Costos de aseguramiento o aprovisionamiento

Los objetivos de este proceso son: determinar valores totales que permitan conocer, aproximadamente, los costos en los que incurre el sistema de aprovisionamientos y además determinar indicadores, que manteniéndose actualizados, permitan tomar decisiones en otros procesos del sistema, tales como “Determinación del nivel de confiabilidad del inventario” y “Gestión del inventario”.

Los costos considerados como relevantes en este proceso son: costos de adquisición, costos de emisión del pedido, costos de almacenamiento, costos de oportunidad, y costos de ruptura de inventario. El costo de almacenamiento sumado al costo de oportunidad se emplea en algunos procesos específicos bajo el término costo de mantenimiento del inventario. Cada uno de estos costos relevantes son considerados como partidas simples o complejas en las que concurren diferentes elementos del gasto.

• Proceso específico “Determinación de los costos totales”:

En este proceso se totalizan los costos relevantes del sistema de aprovisionamientos para un período de tiempo determinado. Las expresiones que permiten obtener los costos totales son:

• Costo total de adquisición en el período (Cad):

Cad = cad_i * D_i     {1-1}

donde:

n :   Número de artículos diferentes a adquirir en el período.

cad_i : Costo de adquisición del i-ésimo tipo de artículo.

D_i :  Demanda total del i-ésimo tipo de artículo en el período.

• Costo total de emisión en el período (Ce):

Ce = C_e1 + C_e2 + C_e3 + C_e4  + C_e5 + C_e6 + C_e7 + C_e8     {1-2}

donde:

C_e1: Estimado del costo de los modelos, impresos y materiales de oficina. Este valor resulta generalmente despreciable.

C_e2: Estimado del costo del combustible gastado durante la transportación de los suministros que realice la organización y durante las gestiones del pedido.

C_e3: Estimado del costo de energía gastada, incluyendo la necesaria para iluminación y equipos de procesamiento de información.

C_e4: Estimado del costo de salario del personal que atiende el proceso de los pedidos y de los choferes y ayudantes de los equipos de transporte de la organización, que realizan el traslado de los suministros.

C_e5: Costo por contribución a la seguridad social.

C_e6: La amortización correspondiente a los equipos de transporte externo, equipos de procesamiento de la información y equipos de comunicación.

C_e7: Costo de las mermas, pérdidas y deterioros que sufren las mercancías en el proceso de transportación que son imputables a la organización.

C_e8: Se incluyen otros gastos monetarios tales como comunicaciones, dietas de choferes, alquiler de equipos de transporte externo, pago por fletes a la entidad que transporte  los suministros, si el mismo no constituye parte del costo de adquisición.

• Costo total de almacenamiento en el período (Cal):

Cal = C_a1 + C_a2 + C_a3 + C_a4 + C_a5 + C_a6 + C_a7 + C_a8     {1-3}

donde:

C_a1: Costo de los materiales correspondientes a envases, embalajes y materiales auxiliares de envases y embalajes, además del estimado de los gastos de modelos, impresos, materiales de limpieza y oficina en que incurre el almacén.

C_a2: Estimado del costo del combustible gastado por los equipos de manipulación durante la recepción, el despacho y el almacenamiento.

 C_a3: Estimado del costo de energía gastada en el almacén, incluyendo la necesaria para iluminación, equipos de climatización, equipos  de procesamiento de la información y carga de baterías de equipos de manipulación.

C_a4: Estimado del costo de salario de todo el personal que labora en el almacén.

C_a5: Costo por contribución a la seguridad social.

C_a6: El correspondiente a la amortización de las edificaciones y redes para la recepción, almacenamiento y despachos, y a los equipos de manipulación, climatización, pesaje, procesamiento de información y medios de almacenamiento.

C_a7: Costo de las mermas, pérdidas, deterioros y obsolescencia que sufren los productos en el período de almacenamiento.

C_a8: Incluye el pago por seguros, impuestos, comunicaciones y alquiler de instalaciones y equipos durante el almacenamiento.

Costo total de oportunidad (Co):

Co = V(NI)_prom * TI     {1-4}

V(NI)_prom = (cad_i  * Ni _{prom  i} )     {1-5}

donde:

V(NI)_prom : Valor del nivel de inventario que se mantiene como promedio en el período considerado.

TI: Tasa de interés empleada por las organizaciones bancarias.

Ni _{prom i}: Valor del inventario medio

• Costo total de mantenimiento de inventario (Cm):

Cm = CAl + Co      {1-6}

• Costo total de ruptura de inventario (Cr):

Cr = å cr_i     {1-7}

donde:

k: número de artículos distintos que provocan ruptura.

cr_i: costo de ruptura del i-ésimo artículo que la causó.

• Costo total de aprovisionamientos en el período (CTA):

De acuerdo con los valores calculados anteriormente, el costo total de aprovisionamientos en el período considerado es:

CTA = Cad+ Ce+ Cal +Co + Cr      {1-8}

• Proceso específico “Determinación de indicadores y costos unitarios”.

El objetivo de este proceso es determinar el comportamiento de los costos de aprovisionamiento de cada artículo. Los componentes del mismo son:

• Costo unitario de adquisición (cad):

Es el precio que establece el proveedor para el artículo que suministra. Puede quedar incluido en el mismo el costo que provoca el pago de seguros durante la transportación, impuestos aduanales y fletes si estos se establecen como una proporción del precio de venta del artículo:

• Costo unitario de oportunidad (co):

co =  cad * Ni_prom * TI     {1-9}

donde:

Ni_prom: Nivel de inventario promedio del artículo en el período considerado.

TI: Tasa de interés de las organizaciones bancarias o tasa de impuesto por la solicitud de crédito.

El costo de almacenamiento se manifiesta para grupos de artículos o para la totalidad de los artículos almacenados sin que se contabilice la proporción que de estos costos le corresponde a cada artículo individualmente. Para estimar dicha proporción en función del espacio ocupado se establece el  siguiente indicador:

• Indicador del costo de almacenamiento (ica):

ica = Cal / CN     {1-10}

donde:

Cal: Costo total de almacenamiento en el período considerado.

CN: Capacidad neta existente en el almacén.

• El costo unitario de almacenamiento (cal) se determina por la expresión:

{1-11}

donde:

dn: demanda neta de almacenamiento del artículo.

a: intervalos de tiempo que abarca el período considerado.

a’: Cantidad promedio de intervalos de tiempo durante los cuáles el producto está almacenado.

El costo unitario de mantenimiento del inventario (cm):

cm = co + cal     {1-12}

El costo de emisión se manifiesta en la preparación, transmisión y seguimiento del grupo de pedidos correspondientes al período que se analiza. Con el objetivo de estimar la proporción que corresponde a cada pedido o a cada artículo se formulan las siguientes expresiones:

• Costo de emisión por pedido (cep):

cep= Ce / Número de pedidos realizados en el período     {1-13}.

• Indicador de costo de emisión unitario (ice):

ice = Ce / Cad     {1-14}

• Costo unitario de emisión (ce):

ce = cad * ice     {1-15}

• El costo unitario de aprovisionamientos (cua) se calcula como:

cua = cad + cal + co + ce     {1-16}

• El costo unitario de ruptura (cr) se calcula de diferentes formas en dependencia del grado de transformación que los artículos sufren en la organización.

Para los artículos que no sufren transformación, es decir se venden igual o aproximadamente igual a como se adquieren, el costo unitario de ruptura se estima como:

cr = pv – (cad + cm + ce)     {1-17}

donde:

pv: Precio de venta del artículo

El costo unitario de ruptura resulta difícil de determinar para los artículos que sufren transformaciones y/o son partes componentes de productos terminados debido a los múltiples efectos que puede ocasionar la falta de un artículo en el momento en que se requiere.

Con vistas a facilitar la estimación de este  costo se asume que una vez que se ha planificado la producción de un lote de productos terminados, la pérdida en la que se incurre por carencia de artículos es la utilidad que la venta del lote hubiera representado. De acuerdo con lo anterior el costo de ruptura (cr), se calcula como:

cr =  pvl – cpl – cua      {1-18}

donde:

pvl: precio de venta del lote de productos.

cpl: costo de producción del lote.

cua: costo unitario de aprovisionamiento del artículo que provoca ruptura.

• Proceso específico “Análisis de los costos de aprovisionamientos”

Este proceso constituye una fuente importante de retroalimentación para el sistema de aprovisionamientos y para la organización en su conjunto.

El análisis de los costos y de la evolución de su comportamiento en el tiempo debe permitir tomar las medidas de corrección en cada uno de los procesos involucrados, para lo cual resulta  conveniente establecer un grupo de indicadores que al ser evaluados permitan un seguimiento de este análisis.

Cálculo de los Costos de Abastecimientos o Aprovisionamientos.

Los costos de aprovisionamiento se determinaron según las relaciones expuestas anteriormente. Se calcularon para los meses de Enero a Marzo del 2006.

En la tabla 1 se muestran los costos de aprovisionamiento para los meses antes mencionados en moneda nacional (MN).

Tabla 1 Costos de Aprovisionamiento. Enero, Febrero y Marzo del 2006.

Unidad de medida: MP

Como resultado de esta investigación han sido calculados por primera vez los costos de aprovisionamiento, atendiendo a todos sus elementos. La organización sólo consideraba en sus análisis los costos de adquisición como los “Costos de Compra” del período. Independientemente de que en la estructura de los Costos de Aprovisionamiento, los Costos de Adquisición poseen el mayor peso específico, la autora considera que los demás elementos deben calcularse pues representan una reserva importante para la reducción de los gastos totales y posibilitan tomar decisiones integrales y contribuyen a incrementar el aporte que puede realizar la función de aprovisionamiento a la estrategia de la empresa.

En la tabla 2 se muestran los ingresos por ventas de la organización, así como los costos de aprovisionamiento y el costo total.

Tabla 2 Ingresos, Costos de Aprovisionamiento, Costos de Aprovisionamiento por peso de ingreso y costo total.

Anteriormente, al considerar sólo los costos de adquisición como los costos de compras totales se desconocían importantes reservas de eficiencia en el desempeño de esta gestión, a continuación se muestra para el mes de marzo los costos de aprovisionamiento por peso de ingreso. Tabla 3.

Tabla 3 Costos de Aprovisionamiento por peso de Ingreso de marzo.2004.

Unidad de medida: Ps

 Como refleja la Tabla anterior el indicador Costo de Aprovisionamiento por Peso de Ingreso solo consideraba los Costos de Adquisición, obteniéndose como resultado 0.627 pesos de compra por pesos de ingresos, sin embargo al tener en cuenta los costos de aprovisionamiento el resultado obtenido es de 0.774, lo que permite conocer de forma más objetiva la eficiencia en relación a la gestión de compras.

Se sugiere que el análisis realizado, debe sistematizarse en otros períodos, para detectar posibles causas que incidan desfavorablemente en el comportamiento de los costos relevantes de la gestión de aprovisionamiento.