Digitalización de los procesos de compra y facturación

El Dr. Nicholas Negroponte Director del MIT, en su libro: “Ser Digital“ ( Being Digital año 1996), establecía un concepto que abrió las puertas al futuro en el proceso de transferencia de información y utilización de la misma, decía : “ debemos cambiar átomos de papel por bits de información”

Dicha frase resume con extrema sencillez un concepto fundamental para lograr la eficiencia en los sistemas de información, esto es evitar el interminable proceso de ingresar datos a sistemas informáticos para que los mismos emitan listados o documentos que nuevamente se vuelven a ingresar en otros sistemas informáticos que vuelven a emitir documentos, etc.

El Dr. Negroponte proponía en su libro que todo este proceso en el cuál la doble , triple o n-enésima digitación de un sistema a otro se sustituyera por transferencias digitales de información, esto es sistemas capaces, entre usuarios distintos de distintas empresas de “ entenderse “ en forma digital…..

2) El proceso de compra en la actualidad:

Vamos a detenernos un momento y analizar cómo se produce un proceso de compra en la actualidad en una entidad que tenga una capacidad informática instalada con sistemas de compras, stock y facturación y conexión a internet.

Como vemos la situación descrita, implicaría que la empresa pudiera trabajar de manera eficiente con sus clientes o proveedores, dado que cuenta con la capacidad de soft y hardware necesario, sin embargo no es así.

Analicemos, a continuación las distintas etapas de un proceso de comercialización desde su inicio, a saber:

2.1) Ingreso de productos en lista de precios:

Supongamos que contamos con los productos a comercializar, o bien adquiridos o terminados en caso de producción propia, y realizados los cálculos de costos de los mismos y determinado el márgen de ganancia de la empresa, estamos en condiciones entonces de emitir una lista de precios, por lo cual la administración generará mediante el ingreso de:

Código Descripción Precio

Una lista o tabla de precios la cuál mediante diversas vías, mail, impresión o fax, por nombrar las más comunes llegarán a nuestros clientes.

2.2.) Determinación de la necesidad de compra:

Periódicamente, nuestros clientes, en función de la revisión de stocks, determinaran una necesidad de compra, debiendo por tanto generar internamente un proceso de selección del artículo a comprar en base a la lectura de las diferentes listas de precios, su comparación y un criterio de selección en base a determinados parámetros, precios de compra, condiciones de pago, plazos de entrega, etc.

2.3) Emisión de Orden de Compra:

Una vez determinado el pedido, se emitirá por parte de nuestro cliente una Orden de Compra, la cual contendrá los datos necesarios para que su pedido sea aceptado, esto es:

Artículo Descripción Precio

2.4) Ingreso de pedidos – facturación:

Una vez que los pedidos son aceptados, se ingresaran los mismos a los sistemas de facturación y stock a efectos de emitir las facturas y / o remitos necesarios para entregar las mercaderías a nuestros clientes y proceder al registro contable de las mismos.

2.5) Ingreso de mercadería stock – contabilización – pago:

Enviada la mercadería, nuestros clientes una vez controlada físicamente la misma, procederán a su ingreso a stock, para ello: ….. recodificarán …., los artículos en base a sus códigos internos, y los ingresarán a sus sistemas de stock y cuentas corrientes para luego proceder a su pago.

O sea que la norma habitual en los procesos de intercambio comercial es que cada empresa tenga su código propio, diferente en general al de su proveedor, esto es cada artículo se llama “distinto“, en función de lo que cada cliente denomine, si fueran nombres propios sería :

Proveedor Cliente 1 Cliente 2 Cliente 3
Juan Santiago Guillermo Pedro
María Teresa Daniela Natalia

Aunque suene risueño el cuadro anterior, esta es la realidad, cada producto tiene un “nombre“ (código) distinto en función del lugar donde se encuentre ubicado.

En mi experiencia personal, encontré esta situación aún mas compleja, en una misma entidad (Ministerio de Salud), cada Centro Hospitalario codificaba los artículos de forma diferente.

3) Nuestra concepción del sistema:

3.l) Juan es Juan en todos lados:

Nosotros creemos que todo el proceso de transferencia de información de sistemas a papel para volver a ser ingresados y controlados, se evitaría logrando una mayor eficiencia si se dejara de lado la recodificación de los artículos comprados.

No existe de acuerdo a mi razonamiento personal y a las más diversas opiniones consultadas, razón alguna para que las empresas ingresen en sus sistemas códigos propios dejando de lado los códigos de los proveedores y teniendo que volver a digitar lo que digitó en sus oficinas quién efectuó la facturación en nuestros proveedores.

3.2) El sistema propuesto:

Nuestra propuesta, es que se establezcan como códigos internos de las empresa los códigos de sus proveedores y que se utilice la potencia de los sistemas digitales para el intercambio y control de la información, a nivel de cada empresa, deberían existir tablas, que vincularan ante la existencia de distintos proveedores, los distintos códigos de cada uno de ellos y posteriormente en base a quién se le efectue la compra, se utilizará el código adecuado.

Proveedor 1  Proveedor 2  Proveedor 3
Aaaa Bb. Ccc

El sistema reconoce las equivalencias entre los distintos códigos de los distintos proveedores del mismo o similar artículo, este caso es muy frecuente en la industria farmacéutica, en la cual para la misma droga con el mismo o similar efecto terapéutico, existen distintos laboratorios.

3.3) Funcionamiento del sistema:

Aceptado el principio de igual codificación proveedor – cliente, se comienza a aprovechar al máximo las facilidades de los sistemas informáticos y de la conexión a internet.

Repasemos nuevamente las etapas del proceso de compra:

3.3.1) Ingreso de productos en lista de precios: esta etapa no sufre modificación respecto al proceso anterior, pero tiene la particularidad que se constituye la única oportunidad que se ingresan manualmente datos, como se verá a continuación.

3.3.2.) Determinación de la necesidad de compra: esta etapa que responde a una constatación de un hecho administrativo se mantiene incambiada.

3.3.3) Emisión de Orden de Compra: es en esta etapa en donde comienza a sentirse las ventajas de la digitalización, los sistemas en base a las necesidades de compra y a la selección realizada del proveedor, emitirán en forma digital órdenes de compra, simplemente seleccionado de la tabla ( lista ) de precios del proveedor los artículos a comprar, que se enviarán por mail con los códigos del propio proveedor.

3.3.4) Ingreso de pedidos – facturación: una vez recibidos los pedidos, los sistemas de facturación y stock, emitirán las facturas correspondientes en formato digital para su registro y control y en papel para su archivo.

3.3.5) Ingreso de mercadería stock – contabilización – pago: una vez controlada la mercadería los sistemas de los clientes podrán leer los formatos digitales de las facturas de compra para su contabilización y registro sin necesidad de digitación alguna, sin repetición de función alguna realizada en otra instancia del proceso.

El ahorro de tiempo y control de registro de documentación es incalculable, en lugar de personas digitando en las empresas compradoras exactamente lo mismo que se digitó en las empresas vendedoras, tendremos sistemas informáticos que podrán leer archivos digitales incorporando automáticamente a sus tablas los datos de compras.

4) Conclusiones:

Creemos que nuestra propuesta cambia el concepto de registro de las transacciones comerciales, hecho que ya sucede a nivel de la banca, en donde los movimientos de dinero son digitales, y se logra con ello un gran avance en cuanto a la reducción de costos de registro, así como una ganancia incalculable en contar con la información en tiempo real.

Creemos firmemente en este primer paso, el mundo de la era digital recién comienza, de madurar esta idea llegaremos a diálogos entre sistemas capaces de actuar en forma inteligente y casi autónoma, pero eso es otra historia…

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Montico Eduardo. (2005, mayo 17). Digitalización de los procesos de compra y facturación. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/digitalizacion-procesos-compra-facturacion/
Montico, Eduardo. "Digitalización de los procesos de compra y facturación". GestioPolis. 17 mayo 2005. Web. <https://www.gestiopolis.com/digitalizacion-procesos-compra-facturacion/>.
Montico, Eduardo. "Digitalización de los procesos de compra y facturación". GestioPolis. mayo 17, 2005. Consultado el 19 de Abril de 2018. https://www.gestiopolis.com/digitalizacion-procesos-compra-facturacion/.
Montico, Eduardo. Digitalización de los procesos de compra y facturación [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/digitalizacion-procesos-compra-facturacion/> [Citado el 19 de Abril de 2018].
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