Conceptos y herramientas básicas de Excel 2007

  • Tecnología
  • 48 minutos de lectura

Microsoft Excel es una hoja de cálculo o tabulador electrónico, es un programa que permite realizar cálculos simples, aritméticos, estadísticos, financieros, etc., con una serie de datos previamente introducidos. Con Excel podemos generar gráficos con la ayuda de su asistente. Excel tiene gran cantidad de funciones que nos facilita el cálculo de operaciones complejas.

conceptos-basicos-excel-principiantes

1.1 Entrar a la aplicación:

Extensión predeterminada:   .xlsx

Normalmente se busca en el botón INICIO por si aparece en la lista de elementos ejecutados recientemente.

Cuando se instala siempre se encuentra en:

Clic botón INICIO\Poner el mouse sobre TODOS LOS PROGRAMAS\en el área que se abre ir a la Carpeta Microsoft Office y dar clic en el icono de Excel.

Activándose el PROGRAMA, se abre la ventana que lo representa.

1.2. Conceptos básicos.

  • Al abrirse Excel, presenta un Libro: este permite almacenar, visualizar y manipular los datos.
  • El mismo está formado por Hojas de cálculo que se denomina así a cada zona de trabajo. Cada hoja tiene un nombre (Hoja1, Hoja2,…, Hoja255= 256 hojas), predeterminadamente abre con tres hojas, aunque este valor puede ser cambiado.
  • El área de trabajo está formado por:

o Columnas, se le asigna una letra y están dispuestas de forma vertical, la  Cabecera de columnas van desde la A hasta la XFD para un total de 16 384 columnas.

o Filas, se le asigna un número que aparece a la izquierda de la ventana dispuesto horizontalmente, la Cabecera de Filas va desde 1 hasta 1 048 576 (este número varía según la versión del paquete

Office).

o Las filas y columnas forman páginas, por lo tanto, podemos decir que una hoja tiene aproximadamente 48 507 páginas, este número puede variar.

o A la unión de una columna con una fila se le llama Celda, por ejemplo A1, G8, AA32, LVB48, aquí se almacenan datos numéricos, de texto, de fecha, de hora, fórmulas, funciones.

o A la selección de varias celdas se le llama Rango, un rango de celdas por ejemplo, que va desde A1, A2, A3, A4 y A5 se representa con el siguiente nombre: A1:A5, otro desde B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4 seráB1:C4, el nombre de un rango será siempre la referencia a la primera y última celda seleccionada y la separan (:) dos puntos.

1.2.1. Ventana de la Aplicación. Sus partes.

1.2.2. Área de trabajo. Sus partes.

1.2.3. Formas del mouse.

(Siempre arrastrando el mouse)

——– con estas formas del MOUSE

podemos seleccionar grupos de columnas o filas (un grupo de por vez) ARRASTRANDO desde la primera hasta la última.

—— con estas formas del MOUSE

podemos agrandar o achicargrupos de columnas o filas (un grupo de por vez)

ARRASTRANDO desde la primera hasta la última.

Se explica en: Práctica 1 y Práctica 2.

Mouse en la celda ACTIVA: (Siempre arrastrando el mouse)

  1. Un más blanco: dentro o fuera de la celda activa, PERMITE SELECCIONAR grupos de celdas.
  2. Un más negro: solamente en la parte inferior derecha de la celda activa, PERMITE AUTOLLENAR la celda deseada (lo llamamos REPLICAR).
  3. Punta con 4 flechas: en cualquier parte del borde del área activa, PERMITE MOVER el contenido seleccionado.

1.2.3. Celda Activa y Rango.

La CELDA ACTIVA está rodeada de un recuadro negro más grueso que el resto de las celdas.

El RANGO es un grupo de celdas seleccionadas.

Por ejemplo:

Es la B2, si se fijan bien la columna B y la fila 2 están marcadas con color diferente (amarillo-naranja)

RANGO

Rango de columnas, va desde B3:B13, fíjense en el cambio de color de las celdas activas.

Rango de filas, va desde B3:F3, fíjense en el cambio de color de las celdas activas.

Rango continuo de grupos de celdas, va desde B3:E10, fíjense en el cambio de color de las celdas activas.

Rango discontinuo de grupos de celdas, va desde B3:E10; G3:G10; I3:I10 fíjense en el cambio de color de las celdas activas.

La selección de este rango se realiza:

  1. Seleccionar el rango continuo desde B3:E10.
  2. Con Ctrl oprimido (sostenido), se arrastra el mouse sobre las celdas G3:G10 y sobre I3:I10.

Práctica #1 Modificar ancho de la columna.

Forma #1:

  1. Marcar las columnas implicadas (solamente por la cabecera) 2. Dentro del nombre de la columna las marcadas:

Por ejemplo: fíjese bien en la forma que toma el MOUSE, flecha negra

( ) apuntado hacia abajo significa que puedes seleccionar un grupo de columnas. (RECUERDA—-ARRASTRANDO (oprimiendo el botón izquierdo del MOUSE, soltando cuando llegas al final)

  1. Por una de las líneas divisorias del grupo seleccionado.

Por ejemplo: fíjate bien en la forma que toma el MOUSE,   ( ) significa que puedes agrandar o achicar un grupo de columnas. (RECUERDA—-ARRASTRANDO (oprimiendo el botón izquierdo del MOUSE, soltando cuando llegas al final). Cuando lo haces por una línea divisoria, se hace al grupo de columnas seleccionadas.

Práctica #2                Modificar alto de la fila.

Forma #1:

  1. Marcar las filas implicadas (solamente por la cabecera) 2. Dentro del nombre de la filas las marcadas:

Por ejemplo: fíjese bien en la forma que toma el MOUSE, flecha negra

) apuntado hacia la derecha significa que puedes seleccionar un grupo de filas. (RECUERDA—-ARRASTRANDO (oprimiendo el botón izquierdo del MOUSE, soltando cuando llegas al final)

  1. Por una de las líneas divisorias del grupo seleccionado.

Por ejemplo: fíjate bien en la forma que toma el MOUSE,   ( ) significa que puedes agrandar o achicar un grupo de filas. (RECUERDA—-ARRASTRANDO (oprimiendo el botón izquierdo del MOUSE, soltando cuando llegas al final). Cuando lo haces por una línea divisoria, se hace al grupo de filas seleccionadas.

el número predeterminado de la fila, la fig.2., muestra como varía al cambiar el alto.

1.2.4. Botones de desplazamiento entre las hojas.

Práctica #3      Movernos para activar hojas. Por ejemplo: un libro con 15 Hojas.

  1. Clic sobre la etiqueta (nombre) de la Hoja2.
  2. Clic sobre la etiqueta de la Hoja14, como no está visible damos tantos clic sobre el botón

desplazamiento hasta la siguiente hoja (botón tercero) hasta que aparezca la Hoja14, PERO si solamente tenemos 15 Hojas damos clic en el último botón (desplazamiento hasta la última hoja) y clic en la Hoja 14.

  1. Para volver a la Hoja1, damos clic sobre el primer botón y clic sobre la Hoja1

Resumiendo:

El MOUSE toma 7 formas que te ayudarán a trabajar en Excel.

Para seleccionar para replicar (solamente en la parte inferior derecha del área seleccionada)  para mover el contenido del área seleccionada (por cualquier lugar de los bordes de la selección).

seleccionar por la Cabecera de COLUMNA.

agrandar o achicar por la Cabecera de COLUMNA.

seleccionar por la Cabecera de FILA.

agrandar o achicar por la Cabecera de FILA.

1.4. Trabajo con las hojas.

En el área de las hojas dar clic derecho sobre la ficha o etiqueta o nombre de una de ellas, entonces aparece el siguiente Menú Contextual:

NOTA: Podemos tener grupos de hojas seleccionadas y utilizar también los comandos que se muestran.

Antes debemos conocer como:

Práctica #4      Seleccionar o Marcar.

  • Existen varias formas: por ejemplo tenemos un libro de 10 hojas.

– Seleccionar hojas Continuas:

  1. Clic sobre la primera hoja a marcar.
  2. Oprimir la tecla Shitf, sin soltarla, dar clic en la última hoja a marcar.

NOTA: el orden de los factores no altera el producto.

Por ejemplo: clic sobre la Hoja3, oprimir Shift y clic sobre la Hoja5 o viceversa. Se sombrean de blanco, esto significa que todas son hojas activas.,

– Seleccionar hojas Indistintamente:

  1. Clic sobre la primera hoja a marcar.
  2. Oprimir la tecla Ctrl, sin soltarla, dar clic sobre cada una de las hojas a marcar, pero para utilizar esta forma, estas deben estar separadas unas de otras.

Por ejemplo: Clic sobre la Hoja1, Oprimir Ctrl., clic sobre las Hoja3, Hoja7, Hoja9.

Podemos combinar las dos primeras formas:

Por ejemplo: damos clic en la Hoja3, oprimir Shift y clic en la Hoja6, oprimir Ctrl y dar clic en la Hoja8 y en la Hoja 10.

– Seleccionarlas TODAS:

  1. Clic derecho sobre el nombre o etiqueta de cualquier Hoja.
  2. En el menú contextual que se activa dar clic en la opción Seleccionar todas las hojas.

OJO: Para desmarcarlas: si en el libro existen hojas sin seleccionar, el clic para desmarcar debe ser en una hoja que no esté en la selección. Pero si están todas seleccionadas el clic se da sobre cualquiera.

OJO: Otra forma para desmarcar el grupo de hojas seleccionadas: Para cancelar la selección de varias hojas, haga clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

IMPORTANTE: al ser seleccionadas o marcadas podrás, moverlas, eliminarlas, ocultarlas, cambiar el color de la etiqueta, configurarlas y algo MUY IMPORTATE cuando trabajas en una, trabajas en el grupo entero.

Práctica #5       Insertar.

Permite agregar hojas al libro (hasta 255 hojas)

Forma #1:

Dar clic sobre el botón   que aparece al final del área de las etiquetas de las hojas. (Con esta forma se inserta solamente de una en una)

Forma #2:

  1. Ficha Inicio/botón Insertar de la Cinta de opciones Celdas: das clic en la punta de flecha que lo acompaña, entonces aparece el siguiente Menú Contextual:

Escoges la última opción Insertar hoja.

Forma #3:

  1. Clic derecho sobre el nombre de una hoja.
  2. En el Menú Contextual que se visualiza dar clic en la opción Insertar.
  3. en el cuadro de diálogo que se visualiza dar clic en el icono Hoja de cálculo y clic en botón Aceptar.

NOTA: puedes insertar una x cantidad de hojas, para ello debes marcar un grupo de ellas (SIEMPRE continuas) y seguir normalmente los pasos descritos en la forma tres.

Práctica #6         Eliminar.

Permite eliminar hojas que no se necesiten.

  • Clic derecho sobre la/s hoja/s a eliminar.
  • Clic en el comando Eliminar del menú contextual que se visualiza. • Clic en el botón Aceptar para confirmar la eliminación.

Otra forma:

  1. Ficha Inicio/botón Eliminar/Cinta de opciones Celdas: das clic en la punta de flecha que lo acompaña al comando, se abre el área presentando diferentes opciones;

Escoges la última opción en este caso.

Práctica #7        Cambiar nombre o Renombrar.

Permite teclear un nombre nuevo a la Hoja en cuestión.

  • Doble clic sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando esté sombreada , se teclee directamente el nombre. Por ejemplo: Listado, Enter para confirmar.

Quedando.

Otra forma:

  1. Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja.
  2. En el cuadro que se abre dar clic en el comando Cambiar nombre, tecleas el nombre nuevo y das Enter.

Práctica #8        Mover o copiar.

Permite hacer una copia exacta de la hoja en cuestión y moverla al final de ser necesario.

Forma #1:

  1. Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja en cuestión.
  2. En el Menú Contextual que se visualiza dar clic en el comando Mover o copiar…
  3. Aparece el siguiente cuadro de diálogo y allí:

Dar clic en las opciones (mover al final) y Crear una copia

como la copia

También puedo utilizar solo la opción Crear una copia, entonces la pondrá delante de la original.

Forma #2:

  1. Manteniendo la tecla Ctrl oprimida (presionada), arrastre la pestaña de la hoja a copiar

hacia otra posición    (la punta de flecha negra va indicando la posición para soltarla al llegar). La copia mostrará el mismo nombre con un 2 entre paréntesis, entonces podrás cambiarle el nombre (TIENES la copia exacta).

Práctica #9   Proteger hoja.

Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo, la hoja completa o el libro, con una contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso. En Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.).

Existen diferentes formas:

Forma #1:

  1. Clic derecho sobre el nombre de la hoja.
  2. Se activa el menú contextual y damos clic en la opción Proteger hoja…
  3. Se activa el cuadro de diálogo como el que se muestra, aquí se teclea la contraseña (cuando en usuario no es conocedor de MS Excel no debe modificar NADA).

cuando das clic en el botón Aceptar o ENTER. Se activa un nuevo cuadro de diálogo  que te permite confirmar la contraseña, clic en el botón Aceptar o ENTER.

Forma #2:

  1. Clic en la Ficha Revisar y clic en la opción TODO los demás es igual a paso tres de la Forma #1.

Práctica #9-1     Proteger celdas dentro de una hoja.

Permite proteger solamente CELDAS donde intervengan operaciones matemáticas y/o funciones.

  1. Marcar las celdas que NO se desea proteger (las que el usuario puede modificar el contenido).
  2. Clic en la cinta de opciones Fuente, Alineación o Número y en el cuadro de diálogo que se abre dar clic en la ficha u orejita Proteger.
  3. Y dar clic en la ficha bloqueada para quitar o desactivar esta opción (quitar la palomita).
  4. Continúanos IDEM con la Forma #2.

Práctica #10    Color de etiqueta.

Permite cambiarle el color de fondo al área de los nombres de las Hojas.

  1. Marcar la/s hoja/s.
  2. Clic derecho sobre el área de los nombres y en el área que se abre ir a la opción Color de etiqueta y en el área de colores que se visualizar dar clic en el deseado. NOTA: la opción sin color permite quitarlo.

Práctica #11       Ocultar y Mostrar.

Permite ocultar las hojas seleccionadas.

  1. Clic derecho en el área de las hojas.
  2. En el menú contextual que se visualiza dar clic en el comando Ocultar.

Permite mostrar una hoja oculta (de una en una).

  1. Clic derecho en el área de las hojas.
  2. En el menú contextual que se visualiza dar clic en el comando Mostrar.
  3. Se activa el cuadro de diálogo que muestra todas las páginas ocultas, das clic en una y clic en botón Aceptar.

Práctica #12       Mover.

Permite ordenar la información que puede contener cada hoja,

  • Oprime el botón izquierdo del Mouse sobre la hoja (o las hojas) que necesitas mover y arrastre directamente hacia la posición en que deseas que aparezca. El apuntador del mouse toma forma de hoja y la va moviendo hasta que sueltes el botón en la posición. La punta de flecha negra indicando hacia abajo te va guiando entre las hojas, al soltar el botón del mouse, se posicionará.

Práctica #13       Copiar y Pegar

Cuando Copias y Pegas DUPLICAS.

  1. Seleccionar lo que vas a duplicar (si es TODO das clic en el botón que se encuentra a la izquierda de la COLUMNA A y encima de la FILA 1.

o simplemente Ctrl E.

  1. Clic en el comando Copiar o Ctrl C.
  2. Clic en el nueva Hoja.
  3. Con la CELTA A1 como ACTIVA (solamente ella) dar Pegar o Ctrl V.

NOTA: Hay momentos en que esta forma NO FUNCIONA correctamente y la copia no tiene el formato deseado es por ello que utilizo SIEMPRE la forma de la Práctica #8. Mover o copiar…

Práctica #14       Para insertar o eliminar filas o columnas.

Forma #1:

Insertar filas o columnas:

  1. Se marcan, dando un clic por la cabecera según corresponda.
  2. Ctrl signo +

Eliminar filas o columnas:

  1. Se marcan, dando un clic por la cabecera según corresponda.
  2. Ctrl signo –

Forma #2:

Otra forma: activando la fila o la columna a insertar, en la ficha Inicio/Comando Insertar, escoges, dando un clic en la punta de flecha que acompaña al botón, la opción correspondiente.

La fig. muestra las diferentes opciones.

1.4.1. Cambiar la cantidad de hojas al nuevo libro:

Un libro al abrirse presenta 3 hojas (predeterminado) PERO el usuario sí necesita 18 hojas, no es lo mismo insertar que cambiar la cantidad predeterminada. (EL LIBRO DEBE ESTAR EN BLANCO COMPLETO)

  1. Clic en el Botón Inicio.
  2. En el área que se abre dar clic en la botón Opciones de Excel.
  3. Se abre el cuadro de diálogo y en la Opción Más frecuentes, ir a la opción Al crear nuevos libros y allí ir a Incluir este número de hojas (flecha arriba aumenta, flecha abajo disminuye), se escoge la cantidad deseada. Recuerde hasta 256.
  4. Clic en el botón Aceptar

NOTA: RECUERDE que debe cerrar ese libro y abrir uno nuevo. Estos pasos se utilizan para comenzar a trabajar con un nuevo proyecto, no debes tener NADAAAAAAAAA en el libro que abriste para cambiar la cantidad de HOJAS por lo que CIERRA ese y abres un NUEVO LIBRO.

1.5. Introducción de datos.

Los datos en Excel se teclean independientes en las celdas.

1.5.1. Valores de texto.

Son textos que se teclean en la celda y se alinean automáticamente a la derecha de la celda PERO el usuario puede configurarlo a su necesidad. Por ejemplo:

IMPORTANTE: la imagen muestra los mismos números en la columna B y en la D pero, tienen diferencia:

  1. Los de la columna B están alineados a la izquierda, esto es un grave ERROR, deben alinearse automática-mente a la derecha.
  2. Los de la columna D están alineados a la derecha, esto es un

CORRECTO.

ESTO SE RESUELVE: utilizando solamente la tecla  del bloque numérico.

Aclarando: en una máquina puede ser el punto(.), pero en otras puede ser la coma(,), dependerá de la instalación de Windows.

1.5.2. Valores numéricos.

Práctica #15            Autollenado o Replicar

Excel permite autorellenar las columnas y esto recibe el nombre también de Replicar.  Por ejemplo: Se necesita enumerar celdas con números del 1 al 4.

Pasos:

  1. Tecleamos el número 1.
  2. Nos paramos con el mouse en el marcador de autollenado o controlador de relleno, el mouse toma forma de más negro ( ) y con la tecla CTRL sostenida, lo arrastramos hasta la celda que almacenará el último valor. (esto llamamos REPLICAR)

QUEDANDO:

Otros ejemplos:

Ejemplo 1: De dos en dos (2,4,6…)

  1. Teclear 2,4 y marcarlos (arrastrando el más blanco)
  2. Nos paramos con el mouse en el marcador de autollenado o controlador de relleno, el mouse toma forma de más negro ( ) y lo arrastramos hasta la celda que tenga el último valor deseado. (REPLICAR)

Ejemplo 2: Se necesita mostrar el nombre de todos los meses del año.

Se teclea:

Un nombre del mes, se replica y QUEDA así:

PERO: si se desea REPETIR el mismo nombre de un mes en todas las celdas, TECLEAS el nombre y con la tecla CTRL sostenida REPLICAS.

se repite consecutivamente en orden. (sucede porque son listas personalizadas, podrás personalizar las TUYAS. Práctica #16)

NOTA: Lo mismo sucede para los nombres de los DÍAS DE LA SEMANA.

1.6. Guardar la información.

  1. Ctrl G o clic en el botón que aparece en la barra de Acceso rápido.
  2. Aparece el siguiente cuadro de diálogo que me permite localizar el camino que almacenará el fichero en cuestión:

NOTA: este cuadro de diálogo cambia según la VERSIÓN del Sistema Operativo Windows PERO el principio es el mismo localizar la carpeta destino que almacenará el fichero y teclear el nombre del mismo.

  1. Dar clic sobre el icono Mi PC (1).
  2. Cambia el área del panel de la derecha (2), debes dar doble clic en la unidad de disco correspondiente y en cada una de las carpetas hasta llegar a la última.
  3. Tecleo el nombre del fichero en cuestión (3)
  4. Clic en el botón Guardar (4) o ENTER, para finalizar.

1.7. Escribir las operaciones matemáticas.

Hasta el momento estudiamos como introducir datos de tipo número y texto en una hoja de cálculo

(HC), para realizar los cálculos de estos datos numéricos lo primero que hay que hacer es  decirle  a

Excel,  mediante  el  signo  =,  que  en  esa  celda  se  realizará  una  operación matemática, ya sea simple o utilizando una función compleja de las que él tiene. OJO: Si al usuario se le olvida el signo =, Excel nunca sabrá que se realizará un cálculo.

Una FÓRMULA,  es una ecuación que analiza los datos en la HC y devuelve un resultado. Realizan operaciones con los valores de las celdas, como suma, resta, multiplicación, división, comparación, promedio, máximo y mínimo valor, cuenta…..

Excel sigue un orden específico que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse los operandos y los operadores del cálculo.

Como valor predeterminado, Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual. Podemos controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo: la fórmula de la figura anterior da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3, resultando 6 y, a continuación, suma 5. Por el contrario, se debe utilizar paréntesis para cambiar el orden: = (5 + 2) * 3, entonces, Excel suma en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, resultando 21.

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, división o multiplicación; combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores:

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas.

Operador aritmético  Significado  Ejemplo

*  (asterisco)  Multiplicación  = B5*C5

/ (barra oblicua)  División  = B5/C5

+ (signo más)  Suma  = B5+C5

–  (signo menos)  Resta, Negación  = B5-C5

% (signo de porcentaje)  Porcentaje      Cinta de opciones Número

^ (acento circunflejo)  Exponente  = 2^B5

El signo de exponente (^) se activa normalmente con Shift + la tecla del número 6 (bloque alfanumérico), pero si el teclado está desconfigurado lo encontramos en Alt izq sostenido + 94 (del bloque numérico).

Antes de continuar debemos conocer los operadores que especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Operadores   de   comparación:     Se   pueden   comparar   dos   valores   con   los  siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lógico, bien VERDADERO o bien FALSO.

Operador de comparación  Significado  Ejemplo

= (igual)  Igual a  A1=B1

> (mayor que)  Mayor que  A1>B1

< (menor que)  Menor que  A1<B1

>= (mayor o igual que)  Mayor o igual que  A1>=B1

<= (menor o igual que)  Menor o igual que  A1<=B1

<> (distinto)  Distinto de  A1<>B1

Para teclear estos signos:

Alt izq sostenido+ 60 devuelve < (menor que)

Alt izq sostenido+ 61 devuelve = (signo igual)

Alt izq sostenido+62 devuelve < (mayor que)

Práctica #17             Operaciones de cálculo simple.

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=).

Por ejemplo:

  1. signo = en la celda en que se desea que aparezca el resultado.
  2. Clic el primer operando.
  3. Tocas en el teclado el operador implicado.
  4. Clic en el segundo operador implicado en la operación.
  5. ENTER.

Das Enter y se visualiza el resultado. Al volver a la celda de la fórmula se queda el resultado pero la operación aparece en la Barra de Fórmula.

Por ejemplo:

¿cómo se hace?

– Pones el signo = en I3

– Das clic sobre el contenido de la celda G53

– Tocas en bloque numérico del teclado el * que significa multiplicación. –    Das clic sobre el contenido de la celda H3

– Das ENTER

– Aparece en la celda I3 el resultado y das clic nuevamente sobre la celda I3 verás la fórmula en la barra correspondiente.

– Ahora debes replicar para el resto de los datos. (Ver Práctica #15: Autollenado o Replicar) –    Cuando repliques verás que automáticamente aparecen las fórmulas:

o =G4*H4 o =G5*H5 o =G6*H6 o  =G7*H7 así sucesivamente hasta completar todos los datos de la tabla, esto es algo importante de la aplicación, el cálculo automático del contenido de sus celdas.  Ya que al cambiar  un valor  en una de las celdas  implicadas  en la operación ella se recalcula sin necesidad que intervenga la acción del usuario.

Las  Operaciones  de  Resta,  Multiplicación,  División  y  Suma  (de  dos  dígitos  solamente)  se realizan de la mismas forma, además podrás tener los operadores distantes unos de otros. Por ejemplo: puedo tener números en la columna C y en la Columna E y el resultado en la columna H.

Veremos cómo se realiza la SUMA para más de dos operando.

  1. Parado en la  celda  donde  se  debe  visualizar  el  resultado,  damos  un  clic  en  el  botón:

AUTOSUMA que aparece en la parte superior derecha de la Ficha Inicio.

Por ejemplo: tienes valores en B4 hasta B9 por ello te paras en B10 y das clic en el botón AUTOSUMA y aparece =SUMA(B4:B9), das Enter y aparecerá el resultado.

Quedando:

Con esta operación lo que estamos sumando es un RANGO de celdas, recuerde que de B4:B9 (son las celdas B4, B5, B6, B7, B8 y B9) Pero, no siempre el rango a sumar será en la parte superior, esto significa que podemos tener los valores en una columna y queremos el resultado en otra celda de otra columna, ¿cómo se hace?

Por ejemplo:

  1. Teclee desde B4 hasta B12 valores.
  2. Clic en la celda que se desea que aparezca el resultado D14
  3. Clic en el botón AUTOSUMA.
  4. Excel no sabrá donde están los valores que intervienen en la SUMA,

por lo tanto el usuario debe dar clic en el primer valor y arrastrar hasta el último, el rango siempre aparece en un cuadro de líneas discontinúas.

  1. Damos Enter para finalizar.

Como pueden apreciar los valores están en las celdas desde B4 hasta B12) y el resultado aparece en D14.

ESTO ES IMPORTANTE PUES EL USUARIO ES QUIEN ESCOJE EL RANGO QUE INTERVENDRÁ EN LA FÓRMULA.

Excel puede ser además, una simple calculadora.

1.8. Fichas con sus comandos.

Fichas: son unas pestañas que contienen todas las herramientas de Excel agrupadas por cinta de opciones, así por ejemplo la ficha “Inicio” contiene “Portapapeles”, “Fuente”, “Alineación”, etc…Cada una contiene una serie de botones que nos permitirán realizar tareas concretas.

Cinta de opciones: la Banda o Cinta de opciones contiene los comandos del programa agrupados.

Algo IMPORTANTE siempre que acompañe a cada Cinta de opciones, en la parte inferior derecha, este icono ( ) significa que al dar clic sobre él se abrirá el cuadro de diálogo característico de la versión 2003 de Excel.

1.8.1. Ficha Inicio:

1.8.1.1. Cinta de opciones Portapapeles:

Pegar: (Ctrl V) para reproducir lo que se cortó o copió.

La opción Transponer me permite cambiar la orientación de las columnas.

  1. Marcar los datos:
  2. Seleccionar la información a transponer.
  3. Clic en la hoja nueva en que aparecerá la información y clic en la celda en que a partir de ella se pegará la información.
  4. Clic en la punta de flecha del botón Pegar y cuando se despliega el área, dar clic en la opción Transponer.

Cortar: (Ctrl X) para mover de lugar la selección.

Copiar: (Ctrl C) para duplicar la selección.

Copiar formato: dar clic en la celda en que apare el formato deseado y dar clic en el botón, el mouse toma forma de brocha junto al más blanco, entonces das   clic con esa brocha por encima del texto a modificar el formato. Si das un clic lo copiará una sola vez, PERO si das doble clic sobre el botón copiará todas las veces que deseas y para desactivar el botón debes dar un nuevo clic en el botón. Por ejemplo:

Para MOVER el elemento seleccionado.

  1. Seleccione el elemento a MOVER.
  2. De clic sobre el comando CORTAR.
  3. Clic en la nueva posición y clic en el comando PEGAR.

Para COPIAR o DUPLICAR el elemento seleccionado.

  1. Seleccione el elemento a COPIAR O DUPLICAR.
  2. De clic sobre el comando COPIAR.
  3. Clic en la nueva posición y clic en el comando PEGAR.

NOTA: puedes repetir el paso 3 (en los dos ejemplos) tantas veces como necesites repetir el elemento.

1.8.1.2. Cinta de opciones Fuente:

Fuente: permite escoger un tipo de letra diferente (debes  seleccionar y dar clic en la punta de flecha y clic en el nuevo tipo) Tamaño de la fuente: permite escoger un tamaño para la letra (debes seleccionar y dar clic en la punta de flecha y clic en el número que se  desee, pero si necesitas un valor que NO está en la lista, lo tecleas y das ENTER)

Aumentar el tamaño de la fuente: al dar clic sobre el comando, aumenta de tamaño el elemento seleccionado (cuanto más clic, más aumenta)

Disminuir el tamaño de la fuente: al dar clic sobre el comando, disminuye de tamaño el elemento seleccionado (cuanto más clic, más disminuye)

Negrita: (Ctrl N) permite oscurecer el texto seleccionado.

Cursiva: (Ctrl K) permite inclinar el texto seleccionado.

Subrayado: (Ctrl S) permite subrayar el texto seleccionado.

Bordes:  Aplica  bordes  a  las  celdas seleccionada.

Clic en la punta de flecha que acompaña al botón, se abre el área como aparece en la imagen, me permite escoger el tipo de borde a utilizar

Clic sobre el botón directamente cuando necesite repetir el tipo de borde que aparece activo.

Dibujar borde: al dar clic sobre esta opción el mouse toma forma de lápiz y el usuario puede dibujar el borde EXTERIOR solamente. Dibujar cuadrícula de borde: al dar clic sobre esta opción el mouse toma forma de lápiz con una cuadrícula  y el usuario puede dibujar TODOS los bordes.

Borrar borde: al dar clic sobre esta opción el mouse toma forma de goma de borrar  y el usuario puede borrar el borde al que le pase esta forma por encima. Color de línea: al dar clic sobre esta opción se abre una nueva área que muestra los distintos colores, clic sobre el deseado. El botón Más colores permite escoger en otras tonalidades.

Estilo de línea: al poner el mouse en esta opción, se abre una nueva área (como se muestra en la imagen), das clic sobre el estilo de borde a escoger.

Más bordes….: activa el cuadro de diálogo Formato de Celdas con la Ficha Bordes activa:

  1. Permite escoger el Estilo de la línea.
  2. Permite escoger el Color de las líneas.
  3. Permite escoger una de las tres opciones.
  4. Permite escoger entre las siete opciones todas las que desees.

Color de relleno: colorea el fondo de las celdas seleccionadas. El botón Sin relleno desactiva el color. El botón Más colores permite escoger en otras tonalidades.

Color de fuente: al dar clic en la punta de flecha se abre la gama de   colores, clic en el que deseas. El botón Más colores permite escoger   en otras tonalidades.

Al dar clic en la punta de flecha ( ) que acompaña al título se muestra la ficha Fuente en el cuadro de diálogo Formato de celdas. Permite escoger los mismos comandos que se presentan en la cinta de opciones Fuente.

1.8.1.3. Cinta de opciones Alineación:

Alinear en la parte superior: Alinea el texto en la parte  superior de la celda.

Alinear en el medio: alinea el texto para que esté centrado   entre la parte superior e inferior de la celda.

Alinear en la parte inferior: Alinea el texto en la parte  inferior de la celda.

Alinear el texto a la izquierda.

Centrar.

Alinear el texto a la derecha.

Orientación: Gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical. Se utiliza generalmente para etiquetar columnas estrechas. Por ejemplo:

Das clic en la cuarta

opción (Girar texto hacia arriba) Ajustar texto: hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrándolo en varias líneas.

Por ejemplo:

Al teclear el texto se llevará (aparentemente) dos celdas (F y G) pero al dar clic sobre el comando se ajusta.

Combinar y Centrar: Une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamaño y centra el contenido en la nueva celda. Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan varias columnas.

Por ejemplo:

Se seleccionan las celdas implicadas y se da clic en el botón.

Al dar clic en la punta de flecha ( ) que acompaña al título se muestra la ficha Alineación en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

1.8.1.4. Cinta de opciones Número:

Al dar clic en la punta de flecha que acompaña el botón se despliega un área como la que se muestra en la imagen, aquí podemos escoger el estilo que se desea para cada una de las opciones.

COMENTARIO: Se ciento más cómoda trabajando todos estos estilos por el cuadro de diálogo Formato de celdas en

la ficha Número, seleccionas las celdas y das clic en la Categoría deseada y en el panel derecho efectúas los cambios y Aceptar.

Formato de número de contabilidad: selecciona un formato de moneda alternativo para la celda. En la opción Más formatos de   contabilidad, muestra la ficha Número en el cuadro de diálogo Formato de celdas, aquí encontrarás más símbolos de moneda.

Estilo porcentual: muestra el valor de la celda como un porcentaje.

Por ejemplo: 50 —- 100%

20 —-    x          X = 20/50

= 0,4 a la celda que contiene ese valor se damos formato estilo porcentual y devuelve 40%, fíjense no se multiplica por 100 porque si eso pasa cuando se aplica el estilo porcentual me devuelve 4000% y eso NO es CORRECTO.

Estilo millares: muestra el valor de la celda con separador de miles. Por ejemplo: 400.000,00 (el punto (.) o la coma (,) se utilizan según la configuración del Windows de la PC en que trabajas)

Aumentar decimales.

Disminuir decimales.

Al dar clic en la punta de flecha ( ) que acompaña al título se muestra la ficha Número en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

1.8.1.5. Cinta de opciones Estilos:

Permite resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos basados en  criterios. Al dar clic en la punta de flecha que acompaña al botón se despliega un  área como la que se muestra en la imagen.

Solo estudiaremos la primera REGLA.

Al dar clic en la primera opción se despliega el área en la cual podemos escoger una de las opciones que se muestran.

Por ejemplo: mayores que 150.

  1. Se selecciona el rango de celdas.
  2. Clic en el comando Formato condicional, en el área que se abre ir a la primera regla

Resaltar reglas de celdas.

  1. Y dar clic en la opción que se desea, en este ejemplo Es mayor que… se abre un cuadro de diálogo el cual me permite teclear el criterio y escoger la regla.
  2. En la primera área en blanco tecleamos 150 y en la punta de flecha de la lista desplegables de los estilos se pincha para escoger el deseado.
  3. Aceptar para finalizar.

NOTA: al dar clic en la opción Formato  personalizado abre el cuadro de diálogo de Formato de Celda y permite personalizar tu formato condicional.

OTROS FORMATOS SE ESTUDIARAN INDIVIDUALMENTE.

Al dar clic en la punta de flecha que   acompaña al botón se abre un área que  muestra diferentes estilos por lo que permite aplicar rápidamente un formato a un conjunto de celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un Estilo de tabla predefinido.

Al dar clic en la punta de flecha que acompaña al botón se abre un área que muestra diferentes estilos por lo que  permite aplicar rápidamente un formato a   una celda con los estilos predefinidos.

También puede definir estilos propios para las celdas.

1.8.1.6. Cinta de opciones Celdas:

Permite insertar celdas, filas, columnas y hoja.

Seleccionado toda/s la/s columna/s o la/s fila/s con

Ctrl + (puedes insertar)

Permite eliminar celdas, filas, columnas y hoja.

Seleccionado toda/s la/s columna/s o la/s fila/s con

Ctrl – (puedes eliminar)

Estos comandos se enseñaron de otras formas al inicio del material en las Práctica #2: Modificar Alto de la fila…

Prácticas #5, #6, #14 Práctica #1: Modificar Ancho de columna…

Práctica #11: Ocultar o Mostrar.

Práctica #7: Cambiar nombre o Renombrar.

Práctica #8: Mover o copiar… Práctica #10: Color de la etiqueta.

Práctica #9 y 9-1: Proteger hoja…

Las prácticas son caminos más cortos.

1.8.1.7. Cinta de opciones Modificar:

Autosuma: nos permite realizar la SUMA de forma más rápida pero de un grupo de celdas.

Por ejemplo:

  1. Seleccionamos un grupo de celdas y y aparece debajo del rango seleccionado la suma.
  2. Activar la celda que almacenará la SUMA, damos clic en el botón y aparece =SUMA() entonces debemos seleccionar el rango de nuestros datos a SUMAR.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la punta de flecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética),  Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder acceder al diálogo de funciones a través de Más Funciones…. (las estudiaremos cuando lleguemos a las FUNCIONES con mayor grado de complejidad)

IMPORTANTE: Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.

Organiza los datos para facilitar el análisis.

Puede ordenar los datos seleccionados de menor a mayor (ascendente) o de mayor a menor (descendente) o filtrar temporalmente valores específicos.

Ordenar de A a Z: ascendente.

Ordenar de Z a A: descendente.

Orden personalizado: seleccionamos el rango de  valores a ORDENAR, damos clic en la opción y se activa el cuadro de diálogo el cual me permite seleccionar en el botón ordenar por: la columna por la cual se va a realizar el ordenamiento.

En la opción Ordenar según, al dar clic en la punta de flecha se selecciona una.

En la opción Criterio de ordenación se selecciona una.

Aceptar para finalizar.

Filtro: habilita el filtro en la cabecera de título de la tabla, una vez activado, haga clic en la punta de flecha para elegir una opción para realizar el filtrado.

(el filtro permite simplificar la lista de datos)

1.8.2. Ficha INSERTAR

1.8.2.1. Cinta de opciones Gráficos:

Un gráfico es la representación de los datos de una hoja de cálculo  para facilitar su interpretación. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

  • Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
  • Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Es  recomendable  que  tengas seleccionado  el  rango  de celdas que  quieres  que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente.

Inserta un gráfico de columna: Los gráficos de columna se utilizan para comparar valores de categorías.

Al dar clic en la punta de flecha que acompaña al botón se muestran un grupo de estilos para este tipo de gráfico, da clic en el que desee y se activa la FICHA Herramienta para gráfico con tres cinta de opciones:

Línea; Circular; Barra; Área; Dispersión; otros gráficos: las opciones son las mismas para los distintos tipos.

Cinta de opciones Diseño:

Cambiar tipo de gráfico  Cambia a un tipo diferente de gráfico.

Guardar como plantilla  Guarda el formato y diseño de este gráfico como plantilla que puedes aplicar a futuros gráficos.

Cambiar entre filas y columnas  Intercambia los datos del eje. Los datos que se han colocado en el eje X se moverán al eje Y y viceversa.

Seleccionar datos  Cambia el rango de datos incluidos en el gráfico.

Diseños de gráfico  Cambia el diseño general del gráfico. (clic en   y permite escoger entre 10 tipos de gráfico)

Estilos de diseño  Cambia el estilo visual general del gráfico. (clic en   y permite escoger entre 48 estilos)

Mover gráfico: Mueve este gráfico (solo) a una hoja nueva del libro.

Cinta de opciones Presentación:

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico. Se explican por sí solas.

Por   ejemplo,   en   la cinta de opciones Ejes,  podrás   decidir  cuales  mostrar   o   si   quieres incluir Líneas de la cuadrícula para leer mejor los resultados. Cinta de opciones Formato:

Se explican por sí solas.

Al dar clic en la punta de flecha ( ) que acompaña al título se muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico.

1.8.3. Ficha DISEÑO DE PÁGINA

1.8.3.1.  Cinta de opciones Configurar página:

Antes  de imprimir una hoja de cálculo,  es conveniente  que  configuremos  la  página, para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, …

En  la  cinta de opciones Configurar  página encontraremos  botones  rápidos  a  muchas  de  las opciones: para configurar Márgenes, la Orientación, el Tamaño, etc. Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración, deberemos pulsar la punta de flecha de la esquina inferior derecha. Se abrirá una nueva ventana,  el cuadro de diálogo Configurar página y está organizado en varias pestañas.

Márgenes: selecciona los tamaños de los márgenes para todo el documento o para la selección actual.

Clic sobre la última opción márgenes personalizados… y se activa el Cuadro de diálogo Configurar página PERO con la ficha Márgenes activa.

Orientación de página: cambia la orientación de la hoja.

Tamaño de página: elige un tamaño de papel para la sección actual.

Clic sobre la última opción Más tamaños de papel… y se activa el cuadro de diálogo Configurar página PERO con la ficha Página activa.

Marca un área específica de la hoja para imprimirla.

Activa el cuadro de diálogo Configurar página con la Ficha Celdas activa.

Permite repetir el encabezado de los datos en todas las páginas de la hoja. Este comando NO PERMITE GRUPOS DE HOJAS SELECCIONADAS y NO se puede realizar por el comando VISTA PRELIMINAR.

Repite el encabezado de la tabla para todas las páginas de la hoja.

Cuando el contenido de la tabla sobrepasa la página, esta función permite repetir el encabezado seleccionado en todas las páginas de la hoja, el encabezado puede contener: texto, imágenes, líneas.  Pasos:

  1. Clic en el comando Imprimir títulos o clic en la punta de flecha que acompaña al título para que se active el cuadro de diálogo que se abre y damos clic en el ficha Hoja y allí dar clic en la flecha roja que acompaña la opción Repetir filas en el extremo superior, se cierra el área, das clic  sobre  la  cabecera  de  filas  a  repetir,  pinchas  la  punta  de  flecha  roja nuevamente apareciendo el rango de celdas a repetir. Por ejemplo: $1:$5, se repetirá de la fila 1 a la 5 solamente y todo lo que haya dentro de ese RANGO.
  2. Clic en el botón Aceptar para finalizar.

Puedes también Repetir columnas a la izquierda. PERO debes tener cuidado si tienes un logo y se lleva parte de una columna que no repites.

NOTA: Para ver lo que ocurre debes dar clic en el botón Vista preliminar.

Dar clic en esta PUNTA DE FLECHA que aparece en la parte inferior derecha  ( ) y activa el siguiente cuadro de diálogo de Configurar página….

La FICHA PÁGINA permite en la opción:

  1. Orientación: escoger entre  Vertical  u

Horizontal.

  1. Ajuste de Escala: ajustar a un PORCIENTO del tamaño normal (menos porciento más pequeña quedará la impresión del modelo y viceversa).
  2. Tamaño del papel: escoger Carta o Lether que es la hoja normal 8 x 11.
  3. Clic en el BOTÓN Aceptar si ha terminado.

La FICHA MÁRGENES permite:

  1. Permite modificar los márgenes, estos varían de acuerdo a la necesidad del modelo en cuestión. Si se desea ahorrar hoja el margen izquierdo y derecho va en 0 (cero); el superior e inferior NUNCA debe ser más pequeño que el del Encabezado y el Pie de  página  SINO  se  utiliza Encabezado y/o Pie de página podrá variar el Inferior a 0,5.
  2. En la opción Centrar en la página utilice Horizontalmente y/o Verticalmente según convenga. (YO siempre  utilizo

Horizontalmente solamente).

  1. Clic en el BOTÓN Aceptar si ha terminado.

La FICHA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA permite:

Los BOTONES Personar encabezado…(en la parte de arriba de la hoja impresa) y Personalizar pie de página…(en la parte de abajo de la hoja impresa).

Vamos a Personalizar encabezado…

  1. Clic sobre el botón que lo identifica activándose un nuevo cuadro de diálogo:

El cual se encuentra dividido en tres secciones, dando un clic sobre ellas se activan según corresponda. En las secciones se puede insertar líneas, # de página, #s de páginas, fecha, hora y texto (formatearlo), utilizando los siguientes botones:

Aplicar formato al texto.

Insertar número de página. Al dar clic sobre el botón se visualiza &[Página].

Insertar número de páginas. Al dar clic sobre el botón se visualiza &[Páginas].

Esto dos comando se utilizan juntos por ejemplo:

Hoja &[Página] de &[Páginas]—– quedando en la impresión Hoja 1 de 5.

&[Página]/ &[Páginas]—– ]—– quedando en la impresión 1/5

SIGNIFICA: el primer número es la página actual y el segundo número es la cantidad de páginas que tiene esa HOJA.

Insertar la fecha. Al dar clic sobre el botón se visualiza &[Fecha]. PERO la FECHA del   momento en que imprimes fichero.

Insertar la hora. Al dar clic sobre el botón se visualiza &[Hora]

Entre la fecha y la hora se deja un pequeño espacio si se utiliza en la misma sección.

Los cuatro COMANDOS que se activan es un lenguaje para la máquina, ella escoge la fecha y la hora de la PC y sabe buscar la página consecutiva y la cantidad de páginas que tiene esa HOJA en cuestión PERO NUNCA SE CAMBIA LA CONFIGURACIÓN DE LOS COMANDOS: &[Página];

&[Páginas]; &[Fecha] y &[Hora].

  1. Aceptar para cerrar el segundo cuadro de diálogo al finalizar.
  2. Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo al finalizar.

NOTA: estos cambios solamente se ven si das un CLIC en el comando VISTA PRELIMINAR ( )que aparece en la BARRA de Acceso rápido  , esta puede cambiarse de posición según le convenga al usuario, la punta de flecha que acompaña a la Barra me permite personalizar comandos (clic sobre ella y en área que se abre, doy clic sobre el comando a personalizar (de uno en uno).

NOTA: estas tres fichas se pueden utilizar con GRUPOS de HOJAS SELECCIONADAS.

La FICHA HOJA:

NOTA: está FICHA se utiliza solamente para hojas individuales  NUNCA  grupo  de  hojas seleccionados. Está función se utiliza cuando la hoja tiene más de UNA página.

  1. Al dar clic sobre el área que acompaña a la opción Repetir filas en extremo superior y clic en el área de la tabla donde se encuentran las filas que serán repetidas.
  2. En esa área aparecerá, por ejemplo: $1:$5 eso significa que son filas absolutas que todo lo que en ellas se encuentre se repetirá (puede contener: texto, imágenes, líneas y sobre todo el encabezado de la tabla.

TODA ESTA INFORMACIÓN SE REPITE EN CADA PÁGINA DE ESA HOJA.

Se puede utilizar la opción Repetir columnas a la izquierda: esta opción se utiliza para una HOJA

que tiene muchas columnas con información por lo  que se llenan muchas a la derecha y se repiten columnas para TODAS las páginas de la HOJA.

1.8.3.2.  Botón Vista preliminar.

Clic en el botón   (Vista preliminar). Aparece una nueva vista de presentación del libro y con ella la barra como la que se muestra en la figura.

Al dar un clic en el botón Configurar página aparece el mismo cuadro de diálogo que se estudió anteriormente.

1.8.4. Ficha DATOS

1.8.4.1. Cinta de opciones DATOS.

Permite reducir la lista de datos según criterios (condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados). También puede filtrar por más de un columna. Los filtros adicionales se basan en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

Activa el filtro (para mayor seguridad activas una celda del encabezado de la tabla o selecciónelas todas). Una vez activado el filtro

Se activa un área como esta:

Pueden ver como el botón que utilizamos para el filtro cambió y ahora es este , para volver a la lista completa pinchamos  este botón y seleccionamos la opción (Seleccionar todo) y

Puedes utilizar filtros unos dentro de otros. Por ejemplo: de los F, cuántos son de 60 años y cuántos son de raza B, así simplificas aun más la lista.

1.8.4.1. Cinta de opciones Herramientas de datos.

En las hojas de cálculo, los usuarios escribirán datos para obtener los resultados y cálculos que desee. Asegurar la entrada válida de datos es una tarea importante.

Puede que desee restringir la entrada de datos a un rango determinado de fechas, limitar las opciones empleando una lista o asegurarse de que sólo se entran números enteros positivos. También es esencial proporcionar una ayuda inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos no válidos para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.

También puede forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una lista desplegable.

Una vez que decida qué validación desea utilizar en una hoja de cálculo, puede configurarla haciendo lo siguiente:

Pasos:

  1. Marcar las celdas implicadas.
  2. Clic en la ficha Datos
  3. En la cinta de opciones Herramientas de datos, dar clic en el comando Validación de datos y se abre un cuadro de diálogo Validación de datos, como el que se muestra y en la ficha Configuración:

damos clic sobre la punta de flecha de la opción Permitir:

y escogemos la opción Lista, cambiando la presentación del cuadro de diálogo:

Aquí podemos escoger el Origen de la lista:

Damos clic en el área de la opción Origen y seleccionamos la lista (esta debe estar fuera del rango de impresión de la tabla en cuestión). Por ejemplo: $AF$3:AF$5 (este es el rango que se muestra de mi lista hipotética) eso significa que ese grupo de celda es ABSOLUTO.

  1. Clic en el botón Aceptar para finalizar.
  2. Pero debemos OCULTAR la columna que tiene la lista:
  3. Marcar la columna completa (desde la cabecera).
  4. Dar clic derecho sobre el área marcado y en el menú contextual que aparece dar clic en la opción OCULTAR.
  5. Para MOSTRARLA:
  6. Marcar la anterior y la posterior (desde la cabecera)
  7. Dar clic derecho sobre el área marcado y en el menú contextual que aparece dar clic en la opción MOSTRAR.

OTRA FORMA de utilizar la validación es dándole un NOMBRE a la LISTA.

PASOS:

  1. Tecleamos en otra hoja la lista.
  2. Damos clic derecho y el menú contextual que se abre dar clic en la opción Asignar nombre a un RANGO.
  3. Se abre un cuadro de diálogo, se teclea el nombre del rango y damos Aceptar.

NOTA: Yo le pongo como encabezado de la LISTA el nombre que le doy al RANGO.

  1. Después ocultamos la hoja que guarda el o los rangos que he nombrado.(Práctica #11: Ocultar y Mostrar)
  2. ENTONCES en el área Origen tecleamos =(y el nombre que le dimos al RANGO de la lista en cuestión).

Aparece en cada celda implicada una punta de flecha, al dar clic sobre ella, se despliega un área mostrando el contenido que el usuario tenía en la lista. Das clic sobre la opción deseada, así sucesivamente en cada celda.

En el área Origen también podemos teclear la lista, separada por pto. y coma (;) PERO si al dar clic en la punta de flecha y los datos están unos al lado del otro el separador que estamos utilizando no es el correcto deberás cambiarlos por la coma (,) pues la lista deberá ser uno debajo de otro.

En la Fichas Mensaje de entrada y Mensaje de error, se teclea según convenga o simplemente NO se utiliza.

1.8.5. Ficha VISTA

1.8.5.1. Cinta de opciones Vistas de libro.

En la parte inferior derecha aparecen también los siguientes botones tienen la misma función que los de la cinta de opciones Vistas de libro:

Vista Normal

Vista Diseño de página

Vista previa de salto de página

Zoom signo menos (más chiquita el área de presentación) y viceversa.

Normal: muestra la hoja en vista normal.

Vista Diseño de página: muestra el libro tal y como

aparecerá en la página impresa.  Puedes utilizar esta vista para ver dónde empiezan y acaban las páginas SOLAMENTE (puedes ver otras cosas, yo no la utilizo para nada más). Para volver das clic en el botón Vista NORMAL.

muestra una vista preliminar  para que el usuario vea donde termina la primera, la segunda, la tercera página, así sucesivamente.

El usuario podrá mover las líneas azules para cambiar la configuración de la hoja, para cambiar el área de impresión.

muestra la hoja en la pantalla solamente.

1.8.5.2. Cinta de opciones Ventana.

Abre una nueva ventana que contenga una vista del libro actual, la identifica por el nombre

del fichero.xls:2, este número cambia según las vista que hagas.

Al dar clic sobre el botón, se abre un cuadro de diálogo Organizar ventanas (se muestra a la izquierda) el cual me permite escoger diferentes opciones. Por ejemplo, Horizontal (pone las áreas de trabajo del libro una debajo de la otra) para desactivarla das clic en botón maximizar de una de ellas. Vertical (pone las áreas de trabajo del libro una al dado de la otra) para desactivarla das clic en botón maximizar de una de ellas. Clic en el botón Aceptar o Enter para finalizar.

Nota: Esas son las que más yo utilizo.

Se utiliza para cuando la tabla es muy extensa (tiene mucha información a la derecha y en la parte inferior.

Mantiene visible una parte de la hoja seleccionada durante el desplazamiento por la hoja.

Siempre utilizo la primera opción (Inmovilizar panales).

Pasos:

  1. Clic en la celda a partir de la cual necesito inmovilizar. (D4)
  2. Aparece una línea que divide vertical y horizontalmente el área.

Al desplazarte dentro de la tabla se queda FIJA la parte izquierda y superior de la celda seleccionada.

En la misma posición de Inmovilizar paneles aparece la opción contraria Movilizar paneles.

Divide el área de trabajo en cuatro paneles ajustables que contengan las vistas de su libro. Puede utilizar esta función para ver varias partes distintas de un libro a la vez. Este botón activa y  desactiva la opción.

estas líneas las puedo mover parándome con el mouse en ellas (por lo vertical o por lo horizontal), tomando el mouse estas formas y arrastrando.

Oculta la ventana actual.

Muestra la ventana oculta. Si hay más se una se seleccionan de una en una.

Cambia de una ventana a otro. Según la cantidad de libros abiertos das un clic en este botón y clic en la que desees mostrar (de las que están abiertas solamente).

RECUERDA: se restablecen dando clic en el botón MAXIMIZAR que se visualiza en una sola   ventana.

1.9. Personalizar listas.

Para personalizar una lista debemos tener claro de que los valores de la misma no van a cambiar en un largooooooooooo período de tiempo (por ejemplo: las provincias de Cuba, los nombres de los hoteles según la Cadena hotelera, las cadenas hoteleras,….)

  1. Clic en el botón de Office y en el área que se abre ( )
  2. Se activa un nuevo cuadro de diálogo (como el que se muestra), el mismo me permite:
  • En el área Entradas las listas, se teclean (una y Enter; el segunda y Enter….) y se da clic en el botón Agregar al finalizar.

Otra Forma:

Importar listas desde la celdas: esta opción me permite localizar y seleccionar una lista que se tenga tecleada con anterioridad, damos clic en el botón Importar (por ejemplo: aparecerá en el área el rango de la lista $C$5:$C$20)

  1. Clic en el botón Aceptar para finalizar.

NOTA: si te equivocaste das clic en el botón Eliminar.

  1. Clic en el botón Aceptar del primer cuadro de diálogo que se visualizó. (Dos cuadros dos Aceptar).

1.10. Algunas FUNCIONES.

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados  argumentos,  en  un  orden  determinado  o  estructura.

Las  funciones  pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. = NOMBRE_FUNCIÓN(argumentos)

NOMBRE_FUNCION:  Es  el  nombre  de  la  función  de  Excel,  tales  como:  RAIZ,  SUMA, SUMAR.SI, PROMEDIO, SENO, COSENO, MAX, MIN, CONTAR, Y, O, CONTARA.

Argumentos: Son los valores que utiliza una función para ejecutar las operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico para esa función. Los argumentos más comúnmente  utilizados  son: valores  numéricos,  valores  de texto,  referencias  de celda, rangos de celdas, nombres y funciones.

Pegar Función

  1. Dar clic en la celda donde deberá aparecer el resultado  de  la FUNCIÓN.
  2. Das clic en el botón Pegar función.
  3. Aparece el siguiente cuadro de diálogo, donde aparecen las categorías y los nombres de cada función,
  4. Seleccionaste la función a utilizar dando clic sobre ella y clic en el botón Aceptar, aparece el cuadro que me permite teclear los argumentos.
  5. Clic en botón Aceptar para terminar.

PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO(número1;número2;…) donde:

Número1, número2, …    son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.

RESUMIENDO: PROMEDIO(rango)

Ejemplo:

  1. En H16 e I16 se combina y se teclea un texto (Promedio del Grupo) y damos Clic en J16 para hallar el promedio.
  2. Clic en el botón fx.
  3. En el cuadro de diálogo Insertar Función, escogemos la función PROMEDIO y damos un clic en Aceptar.
  4. Aparece el cuadro donde se llenan los argumentos:
  5. Seleccionamos el rango J4 a J13 (vemos como aparecen el recuadro de líneas discontinuas)
  6. Clic en el botón Aceptar.

QUEDANDO: En J16 al dar Enter aparecerá el resultado.

MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1;número2; …)

donde:

Número1; número2; …   son entre 1 y 30 números para los que se desea encontrar el valor máximo.

RESUMIENDO: =MAX(rango)

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:

=MAX(A1:A5) es igual a 27

Si A1:A5 contiene los números 9, 10,37,34,11 y C1:C5 contiene 68,58,67,42,45, entonces:

=MAX(A1:A5,C1:C5) es igual a 68

MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(número1;número2; …)

donde:

Número1;número2; …   son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos desea encontrar.

RESUMIENDO: =MIN(rango)

Ejemplos:

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2: MIN(A1:A5) es igual a 2

IMPORTANTE:

Las funciones PROMEDIO, MAX y MIN tienen el mismo argumento: rango, por la que la hacen muy fácil para comprender, la podemos buscar también a través de un clic en la punta de flecha del  botón  AUTOSUMA:

, se despliega el área que las muestra y das un clic sobre la función y sigues los pasos

que ya ha estudiado.

SI

Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.

Sintaxis:

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

donde:

prueba_lógica:      es   cualquier   valor   o   expresión   que   pueda   evaluarse   como

VERDADERO o FALSO.

valor_si_verdadero:   es el valor que se devolverá si la prueba_lógica es VERDADERA.

valor_si_falso:   es el valor que se devolverá si prueba_lógica es FALSA.

Ejemplo 1:

Supongamos  que  una  hoja  de  cálculo  contiene  las  cifras  de  los  gastos  actuales  y  los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los “Gastos actuales” para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4 contienen los “Gastos pronosticados” para los mismos períodos: 900 $; 900 $; 925 $. Quedando:

Con las siguientes fórmulas puede escribir una fórmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto:

SI(B2>C2,”Presupuesto excedido”,”Aceptar”) es igual a “Presupuesto excedido” SI(B3>C3,”Presupuesto excedido”,”Aceptar”) es igual a “Aceptar”

Quedando con la FÓRMULA:

¿Cómo se hace?

Pasos:

  1. Clic en la celda que almacenara la función.
  2. Clic en el botón fx.
  3. Se abre el cuadro de diálogo de Insertar función y se da clic en la función a utilizar (en nuestro caso clic en la función SI) y clic en el botón Aceptar. RECUERDE: de no aparecer en Usadas recientemente se busca en la opción TODAS.

Damos   clic   en   el   primer   argumento:

  1. Prueba_lógica, damos un clic el argumento prueba_lógica, y se teclea el criterio, Ejemplos: B2>C2; B2=”manzana”; B2>=500. (Excel predeterminadamente pone los datos de texto entre comillas.
  2. En el argumento Valor_si_verdadero: tecleamos Presupuesto excedido.
  3. En el argumento Valor_si_falso: tecleamos Aceptar.
  4. Clic en el botón Aceptar para finalizar.
  5. Replicamos la fórmula para llenar el resto de los alumnos. SI SE CUMPLE QUE EL PROMEDIO ES MAYOR QUE 90 EL ALUMNO SERÁ EXCELENTE, SINO SERÁ BIEN.

Esta fórmula te permite conocer si el Presupuesto se va de lo planificado, estos AVISOS son muy utilizados porque te advierte de los que puede ocurrir, además puede utilizar Formato Condicional para que cambie de color el que se va de lo PLANIFICADO.

Las FUNCIONES ANIDADES resuelven muchos problemas, pero para las personas que no tienen mucha práctica es MUYYYYYYYYY DIFÍCIL. Aquí le puse dos ejemplos.

Un ejemplo de la función SI anidada con la función SUMA. Ejemplo 1:  SI(A10=100,SUMA(B5:B15),””)

Activa C17 y teclea la formula.

En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100 (tecleas el valor que desees, PERO solo se cumple la condición si la celda tiene como valor 100), prueba_lógica será VERDADERO y se calculará el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lógica será FALSO y se devolverá una cadena de texto vacía (“”) que borrará el contenido de la celda que contenga la función SI.

¿Cómo hacerlo? Pasos:

  1. Dar clic en la celda C15.
  2. Clic en el botón fx.
  3. Se abre el cuadro de diálogo de Insertar función y se da clic en la función a utilizar (en nuestro caso clic en la función SI) y clic en el botón Aceptar. RECUERDE: de no aparecer en Usadas recientemente se busca en la opción TODAS.

Damos   clic   en   el   primer   argumento:

  1. Prueba_lógica, damos un clic el argumento prueba_lógica, y se teclea el criterio: A10=100.

En el argumento Valor_si_falso: dar clic y teclear las comillas. TIENE que ser comillas dobles (ASCII de las comillas Alt izq sostenido y el número 34), SIEMPRE DOS sin espacio entre una y otra, NO pueden ser simples.

  1. En el argumento Valor_si_verdadero: dar clic y escoger la función SUMA

Se abre un nuevo cuadro de Argumentos de función pero ahora para la SUMA, escogemos el rango:

Aceptar para finalizar.

Un ejemplo de la función SI anidada varias veces.

Ejemplo 2:

Supongamos que desea calificar con letras los números de referencia con el nombre Promedio. Mayor que 89-A; De 80 a 89-B; De 70 a 79-C; De 60 a 69-D; Menor que 60-F

Se podría utilizar la siguiente función anidada SI:

=SI(B2>89;”A”;SI(B2>79;”B”;SI(B2>69;”C”;SI(B2>59;”D”;”F))))

Cómo hacerlo:

  1. Clic en el botón fx.
  2. Escoger la función y activar el cuadro de diálogo de argumentos: tecleamos 1era prueba_lógica:
  3. En el área del argumento Valor_si_falso damos clic en la punta de flecha del área nombre de celda y escogemos nuevamente la función Si
  4. Se abre nuevamente un cuadro de diálogo de argumentos: tecleamos 2da prueba_lógica:
  5. En el área del argumento Valor_si_falso damos clic en la punta de flecha del área nombre de celda y escogemos nuevamente la función Si
  6. Se abre nuevamente un cuadro de diálogo de argumentos: tecleamos 3ra prueba_lógica:
  7. En el área del argumento Valor_si_falso damos clic en la punta de flecha del área nombre de celda y escogemos nuevamente la función Si
  8. Se abre nuevamente un cuadro de diálogo de argumentos: tecleamos 4ra y última prueba_lógica y llenamos los argumentos restantes:
  9. Aceptar para finalizar.

CONTAR.SI

Cuenta las celdas en el rango que coincidan con la condición dada.

Sintaxis

CONTAR.SI(rango;criterio)

donde:

rango: es el rango del que se desea contar el número de celdas que no están en blanco.

criterio: es la condición en forma de número, expresión o texto que determina qué celdas deben contarse.

Ejemplo:

Tengo datos en una tabla y deseo saber que cantidad de son FEMENINOS.

¿Cómo se hace?

Pasos:

  1. Clic en la celda que almacenara la función.
  2. Clic en el botón fx.
  3. Se abre el cuadro de diálogo de Insertar función y se da clic en la función a utilizar (en nuestro caso clic en la función CONTAR.SI) y clic en el botón Aceptar. RECUERDE: de no aparecer en Usadas recientemente se busca en la opción TODAS.
  4. Se abre un nuevo cuadro de diálogo donde se teclean los argumentos:
  5. Clic en el botón Aceptar o Enter.

Devuelve la cantidad de Femeninos: por ejemplo 5.

CONTAR.SI.CONJUNTO

Cuenta el número de celdas que cumplen con un determinado conjunto de condiciones o criterios. (tiene para utilizar 127 criterios)

Sintaxis

CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1;criterio1;rango2; criterio2…)

donde: rango1, rango2, …   son de 1 a 127 rangos en los que se van a evaluar los criterios asociados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterio1, criterio2, …   son de 1 a 127 criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que determinan las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, “32”, “>32”, “manzanas” o B4.

Ejemplo:

Tengo datos en una tabla y deseo saber qué cantidad de son FEMENINOS, MESTIZOS y de CÁRDENAS.

¿Cómo se hace?

Pasos:

  1. Clic en la celda que almacenara la función.
  2. Clic en el botón fx.
  3. Se abre el cuadro de diálogo de Insertar función y se da clic en la función a utilizar (en nuestro caso clic en la función CONTAR.SI) y clic en el botón Aceptar. RECUERDE: de no aparecer en Usadas recientemente se busca en la opción TODAS.
  4. Se abre un nuevo cuadro de diálogo donde se teclean los argumentos:
  • Escojo el rango, tecleo el criterio.
  • Escojo el rango, tecleo el criterio.
  • Escojo el rango, tecleo el criterio.

Fíjense al final derecho se abre una barra de desplazamiento.

  1. Aceptar para finalizar.

QUEDANDO:

CONCATENAR

Une varios elementos de texto en uno solo.

Sintaxis

CONCATENAR (texto1;texto2;…)

donde: texto1, texto2, …:  son entre 1 a 255 elementos de texto que se unirán en un solo elemento y que pueden ser texto, cadenas, números, o referencias simples de celdas.

Ejemplo:

Datos en la tabla:

¿Cómo se hace?

Pasos:

  1. Clic en la celda que almacenara la función (F2)
  2. Clic en el botón fx.
  3. Se abre el cuadro de diálogo de Insertar función y se da clic en la función a utilizar (en nuestro caso clic en la función CONCATENAR) y clic en el botón Aceptar. RECUERDE: de no aparecer en Usadas recientemente se busca en la opción TODAS.
  4. Se abre un nuevo cuadro de diálogo donde se teclean los argumentos:
  • Clic en el primer argumento y clic en la primera celda.
  • Clic en el segundo argumento y se  teclea comilla se da un espacio y se vuelve a teclear comilla PERO esa comillas son planas  (Alt  izquierdo sostenido y el número 34 del bloque numérico), ellas hacen  la  función  del espacio.
  • SEGUIR hasta la última celda.
  1. Aceptar para finalizar.

BUSCARV

Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente.

Sintaxis

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

donde:

valor_ buscado: es el valor buscado en la primera columna de la tabla. matriz_buscar_en: puede ser una referencia a un rango (todos los datos de la tabla) o un nombre de rango. indicador_columnas: es el número desde el cual debe devolverse el valor que coincida. (cada columna recibe un valor diferente).

ordenado: es un valor lógico (FALSO-para que asuma que no tiene que estar ordenada la lista)

Ejemplo:

Datos en la tabla: Se teclea el nombre y apellidos de una persona de la base de datos y se devuelve todos los DATOS.  Hoja1:

Hoja2:

¿Cómo se hace?

Pasos:

  1. Clic en la celda que almacenara la función (B4)
  2. Clic en el botón fx.
  3. Se abre el cuadro de diálogo de Insertar función y se da clic en la función a utilizar (en nuestro

caso clic en la función BUSCARV) y clic en el botón Aceptar. RECUERDE: de no aparecer en Usadas recientemente se busca en la opción TODAS.

  1. Se abre un nuevo cuadro de diálogo donde se teclean los argumentos:

Valor_buscado: es la celda donde se teclea el nombre de la persona que se desea encontrar. matriz_buscar_en: el rango de DATOS de toda la tabla. indicador_columnas: es el número de columna (en este caso la del nombre y apellidos es la 1, así sucesivamente. ordenado: FALSO, para nunca tener que ordenar la tabla.

IMPORTANTE: debes poner B2 y B5: O54 ABSOLUTO, recuerdo oprimir F4 dentro del área de los nombre de la celda, dentro del cuadro de argumentos o en el área de la barra de Fórmula.

¡SUERTE! Pues creo que ya debes lograr hacer muchas más cosas solo.

Hazle saber al autor que aprecias su trabajo

Tu opinión vale, comenta aquíOculta los comentarios

Comentarios

comentarios

Compártelo con tu mundo

Cita esta página
Vázquez de la Barrera Lourdes. (2017, mayo 2). Conceptos y herramientas básicas de Excel 2007. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/conceptos-herramientas-basicas-excel-2007/
Vázquez de la Barrera, Lourdes. "Conceptos y herramientas básicas de Excel 2007". GestioPolis. 2 mayo 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/conceptos-herramientas-basicas-excel-2007/>.
Vázquez de la Barrera, Lourdes. "Conceptos y herramientas básicas de Excel 2007". GestioPolis. mayo 2, 2017. Consultado el 20 de Febrero de 2019. https://www.gestiopolis.com/conceptos-herramientas-basicas-excel-2007/.
Vázquez de la Barrera, Lourdes. Conceptos y herramientas básicas de Excel 2007 [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/conceptos-herramientas-basicas-excel-2007/> [Citado el 20 de Febrero de 2019].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de christiaancolen en Flickr
DACJ