¿Cómo diseñar Planes de Trabajo?

UNIVERSIDAD DE ORIENTE.
CENTRO UNIVERSITARIO MUNICIPAL MELLA.
TITULO. ¿CÒMO DISEÑAR PLANES DE TRABAJO?
Autores:
Lic. Sergio Torrez Rodríguez. Profesor asistente del CUM Mella.
Lic. Mercedes Santamarina Romero Profesor asistente del CUM Mella.
Introducción:
La planificación es una función administrativa o de dirección relacionada con la
determinación previa de los objetivos a lograr y de las actividades a llevar a
cabo para alcanzar dichos objetivos. Los especialistas o técnicos en cuadros
deben velar de forma sistemática en que los cuadros. Dirigentes y funcionarios
elaboren su planificación de trabajo y en ella incluyan las actividades
relacionado con las actividades de preparación y capacitación de cuadros.
En la dirección típica ya sea con carácter administrativo o política, existe una
zona interesante de planificación que se conoce regularmente como PLANES
DE TRABAJO.
Aunque se basan en los mismos principios generales que los planes de
producción, los planes de servicio o el plan tecno económico, los planes de
trabajo tienen su personalidad propia y requieren la utilización de determinadas
técnicas que eviten errores importantes, esta a la vez es una actividad que
deben atender con prioridad los responsable de la polica de cuadros.
Los planes de trabajo tienen todas las ventajas derivadas de la planificación,
siempre que su preparación y puesta en funcionamiento sigan las técnicas
adecuadas.
Es interesante explicar que este fenómeno del “Plan” rebasa los marcos del
buró de trabajo, ya que es inherente a la actividad humana, es por ello que
siempre terminamos planificando, priorizando y organizando el mes, la semana,
o el día, y esta influencia se expresa incluso hasta en el hogar.
Pudiéramos enfocar la cuestión de los planes de trabajo en función del tiempo
que abarcan; así llegaríamos a una división en tres niveles: corto, mediano y
largo plazo. Sin embargo, el propósito de estas recomendaciones es
intencionalmente limitado, por lo cual nos referimos específicamente a los
planes de trabajo a corto plazo, entendido como tales aquellos cuyo horizonte
máximo es de un año, sin perjuicio de que muchas de las cuestiones aquí
señaladas son ciertas para plazos mayores.
De modo que, incluso asociamos los planes a diversas denominaciones de la
dirección, pudiéramos decir que aquellas que presentan un carácter más
operativo, establecen sus planes y propósitos a cortos plazos, incluso cuando
se trata del dirigente en lo personal, nos planificamos hasta para un mes y
rectificamos en las semanas en los días. Tratándose de proyectar las
estrategias de trabajo de la organización, se establecen plazos más largos en
el tiempo, pudieran estar previstos en rangos de hasta cinco años.
Referido a la calidad y objetividad de los planes de trabajo, hemos confrontado
disímiles errores en su elaboracn. Las razones más comunes a ello, están
dado por:
Objetivos incorrectos o mal formulados.
Las tareas no se corresponden con los objetivos propuestos o
formulados.
Planes mal organizados o concebidos donde se aprecian excesos o
cúmulos de tareas que a priori se conoce que no se podrán desarrollar.
Ausencia de algunos de los elementos esenciales que debe contener un
plan.
ETAPAS PARA DISEÑAR PLANES DE TRABAJO (ANTES, DURANTE Y
DESPUÈS)
ANTES DE LA CONFECCIÒN DEL PLAN:
Pida las políticas generales a su jefe superior y fije políticas a aplicar en
su área de influencia jerárquica.
Asegúrese de que todos estén claros en las políticas fijadas por usted y
de que no existan contradicciones en las mismas.
Establezca un método para la confección del plan que le garantice
uniformidad, calidad y tiempo. Si se puede combinar en un solo modelo
la confección y el control, hágalo.
Inicie el proceso de preparación con suficiente anticipación al período
cuando debe ejecutarse el plan.
Analice la relación entre lo planificado y lo ejecutado en el mes anterior,
téngalo ahora en cuenta.
Sintetice el plan a medida que éste sube en la escala jerárquica. Esto
significa que el nivel de detalle debe reducirse a medida que el plan va
pasando a niveles superiores.
Procure la integración que se requiera entre los planes del resto de las
esferas de trabajo de la organización. Esto no limita la independencia de
cada frente, al contario lo fortalece.
DURANTE LA CONFECCION DEL PLAN DE TRABAJO:
Manténgase vinculado con sus subordinados, brindando asesoramiento
y haciendo ajustes a las políticas en los casos necesarios.
Asegúrese de que los subordinados estén participando en la confección
del plan.
Asegúrese de que se establecen las coordinaciones adecuadas con las
otras áreas, distintas a las suyas, que pueden afectar lo que se está
planificando.
Tómese un tiempo para revisar el plan que le proponen. Posteriormente
discútalo con sus subordinados.
Combine la audacia con las posibilidades reales.
Garantice que se utilicen las experiencias derivadas de planes
anteriores.
Reprograme las tareas que quedaron pendientes de cumplimiento del
mes o período anterior.
Garantice que lo planificado sea controlable.
Garantice que se ha hecho balance de recursos y tareas.
DESPUÈS DE CONFECCIONADO EL PLAN:
Determine un sistema de control periódico y póngalo en práctica.
No acceda fácilmente a las propuestas de cambios en los planes.
Exija responsabilidades por la firmeza de las acciones y los resultados,
y deje bien aclarado a sus subordinados que usted lo evaluará por la
calidad del nivel de realización y lo que logren alcanzar y no por su
capacidad de justificarse.
Utilice los principios del control selectivo para definir la periodicidad y la
profundidad de las verificaciones.
Acumule experiencias para futuros planes a partir del control del plan.
COMPRUEBE LAS CUALIDADES DE LOS PLANES DE TRABAJO
Definidos los objetivos y preparados los planes de trabajo, se hace necesario
analizar si los mismos tienen las cualidades indispensables para actuar como
instrumentos de dirección.
Nuestra experiencia es que esto, a veces, no se hace. Esto trae como
consecuencia que los planes tienen defectos evidentes que después se
descubren, como tareas no debidamente escalonadas en el tiempo,
responsabilidades no definidas, tareas que se han olvidado, etc.
En estos casos, el plan se convierte sólo en una relación de buenos propósitos,
pero no sirve para dirigir.
Pueden auxiliarse de un grupo de preguntas que les permitirán hacer un
pequeño análisis de los aspectos cualitativos de los planes de trabajo. Si las
respuestas a las preguntas siguientes son satisfactorias, se puede afirmar que
el plan es bueno. Veamos.
¿QUÈ? / ¿Qué tareas son imprescindibles para alcanzar los objetivos? ¿Están
todas incluidas?
¿CON QUÈ?/ ¿Hay un balance entre lo que se pretende hacer y los recursos
disponibles?
¿DÒNDE?/ ¿Se definió la unidad organizativa que se responsabiliza con cada
actividad? ¿Es esa la unidad adecuada? ¿Podría esa actividad combinarse con
otra y asignarse a una unidad distinta?
¿QUIÈN?/ ¿Se definió el ejecutor, o los ejecutores de cada actividad?
¿CUÀNDO?/ ¿Están fijadas las fechas de inicio y terminación de cada tarea?
Cuando las tareas son dependientes unas de otras, ¿Se han interrelacionado
adecuadamente sus fechas de inicio y terminación?
¿CÒMO?/ ¿Hay un método a seguir para la ejecución de la tarea? ¿Es el
adecuado?
¿POR QUÈ?/ esta pregunta se la hará, a su vez, a cada una de las respuestas
a las preguntas anteriores. Ejemplo: ¿Por qué son esas las tareas necesarias
para alcanzar los objetivos? ¿Por qué se consideran ésas las fechas
adecuadas?
Si todas estas interrogantes se tuviesen en cuenta a la hora de planificar,
evidentemente la calidad y objetividad de los planes, serían cualitativamente
superiores a los que hoy poseemos.
En consecuencia con lo hasta aquí tratado, los responsables de las esferas de
trabajo, como jefes inmediatos superiores han de aprobar los planes de sus
subordinados, ya que parte de sus misiones se encuentran justamente ahí, no
debemos olvidar que una forma de comprobar en la practica la labor de los
subordinados radica en acompañarlos a la hora de materializar lo previamente
planificado.
¿QUÈ ES EL PLAN DE TRABAJO?
Es un valioso instrumento donde se materializan las líneas de trabajo de la
organización en los diferentes niveles de dirección.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA REALIZAR UN PLAN DE
TRABAJO EFECTIVO
Ha de contar con los objetivos y acuerdos adoptados donde se realice
análisis del trabajo realizado.
Quedarán ubicadas las orientaciones (afectaciones) de las instancias
superiores, las que deben adecuarse a las características del territorio.
Deberán plasmarse las problemáticas específicas que atiende la
instancia de dirección en la que se desarrolla el cuadro, a partir de la vía
para su tratamiento.
¿QUÈ PASOS DEBEMOS SEGUIR PARA PLANIFICAR?
Análisis de la situación histórico concreta en el lugar donde se
materializará el plan.
Establecimiento de políticas.
Determinación de los objetivos.
Determinación de los supuestos relevantes o posibles acontecimientos
en el lapso de tiempo en que se ejecutará el plan.
Seleccionar alternativas.
Determinación de responsables, participantes, aseguramientos.
MODELO DE PLAN DE TRABAJO
No
Objetivos
Tareas
Fecha
Hora
Lugar
Participantes
Responsables
¿Qué
quiero
lograr?
¿Cómo lo
voy a
lograr?
¿Cuándo se
realizará la
tarea?
¿Dónde
se
realizará
la tarea?
¿Quiénes
son los
afectados
en cada
caso?
¿Quién
dirige la
actividad?
.

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Torrez Rodríguez Sergio. (2017, octubre 30). ¿Cómo diseñar Planes de Trabajo?. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/disenar-planes-trabajo/
Torrez Rodríguez, Sergio. "¿Cómo diseñar Planes de Trabajo?". GestioPolis. 30 octubre 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/disenar-planes-trabajo/>.
Torrez Rodríguez, Sergio. "¿Cómo diseñar Planes de Trabajo?". GestioPolis. octubre 30, 2017. Consultado el 23 de Noviembre de 2017. https://www.gestiopolis.com/disenar-planes-trabajo/.
Torrez Rodríguez, Sergio. ¿Cómo diseñar Planes de Trabajo? [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/disenar-planes-trabajo/> [Citado el 23 de Noviembre de 2017].
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