Descripción del cargo de la secretaria en una organización.
A.- Identificación
Nombre del Cargo: Secretaria.
Número de personas que ocupan el cargo: 1.
Cargo del Jefe Directo: Gerente General.
B.- Resumen del cargo
Colaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada de la documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo.
C.- Actividades regulares
• Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.
• Confeccionar cartas, certificados y otros documentos.
• Recibir la documentación que llega a la empresa.
• Atender al público, en forma personal o vía telefónica (Fono-Fax).
D.- Requerimientos de capacidad y habilidades mentales
Debe tener capacidad para planear sus actividades, acompañado de habilidades en cálculos numéricos, un buen lenguaje y un desenvolvimiento adecuado a su cargo.
E.- Requerimientos físicos
Debe tener atención auditiva y visual, en general estar sentada y caminar dentro de la oficina para transporte de documentos durante su jornada diaria.
F.- Condiciones ambientales
El trabajo se realiza en oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental natural, características de higiene normales, iluminación apta y una buena estructura.
G.- Riesgos Físicos
Los riesgos en la empresa son por accidentes del trabajo, como caídas de muebles, sillas, mesas, etc.; las que pueden producir contusiones en cualquier parte del cuerpo.
H.- Habilidad manual
Los conocimientos que requiere el cargo son los siguientes:
Idioma: Inglés.
Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos.
Títulos: Secretariado Ejecutivo Bilingüe o Secretariado Gerencial.
Estudios complementarios: Computación y administración.
Experiencia: que tenga 6 meses de experiencia como mínimo en cargos similares, pudiendo después realizar cursos de perfeccionamiento.
I.- Responsabilidad por decisiones
La responsabilidad por decisiones de la Secretaria es de carácter administrativo.
J.- Responsabilidad por supervisión
El funcionario que supervisa la Secretaria es el Auxiliar de Aseo y/o Vigilante.
K.- Responsabilidad por contactos personales
Con el Gerente General de la empresa y los clientes.
L.- Responsabilidad por exactitud
Errores en el desarrollo de su trabajo pueden afectar la estabilidad de la empresa.
