Auditoría a distancia y matriz BCG

1.1 Introducción

Integrando la informática con el conocimiento de auditoría acumulado, se procedió a finales del año 2000 a la re-conceptualización de los servicios de la gerencia, pasando a formular un nuevo concepto: Auditoría a Distancia.

En sus inicios se le llamaba Monitoreo, al trabajo realizado a distancia, donde se tomaba la salva disponible en la sucursal y a través del Sistema de Auditoría de Fácil Explotación (SAFE) se procesaban un grupo de opciones que estaban definidas para el monitoreo; confeccionando un informe con los problemas detectados en la máxima estructura organizativa a nivel del complejo y no se daba evaluación al resultado de esta auditoría.

1.2 Cartera de servicios modificada

A partir de las consideraciones realizadas, de la evaluación de la cartera de servicios, mediante la utilización de la matriz BCG, que se detalló en el primer capítulo y de la incorporación del concepto de Auditoría a Distancia la cartera inicial se transforma en la mostrada a continuación:

Situación actual de la cartera de servicios

  •  Existen tres productos en la etapa de introducción, que generan expectativas alentadoras para el futuro de la gerencia, pues denotan la existencia de desarrollo e innovación.
  •  Se revierte la tendencia de la auditoría regular de convertirse en un perro muerto para retornar a un servicio vaca lechera.
  •  Se incorporan dos servicios base derivados Supervisión y Monitoreo y Evaluaciones a solicitud, que amplían el carácter educativo de la auditoría.

Monitoreo y Supervisión

En la práctica diaria los términos Monitoreo y Supervisión son utilizados indistintamente para denotar la verificación de la correspondencia de las operaciones realizadas en una determinada actividad con lo establecido para la misma. Sin embargo, a los efectos de este trabajo es conveniente establecer diferencias entre estos términos, ya que en el trabajo de Auditoría a Distancia existen dos vertientes que tienen esta característica común, pero que se diferencian en el momento en que se realizan.

La Supervisión es un servicio base derivado del concepto de Auditoría a Distancia que consiste en realizar evaluaciones de operaciones a partir de la información existente (salva disponible en la sucursal) de las entidades atendidas por el órgano de auditoría, que tiene como ventaja fundamental constituir una herramienta para las administraciones de las unidades, ya que se pueden prevenir o erradicar deficiencias potencialmente riesgosas sin necesidad de llegar a situaciones extremas. Debe destacarse que este servicio permite incorporar el factor preventivo y educativo, parte inherente del trabajo de auditoría, especialmente la interna.

A lo anterior debe añadirse que esta práctica permite a la unidad de auditoría detectar deficiencias comunes presentes en todas las unidades pertenecientes a una Casa Matriz o varias, así como realizar revisiones de la información de las entidades auditables, como parte de su actividad sistemática, con un elevado grado de periodicidad y bajo costo.

La Supervisión activa no es más que un apéndice de la Supervisión; al detectarse algún problema que pueda ocultar algún hecho grave o delictivo no sólo queda plasmado en el dictamen que se emite, sino que se revisa la documentación en la unidad y se ejecuta (de ser necesario) una auditoría especial, o sea, se hace la investigación de algunos aspectos y otros se dejan al complejo para que sean investigados y confeccionen un Plan de Medidas. Otro aspecto que incluye la supervisión activa es que, dentro de un complejo se determina una unidad y se le efectúa una comprobación IN SITU con las características del primer día de una auditoría, de forma sorpresiva se cuenta la mercancía y se arquean las cajas, se verifica la salva en nuestro poder, entre otros aspectos; para realizar esta verificación debe contarse con la correspondiente orden de trabajo.

El Monitoreo es una herramienta complementaria en el trabajo de auditoría y constituye también un servicio base derivado del empleo del concepto de Auditoría a Distancia, cuyo principal objetivo es detectar, en tiempo real, situaciones anómalas que denoten deficiencias, en correspondencia con sus niveles de riesgos, que demanden una respuesta inmediata y razonable de su origen y una toma de decisión consecuente para su solución.

Para alcanzar este objetivo es necesario determinar un conjunto de indicadores representativos de la actividad desarrollada por la unidad y que deben ser objeto de una revisión en correspondencia con los resultados obtenidos en la identificación de los riesgos fundamentales de estas entidades, a partir de los cuales la unidad de auditoría pueda estimar, de forma fácil y rápida, la presencia y gravedad potencial de éstos y decidir en dependencia de esta valoración, la decisión de realizar un análisis posterior más detallado o la ejecución de una auditoría si las evidencias así lo aconsejan, en tanto, los administradores y gerentes pueden llevar a cabo las acciones correctivas pertinentes, diariamente.

Evaluaciones a solicitud

La Evaluación de operaciones a solicitud es un nuevo servicio base derivado del concepto de Auditoría a Distancia que consiste en realizar evaluaciones de operaciones a partir de la información existente (salva disponible en la sucursal o en la propia unidad) a solicitud de los gerentes de los complejos, que tiene como ventaja fundamental que los indicios de posibles operaciones inadecuadas se comprueban sin que trascienda al colectivo, con lo cual se protege el prestigio de los implicados, cuando se determina que no existen.

No obstante la reciente introducción del servicio de Evaluaciones por solicitud, éste se ha utilizado en tres ocasiones siendo los aspectos solicitados los siguientes:

  •  Evaluación de confiabilidad de los inventarios realizados en una unidad, a partir del análisis del tiempo transcurrido entre que se prepara la toma física, se obtienen los listados de verificación y se actualizan los conteos (según el fichero de la Traza).
  •  Procesamiento incorrecto en Caja, de precios de los productos congelados, provocando faltantes en el inventario a partir de la comparación del peso promedio, determinándose los promedios por paquetes, por cajas y por días para su comparación.
  •  Mala operatoria del sistema Silver con relación con los Cuadres, Pases al Histórico, Salvas y Cambios de Accesos.

El procedimiento utilizado para la entrega de los resultados ha sido suministrar éstos a las administraciones para que evalúen los resultados de las violaciones o problemas que se señalan a distancia, si ello no implica la realización de una auditoría; pero en lo adelante se archivarán los papeles de trabajo junto a un informe con todos los problemas, cuyo original se entregará al directivo máximo de la unidad.

1.3 Características que diferencian la Auditoría a Distancia de la tradicional

A modo de ejemplo de las diferencias favorables a la realización de las Auditorías a Distancia en relación con las Auditorías Regulares tradicionales, comenzamos con los aspectos que son objeto de verificaciones y comprobaciones por el método tradicional.

Se verifican 22 aspectos o tópicos que son objeto de análisis en las Auditorías Regulares tradicionales que se realizan, con el empleo de las mismas herramientas informáticas utilizadas en las que se realizan a distancia.

En estas auditorías, independientemente de que mediante la utilización del SAFE le es posible determinar qué transacciones y qué aspectos de la disciplina de caja deberá revisar, que no son la totalidad de éstos, siempre le es necesario trasladar a la oficina una cantidad de documentación que deberá revisar y necesitará visitar la unidad auditada un determinado número de veces a fin de recoger informaciones, realizar verificaciones y entrevistas con los auditados, etc.

En el caso de las Auditorías a Distancia ya anteriormente hemos señalado que hasta el III Trimestre del 2001 se verificaron 63 aspectos y que en las que se realizan en el IV se verifican 74, lo que brinda al auditor un universo más amplio de aspectos a verificar.

En estas auditorías, en un principio el auditor solo se trasladaba a la unidad en casos excepcionales, solicitando aclaraciones por la vía telefónica o que se le mostraran, en su oficina, determinados documentos. En la actualidad, sin descartar la utilización del teléfono se dedica una jornada a visitar la unidad auditada con el objetivo de verificar in situ aspectos puntuales que se determinan después del análisis de toda la información obtenida, así como para verificar aspectos tales como: la organización y archivo de la documentación, el análisis de los documentos primarios, la utilización de la referencia cruzada en los documentos donde ello es necesario, la doble custodia del efectivo, la atención al público, así como otros aspectos que se estimen necesarios. En todos los casos se reduce en gran medida el tiempo en que el auditor se traslada a la entidad. El análisis de la traza contenida en las salvas es fundamental para realizar los futuros análisis y determinar las calificaciones que corresponden a cada caso.

Además, en las Auditorías a Distancia se realizan análisis de las operaciones con posibles riesgos, para obtener las tablas de un grupo de las opciones del SAFE que representan la verificación y validación de la información del SILVER (Sistema de Inventario) y luego se efectúan las otras consultas. Estos análisis se están incorporando actualmente en las auditorías normales, además de las revisiones documentales que se realizan.

Se incorpora en este tipo de auditoría a un especialista comercial, que hasta el III Trimestre del 2001 comprobaba esencialmente seis aspectos, y actualmente lo hace con once, en principio por análisis de la información y posteriormente dedica dos o tres jornadas de trabajo para la comprobación in situ de la mercancía. En las auditorías normales no sólo se hace un dictamen de los problemas, sino que se hace un trabajo interactivo con los especialistas de la unidad, lo que le sirve de fortalecimiento a su trabajo.

No se requiere de un especialista informático sin embargo se revisan 20 aspectos de este tipo en tiempo record, que de manera tradicional triplicaría el tiempo invertido o no sería posible el análisis de tanto volumen de información.

Este novedoso sistema está aplicándose en las unidades no planificadas a auditar en el año 2001 y ya para el año 2002 se planifican 26 de este tipo.

Ventajas de la Auditoría a Distancia:

Esta forma de realizar las auditorías en una parte de las unidades auditables no elimina la presencia de los auditores en las unidades, pero sí se disminuye la presión que esto causa y se disminuyen notablemente los gastos de transportación y el tiempo perdido en los traslados o en espera de la llegada del transporte.

Este método de trabajo lleva implícito menos aud/días, mayor productividad, sin dejar a un lado la calidad, al auditar el sistema y los riesgos que pueden presentarse.

La Auditoría a Distancia tiene predeterminado los aspectos a revisar hasta que sean variados por la máxima dirección de la gerencia y en las auditorías regulares tradicionales es a criterio del auditor si obtiene o no todas las opciones habilitadas para cada tema ya que en no todos los casos es necesario el mismo nivel de análisis.

Finalmente cabe hacerse la pregunta: ¿Puede hacerse este trabajo en este tiempo con la profundidad planteada, sin una herramienta adecuada?¿Puede calificarse como Auditoría a Distancia el hecho de realizar la salva de la información y trasladar los documentos de la unidad al puesto de trabajo del auditor?. Obviamente la respuesta es no; la Auditoría a Distancia que realizamos abarca un período de tiempo de tres meses, utilizando la salva de una unidad, que se importa para el sistema SAFE, sin interferir en el trabajo de la unidad, solo en contadas ocasiones para la verificación de la actividad comercial y para verificar la documentación en sentido general, sin verificar todos los documentos, sin revisar todas las cintas auditoras y con sólo dos personas.

1.4 Consideraciones finales

Antes de finalizar el presente capítulo es necesario señalar, que se introdujo en la práctica diaria el concepto de Auditoría a Distancia, como resultado de la ampliación de la cartera de servicios convencionales de auditoría, con nuevos servicios de base derivados.

A partir de los análisis de riesgos efectuados, se consideró necesario chequear en las Auditorías a Distancia, la verificación en un inicio de 20 opciones que brinda el sistema (Sistema de Auditoría de Fácil Explotación), diseñado en la gerencia, las que en la actualidad suman 74. Teniendo en cuenta los conocimientos adquiridos con las Auditorías a Distancia efectuadas, se comienza en el 2001 a realizar este tipo de auditoría como una auditoría regular más, a partir de aprobarse por el Ministerio de Auditoría y Control (MAC) este mecanismo.

La utilización de la informática y un sistema auditor a la medida es vital en el proceso de la Auditoría a Distancia; la cual está llamada a sustituir las auditorias tradicionales y un uso más eficiente de los recursos; así como representa un mayor control de los recursos, aumentando el Control Interno en las unidades.

El número de auditorías realizadas ha venido aumentando con el transcurso de los años, pero es a partir del 2001 que se produce un verdadero despegue, concluyendo el año con 108 auditorías de un plan de 87, para un sobrecumplimiento del 24.14%, lo que demuestra de manera fehaciente, lo que hemos venido afirmando al respecto del aumento de la productividad con la utilización de esta estrategia, lo que nos permitirá acercarnos, cada vez mas, al objetivo del Gobierno de lograr auditar el 100 % de las entidades.

Siendo el año donde se trabaja con menor promedio de auditores, se alcanza la mayor cifra de auditorías en los tres primeros trimestres del año, representando el promedio de auditorías por auditor el 117.2 % de lo alcanzado en 1998, año de mayor promedio en el período analizado y para el 2002 se planifica alcanzar el 124.1 % comparando con ese mismo año. Estos resultados se alcanzan en una gran medida, mediante la utilización de las Auditorías a Distancia como se pueden apreciar en el siguiente gráfico (se deducen las auditorías informáticas):

Auditoría a distancia BCG

Con este nuevo concepto la auditoría sirve de herramienta para el control y la supervisión, constituye un elemento esencial, que a su vez debe incorporar en sus normas y procedimientos los elementos de calidad, para avanzar hacia la excelencia empresarial, toda vez que en este contexto las tres (E ) se manifiestan de la siguiente forma:

Economía: Con la introducción de la Auditoría a Distancia se realiza una explotación y utilización más racional de los recursos tanto en calidad como en cantidad, ya que se aprovechan al máximo las capacidades técnicas instaladas y el potencial humano. Por otra parte los gastos de sueldos para los nuevos servicios incorporados no representan una erogación adicional para el órgano de auditoría, sino un cambio en la estructura de estos, ya que el fondo de tiempo excedente al aplicar los planeamientos previos, permite, manteniendo el nivel de gastos requeridos por la cartera de servicios clásica, incorporar los nuevos desarrollos.

Eficiencia: Con la Auditoría a Distancia es posible realizar un mayor número de auditorías, con el mismo fondo de tiempo y fuerza de trabajo. En un análisis comparativo del comportamiento real del plan de auditoría a partir de la incorporación de la Auditoría a Distancia en el año 2000 con respecto al año 1999, se observa una disminución en el costo horario en un 6% y un sobrecumplimiento del plan de auditoría en un 34%, con independencia de haber trabajado en el año 2000, con un promedio de cuatro auditores, menos que en 1999.

Eficacia: Contribuye a transformar progresivamente la Gerencia de Auditoría en un servicio de excelencia capaz de auditar y supervisar anualmente todas las unidades pertenecientes a la sucursal, además de que contribuye al incremento de un ambiente de control.

El impacto económico alcanzado se manifiesta a través de los recursos que no deben erogarse como resultado del incremento en la productividad, que permitirá llegar con el trabajo de auditoría y supervisión, anualmente, a todas las entidades.

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Rivas Catalina. (2002, septiembre 24). Auditoría a distancia y matriz BCG. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/auditoria-a-distancia-y-matriz-bcg/
Rivas, Catalina. "Auditoría a distancia y matriz BCG". GestioPolis. 24 septiembre 2002. Web. <https://www.gestiopolis.com/auditoria-a-distancia-y-matriz-bcg/>.
Rivas, Catalina. "Auditoría a distancia y matriz BCG". GestioPolis. septiembre 24, 2002. Consultado el 20 de Julio de 2018. https://www.gestiopolis.com/auditoria-a-distancia-y-matriz-bcg/.
Rivas, Catalina. Auditoría a distancia y matriz BCG [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/auditoria-a-distancia-y-matriz-bcg/> [Citado el 20 de Julio de 2018].
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