En muchas organizaciones, las Herramientas de Gestión (HG) han tenido un alto impacto en la performance de los recursos humanos, aumentado de ese modo el nivel de productividad de toda la empresa u organismo estatal. Algunos ejemplos de estas HG son: Balanced Scorecard, Tablero de Comando/Tablero de Control, ABCosting, ABManagement, Diagrama de Procesos, EVA, Six Sigma, CRM, ABBudgeting, etc.
Investigaciones de mercado revelan que los elementos que caracterizan a las organizaciones de alta performance son (entre los más importantes):
- la concentración en las competencias (capacidades) centrales de la empresa;
- el uso de las HG para innovar y así crear modelos empresariales más efectivos que incrementen la productividad.
El uso y consolidación de estas HG se ha vuelto, por lo tanto fundamental. Sin embargo no siempre las novedosas HG se usan bien o conducen a resultados exitosos. Según encuestas recientes sólo el 41% de los proyectos basados en nuevas HG llegan a implementarse correctamente y ofrecer beneficios sustentables a las empresas que las desarrollaron. Su Ud. Tiene pensado implementar alguna solución de gestión moderna le recomendamos que siga los siguientes consejos:
- Tome a su nueva HG como un programa continuo para mejorar la performance y crear valor. No hay que ver al sistema como un proyecto circunstancial con un comienzo y un final, sino como parte integral de un programa que evoluciona y siempre busca nuevas formas para agregar y producir valor.
- Asegure la creación de valor definiendo claramente los beneficios que se obtendrán con esta HG La mayoría de los proyectos se inician sin una clara idea de los beneficios que se pueden obtener. Las empresas que “miden” los beneficios a obtener alcanzan dichos beneficios antes que aquellas que no lo hacen.
- Optimice su arquitectura informática Como es sabido los tres componentes de una eficiente arquitectura informática son: Proceso, Tecnología y Bases de datos. Asegúrese de que trabajen integrados con su nueva HG. Ganará eficiencia si, por ejemplo, utiliza plataformas comunes (Ej. servers, datawarehousing, etc.). Al reducir el número de plataformas tecnológicas dispares también reduce los costos de mantenimiento y de recursos específicos.
- Reserve cualquier “customización” de las HG para objetivos de aumento de ganancias. Por lo general los sistemas HG se adquieren predefinidos (“enlatados”). Cualquier modificación es costosa en términos de dinero y tiempo. Si aún así necesita customizar su nueva HG para que se adapte a sus necesidades hágalo, pero sólo cuando tiene un claro propósito de aumentar la tasa de ganancia.
- Advierta que la implementación de su nueva HG provocará cambios culturales que deben aceptarse y estimularse. Compromiso y responsabilidad son componentes críticos para asegurar que la organización no sólo esté lista para la nueva HG sino para los cambios culturales que la acompañan.
- Conozca a fondo sus competencias (capacidades) centrales y evalúe sus opciones de tercerización. Tanto el desarrollo de las HG como su implantación en la organización pueden demandar considerable esfuerzo interno, a veces a expensas del tiempo que debería dedicarse a los aspectos centrales del negocio. Abra su mente a la contratación de terceros especialistas para implementar su nueva HG; ganará en tiempo y efectividad, sin dejar las operaciones habituales de la empresa.
- Evite distorsionar su expectativa sobre la HG. Contar con mejor información para la toma de decisiones es el beneficio principal buscado por las organizaciones cuando implementan las HG. Pero no todas alcanzan mejoras de productividad. En estos muchos casos la baja performance de una HG se debe a que se la encara como una forma de mejorar la información. Precisión, consistencia e información completa debe ser el punto de partida y no el de llegada para una nueva HG. Sólo así podrá aprovechar el potencial analítico total de su nuevo aplicativo.
- Utilice sus HG para integrar la cadena de valor con clientes y proveedores La cadena de valor con clientes y proveedores debe estar siempre presente en el momento de elegir su nueva HG. Las mayores oportunidades de crecimiento se dan cuando la HG se aplica integralmente hacia delante y hacia atrás.
- Asegúrese que los beneficios de su nueva HG llegan a sus clientes. Frecuentemente las HG son apropiadas desde la visión técnica pero fallan en extender sus beneficios a los clientes. Llegando con ellas a sus clientes profundizará su conocimiento sobre los mismos y fortalecerá la lealtad con su empresa.
- Evalúe y adopte nueva tecnología HG que le permita potenciar su organización Si bien no es completamente indispensable poseer la última tecnología, cada organización debería considerar un proceso para evaluar los nuevos adelantos en tecnología y de ese modo incorporar lo que sea necesario para alcanzar una mayor competitividad.