investigación, financiado por la Universidad con el
concurso o no de un ente externo, se llevan a cabo las siguientes actividades:
2.1 ¿Acta o liquidación final del proyecto? Si___No___
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2.2 ¿Seguimiento de los compromisos acordados en los proyectos y su
concordancia con los planes de trabajo de los docentes investigadores?
Si___No___
2.3 ¿Entrega de informes por parte de los docentes investigadores? Si___No___
2.4 ¿Devolución o reembolso de los dineros no ejecutados? Si___No___
2.5 ¿Seguimiento y control financiero y administrativo por parte de un funcionario o
instancia competente? Si___No___
2.6 ¿Informe final de ejecución financiera? Si___No___
3. Indique cuál(es) de los siguientes funcionarios o instancias realiza en el
Centro, las gestiones de seguimiento y control financiero o administrativo sobre
los proyectos de investigación terminados:
FUNCIONARIO ACTIVIDAD DE CONTROL FINANCIERO O
ADMINISTRATIVO
Jefe de Centro
Asistente Administrativo
Auxiliares o monitores
Comité Técnico del Centro
Vicerrectoría de Investigación
Ninguno de los anteriores
4. ¿El Centro cuenta con un Plan de Acción Anual y uno de Proyectos claramente
definidos, con los objetivos, propuestas y cronograma de actividades
respectivos? Si___No___
5. ¿Periódicamente las personas responsables del manejo financiero de los
proyectos, realizan conciliaciones de los datos con los documentos soportes y
con las Secciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería? Si___No___
6. El personal administrativo que depende del Jefe del Centro, tiene suficiente
claridad en los temas:
6.1 ¿Contratación de bienes y servicios con terceros, conforme al Estatuto General
de Contratación? Si__No__
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6.2 ¿Procedimientos para la contratación de docentes e investigadores externos?
Si___No___
6.3 ¿Manejo de los diferentes tipos de comisiones (administrativas, de servicio, de
estudio)? Si___No___
6.4 ¿Elaboración de presupuestos? Si___No___
6.5 ¿Análisis de informes presupuestales y financieros? Si___No___
6.6 ¿Reglamento de Investigación, Guías Administrativas de Colciencias y
cláusulas contenidas en los contratos firmados con esta entidad? Si___No___
6.7 ¿Normativa sobre el trámite y legalización de viáticos, avances y anticipos?
Si___No___
6.8 ¿Normativa sobre propiedad Intelectual? Si___No___
6.9 ¿Asuntos profesorales, código único disciplinario, acción de repetición, entre
otros? Si___No___
6.10 En caso de que el personal administrativo o docente del Centro de
Investigación requiera de un proceso de reinducción o capacitación, para
reforzar uno o varios de estos temas, e incluso otros, por parte de la
Administración Central, sírvase indicarlos:
FUNCIONARIO INDUCCION O CAPACITACION REQUERIDA
Jefe de Centro
Asistente Administrativo
Auxiliares o monitores
Comité Técnico del Centro
Otros
Nota: Informar sobre esta situación a las instancias pertinentes
7. Para los proyectos de investigación cofinanciados por Colciencias: 24
24 Según el “TEXTO CONCILIADO DEL PROYECTO DE LEY No. 028 DE 2007 CÁMARA, 132 DE
2008 SENADO “POR LA CUAL SE MODIFICA LA LEY 29 DE 1990, SE TRANSFORMA A
COLCIENCIAS EN DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, SE FORTALECE EL SISTEMA
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7.1 ¿Los coordinadores o investigadores principales de los mismos, remiten
oportunamente los informes financieros a dicha entidad, conforme a las fechas
establecidas en el Contrato?
7.2 En caso contrario, ¿Se solicita por escrito y se tiene respuesta formal del
Comité Técnico del Centro y de Colciencias, sobre la autorización expresa para
prorrogar los plazos de presentación de tales informes? Si___No___
7.3 ¿Se responde con celeridad los requerimientos de Colciencias? Si___No___
7.4 ¿Colciencias devuelve con relativa frecuencia los informes por errores en las
cifras, conceptos, fechas u otras situaciones que requieren ser aclaradas por
los investigadores o por el Centro? Indique:
Devoluciones
AÑO
CAUSA
2007 2008 2009
7.5 En los informes de ejecución financiera remitidos a Colciencias, los
desembolsos reportados aparecen soportados con uno o varios de los siguientes
documentos:
DOCUMENTO QUE SOPORTA DESEMBOLSOS
SI
NO
Factura de compra – venta del proveedor
Certificado de disponibilidad previa
Orden de Trabajo o de Servicio
Orden de Pedido
Solicitud u Orden de Pago
Otro(s)
NACIONAL DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN EN COLOMBIA Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES”, en su numeral 5, se estipula transformar el Sistema Nacional de Ciencia y
Tecnología en el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación –SNCTI-
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7.6 En el informe antes citado ¿Se reportan desembolsos por concepto de impuestos
(retenciones en la fuente, impuesto al valor agregado IVA, tasas aeroportuarias
de tiquetes aéreos) y aportes de seguridad social, financiados con los aportes de
Colciencias? Si___No___
7.7 ¿Se da estricto cumplimiento a los presupuestos o a la programación físico-
financiera de los proyectos y a la destinación específica de los recursos de la
Estampilla? Si___No___
7.8 ¿El Centro tiene adecuadamente organizados y archivados los documentos
que soportan todos los ingresos, egresos e informes por proyecto?
Si___No___
8. ¿En el Centro se realiza control y seguimiento sobre el cumplimiento de los plazos
y requisitos estipulados por las normas universitarias, para la legalización de los
viáticos, avances y anticipos, otorgados a los empleados de la dependencia y a
los docentes investigadores, que se relacionan con los proyectos de
investigación? Si___No___
[Citar las normas que los regulan]
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________________________________________________
9. Para un adecuado control administrativo de los proyectos de investigación, el
Jefe del Centro cuenta con informes tales como:
a. ¿Una relación de proyectos terminados a una fecha determinada y sobre los
cuales los investigadores no han cumplido con la entrega de los informes
relacionados con resultados científicos y la ejecución financiera? Si___No___
b. ¿Una relación de proyectos activos o terminados a los que se les haya
autorizado prórroga(s)? Si___No___
c. ¿Un informe financiero sencillo, comprensible y de fácil lectura para los
coordinadores de los proyectos de investigación, que les permita el
seguimiento y autocontrol en el uso de los recursos asignados a sus grupos de
trabajo? Si___No___
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10. ¿El Centro solicita la devolución del IVA causado en los gastos correspondientes
a cada proyecto? Si___No___ y ¿Estos impuestos son reintegrados
nuevamente a los proyectos respectivos? Si___No___
11. ¿Una vez realizada la liquidación definitiva y el informe de ejecución financiera
(con destino a Colciencias) para los proyectos terminados, SE PRESENTAN
algunas de las siguientes inconsistencias?:
a. Desembolsos registrados después de la fecha límite de ejecución
establecida en el contrato firmado con Colciencias. Si___No___
b. Desembolsos registrados bajo un rubro en una fecha determinada y
posteriormente trasladados a otro rubro sin ninguna justificación, superando
el 10% autorizado por Colciencias para ello. Si___No___
c. Desembolsos registrados en un informe parcial a una fecha determinada y
que en el informe de ejecución financiera definitivo ya no aparecen.
Si___No___
d. Desembolsos que en determinada fecha aparecen por un valor y
posteriormente por uno inferior o fraccionado. Si___No___
e. Desembolsos registrados en un rubro que no tiene relación directa con el
concepto del gasto (Ejemplo: Compra de equipo registrado en el rubro
pasajes). Si___No___
f. Desembolsos registrados en el informe contable del Sistema del Centro y no
reportados en el informe de ejecución financiera remitido a Colciencias (ni
por contrapartida) Si___No___
g. Desembolsos reportados en el informe de Colciencias con fechas,
conceptos o valores (algunos superiores) diferentes a los registrados en el
sistema de información del Centro o con soportes inadecuados o anulados.
Si___No___
h. Desembolsos reportados en el informe de Colciencias y que no aparecen en
el Sistema del Centro. Si___No___
i. Desembolsos realizados según soportes físicos y que no aparecen
registrados en el Sistema ni en el informe de Colciencias. Si___No___
j. Desembolsos registrados en el Sistema de información del Centro, en un
proyecto determinado, siendo de otro proyecto (Duplicación con fotocopias).
Si___No___
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k. Desembolsos no autorizados en el presupuesto del proyecto según la ficha
técnica o la programación físico-financiera del mismo. Si___No___
II. SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL CENTRO DE INVESTIGACIÓN
a. ¿El Centro cuenta con un sistema de información o un software para manejar la
información financiera y administrativa de los proyectos de investigación?
Si___No___
b. Si la anterior respuesta es positiva, Indique:
Nombre del Software
Proveedor
Procedimiento alterno utilizado
Posibles falencias del sistema
Otros
c. En caso contrario, indique en dónde o de qué manera manejan la información.
d. En la actualidad, ¿El Centro tiene planeado adquirir algún tipo de software?
Si___No___
Nombre Software
Proveedor
e. ¿La dependencia ha tenido algún tipo de problema o inconvenientes técnicos con
el software, que a la fecha no hayan sido resueltos por el proveedor?
Si___No___
f. En el Centro ¿Cuántas personas procesan la información financiera de los
proyectos? R/. _____________________
g. ¿Están claramente definidos los perfiles y las claves de acceso al sistema para
cada funcionario o usuario de la aplicación? Si___No___
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h. ¿Periódicamente se realiza un respaldo de la información correspondiente a los
proyectos? Si___No___
i. ¿Cada cuánto? R/. _________________________________
j. ¿Los backups están claramente identificados por sitio, numeración y orden
cronológico (mes y año)? Si___No___
k. ¿Se diligencian todos los campos del sistema de información cuando se ingresan
datos financieros o administrativos de cualquier proyecto de investigación?
Si___No___
l. ¿El software cuenta con un registro de auditoría, que permita identificar todas las
transacciones realizadas, al igual que todas las modificaciones (alteraciones,
adiciones y eliminación de datos), las fechas de ejecución y la identificación de
los usuarios de la aplicación que las llevaron a cabo? Si___No___
m. Si se requiere eliminar un registro de la base de datos de la aplicación, ¿El
sistema permite marcarlo como anulado pero lo deja en la base de datos para
posteriores seguimientos? Si___No___
III. PROPIEDAD INTELECTUAL Y PATENTES
Con respecto al cumplimiento de la normativa expresa en el Estatuto de Propiedad
Intelectual (Citar la norma correspondiente), favor responder:
1. ¿Los docentes y estudiantes investigadores tienen claridad de (o se les ha dado
a conocer), los conceptos sicos y los compromisos establecidos en dicho
estatuto? Si___No___
2. Para todas las actividades señaladas en la citada norma, ¿Se cumple con la
suscripción previa y con todos los requisitos mediante acta de iniciación de
proyectos? Si___No___
3. ¿Los docentes y estudiantes investigadores tienen claridad suficiente sobre los
aspectos relacionados con la Coparticipación de derechos patrimoniales con la
Universidad en publicación, patentes, registros y comercialización de la
producción? ¿Exclusividad de la Universidad? ¿Producción de los estudiantes?
Si___No___
4. En cuanto al manejo de las PATENTES, favor indique:
a. ¿Los resultados obtenidos de los proyectos de investigación terminados en
este Centro, han sido registrados o patentados? Si___No___
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b. A la presente fecha ¿Cuántos productos o servicios u otros similares, se han
patentado o tienen la licencia respectiva? Número____
5. Elabore un cuadro (Nombre del cuadro anexo: Registros, Licencias o Patentes de Bienes,
Servicios u otros similares Desarrollados en Investigaciones realizadas por los Docentes y
Estudiantes del Centro”), para cada patente o licencia, con la siguiente información:
Las que están a nombre de la Universidad.
Las que están a nombre del(os) docente(s) investigador(es).
Las que están a nombre del(os) estudiante(s) investigadores.
Sobre las que la Universidad posee el Secreto Industrial.
Sobre las que la Universidad tiene de manera exclusiva los derechos
patrimoniales.
Aquellas para las cuales los productos o servicios son comercializados por la
Universidad. Indique el porcentaje de participación en los beneficios
obtenidos.
Las que están registradas en el exterior. Señale el nombre de los países.
IV. PROGRAMA GESTIÓN TECNOLÓGICA DEL CENTRO
Con respecto a la norma que crea el Programa Gestión Tecnológica (Citar la norma
correspondiente), favor responder:
1. ¿Los directivos del Centro, de la Facultad o de las Vicerrectorías de
Investigación, Extensión y Docencia, han dado a conocer en detalle mediante
talleres y cursos de capacitación, a los docentes y estudiantes investigadores,
sobre los conceptos básicos y los beneficios que representa este Programa,
con relación a Emprendimiento Empresarial, Planes de Negocios, Gerencia de
Proyectos y Transferencia Tecnológica? Si___No___
2. ¿El Jefe del Centro y el personal científico (investigadores) de la dependencia
conocen las políticas del Programa Gestión Tecnológica? Si___No___
3. ¿Los resultados e innovaciones obtenidos de las investigaciones científicas
(aplicada), tecnológicas o empresariales, se están transfiriendo al sector
productivo o social del país o del exterior? Si___No___
4. Elabore una relación con los principales resultados o innovaciones obtenidos
con las investigaciones adelantadas por los docentes y estudiantes del Centro y
que hayan tenido un impacto significativo para la sociedad o los sectores social
y productivo (empresarial).
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5. ¿El Centro de Investigación o la Facultad con cuáles empresas de los sectores
productivo o social de la región, del país o del exterior, ha firmado convenios,
contratos o tiene otro tipo de relación? Si___No___
6. Efectúe una lista de las principales empresas, indicando el tipo de vínculo.
EMPRESA TIPO DE VINCULO
7. Indique los vínculos con incubadoras de empresas y parques tecnológicos.
INCUBADORA / PARQUE
TIPO DE VINCULO
8. ¿Cuáles empresas han solicitado directamente al Centro llevar a cabo
investigaciones (básicas o aplicadas) para mejorar sus procesos productivos o de
servicios? Efectúe una relación de las principales.
EMPRESA INVESTIGACION POR ENCARGO
9. Con alguna(s) de las investigaciones llevadas a cabo hasta la fecha ¿Los
docentes o estudiantes investigadores han gestado nuevas empresas en la
Sociedad ? Si___No___
10. ¿Ha habido apoyo y asesoría por parte de la Universidad a las ideas
innovadoras que tengan impacto en la Sociedad? Comente.
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11. ¿Todos los grupos de investigación de la dependencia se encuentran
registrados en una base de datos de oferta científica y tecnológica del Programa
Gestión Tecnológica de la Universidad? Si___No___
12 ¿Las actuales propuestas de investigación de los docentes y estudiantes
investigadores de este Centro, apuntan a la obtención de resultados para algún
tipo de mercado o para la solución de algún problema de la Sociedad?
Si___No___
13. Favor relacionarlas:
14¿El Centro ha constituido el Comité de Bioética? (Sólo para los centros de
investigación que lo requieran) Si___No___
15¿El Centro está obligado a crear el Comité? Si___No___
16.Indique para el jefe del centro:
17. Señale el valor total (en millones de pesos) del Presupuesto asignado al Centro
de Investigación que usted dirige (incluya los recursos asignados por la Universidad
a través del Comité de Investigación, de la estampilla, de las contrapartidas y los
aportes o donaciones de entes externos, entre ellos los de Colciencias, (no incluya
los salarios de los docentes investigadores) para los últimos 3 años:
Valor (Millones)
Año
Origen de los recursos 2007 2008 2009
PROPUESTA RESULTADO O SOLUCION ESPERADA
Fecha de nombramiento
Número y Fecha de la Resolución
Nivel académico más alto
Nombre del grado
Institución que lo otorga
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Universidad (Comité de Investigaciones)
Estampilla
Contrapartidas
Donaciones
Colciencias
Otros
TOTALES
18. Dichos presupuestos fueron elaborados y aprobados por la autoridad u
organismo competente? Si___No___
19. Indique el número de personas vinculadas a los grupos o proyectos de
investigación del Centro. Igualmente el personal administrativo.
Año 2007 2008 2009
Docentes Investigadores
No. de Proyectos de Investigación activos
Personal administrativo y financiero
20. Señale con una equis (X), cuáles de los siguientes cargos están en la planta de
personal actual de la dependencia; indique en número de empleados.
Cargo En planta Provisional Número
Jefe de Centro
Contador Público
Asistente Administrativo
Secretarias
Auxiliares administrativos
Monitores
21. Enumere brevemente las principales funciones que realiza el Coordinador o
Asistente Administrativo del Centro.
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22. Enumere otros aspectos, no indicados en este cuestionario, que considera
usted o su personal de apoyo, deben ser tenidos en cuenta.
Nombre Firma FECHA TERMINACIÓN
Elaboró: DD MM AAAA
Revisó:
Aprobó:
9.4 EVALUACION DE LOS PROCESOS DE EXTENSIÓN
La extensión universitaria se considera como el canal de comunicación entre la
Universidad y la sociedad. Es el vehiculo mediante el cual la sociedad se nutre de la
producción académica e intelectual de la Universidad y ésta a su vez se entera de
los problemas que se presentan en aquélla. Esta comunicación debe dar como
resultado el aporte de la Universidad a la solución de los problemas más importantes
de la sociedad, mediante la vinculación efectiva de todos sus estamentos a las
actividades sociales, en los diferentes campos del saber.
Para la Universidad de Antioquia, la Extensión, se define como “la proyección social
de la Universidad para poner al servicio de la comunidad los productos derivados de
la docencia y la extensión. Su misión busca propiciar y mantener la relación de la
Universidad con su entorno cultural. En la cultura se integran las artes, las letras, las
ciencias y las tecnologías”25
De otro lado, la Extensión es una función de la Universidad Nacional de Colombia
que tiene como fin propiciar y establecer procesos permanentes de interacción e
integración con las comunidades nacionales e internacionales, para asegurar su
presencia en la vida social y cultural del país, incidir en las políticas nacionales y
contribuir a la comprensión y solución de sus principales problemas. (Acuerdo 004
de 2001 del Consejo Superior Universitario). 26
25 http://www.udea.edu.co/E.vicerrectoriaExtension 2009-01-15
26 http://www.unal.edu.co/extensionbog/paginas/extension.html 2009-01-15
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73
En la Universidad del Valle, “la extensión se concibe como una estrategia para la
promoción y proyección social de la Universidad. Se desarrolla en el marco de
Políticas Generales establecidas en el Proyecto Educativo Institucional (PEI)
Universidad, de su Plan de Desarrollo y de las específicas definidas por las
Facultades e Institutos Académicos”.
Es de anotar que en esta Universidad, la estructura coloca la extensión como una
dirección (Dirección de Extensión y Educación Continua – DEEC) adscrita a la
Vicerrectoría académica, mientras que las dos primeras universidades mencionadas
la ubican como Vicerrectorías, dándole así un papel de mayor importancia.
La discusión sobre el asunto concreto de si la extensión es un tema académico o
no, se acentúa cuando se concibe solamente como académico a la investigación y la
docencia. De allí surgen también, los reiterados esfuerzos de algunas Vicerrectorías
de Investigación por absorber esta función dentro de su engranaje burocrático. Todo
atravesado por los intereses económicos que de allí se derivan, pues gran parte de
los recursos que genera la extensión no dejan de ser un aspecto desable por los
apetitos burocráticos en algunas universidades.
La Extensión es utilizada por algunos empleados universitarios para beneficiarse a
nivel personal. Muchas veces constituye los vasos comunicantes para que el
docente llegue en calidad de asesor a los clientes. La respuesta a la pregunta de
donde salen tantos bienes y riquezas para personas con salarios relativamente
medianos como son los de las universidades públicas, se encuentra en la Extensión,
por la suplantación que hacen algunos docentes en propio beneficio.
Una manera adicional de obtener beneficios personales es la de fijar, basados en la
autonomía que se da al manejo administrativo y financiero de los proyectos, altos
honorarios o reconocimiento de gastos con cargo a los proyectos. En nuestro
recorrido profesional se dio el caso del jefe de un laboratorio químico que utilizaba
la infraestructura universitaria para realizar los análisis y cobraba a su nombre el
valor de los mismos.
También se ha criticado la extensión universitaria como una competencia injusta con
los profesionales que ejercen su labor de manera independiente o liberal, pues los
precios de las universidades son inferiores de manera importante a los que deben
fijar los otros profesionales, quienes deben incluir una serie de costos que no son
tenidos en cuenta por las Universidades. Adicionalmente, la exclusión del IVA los
deja por fuera de competencia alguna con las Universidades que los formaron.
Irónica situación de desventaja.
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74
9.4.1 Centros de extensión
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL
PROCESO Administración de
Centros de Extensión
FACULTAD
FECHA INICIACIÓN
NOMBRE DEL CENTRO
DD MM AAAA
NOMBRE DEL AUDITOR
NOMBRE DEL JEFE O DIRECTOR DEL CENTRO
I. ASPECTOS FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS
1. ¿El Centro o Programa cuenta con un profesional en el cargo de Jefe, Director o
Coordinador de la dependencia?
Nombre: ________________________________________
Profesión: _______________________________________
O, indique con una equis (X) si el coordinador es:
___ Estudiante
___ Monitor
___ Auxiliar Contable o Administrativo
___ Otro ¿Cuál? ________________
Indique cuál(es) de los siguientes funcionarios de la dependencia realiza las
gestiones de seguimiento y control financiero o administrativo sobre los proyectos
de extensión terminados:
___ Jefe del Centro o Programa
___ Asistente Administrativo
___ Auxiliares o monitores
___ Comité de Extensión
___ Ninguno de los anteriores
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75
2. Una vez culminado un proyecto o actividad de extensión, la dependencia lleva a
cabo las siguientes actividades de seguimiento:
a. ¿Acta o liquidación final del proyecto? Si___No___
b. ¿Seguimiento de los compromisos acordados en los proyectos y su
concordancia con los planes básicos de trabajo de los docentes? Si___No___
c. ¿Entrega de informes por parte de los docentes? Si___No___
d. ¿Seguimiento y control financiero y administrativo por parte de un funcionario
o instancia competente? Si___No___
e. ¿Informe final de ejecución financiera? Si___No___
3. ¿El Centro o Programa de Extensión cuenta con un Plan de Acción Anual y uno
de Proyectos claramente definidos, con los objetivos, propuestas y cronograma
de actividades respectivos? Si___No___
4. ¿Periódicamente las personas responsables del manejo financiero de los
proyectos, realizan conciliaciones de los datos con los documentos soportes y
con las Secciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería? Si___No___
5. El personal administrativo que depende del Director del Centro, tiene suficiente
claridad en los temas de:
a. ¿Contratación de bienes y servicios con terceros, conforme al Estatuto General
de Contratación y a las normas que lo complementan? Si___No___
b. ¿Procedimientos para la contratación de docentes y profesionales externos?
Si___No___
c. ¿Manejo de los diferentes tipos de comisiones (administrativas, de servicio, de
estudio)? Si___No___
d. ¿Elaboración de presupuestos? Si___No___
e. ¿Análisis de informes presupuestales y financieros? Si___No___
f. ¿Normas universitarias relacionadas con las actividades de extensión?
Si___No___
g. ¿Normativa sobre el trámite y legalización de viáticos, avances y anticipos?
Si___No___
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h. ¿Normativa sobre propiedad Intelectual? Si___No___
i. ¿Asuntos profesorales, código único disciplinario, acción de repetición, entre
otros? Si___No___
j. ¿Prohibición de pagar actividades de extensión mediante Resoluciones de
Reconocimiento? Si___No___
En caso de que el personal administrativo o docente del Centro o Programa requiera
de un proceso de reinducción o capacitación, para reforzar uno o varios de estos
temas, e incluso otros, por parte de la Administración Central, sírvase encerrar los
literales en círculo o indicarlos
6. ¿En el Centro o Programa se realiza control y seguimiento sobre el cumplimiento
de los plazos y requisitos estipulados por las normas universitarias, para la
legalización de los viáticos, avances y anticipos, otorgados a los empleados de la
dependencia y a los docentes, relacionados con los proyectos de extensión?
Si___No___
7. Para un adecuado control administrativo de los proyectos de extensión, el
Director del Centro o Programa cuenta con informes tales como:
a. ¿Una relación de proyectos terminados a una fecha determinada y sobre los
cuales los docentes no han cumplido con la entrega de los informes
relacionados con resultados y la ejecución financiera? Si___No___
b. ¿Una relación de proyectos activos o terminados a los que se les haya
autorizado prórroga(s)? Si___No___
c. ¿Un informe financiero sencillo, comprensible y de fácil lectura para los
coordinadores de los proyectos de extensión, que les permita el seguimiento y
autocontrol en el uso de los recursos asignados a sus grupos de trabajo?
Si___No___
8. ¿El Centro o Programa de Extensión tiene adecuadamente organizados y
archivados los documentos que soportan todos los ingresos, egresos e informes
por proyecto o actividad de extensión? Si___No___
9. ¿El Centro o Programa de extensión lleva un adecuado control de los suministros
de útiles y papelería (Elementos de Bodega: toners, resmas de papel, CD,
bolígrafos, otros), entregados a los grupos o docentes que ejecutan los proyectos
de extensión? Si___No___
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10. ¿El material bibliográfico y equipos de cómputo adquiridos con los recursos de
los proyectos, están inventariados y cargados por la Sección de Inventarios en
las carteras de los docentes responsables? Si___No___
11. ¿Una vez culminados y liquidados los proyectos de extensión, conforme a las
normas vigentes de la Universidad, el material bibliográfico es trasladado a la
Biblioteca Central de la Institución? Si___No___
12. ¿TODAS las actividades de extensión que tienen costo, son facturadas por la
dependencia a través del Sistema de Facturación y Cartera de la contabilidad
central? Si___No___
13. ¿Una vez realizada la liquidación definitiva y el informe de ejecución financiera
para los proyectos o actividades de extensión terminados, se verifica que NO
SE PRESENTEN las siguientes inconsistencias?:
a. Desembolsos registrados en un rubro que no tiene relación directa con el
concepto del gasto (Ejemplo: Compra de equipo registrado en el rubro
pasajes). Si___No___
b. Desembolsos reportados en el informe financiero con fechas, conceptos o
valores diferentes a los registrados en el sistema de información del Centro,
o con soportes inadecuados o anulados. Si___No___
c. Desembolsos realizados según soportes físicos y que no aparecen
registrados en el Sistema ni en el informe financiero. Si___No___
d. Desembolsos registrados en el Sistema de información del Centro, en un
proyecto de extensión determinado, siendo de otro proyecto. Si___No___
e. Desembolsos no autorizados en el presupuesto del proyecto de extensión
según la ficha técnica o la programación físico – financiera del mismo.
Si___No___
II. SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL CENTRO DE EXTENSIÓN
1. ¿El Centro cuenta con un sistema de información o un software para manejar la
información financiera y administrativa de los proyectos de Extensión?
Si___No___
2. En caso negativo, indique en dónde o de qué manera manejan la información.
Indique el nombre actual de:
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Software __________________________________________________________
Proveedor _________________________________________________________
Procedimiento alterno utilizado _________________________________________
3. Indique las posibles falencias del sistema:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
________________________________________________________________
4. En la actualidad, ¿El Centro o Programa de Extensión tiene planeado adquirir
algún tipo de software?
Nombre __________________________________________________________
Proveedor _________________________________________________________
5. ¿La dependencia ha tenido algún tipo de problema o inconvenientes técnicos con
el software, que a la fecha no hayan sido resueltos por el proveedor?
Si___No___
6. ¿Cuántas personas procesan la información financiera y administrativa de los
proyectos de extensión? # ______
7. ¿Están claramente definidos los perfiles y las claves de acceso al sistema para
cada usuario de la aplicación? Si___No___
8. ¿Periódicamente se realiza un backup de la información correspondiente a los
proyectos? Si___No___
¿Cada cuánto? R/. _________________________________
9. ¿Los backups están claramente identificados por numeración y orden cronológico
(mes y año)? Si___No___
10. ¿Se diligencian TODOS los campos del sistema de información cuando se
ingresan datos financieros o administrativos de cualquier proyecto de
extensión? Si___No___
11. ¿El software cuenta con un registro de auditoría, que permita identificar todas
las transacciones realizadas, al igual que todas las modificaciones
(alteraciones, adiciones y eliminación de datos), las fechas de ejecución y la
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identificación de los usuarios de la aplicación que las llevaron a cabo?
Si___No___
12. ¿El Decano o Director de la unidad académica y el Director del Centro o
Programa de Extensión cuentan con la posibilidad de obtener reportes
administrativos relacionados con los Costos, Presupuestos, Ejecuciones y
Contabilidad de los proyectos? Si___No___
III. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE EXTENSIÓN
1. ¿Como Director del Centro o Programa de Extensión, al igual que su grupo de
apoyo, tienen conocimiento de las normas relacionadas con la extensión
universitaria?
a. Acuerdos Superiores. Si___No___
b. Resoluciones Rectorales. Si___No___
c. Circulares de la Vicerrectoría de Extensión. Si___No___
d. Resoluciones Administrativas de la unidad académica. Si___No___
2. ¿En la unidad académica a la cual está adscrito este Centro o Programa de
Extensión cuenta en la actualidad con un Comité de Extensión? Si___No___
¿Con qué periodicidad se reúne? R/.__________________
3. ¿En esta unidad académica se cuentan con programas, proyectos o actividades
de extensión solidaria, que permitan atender las necesidades de los sectores
más vulnerables de la población departamental? Si___No___
4. ¿Los grupos o docentes que llevan a cabo actividades de extensión presentan sus
proyectos antes de su ejecución a las instancias competentes de la Institución
(Vicerrectoría, Decano o Director de la unidad académica, Director del Centro o
Programa y Comité de Extensión) con los respectivos documentos exigidos en
las normas, para efectos de ser analizados, aprobados y autorizados por tales
instancias? Si___No___
5. ¿TODOS los programas, proyectos o actividades de extensión en ejecución o
ejecutados por los laboratorios y grupos de investigación que venden bienes o
servicios, y por los grupos o docentes que hacen extensión, se encuentran
matriculados en algún software manejado exclusivamente por la Vicerrectoría?
Si___No___
6. ¿El Centro o Programa presenta informes periódicos a la Vicerrectoría sobre las
actividades de extensión que se llevan a cabo en la dependencia? Si___No___
¿Con qué periodicidad se presentan? R/.______________
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7. De los proyectos de extensión ejecutados por los grupos docentes de la unidad
académica, ¿Se tienen iniciativas matriculadas en el Programa de Gestión
Tecnológica? Si___No___
8. Los grupos o docentes que llevan a cabo actividades de extensión dan estricto
cumplimiento a:
a. ¿Todas las directrices establecidas en relación con presupuestos, límites al
valor de las bonificaciones otorgadas, límites de horas de dedicación a
actividades de extensión, distribución de las utilidades generadas por las
actividades? Si___No___
b. ¿Los artículos contenidos en los Acuerdos Superiores que reglamenten la
extensión? Si___No___
c. ¿Las circulares sobre extensión, emitidas por la Rectoría y la Vicerrectoría?
Si___No___
9. ¿El Decano o Director de la unidad académica ha definido mediante acto
administrativo los valores o tarifas de los servicios de extensión en educación no
formal, y éstos cuentan con el visto bueno de la Vicerrectoría? (Citar la norma
relacionada). Si___No___
10. ¿La unidad académica y/o el Centro o Programa de Extensión remiten a la
Vicerrectoría todos los convenios o acuerdos que se firman con entidades
públicas o privadas para la prestación de cualquier tipo de servicio de
extensión? Si___No___
11. ¿La unidad académica cuenta con alguna resolución administrativa que
reglamente el manejo de las actividades o proyectos de extensión, los recursos
que ingresan por tal concepto, la conformación de grupos de extensión, la
distribución y uso de utilidades o excedentes y las directrices que se deben
observar? Si___No___
12. El Director del Programa o Centro de Extensión sabe si los Coordinadores o
Jefes de Laboratorios o de los Grupos de docentes que ejecutan proyectos o
actividades de extensión (venta de bienes y servicios profesionales):
a) ¿Atienden directamente las solicitudes de los clientes, realizan las
negociaciones con los clientes y efectúan las cotizaciones? Si__No___
b) ¿Manejan y definen los precios de los bienes o servicios prestados?
Si___No___
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c) ¿Elaboran los Reportes de Resultados? Si___No___
d) ¿Registran manualmente en el libro o Bitácora de la dependencia o del
grupo, los bienes vendidos o los servicios prestados y el registro del cliente,
la fecha y el número de la solicitud atendida? Si___No___
e) ¿Elaboran las facturas por el sistema de todas las actividades de extensión
llevadas a cabo para los clientes internos o externos? Si___No___
f) ¿Informan los resultados a los clientes de manera telefónica? Si___No___
g) ¿Efectúan los cobros y realizan las gestiones pertinentes para la
recuperación de la cartera de la dependencia? Si___No___
h) ¿Solicitan a los clientes que todos los pagos o consignaciones sean
realizadas en las cuentas bancarias de la Universidad? Si___No___
i) ¿Llevan a cabo estudios de costos de los productos o servicios vendidos,
tanto por unidad como por volumen, para definir y actualizar periódicamente
las listas de precio de venta de las actividades de extensión ofertadas a los
clientes? Si___No___
13. ¿Como Director del Programa o Centro de Extensión sabe usted si los
Coordinadores o Jefes de Laboratorios o de los Grupos de docentes que
ejecutan proyectos o actividades de extensión facturan éstos en talonarios de
facturas preimpresas diferentes al sistema universitario? Si___No___
14. ¿El Centro o Programa cuenta con estadísticas e indicadores de gestión sobre
las actividades de extensión llevadas a cabo anualmente y las da a conocer a
los directivos de la unidad académica? Si___No___
Nombre Firma FECHA
TERMINACIÓN
Elaboró: DD MM AAAA
Revisó:
Aprobó:
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82
9.4.2 Programa gestión tecnológica27
En el capitulo 9.3.5 numeral IV, relacionado con la Investigación, se trataron algunos
aspectos relacionados con la gestión tecnológica que realizan los centros de
Investigación. Pero esta actividad no puede tomarse como exclusiva de tales centros
y por el contrario, como resultado de la necesidad de acompañar a la investigación
en su participación a la solución de las necesidades de la sociedad, y empeñada en
eliminar las barreras que de mucho tiempo atrás se generaron entre la Universidad
y el sector productivo, el cual, esta interesado en llevar a cabo con mayor celeridad
sus proyectos.
Un aspecto de especial interés es el relacionado con el objetivo universitario de
procurar la formación de empresarios y no exclusivamente de futuros empleados,
ilusión de difícil realización en un estado donde los costos de inversión y el acceso al
crédito bancario y a las oportunidades se limita a una elite privilegiada que no
estudia en las universidades publicas.
El Sistema Universitario de Extensión, establece que "La gestión tecnológica
comprenderá todas aquellas acciones relacionadas con la innovación, generación,
adecuación, transferencia o actualización de tecnología; y con la difusión,
comercialización y protección de la propiedad intelectual de procesos tecnológicos,
resultantes de las actividades de investigación, docencia o asistencia, realizadas por
las diferentes unidades de la Universidad".28
Se concibe entonces la Gestión tecnológica como un subsistema de los procesos
misionales y como promotora de la innovación con base en los resultados de la
investigación aplicada29, resaltando la necesidad de adecuar la estructura
organizacional de la Universidad al crear el programa en cuestión, adscrito a la
Vicerrectoría de Extensión, con dos unidades: Transferencia de Resultados de
Investigación, y Emprendimiento Empresarial.
Seguidamente se presenta el cuestionario de evaluación para este programa:
27 Las notas sobre este programa, al igual que el cuestionario de auditoria relacionado, se realizan con base en el
programa de gestión tecnológica de la Universidad de Antioquia, ACUERDO SUPERIOR 218, de Abril 1º.de
2002.
28 Acuerdo Superior 124 de 1997, Título Segundo, Capítulo VI, artículo 21,
29 Los montos dedicados a la investigación aplicada en la U de A siguen siendo exiguos en comparación con las
necesidades de la región y del país.
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NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL
PROCESO Programa Gestión
Tecnológica
FACULTAD
FECHA INICIACIÓN
NOMBRE DEL CENTRO
DD MM AAAA
NOMBRE DEL AUDITOR
NOMBRE DEL JEFE O DIRECTOR DEL CENTRO
Comedidamente se solicita sean diligenciadas las siguientes inquietudes y se
remitan los informes que se consideran pertinentes sobre el Programa de Gestión
Tecnológica (PGT).
1. La proyección financiera (presupuestal) para este programa, que se ha
considerado para los primeros 5 años de existencia.
2. El Plan de Acción más reciente que se tiene para el PGT.
3. La ejecución presupuestal del último año del PGT.
4. Las acciones que se implementarán para desarrollar las estrategias
encaminadas a dinamizar la oferta científica y tecnológica resultante de la
investigación que actualmente y hacia el futuro promueva la Universidad.
5. Los objetivos trazados por las unidades académicas con respecto al PGT.
6. Las actas del Comité Asesor del PGT y los informes de seguimiento y evaluación
del programa y del desempeño de los Coordinadores en el ultimo año.
7. Las actas e informes del Comité Permanente para impulsar el espíritu
emprendedor.
8. Relación completa de las empresas del sector productivo y social con las cuales
la Universidad tiene relaciones, alianzas o convenios en este momento.
9. Relación de las investigaciones con registros de marcas o patentadas por la
Universidad hasta la fecha y las que están próximas a cumplir con esta diligencia
(indicar el nombre de las unidades académicas que desarrollaron las
investigaciones).
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84
10. El documento sobre la política de patentamiento de la Universidad.
11. Los documentos relacionados con la “Participación de los investigadores en la
Comercialización de la Innovación de la Universidad”.
12. Los formatos de modelo de asesoría, co-financiación, co-investigación,
contratación de investigación, contrato de licencia y contrato de cesión del
derecho de uso de programa informático.
13. Los términos de referencia de contratos de co-financiación de investigación, co-
investigación, licencia de know how y negociación de registro de patentes.
14. Indicar el nombre y el perfil profesional de:
a. El Coordinador de Transferencia de Resultados de Investigación.
b. El Coordinador de Emprendimiento Empresarial.
15. Indicar también, el nombre de las personas que conforma el actual Comité de
Propiedad Intelectual y los del Comité Permanente para impulsar el Espíritu
Emprendedor en la Universidad.
Favor responder las siguientes preguntas:
1. ¿Cuántas empresas se han gestado por parte de la comunidad universitaria
hasta la fecha? Favor relacionarlas.
2. ¿La Universidad ya hace parte del Sistema Nacional de Innovación de Colombia
- SNIC? ¿De qué manera participa allí y qué propuestas innovadoras ha
presentado? ¿Qué alianzas o convenios se tienen firmados con los organismos
del Sistema?
3. ¿Qué acciones conjuntas han llevado a cabo el Comité de Propiedad Intelectual,
el Comité Asesor del PGT y la Coordinación del PGT?
4. ¿Cuantas facultades universitarias se han visitado para darles a conocer el PGT
durante el presente año? Favor relacionarlas.
5. ¿El Programa de Egresados de la Universidad tiene algún tipo de vínculo con el
PGT y de qué manera viene participando?
6. Actualmente ¿Cómo se valoran los resultados de las investigaciones de la
Universidad que son transferidos a los sectores productivos y sociales?
¿Qué criterios se utilizan para las valoraciones?
¿Qué profesionales están participando en este proceso?
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85
Presentar un informe de los bienes o servicios (resultado de las investigaciones de
la Universidad) que han sido valorados hasta la fecha y los beneficios que la
Universidad ha obtenido o viene obteniendo al respecto
7. ¿Se dio a conocer a los directivos de la Administración Central y de las unidades
académicas el Informe de Gestión del PGT por el último año?
8. ¿Qué acciones viene implementando la Administración de la Universidad con
respecto a las conclusiones y recomendaciones plasmadas en el Informe de
Gestión del ultimo año del PGT?
9. Para el Comité de Propiedad Intelectual favor informar:
Composición________________________________
Número de reuniones físicas en el último año________
Número de reuniones virtuales_____________________
Actas de reuniones reales y virtuales________________
Nombre Firma FECHA
TERMINACIÓN
Elaboró: DD MM AAAA
Revisó:
Aprobó:
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86
9.5 EVALUACION PROGRAMA DE REGIONALIZACIÓN
El Estatuto General de la Universidad de Antioquia establece:
“Regionalización. Por su origen, su naturaleza jurídica y su tradición, la Universidad
tiene una vocación regional: desarrolla el conocimiento y contribuye a la articulación
de Antioquia con los procesos de construcción nacional y con los desarrollos de la
ciencia, la tecnología y la cultura en los demás pueblos del mundo.”
La Universidad del Valle, considera el Sistema de Regionalización, como “una
estrategia fundamental de la institución para el cumplimiento de su misión educativa
en el Departamento del Valle del Cauca y la Región y está conformado por el
conjunto de políticas, programas y estructuras organizativas requeridas para el
desarrollo de las actividades de formación, investigación y extensión en las
diferentes Seccionales y Sedes Regionales”.
Es evidente el abandono de las regiones por parte de los gobiernos departamentales
y más aún por el gobierno central, tanto en aspectos relativos a la salud de la
población como a los propios de la educación, tanto en los niveles básico primario y
secundario como superiores.
De este abandono se han servido los diferentes políticos de turno prometiendo de
manera desaforada, a cuanto municipio van en campaña, la instalación de sedes
universitarias. Debe advertirse el peligro de repetir la experiencia del politécnico
Jaime Isaza Cadavid, el cual llegó a tener cerca de 30 sedes en los municipios de
Antioquia, lo que llevaron a una situación insostenible y a la deplorable decisión de
abandonar esos proyectos nacidos a la luz de promesas electoreras.
Veamos ahora algunos aspectos a tener en cuneta en la evaluación de la gestión de
las sedes regionales:
30 
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PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
PROCESO Administración de Sedes Regionales
MUNICIPIO
FECHA INICIACIÓN
NOMBRE DE LA SEDE
DD MM AAAA
NOMBRE DEL AUDITOR
NOMBRE DEL DIRECTOR DE LA SEDE
9.5.1. INSTALACIONES FÍSICAS
1. ¿Cuenta la regional con la estructura física adecuada para cumplir la Misión de la
Universidad? Si___No___
2. ¿Considera Ud. que en el mediano plazo los espacios serán suficientes para
atender las necesidades de la región, en cuanto a la demanda de cupos
(capacidad instalada) y programas ofrecidos? Si___No___
3. ¿Son oportunas las gestiones de adecuación, reparación y/o mantenimiento de
las instalaciones de la Sede? Si___No___
9.5.2. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
1. ¿La sede cuenta con un Plan de Acción en el que se establezcan claramente las
metas, objetivos, actividades y responsables? Si___No___
2. ¿El personal que labora en la seccional tiene las competencias necesarias para
cumplir a cabalidad con las funciones? Si___No___
3. ¿Considera adecuada la planta de personal disponible en la seccional para
cumplir eficazmente la gestión financiera y administrativa? Si___No___
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4. ¿Son eficientes los sistemas de información, el flujo de informes financieros y
administrativos, y los procesos de retroalimentación entre la Seccional y la
Administración Central de la Universidad? Si___No___
5. ¿Existe integración de los sistemas de la sede con los de la Universidad en la
sede principal? Si___No___
6. ¿Periódicamente se elaboran indicadores para medir la gestión de la Sede con
base en el plan de acción? Si___No___
9.5.3. CONTRATACIÓN Y COMPRAS
1. ¿Los procesos que se cumplen para las áreas de compras y contratación, cree
usted son eficientes? Si___No___
2. ¿Son oportunas las entregas de los pedidos de suministros y bienes a la
seccional? Si___No___
3. ¿Cumple a cabalidad y para los fines previstos el fondo fijo reembolsable?
Si___No___
4. ¿Se lleva un adecuado registro de todos los gastos efectuados con el fondo fijo y
se efectúan los reembolsos mensualmente? Si___No___
5. ¿Existe un adecuado acompañamiento a la Seccional en materia académica,
financiera, administrativa, presupuestal y jurídica, por parte de las diferentes
instancias de gobierno y dirección de la Sede Central? Si___No___
6. ¿Están adecuadamente cubiertos los bienes de la Seccional con las pólizas de
seguros administradas por la Sección de Inventarios de la Universidad?
Si___No___
7. ¿En la sede se tiene suficiente claridad sobre el manejo adecuado de los
anticipos para los contratos, los impuestos en general, el cuatro (4) por mil?
Si___No___
8. ¿Se tienen estadísticas de cuántos profesores pertenecen a la planta de
docentes vinculados de tiempo completo, medio tiempo u ocasional a la
Universidad, cuántos son docentes de cátedra y de todos ellos cuántos
corresponden a profesionales o licenciados de la región? Si___No___
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9.5.4. ADMISIONES Y REGISTRO
1. ¿Son eficientes y confiables las medidas de seguridad en el transporte de los
exámenes y en el proceso mismo de evaluación de los estudiantes, en la etapa
de admisión a la Universidad? Si___No___
2. ¿El sistema de evaluación guarda relación con el grado de preparación de los
bachilleres de la zona? Si___No___
3. ¿Se fomenta en la sede el mayor uso de las tecnologías de información y los
cursos virtuales para los programas académicos? Si___No___
9.5.5. COBERTURA Y PERTINENCIA DE PROGRAMAS
1. ¿Son suficientes y pertinentes los programas que ofrece la Universidad en la
región? Si___No___
2. ¿Muestran los estudiantes de la región interés y preferencia en las alternativas
que ofrece la Universidad? Si___No___
3. ¿Hay vinculación con los empresarios de la región para evaluar la necesidad de
los programas ofrecidos, la vocación regional y la creación de nuevos
programas? Si___No___
4. ¿Se fortalecen permanentemente las relaciones con las entidades públicas o
privadas de las regiones, para firmar convenios que permitan ampliar cobertura y
utilizar instalaciones físicas (uso de laboratorios, salas de cómputo, prácticas)
para mejorar las condiciones de la enseñanza de los estudiantes? Si___No___
5. ¿A través de la Seccional se fomentan programas para:
a) El empleo de los egresados. Si___No___
b) El seguimiento al Banco de Egresados (base de datos). Si___No___
c) La asesoría para el emprendimiento empresarial. Si___No___
d) Las relaciones permanentes con el sector productivo y empresas de la región
(incluidos proveedores, entidades financieras, autoridades municipales, entre
otros). Si___No___
6. ¿Los docentes de la Universidad fomentan en los estudiantes el interés por la
Investigación y la promoción de actividades de extensión que propendan por el
bienestar social de la comunidad de las regiones? Si___No___
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7. ¿Se realizan seguimientos de los egresados de la sede para establecer mediante
indicadores el impacto real de los programas en las regiones, los cupos ofrecidos
(ampliación de cobertura) y la pertinencia de los mismos:
a) Cuántos de ellos han sido vinculados al mercado laboral de sus regiones.
b) Cuántos están trabajando por fuera de ellas en sus respectivas profesiones.
c) Cuántos se encuentran cesantes en la actualidad.
8. ¿La Vicerrectoría y los Centros de Investigación de la Universidad se acercan a
la seccional para promover la creación de semilleros, la incentivación y la motivación
de los docentes investigadores y estudiantes para que participen activamente en el
desarrollo de proyectos de investigación pertinentes para las regiones? Si___No___
9. ¿La Vicerrectoría y los Centros de Extensión fomentan en la Seccional el
desarrollo de actividades y proyectos de extensión y, en coordinación con los
directores de las sedes, establecen mecanismos para evaluar la satisfacción de los
usuarios internos y externos (comunidad de las regiones), sobre las bondades,
sugerencias, necesidades y otros aspectos relacionados con dichas actividades?
Si___No___
10. ¿En coordinación con la Vicerrectoría de Docencia, la seccional analiza los
casos de deserción estudiantil, lleva estadísticas, mide el impacto de tal
situación para las regiones y analiza las causas que la originan? Si___No___
11. ¿La Dirección de Bienestar Universitario fomenta en la Seccional el desarrollo de
actividades, proyectos y programas de bienestar, manejo de fotocopiadora,
manejo adecuado de las cafeterías, otros temas relacionados con el bienestar
universitario? Si___No___
12. Enumere otros aspectos, no indicados en este cuestionario, que considera
usted o su personal de apoyo, deben ser tenidos en cuenta por esta Oficina,
para socializarlos con la Administración Central, en procura de mejorar los
procesos, las actividades y el desempeño de la Seccional.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_______________________________________________________________
13. Favor diligenciar el siguiente cuadro por el semestre actual:
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Número Vinculados Cátedra Total
1. Número de docentes que dictan
clases en la Seccional
2. Número de profesionales de la
región que dictan clases en la
Seccional
3. Número de profesionales
potenciales que quisieran dictar
asignaturas básicas en la
Seccional
14. Favor diligenciar los siguientes cuadros por los dos últimos semestres:
Nombre del Programa Cupos
Ofrecidos No. de
Aspirantes No. de
Seleccionados
TOTALES
Municipio No. de
Colegios No. de
Bachilleres
No. Estudiantes
Matriculados
en la Seccional
Porcentaje con
respecto al total
matriculado
TOTALES
Indicar municipios de la región que no tiene estudiantes matriculados en la
seccional:
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NÚMERO DE EGRESADOS DE LA SECCIONAL
Vinculados como profesionales
Programa
Académico En la Región En las ciudades
Vinculados en
áreas distintas a su
perfil profesional
Profesionales que
están cesantes en
la actualidad
Si se cuenta con una base de datos de los proveedores, grandes comerciantes y
entidades del sector financiero y empresarial, potenciales para el empleo de los
egresados, por favor remitir una relación de ellos.
Señalar los equipos y demás bienes devolutivos que se han adquirido o se han
remitido a la Seccional y NO están remarcados ni relacionados por la Sección de
Inventarios de la Universidad.
Nombre Firma FECHA
TERMINACIÓN
Elaboró: DD MM AAAA
Revisó:
Aprobó:
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93
9.6 EVALUACION DE LA GESTION DEL TALENTO HUMANO
Siendo las personas el fundamento de todas las actividades que se desarrollan al
interior de la Universidad, es menester dedicar una parte de este documento al
análisis y evaluación de los procesos llevados a cabo por los organismos
encargados de gestionar el talento humano.
La Universidad Nacional define las funciones de la dependencia encargada de esta
gestión de la siguiente manera: “La Dirección Nacional de Personal, unidad de
gestión de talento humano adscrita a la Vicerrectoría General tiene como principal
responsabilidad el diseño, coordinación y verificación de políticas, procesos y
procedimientos en lo relacionado con el Talento Humano de la Universidad. Asesora
a las instancias directivas de la Institución y a otras dependencias en cuanto a las
políticas y procesos del área. Integra la gestión de talento humano con el plan de
desarrollo de la universidad y con las actividades estratégicas de otras
dependencias. por (sic) lo anterior, basado en la coordinación de trabajo en las
unidades que hacen parte de su estructura, y a través de las cuales se procura la
especialización en la atención a los usuarios y la eficiencia en los procesos a
cargo”.31
9.6.1 Procesos de selección
Procesos como la selección de personal, son fundamentales en el quehacer
universitario, desde las convocatorias para docentes hasta la selección de los cargos
de libre nombramiento y remoción. Dichos procesos, además de cumplir con los
requisitos establecidos en las normas, deben procurar la mayor eficiencia a fin de
dotara la Universidad del mejor recurso humano.
Una vez realizada la adecuada selección del personal, es menester implementar
procesos de inducción ágiles y de calidad, a fin de hacer más expedito el enganche
y la apropiación del conocimiento de los procesos relacionados con los nuevos
servidores. De manera similar, teniendo como premisa que la Universidad es
dinámica y registra cambios importantes en sus procesos, derivados de sus
necesidades, es importante implementar de manera paralela, procesos de
reinducción que permitan actualizar a los empleados más antiguos.
9.6.2 Nómina
Dada la diversidad de normas para los servidores universitarios, el proceso de
nomina debe soportarse en controles muy estrictos a fin de pagar bien y no incurrir
en errores que representen detrimentos patrimoniales o sean motivo de malestar
entre los servidores universitarios.
31 http://www.unal.edu.co/dnp/ Enero 2009
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Casi podríamos afirmar que existen tantas nóminas como clases de empleados hay
en la Universidad, por lo tanto, un soporte adecuado en los sistemas de información
será fundamental para llevar a cabo este proceso de manera eficiente y ágil. La
integración con los sistemas de contabilidad, tesorería, inventarios, etc. son
necesarias para evitar gran cantidad de errores o reprocesos. Largas jornadas de
trabajo son comunes en estos departamentos debido a la carencia de sistemas de
información eficientes y actualizados.
La información relacionada con los impuestos, la retención en la fuente, los
embargos, las deducciones para cooperativas y fondos de empleados, etc. deben
estar muy bien soportadas y respaldas, en el caso de los impuestos, por conceptos
de personas calificadas en estos temas a fin de no caer en imprecisiones o errores
importantes. Las conciliaciones entre los departamentos de contabilidad y tesorería
así como con entes externos mediante la circularización, son importantes para
actualizar la información y darle mayor credibilidad.
Finalmente queremos hacer hincapié en la necesidad de contar con programas de
capacitación y promoción, que actualicen a los servidores universitarios y sean
complementarios de los procesos de inducción y reinducción. Falta definir por
algunas universidades la situación de empleados que han alcanzado niveles
importantes de educación superior como especialización y maestría, sin ser
promocionados de sus cargos.
9.6.3 Planeación de la evaluación a realizar al departamento de relaciones
laborales
9.6.3.1 Objetivo general. Efectuar una evaluación al Departamento de Relaciones
Laborales de la Universidad, para establecer las fortalezas y debilidades del sistema
de control interno en esta dependencia.
9.6.4.2 Objetivos específicos
Conocer la estructura administrativa y el funcionamiento del departamento.
Determinar el grado de eficacia y eficiencia de las operaciones.
Verificar el cumplimiento de las normas legales y universitarias relacionadas con
sus procesos.
Determinar el grado de confiabilidad del software de nómina SIPE y de la
información que genera la dependencia.
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9.6.4.3 Alcance de la evaluación. Para efectos de esta evaluación se tomará, de
la Planta de Cargos de la Universidad-Categoría: empleados públicos no docentes,
una muestra de X número de empleados clasificados de acuerdo con lo que se
establezca en el programa de auditoría.
El período para el cual se realizará la evaluación de los procesos es el año____.
En el programa de auditoría se describirán detalladamente los procedimientos y
pruebas que se utilizarán para el desarrollo del trabajo.
9.6.4.4 Marco de referencia normativo. Para la realización de esta evaluación se
examinarán las normas legales y universitarias que tengan relación con los procesos
a evaluar, entre ellas:
Estatuto del Personal Administrativo.
Convención Colectiva.
Procedimientos administrativos.
Ley 50 de 1990 y régimen laboral.
Régimen prestacional universitario.
Ley 100 de 1993 sobre Seguridad Social.
Procedimientos administrativos actualizados bajo las normas ISO 9000:2000.
Normas gubernamentales en materia salarial
9.6.4.5 Metodología. Elaboración de un cuestionario de control interno para
identificar y evaluar:
a) Los posibles riesgos que puedan afectar los procesos,
b) Las fortalezas y debilidades de los procesos que se examinarán, y
c) La efectividad y eficacia de los controles existentes en la dependencia para
minimizar tales riesgos.
Entrevistas con funcionarios comprometidos en los procesos a ser evaluados.
a) Ejecución de pruebas de auditoría sobre los procedimientos seleccionados para
ser evaluados:
Contratación.
Liquidación y pago de salarios.
Liquidación de prestaciones sociales.
Deducciones.
Licencias.
Cálculo de impuestos.
Retiro de personal.
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b) Muestreos selectivos y aleatorios, aplicando las diferentes técnicas
contempladas en las normas de auditoría generalmente aceptadas.
El trabajo de auditoría debe tener un responsable que será quien coordine los
diferentes procesos auditores y además contará con unos auditores, ejecutores del
mismo.
9.6.4.6 Estrategias
1) Elaboración del cronograma de actividades.
2) Estudio de trabajos anteriores realizados para esta área por parte de auditores
externos o por la Contraloría Departamental, incluidos los planes de
mejoramiento que actualmente viene ejecutando la dependencia.
3) Entrevistas con funcionarios claves de la dependencia.
4) Conocimiento de la estructura organizacional del Departamento y clasificación de
la planta de cargos de la Universidad.
5) Conocimiento del Sistema de Información de Personal (SIPE)
6) Elaboración y ejecución del programa de auditoría.
7) Análisis de los tipos de contratos que actualmente firma la Universidad con el
personal no docente y conocer sobre sus implicaciones jurídicas.
8) Revisión de las hojas de vida de los funcionarios seleccionados, de acuerdo con
lo señalado en el programa de auditoría.
9) Identificación de los riesgos de