Sistemas de información para ejecutivos

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, las organizaciones son cada vez más complejas, cada día
incorporan nuevas tecnologías a su forma de trabajar con lo que consiguen
competir en el mercado globalizado que el mundo actualmente maneja.
Por esta razón es importante que los sistemas de información computarizada o
sistematizada sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera
mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitivos.
Como podremos ver en el trabajo siguiente, estamos en la época del cambio, la
generación de ejecutivos que esta liderando empresas tiene que tener una mente
muy abierta para soportar los avances de la tecnología y aplicarlos a su
organización, gracias a los bajos costos de los sistemas computarizados y a la
competencia en los mismos es más fácil exigir e implementar medios que nos
faciliten la toma de decisiones correctas.
Algunos expertos comparan la era de la Revolución Industrial con la época que
actualmente esta viviendo la tecnología, con lo que comparto mi idea pues cada
día vemos nuevos software, nuevos equipos, nuevas maneras de hacer las cosas
y la organización que no este preparada para estos cambios, que no tenga
capacidad de información o que la misma sea muy débil simplemente no puede
competir contra el resto de organizaciones.
A continuación se detalla la forma en que los ejecutivos de esta nueva generación
encuentran apoyos que les ayuden a ser más eficientes.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS
(EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM, EIS)
Un SIE (EIS por sus siglas en ingles) es un sistema de información para directivos
que permite automatizar la labor de obtener los datos más importantes de una
organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible posible,
provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el
fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito.
Los SIE (EIS) se enfocan primordialmente a proporcionar información de la
situación actual de la compañía y dejan en un plano secundario la visualización o
proyección de esta información en escenarios futuros.
En un entorno característico de sistemas de información, el sistema consolida y
administra muchas de las funciones de información diarias en relación con las
áreas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra índole que el
ejecutivo requiera.
Los SIE se construyen generalmente mediante la integración de software
diseñados para operar conjuntamente con la infraestructura y las aplicaciones de
información existentes en la institución.
El sistema debiera ofrecer informes y análisis de la información en tiempo real a
toda la organización, debe incluir cuadros, gráficas e informes fáciles de leer,
sobre todo información intuitiva que permita a los administradores realizar el
seguimiento de indicadores críticos.
Los SIE debieran proporcionar acceso a la administración a categorías claves de
datos relevantes, como son los datos internos creados por la organización, datos
globales de la institución, datos externos (incluida información acerca de la
competencia) y datos mundiales (con el uso de fuentes como Internet).
El uso de SIE ha permitido a muchas organizaciones comparar datos claves con
los de sus competidores.
Es recomendable que los SIE incluyan una variedad de informes ordinarios
incorporados, y las herramientas del sistema debieran permitir a los usuarios de
administración crear informes especialmente diseñados que puedan enviarse a
otra estación de trabajo o directamente a una impresora.
Características de un EIS:
Un buen sistema de información para ejecutivos presenta información en forma de
gráficos, columnas y textos.
La capacidad para hacer gráficos se necesita para facilitar en el análisis rápido de
las condiciones y tendencias corrientes; las tablas presentan mayor detalle y
permiten el análisis de variaciones; la información de textos añade
interpretaciones y detalles de los datos.
Las principales características de los sistemas de información para ejecutivos
(EIS) son las siguientes:
Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de
la alta administración de la empresa.
Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del
negocio.
Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el
sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.
Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases hombre-
maquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma
de texto.
Pueden acceder a información que se encuentra en línea, extrayéndose en
forma directa de las bases de datos de la organización.
El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales
como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e
impresoras con tecnología avanzada.
Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificación
estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con la
planificación estratégica.
Factores del éxito de un EIS:
Hablar de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de
un largo proceso contra barreras del tipo tecnológicas, organizacionales,
psicológicas, educacionales, etc. Aunado a esto, muchas veces se presenta una
sola oportunidad de éxito o fracaso.
Se supone que los EIS están hechos a la medida para ser usados por ejecutivos
de alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan.
Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difíciles de justificar usando
métodos económicos estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente
desarrollado con altas expectativas de éxito, sin embargo terminan fracasando, y
las razones principales son, según algunos investigadores basados en los
siguientes criterios de evaluación:
a) Acceso. Es obvio que si un sistema se encuentra disponible significa que
los usuarios tendrán acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos
clave. Si esto no sucede, el sistema no servirá de nada.
b) Uso. Un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es
usado, o simplemente, los usuarios potenciales no lo emplean, esto se reflejará en
el éxito del sistema.
c) Satisfacción. Si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios, éstos no
usarán el sistema.
d) Impacto Positivo. Un sistema es exitoso si tiene un impacto benéfico en
los ejecutivos y la organización, al hacer los primeros, mejores decisiones la
organización recibe mas beneficios.
e) Difusión. Otro punto que indica el éxito es la propagación del sistema. El
numero de personas que usa el sistema aumenta después de que los usuarios
iniciales lo han probado.
En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra
de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el
mercado tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones.
Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y
generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos.
Para que un EIS tenga éxito es necesario que cumpla con los siguientes factores:
Que se vea bien.
Que sea relevante.
Que sea rápido.
Que la información esté disponible y actualizada.
Los cuatro factores anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y
que tenga el éxito esperado.
Muchos investigadores como Rockart y DeLong, Paller y Laska, Bird, Watson, y
Turban han profundizado en este campo, logrando definir diez factores críticos de
éxito (CSF) clave:
Apoyo y compromiso de la alta administración: La mayoría de los
estudios reconocen la importancia de un patrocinador a nivel ejecutivo que esté lo
suficientemente comprometido con el sistema para invertirle el tiempo y esfuerzo
necesarios para guiar su desarrollo y la vez entienda sus limitantes.
Apoyo Operativo: Para afianzar el apoyo por parte del ejecutivo anterior,
es necesario contar con la ayuda por parte del usuario.
El líder del proyecto debe de tener conocimiento tanto técnicos como
operacionales en función del negocio, además de poseer las habilidades de
comunicación necesarias para interactuar con los altos ejecutivos.
Tecnología apropiada: Es de gran importancia la selección tanto de
hardware como de software en la aceptación del sistema.
Administración de los datos: El sistema, a través de sus usuarios, debe
ser capaz de agregar, extraer y tener datos confiables y accesibles desde medios
internos como externos.
Ligar claramente el EIS y los objetivos de la empresa: Debe de existir
un claro enlace entre los objetivos de la empresa y los beneficios del sistema.
Manejo de la resistencia organizacional: La resistencia en toda
organización es una causa siempre presente de fracaso en la implantación de
nuevos proyectos. Este asunto se debe manejar con especial atención, ya que el
flujo de datos en un sistema de información puede llegar a alterar datos que no
reflejen la realidad.
Administración de la evolución y la propagación del sistema: El uso
exitoso del sistema por un usuario o por el ejecutivo mentor se traduce en la
propagación del sistema y nuevas demandas de acceso a él. Aquí se deberá de
contemplar, según evolucione el sistema, cual es el perfil de necesidades del
usuario que solicita nuevos accesos, tomándolo en cuenta para futuras
expansiones.
Metodología de desarrollo de evolución: La manera más común de
encontrar la forma en que la tecnología puede dar un valor al usuario es por medio
del método de Prototipo (mostrar, criticar, mejorar).
Definir cuidadosamente los requerimientos de información: Algo muy
importante en este proceso es la definición de los requerimientos de los usuarios.
El éxito aplicara únicamente si estas necesidades son bien entendidas, lo cual no
es una tarea fácil.
Factores de fracaso de un EIS:
Los siguientes son los factores considerados como factores de fracaso” en los
sistemas de Información para Ejecutivos:
Tecnológicos: El EIS no es mejor que el sistema original. La tecnología no
es adecuada o es inapropiada. Las interfaces son complicadas o los menús son
extensos.
Soporte: Los requerimientos de información de los usuarios fueron
ignorados. Los cambios en las necesidades de información de los usuarios no
fueron llevados a cabo. No hay mejoras en los reportes electrónicos. Inadecuado
conocimiento del negocio entre los miembros del equipo de soporte. No ataca los
problemas significativos de la empresa. Falta de disponibilidad de los datos.
Entrega tardía de datos operativos.
Relacionados con el Usuario:
a) Limitante de enfoque del EIS a un usuario.
b) Falta de compromiso de los usuarios.
c) Falta de claridad del propósito del EIS en el ejecutivo patrocinador.
d) No proveer los medios a los ejecutivos parta comunicar ideas.
e) Usuarios no capaces de comunicar decisiones.
f) Resistencia organizacional.
Beneficios de un EIS:
Los sistemas de Información para Ejecutivos tienen un sin fin de beneficios que a
la larga ayudan a la organización, los siguientes son los principales:
Información a tiempo: acceso más rápido, información más exacta,
relevante y concisa
Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la información, aún de datos
externos, mejor sensibilidad al medio, y más información competitiva
Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicación, desempeño
mejorado, ahorro en tiempo de ejecución, mejor presentación de los datos
Cumplimiento de objetivos estratégicos: Aumento en radio de control,
planeación mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de
problemas, mejor desarrollo de alternativas
Economía: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio
en las necesidades del cliente, apoyo de reducción en la organización
El proceso de desarrollo de un EIS:
El proceso de desarrollo de un EIS tiene características que lo hacen único.
En primera instancia, por que es el primer sistema que se desarrolla en la
empresa dirigido al ejecutivo; quien es el usuario de este sistema.
En segundo lugar, las técnicas utilizadas para el análisis y desarrollo de los
tradicionales Sistemas Transaccionales no necesariamente funcionan en un 100%
de manera similar durante el desarrollo de un EIS.
Es importante tomar en cuenta los tres pasos a planificar para construir un sistema
EIS, los cuales son:
Adquisición de datos
Modelización
Presentación
Implantación exitosa de un EIS:
La persona que vaya a tomar una decisión debe tener y desarrollar las siguientes
competencias:
Capacidad de visualizar y declarar problemáticas;
Capacidad de generar soluciones o abrir nuevas posibilidades; y
Capacidad de decisión.
Así mismo, para que un ejecutivo utilice un EIS, debe implantarse considerando
los siguientes factores importantes para asegurar una implantación con éxito del
EIS:
Ejecutivo comprometido e informado con el proyecto.
Socio operativo.
Personal idóneo en el departamento de informática.
Tecnología apropiada.
Administración de los datos.
Relación clara con los objetivos del negocio.
Manejo de la resistencia al cambio.
Administración adecuada de la evolución y expansión del sistema.
Impacto del EIS en el proceso de planeación y control de la organización:
Los sistemas de información ejecutivos (EIS) han provisto generalmente un nivel
más alto de consolidación y una visión multidimensional de los datos, dado que los
ejecutivos de alto nivel necesitan más de la habilidad de hacer fetas y dados de
esos datos que de perforar hacia abajo para ver los detalles de los datos.
Los EIS contribuyen en forma importante a rediseñar y reestructurar los procesos
de planeación y control de una organización.
Las principales mejoras que pueden lograrse al utilizar este tipo de sistemas son,
entre otras mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o
divisionales, a través de:
a) Cambios en el método de recolección de información, lo cual permite que la
Dirección General no se involucre en la obtención de los datos en forma
específica, sino que dirija más su atención al análisis de la información.
b) Mejoras en la integridad de los datos.
c) Acelerar el proceso de obtención la información.
d) Cambios en la forma de presentar la información, utilizando técnica nuevas
de presentación como gráficas, histogramas, dibujos y animaciones.
e) Rediseño de los sistemas actuales de reportes, a través de los cuales se
pone atención en los factores críticos para mejorar el negocio.
Los factores que motivan la reconceptualización y el rediseño del proceso de
planeación y control son:
El funcionamiento rápido de los negocios de hoy implica que el enfoque
tradicional de planeación de períodos de trimestrales esté cambiando; aunque el
período mensual se mantiene en muchos casos, existe la creciente necesidad de
contar con la información semanal o diaria.
La disponibilidad de nuevas metodologías, tales como factores críticos de
éxito.
El rápido avance en las capacidades del hardware y del software.
Cambios en los procesos de planeación y pronósticos.
Un EIS fortalece el proceso de planeación y pronósticos de la siguiente manera:
Automatizando el proceso de planeación de la compañía,
Creando aplicaciones de planeación estratégica y análisis competitivo, las
cuales se perfeccionan a través de comunicaciones adecuadas y acceso a las
bases de datos.
Logrando que los ejecutivos utilicen el sistema para planeación técnica y, a
largo plazo, con aplicaciones que antes fueron concebidas para el control
administrativo.
Habilidad de realizar análisis específicos utilizando información que está en las
bases de datos.
Los EIS deben diseñarse de tal forma que provean a la alta administración la
información que emerja de las bases de datos, de preferencia relacionales.
Software comercial para el desarrollo de EIS:
Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificación
estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con la
planificación estratégica.
Sin embargo, algunos sistemas de apoyo para las decisiones estratégicas son
demasiado complicados, caros o limitados como para ser usados con facilidad por
los gerentes de una empresa. Esto es lamentable porque el proceso de la
administración estratégica debe ser un “proceso de todos” para que tenga éxito.
Por tanto, el software para la planificación estratégica debe ser sencillo y simple.
La sencillez permite la amplia participación de todos los administradores de una
empresa y la participación en esencial para la buena aplicación de la estrategia.
En la siguiente tabla se muestra una lista de los principales productos y de sus
vendedores:
Producto de software Vendedor
Commander EIS Comshare
Command Center Pilot
Executive Decisions IBM
Executive Edge EXECUCOM
Los sistemas operativos de server, como Windows NT y Unix han traído la
estabilidad crítica y características poderosas al ambiente de la computación
distribuida.
El software de sistema operativo se ha tornado rico en capacidades y poderoso
mientras su precio ha ido cayendo sin pausa.
Con esta combinación, están ahora disponibles en plataformas operativas baratas
conceptos sofisticados de sistema operativo como memoria virtual, multitarea y
multiprocesamiento simétrico.
El desarrollo más importante en computación desde el surgimiento de la PC es la
explosión de Internet y las aplicaciones basadas en la Web.
Apenas ocurrido el hecho, la comunidad de negocios rápidamente saltó para
ponerse a la cabeza.
Uno de los campos más excitantes en la industria de la computación de hoy es el
desarrollo de las aplicaciones Intranet.
Tendencias futuras:
En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra
de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el
mercado tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones.
Existen sistemas que pueden manejar información tanto interna como externa a la
organización.
Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y
generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos y no solamente
basada en los libros contables. Debido a que estos sistemas financieros dependen
del poder de la computación para manejar los elementos individuales de la
información y procesar las transacciones, permiten que los ejecutivos
desempeñen un rol más estratégico en la organización.
La tecnología de los EIS está evolucionando muy rápido, y es muy probable que
en el futuro los sistemas sean diferentes de los que se usan actualmente. Algunos
puntos que pueden anticiparse son:
Una mejor integración con otras aplicaciones.
Mejor software comercial para el desarrollo de EIS.
Mejores interfases sistema-ejecutivo.
Puede decirse que los EIS, además de tablas y gráficas, incluirán voz, video e
imágenes, es decir, integrarán la tecnología de multimedia en sus desarrollo.
Durante la toma de decisiones y solución de problemas a veces no se reconoce
que también interviene el punto de vista de la persona que ha detectado el
problema, por lo tanto hay situaciones en las que hay que decidir o resolver algo,
siempre y cuando a la persona le "importen " y por lo cual hace juicios sobre esta.
CONCLUSIONES
Un sistema que ayude a tomar decisiones correctas, o en determinado momento a
no tomarlas, es sin duda alguna una de las mejores herramientas con la que los
nuevos ejecutivos cuentan.
Como vemos, existen muchas formas de facilitarnos la vida, tanto que existen
sistemas que nos ayuden a no arriesgar el todo por el todo en nuestra empresa.
Este tipo de decisiones hasta hace algunos años solo era posible si la persona
contaba con experiencia y conocimiento real en el área, sin embargo ahora estos
sistemas facilitan de tal manera las tareas cotidianas que es cuestión de pedir
datos, analizarlos y actuar.
Sin embargo, es de esperarse que con los avances que tienen las herramientas
tecnológicas se produzcan un desarrollo cercano al comportamiento humano en
muchas áreas, con estos avances en el terreno de los negocios se podría ser más
eficiente y productivo.
La conclusión a la que puedo llegar con la elaboración de esta investigación es
que la globalización y la competencia con la que cada empresa se enfrente obliga
a todos a implementar este tipo de tecnología, o en pocas palabras “renovarse o
morir”.
BIBLIOGRAA
Sistemas de Información para la Toma de Decisiones
McGraw-Hill 2da Edición.
Daniel Cohen
www.virtual.epm.br/material/healthcare/ spanish/B0105.pdf
www.di.uniovi.es/~tuya/pub/ati-98-dss-resumen.html
www.microsoft.com/spain/enterprise/ casestudies/mssales.asp
www.laempresa.net/noticias/2001/0106/20010607_04.htm
GLOSARIO
Afianzar: Garantizar el cumplimiento de una obligación. Afirmar, asegurar
puntualmente.
Aplicaciones: Programa o conjunto de programas concebidos para la realización
de una tarea determinada.
Automatizar: Hacer automático un funcionamiento. Ejecución automática de
tareas industriales, administrativas, o científicas sin la intervención humana
intermediaria.
Competidores: Que compite, acción y efecto de competir respecto de una
empresa o comercio.
Consolida: Dar o adquirir firmeza o solidez. Asegura del todo la alianza.
Directivos: Que tiene facultad y virtud de dirigir.
Hardware: Conjunto de órganos físicos del computador.
Implantación: Establecer, instaurar poner en ejecución practicas o costumbres
nuevas.
Infraestructura: conjunto de trabajos relativos a la cimentación de los edificios.
Base física sobre la que se asienta la economía de un país.
Interactuar: ejercer una acción reciproca.
Líder del proyecto: Dirigir o encabezar un proyecto.
Metodologías: Estudio de los métodos. Aplicación coherente de un método.
Patrocinador: Entidad que favorece o protege una causa, empresa, candidatura.
Sufragar una empresa o institución, generalmente con fines publicitarios.
Pronósticos: Conocer o prever por algunos indicios o señales, el futuro. Predecir
lo que ha de suceder.
Prototipo: Primer ejemplar, modelo.
Relevante: Sobresaliente, excelente. Importante o significativo.
Software: Conjunto de programas procesados, eventualmente documentación,
relativos al funcionamiento de un conjunto de tratamiento de información.
Soporte: Apoyo, sostén. Lo que sirve para sostener algo.
RECOMENDACIONES:
Para ampliación del tema sobre lo que son los Sistemas de Información para
Ejecutivos se visitaron las siguientes páginas, las cuales se recomiendan por su
contenido amplio sobre el tema.
Muchas de ellas caen en publicidad de sus productos o sistemas, de igual manera
considero importante conocerlos para, en un futuro saber que sistemas son los
existentes en el mercado. Otras, por el contrario contienen artículos de interés.
www.virtual.epm.br/material/healthcare/ spanish/B0105.pdf
www.virtual.epm.br/material/healthcare/ spanish/parte_b.htm
www.sistema.itesm.mx/va/Planes2000/ Sinteticos/sin00-si.html
www.sistema.itesm.mx/va/Sinteticos/sin95-si.html
www.uca.es/empresariales/programas_03-04/ gap/pdf/1302037.pdf
www.di.uniovi.es/~tuya/pub/ati-98-dss-resumen.html
www.intranettotal.com/referencia/quepublicar.htm
www.abast.es/webabast/proyectos/division_bi.htm
lsi.ugr.es/docencia/dcem/igii/
Andrea de Mazariegos
Estudiante de Informática y Administración de Negocios
27 Años
Guatemala, Mayo 13 del 2,004
Titulo: Sistemas de Información para Ejecutivos, SIE
Categoría: Administración
INVESTIGACIÓN:
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS

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de Mazariegos Andrea. (2004, mayo 9). Sistemas de información para ejecutivos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-para-ejecutivos/
de Mazariegos, Andrea. "Sistemas de información para ejecutivos". GestioPolis. 9 mayo 2004. Web. <http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-para-ejecutivos/>.
de Mazariegos, Andrea. "Sistemas de información para ejecutivos". GestioPolis. mayo 9, 2004. Consultado el 29 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-para-ejecutivos/.
de Mazariegos, Andrea. Sistemas de información para ejecutivos [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-para-ejecutivos/> [Citado el 29 de Julio de 2015].
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