Capital intelectual y activos intangibles en la administración de bibliotecas

En el pasado, las fuentes de ventajas competitivas eran el trabajo y los recursos naturales, e ahora en adelante, la clave para construir la riqueza de las naciones es el conocimiento. Drucker, 1993

¿De qué hablamos, cuando hablamos de Activos Intangibles?

Los activos intangibles tienen su origen en los conocimientos, habilidades, valores y actitudes de las personas, a estos activos intangibles se les denomina Capital Intelectual. Son activos intangibles las capacidades que se generan en la organización, cuando los recursos empiezan a trabajar en grupo.

Los activos intangibles de la organización, si son gestionados y medidos convenientemente, se transforman en una fuente de ventaja competitiva sostenible capaz de proporcionar valor organizativo y traducirse en beneficios importantes.

Las iniciativas de Gestión del Conocimiento y Medición del Capital Intelectual representan un hito muy significativo en el paso de la Era Industrial a la Economía del Conocimiento.

“En esta nueva economía el recurso por excelencia ya no son los factores económicos tradicionales – tierra, trabajo y capital – sino el conocimiento, un activo que a pesar de no lucir en la contabilidad, contribuye de forma notable a los resultados de la empresa” (1)

Los activos intangibles son una serie de recursos que pertenecen a la organización, pero que no están valorados desde un punto de vista contable. También son activos intangibles las capacidades que se generan en la organización cuando los recursos empiezan a trabajar en grupo, mucha gente en lugar de capacidades habla de procesos, o rutinas organizativas. Por lo que, el conocimiento asociado a una persona y a una serie de habilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual.

La Gestión por el Conocimiento es, en definitiva, la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta.

La ventaja competitiva sólo se consigue mediante la inversión de conocimientos nuevos y su generación a partir de activos intangibles como la investigación, el desarrollo de habilidades, la formación continua y un creciente dominio de las tecnologías de la información. Nos demuestra la transición a un mundo en el cual el factor de producción primordial son los conocimientos.

Es evidente pues, que toda organización, debe crear continuamente nuevos productos o servicios para conservar su competitividad en el mercado, razón por la cual, los conocimientos necesarios para mantener este ritmo de innovación, se están convirtiendo en la llave del éxito, fuere económica o de gestión.

Un elemento importante y que se viene implantando cada vez más en las organizaciones es la gestión del capital intelectual. Siendo el capital intelectual la principal fuente de riqueza de las organizaciones es totalmente lógico que la dirección de las mismas preste una atención especial a la gestión eficaz de dicho capital intelectual.

Una vez que hemos introducido el concepto de Capital Intelectual, podemos definir de nuevo el concepto de Gestión por el Conocimiento de una forma más precisa: conjunto de procesos y sistemas que permiten que el Capital Intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente, con el objetivo final de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo.

Así pues la capacidad de identificar, auditar, medir, renovar, incrementar y en definitiva gestionar estos activos intelectuales es un factor determinante en el éxito de las empresas de nuestro tiempo.

En este sentido, la búsqueda de metodologías y modelos que contribuyan a mejorar la capacidad de gestión del Capital Intelectual se han realizado en los últimos años numerosos esfuerzos

A partir de la innovación en gestión y la puesta en práctica, de sistemas de gestión por el conocimiento dentro de las organizaciones, podemos decir que el Capital Intelectual, es un concepto casi contable.

La idea es implementar modelos de medición de activos intangibles, denominados habitualmente modelos de medición del Capital Intelectual. El problema de estos modelos es que dichos intangibles no pueden ser valorados mediante unidades de medida uniformes, y por lo tanto, no se puede presentar una contabilidad de intangibles como tal. De cualquier forma, la Medición del Capital Intelectual, nos permite tener una foto aproximada del valor de los intangibles de una organización.

La gestión de los flujos de conocimiento organizativo es clave según lo que indica la bibliografía en general, la organización requiere de un análisis interno a fin de identificar, desarrollar, proteger y desplegar los recursos y capacidades hacia el logro de una ventaja competitiva sostenible. La organización debe proporcionar un contexto adecuado para que los individuos generen conocimiento y éste sea integrado y transferido hasta convertirse en conocimiento organizativo. El profesor Ikujiro Nonaka señala que la conversión del conocimiento se origina mediante la interacción entre conocimiento tácito y explícito durante los procesos de socialización (conversión de tácito a tácito), internalización (conversión de explícito a tácito), externalización (conversión de tácito a explícito) y combinación (conversión de explícito a explícito) (2)

El Capital Intelectual es la variable utilizada para medir el conocimiento organizativo. Se describe como los recursos intangibles de una organización y es evaluado como la diferencia entre el valor de mercado y el valor contable de la empresa. La esencia del Capital Intelectual es explicar la capacidad de futuras ganancias de la empresa con una perspectiva más profunda, amplia y humana que la presentada en los informes financieros.

El Capital Intelectual está formado por capital humano (valor base, valor de relaciones y valor potencial) y capital estructural, es decir, todo aquello que permanece en la empresa cuando los empleados se van a casa, es decir, sistemas de información, bases de datos, software de tecnologías de la información, etc. El capital humano representa el conocimiento, habilidad y capacidad de los empleados para proporcionar soluciones a los clientes. El capital estructural está integrado por el capital organizativo y los usuarios.

El capital organizativo está, a su vez, conformado por otros tres tipos de capital:

1. Capital Humano: En este bloque se recogen tanto las competencias, entendiendo éstas como los conocimientos, habilidades y actitudes que en este momento se hallan en cada organización, como la capacidad de aprendizaje y creatividad de las personas y equipos de trabajo. Se potencia desarrollando las competencias de personas y de equipos de trabajo.

Dentro del Capital Humano se destacan las Comunidades de práctica, las que se pueden definir como un grupo de individuos que, por estar trabajando juntos durante un largo período de tiempo, los que por haber compartido prácticas también comparten ricas experiencias. Elaborando sus propios mecanismos de confianza, porque todos saben lo que cada uno de ellos es capaz de hacer.

Este nucleamiento de personas funcionando de ésta manera, es un puntal importante para el desarrollo de la gestión por el conocimiento. Las Bibliotecas son organizaciones en donde aparecen las Comunidades de Práctica muy definidamente. Utilizadas manejando fluidamente el flujo de información, permite que estas Comunidades se perfilen como gestores de capital intelectual, como conocimiento de la organización misma.

¿Qué relación existe con el tema de la Gestión por el Conocimiento? Desde la perspectiva del Capital Intelectual, la Gestión del Conocimiento sería el conjunto de procesos y sistemas que están orientados a incrementar el Capital Intelectual. Por esto afirmábamos con anterioridad que: la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta.

2. Capital Estructural: el conocimiento debe ser sistematizado, explicitado o internalizado de la organización. Permitiendo una transmisión rápida de conocimientos, generando una espiral ascendente de conocimiento y mejora continua. Se potencia gestionando como un activo más el conocimiento organizacional estructurado, es decir, gestionando para su reutilización todo el conocimiento existente en la organización. Para esto se utilizan herramientas como las Intranet, Bases de Datos, generación de historiales, otras.

3. Capital Relacional: Este bloque recoge las formas de relacionarse la organización y los agentes de su entorno, como usuarios, proveedores, otras bibliotecas, etc. y que, como activo intangible que es de vital importancia para la unidad de información, también ha de ser medido y gestionado. Se potencia tejiendo y gestionando una red de relaciones con el exterior de usuarios, proveedores e instituciones afines.

Estos tres bloques que configuran el Capital Intelectual han de ser medidos y evaluados con el fin de ver qué necesidades y qué aportaciones puede obtener la organización, pero el proceso es un conjunto complejo de mediciones y baremos.

El que las personas posean las competencias requeridas por el sistema organizacional, es un asunto vital. Sobre esas capacidades se sustenta la oferta de valor y las ventajas competitivas en los mercados.

El asunto está en que el viejo paradigma del adiestramiento ya no responde a las nuevas exigencias, en cuanto a la indispensable alineación del desarrollo de las competencias personales a los lineamientos estratégicos de la organización. Por otra parte, la toma de conciencia en cuanto al valor del activo intelectual centrado en los individuos impone nuevas prácticas donde – entre otras cosas -, la persona debe asumir la responsabilidad por el incremento de su propio capital. Por esto, el aprendizaje organizacional debe ser permanente y continuo

El tipo de organización que absorbe, recicla, trasforma y adapta los conocimientos tiene una cultura de aprendizaje, por ello una gran flexibilidad individual y colectiva, permite una fácil captación de información, y de difusión de conocimiento. Además, se trabaja activamente sobre las formas de trabajar y de dirigir, y de la manera de reconocer y recompensar.

Las Bibliotecas poseen dos grandes ventajas para adentrarse en este tipo de gerenciamiento:

Tienen como funciones convencionales: reunir, procesar, difundir, almacenar y usar la información (alto entrenamiento en el uso de información)

Una de las fortalezas más notables de las Bibliotecas es el grado de compromiso y el entrenamiento en servicio de sus recursos humanos.

Los valores estimados para los activos tangibles e intangibles son relevantes y significativos a efectos de la previsión de rendimientos y precios de los títulos. Las dificultades en el terreno de la valoración y registro de los activos intangibles radican en sus propias características.

Un activo, según The International Accounting Standards Committe, es un recurso controlado por una empresa como resultado de acontecimientos pasados, del que se espera obtener beneficios futuros. Un activo intangible (norma E60) es un activo identificable que carece de sustancia física. Se debería reconocer en el balance si es probable que fluyan a la empresa beneficios futuros que sean atribuibles al activo.

Para satisfacer este criterio la empresa debería demostrar lo siguiente:

• La forma esperada en que el activo intangible incrementará el flujo de entrada de beneficios futuros.
• Su habilidad e intención de utilizar el activo.
• Disponibilidad de adecuados recursos técnicos, financieros y otros, para obtener los beneficios futuros.
• El coste del activo intangible debe poder medirse con facilidad.

¿Cómo valorar los activos intangibles?

Según la Norma Internacional de Contabilidad 38 (3) – Activos Intangibles, «un activo intangible se caracteriza porque es un activo identificable, sin substancia física y que se destina para ser utilizado en la producción o suministro de bienes o servicios, para arrendamiento a terceros o para fines administrativos. Asimismo, esta Norma Internacional, requiere que la organización reconozca un activo intangible (a su valor de costo) solamente cuando:

• Sea probable que los beneficios económicos futuros fluirán a la empresa.
• El costo del activo pueda ser medido “confiablemente».

Los criterios de valoración de los intangibles indican que los comprados han de registrarse al precio de adquisición, que incluye el costo de los bienes y los gastos necesarios para su utilización. Sin embargo, si el intangible se adquiere para stock o a cambio de otros activos, se registra a valores reales, no históricos, o al que tenga los activos entregados a cambio en su caso.

Para que el Capital Intelectual se pueda convertir en un concepto casi contable. La idea es implementar modelos de medición de activos intangibles, denominados habitualmente modelos de medición del Capital Intelectual. El problema de estos modelos es que dichos intangibles no pueden ser valorados mediante unidades de medida uniformes, y por lo tanto, no se puede presentar una contabilidad de intangibles como tal. De cualquier forma, la Medición del Capital Intelectual, nos permite tener una foto aproximada del valor de los intangibles de una organización.

La contabilización y elaboración de Informes de Capital Intelectual presenta tres desafíos principales:

1. Requerimiento de mejores herramientas para gestionar la inversión en habilidades de los empleados, bases de información, y capacidades tecnológicas.
2. Requerimiento de algún tipo de medición contable que pueda diferenciar entre empresas donde el capital intelectual se aprecia frente a empresas donde este activo se deprecia.
3. Gestionar la capacidad de medir, en el largo plazo, el rendimiento de la inversión en personas, habilidades, bases de información, y capacidades tecnológicas de la organización.

Indicadores de capital intelectual

Por qué utilizar indicadores en la gestión de una Biblioteca?

• Para monitorear la ejecución y el desempeño de los planes y programas de trabajo
• Porque permite una toma de decisiones correcta
• Facilita el direccionamiento estratégico de las diferentes áreas
• Propende a los procesos de auto evaluación
• Para lograr una gestión más eficiente y actores comprometidos con los resultados
• Porque se involucran formas democráticas, participativas y de responsabilidad (líneas de control en cada área)
• Mejora la información respecto al uso de recursos, en éste caso la creación de activos intangibles.

Algunos parámetros que podemos proponer, son los que definen Edvinsson y Malone (6) quienes definen cinco enfoques para el establecimiento de indicadores del capital intelectual: enfoque financiero, enfoque al cliente, enfoque al Proceso, enfoque de Innovación y Desarrollo y enfoque Humano.

Simbología de los cuadros: ($) expresa moneda (%) expresa porcentuales (#) expresa un número concreto

($) expresa moneda (%) expresa porcentuales (#) expresa un número concreto

($) expresa moneda (%) expresa porcentuales (#) expresa un número concreto

Los indicadores presentados son meramente ilustrativos, cada unidad de información, puede adaptarlos a la medida de su organización. Aplicarlos sobre el área que considere conveniente.

La medición de indicadores de gestión, que en estricta lógica, tendría que formar parte del proceso integral de la Planificación Estratégica, debe involucrar en forma democrática y participativa, a todos los integrantes de la Biblioteca, implicados en la producción de un servicio o función, por lo que, su desarrollo e implementación, debería beneficiar tanto a sus productores como a sus destinatarios.

PARA CONCLUIR:

La nueva sociedad plantea nuevos requisitos. Se deberá adquirir y mantener una cultura de la información que propenda hacia la innovación, porque la “Sociedad del Conocimiento debe tener profesionales “informacionalmente cultos” y eso planteará problemas y a su vez retos importantes en el terreno de la documentación.

Por ello, ahora más que nunca la clave del éxito y la excelencia organizacional se centra en las personas y su gestión. Las Bibliotecas deberán darse cuenta de que, más allá de las tecnologías y de los procesos, son los conocimientos y el saber de su personal, cada vez más preparados, los que aportan el valor añadido a la organización.

La tecnología, los clientes y las personas formadas son fuentes de análisis y prospección continua. Considerarlas como capital-conocimiento, hacen de éstas fuentes, recursos estratégicos de la organización.

La evolución pasa por encontrar sistemas de medición eficaces pero, sobre todo, por implementar sistemas que vehiculen la información, generando nuevos modos de entender a la Biblioteca y el rol del profesional que facilite ese intercambio de conocimientos.

Las Bibliotecas tradicionales basan su estrategia en servicios y productos, las futuras lo basan en el conocimiento y se definen como organizaciones que agregan valor y crean bienes.

Las Bibliotecas tradicionales basan su evaluación sobre sus activos tangibles. Las Bibliotecas actuales, miden sus potenciales considerando sus activos intangibles, como una verdadera forma de mensurar su potencial intelectual. Citando al profesor Viedma Martí (7), concluimos manifestando que: “los conocimientos que generan valor o el Capital Intelectual son la clave del éxito de las organizaciones que compiten en el contexto económico, político, social y tecnológico de nuestro tiempo, y su papel en el futuro será con toda seguridad cada vez más relevante.”

CITAS:

(1) Patricia Ordoñez de Pablos (2002) Medición y elaboración de Informes de Capital intelectual: el desafío… http://gecon.es/
(2) Noaka, I., Takeouchi, H. (1995): The knowledge-creating company, Oxford University Press, New York.
(3) NIC. Norma Internacional de Contabilidad IASC (2000) “International Accounting Standards” )
(4) el Modelo Bueno puede ser consultado en: ttp://www.gestiondelconocimiento.com
(5) Bueno, E.; Morcillo, P. (1997): Fundamentos de economía y organización industrial. Madrid: McGraw Hill.
(6) Leif Edvinsson, Michael S. Malone, 1997, El Capital Intelectual, Grupo Editorial Norma, México.
(7) José María Viedma Martí (2002) La gestión del conocimiento y el capital intelectual 

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