Aplicación web para los procesos de gestión económica financiera

El presente trabajo muestra una propuesta de Informatización para la gestión económica financiera (GEF) y el aseguramiento de la Universidad de La Habana. Aborda el prototipo de una infraestructura para la gestión a través de la Web, que garantizará un fácil acceso a la información integrada por cada uno de los niveles de interés, mayor nivel de seguridad, una actividad económica más eficiente, y una toma de decisiones más certera en el plano económico.

Con la propuesta presentada se pondrá a disposición de la Universidad de La Habana una herramienta que, haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, permitirá la  agilización de los procesos con alto nivel de eficacia y un uso más racional de los recursos humanos.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) juegan cada vez un rol más protagónico para gestionar la información de una organización. Entre las áreas de mayor importancia en el funcionamiento de cualquier entidad, y donde el manejo seguro y ágil de la información es vital, se destacan las áreas económicas, en las que se introduce y maneja un gran volumen de datos contables, estadísticos, financieros, etc., cuyo análisis permite fundamentar la toma de decisiones en los diferentes niveles de la organización.

Las  universidades, cuya  misión  fundamental en  la  sociedad  es  la  formación  de  profesionales, manejan, al igual que cualquier otra institución, recursos materiales y financieros que aseguran que cumplan tal misión de forma adecuada, y para ello, deben realizar su gestión económica y financiera de manera efectiva y eficiente.

En la actualidad, no puede pensarse en ninguna actividad relacionada con la gestión y, menos aún, con la gestión económica-financiera, en la que no se requiera de la introducción de las TIC. La integración de los procesos universitarios, así como la gestión del conocimiento de la organización, no pueden concebirse sin una amplia utilización de la tecnología.

El  uso  de  las  TIC  en  los  procesos de  las  organizaciones ha  hecho surgir nuevas tendencias y conceptos que han servido como base para el diseño de nuevos modelos de gestión, los cuales deben ser explotados en las áreas económico –financieras de las universidades.

La Universidad de La Habana (UH) es el Centro de Educación Superior más grande del país, y su actuación en el acontecer nacional e internacional ha determinado la excelencia y el prestigio que se le  reconoce. Es de  los centros que  más  recursos necesita y  gestiona dentro del Sistema de la Educación Superior en Cuba, por lo cual resulta de gran importancia la informatización de los procesos asociados a la gestión económica financiera.

Sin embargo, actualmente existen limitaciones en la infraestructura de informatización de la UH, caracterizada por el atraso tecnológico del equipamiento que se usa, la inexistencia de servidores potentes, la insuficiente capacidad de sus redes, así como el uso parcial de soluciones de software de limitada efectividad.

Al mismo tiempo, hay que decir que la información se gestiona de manera fragmentada, lo cual trae como consecuencia que no se pueda disponer de la misma para su visualización por la comunidad universitaria y para la toma de decisiones sin desplazarse físicamente a las áreas económicas. La adecuada gestión de la información en una organización constituye un factor esencial para su éxito. Cada  día  es  más  común  la  incertidumbre de  los  directivos debido  a  la  dispersión de  datos  e información que duplica tareas y hace imposible su recuperación por parte de quienes los necesitan en el momento oportuno para tomar decisiones.

Caracterización de la Universidad de La Habana

La Universidad de La Habana (UH), Alma Mater de la Educación Superior Cubana, es la mayor y más antigua casa de estudios de Cuba y una de las primeras en nuestro continente. Fue fundada el 5 de  enero  de  1728,  y  es  desde  entonces  un  baluarte  indiscutible  para  el  país  como  centro  de desarrollo del pensamiento científico, político y social. Por su excelencia académica mantenida a lo largo de los años, se distingue de otras universidades del país y del resto del mundo.

La UH tiene como objeto social llevar a cabo la formación integral de estudiantes universitarios en las ramas de las Ciencia Sociales, Económicas, Humanísticas, Naturales y Exactas y garantizar la educación continua y el postgrado académico, así como desarrollar la investigación científica como elemento consustancial de la Educación Superior.

Por ser un centro destacado en la integridad, consagración y sentimiento de pertenencia de sus miembros, promueve la excelencia en todas las esferas de su actividad y se plantea como misión: “Ser espacio de reflexión, creación de conocimientos científicos y tecnológicos y de formación de valores, para coadyuvar a la continuidad histórica de la Revolución Cubana y al enriquecimiento cultural de la sociedad, desempeñando un papel principal en el desarrollo, difusión y aplicación de las ciencias sociales, naturales, económicas y exactas y en la formación integral y continua de profesionales con capacidad de liderazgo científico y político, identificados con la Revolución y el Socialismo”.

La Universidad de la Habana cuenta con 18 Facultades en las que se imparten 32 carreras, 20 centros de  investigación y  5  filiales universitarias territoriales, además de  tener a  su  cargo  el programa de formación de estudiantes chinos en el idioma español, y la preparación de estudiantes de grado 12 para carreras seleccionadas en las aulas universitarias.

Es propietaria de una importante planta física, que está distribuida por toda La Habana e incluye aulas, laboratorios, bibliotecas, oficinas, almacenes, talleres, dispositivos de producción, centros de elaboración, facilidades de alojamiento, etc.

Posee numerosas instituciones culturales, como museos y galerías y es dueña de un importante patrimonio histórico, tanto en cuanto a sus edificaciones como a la riqueza documental que atesora.

En ella estudian más de 23 000 personas en cursos de pregrado y más de 3000 en cursos de postgrado y trabajan más de 4000 profesores, investigadores, técnicos y numeroso personal de apoyo. Su impacto en la sociedad, producto de su trabajo de investigación y extensión universitaria, sus amplias y siempre crecientes relaciones internacionales, entre otras particularidades.

Las actividades asociadas a lo misma son:

Actividades  fundamentales:  Docencia  de  pre  y  postgrado,  investigación  científico  técnica  y extensión universitaria.

Actividades de Apoyo: alojamiento, becas, alimentación, transporte, servicios telemáticos, de información, de comunicación, gestión económica y financiera, asi como reparaciones y mantenimientos constructivos y de equipamiento

Actividades eventuales: inversiones constructivas, eventos y atención a extranjeros.

Estructura de la Gestión Económica Financiera de la UH

La  UH  en  el  aspecto  económico  es  un  sistema  de  unidades  presupuestadas, subordinadas  al Ministerio de Educación Superior y adscritas todas a la Universidad de La Habana. La estructura económica de la UH está formada por cuatro unidades presupuestadas (UP): UP Jardín Botánico (JBN), UP Instituto de Farmacia y Alimentos (IFAL); la UP Universidad de La Habana (UH) y la UP de  Aseguramiento a  la  Universidad  (UPA-  UH).  Cada  una  de  estas  entidades  tiene  actividad económica propia y objeto social específico, pero todas se rigen por las políticas universitarias de funcionamiento y desarrollo. Están subordinadas al Rector y sus presupuestos e inversiones son aprobados por la dirección de la UH.

Las facultades y los centros de investigación que no se encuentran en el IFAL o el JBN, las sedes universitarias  y  los  dispositivos  de  administración  central  ejecutan  su  actividad  contable  y financiera a través de las UP Universidad de La Habana, y de Aseguramiento a la Universidad de La Habana, con sus Centros de Gestión Contable y Financiera o Centros de Gastos.

Unidad Presupuestada Universidad de La Habana:

Centro de Gestión Contable y Financiera de Economía (Dirección de Economía UH):

Atiende la actividad de los dispositivos de administración central, las facultades, centros de estudios e investigaciones y las filiales universitarias

Centro de Gastos de Cooperación Internacional:

Atiende la actividad de donativos y proyectos internacionales Unidad Presupuestada de Aseguramiento Universidad de La Habana:

Centro de Gestión Contable y Financiera de los Servicios:

Atiende la actividad de talleres, comedores independientes, centro de elaboración, imprenta, servicios generales contratados, jardinería, correspondencia, transporte y almacenes de transporte.

Centro de Gestión Contable y Financiera de Aseguramiento:

Atiende la actividad de aseguramiento, compra centralizada, almacenamiento y distribución de productos y mercancías, que aseguran todo el funcionamiento universitario, así como la Casa de Protocolo Universitaria.

Circunstancias que originaron la web de la Gestión Económica Financiera

Desde mediados del año 2003 se vienen produciendo cambios y modificaciones por parte de los organismos  rectores  de  la   economía  cubana.  En   consecuencia,  fue   necesario,  oportuno  y conveniente adecuar las actividades económicas en el Ministerio de Educación Superior (MES), y a su vez las de las universidades adscritas a este, lo que quedó recogido en el Nuevo Modelo de Gestión Económico-Financiera (NMGEF), como solución integral y sistemática a las deficiencias e insuficiencias de la gestión hasta el momento.

El NMGEF presupone una forma perfeccionada del desempeño en la actividad económico financiera en   el   MES,  en   permanente  evolución  y   transformación.  No   es   más   que   un   proceso  de sistematización y reordenamiento que tiene en cuenta en su diseño todas las orientaciones, indicaciones y resoluciones de los organismos rectores de la economía cubana. Está conformado por sistemas y subsistemas que agrupan todas las técnicas y conocimientos requeridos para el desempeño de las tareas que tienen como propósito el cumplimiento de la misión de las áreas económicas en nuestras universidades.

Este nuevo modelo estableció los sistemas y subsistemas siguientes: Sistema de Contabilización

Sistema de Planificación

Sistema de Comercialización Sistema de Precios Subsistema Estadístico Subsistema Informativo Subsistema de Control Subsistema Organizacional

Subsistema de Recursos Humanos

Subsistema de Informática y Automatización

El Subsistema de Informatización y Automatización tiene como objetivo general “ la elevación de la eficacia,  eficiencia  y  efectividad  en  la  planeación,  asignación  y  el  control  de  los  recursos financieros, humanos y materiales, así como en los diversos procesos de toma de decisiones en la esfera de la actividad económica y de aseguramiento de la Educación Superior Cubana, mediante el diseño y aplicación de un nuevo modelo de gestión de la información económica, basado en la informatización de  los  procesos  de  generación, comunicación, procesamiento y  almacenaje de información”.

Desde los primeros momentos en que se comenzó a trabajar en el Programa de Perfeccionamiento se acometieron tareas de vital importancia relacionadas con la informatización del proceso económico-contable de las entidades, siempre en el marco de la Estrategia Maestra de Informatización del Ministerio de Educación Superior, que plantea entre sus metas las siguientes:

• Elevar de la cultura de la informatización en todos los niveles.
• Asimilar, introducir, y actualizar las mejores tecnologías informáticas de equipamiento, información y comunicaciones al menor costo posible.
• Aplicar  las  tecnologías  de  la  información  y  las  comunicaciones (TIC)  en  todas  las actividades principales de la Educación Superior y potenciar nodos de excelencia.
• Generar nuevas tecnologías de la informática, información y las comunicaciones, lograr mayor incorporación de profesores, investigadores y estudiantes a este propósito.

En Cuba, pocas instituciones de la administración públicas han logrado desarrollos en su gestión que vinculen la informatización más allá del uso de sistemas de gestión contable y financieras

Lograr la gestión online de todos los procesos de apoyo de la UH tendría, sin duda, un impacto trascendental. Esto implicaría que, de manera permanente, la comunidad universitaria pudiera demandar gestiones  o  recursos  de  diferentes  dispositivos, y  los  directivos  pudieran  tomar  las decisiones  que  correspondientes  para  dar  respuesta  a   tales  demandas.  Hacerlo  supondría inmediatez en la  información, así como niveles de respuesta que nada tienen que ver con los actuales. Eliminar la espera, lograr el aprovechamiento múltiple del tiempo, tener la posibilidad de saber en cada momento el estado de cada gestión, pondría a la Universidad en un escalón superior a cualquier resultado en la gestión actual de la administración pública.

Las áreas centrales de la Universidad (Unidades de Gasto), demandan para todas las gestiones que realizan los servicios económicos, pero no existía otro modo para llevarlas a cabo que no fuera desplazarse hacia las direcciones de economía, en la mayoría de las ocasiones más de una vez, lo mismo  sucedía si  requerían  alguna  información.  Esto  hizo  que  la  posibilidad  de  mejorar  e informatizar los procesos tuviera un resultado de alto impacto en la comunidad universitaria.

No  existia  en  la  intranet  de  la  UH  ningún  vinculo  que  brindara  información sobre  las  areas económicas y de asegureamiento y sus funciones. La información que se gestionaba no se tomaba de un sitio oficial y podía ser alterada y por lo tanto no confiable.

Para mejorar la eficiencia en la gestión económica financiera -lo cual tiene alto impacto en la organizacional-, hacerla más transparente, así como optimizar el empleo del tiempo de directivos universitarios se hizo necesario: Desarrollar e implementar un sitio web para gestionar, manipular y obtener información de manera integrada de la Gestión Económica Financiera de la Universidad de La Habana satisfaciendo así las necesidades de la Comunidad Universitaria.

La Web para  la Gestión Económica Financiera

Para el desarrollo de la aplicación se tuvieron en cuenta las fases planteadas por Gil Álvarez en su metodología:

1. Fase de Análisis:

Antes de comenzar a   desarrollar   un sitio web se deben dar respuesta a un grupo concreto de interrogantes que permitirán aclarar y definir de manera básica las expectativas existentes entorno a la aplicación e interacción que se va a generar. Algunas de las preguntas que nos realizamos fueron:

• ¿Se necesita el sitio web?
• ¿Para qué se necesita el sitio web?
• ¿Qué buscarán en él los usuarios?
• ¿Qué servicios brindará el sitio web?
• ¿Con qué recursos se cuenta?
• ¿Qué tiempo deberá ser invertido en la creación?
• ¿Qué impacto causará en los usuarios?

Para dar respuesta a estas interrogantes se llevaron a cabo diversas acciones tales como: encuentro con el  Consejo Económico. (Vicerrector Económico y  Directores de  Áreas de  la  Vicerrectoría), revisión de la Información de la Gestión Económica Financiera  y el Aseguramiento existente en la Intranet y la web de la UH, recopilación y análisis de la información a mostrar en la Web. valoración de las aplicaciones para su desarrollo revisando además las bases de datos existentes de los sistemas contables utilizados y además entrevistas para saber que se necesita y espera del sitio.

Pudimos detectar entonces que el sitio resolvería lo siguiente:

• Existiría un espacio en la Intranet para la Vicerrectoría Económica.
• Estaría a disposición de las áreas universitarias la información necesaria para su trabajo relacionado con la gestión económica y el aseguramiento.
• Fácil acceso a la información integrada
• Gestión más eficiente.
• Favorecería la toma de decisiones en el plano económico

2. Selección de objetivos:

Todo proyecto debe contar con objetivos definidos contra los cuales pueda medirse la efectividad de las acciones que se desarrollan.

En particular se definió como Objetivo General: Desarrollar  un sitio web, que garantice un fácil acceso a la información integrada, una gestión económica más eficiente y que contribuya a la toma de decisiones en el plano económico.

3. Selección de usuarios:

Usuarios son aquella parte de la población a la que se pretende alcanzar o influir con el sitio.

Conocer el tipo de usuario servirá para establecer parte de los criterios de diseño de contenido, lenguaje, estética, entre otros.

Tabla 1. Definición de perfiles de usuarios y niveles de acceso a la información

4. Selección de software:

Las herramientas empleadas para el desarrollo de este sistema informático son Desplegar la plataforma sobre un servidor dedicado con Windows Server 2008

Servidor Web Apache (v2.2.21)

Motor de Base de Datos MySQL (v5.5.16)

La plataforma se encontrara enlazada con varias bases de datos sobre SQL Server 2008 de las cuales extrae datos frecuentemente siguiendo el principio de fuente de información única definido en la etapa anterior.

PHP como lenguaje de programación de lado del servidor.

CodeIgniter (v2.1) como framework de desarrollo utilizando el patrón de diseño MVC.

jQuery y jQueryUI para un mejor manejo de la sintaxis JavaScript y para mejorar la experiencia de usuario mostrando controles avanzados para interaccionar con la aplicación.

Se utilizará   GIT como sistema de control de versiones durante toda la fase de desarrollo de la plataforma.

5. Selección de contenidos.

Básicamente el éxito de un sitio web se debe a su contenido. Es conveniente presentar un contenido acorde a los objetivos planteados para desarrollar el sitio y que la información a plasmar cubra las necesidades e intereses del público a quien va dirigido.

Se realizo un levantamiento de necesidades de información referente a la gestión económica financiera y el aseguramiento por parte de las areas universitarias que arrojo los siguientes resultados:

• estructura general de las áreas de gestión económica de la universidad, su misión, visión, funciones, sus directivos
• informes estadísticos,
• procedimientos para realizar operaciones con las direcciones económicas
• documentos normativos y metodológicos por organismos que regulan y orientan el trabajo de administración.
• modelos para trámites (movimiento de activos fijos, conteo anual de activos fijos, conteo al 10% de AFT, solicitud de materiales, anticipos de viaje)
• modelos estadísticos
• controles de activos fijos por áreas
• fondos bibliotecarios,
• nóminas de estipendios y de trabajadores
• inventarios de almacén,
• plan y presupuesto,
• distribución de recursos materiales y financieros
• análisis económicos

El diseño web supone un trabajo extenso y detallado, puesto que abarca no solo la presentación visual sino también la integración con una estructura lógica basada en el propósito del sitio. Al momento de diseñar es necesario tener en cuenta aspectos como la usabilidad y la accesibilidad.

Emplearemos  en  este trabajo la definición de usabilidad más extendida, que es la ofrecida por la ISO (1998).

Usabilidad: es  el  «grado  de  eficacia, eficiencia y  satisfacción con  la  que  usuarios específicos pueden lograr objetivos específicos, en contextos de uso específicos»

En la definición podemos observar que la usabilidad se compone de dos tipos de atributos:

Atributos cuantificables de forma objetiva: como son la eficacia o número de errores cometidos por el usuario durante la realización de una tarea, y eficiencia o tiempo empleado por el usuario para la consecución de una tarea.

Atributos cuantificables de forma subjetiva: como es la satisfacción de uso, medible a través de la interrogación al usuario, y que tiene una estrecha relación con el concepto de Usabilidad Percibida. Como se indica en la definición, la usabilidad de una aplicación debe ser entendida siempre en relación con la forma y condiciones de uso por parte de sus usuarios, así como con las características y necesidades propias de estos usuarios. Un diseño no es en sí mismo usable: » lo es para usuarios específicos en contextos de uso específicos».

De acuerdo con Nielsen (1994), la  usabilidad recoge la  facilidad con la  que un usuario puede aprender a manejar el sistema, la sencillez para memorizar funciones básicas, el grado de eficiencia con la que el sitio ha sido diseñado, la flexibilidad durante la interacción y, en general, la valoración del usuario respecto a su propia aptitud para gestionarlo.

Modelo Satisfacción y No frustración.

En el siguiente modelo Hassan (2006), describe las relaciones de influencia entre factores; información imprescindible para entender el verdadero impacto de cada uno de ellos en la satisfacción de uso.

Modelo Satisfacción y No frustración.

Fig.1 Modelo Satisfacción y No frustración. Fuente: Hassan, Y. (2006). Revista Española de Documentación Científica 29.

Los  factores  identificados  como  higiénicos  son  la  accesibilidad,  funcionalidad y findability («encontrabilidad»), mientras que los motivadores son la utilidad, cualidad estética y credibilidad. El séptimo factor, la usabilidad, por su doble dimensión (objetiva y subjetiva), queda caracterizado como higiénico y motivador al  mismo tiempo, además de cumplir la función de factor vertebral relacionando el resto de factores de diseño.

Utilidad: Es la medida en la que el sitio web sirve al usuario –provecho, beneficio e interés que le produce– que podemos definir como una relación de actitud afectiva con el sitio web. Hay que aclarar que este factor se refiere a la utilidad subjetiva o percibida, no a la objetiva o técnica.

Accesibilidad: Es un atributo de calidad que se refiere a la posibilidad de que el sitio web pueda ser accedido y usado por el mayor número posible de personas, indiferentemente de las limitaciones propias del usuario o de las derivadas del contexto de uso.

Funcionalidad: Se refiere al correcto funcionamiento técnico del sitio web. Al margen de que un sitio –como por ejemplo una aplicación webmail– sea accesible y fácil de usar, si no lleva a cabo su función sin errores –como hacer llegar un email a su destinatario– no resultará de valor alguno para el usuario.

Findability: La medida de la capacidad del usuario para encontrar la información buscada en un tiempo razonable. Es un factor que se refiere a la posibilidad de encontrar o recuperar fác ilmente la información necesitada, resultado de una correcta arquitectura de información (estructuración, descripción y clasificación de contenidos).

Estética: Esta cualidad se refiere a una apariencia bella, placentera y atractiva. Un diseño estético es  aquel  que  resulta  agradable,  ya  sea  para  los  sentidos,  para  la  imaginación,o para  nuestro entendimiento.

Credibilidad: Es una cualidad percibida, compuesta por dos elementos clave: fiabilidad y profesionalidad.

“Los factores higiénicos –funcionalidad, accesibilidad y findability– presentan interrelación con la dimensión desapercibida u  objetiva de la  usabilidad,   mientras que los motivadores  –utilidad, estética y credibilidad–con su dimensión apercibida o subjetiva”. (Hassan, 2006)

Añadiendo otros dos criterios de suma importancia:

Identidad Institucional: Se  entiende como  la  cualidad del  sitio  web de  lograr proyectar la imagen de la institución de manera correcta y adecuada.

Operación y Seguridad: Es la capacidad que tiene el sitio web para garantizar la privacidad de los datos personales y realizando transacciones seguras cuando utiliza los servicios ofrecidos en el sitio.

6. Estructura de Navegación. Diseño.

Se tuvo en cuenta que la estructura de un conjunto de páginas web es muy importante, ya que

permitirá al lector visualizar contenidos de manera fácil y clara (buena estructura) o provocar en el lector una  sensación de  estar  perdido, por  lo  cual no  encontrara rápidamente lo  que  busca y terminará por abandonar el sitio (mala estructura).

Aplicación Web para los procesos de Gestión Económica Financiera y Aseguramiento de la UH

Fig.2 Aplicación Web para los procesos de Gestión Económica Financiera y Aseguramiento de la UH.

En el sitio se utiliza una estructura radial en la cual todas las páginas están relacionadas entre sí, permitiendo al usuario una navegación libre   y sin limitaciones, su mapa no es complejo y es bastante intuitivo lo cual permite que los usuarios lleguen fácilmente a la información desead al cual se le muestra al usuario solamente con cargar la página sin necesidad de dar scroll repetidamente en una  misma página y  el  texto  no  ocupa más  del  30%  del  espacio, lo  cual  asegura una  lectura agradable.

Se tuvo en cuenta la identidad visual de la UH, existe homogeneidad en los rotulados y el estilo de la página,  haciéndola  más  familiar  y  fácil  de  usar,  Se  analizó  la  composición  de  los  usuarios potenciales y sus limitadas posibilidades de equipamiento y ancho de banda, así como la diversidad de  navegadores  por  lo  que  se  estableció como  requisito  de  diseño  para  el  sitio  que  fuera minimalista, dando prioridad a la facilidad de uso, o sea que se han eliminado aquellos elementos que no son de gran relevancia para los usuarios,   por ejemplo animaciones o gráficas excesivas, multimedias o clips en flash, así como imágenes pesadas, Nielsen (1994)

El sitio cuenta con un buscador que permite encontrar rápidamente actas, modelos e información contenida en el sitio.

A través de encuestas se  van mejorando o añadiendo las funcionalidades e  informaciones que muestra el sitio, con lo cual se aprovecha y reutiliza la experiencia del usuarios.

Conclusiones

Se desarrolló e implementó en la Universidad de La Habana una aplicación web para los procesos de gestión económica financiera que cumple con los términos de usabilidad, utilidad, funcionalidad, accesibilidad, findability, estética, identidad institucional, credibilidad, operación y seguridad, mencionados en el desarrollo del trabajo. Con   ello se garantiza un fácil acceso a la información integrada por cada uno de los niveles de interés y una gestión económica más eficiente en todas las Unidades de Gastos, obteniendo un mayor nivel de seguridad e integridad de la información y favoreciendo la toma de decisiones en el plano económico.

Referencias Bibliográficas

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