El Proceso de Perfeccionamiento Empresarial tiene como objetivo central, incrementar al máximo la eficiencia y competitividad de la empresa estatal cubana, sobre la base de otorgarle las facultades, y establecer las políticas, principios y procedimientos, que propendan al desarrollo de la iniciativa, la creatividad y la responsabilidad de todos los jefes y trabajadores.
Las empresas en proceso de perfeccionamiento transitan por siete pasos que se pueden agrupar en cuatro grandes etapas.
La etapa de Diagnóstico reviste una gran importancia para la proyección de la Empresa perfeccionada. Se puede decir que el diagnostico empresarial inicial se realiza con un enfoque predominantemente funcional y jerárquico, estando limitada la combinación de estos enfoques tradicionales y el de proceso, de ahí que el objetivo del presente trabajo es demostrar la importancia del Enfoque de Proceso durante la etapa de Diagnóstico en las empresas en Perfeccionamiento Empresarial.
Introducción:
La situación económica mundial actual se caracteriza por un acelerado desarrollo tecnológico, una economía globalizada y un enfoque al cliente, donde este no se encuentra en posición de recibir pasivamente, si no de exigir cada vez más.
Durante gran parte del siglo XX, el auge y desarrollo de las organizaciones productivas y de servicios estuvo dado en un ambiente donde lo más importante era producir; el grado de especialización en funciones alcanzó sus más altos niveles, casi todos el presupuesto de investigación y desarrollo se dedicaba al diseño de producto, muy poco se destinaba a mejorar los procesos de producción.
En la última década del siglo pasado la situación comienza a cambiar en la medida que la alta dirección comienza a percibir que el diseño de proceso es tan importante como el diseño de producto.
El mercado actual se caracteriza por la concurrencia de un número cada vez mayor de empresas que brindan el mismo producto o prestan el mismo servicio, un mercado dominado por los consumidores y en el cual las empresas han comenzado a agudizar su competencia.
Debido a esto, se comenzaron a reformular teorías y emplear enfoque, con el fin de permitirles a las organizaciones el cambio que necesitaban la orientación hacia el cliente.
Cuba no se encuentra ajena a esta situación, la empresa estatal cubana está inmensa en un gran esfuerzo para transformarse y mejorar sustancialmente los resultados a través de la modificación de comportamientos y capacidades. Estas medidas tiene como colofón el Proceso de Perfeccionamiento Empresarial, el mismo tiene como objetivo central, incrementar al máximo la eficiencia y competitividad de la empresa estatal cubana, sobre la base de otorgarle las facultades, y establecer las políticas, principios y procedimientos, que propendan al desarrollo de la iniciativa, la creatividad y la responsabilidad de todos los jefes y trabajadores.
Las empresas en proceso de perfeccionamiento transitan por siete pasos:
1- Preparación de todos los trabajadores.
2- Diagnóstico empresarial inicial
3- Análisis del Diagnóstico por el Grupo Gubernamental y autorización para comenzar los estudios.
4- Desarrollo del estudio y proyección del perfeccionamiento. Expediente del Perfeccionamiento.
5- Aprobación por el Grupo Gubernamental del Expediente de Perfeccionamiento y autorización del comienzo de la implantación.
6- Implantación del Perfeccionamiento Empresarial.
7- Supervisión y ajuste del sistema diseñado.
Las cuales se puede agrupar en cuatro grandes etapas:
1- Sensibilización
2- Diagnostico
3- Proyección
4- Seguimiento y evaluación
El Diagnóstico constituye el segundo paso del proceso y constituye un examen analítico de la trayectoria pasada y de la situación actual de la empresa, así como de sus potencialidades perspectivas, respecto al cumplimiento de su misión, de sus objetivos, y actividades; del estado de sus recursos, de la caracterización de su cultura y de su funcionamiento técnico y organizativo, por lo que se hace necesario el empleo de diferentes enfoques para la conducción de esta.
El diagnostico empresarial inicial se realiza con un enfoque predominantemente funcional y jerárquico, sin una combinación adecuada de estos enfoques tradicionales y el de proceso.
Esto puede estar condicionado cuando los directivos perciben a la organización como un sistema conformado por sus diferentes elementos lo cual hace que se analice cada uno de los subsistemas de forma funcional e independiente teniendo en cuanta el área en particular, o sea ven a la organización fraccionada por departamentos, los cuales se centra en el cumplimiento de sus tareas, lo cual trae consigo que no se logra ver la organización como un todo y como parte de un ambiente externo mayor, no se logra percibir que la actividad de cualquier parte de la organización afecta a todas las partes.
Por lo antes expuesto, el objetivo del presente trabajo es demostrar la importancia del Enfoque de Proceso durante la etapa de Diagnóstico en las empresas en Perfeccionamiento Empresarial.
Desarrollo:
Con relación al concepto de Proceso, se han establecido diferentes definiciones para la mejor comprensión del presente trabajo hemos formulado la siguiente:
Procesos: Conjunto de actividades, debidamente organizada, que recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para resolver una necesidad de un cliente, este puede ser interno o externo a la organización. En todo proceso existe una entrada asociada a un proveedor, un productor encargado de la transformación de dicha entrada en salida o producto, pudiendo ser un bien o un servicio, o sea se agrega valor a las entradas y el cliente recibiría este producto.
Al estudiar las Bases del Proceso de Perfeccionamiento, se pone de manifiesto la necesidad de hacer el análisis en la organización objeto de estudio con un enfoque integral, las mismas dejan explícito, visible y le indica a las empresas el qué?, de lo que se trata ahora en que las empresas trabajen en el cómo?, lo cual depende de muchos factores como puede ser: el nivel de desarrollo del que parte la empresa, de las metas a las que aspira, de la capacidad de sus líderes para gestionar el proceso integralmente, de la capacidad de cambio de la organización, de su visión de futuro.
En el presente material nos detenemos en la etapa de Diagnóstico por la importancia que esta reviste para la proyección de la Empresa perfeccionada, debido a que en esta se deben:
- Detectar los problemas que se afrontan de forma detallada
- Conocer en qué grado las situaciones actuales están en correspondencia con los nuevos requerimientos.
- Poner al descubierto los factores y las fuerzas que ocasionan los problemas.
- Evaluar, la capacidad potencial para introducir modificaciones y las reservas existentes para la solución de los problemas.
- Comprender las causas del comportamiento de los procesos
- Determinar cuáles son los problemas cardinales de la empresa que determinan su sobre vivencia, desarrollo y competitividad, el enfoque de proceso internacionalmente es complejo y difícil de aplicar para estudiar las empresas, ya que constituye un cambio en la forma de pensar de la empresa, por lo que se hace necesario emplear diferentes enfoques los cuales cada uno de ellos tiene sus ventajas y desventajas tratando de identificar las posibilidades de mejora, por lo que cada uno juega su rol. Entre estos enfoques se encuentran:
- Enfoque jerárquico,
Este enfoque es muy sencillo (solo sigue el organigrama), tiene como principio el de la unidad de mando, tiene como desventajas que no se muestra el vinculo entre las actividades y se centra en las tareas y no en los resultados.
- Enfoque funcional
Es independiente de la fragmentación de la estructura jerárquica, los análisis son más estructurados, es adecuado para gestionar los recursos específicos de especialidades e integra los procesos desde el punto de vista de una especialidad.
Entre las principales desventajas que tiene este enfoque están: no se centra en los resultados finales, no se muestra los vínculos entre las actividades y se prioriza el óptimo de las actividades por encima de la satisfacción al cliente.
- Enfoque de proceso
El enfoque de proceso en el estudio de las organizaciones aporta ventajas significativas pues incluye a los clientes, proveedores y flujo de trabajo, además, permite ver “cómo” se efectúa el trabajo por medio de los procesos que transcienden las barreras funcionales, pues forman las vías por las cuales, verdaderamente, se realizan los productos o servicios, permitiendo identificar las prácticas que deben ser modificadas para incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso.
Entre las principales desventajas que presenta el enfoque de proceso están:
- Es más complejo que los enfoques anteriores.
- No garantiza la integración por especialidad.
- Se hace menos explícita la autoridad.
Es necesario que en la etapa de Diagnostico se utilice, además, de los enfoque Funcional y Jerárquico, el enfoque de Proceso, debido a que si en esta etapa no se emplea eficientemente el enfoque de Proceso, se tendrá como resultado poca capacidad de diagnóstico, lo cual hace que se pierda capacidad de cambio ante el entorno.
Además el análisis al nivel de los procesos permite, fundamentalmente, determinar posibles separaciones o fraccionamiento en los procesos y por tanto mejorar las relaciones entre las áreas funcionales, persuadiendo a las mismas a la consecución de las metas organizacionales.
Con el enfoque de Proceso se incluyen, en el análisis, a los clientes, proveedores además las relaciones ínter funcionales se encaminan totalmente en función del cliente o sea se logra hacer del proceso un verdadero proceso y del sistema un verdadero sistema en función del cliente.
Por todo lo antes expuesto se pone de manifiesto la importancia de la utilización del Enfoque de Proceso, además de los enfoques tradicionales, en la etapa de Diagnostico. Siendo evidente que con el enfoque de proceso dentro del marco del Proceso de Perfeccionamiento Empresarial constituye una vía de acercarse a los clientes y a la obtención de mejores resultados en el desempeño organizacional.
Conclusiones:
Una vez desarrollado el presente trabajo podemos llegar a las siguientes conclusiones:
- Por la importancia que dentro del proceso de Perfeccionamiento Empresarial tiene la etapa de Diagnóstico, para el adecuado desarrollo de las siguientes etapas, la aplicación del enfoque en proceso en esta etapa resultar decisiva.
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