Actividades en las ferias de negocios internacionales

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ACTIVIDADES EN LAS FERIAS DE NEGOCIOS
INTERNACIONALES
El presente capítulo titulado “Actividades durante la Feria describirá de forma
dinámica y concreta las actividades esenciales que deben tener en cuenta los
organizadores y participantes de una feria para poder aprovechar al máximo sus
recursos y lograr rentabilizar su inversión reconociendo las oportunidades que les
puede ofrecer el mercado al conocer a potenciales clientes y proveedores; y al
mismo tiempo detectando posibles amenazas al analizar las fortalezas y
debilidades de sus competidores. Es por esta razón, que se tiene una especial
consideración en todas las actividades que se desarrollan durante la feria,
sobretodo porque es en esta etapa en que toda la preparación y los recursos
planificados para la feria entran en acción. Finalmente es importante mencionar
que el factor humano y la inteligencia emocional de los representantes de las
empresas juegan un rol transcendental en el éxito que pueda lograr la feria, ya
que en esta etapa las relaciones comerciales y oportunidades de mercado se
establecen a través de la interacción de las personas, empresas, clientes,
proveedores, instituciones gubernamentales y demás participantes.
I. AL INICIO DE LA FERIA
Las ferias, tienen como objetivo fundamental dar
conocer al público objetivo un nuevo producto o
servicio, sus bondades y en la marca o
empresa que la representa. Por ello, hay que
saber aprovechar la mínima ocasión para crear
una impresión global y duradera de competencia,
eficacia, madurez y firmeza bien entendida. Es
decir, se trata de que la empresa parezca, a ojos
de los visitantes y del entorno ferial, la clase de
organización con la que cualquiera desearía
Imagen 1: Se puede observar la
estructura de los stands preparadas para
dar inicio a la feria y recibir a los
visitantes.
establecer contactos comerciales. Si esto se consigue, la rentabilidad está asegurada y
por tanto nos preguntamos, ¿En qué mejor momento, sino es durante el inicio de la feria
en la que puede lograrse la atracción de nuestro público potencial?
Por esta razón, el presente apartado busca describir todas las actividades, detalles y tips
que debe seguir un organizador para que tenga éxito durante la apertura de la Feria que
está realizando. Para comenzar, hemos dividido esta etapa en tres sub-etapas. Estas son:
1. Atención a los Visitantes, 2. Registro a los Visitantes y 3. Entrega de Folletos a los
Visitantes. Estas tres sub-etapas engloban en todas las actividades que se realizan al
dar inicio la Feria y cuando se comienzan a recibir a los visitantes o asistentes. A
continuación, detallaremos cada una de ellas.
1.1 ATENCION A LOS VISITANTES.
La primera etapa al aperturarse una feria es la Atención de los visitantes que van
llegando a la feria. Esta actividad involucra a tres más. Estas son: Bienvenida,
Recepción, y el Trato que debe tener el personal encargado para atender a los
visitantes. Estas se detallan en las siguientes líneas:
I.1.1 Bienvenida a los Visitantes.
Debemos tener en cuenta que en las ferias hay dos tipos de Bienvenidas: a)
Bienvenida para el ingreso de los asistentes y b) Bienvenida para la inauguración
de la Feria.
a) Bienvenida para el ingreso de los asistentes.
Imagen 2: En la Imagen se
observa la bienvenida que le
brinda una de las anfitrionas al
público invitado.
La primera es aquella en la cual se recibe e invita a pasar a cada uno de los
asistentes al interior de la feria. Esta bienvenida debe tomarse como una fiesta
comercial de la que deben hacerse partícipes a los clientes. Por ello, es habitual
obsequiar a los visitantes un pequeño detalle de merchandising, así como a un
aperitivo informal, que le servirá o utilizará en su recorrido durante la feria. Es muy
común también la entrega de planos con la ubicación de los estacionamientos
para vehículos y la distribución de Stands.
b) Bienvenida para la inauguración de la Feria.
La Segunda es la que realizan los miembros organizadores de toda la feria como
protocolo para dar la apertura de la misma. Esta Bienvenida se realiza a una hora
determinada el primer día de la feria como mecanismo de inauguración, en la cual
los organizadores dan unas breves palabras de bienvenida para la realización del
brindis y se reparten bocaditos entre todos los asistentes.
I.1.2 Recepción de los Visitantes.
Imagen 3: En la fotografía se
puede ver la bienvenida que le
brindan los organizadores de la
feria a todos los asistentes.
Imagen 4: El Recepcionista
informa a los asistentes sobre los
stands de la Feria.
La recepción de los visitantes, es la etapa posterior a la Bienvenida en la que se
detalla a los asistentes las charlas disponibles o en curso a las cuales ellos
pudieran acceder, como también los stands de acuerdo a sus requerimientos o
intereses. Esta etapa de recepción de los visitantes es muy importante, porque
permite que los asistentes lleguen a los stands o módulos en los que ellos están
interesados para que puedan ser registrados y al mismo tiempo evita que los
asistentes estén perdidos, desubicados, o se generen la conglomeración de
personas en las vías de acceso de la feria, ya que al realizar una buena recepción
hay una mejor circulación de las personas.
Asimismo, en esta etapa de Recepción de los visitantes, en algunas ferias se
suele contar con casilleros donde las personas pueden guardar sus pertenencias
para mayor comodidad y seguridad, y a cambio le brindan una llave o documento
con el cual podrá reclamarlo al abandonar la feria.
1.1.3 Trato y Actitud del Personal para la Atención de los Visitantes.
Ahora bien, las dos actividades o etapas anteriormente mencionadas no pueden
tener el éxito deseado sino se cumple una serie de tips que permiten mejorar el
trato y la actitud del personal que atiende a los asistentes de las ferias. 1
1
 .microsoft.com/spain/empresas/marketing/rentabilidad_ferias.mspx 

Imagen Nº 5: Actitud y buen
trato de la anfitriona ante las
consultas de una visitante.
Muchos de los profesionales consultados coinciden en señalar que, por lo general,
es el factor humano el principal determinante de los resultados finales de una feria,
de esto la gran importancia que debemos darle.2
El personal que atiende el stand debe atender a los visitantes mostrando
profesionalidad y conocimiento del producto expuesto. Por ello, es imprescindible
que sean miembros de la empresa participante resultando el más indicado el
personal comercial de la misma.
Es de gran importancia que antes de la celebración del certamen sean informados
de los objetivos tanto estratégicos como operativos que llevan a la empresa a
exponer en dicha feria y que tengan un conocimiento profundo del producto
expuesto en la misma. Los siguientes cuadros resumen las actitudes positivas que
debemos tener al recibir a los visitantes en una feria y las actitudes negativas
detallan las que deberíamos evitar realizar:
2!"#$%&&'
"()*+&#!$)
,-+."-/0!
          1  "  2    '          
0")+!
CUADRO Nº 1
Cuadro Comparativo de Actitudes Positivas y Negativas en una Feria. 3
Actitudes Positivas Actitudes Negativas
Tratar con educación a los
visitantes y compañeros de feria.
Se debe empatizar con los
visitantes y hacerlos partícipes.
Tratar en lo posible de extremar
la cortesía, demostrar entusiasmo,
interesarse por el cliente, mirarle a
los ojos y sonreír.
Cuidar la elegancia y la buena
imagen personal.
Atender a los visitantes
mostrando profesionalidad y
conocimiento del producto a exponer
para promocionarlo bien.
Procurar siempre la
puntualidad, el orden y la limpieza.
Sentarse dando muestras de
cansado.
Leer o estar entretenido con
folletos o publicaciones no
relacionadas expresamente con la
actividad ferial.
Distribuir inadecuadamente el
material promocional.
Comer a la vista de los visitantes.
Abrir el stand tarde y cerrarlo
antes de hora.
“Asaltar” al visitante, evitarlo en
momentos de cansancio o ser
demasiado agresivo y mostrar prisa
para atenderlo.
Formar grupos, sentarse, o
escuchar música.
Fuente: Tutorial Electrónico de Rentabilidad en las Ferias. Elaboración: Propia.
3Tutorial Electrónico sobre Rentabilidad en las Ferias
 .microsoft.com/spain/empresas/marketing/rentabilidad_ferias.mspx 3
 
Todo lo anteriormente mencionado, gana relevancia porque la actitud de las personas que
atienden un stand, la relación visible entre ellas y la forma de dirigirse al recién llegado le
proporcionan a éste una imagen de la empresa, que si es negativa puede llegar a inhibir
el interés del visitante por lo expuesto.
1.2 REGISTRO DE INFORMACIÓN
Como parte inicial de una feria, es importante establecer un registro de los
invitados a la misma, ya que de esta manera no solo se mantendrá el orden y el
control sobre la cantidad de asistentes, sino que también se contara con datos e
información para realizar posteriores estadísticas de efectividad sobre el evento.
Los todos de registro utilizados dependen de la magnitud de la feria, según
Navarro García4:
En ferias de asistencia moderada, el registro puede
realizarse al momento de ingreso a la feria, ya que muchos
de los organizadores emplean un sistema mediante el cual
los visitantes rellenan un formato de asistencia y al
presentarlo en las oficinas de la feria les es canjeado por el
pase de entrada, quedando entonces registrados.
En ferias importantes y en las que se prevé una gran afluencia de
visitantes, suele hacerse uso del sistema pre-registro, el cual trata de un
inscripción previa ya sea vía telefónica o por Internet, esto con el fin de evitar las
largas colas tan típicas los primeros días de apertura de la feria. Hay que prestar
atención a la fecha límite fijada para el envío del impreso de pre-registro. El
sistema resulta mucho más cómodo para el visitante, pues ahorra las colas y
esperas en la oficina de registro de la feria.
4454*6455675/85Estratégias de marketing ferial$-'% 9-
:8/$;
1.3 ENTREGA DE FOLLETOS INFORMATIVOS
Posteriormente al registro, tanto visitantes como expositores
necesitan ubicar en un momento dado en que pabellón esta
determinada empresa o en donde localizar un determinado
producto o servicio. En ferias pequeñas será suficiente con el
catalogo de expositores que contenga información de cada
empresa participante así como se sus principales líneas de productos, todo ello
presentado en un formato ordenado alfabéticamente y/o clasificado por
productos5.
5855-*/#5(< Como Organizar una Feria,
Pág=>-;
INFOGRAMA Nº 1: Ficha de Pre-Inscripción por
Internet
Fuente: Feria Internacional de las Américas 2009
La situación cambia cuando se trata de ferias grandes en las que existen diversos
pabellones y varios pisos y niveles. En estos casos el catalogo de expositores será
necesario pero no suficiente y el organizador deberá aportar una ayuda adicional.
A continuación mencionamos algunos de los sistemas de información que están
bastante extendidos en la mayoría de las ferias:
Puntos de información: se trata de pequeños
stands o cabinas de atención al visitante. están
localizados en las entradas de los principales
pabellones y suelen contar con planos de la feria y con
el catalogo oficial.
Paneles tipo “Usted esta aquí”, colocados
estratégicamente e indicando, con un punto rojo u otra
señal claramente visible, en donde se encuentra el
visitante en ese momento.
Sistemas informáticos para la localización de
empresas o productos en los cuales podrá consultar el
visitante. Suelen estar ubicados en las entradas
principales de cada pabellón.
Servicios de megafonía para anunciar los eventos
más representativos (seminarios, conferencias,
inauguración oficial, etc.)
De lo narrado anteriormente, podemos establecer las siguientes conclusiones
para este primer apartado:
La primera etapa al aperturarse una feria es la Atención de los visitantes
que van llegando a la feria. Esta actividad involucra a tres más. Estas son:
Bienvenida, Recepción.
La etapa de recepción de los visitantes es muy importante, porque permite
que los asistentes lleguen a los stands o módulos en los que ellos están
interesados para que puedan ser registrados y al mismo tiempo evita que los
asistentes estén perdidos, desubicados, o se generen la conglomeración de
personas en las vías de acceso.
Muchos de los profesionales consultados coinciden en señalar que, por lo
general, es el factor humano el principal determinante de los resultados finales de
una feria, de esto la gran importancia que debemos darle.
La actitud de las personas que atienden un stand, la relación visible entre
ellas y la forma de dirigirse al recién llegado le proporcionan a éste una cierta
imagen de la empresa, que si es negativa puede llegar a inhibir el interés del
visitante por lo expuesto.
Entre las actitudes positivas que deben realizarse podemos mencionar:
Mantener la cortesía, buscar empatia, demostrar entusiasmo, cuidar la imagen
personal y de la empresa, mostrar profesionalidad, conocimiento del producto y
procurar siempre la puntualidad, el orden y la limpieza.
Asimismo, debe evitarse dar muestras de cansancio, estar distraído en
cosas ajenas a la feria, distribuir inadecuadamente el material promocional, ser
impuntual, “Asaltar” al visitante o ser demasiado agresivo.
El registro de información de los asistentes a la feria, es importante ya que
servirá como fuente de datos para un posterior análisis de la efectividad del
evento.
Es así que podemos clasificar a este registro de dos maneras, dependiendo
de la magnitud de la feria: a) Registro al momento de ingreso a la feria, si la
afluencia de visitantes es moderada; y b) el Pre-Registro vía telefónica o virtual, si
se considera que se contara con una mayor afluencia al evento.
Con el fin de brindar una mejor calidad de información acerca de los
productos y servicios que se exponen en la feria, al inicio de este evento suelen
entregarse los folletos informativos. Sin embargo, también existen otros sistemas
de información utilizados para orientar de la mejor manera a los visitantes durante
su estadía, entre los principales tenemos: los puntos de información, paneles de
ubicación, sistemas informáticos y servicios de megafonía.
II. EN EL INTERMEDIO DE LA FERIA
En esta segunda etapa de la feria, vamos a
tocar todas las actividades relacionadas
directamente a la feria en sí, tales como la
manera adecuada de atender a los
visitantes, el proceso de negociación,
cómo se comporta la feria según su fin,
es decir cuando se trata de una feria de
productos o de servicios, y otros
elementos tales como shows, infraestructuras auxiliares, transporte, seguridad y
precauciones dentro de la feria. Estas son:
II.1 IMAGEN.
Imagen 6: Desarrollo de una
Feria.
Asistiendo a una feria, el primer elemento más importante es la imagen que
presenta el estante de la empresa a los visitantes, así como los trabajadores que
atienden al público, porque es la primera impresión de las personas hacia la
compañía, no solamente puede definir la formalidad de la empresa, sino también
es clave de atraer a más interesados a que se acerquen al estante y generar así
más oportunidades de negocio.
II.1.1 Presentación adecuada.
Durante todo el tiempo de la feria, los encargados en atender deben estar siempre
percatando la orden y limplieza del estante y volverlo impecable en los momentos
libres, porque la presentación adecuada dice mucho de la imagen de la empresa,
y también es fuente de atraer la atención de los clientes.
En la mesa principal por lo general van las muestras, en caso de ser de menor
tamaño, acompañado de éstas se colocan los folletos y presentaciones de los
Imagen 7: El buen uso de la
imagen de un stand en la feria.
Imagen 8: Stand con una
presentación adecuada.
productos y servicios que ofrece la empresa. Cabe mencionar que no solamente
hay que mantener orden en el ambiente del estante, sino que la presentación de
los trabajadores que atienden a los clientes también es muy importante, el cual da
impresión a la gente si tienen ganas de presentarte la empresa y sus servicios o
no.
II.1.2 Actitud proactiva
El éxito de una feria para la empresa
depende mucho de la atención al cliente,
ya que la actitud proactiva de los
empleados hace atractivo a los productos y
servicios que ofrecen. También deja buena
impresión a la calidad y formalidad de la
empresa. Un personal entrenado de forma
adecuada, se desempeñará al máximo en
las ferias6.A continuación describimos las formas en las que debe comportarse los
empleados durante la feria:
a. Cuando pasan los visitantes por el estante, el empleado debe repartir
folletos de la empresa, quizás no sean los interesados en los productos que
ofrecen, pero pueden compartir la información con sus amigos que pueden que
sean los clientes potenciales y que no han podido ir a la feria. A parte, la idea es
que mayoría de los visitantes dentro de la feria, tengan en su mano folletos y
nombre de la empresa, para que capte la atención de otros posibles clientes que
aún no han encontrado nuestro estante.
b. Ni bien se acercan los visitantes al estante, el empleado debe
inmediatamente hacerles pasar, para darles presentación a los productos que
ofrecen. No hay que esperar que los clientes entren al estante para atenderlos,
aquellos que estan de lejos observando y comentando del estante, ya el empleado
debe acercarse a ellos e invitarlos a pasar.
6/&/“Cómo participar exitosamente en ferias”-4?@9
+%*ABC%
Imagen Nº 9: La imagen muestra la actitud
proactiva de los empleados.
c. Se recomienda hacer un formato de relleno, para que todos los visitantes
que se hayan acercado al estante de la empresa, puedan dejar sus datos de
contacto y los productos que estén interesados. Esta base de datos va a ser muy
valiosa y útil para la compañía, para que luego de la feria, pueda seguir
contactando con estos clientes para una negociación más avanzada y
personalizada. Por lo general en los estantes de la feria no suele dar precios de
los productos con facilidad, sino se les alcanza a los realmente interesados luego
de la feria a su correo electrónico o vía telefónica. También cuando la empresa
tenga nuevas informaciones, productos o servicios, les pueda hacer llegar por este
medio. Los datos que debe contener en el formato son los siguientes:
- Nombre de la empresa
- RUC de la empresa
- Dirección
- Teléfono - Fax
- Persona de contacto
- Correo electrónico
- Página web si tuviese
- Producto interesado y sus especificaciones
2.2. RUEDAS Y NEGOCIACIONES EN LA FERIA INTERNACIONAL.
Las ruedas de negociaciones que se realiza en las
Ferias Internacionales es un adecuado instrumento
para fomentar el intercambio comercial. Se presenta
de manera complementaria a las muestras realizadas.
El principal beneficio es que permite acceder de
manera rapada y eficiente a contactos y relaciones
directas entre representantes de organizaciones
Imagen 10: La
confianza fortalece las
relaciones
comerciales durante
las ferias.
nacionales e internacionales, a fin de concretar transacciones comerciales en el
corto, mediano y largo plazo.
De manera general existen tres consideraciones importantes al momento de
negociar:
Tiempo. El tiempo para las negociaciones son muy limitadas. Es
necesario tomar en cuenta las circunstancias durante el cual se dan las
negociaciones y el tiempo de la otra parte.
Información. Es necesario tener información valiosa antes del inicio de
las negociaciones, de las necesidades de nuestros potenciales clientes. La parte
que disponga de mejor información es la que obtendrá unos mejores resultados.
Poder. Considerando la habilidad de propiciar el resultado de la
negociación, para lo cual hay que tomas las siguientes pautas:
oLas apariencias son más importantes que la realidad.
oNo tema ser directo si considera necesario.
2.2.1 Mecanismos.
Entendiendo a los mecanismos como la manera de producirse una actividad, una
función o un fenómeno, creemos que son esenciales las pautas que a
Imagen 11: La
planeación es necesaria
en la realización de una
feria.
continuación exponemos. Como una cuestión previa, la planificación de la
negociación es de crucial importancia, para lo cual es necesario conocer los
intereses, las posiciones, prioridades, estrategias y tácticas de ambas partes:
Ahora bien, los mecanismos a describir principalmente se agrupan en cuatro
grandes grupos: 1) APLICAR UNA ESTRATEGIA INTEGRATIVA, 2) CREACION
DE CONFIANZA Y SEGURIDAD, 3) CENTRARSE EN LAS NECESIDADES, y 4)
ESCUCHAR Y NOTAR LA COMUNICACIÓN NO VERBAL. Cada uno de estos
será explicado con mayor detalle en el esquema que se muestra a continuación:
M
E
C
A
N
I
S
M
O
S
APLICAR UNA ESTRATEGIA INTEGRATIVA
CREACION DE CONFIANZA Y SEGURIDAD
CENTRARSE EN LAS NECESIDADES
ESCUCHAR Y NOTAR LA COMUNICACIÓN NO
VERBAL
La creación de confianza y compartir información.
Detectando las diferencias en sus prioridades.
Negocias de manera conjunta varios puntos, como un paquete de
ofertas.
Buscar acuerdos posteriores al acuerdo, generalmente
complementarios.
Demostrar la disposición de honrar los acuerdos.
Comportarnos de manera genuina y cuidar las apariencias.
Demostrar nuestras intenciones constantemente.
Ir más allá de la relación, ver como a un futuro socio o colaborador.
Comunicarnos más, brindar posibilidades sobre varios lados.
Ser honesto y paciente, como el preocuparse de la otra parte.
Tener en cuenta un objetivo bien definido.
Conocer las preferencias, si es una persona que directamente va al
grano o considera primero fortalecer una relación.
Ir de preguntas generales a específicas.
Apoyarse progresivamente en información que vamos obteniendo.
Tener la cuenta las circunstancias precisas.
Sea cortes y tome nota.
La ruptura del contacto visual, el giro de la cabeza hacia un lado.
Inclinaciones del cuerpo, posición de los brazos y piernas y gestos de
las manos.
Fuente: “Cómo participar exitosamente en ferias”-4?@9DElaboración: El Equipo
CUADRO Nº 3: MECANISMOS RECOMENDABLES DE EN UNA RUEDA DE
NEGOCIACIONES
2.2.2 Merchandising Ferial
Como Merchandising es el conjunto de estudios y técnicas comerciales que
permiten presentar el producto o servicio en las mejores condiciones, tanto físicas
como psicológicas, al consumidor final, que incluye toda actividad desarrollada en
un punto de venta, que pretende reafirmar o cambiar la conducta de compra, a
favor de los artículos más rentables para el establecimiento.7 Los objetivos básicos
del merchandising son:
Llamar la atención,
Dirigir al cliente hacia el producto,
Facilitar la acción de compra.
El Merchandising ferial es la técnica empleada para la correcta distribución del
producto dentro del stand, del mobiliario y de los diversos elementos decorativos
disponibles con el objeto primordial de captar clientes y hacerles retener el
mensaje transmitido. Los aspectos fundamentales según Navarro García8 son:
El logotipo de la empresa y el rotulo comercial.
El mensaje y grafismos.
Acceso a stand.
La iluminación y el colorido.
Plantas y flores.
Equipamiento audiovisual.
Material de presentación de los productos.
El Merchandising Ferial es de suma importancia para las ruedas de
negociaciones, ya que mediante el cual se da una buena impresión de la empresa
7Merchandising+C%CB+%;@B
 
84#70$6-'%;==D;> 
a los potenciales clientes. Una manera de reafirmar la imagen de una empresa
seria y exitosa.
2.3 PRECAUCIONES DURANTE LA FERIA.
En el presente apartado se describirán todas las precauciones que los
organizadores deben tener en cuenta durante el desarrollo de la feria, para evitar
dañar tanto la calidad de los productos o servicios que ofrecen, como la imagen de
la empresa a la que representan manteniendo de esa forma en el mejor estado
posible la presentación de sus stands y sus expositores.
Estas precauciones han sido recopiladas en base a las experiencias de diferentes
organizadores de ferias y basadas en las dificultades que han afrontado los
integrantes del equipo en el desarrollo de diversos eventos en los que han
participado.
2.3.1 Estado de materiales y otros elementos.
a) Mercancía.
El estado de los materiales debe de ser de óptima
calidad, ya que la impresión que lleve el posible
comprador, consumidor, cliente, proveedor, etc.
Será determinante para proceder a realizar un
cierre de negociación.
b) Clima
Un punto imprescindible a tomar en cuenta es la climatología que se tendrá en el
lugar que se llevara a cabo la feria, ya que dependiendo del producto o servicio a
brindar se debe tomar las precauciones para no tener percances durante el
desarrollo de la feria en relación con el clima.
c) Herramientas
Si viene es cierto que antes del desarrollo, muchos
meses atrás, de la feria uno planea sobre todos los
materiales y herramientas que el expositor utilizará
para desempeñar su función de la mejor manera, se
debe efectuar una revisión final, esto lo debe hacer el
responsable del stand analizando si los mismos se encuentran en su mejor estado
para dar una buena impresión a los potenciales clientes que pueden hacer dentro
de la feria.
d) Transporte de la mercancía
La logística interna en lo que se refiere al transporte de los materiales y
herramientas que se utiliza en el stand se debe tener especial cuidado en el
traslado ya que hay algunas reglas que se debe respetar, estas reglas son
establecidas por el comi organizador de la feria. Entre las acciones que se
deben realizar en casi todas las ferias, en referencia al transporte de la mercancía
podemos mencionar:
No aparcar los camiones en el parking de expositores.
Comprobar, lista en mano, que no falta ninguno de los elementos,
materiales o servicios encargados para el stand.
Poner los equipos delicados en un sitio seco. A un día soleado puede seguir
una noche lluviosa. Proteger el material correctamente, especialmente de la
humedad del suelo.
Seguir las señales de la feria
Designar una persona responsable de las cuestiones de seguridad9
9+2#)EF ;
2.3.2 Administración y control de existencias.
Durante el desarrollo de la feria se debe llevar un control sobre la administración y
control de existencia de todos los objetos a utilizar, ya sea en referencia al
marketing a utilizar, mercancía, etc. Si bien es cierto cada stand utiliza diversos
instrumentos de publicidad para entregar a cada uno de los observadores de la
feria, debemos tener en cuenta los lugares de donde se proveerá en caso se
agote por la afluencia de público que se pueda tener.
Otro punto importante es la mercancía, dependiendo del tipo que sea se debe
preveer como se va a mantener en estado óptimo durante el desarrollo de la feria,
llevar si es necesario, algunas productos adicionales como medida de
contingencia. También se debe tener especial cuidado en donde se va almacenar
los instrumentos y llevar un control de las existencias para obtener un mejor
desempeño y asegurar la totalidad de los productos.
2.3.3. Obtener información de los competidores y comparar con los aspectos
correspondientes de la propia empresa.
La obtención de la información de los competidores se debe realizar de manera
cuidadosa, debido a que en muchas ocasiones puede suceder que las diversas
empresas cuiden demasiado su información, es por ello que las acciones
principales que debe realizarse para ello se deben realizar los siguientes puntos:
A. Obtener Información de Competidores.
Para poder obtener mayor información de los
competidores que también han asistido a la
feria, lo más recomendable es visitar los stands
de los mismos, además realizar una recolección
de los diferentes folletos que puedan ofrecer.
Esto debido a que dentro de ellos se encuentra
la información más detallada, como los productos, precios, beneficios y
Imagen 12: Personal del Stand de
la competencia.
descuentos, que brinda al público, y con dicha información se puede comparar y
tratar de mejorar los estándares de calidad de nuestros empresa y captar más
clientes.
B. Tomar Notas.
Dentro de una feria, se debe considerar una parte
fundamental el tomar nota de los otros stands,
sobretodo de los competidores, pues es así como
mejoraremos nuestra presentación, por ello se debe
tomar nota de los siguientes detalles:
Productos nuevos exhibidos.
Descripción de los productos.
Características esenciales de los productos.
Envase de los productos.
Calidad de los Productos.
Precios de los productos nuevos.
Ofertas que realizan.
C. Comparar información.
Para poder realizar una mejor síntesis de toda la
información recopilada, y que esta pueda ser vital
para nuestra organización, se debe comparar los
puntos anteriormente mencionados, para:
Mejorar los productos que se ofrecen al
público.
Buscar nuevas alternativas.
Ofrecer nuevos productos.
Imagen 14: Tomando
nota de la información
recopilada.
Imagen 13: Visitantes
toman notas sobre la
información brindada por los
empleados.
2.3.4. Seguridad dentro de la feria.
La seguridad de nuestro stand dentro de una feria es uno de los factores
fundamentales, debido a que la concurrencia de personas puede generar ciertos
disturbios, es por ello que se debe realizar lo siguiente:
A. DENTRO DEL STAND:
Mantener productos peligros fuera del alcance de las personas, sobre todo
si estos se encuentran acompañados de niños.
Prever que alguna de las personas encargadas de la feria tenga
conocimiento de primeros auxilios.
Evitar objetos corto punzantes dentro de los brouchere que se le brinda al
público.
B. DENTRO DE LA FERIA.
Cuidar la feria de presuntos robos, pues la mercadería que se
exhibe es valiosa.
Capacitar al personal en casos de emergencia, como saber dar
primeros auxilios.
Prever que exista personal de seguridad en caso surja algún
disturbio.
Colocar cámaras ocultas para tener un mejor monitoreo de lo
que sucede en el transcurso de la feria.
Imagen 15: Medios de
seguridad que se utilizan en
las ferias.
2.4 OTROS ELEMENTOS.
Además de los elementos anteriormente mencionados anteriormente, existen
otros elementos muy importantes para que una feria tenga éxito durante su
desarrollo. Estos elementos se describen a continuación:
2.4.1 Eventos Durante La Feria.
Tan importante es el antes como el durante, es
decir que la empresa debe planificar con tiempo la
acción a desarrollar mientras se participa en algún
evento internacional como lo son las ferias. La
siguiente lista responde las preguntas más
frecuentes que se realizan los organizadores de
ferias.
¿Qué Hacer Durante la Feria?10
a) Debido a la gran cantidad de contactos que un expositor realiza
durante su participación en una feria, es necesario organizar la información
recibida para no desaprovecharla y obtener el máximo de beneficios.
b) Por un lado está la gran cantidad de folletos de empresas de la
competencia (de todo el mundo) que se pueden obtener en una feria, debido a
que, como se sabe, en pocos días y en un lugar específico se concentra la oferta
mundial de distintos sectores. Por ello la empresa expositora debe contar con
folletos y tarjetas de presentación en el idioma local o inglés. Asegúrese que estas
tengan un diseño atractivo, estén bien impresas y que los datos aparezcan
legibles.
10+2%/feriasD
Imagen 16: Anfitrionas
realizando actividades durante
el desarrollo de la feria.
c) Siempre que se pueda, hay que salir a recorrer la feria y ver y
analizar cómo son y están presentados los productos de la competencia. Obtener,
si es posible, un listado de precios para que lo ayude a ver si su producto está
preparado para competir a nivel mundial.
d) El Directorio Oficial de la Feria es de gran utilidad para conocer
exactamente adonde están los stands de la competencia (ya sea en los
pabellones nacionales o en aquellos divididos por sectores específicos). Un buen
análisis del mismo le evitará perder el tiempo en cuanto a buscar empresas sin
ninguna orientación en particular. Es necesario optimizar al máximo el tiempo en la
feria.
e) Por lo general si su producto es novedoso o está diseñado
especialmente para el mercado en el cual se realiza la feria y tiene mucha
aceptación tendrá que tener en cuenta que no tendrá mucho tiempo para recorrer
el salón y mucho menos para analizar los productos de la competencia. Para
evitar esto se recomienda la asistencia a la feria de al menos dos personas de la
empresa, ya que tan importante como exponer es observar cómo está posicionada
la competencia. Sabiendo que los costos de participación de dos personas son
muy elevados para las PYMES, recomendamos visitar los stands de la
competencia, previamente identificados en el Directorio Oficial, a primera hora de
cada día de exhibición ya que es cuando menor cantidad de visitantes concurre a
la feria.
f) Una vez en el stand es necesario organizarse ya que el volumen
de información que se recibe es mucho y tiene que ser clasificado para que sea
beneficiosa.
g) La simple recolección de las tarjetas de las personas que visitan
el stand constituye un sistema eficaz de información. Un buen sistema consiste en
el diseño y posterior complementación de la “Agenda de Contactos”, que servirá
para registrar el contacto con los visitantes.
A tal efecto presentamos un modelo de Agenda, la cual debería contener estos
elementos:
Nombre y fecha de la feria
Nombre, empresa, dirección, teléfono, fax, sector y actividad.
Producto o servicio por el cual está interesado y necesidades
específicas
Cargo del visitante e influencia en el proceso de compra
Nombre de los competidores a los cuales le está comprando
Comentarios del cliente: objeciones, propuestas, etc.
Clasificación del cliente
Acciones de post- feria, que hacer después:
Envío de información y/o cotización
Visita personal
Enviar fax o llamar telefónicamente o vía fax
h) Cuando la empresa participa en forma individual o dentro de un
espacio conjunto, es necesario que planifique y organice acciones de promoción
que atraiga visitantes al stand, como ser:
Realización de sorteos en el cual se invite al ganador a visitar nuestro país,
provincia y empresa, creando así una relación de confianza y conocimiento entre
las partes.
Imagen 17: La imagen muestra la
entrega de de un obsequio a un
visitante
Entregar obsequios o artículos de promoción pero limitando su distribución
con objeto de mostrar cierta exclusividad.
Contratar promotoras bilingües (el idioma depende del país en donde se
realiza la feria, pero si es fuera de Latinoamérica es necesario que sepa inglés
como mínimo) que repartan folletos de la empresa no sólo en el stand sino que
recorran la feria y atraigan visitantes al stand.
Uso de tecnología soporte como TV, video, música (si es posible y
permitida).
Contratar algún personaje conocido que
promocione los productos (si hay presupuesto).
Considerando que este es un método muy usado en
las ferias que se llevan a cabo en Brasil, siendo las
más importantes ABRAS y FISPAL.
Demostraciones (técnicas) y degustaciones
del producto. Es importante para concretar un
negocio el apoyo que pueda ofrecer a su potencial cliente para la promoción de su
producto en el mercado, envío de muestras, material gráfico, promoción puntos de
ventas y otros son elementos importantes a considerar.
Imagen 18: La imagen
muestra a promotoras de
productos.
Imagen 19: La imagen muestra un
espectáculo realizado en la feria.
Es por ello que para evitar tener inconvenientes es necesario averiguar los
documentos necesarios para ingresar las muestras al país en donde se realiza la
feria. De acuerdo al tipo de productos, será necesario certificados sanitarios,
fitosanitarios, calidad, origen, etc.
Considerando que la duración de las ferias es de aproximadamente 4 o 5
días, dependiendo el tipo de feria, es necesario llevar cantidad suficiente de
productos para no dejar pasar ninguna oportunidad de promoción. Hay que
recordar que la participación en ferias representa una inversión importante, por lo
tanto hay que optimizar el tiempo y los recursos ya que la posibilidad de reunirse
con potenciales clientes se reduce a pequeñas oportunidades.
2.4.2 Transporte/Logística - Infraestructuras Auxiliares
Otros de los aspectos fundamentales para el éxito en la
organización y el desarrollo de una feria son el transporte y
la logística. Si bien es cierto que estos se planifican y se
efectúan antes de la apertura de la feria, existe una
logística especializada y necesaria que se efectúa
durante el desarrollo de la feria. En esta oportunidad es
ésta la que describiremos, teniendo en cuenta los
siguientes puntos:
a) Importancia del Transporte de mercancías hasta la Feria11
La importancia del transporte hasta la feria es indudable, pues sin la correcta y
puntual recepción de las mercancías en el stand difícilmente será posible la
exposición. Algunos de los contratiempos más comunes son las siguientes:
Perdida o extravío de la mercancía.
Daños a la mercancía
11"Estrategias de marketing ferial+C%%CE
F>G"2*6>/H"F
Imagen 20: La
imagen muestra como
se realiza el transporte
de mercancías.
Retraso en la entrega.
Asimismo, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Lugar de entrega: de las mercancías debe señalarse claramente y
sin ambigüedades. Debe precisarse si la mercancía se descargará y almacenará
en los depósitos del transitario oficial de la feria, se colocará a pie de stand o se
almacenará fuera del recinto ferial.
Fecha de entrega: es crucial pues un retraso en la entrega de
mercancías podría dar lugar a la imposibilidad de montar el stand dentro de los
plazos fijados por la organización ferial o bien a tener que contratar personal de
apoyo o a trabajar horas extra para poder cumplir con el programa de montaje.
b) Medios para enviar las mercancías hasta la feria.
Transporte terrestre: es el más
habitual para destinos en Europa Occidental y
Oriental. El medio de transporte más generalizado
es el camión, aunque en el segundo caso es cada
vez más común el transporte combinado
ferrocarril-camión.
Transporte Marítimo: es el
empleado generalmente para ferias celebradas en América, Asia y África. Pueden
emplearse contenedores de 20 o 40 pies en función del mayor o menor peso de la
mercancía.
Transporte Aéreo: En la mayoría de las ocasiones el flete aéreo
sólo resulta rentable para envíos urgentes y de escaso volumen.
Imagen Nº 21: La imagen muestra
como se hace uso del transporte
en las ferias.
El transporte de mercancía requiere el empleo de una logística especial que
resultará tanto más compleja y elaborada cuanto más distante esté la feria. Estas
operaciones son generalmente realizadas por empresas transportistas
especializadas o por transitarios pero deben ser planificadas o coordinadas por el
responsable del stand.
c) La Logística De Transporte: La Entrega En Feria
Normalmente, la congestión de los pasillos y del
recinto ferial en general, es un mal endémico en
la mayoría de las ferias y prácticamente
inevitable.
Por tanto la logística y el transporte dentro de la
feria tiende a ser mayor y más grave cuanto
más reducido y angosto sea el pabellón y de
cuantos menos días se disponga para el
montaje de loa stands.
Por esta razón, es aconsejable disponer con antelación del plano del pabellón en
el que estamos situados a fin de comprobar el tamaño de los stands próximos al
nuestro, en función de sus dimensiones podremos preveer que días será los más
congestionados, si se trata de vecinos con stands pequeños lo más probable es
que empiecen a recibir sus cajas uno o dos días antes de iniciarse la feria. Si se
Imagen 23: La imagen muestra
como se realiza el transporte de
mercancías.
Imagen 22: La imagen
muestra la gran cantidad de
participantes en una determinada
feria.
trata de stands grandes lo lógico es que empiecen a recibir mercancías desde el
primer día.
Con estos antecedentes, es recomendable:
Una contratación de stand dando a pasillos amplios.
Antelación suficiente de entrega de mercancías.
Cuando la mercancía se transporta en contenedores la carga de las
cajas debe hacerse en sentido inverso al deseado para la entrega a pie de stand.
Entrega escalonada de la mercancía, ya que recibirla al mismo
tiempo o el mismo día no es aconsejable.
Cada bulto debe llevar una etiqueta claramente visible en cada uno
de sus lados, recogiendo al menos la siguiente información: Nombre de la
empresa, nombre de la feria (ciudad y país), numero de pabellón o Hall y número
de stand, número de bulto/número total de bultos, nombre de la empresa
transitaría contratada, otros datos (peso, bulto apilable/no apilable, mercancía
frágil, etc.)
d) El Procedimiento de Transporte hasta Ferias Comerciales
El packing list debe incluir como mínimo la siguiente información:
Número de bulto
Tipo de bulto
Dimensiones del bulto, peso bruto y neto
Relación detallada de mercancías
2.4.3 Embalaje De La Mercancía
Imagen Nº 24: Embalajes de
cartón.
El embalaje de transporte protege a la mercancía durantes las múltiples
manipulaciones que tendrá que sufrir hasta la entrega a pie de stand y una vez
terminada la feria desde el stand hasta el exterior del recinto ferial.
Normas básicas:
El embalaje debe facilitar la manipulación de la mercancía
Debe ser resistente.
De lo anteriormente explicado, podemos dejar en claro lo siguiente:
La imagen de los estantes es crucial para definir el éxito de una feria, ya que es
la primera impresión que da a los visitantes, y hace decidir si se acerca al estante
o no, es así que se debe mantener la orden y la impecabilidad durante toda la
feria.
La actitud proactiva de los empleados en el estante puede influenciar en la
decisión de compra de los clientes, por tanto, se debe entrenar a los trabajadores
para que tengan el buen trato con las personas, así como el amplio conocimiento
en los productos y servicios que brinda la empresa, para poder explicar todos los
beneficios de los mismos a los clientes. Un personal adecuadamente entrenado se
desempeñará al máximo en la feria.
La rueda de negociaciones es una actividad complementaria en la actividad
ferial, si se practica durante la Feria Internacional es necesario tener mucho
cuidado porque es el primer contacto con un potencial cliente, proveedor o socio
comercial. Se requiere una mínima planificación de los puntos a tratar dentro de la
rueda de negociaciones. Donde los aspectos fundamentales y a tomar en cuenta
son Información, tiempo y la capacidad de persuadir o el poder de negociación. Se
recomienda negociar de manera integrativa, creando confianza, concentrándonos
también en sus necesidades y sabiendo escuchar y captar su lenguaje no verbal.
El Merchandising Ferial son técnicas de cómo mostrarnos ante el potencial
socio, de cómo mostrarles nuestros productos o servicios: la distribución en el
espacio de los materiales, muestras, los colores, la decoración, la imagen de la
tienda, etc. Por tal motivo también es crucial no descuidar este aspecto, que es
una imagen en la Feria Internacional para la empresa.
El planeamiento de las acciones que se realizaran dentro de la feria es muy
importante para no caer en improvisaciones. Ya que el tener un plan de trabajo y
especificar todas las acciones a realizar te permite llevar un mejor control y
desempeño dentro de una feria.
III. FINALIZANDO LA FERIA.
La presente sección tiene como
finalidad describir cada una de las
actividades que se realizaran al
momento de dar fin a la feria. Lo cual
es de vital importancia conocer y
planear su desarrollo ya que el éxito
de la realización de una feria no solo
dependerá de cómo se inicio y se dio
su desarrolló, sino también es
necesario considerar como se
realiza el fin de la misma debido a que conjuntamente con cada una de las
actividades que se realizaron ante durante y después de la feria nos ayudarán a
realizar una evaluación de la misma. Dentro de esta apartado, consideramos
necesario realizar las siguientes actividades. Así tenemos:
3.1 REMATES, SORTEOS Y RIFAS.
Imagen 25: La imagen muestra el desarrollo de
una feria internacional.
Estas actividades se realizarán con el fin de poder estimular e incentivar al usuario
a visitar la feria, y por ende realizar la compra de algún producto o adquirir algún
servicio. Ahora bien llevar a cabo remates, sorteos y rifas dentro de una feria, se
consideran como una fórmula más de lograr la fidelización ferial por parte del
cliente12. Pero es necesario recalcar que para el caso de los sorteos y rifas, se
debe llevar un control adecuado de los mismos a fin de evitar que los clientes no
sólo asistan a la feria motivados por dichos eventos en vez que por nuestros
productos o servicios.
3.2 SHOW DE CIERRE.
El Show de cierre es esencial en una feria, ya
que mediante este se podrá mostrar a grandes
luces lo grandioso que ha sido llevar a cabo el
evento ferial, en el mismo los organizadores
podrán mostrar diversos espectáculos
artísticos de acuerdo al tipo de cliente y
producto a exhibir, además mediante estos
se busca que el cliente pase un momento
ameno, y agradable el cual trasciendo de
una simple compra en una feria.
3.3 CEREMONIA DE CLAUSURA.
124#70$6-'%;>
Imagen 26: La imagen muestra la
realización de remates en una
determinada feria.
Imagen Nº 27: La imagen muestra la
realización de shows de clausura en la feria.
La ceremonia de clausura es el cierre del
recinto ferial y de las actividades de la feria.
Generalmente esta actividad estará a cargo
de la comisión de inauguración y logística
la cual velará por el adecuado desarrollo
del mismo. Durante el desarrollo de la
misma se ofrecerá el discurso de clausura
el cual estará a cargo los organizadores, en
el cual se agradecerá a cada uno de los participantes y auspiciadores los cuales
permitieron la realización de la misma, además de ello se ofrecerá ciertos
reconocimientos finalizando con la evaluación del evento.
Ahora bien esta actividad muchas veces es pasada por alto y no debería ser así,
ya que la clausura permitirá que los participantes, patrocinadores y autoridades
conozcan los resultados de la feria.
Dentro de estos resultados tenemos13:
1. Número de visitantes.
2. Número de participantes.
3. Cantidad de negocios cerrados.
4. Total de gastos para la realización de las diferentes actividades, planificadas y
ejecutadas.
5. Premio a las mejores empresas en montaje de stand, atención al cliente,
etcétera.
Finalmente, podemos concluir el presente capítulo recordando que:
Al momento de llevar a cabo la organización de la feria es necesario tener
en cuenta diversos aspectos los cuales no sólo se deben enfocar en el inicio de la
misma sino que como organizadores de los mismo debemos velar para que el
13Manual para organizadores de Feria+%%+#&

Imagen Nº 28: La imagen muestra un
discurso de clausura en una feria.
desarrollo del evento ferial se lleve a cabo de una manera adecuado desde que
empieza hasta que finaliza.
Aspectos como los remates, sorteos, show artísticos, etc. que se realizan
durante el desarrollo de las ferias, pueden considerarse como posibles estrategias
para lograr la fidelización por parte del cliente para adquirir nuestros productos o
servicios.
Es de vital importancia realizar una evaluación final del desarrollo de la
feria a fin de poder conocer los aspectos positivos y negativos los cuales se
puedan mejorar y reforzar en la siguiente realización de una nueva feria.
IV. FUENTES DE INFORMACION
STARK, Peter y FLAHERTY, Jane. 2003: La Única Guía de Negociación
que Usted Necesita. Editorial Browadway.
SACO VÁZQUEZ, Manuela; LOPEZ, María Fátima; MORENO SÁNCHEZ,
Eva Marina; PEREZ-LLANTADA, Lara. Planificación Estratégica de Las Ferias
Comerciales. Librería-Editorial Dykinson.
NAVARRO GARCÍA, Fernando. 2001: Estratégias de Marketing Ferial.
Editorial ESIC. http://books.google.com.pe/books?id=4RKqzdDOEy 4C&dq
="Estrategias+de+marketing+ferial"+navarro
El Marketing en la Feria.
http://ccc.org.co/Documents/2005/Ferias/Marketing.ppt
Actitudes Positivas Y Negativas Que Se Realizan En Una Feria.
http://www.microsoft.com/spain/empresas/marketing/rentabilidad_ ferias .mspx
Definiciones de Feria.
http://www. es.wikipedia.org/wiki / Feria
Cómo participar con éxito en una Feria Internacional. En:
http://www.prompex.gob.pe/prompex/documents/miercoles_exportador/2006/05-
10_ feria _ internacional .pdf
Manual para organizadores de Feria.
http://www.negociosgt.com/archivos
Herramientas para organizar una Feria.
http://www.mastercinco.com/doc/feria-herramienta.pdf
Manual de Participación en Ferias Internacionales.
http://www.promendoza.com/organicos/ferias
Claudia Fabián Vargas
CONTENIDO
I. AL INICIO DE LA FERIA
1.1 ATENCIÓN A LOS VISITANTES
1.1.1 Bienvenida
1.1.2 Recepción
1.1.3 Trato
1.2 REGISTRO DE INFORMACIÓN
1.3 ENTREGA DE FOLLETOS INFORMATIVOS
II. EN EL INTERMEDIO DE LA FERIA
2.1. IMAGEN
2.1.1 Presentación adecuada
2.1.2 Actitud proactiva
2.2. RUEDAS Y NEGOCIACIONES EN LA FERIA
2.2.1Mecanismos
2.2.2 Participantes
2.2.3 Tiempo
2.2.4 Merchandising ferial
2.3. PRECAUCIONES DURANTE LA FERIA
2.3.1 Estado de materiales y otros elementos
2.3.2 Administración y control de existencias
2.3.3 Obtener información de los competidores, tomar notas y comparar con la
propia empresa.
2.3.4 Seguridad dentro de la feria
2.4. OTROS ELEMENTOS
2.4.1 Eventos durante la feria.
2.4.2 Transporte / logística - infraestructuras auxiliares
2.4.3 Embalaje de la mercancía
III. FINALIZANDO LA FERIA
3.1 Remates
3.2 Show de cierre
3.4 Ceremonia de clausura
IV. FUENTES DE INFORMACIÓN
INTRODUCCIÓN AL CAPÍTULO III:
ACTIVIDADES DURANTE LA FERIA

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Fabián Vargas Claudia. (2009, septiembre 2). Actividades en las ferias de negocios internacionales. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/actividades-en-las-ferias-de-negocios-internacionales/
Fabián Vargas, Claudia. "Actividades en las ferias de negocios internacionales". GestioPolis. 2 septiembre 2009. Web. <https://www.gestiopolis.com/actividades-en-las-ferias-de-negocios-internacionales/>.
Fabián Vargas, Claudia. "Actividades en las ferias de negocios internacionales". GestioPolis. septiembre 2, 2009. Consultado el 17 de Octubre de 2018. https://www.gestiopolis.com/actividades-en-las-ferias-de-negocios-internacionales/.
Fabián Vargas, Claudia. Actividades en las ferias de negocios internacionales [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/actividades-en-las-ferias-de-negocios-internacionales/> [Citado el 17 de Octubre de 2018].
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