Facebook, Twitter, Youtube son algunas de las redes sociales que muchas áreas de Recursos Humanos y/o Comunicaciones han incorporado al interior de sus empresas. Este fenómeno que se presenta en Chile y en el mundo, está recién partiendo, por lo que aún se trabaja en la mayoría de los casos de manera improvisada y con reglas poco claras de acción, para que además de aprovechar las ventajas que estas prácticas traen consigo, también se controlen los riesgos que implican. Quizá por eso existen organizaciones que todavía miran este tema con un grado importante de recelo y desconfianza. Entonces ¿qué aspectos mínimos deberíamos considerar para transformar a estas plataformas 2.0 en nuestros aliados?
Antes de continuar, y por si alguien mantiene dudas respecto al nivel de impacto que las redes sociales e internet tienen en las compañías, permítanme compartirles algunas cifras.
Según un estudio realizado por el Interactive Advertising Bureau (IAB) Chile, más del 90% de las personas utiliza internet para su trabajo o estudio; y sobre el 60% utiliza Facebook.
Además, otras investigaciones internacionales, han concluido que las redes sociales son ya la actividad número uno en internet. Entonces, ¿aún queda algún atisbo de duda sobre el grado de trascendencia de estas plataformas?
Navegando dentro de la empresa
De acuerdo a lo que me ha tocado conocer, al parecer los ejecutivos no han comprendido bien cuál es el foco de este tipo de tecnologías, ya que la mayoría las sigue viendo como un medio “innovador” para seguir sólo informando las novedades a sus trabajadores. Esto hace necesario recordar cuál es el valor diferenciador de estas redes.
En resumen:
- Fomenta la interacción on line, a través de los chats, emails, intercambio de información (fotos, videos, archivos de audio, etc.), posteos, etc. De esta manera, se puede fortalecer la comunicación entre jefes y equipos y gestionar de manera más efectiva el conocimiento.
- Crea redes y grupos sociales, por medio de foros, grupos de interés común, debates, encuestas. Esto puede fomentar la cohesión entre las áreas por ejemplo.
- Se trabaja bajo el concepto de perfiles, el cual define los niveles de acceso a información de los distintos usuarios.
- Los bloggers, seguidores, etc. colaboran en la co-construcción y “alimentación” permanente del sitio, con conocimientos básicos de internet y office. Con ello, se fortalece la retroalimentación en los distintos niveles.
Al analizar estos puntos, nos damos cuenta que -en definitiva- cada persona es un medio de comunicación, lo cual es una gran oportunidad en términos de enriquecer la relación con los colaboradores, pero al mismo tiempo puede representar un riesgo si no se gestiona adecuadamente este nivel de instantaneidad e interacción.
Si consideramos que, según se identificó en una investigación internacional, efectuada por la consultora MarketingSherpa, sólo un tercio de las grandes empresas cuenta con una política escrita sobre cómo manejar la comunicación en nuevas plataformas, mientras que entre las pequeñas compañías esta cifra no llega al 13% (en Chile esta cifra es mucho menor), nos percatamos que aún hay bastante camino por recorrer.
¿Y si alguien publica un comentario en contra de uno de los gerentes?
Justamente este es uno de los principales temores que tienen los ejecutivos de aquellas compañías que aún no incorporan estas plataformas; sin embargo, existen ciertos aspectos calves a considerar, para ejercer un mayor control sobre las mismas. El detalle, está en que las organizaciones que ya trabajan con estos sistemas, se han centrado en crear versiones propias y atractivas de las redes, como por ejemplo “Mi Tube” (basada en el mundialmente conocido sitio de videos YouTube), pero un número muy reducido de ellas considera los aspectos mínimos para gestionarlas.
Entonces, ¿de qué estamos hablando?, ¿cómo minimizamos los riesgos?…
- Solicitando el registro de todos los usuarios (nombre y contraseña), para que quede grabado en el sistema cada vez que participan.
- Creando distintos perfiles, para diferenciar los niveles de información y participación, de acuerdo al perfil (antigüedad, tipo de cargo) y área de pertenencia de cada trabajador.
- Asegurándose de contar con una persona a cargo de la Administración/Moderación de la(s) plataforma(s), que facilite la interacción y lleve un control sobre las publicaciones y posteos.
- Estableciendo una Política de Uso clara para sus empleados, con el objetivo de que sepan cuál es el marco de acción general, qué temas se tratarán, cómo pueden participar, etc.
Ojo que lo anterior busca tener una administración más efectiva e incentivar la participación, en ningún caso censurar a las personas!
Por último, y con el desafío de mejorar la gestión y aprovechar al máximo el uso de estas plataformas, es necesario:
- Entender que el incorporar nuevas tecnologías, implica un cambio natural en toda organización y, por ende, se presentarán en las personas actitudes de resistencia, indiferencia, adhesión, etc.
- No prescindir de los otros medios y/o canales tradicionales, especialmente en el período de transición.
- “Mantener el ritmo” en el uso de la plataforma.
- Fomentar la participación.
- Considerar las opiniones de los distintos grupos para perfeccionar la(s) herramienta(s), con lo cual se incentiva el sentido de pertenencia.
- Adoptar estrategias para gestionar el cambio (comunicaciones, capacitación, mitigar impactos, manejo de resistencias, incentivos, etc.).
En definitiva, entendiendo la visión de estas plataformas y adoptando las estrategias y acciones necesarias para gestionarlos, podremos trabajar adecuadamente con los empleados sociales.
