La información en una empresa es imprescindible para otorgar a la gerencia y a la sociedad la posibilidad de conocer el ente sobre el cual tomará importantes decisiones de carácter financiero y económico. Según Michael Porter[1], los compradores – “clientes”- compiten en el sector industrial forzando la baja de precios, negociando por una calidad superior o más servicios y haciendo que los competidores compitan entre ellos –todo a expensas de lo rentable de la industria.
Los proveedores pueden ejercer poder de negociación sobre los que participan en un sector industrial amenazando con elevar los precios o reducir la calidad de los productos o servicios. Si esto es así ¿cómo podría la alta dirección de una empresa tomar decisiones de competencia si no estuviera al tanto de las ocurrencias de su situación de abastecimientos y realidad financiera de pagos?
En general la información puede existir, pero ¿es veraz, es íntegra es razonable? Esa es la duda del informado, es así como se requiere de un experto profesional que opine sobre la razonabilidad de esta información. Ese es el rol de la auditoria financiera, basándose en un examen de muestra selectiva y conveniente el auditor financiero dará una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, o de no ser suficiente o competente esta información: se abstendrá de opinar, cuando esto ocurre la empresa esta en problemas con respecto a su control y el usuario de información advertirá que su decisión la deberá tomar sobre bases inciertas y de sumo riesgo.
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[1] Michael Porter: Estrategia Competitiva 1ª Edición, Año 1998 Capítulo 5 “Análisis Estructural de los Sectores Industriales” Págs.44-47
Una decisión estratégica[2] crítica para cualquier firma es aquella centrada en el punto de hacer o comprar.
El carácter completo de la empresa puede modificarse por su posición frente a esta decisión, que es de vital importancia para la producción y competitividad de una compañía.
De acuerdo a lo antes dicho la planeación deberá primero establecer ¿qué vender, cuánto y dónde? De lo que se desprenderá qué y cuánto se necesita comprar para la venta o en caso de una industria los insumos y servicios necesarios para producir. En cuanto se determine lo anterior cabe la pregunta en los procesos: ¿hacer o comprar? De la determinación se hará el plan estratégico de necesidades en cantidad, calidad y valor.
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[2] “Administración de producción y operaciones” Chase Aquilano Jacobs, Capítulo 12, Pág. 467,(2001)
Para garantizar la cobertura de las necesidades de la empresa, los stock de materias primas y elementos para el montaje y almacenaje, deban ser lo más bajos, como sea posible.
El presupuesto en general[3], se encuentra profundamente relacionado con el de compras y al existir diferencias de lo presupuestado con lo realizado, se le pide al departamento de compras que fundamente las desviaciones o variaciones. Así como el análisis y el estudio de las mismas, lo cual da lugar a tomar las medidas para su superación.
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[3] “Adquisiciones y Abastecimientos” C.P.,L.A.E.,M.C.y Dr. Cristóbal del Río González.ecafsa/thompson learning (página I25)
La Planeación y Administración del Aprovisionamiento comprenden la preparación de un plan de trabajo administrativo y técnico de las tareas relativas del almacenamiento y stock de materias primas y de elementos para montaje así como la contabilidad analítica y explotación de los costos.
Vale la pena decir, que estas gestiones varían de una empresa a otra debido a que comúnmente existe la jefatura de compras y la jefatura de almacén ambas suelen trabajar de manera independiente de manera que es poco [4] frecuente que dentro de la realidad de una dirección de producción o comercialización se logre ejercer ambas funciones, según sea la prioridad que se presente en cada una de éstas.
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[4]Material de: Br. Santamaría Juana ;Br. Villegas Oxdali;oxdalisvillegas@yahoo.com.mx;Br. Martínez Eulennys; REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA;COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMINISTRACIÓN Y MERCADEO C.U.A.M. – EXTENSIÓN CALABOZO Trabajo Monográfico “Planeación y Administración del Aprovisionamiento” ilustrados.com
Esta planificación debe contemplar los siguientes aspectos:
a) Situaciones que dan origen a la Compra.
b) Objetivos e importancia del análisis operacional
c) El tipo de compras-bienes, mercaderías, materias primas, servicios-
d) Compras anticipadas
e) Límite de compras de emergencia
f) Porcentaje esperado de compra especulativa
g) Compras recíprocas
h) Compras de salvamento
i) Compras de excedentes
j) Compras en el mercado abierto.
k) Compras de artículos relacionados.
l) Compras especiales.
m) Compras de elementos especiales.
n) Compras corporativas.
o) Compras º
p) Calidad, cantidad, precio exacto, financiamiento y servicio.
CONCEPTO DE LAS PARTIDAS QUE INTEGRAN EL COMPONENTE
La gestión de compras tiene por objetivo la adquisición de existencias para la venta, producción o atención al servicio, es decir mercaderías, materias primas y auxiliares, suministros, envases y embalajes, así como la compra de servicios necesarios para el desarrollo de la actividad del ente. Este proceso tiene dos efectos contables; el registro de un activo (adquisición de bienes o servicios productivos) o de un gasto (servicios no productivos) y la contabilización de la correspondiente deuda con el proveedor.
Las cuentas a pagar comerciales evidencian la existencia de obligaciones del ente hacia terceros y su cancelación se efectúa generalmente mediante la entrega de valores monetarios.
IMPORTANCIA RELATIVA DE LAS PARTIDAS QUE INTEGRAN EL COMPONENTE
En este componente se encuentran partidas que muestran una situación en un momento dado, las obligaciones haría terceros, y otras que representan transacciones ocurridas durante un periodo, compras y pagos.
La significación en los estados contables de las cuentas a pagar depende de las características operativas del ente o de la actividad en la cual opera. El monto de estos saldos puede depender de los plazos de pago a proveedores o de la existencia de periodos en los cuales se concentran las compras. Las compras y los pagos representan uno de los procesos naturales e Indispensables de toda actividad económica, siendo generalmente sus transacciones numerosas y significativas
El objetivo fundamental de la gestión de compras. Como se ha mencionado anteriormente es la adquisición de materiales,
BREVE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES INCLUIDAS EN EL COMPONENTE
La Inclusión de las consideraciones Indicadas a continuación, sólo llenen por objeto permitir al lector familiarizarse con el flujo de las operaciones que pueden presentarse en los entes a auditar. Se Incluyen situaciones típicas y por tanto los comentarlos aquí vertidos no abarcan la totalidad de las combinaciones posibles.
El objetivo fundamental de la gestión de compras. Como se ha mencionado anteriormente es la adquisición de materiales, suministros y servicias al costo más bajo que sea compatible con las necesidades de calidad y servicio. La función de compras es responsable no sólo del costo de los materiales, sino también del costo, bástame importante, de su obtención,
Las decisiones de «autorización» son el punto de partida para establecer el control interna sobre las operaciones de compra.
Las empresas varían en cuanto al formulismo de la estructura de su organización de compras, así como en la amplitud y el grado de complejidad de sus actividades, de planificación y control. La estructura organizativa y la delegación de autoridad dentro de dicha estructura establecen el marco de trabajo en el que se toman las decisiones de compras. Estas decisiones de «autorización» son el punto de partida para establecer el control interna sobre las operaciones de compra.
La posición del máximo responsable de compras en la empresa varía considerablemente. En muchas empresas la importancia de la función de compras en el logro de los objetivos de rentabilidad tiene como consecuencia que el responsable de compras sea un miembro clave de la alta dirección. La denominación de «Jefe de compras» se usa comúnmente para designar el cargo del responsable de las compras. Del jefe de compras dependerán una serie de ejecutivos de compras, que en las grandes organizaciones pueden estar integrados en unidades de compra con arreglo a las clases de bienes o servicios que se adquieren. El carácter de las actividades de compra suele exigir un nutrido personal administrativo.
Existen ventajas, tanto en la centralización como en la descentralización de las compras. Algunas de las ventajas que se atribuyen a la centralización de las compras son: una mayor capacidad negociadora, debido a la consolidación de los pedidos: un mayor control sobre los niveles de existencias de ciertos materiales: la oportunidad de contar con ejecutivos de compras especializados, así como una mejor supervisión y una adhesión más estricta a las normas. Algunas de las ventajas de la descentralización de las compras son: la reducción de los plazos de entrega resultante de la proximidad de los ejecutivos de compras a las fuentes de abastecimiento, una más fácil comunicación entre los ejecutivos de compras y los departamentos usuarios y una mayor comprensión por parle de los ejecutivos de compras de los usos y especificaciones de los materiales, Algunas empresas logran obtener ventajas de ambas formas de organización al combinar la descentralización de las compras con un control centralizado.
Mediante la revisión de los organigramas, las descripciones de puestos de trabajo y los manuales de las normas y procedimientos, así como de cambios de impresiones con el personal responsable, se puede llegar a comprender cómo se aplican estos controles.
Un aspecto importante que el auditor deberá recocer es cómo están organizadas las funciones compras y quién es responsable de las actividades. Es Importante considerar en qué medida la propia función de compras u otros departamentos o personas ajenos a la organización de compras tienen una responsabilidad, sea reconocida, o sea de hecho, por adquisición de cantidades sustanciales de bienes y servicios. El auditor puede tener interés en conocer la asignación de las responsabilidades correspondientes a las siguientes actividades:
- Establecer las cantidades de los pedidos.
- Aprobar las solicitudes que inician el proceso de compras.
- Establecer los precios y condiciones de pago aceptables para los artículos comprados.
- Seccionar los proveedores y obtener ofertas y presupuestos.
- Aleccionar los métodos de envío y controlar les costos de transporte.
- Obligar legalmente a la empresa al contratar los pedidos.
- Contratar la cobertura de seguro de envíos que se reciben,
- Negociar y aprobar las condiciones con los proveedores,
- Negociar los contratos de producción fuera de la empresa.
Planificación y control de producción
- Determinar las cantidades de los pedidos
- Establecer los plazos de entrega necesarios para las principales clases de compras.
- Efectuar un análisis del costo marginal para establecer la cantidad apropiada que deba comprarse.
Ingeniería
- Normalizar las materias primas y los componentes comprados con el fin de minimizar el número de partidas en almacén.
- Realizar un análisis sobre la conveniencia de fabricar o comprar.
- Coordinar los cambios en las compras con los cambios tecnológicos.
Control de calidad
- Elaborar normas sobre inspección y comprobación de la calidad que puedan ser comunicadas a los proveedores y aplicadas a la recepción de los materiales.
- Inspeccionar las instalaciones de los proveedores para comprobar su capacidad de producir según las normas fijadas.
Proceso de las Facturas
- Conciliación de los formularios y procedimientos de compra con los registros contables para evitar la duplicación del trabajo
administrativo. - Verificación de los precios y las condiciones antes de la aprobación del pago de las facturas.
En general, las actividades que se incluyen en la secuencia del procesamiento del componente compras, cuentas a pagar y pagos son:
- Solicitud de compra
- Orden de compra
- Recepción
- Pagos
PAUTAS PARA LA COMPRENSIÓN Y ANÁLISIS DEL NEGOCIO
Las características de este componente varían de ente a ente en base al tipo de negocio que desarrolle.
Existen diversos aspectos que deben considerarse a fin de evaluar el medio en el cual opera la organización.
Entre otras posibles pueden incluirse las siguientes pautas a fin de comprender y analizar el negocio en el cual se desenvuelve el ente y utilizar esa comprensión para la determinación del enfoque de auditoria a aplicar.
RELACIONADAS CON LA NATURALEZA DE LAS COMPRAS
– Importancia financiera de los insumos y los servicios comprados.
La importancia financiera del importe, absoluto o relativo, de las compras depende de las características del funcionamiento de cada empresa. En algunas empresas el costo de los insumos y los servicios comprados representa una parte sustancial de cada importe de venta; en otras empresas, el costo de los materiales adquiridos es comparativamente pequeño.
– Características de las fuentes de abastecimiento y estabilidad de los precios.
– Fiabilidad del abastecimiento y previsibilidad de los plazos de entrega
Los plazos de producción y entrega de algunas empresas fabriles dependen del cumplimiento oportuno y efectivo por parte de los proveedores o subcontratistas. SI se compra un material a cierto número de proveedores, los procedimientos utilizados por el departamento de recepción para la comprobación de la cantidad y de la calidad pueden diferir de aquellos casos en que solamente se emplea un proveedor o un pequeño número de ellos, sobre todo si se trata de productos o contratos en que intervienen componentes complejos y especialmente diseñados. SI los plazos de entrega no pueden preverse, será frecuente que las compras se hagan con urgencia, con el fin de satisfacer las necesidades de producción. Quizá se caiga en la tentación de pasar por alto en estas ocasiones los usuales procedimientos de control Interno contable.
– Importancia de los costos del transporte
El conocimiento de la naturaleza de los Insumos comprados constituye la base para determinarla importancia relativa de los costos del transporte. SI éstos son Importantes, la empresa deberá documentar separadamente los procedimientos aplicables en relación con los diversos medios de transporte utilizados, los lugares F.O.B. y otros datos pertinentes.
RELACIONADAS CON LA VINCULACIÓN CON LOS PROVEEDORES
El auditor deberá estar alerta a la existencia de posibles vinculaciones entre proveedores y accionistas importantes, miembros del Consejo de Administración y empleados. Si existen Incompatibilidades eventuales, deberán estudiarse las cuestiones siguientes:
- Las operaciones importantes con entidades asociadas pueden exigir una atención especial para determinar si el precio y otras contraprestaciones con equivalentes a las usuales en las operaciones entre entes independientes.
- Las políticas y procedimientos aplicados por la empresa para supervisar y resolver las situaciones de incompatibilidad quizás deban ser revisados.
ASPECTOS DE VALUACIÓN Y EXPOSICIÓN
ASPECTOS DE VALUACIÓN
Un aspecto importante a tener en cuenta es el momento en que se debe reconocer una obligación con terceros. Las obligaciones por adquisición se registran cuando el bien o servicio es recibido. Por este motivo tiene gran importancia el control que efectúe la empresa sobre el corte de los informes de recepción, puesto que este documento es el que indica el nacimiento de la obligación con el proveedor.
Para la valuación de las cuentas a pagar debe considerarse su valor probable de cancelación, es decir, se deben valuar al monto que el proveedor espera recibir por la prestación de servicios o la venta del bien.
