

Introducción
La planificación es una función administrativa o de dirección relacionada con la determinación previa de los objetivos a lograr y de las actividades a llevar a cabo para alcanzar dichos objetivos. Los especialistas o técnicos en cuadros deben velar de forma sistemática en que los cuadros. Dirigentes y funcionarios elaboren su planificación de trabajo y en ella incluyan las actividades relacionado con las actividades de preparación y capacitación de cuadros.
En la dirección típica ya sea con carácter administrativo o política, existe una zona interesante de planificación que se conoce regularmente como PLANES DE TRABAJO.
Aunque se basan en los mismos principios generales que los planes de producción, los planes de servicio o el plan tecno – económico, los planes de trabajo tienen su personalidad propia y requieren la utilización de determinadas técnicas que eviten errores importantes, esta a la vez es una actividad que deben atender con prioridad los responsable de la polica de cuadros.
Los planes de trabajo tienen todas las ventajas derivadas de la planificación, siempre que su preparación y puesta en funcionamiento sigan las técnicas adecuadas.
Es interesante explicar que este fenómeno del “Plan” rebasa los marcos del buró de trabajo, ya que es inherente a la actividad humana, es por ello que siempre terminamos planificando, priorizando y organizando el mes, la semana, o el día, y esta influencia se expresa incluso hasta en el hogar.
Pudiéramos enfocar la cuestión de los planes de trabajo en función del tiempo que abarcan; así llegaríamos a una división en tres niveles: corto, mediano y largo plazo. Sin embargo, el propósito de estas recomendaciones es intencionalmente limitado, por lo cual nos referimos específicamente a los planes de trabajo a corto plazo, entendido como tales aquellos cuyo horizonte máximo es de un año, sin perjuicio de que muchas de las cuestiones aquí señaladas son ciertas para plazos mayores.
De modo que, incluso asociamos los planes a diversas denominaciones de la dirección, pudiéramos decir que aquellas que presentan un carácter más operativo, establecen sus planes y propósitos a cortos plazos, incluso cuando se trata del dirigente en lo personal, nos planificamos hasta para un mes y rectificamos en las semanas en los días. Tratándose de proyectar las estrategias de trabajo de la organización, se establecen plazos más largos en el tiempo, pudieran estar previstos en rangos de hasta cinco años.
Referido a la calidad y objetividad de los planes de trabajo, hemos confrontado disímiles errores en su elaboración. Las razones más comunes a ello, están dado por:
COMPRUEBE LAS CUALIDADES DE LOS PLANES DE TRABAJO
Definidos los objetivos y preparados los planes de trabajo, se hace necesario analizar si los mismos tienen las cualidades indispensables para actuar como instrumentos de dirección.
Nuestra experiencia es que esto, a veces, no se hace. Esto trae como consecuencia que los planes tienen defectos evidentes que después se descubren, como tareas no debidamente escalonadas en el tiempo, responsabilidades no definidas, tareas que se han olvidado, etc.
En estos casos, el plan se convierte sólo en una relación de buenos propósitos, pero no sirve para dirigir.
Pueden auxiliarse de un grupo de preguntas que les permitirán hacer un pequeño análisis de los aspectos cualitativos de los planes de trabajo. Si las respuestas a las preguntas siguientes son satisfactorias, se puede afirmar que el plan es bueno. Veamos.
¿QUÉ? / ¿Qué tareas son imprescindibles para alcanzar los objetivos? ¿Están todas incluidas?
¿CON QUÉ?/ ¿Hay un balance entre lo que se pretende hacer y los recursos disponibles?
¿DÓNDE?/ ¿Se definió la unidad organizativa que se responsabiliza con cada actividad? ¿Es esa la unidad adecuada? ¿Podría esa actividad combinarse con otra y asignarse a una unidad distinta?
¿QUIÉN?/ ¿Se definió el ejecutor, o los ejecutores de cada actividad?
¿CUÁNDO?/ ¿Están fijadas las fechas de inicio y terminación de cada tarea? Cuando las tareas son dependientes unas de otras, ¿Se han interrelacionado adecuadamente sus fechas de inicio y terminación?
¿CÓMO?/ ¿Hay un método a seguir para la ejecución de la tarea? ¿Es el adecuado?
¿POR QUÉ?/ esta pregunta se la hará, a su vez, a cada una de las respuestas a las preguntas anteriores. Ejemplo: ¿Por qué son esas las tareas necesarias para alcanzar los objetivos? ¿Por qué se consideran ésas las fechas adecuadas?
Si todas estas interrogantes se tuviesen en cuenta a la hora de planificar, evidentemente la calidad y objetividad de los planes, serían cualitativamente superiores a los que hoy poseemos.
En consecuencia con lo hasta aquí tratado, los responsables de las esferas de trabajo, como jefes inmediatos superiores han de aprobar los planes de sus subordinados, ya que parte de sus misiones se encuentran justamente ahí, no debemos olvidar que una forma de comprobar en la practica la labor de los subordinados radica en acompañarlos a la hora de materializar lo previamente planificado.
Es un valioso instrumento donde se materializan las líneas de trabajo de la organización en los diferentes niveles de dirección.
No | Objetivos | Tareas | Fecha | Hora | Lugar | Participantes | Responsables | Aseguramiento |
¿Qué quiero lograr? | ¿Cómo lo voy a lograr? | ¿Cuándo se realizará la tarea? | ¿Dónde se realizará la tarea? | ¿Quiénes son los afectados en cada caso? | ¿Quién dirige la actividad? | ¿Qué necesito para garantizar con calidad la tarea? |