La planeación administrativa

Autor: José Ariel Giraldo López

Teoría y pensamiento administrativo

07-2004

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INTRODUCCIÓN

Las funciones administrativas son realizadas por las personas que tienen el carácter de jefatura, desde al el más bajo nivel se supervisión hasta el rango más alto de gerencia. En ellas desempeña el rol el ejecutivo. Estas funciones son Planeación, Organización, Ejecución y el Control

LA PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

Planificar es fijar un curso de acción completo con una secuencia de operaciones involucrando el tiempo y los recursos necesarios para su realización.

La selección y relación de hechos
Formulación y uso de supuestos sobre el futuro
Formulación de actividades para alcanzar objetivos

Naturaleza de la Planeación

Contribuye en forma positiva a lograr objetivos
Es requisito para la organización, ejecución y control
Es una función de todo Ejecutivo
Persigue la eficiencia de los planes

Características de una buena Planeación

Se busca la información disponible y expectativas del entorno
Involucra a los subordinados y asigna responsabilidades
Incluye la identificación personal y organizacional
Se relaciona con la certidumbre e incertidumbre
El Intelectual por naturaleza
Es continua y permea toda la la empresa
Consigue que sucedan las cosas
Establece bases para el control
Formas de hacer la Planeación

1.3.1 Planeación por Tanteo

Se basa en la experiencia personal
Depende de corazonadas e intuición
Es sencilla y pronta
Intenta una cosa y luego otra

Planeación Imitativa

Aprende por experiencia ajena
Busca orientación en otras Compañías
Asistiendo a conferencias y congresos
Visitando otros negocios
Estudiando publicaciones del comercio
Se asesora de expertos en administración

1.3.3 Planeación Científica

Constituye un sistema lógico de recopilación e interpretación de hechos
Los planes elaborados tienen bases probadas
Aporta hechos e información verificada

La planeación estratégica implica hechos fundamentales amplias perspectivas y periodos a largo plazo, mientras más largo es el período de tiempo más estratégica es la planeación, los programas a largo plazo y la planeación de toda empresa es estratégica.

La planeación táctica se refiere al empleo más efectivo de los recursos que han de aplicarse al logro de los objetivos.

La planeación estratégica involucra la misión y visión

Aspectos a involucrar en la planeación

Investigación y recolección de la información

Aspectos controlables: Como el servicio, precios, publicidad, etc.(Internos).

Aspectos No controlables: Económicos, ecológicos, legales, tecnológicos, demográficos, culturales, competencia, política, sociedad, (Externos).

De lo anterior obtenemos información cualitativa y cuantitativa sobre:

‣ Demanda de nuestros servicios
‣ Gustos de nuestros usuarios
‣ Costos – Precios
‣ Cubrimientos
‣ Competencia
‣ Clientes

Diagnostico

Para determinar como está la organización. En cuanto recursos físicos, administrativos, financieros, aspectos técnicos, tendencias del mercado, etc.

Para ello determinamos:

‣  Fortalezas: Ventajas y puntos a favor
‣  Debilidades: Desventajas y puntos en contra
‣  Oportunidades: Nos permite mejorar y crecer
‣  Amenazas: Nos afecta si no reaccionamos

Con el diagnóstico determinamos:

‣  Problemas generales
‣  Problemas de fondo
‣  Problemas secundarios
‣  Problemas superficiales
‣  Nuevos negocios
‣  Formas de crecer

Determinación de Objetivos

Un objetivo es una propuesta a lograr que nos indica hacia donde vamos
Es necesario establecer objetivos generales y particulares (financieros, mercadeo, de servicios, ect.)

Formular metas

Nos permite medir como va la ejecución del plan y como vamos logrando los objetivos.

Las metas son consecuentes con los problemas, diagnostico y objetivos.
Programación de actividades

Seleccionadas las metas se identifican las actividades a realizar, el tiempo necesario y el lugar para los diferentes servicios a ofrecer utilizando cronogramas de actividad.

Asignación de Recursos

Definidas las acciones se asignan los recursos humanos y financieros necesarios para efectuar las acciones.

‣  Recursos Humanos: Si hay aumento o disminución
‣  Recursos Físicos: Nuevas obras, ampliaciones, dotaciones
‣  Recursos Técnicos: Estudios, capacitación, análisis
‣  Recursos Financieros: Créditos, utilidades, etc.

HACIA UNA PLANEACION EFECTIVA

Etapa no planeada

Al establecer por primera vez el negocio, los gerentes están atan ocupados buscando fondos, clientes; el gerente está totalmente absorbido en las operaciones diarias y no tiene tiempo para una planificación formasl.

Etapa de un sistemas de presupuestación

La gerencia eventualmente reconoce la necesidad de un sistema de presupuestación para mejorar el planeamiento del flujo de efectivo. Se estiman las ventas totales del próximo año.

Etapa de planeamiento anual

La gerencia desarrolla planes anuales en algunas áreas.

Etapa de planeamiento estratégico

Se hace con el propósito de mejorar su efectividad total, se elabora un plan a largo plazo; el plan es una versión detallada del primer año del plan a largo plazo.

Ventajas

‣  Se trabaja sistemáticamente
‣  Orienta a una mejor coordinación de los esfuerzos en las áreas operacionales
‣  Dirige el desarrollo de los estándares de desempeño para efectos de control
‣  Trabaja con objetivos y políticas
‣  Da como resultados una mejor preparación para sorpresivos cambios.

PROCESO DE LA PLANEACION ESTRATEGICA

‣  Creencias o conjuntos de valores de la empresa
‣  Misión o propósito que define la naturaleza del negocio
‣  Políticas básicas que sirven de guías a las acciones de gestión
‣  Análisis de situación, que resume las tendencias en las áreas claves de exteriores de la empresa
‣  Supuestos del entorno para estimar el desarrollo futuro en las áreas variables exteriores de la empresa
‣  Diagnóstico de problemas y debilidades
‣  Diagnóstico de fuerzas y oportunidades
‣  Planteamiento de objetivos continuados y de objetivos específicos
‣  Definición de estrategias y programas
‣  Resumen financiero como expresión cuantitativa de los objetivos y programas
‣  Ejecución de la estrategia
‣  Estándares de rendimiento, es decir medida especificas de control de resultados
‣  Procesos de control sistemático para verificación del cumplimiento de los programas

Aportado por: JOSÉ ARIEL GIRALDO LÓPEZ
jaglo@uniweb.net.co

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José Ariel Giraldo López

Administrador de empresas – contaduría pública
Especializaciones – mercadeo y administración pública
Docente universitario - docente sena
Asesoría – consultoría

jagloarrobauniweb.net.co

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