Teoría de contabilidad de costos
1. INTRODUCCIÓN
Durante nuestro ciclo académico de 2003 hemos descubierto grandes herramientas para nuestra formación académica y profesional, más específicamente en el área de costos donde hemos conocido factores importantes dentro del área de producción y en general del ente económico.
A través de este periodo logramos distinguir la diferencia existente entre un proceso productivo en donde se involucra la contabilidad de costos y la gran deficiencia informativa y de control que genera un ente que no emplea tan importante herramienta.
Por esta razón y agregando la gran utilidad que brinda la investigación he encaminado este trabajo con el fin de brindar información sintetizada y generar inquietud no solo al estudiante de pre-grado sino también al lector común y corriente. Dentro de esta investigación se busca minimizar la complejidad del tema con el fin de que cualquier persona luego de desarrollar una corta lectura descubra que es la contabilidad de costos, la diferencia entre la contabilidad financiera y esta, sus clasificaciones y aplicaciones que sufren dentro del proceso productivo realizado principalmente por ordenes de producción.
También con la siguiente lectura se espera satisfacer en una proporción relevante la sed de conocimiento que surge al investigador dinámico que se interesa por conocer el desarrollo de las técnicas innovadoras aplicadas a la producción, generada básicamente en las empresas del sector manufacturero y que basan el desarrollo de su fin social no solo en producción masiva de artículos sino también en su proceso ordenado y sistemático de llevar a cabo su producción.
Por lo anterior invito a nuestros lectores a que no se desanimen con la lectura de esta pequeña introducción, sino que por el contrario examinen al detalle el contenido compilado en estas pocas páginas y a (que desde luego seguros) se estimulen investigando sobre el tema más a fondo con herramientas como la Internet, libros de consulta y entrevistas con personal especializado en el tema de costos.
2. OBJETIVOS
3. MARCO TEORICO
3.1. CONTABILIDAD DE COSTOS
3.1.2. Evolución de los Costos
Para tener una idea más global de lo que significan los costos de producción veamos algunas ideas centrales de lo que son estos y como se han considerado a través de la historia con las diferentes escuelas de pensamiento.
La contabilidad de costos tiene su origen principal alrededor de los años de 1494 con la revolución industria, allí se incremento la necesidad del desarrollo de un sistema de contabilidad financiera. La fabricación cambio de la producción casera a las grandes industrias, que requerían inversión monetaria procedente de diversos individuos o bancos. Esta gran inversión externa y la evolución de una forma corporativa de negocio, significaron que la dirección del ente estuviera en manos de otras personas. Es por esto que los estados financieros y la inclusión de una auditoría externa tomaron importancia relevante en la comunidad de la información financiera a terceros, la contabilidad de costos de desarrollo en un ambiente caracterizado por un incremento en la mecanización y estandarización, estas particularidades ayudan a entender la base fundamental de la clasificación de los costos de fabricación.
Pero los costos de fabricación obtienen su principal desarrollo entre 1880 y 1925* allí se mostraba una tendencia al rastreo por parte de la administración del costeo del producto y con esto la toma de decisiones importantes, entre la década del 50 y 60 se incremento la necesidad de rastrear con mayor exactitud el origen de la utilidad involucrando obviamente los costos incurridos en la generación de dicho rublo, los decenios posteriores a la segunda guerra mundial se caracterizaron por un incremento acelerado en la producción lo cual para los contadores generaba necesidades que fueron cubiertas con la implementación de la contabilidad de costos derivándose tendencias importantes como la compenetración total con el negocio y su entorno, la implementación de técnicas a la vanguardia de los cambios corporativos y la constante actualización.
3.2. ALGUNAS CONSIDERACIONES A TRAVEZ DE LA HISTORIA
Clásicos y las escuelas anteriores
Consideran a los costos desde el punto de vista de la economía de un país como un todo.
Afirman que las riquezas de las naciones se hallan determinadas por el trabajo de todos sus habitantes y no por el de una sola clase. El trabajo es la medida real del valor de cambio de todos los bienes. Cuando existe división del trabajo el mercado determina el precio y cuando este cubre los costos de producción influenciará la decisión de los bienes a producir.
Los clásicos, Cuando actúan las leyes del mercado se tiende a reducir el precio, que es levemente superior a los costos de producción, cuando el precio del mercado desciende por debajo de ese precio natural se produce un quebranto.
David Ricardo, escuela clásica. Su teoría del valor fue la del trabajo, estudiar las posibilidades de los bienes susceptibles de aumentar con la actividad humana, el valor cambia en proporción al trabajo que tiene.
Neoclásicos, a partir ellos se hacen aportes de lo económico a la contabilidad.
Mercantilistas, puede hallarse conceptos vinculados con el costo y precio, lo divide en dos componentes:
Los costos (se determina antes de la venta) y el beneficio que se obtiene en el mercado (supeditado a las leyes de mercado).
Quesnay, sostiene que la agricultura es la única fuente verdadera de riqueza capaz de rendir un excedente sobre los costos. A la diferencia de la producción de la agricultura y el consumo, la denomina producto neto, el resto como improductiva.
Costo es la suma de los esfuerzos representados por el trabajo, que se debe someter una persona para satisfacer sus necesidades.
Marshall, es el enfoque que más interesa desde la empresa privada. Plantea la manera en que repercute el factor tiempo en la formación de la estructura de los costos, en el corto plazo priman los factores fijos, y las variables materias primas, salarios y auxiliares, largo plazo toda la escala de costos variables.
Los esfuerzos de todas las diferentes clases de trabajo que tienen participación directa o indirecta en la producción requerida para ahorrar el capital usado en ella se denominan el costo real de producción y las sumas de dinero que han de ser pagadas por todos esos esfuerzos, se denomina el costo monetario de producción.
Barones, en la escuela de Cham rige se distingue y desarrolla la curva de los costos totales fijos y variables, a medida que aumenta el volumen de producción y al comportamiento con la curva de los ingresos determina las zonas de pérdida y de ganancia.
Von Wieser, costo de oportunidad, es igual a utilidades abandonadas.
Devenport, costo de oportunidad el empresario calcula sus costos con el objeto de llegar a una decisión respecto del producto que más le convendrá elaborar*.
4. LA CONTABILIDAD DE COSTOS Y LA CONTABILIDAD FINANCIERA
| Contabilidad Financiera | Contabilidad de Costos | |
| Área de actuación | Registra las operaciones que vinculan la empresa con terceros, proveedores, Cl., etc. La contabilidad financiera se refiere al negocio en su totalidad. | Registra las operaciones referidas a la gestión puramente interna de la empresa. |
| Operatividad del registro | Se exterioriza en ocasión de comprobarse un hecho con actos permutativas, modificación de la ecuación patrimonial en su relación con la entidad o terceros. | Se exterioriza mediante el registro en el momento en que se verifican hechos relacionados con la fabricación de productos desde que son insumos hasta PT. |
| Objetivo que persigue | Determinar los resultados del ejercicio de toda la empresa en su conjunto y su repercusión en el patrimonio, exponiendo sus variaciones. | Determinar CT y Cu de productos, procesos, funciones o centros, posibilitan el planeamiento y mejor control de las operaciones. |
| Criterios en que se funda | Criterios contables seguidos de un período a otro. | Sistema interno de contabilidad de costos, depende de cada empresa e información que necesita. |
| Destino de la información que produce | Para la dirección, los accionistas y terceros. | Para la dirección exclusivamente. |
| Tipos de datos que revelan | Produce datos sintéticos o no analizados en todos sus componentes. La información que suministra no es tan rápida. Esta dirigida a personas ajenas a la actividad interna de la empresa. Informa con respecto a la situación económica patrimonial de la empresa. | Proporciona datos analíticos, los muestra por producto, procesos, funciones o centros, posteriormente sintetizados pasan a la contabilidad financiera para su registro. La información que produce es más rápida que la patrimonial. |
| Tipos de cuentas que emplea | Referidas a costos son sintéticas o de control y se llevan al mayor principal. | Exclusivamente de análisis de costos, se llevan a mayores auxiliares, algunos se hallan chequeados en cuentas del mayor principal. |
| Calidad de la información | Revela costos globales de carácter histórico. | Costos patrimoniales de carácter histórico y costos estándares o de OP |
| Régimen legal | Es obligatoria. De acuerdo a los PCGA | Es facultativa. |
5. MARCO CONCEPTUAL
5.1 DEFINICIÓN
5.2 CONTABILIDAD DE COSTOS
La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad general que sintetiza y registra los costos de los centros fabriles, de servicios y comerciales de una empresa con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos a través de la obtención de costos unitarios y totales.
5.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN
Los costos de producción se pueden definir como el valor del conjunto de bienes y esfuerzos, en que se ha incurrido o se va a incurrir, que deben consumir los centros fabriles para obtener un producto terminado en condiciones de ser entregado al sector comercial.
Este solo agrupa los costos originados en el sector industrial, centros fabriles y la debida porción de los departamentos de servicios que les corresponde recuperar. Dejan de ser tales a partir de la puerta de entrada del almacén de productos terminados, en donde comienza el área comercial.
El costo del producto que se opta por fabricar estará dado por el de aquel otro producto desplazado, cuando se emplean costos de oportunidad.
Punto de vista contable, costo es la suma de valores, cuantificables en dinero que representan consumos de factores de la producción desembolsados para llevar a cabo el acto de gestión de cuyo costo se trate.
Sus principales propósitos son: contribuir al control de las operaciones y Facilitar la toma de decisiones.
Constituye un medio para planear y conducir adecuadamente los negocios, operándolos a niveles que brinden una adecuada rentabilidad.
5.3.1 CARACTERISTICAS:
• Es analítica pues se plantea sobre segmentos de una empresa y no sobre su total
• Predice el futuro, a la vez que refleja hechos ocurridos
• En los movimientos de sus cuentas intervienen principalmente las unidades
• Solo registra operaciones internas
• Facilita la preparación de informes para una eficiente dirección de los negocios
• Sus periodos contables son más cortos que los de la contabilidad general
• Se respetan tanto normas contables generalmente aceptadas (PCGA) como normas que fija la empresa (volumen de Producción normal)
• Su idea implícita es la minimización de costos.
5.4 CLASIFICACION DE LOS COSTOS
Las formas más usuales de analizar contablemente cada costo son:
1. según los periodos de contabilidad
2. según la función que desempeñan
3. según su naturaleza
4. según sea su forma de imputación a las unidades de producto
5. según su tipo de variabilidad
5.5 ELEMENTOS DEL COSTO
5.5.1Materia Prima:
Agrupa todos aquellos elementos físicos que es imprescindible consumir durante el proceso de elaboración de un artículo, de sus accesorios y de su envase. Ello con la condición de que tal consumo quede reflejado en el volumen de elementos empleados mediante una relación cierta y normalmente constante con el de la producción. Todos aquellos materiales que no cumplan esta condición se engloban dentro de cargas fabriles o costos indirectos de fabricación.
5.5.2 Mano de obra:
Representa el valor del trabajo realizado por los operarios que contribuyeron directa e indirectamente al proceso de transformación de la materia prima.
5.5.3 Cargas fabriles o Costos Indirectos:
Son todos los costos que necesita incurrir un centro para el logro de sus fines, costos que, salvo excepciones deben ser absorbidos por la totalidad de la producción del centro operativo con miras a una imputación final a aquellas, que no es posible efectuar sino mediante ciertos dispositivos contables, que serán descritos más adelante.
5.5.4 Funciones:
Servir de base de datos para fijar precios de venta y para establecer políticas de comercialización. Resulta esencial que toda empresa sepa, con anticipación a la entrega de sus productos, cuales son los precios que, al mismo tiempo que comprometen sus ganancias adecuadas en relación con el capital invertido en la operación, permiten alcanzar los objetivos fijados por la dirección.
• Facilitar la toma de decisiones.
• Permitir la valuación de inventarios, hacen posible la correcta valuación de Almacén de Productos Terminados y de los artículos en proceso de fabricación.
• Controlar la eficiencia de las operaciones, faculta descubrir en un menor tiempo los costos excesivos, sin esperar la terminación de los balances anuales.
• Contribuir al planeamiento y control de gestión de la empresa, es decir, formular planes factibles de concretarse y verificar posteriormente si se cumplieron.
6. COSTEO POR ÓRDENES DE PRODUCCION
Teniendo ahora un concepto claro sobre los alcances de las variables empleadas dentro de la contabilidad de costos veremos una breve descripción del proceso de costos por órdenes espeficas u órdenes de producción.
Básicamente tenemos dos clases de sistemas de costos caracterizados por la unidad de costeo y por la modalidad de la producción, los cuales son:
- Costos por órdenes de producción.
- Costos por proceso.
En este trabajo nos enfocaremos en la parte de costos por órdenes.
En este sistema la unidad de costeo es generalmente un grupo o lote de productos iguales. La fabricación de cada lote se emprende mediante una orden de producción. Los lotes se acumulan para cada orden de producción por separado y la obtención de los costos es una simple división de los costos totales de cada orden por el número de unidades producidas en cada orden.
6.1 CARACTERÍSTICAS DEL COSTO POR ÓRDENES.
El empleo de este sistema está condicionado por las características de la producción; solo es apto cuando los productos que se fabrican, bien sea para almacén o contra pedido son identificables en todo momento como pertenecientes a una orden de producción específica. Las distintas órdenes de producción se empiezan y terminan en cualquier fecha dentro del periodo contable y los equipos se emplean para la fabricación de las diversas órdenes donde el reducido número de artículos no justifican una producción en serie.
6.1.1 CONTABILIZACIÓN DE LOS MATERIALES.
La contabilización de los materiales se divide en dos secciones:
- Compra de materiales.
- Uso de materiales.
Compra de materiales: las materias primas y los suministros empleados en la producción se solicitan mediante el departamento de compras. Estos materiales se guardan en la bodega de materiales, bajo el control de un empleado y se entregan en el momento de presentar una solicitud aprobada de manera apropiada.
Uso de materiales: el siguiente paso en el proceso de manufacturación consiste en obtener las materias primas necesarias, de la bodega de materiales. Existe un documento fuente para el consumo de materiales en un sistema de ordenes de trabajo: «La requisición de materiales». Cualquier entrega de materiales por el empleado encargado debe ser respaldada por una requisición de materiales aprobada por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. Cada requisición de materiales, muestra el número de orden de trabajo, el número del departamento, las cantidades y las descripciones de los materiales solicitados, también se muestra el costo unitario y el costo total.
Cuando los materiales son directos, se realiza un asiento en el libro diario para registrar la adicción de materiales a inventario de trabajo en proceso.
Cuando hay materiales indirectos, se cargan a una cuenta de control de costos indirectos de fabricación.
6.1.2 CONTABILIZACIÓN DE LA MANO DE OBRA.
Hay dos documentos fuente para la mano de obra en un sistema de costeo por ordenes de trabajo: «Una tarjeta de tiempo y una boleta de trabajo». Diariamente los empleados insertan las tarjetas de tiempo en un reloj de control de tiempo cuando llegan, cuando salen, y cuando regresan de almorzar, cuando toman descanso y cuando salen del trabajo. Este procedimiento provee mecánicamente el registro del total de horas trabajadas cada día por cada empleado y suministra, de esta forma, una fuente confiable para el cálculo y el registro de la nómina. La suma del costo de la mano de obra y las horas empleadas en las diversas órdenes de trabajo, debe ser igual al costo total de la mano de obra y al total de horas de mano de obra para el periodo. A intervalos periódicos se resumen las tarjetas de tiempo para registrar la nómina, y las boletas de trabajo para cargarlas al inventario de trabajo en proceso o a control de costos indirectos de fabricación.
6.1.3 CONTABILIZACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN.
Hay un documento fuente para el cálculo de los costos indirectos de fabricación en un sistema de costeo de ordenes de trabajo: «la hoja de costos indirectos de fabricación por departamento». La distribución de los costos indirectos de fabricación de las órdenes de trabajo, se hará con base en una «tasa predeterminada» de los costos indirectos de fabricación. Estas tasas se expresan un términos de las horas de mano de obra directa, horas-maquina, etc. Cuando los costos indirectos de fabricación no se acumulan a nivel de toda la fábrica para su distribución a los diversos departamentos, cada departamento por lo general tendrá una tasa diferente
Tasa predeterminada, la tasa predeterminada es un factor utilizado para realizar la distribución de los costos indirectos estimados durante el proceso de producción, cabe anotar como ya se dijo antes que esta tasa se calcula antes de iniciar la producción y su resultado se expresa en pesos ($), cantidades (#), o porcentajes (%) los cuales se multiplican por el nivel de producción realizado con el fin de aplicar la porción de los costos indirectos de fabricación generados por los departamentos de apoyo a los departamentos productivos, su cálculo es bastante sencillo:
…………………………… Carga Fabril Presupuestada
Tasa Predeterminada = —————————————–
……………………………. Base Presupuestada
……………………………. (# H. MOD)
……………………………… (# H. MAQUINA)
……………………………… (# UNIDADES PRODUCIDAS)
6.1.4 DEPARTAMENTALIZACIÓN.
Si la empresa es de cierta magnitud y sobre todo cuando el proceso de fabricación requiere de varias operaciones distintas es aconsejable registrar y acumular los costos de fabricación por departamentos. De este modo la empresa puede no solamente costear cada orden de producción con mayor precisión sino que también, puede hacer responsables a los distintos departamentos de los costos en que incurran, lo que a su vez permite controlar los costos. En empresas industriales pequeñas y de procesos manufactureros relativamente poco complicados se pueden considerar como un solo departamento de producción.
El primer paso en relación con la departamentalización de los costos es establecer los departamentos que han de reconocer en el sistema de costos, esto implica el decidir no solamente el número de departamentos de producción que habrá, sino también el número de departamentos de servicios que se van a tener
• Manejo de materiales.
• Almacenamiento de materiales.
• Compra y recibo de materiales.
• Control de calidad.
• Control de producción
• Ingeniería Industrial
• Servicios de personal
• Mantenimiento de plantas y maquinas.
• Servicios médicos.
• Contabilidad de fábrica
• Protección de plantas
• Supervisión general de fábrica
• Generación de energía.
Determinar los diferentes tipos de servicios a prestar en una fábrica suele ser tarea fácil, pero no es fácil determinar cómo se deben departamentalizar estos diferentes servicios. Existen criterios para clasificar estos departamentos.
• La similitud de un servicio con otro.
• El costo relativo de suministrar el servicio.
• El supervisor responsable, al menos de los costos controlables de suministrar el servicio.
6.2 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD DE COSTOS POR ÓRDENES.
El procedimiento se divide en tres partes: antes del periodo contable, durante el periodo contable, al final del periodo contable.
6.2.1 PROCEDIMIENTOS ANTES DEL PERIODO CONTABLE.
Primer paso: establecimiento de los departamentos.
Se establece el número y tipo de departamento de producción y servicios que se van a tener en cuenta en el nuevo sistema de contabilidad de costos.
Segundo Paso: presupuesto de costos generados de fabricación.
Se calcula o presupuesta los costos generales de fabricación para el nuevo periodo contable.
Primero, la compañía debe hacer una lista de los distintos costos generales de fabricación en que se esperan incurrir, luego la compañía debe tratar de calcular el costo de cada una con, base en el nivel de producción presupuestada, las formulas presupuestables de cada tipo de costos y las previsiones de cambio de precio que pudieran incurrir.
Tercer paso: Calculo de los costos indirectos a los departamentos.
Consiste en repartir los costos indirectos entre los diferentes departamentos. Por ejemplo en el caso de la luz, el agua, es difícil saber cuánto consume cada departamento, entonces, este costo total por electricidad es repartido entre los departamentos existentes a este procedimiento generalmente se le denomina prorrateo.
Cuarto paso: transferencia de los costos de los departamentos de servicios a los de producción.
Todos los costos generales de fabricación se deben distribuir a los departamentos de producción, esto se debe, a que los productos que se fabrican pasan solamente por los departamentos de producción pero sin embargo deben cargarse con todos los costos generales de fabricación; no simplemente aquellos directamente asignables a los departamentos de producción, sino también los incurridos por los departamentos de servicios.
Quinto paso: cálculo de las tasas predeterminadas para los departamentos de producción.
Una vez que se han cerrado los departamentos de servicios y todos los costos generales calculados se han cargado a los departamentos de producción, la compañía debe calcular una tasa predeterminada de costos generales para cada uno de los departamentos de producción. Las tasas se calculan dividiendo el total de costos generales presupuestados de cada departamento después de la distribución de los departamentos de servicios por el nivel de operaciones presupuestado (NPI) o cantidad presupuestada que se halla calculado para el periodo en cada departamento de producción.
6.2.2 PROCEDIMIENTO DURANTE EL PERIODO CONTABLE.
Primer paso: contabilización de los costos generales reales.
En un sistema de costos no departamentalizado, todos los costos generales reales se cargan a una cuenta titulada costos generales de fabricación – control, y además en un registro auxiliar de acuerdo con el tipo particular de costo general. Este mismo procedimiento se emplea también cuando las empresas esta departamentalizada. Siempre que se incurre en un costo general real, el departamento de contabilidad general lo carga a costos generales de fabricación – control. Además el tipo particular de costo incurrido se asienta también en un registro auxiliar; Pero cuando el sistema esta departamentalizado, el registro auxiliar también esta, departamentalizado. Por lo cual, la contabilidad de los costos generales reales es exactamente la misma sea que el sistema este departamentalizado o no.
El registro auxiliar de costos generales departamentalizado lo puede llevar el departamento de contabilidad general, pero a menudo lo lleva el departamento de costos. Con un sistema departamentalizado habrá tantas hojas en el registro auxiliar como departamentos. Siempre que se incurre en un costo general real y se carga a costos generales de fabricación – control, se registra también en el auxiliar en la hoja del departamento correspondiente.
Si el cargo es por materiales indirectos por ejemplo, se registra en la hoja del departamento que se especifique en la requisición, si se trata de mano de obra indirecta, se registra en la hoja del departamento particular el cual se refiere el cargo de la mano de indirecta. Si se trata de un costo general que no se pueda relacionar directamente con un departamento particular se distribuye, entonces, a las distintas hojas de cada departamento sobre la misma base que se distribuyo el respectivo costo total calculado antes de comenzar el periodo contable.
Por medio de este procedimiento, todos los costos generales se departamentaliza cada vez que se registran, lo que significa que al final del año, el cargo total a control de costos generales de fabricación durante el año, estará no solamente detallado por tipo de costo, sino también distribuida por departamentos.
6.2.3 CONTABILIDAD DE COSTOS GENERALES APLICABLES.
6.2.4 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE COSTOS.
A partir de que comienza el periodo, el departamento de costos va a cargar los costos generales a las hojas de costos de cada orden de producción, en el caso de que el sistema este departamentalizada, de acuerdo con las tasas de costos generales por departamentos que la compañía calculó antes de comenzar el año. Con tres departamentos de producción, cada hoja de costo va a contener tres secciones separadas para los costos generales aplicados y según sea el número de departamentos que trabaje en una semana dada en una orden de producción, puede haber uno, dos o tres casos de costos generales aplicados esa semana a las hojas de costos respectivos.
6.2.5 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GENERAL.
En un sistema de costos no departamentalizado, cada vez que el departamento de contabilidad de costos aplicaba los costos generales a las distintas hojas de costos, el departamento de contabilidad general registraba el total respectivo debitando inventario – productos en proceso (Costos generales de fabricación) y acreditando Costos generales de fabricación aplicados. Con un sistema departamentalizado, se sigue en gran parte el mismo procedimiento. Cada semana a medida que el departamento de costos aplica los costos generales a las distintas hojas de costos, el total respectivo se carga a inventario – Productos en proceso (Costos generales de fabricación); pero en lugar de acreditar el total en una sola cuenta de costos generales de fabricación aplicada, se abre una cuenta de costos generales de fabricación aplicada para cada uno de los departamentos de producción y las cantidades acreditadas en las mismas son los totales que se aplican departamentalmente a las hojas de costos de cada semana. Debido a que todas las cifras registradas en las hojas de costos deben quedar reflejadas en total en el libro mayor, a través de un asiento.
Este procedimiento se sigue durante a lo largo de todo el año. El total de costos generales aplicados por el departamento de costo a las hojas de costos, lo carga el departamento de contabilidad general a inventario productos en proceso (Costos generales de fabricación). La forma como estos costos generales aplicados se distribuyen por departamentos, queda registrada en los créditos de contrapartida a las distintas cuentas de costos generales de fabricación aplicados. En consecuencia, al final del año las cuentas de costos generales de fabricación aplicados del mayor, van a contener el total de costos generales aplicados a cada departamento durante el año.
6.2.6 PROCEDIMIENTO AL FINAL DEL PERIODO CONTABLE.
Al final del año todos los costos generales reales incurridos durante el año, habrán quedado registrados en total en la cuenta costos generales de fabricación – control. También quedarán detallados por tipo de costo y distribuidos departamentalmente en el registro auxiliar de costos generales. Entre tanto todos los costos generales aplicados a las hojas de costos durante el año habrán sido registradas departamentalmente en las tres cuentas de costos generales de fabricación aplicados. Entonces lo que debe hacer la compañía, es calcular las variaciones de costos generales y proceder a su contabilización, efectuando el cierre de las cuentas de costos generales reales (CIF- control) y aplicados (CIF– aplicados) y después proceder al cierre de las variaciones.
6.2.7 CONTABILIZACIÓN Y CIERRE DE VARIACIONES.
Las variaciones se contabilizan mediante un asiento que cierre (deja en cero) los costos generales reales y aplicados. Luego las variaciones se cierran contra costo de productos vendidos, mediante el asiento. Todas las empresas deben llevar auxiliar donde se asienten las variaciones en forma discriminada y por departamento
6.2.8 ETAPA DE CIERRE DEL PERIODO.
El objetivo financiero de la contabilidad de costos consiste en la obtención del costo unitario de los productos fabricados, con el fin de costear los inventarios que habrán de figurar en el balance general y determina el costo de los productos vendidos que permita la preparación del Estado Pérdidas y Ganancias y por ende la determinación de la utilidad o pérdida en el período respectivo.
En la etapa de cierre del periodo, lo que se obtiene son las ganancias o pérdidas durante dicho periodo. Es el departamento de contabilidad general el encargado de esta información, pero es el departamento de costos el que le proporciona toda la información necesaria, estos son las hojas de costos las cuales detallan los costos de las órdenes a medida que se fabrican.
6.2.9 PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DEL PERÍODO.
Cuando se termina la orden de producción se da aviso al departamento de costos para que proceda a su liquidación. Esta se efectúa:
Totalizando las tres columnas (MD, MOD y CIF) de la respectiva hoja de costos.
Sumando los totales de las tres columnas para obtener el costo total de la orden de producción.
Dividiendo el costo por el número de unidades fabricadas; para obtener el costo de cada una de ellas.
El departamento de costos informa luego al de contabilidad general sobre el total de la orden de producción que se ha terminado y también al almacén de productos terminados sobre el costo total y el costo unitario de los productos cuando estos se destinan al almacén de productos terminados.
Luego la hoja de costos se pasa al archivo de órdenes terminadas.
Cuando se termina una orden de producción y sus unidades pasan al almacén de productos terminados, contabilidad general procede a efectuar el siguiente asiento, con la información recibida de contabilidad de costos.
Inventario – productos terminados $$$$$$
Inventario – productos en proceso $$$$$$
Con este asiento los costos de la orden terminada pasan a la cuenta de inventario apropiada. De esta manera el saldo que queda en la cuenta de inventario – productos en proceso. Coincide con el total de costos acumulados en las hojas de costos que está en el archivo de órdenes en proceso.
Si una orden de producción se fabrica contra pedido, es posible, que al quedar terminada se entregue directamente al cliente sin pasar por el almacén. En este caso el débito del asiento anterior no sería a inventario – productos terminados, sino a costo de productos vendidos o costo de ventas.
Sin embargo, aunque los productos no pasen físicamente por el almacén, conviene, por razones de control, pasarlos contablemente por la cuenta de inventario – productos terminados.
Si la orden de producción que se ha terminado se fabricó para inventario, las unidades son almacenadas. El almacenista recibirá aviso del departamento de costos. Sobre el costo total y unitario de los productos recibidos. Así que todo lo que contabilidad general carga a inventario – productos terminados, queda registrado en detalle por el almacenista.
La última fase es la venta de los productos fabricados. Los asientos contables requeridos en este momento dependen de sí las unidades vendidas provienen del inventario de productos terminados o si se trata de unidades fabricadas contra pedido que se entregan al cliente una vez terminadas
6.3 UNIDADES PROVENIENTES DEL INVENTARIO.
Recibida la orden de venta, el almacenista de productos terminados empacará los artículos especificando para su despacho, luego contabilizará la entrega, registrando el número de unidades vendidas, su costo unitario. El almacenista dará luego aviso al departamento de contabilidad general, sobre el costo total de los productos que han sido vendidos.
El departamento de contabilidad general tendrá a su vez dos asientos para hacer con respecto a la venta: uno para registrar la cantidad de la venta y otro para registrar el costo de productos vendidos. Por ejemplo:
Cuentas por Cobrar $1.000.000
Ventas $1.000.000.
Costo de productos vendidos $2.500.000
Inventario de productos terminado $2.500.000.
Los asientos anteriores son los dos asientos típicos para registrar una venta. El primer asiento carga al cliente por la cantidad de la venta, registrando al mismo tiempo la renta bruta de la venta. El segundo asiento reduce la cuenta de control inventario – productos terminados por el costo de los productos vendidos, mientras carga dicho costo a «Costo de productos vendidos». Tanto la cuenta de ventas como la de «costos de productos vendidos», son cuentas temporales y se cierran contra resumen de Ganancias y Pérdidas, al final del período contable.
Unidades vendidas directamente después de terminadas.
Si los productos se entregan directamente al cliente una vez terminada, el asiento sería:
Cuentas x Cobrar $1.000.000
Ventas $1.00.000.
Costo de Productos Vendidos $2.500.000
Inventario de Productos en Proceso $2.500.000
6.4 DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN.
Un departamento de producción quizás se pueda definir como una unidad operativa (compuesta por hombres y maquinas) que participan en la fabricación real del producto terminado. En algunas compañías se puede distinguir claramente los departamentos de producción.
Por ejemplo, un departamento inicial que diseña y elabora los patrones de la materia prima, un segundo que corta lo que recibe del primer departamento, y un tercer departamento que da el terminado a las unidades. Son tres operaciones y tres localidades separadas en la fábrica, así que son tres departamentos de producción.
6.5 DEPARTAMENTO DE SERVICIO.
Así como ninguna fábrica puede operar sin departamento de producción, a su vez estos tampoco pueden operar sin la asistencia de departamento de servicios.
Aunque no estén directamente conectados con la fabricación del producto, sin, embargo, los departamentos de servicios suministran aquellas clases de asistencia de indirecta o servicio indispensable para que la fábrica pueda cumplir su cometido. A continuación se da una lista parcial de los servicios que podrían proporcionar los departamentos de servicios de una compañía.
7 ALGUNAS DE LAS CUENTAS QUE AL DIA DE HOY SE MANEJAN EN NUESTRO PUC COMERCIAL*
Casi en general las cuentas de costos tienen la misma designación aunque puede variar su código de acuerdo al PUC que se emplee en la empresa sin embargo si fin es el mismo, para efectos de ilustración veamos su dinámica de acuerdo a la Contaduría General de la Nación:
7.1 CLASE 7
| CLASE | GRUPO | CUENTA | ||
| 7 | ||||
| COSTOS DE PRODUCCIÓN | ||||
7.1.1 DESCRIPCIÓN
Bajo esta denominación se agrupan las cuentas representativas de los cargos asociados directamente con la producción de bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente público obtiene sus ingresos, en desarrollo de su cometido estatal.
Igualmente se incluyen los costos de aquellos bienes y servicios suministrados gratuitamente, o cuyos ingresos no alcanzan a cubrir los costos, así como los bienes producidos por el ente público, para su consumo o uso interno.
Cuando se trate de la producción de bienes que serán consumidos o utilizados directamente por el ente público, una vez concluido el proceso productivo, deben reclasificarse a las cuentas de Gastos, Cargos diferidos, Propiedades, planta y equipo o al activo correspondiente, sin que sea necesario registrarlos en las cuenta «Inventario de productos terminados».
Los conceptos que hacen parte del costo de producción, son los siguientes:
Materia prima: Comprende el costo de los elementos que han de ser sometidos a un proceso de transformación y convertidos en un bien final o intermedio. La contrapartida corresponde a la subcuenta 151201 – Materias primas.
Materiales: En la producción de bienes, comprende el costo de los elementos que quedan integrados físicamente al producto, susceptibles de medirse en unidades de costo. Así mismo incluye los materiales de envases y empaques necesarios en la producción. La contrapartida corresponde a las subcuentas 151701 – Materiales para la producción de bienes y 151601- Envases y empaques.
Tratándose de la producción de servicios, comprende aquellos elementos que se consumen directamente en la prestación de los mismos. La contrapartida corresponde a las subcuentas de la cuenta 1518 – Materiales para la prestación de servicios.
Generales: Corresponde los costos en que incurre un ente público, que no se identifican físicamente en el producto, pero son necesarios en la producción, tales como: mantenimiento, reparaciones, servicios públicos, arrendamientos, entre otros. La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 2401 – Adquisición de bienes y servicios nacionales, 2406 – Adquisición de bienes y servicios del exterior, 2425 – Acreedores y 5897 – Costos y gastos por distribuir.
Sueldos y salarios: Corresponde a la remuneración, en especie o en efectivo, que reconoce un ente público a las personas que participan, directa o indirectamente, en los procesos productivos de bienes o prestación de servicios. La contrapartida corresponde a las subcuentas de la cuenta 2505 – Salarios y prestaciones sociales y 2715 – Provisión para prestaciones sociales.
Contribuciones imputadas: Lo conforman las prestaciones que son reconocidas directamente por el ente público, y no a través del sistema de seguridad social, a las personas que participan en el proceso de producción de bienes o de prestación de servicios, tales como: pensiones, incapacidades, subsidio familiar, indemnizaciones, gastos médicos y drogas, auxilios y servicios funerarios. La contrapartida corresponde a las subcuentas que conforman las cuentas: 2505 – Salarios y prestaciones sociales, 2510 – Pensiones por pagar, 2720 – Provisión para pensiones y 2721 – Provisión para bonos pensiónales.
Contribuciones efectivas: Son aquellas que paga el ente público a través de los sistemas de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales), cajas de compensación familiar, entre otros, con el fin de garantizar beneficios a quienes participan, directa o indirectamente, en el proceso de producción de bienes o prestación de servicios. La contrapartida corresponde a las respectivas subcuentas que conforman la cuenta 2425 – Acreedores.
Aportes sobre la nómina: Comprende las erogaciones que, de acuerdo con la ley, debe efectuar el ente público al ICBF, SENA, ESAP y Escuelas industriales e institutos técnicos, con base en la nómina de quienes participan, directa o indirectamente, en el proceso de producción de bienes y servicios. La contrapartida corresponde a las respectivas subcuentas de la cuenta 2425 – Acreedores.
Depreciación: Disminución gradual de la capacidad operacional de las propiedades, planta y equipo utilizadas en el proceso de producción, como resultado del uso, expresada en términos monetarios, con base en el valor de los bienes y la vida útil estimada.. La contrapartida corresponde a las subcuentas que conforman la cuenta 1685 – Depreciación acumulada (CR).
Amortización: Disminución gradual de los recursos amortizables, por efecto de su extinción, durante el tiempo en que contribuye a la producción. La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 1686 – Amortización acumulada (CR), 1835 – Amortización acumulada de inversiones en recursos naturales renovables en explotación (CR) y 1845 – Amortización acumulada de inversiones en recursos naturales no renovables en explotación. (CR)
Impuestos: Gravámenes en los cuales el bien objeto del tributo se relaciona directamente con la producción de bienes o la prestación de servicios, tales como: Predial, Vehículos y Contribución por valorización. La contrapartida corresponde a las subcuentas de la cuenta 2440 – Impuestos, contribuciones y tasas por pagar.
Los conceptos de costo anteriormente relacionados, corresponden a las subcuentas de cada una de las cuentas que conforman los grupos de esta clase.
El detalle en el nivel auxiliar, con excepción de la materia prima y los materiales, debe corresponder a la desagregación que presentan las siguientes cuentas de gastos: 5101 – Sueldos y salarios, 5102 – Contribuciones imputadas, 5103 – Contribuciones efectivas, 5104 – Aportes sobre la nómina, 5111 – Generales, 5120 – Impuestos, contribuciones y tasas, 5330 – Depreciación de propiedades, planta y equipo, 5331 – Depreciación de bienes adquiridos en «leasing», 5340 – Amortización de propiedades, planta y equipos, 5342 – Amortización de inversiones de recursos naturales en explotación y 5343 – Amortización de recursos naturales no renovables en explotación. Lo anterior, debe entenderse respecto de aquéllos conceptos que se constituyan en costo de producción de acuerdo con el cometido estatal de cada ente público.
Regalías: Compensación monetaria girada a la nación, departamentos, municipios, puertos y fondo nacional de regalías, liquidada sobre la explotación de los recursos naturales no renovables. La contrapartida corresponde a la subcuenta 244010 – regalías.
Traslado de costos (CR): Con el fin de mantener la información acumulada de los costos de producción durante el período contable, la actualización se hará en el inventario o en el costo de ventas, según corresponda, acreditando esta subcuenta para cada una de las cuentas que conforman los distintos grupos.
Cuando se trate de la producción de bienes, los saldos de las cuentas que integran esta clase se trasladarán al inventario de productos terminados al finalizar la producción, mediante la utilización de la subcuenta «Traslado de costos (CR)». A su vez, y a efectos de presentación de la información, los costos correspondientes a la producción que se encuentre en proceso, se reclasificarán periódicamente en las fechas de reporte de información contable, a la cuenta «Inventario de productos en proceso» mediante la utilización, igualmente, de la subcuenta «Traslado de costos (CR)».
Por su parte, en el caso de la prestación de servicios, el saldo de los costos se trasladará directamente a las cuentas del costo de ventas a través de la subcuenta «Traslado de costos (CR)», en el entendido que la producción del servicio es simultánea al intercambio; toda vez que al momento de concluir su producción, los servicios son suministrados a los consumidores.
Al cierre del período contable, las subcuentas de naturaleza débito se cancelarán contra la subcuenta «Traslado de costos (CR)».
8. EJEMPLO ANEXO
Dentro de nuestra investigación hemos decidido ilustrar con un ejemplo real de una empresa colombiana el proceso que cumplen los costos desde su entrada al almacén de materiales hasta la llegada a los inventarios de producto terminado para su venta final al público, para esto nos apoyamos en una visita realizada a esta empresa y en los papeles de trabajo anexos como veremos a continuación.
8.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA
8.2 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La empresa seleccionada para hacerle el estudio de la contabilidad de costos de producción es la empresa de plastificado y terminado de artes graficas «PLASTIFIRAPIDO LTDA», ubicada en la ciudad de Bogotá Colombia, la cual solicito no mencionar su nombre real con el fin de proteger sus procesos internos y mantenerlos como un secreto industria, está empresa se especializa en la plastificación de artículos como cuadernos empaques y demás artículos que requieren de este servicio.
La empresa en la que nos basamos para esta investigación en su mayoría realiza sus trabajos por pedido específicos de sus clientes, esto quiere decir que en su mayoría se estima que las mercancías fabricadas permanecen muy poco en la bodega de productos terminados y por consiguiente en la cuenta de inventario de producto terminado (MAXIMO 1 DIA), también es importante aclarar que dicha empresa al realizar sus trabajos según las especificaciones de los clientes, trabajan por ordenes especificas de producción.
8.3 PROCESO
“PLASTIFIRAPIDO LTDA”, mantiene su proceso de producción como en su mayoría lo hacen las empresas con dichas características, se mantiene un almacén de materiales en donde se sostienen suministros a cargo de un operario quien por pedido interno del departamento productivo hecho a través de una requisición de materiales proporciona toda la materia prima a la planta de producción.
Dichos materiales al ingresar a la planta de producción se contabilizan directamente en la cuenta control COSTOS DE PRODUCCION, en donde son asignados por el Ing. Industrial y personal supervisor del proceso a cada orden de producción por medio de un documento fuente llamado ORDEN DE PRODUCCION # XX
Es importante aclarar que dicho documento solo es manipulado por los supervisores y aprobado por el Ing. Industrial de la planta.
También dentro de esta orden se registra exactamente el trabajo a realizar todos los insumos necesarios a emplear en el proceso, los materiales las horas de trabajo empleadas por el personal, el nombre de los operarios y en general todas las variables en que incide la fabricación de dicha orden de producción, la cual es remitida al departamento de costos con el fin de informar las incidencias e impacto sobre dicho proceso.
En este trámite se anexa un informe con las cantidades empleadas de material no prorrateado aun a la orden de producción (CIF) que cumplen su asignación como lo veremos a continuación.
El departamento de costos a su vez se encarga de una previa estimación realizada por departamentos, de los costos de funcionamiento de la empresa en pro de la fabricación de su producción, se establece antes de comenzar con el desarrollo de la orden de producción en que gastos se va a incurrir y de estos cuales se convierten en costos, es decir cuáles de estos y en qué proporción deben aplicarse a la producción por medio de un prorrateo estimado y asignación primaria y luego asignación secundaria a las ordenes de producción como veremos más adelante.
Ya estando la O.P. en el departamento de costos se realizan el resto de asignaciones a la orden específica como son los costos propios de los departamentos, la aplicación de los CIF y el prorrateo de los departamentos de apoyo a la producción con el fin de establecer con exactitud el costo de dicha orden de trabajo.
Esta información es conjugada con el departamento de contabilidad general indicando la sub. o sobre aplicación de los costos indirectos de fabricación, terminando la labor el departamento de costos con el fin de establecer el precio exacto de la fabricación de los elementos de la producción.
Este valor es llevado a la cuenta de Inventario – producto terminado y a la cuenta costos de venta para efecto contable de la elaboración del estado de resultados, la cuenta CIF-CONTROL es cruzada entre los valores estimados y los valores reales en los que se incidió en la elaboración de la orden de trabajo y luego su saldo es cruzado contra la cuenta costo de ventas si la mercancía ya fue vendida o si no ha sido vendida contra la cuenta inventario de producto terminado con el fin de dejar esta en ceros al final del periodo contable.
En cuanto a las boletas de trabajo de cada empleado estos sencillamente marcan en el reloj de control de la planta la hora de entrada y la hora de salida de la planta incluyendo sus horas y tiempo de descanso (almuerzo, refrigerio, etc.), estas boletas son recogidas y analizadas por el departamento de costos en donde se cruzan contra cada orden de producción y se logra establecer el tiempo realmente trabajado en el desarrollo de dichas ordenes, el sobrante de tiempo entre el horario de trabajo y las horas empleadas en la producción se considera por el departamento de costos como tiempo ocioso y es una carga fabril indirecta la cual se aplica de dicha manera a la orden especifica
Los datos recogidos al final del periodo son entregados a la dirección de la empresa con el fin de que esta analice la situación de la producción y tome decisiones sobre esta.
Esta facultad es importante ya que la dirección de la empresa necesita obtener datos reales casi semanalmente del estado de la empresa, como está la producción, los saldos de inventarios, fijar precios competitivos de sus productos, ampliar o disminuir la gama de productos ofrecidos, ver la viabilidad de esta, establecer la productividad de sus empleados etc.
9. CONCLUSIONES
La contabilidad de costos es una fase amplificada de la contabilidad general o financiera de una entidad industrial o manufactureras, que proporciona rápidamente a la gerencia los datos relativos a los costos de producir o vender cada artículo, facilitando la preparación de una serie de informes de los cuales fundamentan las decisiones de la gerencia, ya que un buen sistema de contabilidad de costo no solo se limita a la función contable, sino también a llevar el control de costos, que se refiere a la mejor manera de utilizar los recursos.
Con este estudio, hemos aprendido la manera de cuantificar los costos, gastos y ventas de los productos en fabricación, con la información suministrada por la empresa de plastificado y terminado de artes graficas “PLASTIFIRAPIDO LTDA”, la cual fue analizada y donde se obtuvo una buena rentabilidad.
Durante el desarrollo de este trabajo hemos podido verificar que tan acertados son nuestros conocimiento en cuanto a la contabilidad de costos, y encontrando una empresa tan ordenada en el campo requerido.
Esperamos con este trabajo poder mostrar la realidad de una empresa, que surgió del esfuerzo y el trabajo de muchos.
Creemos que esta empresa tiene un muy buen sistema de costos, puesto que logramos obtener información real y concreta.
10. RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES
La tarjeta de reloj debería tener un mayor control, pues las personas registran su entrada y su salida, pero no se tiene en cuenta si realmente estuvieron laborando en la orden especifica en la que se anota
Se requiere un plan de ingresos y gastos bien ejecutado
Debe tenerse en cuenta que la empresa labora todos los días las 24 horas durante tres turnos, esto puede generar cansancio y el potencial productivo del empleado puede verse menguado a pesar de que esta política está establecida con el fin de entregar los trabajos más rápido, debería evaluarse
Aunque no es una recomendación válida en el proceso de costos, recomendamos ampliar la planta física y el recurso humano
Sería conveniente que se audite el proceso de costos de la empresa “PLASTIFIRAPIDO LTDA”, ya que en la actualidad esto no se hace y puede generarse cierta manipulación errónea por el personal
Teniendo en cuenta que la empresa coayudadora en la realización de esta investigación “PLASTIFIRAPIDO LTDA”, posee una estructura de costos bastante compleja, es difícil compenetrarse a fondo con el proceso ya que somos personas externas a la empresa y la colaboración a veces resulta difícil por factores de tiempo, sin embargo creemos que dentro de la investigación se logro ilustrar detalladamente el proceso llevado por esta y es una contribución especial a estudiantes y personal en general
11. BIBILIOGRAFIA
LIBRO CONTABILIDAD DE COSTOS, TERCERA EDICION, Autor MACGRAW- HILL. 1.999
LIBRO ADMINISTRACION DE COSTOS: CONTABILIDAD Y CONTROL, Autor DON R. HANSEN Y MARYANNE M. MOWEN. 1.999
LIBRO COSTOS Y METODOS DE COSTEO, Autor ALBERTO ALVAREZ CARDONA Y BLANCA EUGENIA SANCHEZ ZAPATA, JULIO DE 1998
LIBRO METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.- ROBERTO SAMPIERI & COAUTORES.- MC. GRAW HILL, SEGUNDA EDICIÓN 1998
LIBRO POLIMENI Y OTROS AUTORES. CONTABILIDAD DE COSTOS, CONCEPTOS Y APLICACIONES PARA LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES.
CONTABILIDAD DE COSTOS Análisis y Control, GORDON SHILLINGLAW
DOCUMENTOS FUENTES EMPRESA VISITADA
PAGINAS Web.
WWW.LAFACU.COM
WWW.GOOGLE.COM.CO
WWW.CONTADURIA.GOV.CO
WWW.UNISALLE.EDU.CO
