Propuesta para mejorar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Corporación de Los Andes

Autor: Belkis Valero A.-Nancy del Valle Aguilar Andara

Auditoría y control interno

11-2003

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RESUMEN

La presente investigación tiene como propósito fundamental determinar las observaciones establecidas en los informes de auditoría en Corporación de los Andes en el Estado Trujillo. Utilizando una metodología de tipo descriptiva con un diseño de campo; teniendo como población 6 empleados de la Corpoandes en el departamento de Administración, tomando como muestra censo de 6 empleados ya que fue una población finita; aplicándoles un instrumento de tipo cuestionario para recopilar la información necesaria; cuya validez se obtuvo por el juicio de tres expertos; de igual forma la confiabilidad se realizó a través del método de dos mitades, llegando a la conclusión que es importante destacar, que el monitoreo de las actividades referidas a la Auditoría y al Control Interno debe de ser constante y más aun si se cuenta con personal capacitado en esta área. Esto no solo debe ser en función de ocurrencias de los acontecimientos o cuando se producen cambios en la organización sino de modo constante.
 
INTRODUCCIÓN

En una organización empresarial es necesario el conocimiento de los procesos administrativos, puesto que, un individuo no puede desarrollar eficientemente todas las funciones gerenciales, en virtud de que se requiere la integración de los diferentes niveles jerárquicos que conforma dicha organización. Si bien es cierto, que la actitud y habilidad son condicionantes en la receptividad de los dictámenes de auditoría, es obvio, que el personal debe estar dirigido de manera asertiva, tomando en consideración estos condicionantes bajo una ética profesional que responda a los intereses y necesidades de la organización.

Corporación de los Andes es una institución pública cuyo objetivo es promover el desarrollo integral y armónico de la región de los andes. En tal sentido se conjugan un conjunto de factores de tipo humano, material, económico, financiero y tecnológico.

Conforme a las técnicas de auditoría establecidas, se realiza en esta institución un análisis evaluativo y correctivo con relación a los informes de auditoría.
En la presente investigación en el Capítulo I contiene el planteamiento del problema, la justificación, objetivos asignados al presente tema, las posibles limitaciones.

El Capítulo II presenta una relación generalizada de los antecedentes de la institución objeto de estudio, así como de otras investigaciones vinculadas y la base conceptual para efectuar el análisis respectivo.

El Capítulo III expone la metodología empleada para el desarrollo de la investigación tanto para recabar información como para el análisis de los datos.

Así mismo, se puede observar el tipo y diseño de la Investigación, la población en estudio con su respectiva muestra y finalmente la validez y la confiabilidad respectivamente.

El Capítulo IV: En esta parte de la Investigación se puede observar el análisis e Interpretación de los resultados, con sus respectivas tablas y gráficos de torta, trabajadas directamente de los Items en estudio.

El Capítulo V: Se expone las conclusiones desde el punto de vista del autor y previo estudio de sus asesores, de esta manera proceder a emitir las recomendaciones relacionadas con la solución de los problemas observados en el desarrollo del trabajo de grado.
 
CAPITULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Partiendo del  concepto de "auditoría”, definido como una actividad que implica la aplicación de ciertas técnicas y procedimientos cuyos resultados, una vez llevado a cabo son de carácter indudable, en la cual se hace referencia a un examen crítico que se realiza con la finalidad de evaluar la eficacia y la eficiencia de una sección, de un organismo, o una entidad. (Boletín de Normas de auditoría del Instituto Mexicano de contadores 2000 : 87).

De lo anterior se puede deducir, que la auditoría es un examen crítico pero no mecánico, que no implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de un organismo, sea este dependiente del estado Venezolano o ente del sector público o bien forme parte de la empresa privada.

De allí que se puede expresar que los principales objetivos que busca la auditoría es el control de las funciones, el análisis de la eficiencia de los sistemas administrativos, contables y financieros, la verificación del cumplimiento de la Normativa general de la empresa, en este ámbito y la revisión de la eficaz gestión de los recursos materiales y humanos de la organización o institución, sea esta de carácter público o privado. (Reyes 2000: 3)

En este sentido, se puede decir que la auditoría interna es la realizada con recursos materiales y personas que pertenecen a la empresa auditada. Los empleados que realizan esta tarea son remunerados económicamente, existentes por expresa decisión de la Empresa, o sea, que puede optar por su disolución en cualquier momento.

Por otra parte, la auditoría externa es realizada por personas afines a la empresa auditada; es siempre remunerada. Se presupone una mayor objetividad que en la auditoría Interna, debido al mayor distanciamiento entre auditores y auditados.

Aunado, a lo expuesto anteriormente, señala Rodríguez (2000: 5), que en cuanto a empresas se refiere, solamente las más grandes pueden poseer una auditoría propia y permanente, mientras que el resto acuden a las auditorías externas. Una Empresa o Institución que posee auditoría interna puede y debe en ocasiones contratar servicios de auditoría externa. Las razones para hacerlo suelen ser:

· Necesidad de auditar una materia de gran especialización, para la cual los servicios propios no están suficientemente capacitados.

Servir como mecanismo protector de posibles auditorías externas decretadas por la misma empresa.

Aunque la auditoría interna sea independiente del Departamento de Sistemas, sigue siendo la misma empresa, por lo tanto, es necesario que se le realicen auditorías externas, para tener una visión fuera de la empresa.

Sin embargo, para poder realizar eficientemente esta labor, es imprescindible contar con un recurso humano especializado en el área, como es la figura del auditor, el cual tiene como función velar por la correcta utilización de los amplios recursos que la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz Sistema de Información. administrativo, contable y financiero, claro está, que para la realización de una auditoría eficaz, se debe entender a la empresa en su más amplio sentido, ya que una Universidad, un Ministerio o un Hospital son tan empresas como una Sociedad Anónima o una empresa Pública. El auditor sólo puede emitir un juicio global o parcial basado en hechos y situaciones incontrovertibles, careciendo de poder para modificar la situación analizada por él mismo.

Dentro de este marco, se puede expresar que la auditoría nace como un órgano de control de algunas instituciones estatales y privadas. Su función inicial es estrictamente económico-financiero, y los casos inmediatos se encuentran en las peritaciones judiciales y las contrataciones de contables expertos por parte de Bancos Oficiales.

Dentro de este contexto, se tiene claro que la función auditora debe ser absolutamente independiente; no tiene carácter ejecutivo, ni son vinculantes sus conclusiones. Queda a cargo de la empresa, organización o institución, tomar las decisiones pertinentes. La auditoría contiene entonces elementos de análisis, de verificación y de exposición de debilidades y disfunciones.

Aunque pueden aparecer sugerencias y planes de acción para eliminar las disfunciones y debilidades antedichas; estas sugerencias plasmadas en el Informe final reciben el nombre de Recomendaciones.

Dentro de otro orden de ideas, y de acuerdo a lo expuesto en los informes emitidos por la Contraloría de la República de Venezuela, se hace mención que para el año 1998, se realizó un examen integral a los Sistemas de Control Interno Institucional en las áreas de interés de control definido para la administración del Estado. Con ello se pretendía evaluar el grado de desarrollo de los complejos y diversos sistemas que permiten, a cada servicio empresa y organismos del Estado Venezolano, verificar la confiabilidad de la información, la protección de los recursos institucionales, la eficiencia en el desarrollo de las operaciones asociadas a las misiones, asimismo, determinar el nivel de adhesión del personal a la política prescrita por la Administración Central.

La labor se desarrolló en 18 Ministerios y aproximadamente 175 entidades públicas, permitiendo desarrollar y fortalecer los mecanismos internos existentes, procediéndose a informar al Presidente de la República en el mes de Enero de 1999 los resultados alcanzados y las propuestas derivadas.

Así mismo, para el año 2001, el objetivo gubernamental, esta llamado a aplicarse en toda la Administración Pública, en función de hacer un examen Integral a los Sistemas de Administración y Control de los Activos Fijos y Financieros, y de las Tecnologías de Procesos e Información de todos los entes públicos del país. En la ejecución del mismo, se estima se aplicarán aproximadamente 200.000 horas/hombre, y la cobertura institucional será de 180 Empresas del Estado (Informe de gestión de la Contraloría de la Presidencia de la República 2000 :123)

De lo anteriormente expuesto, se puede inferir que el Gobierno Nacional, ha venido desarrollando un proceso de control interno de la Administración del Estado, y del entorno complejo que la caracteriza y limita, en el ejercicio del poder político y en la labor de administración de los recursos públicos.

En el análisis de la Administración de tal entorno, que se pretende llevar a cabo, es importante distinguir diversos controles que, atendida la naturaleza de quien o quienes los ejercen, así como los grados de independencia y los fines que orientan su acción, se puedan clasificar en controles externos y controles internos de la Administración del Estado.

Partiendo de la premisa anterior, es importante hacer referencia que las instituciones dependientes del Gobierno Nacional, asentadas en el estado Trujillo, también se han visto reglamentadas por el proceso de control interno establecido por el Gobierno Nacional a partir del año 1994.

En este sentido es importante hacer mención a la Corporación de los Andes, como institución pública con forma jurídica de instituto autónomo, perteneciente a la administración descentralizada, funcional y administrativamente adscrita al Ministerio de Planificación y Desarrollo, tiene como finalidad promover el desarrollo integral y armónico de la región de los Andes, en función de su potencial regional y de sus ventajas comparativas y competitivas.

En este sentido y de acuerdo a las funciones de la administración y control dispuestas en los artículos 70 y 72 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y como parte de la política anteriormente referida, es que siguiendo las órdenes respectivas de la Presidencia de la Corporación de los Andes, se comienza un proceso de auditoría interna en la Dirección de Corpoandes Trujillo, en el año 1998, con la finalidad de detectar el funcionamiento de los recursos públicos en obras de inversión social, compromisos saláriales, servicios públicos entre otros en la referida entidad.

Siguiendo la disposición anterior por parte del Directorio de Corpoandes Mérida, se inicia un proceso de control interno enfocado principalmente en la revisión presupuestaria de la planificación de obras para ese año, definidas en la Unidad de planificación, Unidad de ejecución seguimiento y control, Unidad de estudios Básicos y proyectos, Unidad de apoyo técnico entre otras.

Entre los alcances planificados dentro del proceso de auditoría interna implementada en la Corporación, se revisó lo relativo a:

· Las cuentas de ingresos propios.
· Las cuentas por pagar.
· Las relaciones de gastos del Fondo de operaciones con sus respectivos soportes.
· Las conciliaciones bancarias.
· El arqueo de caja.
· La Nómina del personal de la Dirección Trujillo.
· La situación del estado físico de la infraestructura, materiales, mobiliario, equipos, y vehículos adscritos a la corporación.
· El inventario, entre otros.

Una vez realizado las revisiones correspondientes, el contralor interno de Corpoandes emitió sus conclusiones respectivas a la situación evidenciada, encontrándose entre otras, que existen compromisos por pagar de los años anteriores por el orden de doce millones setecientos catorce mil novecientos setenta y tres bolívares con 37/100 céntimos (Bs. 12.714.973,37), así como también, que los trámites de contabilidad se llevan de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, sin embargo se evidenció que los informes no se realizan de manera periódica, lo que dificulta la función de seguimiento y control por parte del ente regional, lo cual, imposibilita la aplicación de los correctivos necesarios en ellos recomendados.

Del punto anteriormente expuesto radica la importancia que tiene la presente investigación, por cuanto su propósito es el de verificar y conocer el estado de avance de las recomendaciones propuestas para mejorar el cumplimiento de las observaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Dirección Trujillo de la Corporación de los Andes.

Lo anterior implica, entre otras consideraciones, determinar aquellas situaciones que pudieran producir una interrupción de la función del ente regional, y con ello afectar la misión fundamental de carácter público.

Así mismo, debe dársele importancia a las recomendaciones emitidas por el contralor en virtud de las debilidades que requiere acciones a corto plazo, estas deben ser las más prioritarias, tanto en la exposición del Informe como en la toma de medidas para la corrección.

Por otra parte hay que considerar las acciones correspondientes a una situación discreta que requiere acciones a medio plazo, así como también, las acciones que requieren solamente alguna acción de mantenimiento a largo plazo.
Adicionalmente a esto, se deben estimar los costos involucrados en las soluciones ya implementadas o por realizar, como asimismo, se deben determinar aquellas unidades operativas que requieran medidas de apoyo prioritario.

De lo anteriormente expuesto surge la interrogante de la presente investigación:

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

¿Cuáles son las recomendaciones propuestas para mejorar el cumplimiento de las observaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Corporación de los Andes Dirección Trujillo.?
Posteriormente surgen nuevas inquietudes que permiten responder la premisa anterior:

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA.

¿Cuáles han sido los alcances y logros de la auditoría interna realizados en Corpoandes Dirección Trujillo?.
¿Cuál es el plan y el Programa de Trabajo, implementado por la Dirección de Corpoandes Trujillo para llevar a cabo las recomendaciones emitidas en el informe de auditoría?
¿Resulta significativo, la detección temprana de los riesgos y dificultades que puedan comprometer los ajustes, reemplazo de bienes o procesos vitales que puedan estar afectando el funcionamiento de Corpoandes Trujillo?.
 
OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN
OBJETIVO GENERAL.

Diseñar una propuesta que permita mejorar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Corporación de los Andes Dirección Trujillo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

· Determinar los alcances y logros de la auditoría interna realizados en los últimos años en Corpoandes Dirección Trujillo.
· Identificar el plan o el Programa de Trabajo, implementado para llevar a cabo las recomendaciones previstas emitidas en los informes de auditoría de Corpoandes Dirección Trujillo.
· Determinar el significado de la detección temprana de los riesgos y dificultades que comprometan los ajustes, reemplazo de bienes o procesos vitales que puedan estar afectando el funcionamiento de Corpoandes Dirección Trujillo.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN.

El propósito de la presente investigación, relacionada con la temática de la auditoría no sólo se circunscribe a obtener una visión respecto a los avances de las tareas establecidas para resolver o atenuar los efectos de los diversos problemas o necesidades que puedan presentarse dentro de una organización o institución, sino que también viene a proporcionar información en forma oportuna a la autoridad competente, para adoptar a tiempo las acciones correctivas pertinentes, a fin de asegurar la continuidad del funcionamiento de cada organización.

Por lo tanto, el interés de la temática de la auditoría está dirigido a detectar en la forma más temprana posible, los riesgos y dificultades que puedan comprometer la oportunidad de los ajustes, reemplazos de elementos o procesos para la marcha de la institución.

Esta labor de auditoría, a diferencia de otros trabajos de investigación, no se encuentra totalmente normada y carece de pautas comunes y precisas para llevarla a cabo, motivo por el cual, el surgimiento de aportes en la presente investigación, está precisamente orientada a transformarse en un apoyo práctico a los deberes del auditor interno.

Por ende, se debe considerar la oportunidad con que se entregan los resultados de este trabajo, ponderándose cada una de las afirmaciones allí contenidas con las áreas especializadas de la organización, con el objeto de dar tiempo a la Administración para que adopte las medidas que puedan corregir aquellos aspectos detectados (alerta temprana).

Para tales efectos, el auditor interno debe ayudarse con toda la información, recursos informativos y tecnológicos que se posean dentro de la organización de manera que de esta forma, se pueden identificar, verificar y analizar los elementos y procesos críticos que resultan esenciales para el funcionamiento de la institución, evaluándose con mayor exactitud las acciones tendientes a resolver o mitigar los problemas que se puedan producir en los venideros ejercicios económicos de la organización.

Por otra parte, desde el punto de vista metodológico, la investigación está orientada a servir de apoyo directo al proceso de auditoría que se está aplicando en los servicios, instituciones y empresas de la Administración Pública Venezolana. Su cobertura está definida por sus autoridades; con el propósito de que las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se deriven de la evaluación, se encuentren debidamente respaldadas y formalizadas en el Ejecutivo.

Así mismo, desde el punto de vista práctico, el estudio de la auditoría constituye una pauta que complementa el trabajo del auditor interno. Al respecto, ellos deberán informar los progresos que se hayan alcanzado en su institución, de tal forma que dicha información, avalada por la autoridad correspondiente, pueda ser asimilable a nivel agregado por los Organismos de Gobierno encargados de la coordinación general de estas materias en el ámbito público.

Desde el punto de vista teórico, esta investigación adquiere relevancia considerando que enfatiza la importancia de las políticas de control administrativo interno establecidos en relación con la correspondencia y pertinencia de la utilización de los recursos provenientes del Estado Venezolano, hacia su eficiente utilización por parte de los institutos autónomos como es el caso de la Corporación de los Andes, en especial la Dirección Trujillo.

Finalmente los resultados de esta investigación se justifican y tienen relevancia y pertinencia con las instituciones del sector público en lo relativo a los procesos de control desarrollados por la Contraloría General del Estado venezolano, así como también, contribuir al desarrollo de un sistema de control interno o de auditoría. Traduciéndose esto, en un beneficio para la Corporación de los Andes Dirección Trujillo ya que, esto conduciría al mejoramiento en el uso de los recursos de inversión provenientes del estado Venezolano, así como la productividad y la competitividad en las empresas del sector público, lo que a su vez se traduciría en un crecimiento institucional para el estado Trujillo.

DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.

La presente  investigación hace referencia a las recomendaciones propuestas para mejorar el cumplimiento de las observaciones establecidas en los informes de auditoría interna en la Corporación de los Andes Dirección Trujillo, como parte del proceso administrativo y contable que llevan a cabo los organismos públicos adscritos al Estado Trujillo.

La investigación se enmarca dentro del área temática de las ciencias económicas administrativas y contables, en lo relacionado a los procesos de control interno, “informes de auditoría”, previstas en los contenidos del pensum de la Escuela de Contaduría Publica adscrita al Núcleo Universitario “Rafael Rangel “ de la ilustre Universidad de los Andes.

El período objeto de estudio comprenderá la revisión del ejercicio económico de la Corporación de los Andes, Dirección Trujillo, finalizado el 31 de diciembre del año 1998, por cuanto es el informe más reciente encontrado en esa Dirección corporativa.
 
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN.

Los principales objetivos que constituyen a la auditoría son el control de las funciones de la empresa, el análisis de la eficiencia de los Sistemas que la conforman, la verificación del cumplimiento de la Normativa general de la empresa en este ámbito y la revisión de la eficaz gestión de los recursos materiales y humanos que la conforman. En este sentido el auditor debe velar por la correcta utilización de los amplios recursos que la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz Sistema de trabajo.

Es necesario señalar algunos trabajos de investigación relacionados con el control que hacen las empresas para verificar la eficiencia y efectividad de sus operaciones, en términos de procesos auditables.

Partiendo de esta premisa, el trabajo realizado por Barroeta C., Yleana C. (1998) titulado “La auditoría como apoyo Técnico y Financiero requerido por las Microempresas Valeranas.

Esta investigación tuvo como propósito fundamental determinar las características específicas de la auditoría como apoyo técnico y financiero requerido por las Microempresas Valeranas. El tipo de investigación que se llevó a cabo fue el de una investigación tipo descriptiva, con un diseño de campo, donde se empleo un cuestionario y una entrevista estructurada como instrumento de recolección de datos, para tal fin se estudiaron cincuenta y siete (57) microempresarios seleccionados de una población de ciento treinta y tres (133), utilizando para ello el tipo de muestreo de tipo aleatorio simple; así como también; cinco (5) organismos, tres gubernamentales y dos no gubernamentales que brindan apoyo técnico y financiero a los microempresarios valeranos.

Los resultados obtenidos reflejan que las microempresas del Municipio Valera presentan en su situación financiera lo siguiente: más de la mitad poseen un grado de consolidación medio y sus principales necesidades son de maquinaria y equipo respectivamente. Se identificaron los organismos gubernamentales y no gubernamentales que presentan mayor participación en programas destinados a prestar este tipo de apoyo; los cuales van dirigidos en un 80% a microempresas productivas y de servicios y el 20% sólo a microempresas de producción. Sin embargo en la mayoría de ellos no se evidenció un sistema de control interno o externo que pudiese verificar los principios administrativos y contables que llevan a cabo las microempresas Valeranas.

Otro trabajo, que es importante destacar, es el que desarrollaron Nava C. Sandra María y Ojeda P. Freddy Antonio (1998) denominado: Propuesta de Modernización de los Sistemas Administrativos de Auditoría en la Gobernación del Estado Trujillo.

El propósito de este trabajo especial de grado, fue hacer un diagnóstico sobre la modernización de los procesos administrativos de auditoría en la Gobernación del Estado Trujillo, específicamente en el departamento de administración.

La población estuvo conformada por 35 empleados y 5 jefes de división. La investigación se basó en el análisis de las encuestas que se aplicaron a los jefes de división y a los empleados del departamento y de la observación realizada por los investigadores. El tipo de investigación fue descriptiva.

La Gobernación del Estado Trujillo, especialmente en el departamento considerado, se presentan una serie de problemas administrativos. A través del estudio pudo conocerse su situación actual, y además determinar si se cumple con el proceso administrativo, (planificación, organización, dirección y control).
A través de las encuestas y de la observación realizada pudo detectarse que existen fallas en todas las etapas del proceso considerado como muestra de estudio, lo que afecta considerablemente los controles internos de la institución pública.

Por su parte Luisa Falco y Mariela Fernández. (1997), realizaron un trabajo titulado: “Diagnóstico del Control de Inventario en los Repuestos para Maquinaria Pesada, como apoyo a los procesos de auditoría de la empresa Sílice Boquerón C.A.”

El propósito fundamental de la presente investigación fue diagnosticar la situación actual de la empresa SILBOCA, sobre el control interno de inventario, con relación a los niveles máximos y mínimos establecidos en los repuestos para maquinaria pesada. Se realizó una investigación de tipo descriptiva, para lo cual no se formuló hipótesis. La población estuvo conformada por un total de catorce (14) sujetos de la cual no se hizo necesario tomar muestra.

Para la recolección de la información se aplicaron tres cuestionarios estructurados en preguntas abiertas y cerradas, dirigidos al Departamento de Compras, al Departamento de Almacén y la Sección de la Maquinaria Pesada de SILBOCA. Los datos obtenidos fueron procesados a través de la técnica estadística descriptiva, en su modalidad porcentual, la cual permitió detectar los efectos de las variables, los resultados obtenidos condujeron al logro de los objetivos propuestos, demostrando que es más eficiente dejar a un lado el empirismo con el cual la empresa maneja y controla sus inventarios, deduciendo la necesidad de formular un modelo matemático que maximice la eficiencia con la cual opera. En concordancia con lo anterior, se recomendó finalmente, el Modelo de Lote Económico de Compras (EOQ) para la empresa SÍLICE BOQUERÓN C.A. (SILBOCA).

Dentro de este orden de ideas, Marín Narváez, Nereida del Valle. (1996) realizó un trabajo titulado “Incidencia del control interno y de cambio en las pequeñas y medianas Industrias del Municipio Valera del estado Trujillo.

Esta investigación estuvo orientada a la determinación de la incidencia que ha tenido el control interno y de cambio en la capacidad productiva de la pequeña y mediana Industria del Municipio Valera del estado Trujillo. Para cumplir con este propósito se realizó un estudio de tipo descriptivo, en el cual se utilizó como técnica de recolección de datos una entrevista construida especialmente para esta investigación, que se aplicó en 7 empresas de la Ciudad de Valera.
Los resultados obtenidos permitieron evidenciar que las fallas evidenciadas en el control interno han venido afectando la adquisición de materia prima importada y nacional, de la cual depende el proceso productivo de las pequeñas y medianas industrias, estudiadas, generando un incremento en los costos de producción, afectando el crecimiento económico de estas empresas quienes han mantenido pero no incrementado sus niveles de producción.

Así mismo, dentro del tema objeto de estudio, se presenta otra investigación de Núñez A. Katiuska del V y Pavón R. Egisto J. (1996) realizaron un trabajo titulado: “Diseño de aplicación de un Sistema de Control interno de inventario en la Comercial Valera, S.A.” El control interno de los inventarios ciertamente requiere de mucha atención, especialmente cuando la empresa está en una etapa de crecimiento o cuando sus costos están aumentando, este requiere además de un buen juicio, criterio o experiencia de quienes toman decisiones con respecto de cuando y cuanto comprar para mantener un nivel balanceado de inventarios, con la mínima inversión y al menor costo posible. Esto constituyó una herramienta muy útil para manejar políticas de control que ayudaron a correlacionar la fluctuación de la demanda y el establecimiento de inventarios.

El estudio de las ventas de la empresa tomando como punto de partida el año 1993 hasta los cuatro primeros meses del año 1995, permitió conocer la realidad de la misma, y a su vez, sirvió de base para proponer el modelo del lote económico de pedido, puesto que este permite determinar el tamaño óptimo de los pedidos así como la frecuencia con que deben hacerse los mismos.
Por ser una de las actividades más complejas dentro de la organización; su planeación y ejecución implican la participación activa de varios departamentos de la empresa; como ventas; finanzas, compras y contabilidad. Su resultado final tiene gran trascendencia en la posición financiera y competitiva, puesto que afecta directamente el servicio que se le da a los clientes, a las utilidades y a la liquidez del capital de trabajo.

El modelo propuesto debe cumplir con los siguientes aspectos para lograr los objetivos planteados:

· Que sea posible determinar la demanda anual
· Cuando una orden o pedido llega, lo hace en forma completa o instantánea.
· Qué sea posible determinar los costos de orden y de mantenimiento.

La buena aplicación del modelo procurará:

· Tener el mínimo de inversión en inventarios.
· Mantener el nivel de los inventarios de acuerdo con la demanda de los clientes.
· Descubrir a tiempo los artículos que no tenían movimiento o son ya obsoletos en el mercado.

Una vez definido el modelo y cumplido éste, con los requisitos para alcanzar los objetivos, es necesario, antes de poner en marcha el mismo, reestructurar la organización de la empresa, definiendo claramente los niveles de autoridad y funciones, así como los responsables de la buena marcha del mismo. Esta propuesta va a permitir desarrollar procesos de auditoría de manera más efectiva y confiable.

Las investigaciones citadas anteriormente son de gran importancia para el presente trabajo de investigación, por cuanto resaltan la importancia que tiene para la empresa el seguimiento y control de sus procesos operativos, sea esta de forma interna o externa.

El desarrollo e implementación de procesos de auditoría permiten detectar las fallas en las diferentes funciones del proceso administrativo, lo cual incide en el logro de los objetivos organizacionales ya que, aún cuando se expresa la misión de la institución no se conocen o no se cumplen los objetivos y metas de la misma.

Esto afecta la supervisión y los procesos de toma de decisiones gerenciales, ya que no se tiene información cierta de los procesos productivos y rentables de la empresa.

Por otra parte existe la necesidad de comprender los diferentes procesos y funciones de la empresa a fin de que se produzca eficientemente como una preocupación permanente de toda administración.

Por otra parte es importante señalar, algunas Empresas que realizan auditorías externas:

La empresa Arthur Andersen: Cuenta con 420 oficinas en todo el mundo, casi 40.000 profesionales, y factura alrededor de 2,8 billones de dólares anuales. Invierte 250 millones de dólares por año en educación y capacitación a medida de sus empleados. Menos del uno por ciento del presupuesto para entrenamiento se gasta fuera de la organización, aunque la cuota de educación que cada profesional recibe es prácticamente equivalente a un "master" norteamericano. Se dictan los cursos de la compañía en el multimillonario Centro para la Capacitación Profesional que Arthur Andersen posee cerca de Chicago, con capacidad para 1.700 estudiantes con cama y comida. En la Argentina, como en muchos otros mercados complejos, Arthur Andersen combina el tradicional papel de auditor con un rol más creativo como consejero, en el cual la firma ayuda a sus clientes a mejorar sus operaciones a través de la generación de ideas nuevas y mejoras en sistemas y prácticas comerciales. Este punto de vista en materia auditora permite que las dos unidades de la firma puedan, en muchos casos, trabajar juntas en la elaboración de proyectos especiales para empresas/clientes.

Otra empresa importante en este campo es Price Waterhouse: que de llegar a fusionarse con la empresa consultora Coopers & Lybrand, tendrían una fuerza de trabajo de 135.000 personas, 8.500 socios y una facturación anual superior a los 13.000 millones de dólares. Además, el gigante Andersen pasaría a ocupar el segundo lugar en el ranking de los Seis Grandes Internacionales. (canaves@infovia.com.ar)

Finalmente se puede expresar que hoy en día, el 90 por ciento de las empresas tienen toda su información estructurada en Sistemas Informáticos, de aquí, la vital importancia que los sistemas de información funcione correctamente. El éxito de una empresa depende de la eficiencia de sus sistemas de información. En cuanto al trabajo de la auditoría en sí, se puede remarcar que se precisa de gran conocimiento, seriedad, capacidad, minuciosidad y responsabilidad; la auditoría de Sistemas debe hacerse por gente altamente capacitada, una auditoría mal hecha puede acarrear consecuencias drásticas para la empresa auditada, principalmente económicas.
 
BASES TEÓRICAS.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA.

A finales del siglo XX, y principios del XXI, los sistemas administrativos y contables se han constituido en las herramientas más poderosas para materializar uno de los conceptos más vitales y necesarios para cualquier organización empresarial, como son los sistemas de Información de la empresa, que representan el elemento fundamental para iniciar un proceso de auditoría en la empresa.

La palabra auditoría proviene del latín auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír.

Por otra parte, el diccionario Español Sopena (1987: 78) lo define como: Revisor de Cuentas colegiado. En un principio esta definición carece de la explicación del objetivo fundamental que persigue todo auditor: evaluar la eficiencia y eficacia.

Si se consulta el Boletín de Normas de auditoría del Instituto mexicano de contadores (1990: 134) señala que "La auditoría no es una actividad meramente mecánica que implique la aplicación de ciertos procedimientos cuyos resultados, una vez llevado a cabo son de carácter indudable."

De todo lo anterior se puede deducir que la auditoría es un examen crítico pero no mecánico, que no implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de un organismo.

Por otra parte, el término de Auditoría se ha empleado incorrectamente con frecuencia ya que se ha considerado como una evaluación cuyo único fin es detectar errores y señalar fallas. A causa de esto, se ha tomado la frase "Tiene Auditoría" como sinónimo de que, en dicha entidad, antes de realizarse la auditoría, ya se habían detectado fallas. El concepto de auditoría es mucho más que esto. Es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, una entidad, entre otros.

Los principales objetivos que constituyen a la auditoría son el control de la función administrativa, el análisis de la eficiencia de los Sistemas que conforman la empresa, la verificación del cumplimiento de la Normativa general en este ámbito y la revisión de la eficaz gestión de los recursos materiales y humanos. El auditor a de velar por la correcta utilización de los amplios recursos que la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz Sistema de Información.

La Auditoría: nace como control de algunas instituciones estatales y privadas. Su función inicial es estrictamente económico-financiero, y los casos inmediatos se encuentran en las peritaciones judiciales y las contrataciones de contables expertos.

La función auditora debe ser absolutamente independiente; no tiene carácter ejecutivo, ni son vinculantes sus conclusiones. Queda a cargo de la empresa tomar las decisiones pertinentes. La auditoría contiene elementos de análisis, de verificación y de exposición de debilidades y disfunciones. Aunque pueden aparecer sugerencias y planes de acción para eliminar las disfunciones y debilidades antedichas; estas sugerencias plasmadas en el Informe final reciben el nombre de Recomendaciones.

AUDITORÍA INTERNA Y AUDITORÍA EXTERNA:

La auditoría interna es la realizada con recursos materiales y personas que pertenecen a la empresa auditada. Los empleados que realizan esta tarea son remunerados económicamente. La auditoría interna existe por expresa decisión de la Empresa, o sea, que puede optar por su disolución en cualquier momento. Por otro lado, la auditoría externa es realizada por personas afines a la empresa auditada; es siempre remunerada. Se presupone una mayor objetividad que en la Auditoría Interna, debido al mayor distanciamiento entre auditores y auditados.

Una Empresa o Institución que posee auditoría interna puede y debe en ocasiones contratar servicios de auditoría externa. Las razones para hacerlo suelen ser:

· Necesidad de auditar una materia de gran especialización, para la cual los servicios propios no están suficientemente capacitados.
· Contrastar algún Informe interno con el que resulte del externo, en aquellos supuestos de emisión interna de graves recomendaciones que chocan con la opinión generalizada de la propia empresa.
· Servir como mecanismo protector de posibles auditorías informáticas externas decretadas por la misma empresa.

Aunque la auditoría interna sea independiente del Departamento de Sistemas, sigue siendo la misma empresa, por lo tanto, es necesario que se le realicen auditorías externas como para tener una visión desde afuera de la empresa.
Síntomas de Necesidad de una Auditoría Las empresas acuden a las auditorías externas cuando existen síntomas bien perceptibles de debilidad. Estos síntomas pueden agruparse en clases:

· Síntomas de descoordinación y desorganización:

No coinciden los objetivos de la Informática de la Compañía y de la propia Compañía.

Los estándares de productividad se desvían sensiblemente de los promedios conseguidos habitualmente. [Puede ocurrir con algún cambio masivo de personal, o en una reestructuración fallida de alguna área o en la modificación de alguna Norma importante]

· Síntomas de mala imagen e insatisfacción de los usuarios:

No se atienden las peticiones de cambios de los usuarios.
No se reparan las averías de Hardware ni se resuelven incidencias en plazos razonables. El usuario percibe que está abandonado y desatendido permanentemente.
No se cumplen en todos los casos los plazos de entrega de resultados periódicos. Pequeñas desviaciones pueden causar importantes desajustes en la actividad del usuario, en especial en los resultados de Aplicaciones críticas y sensibles.

· Síntomas de debilidades económico-financiero:

Incremento desmesurado de costes.
Necesidad de justificación de Inversiones (la empresa no está absolutamente convencida de tal necesidad y decide contrastar opiniones).
Desviaciones Presupuestarias significativas.
Costos y plazos de nuevos proyectos (deben auditarse simultáneamente a Desarrollo de Proyectos y al órgano que realizó la petición).
· Síntomas de Inseguridad: Evaluación de nivel de riesgos.

Seguridad Lógica.

Seguridad Física.

Confidencialidad [Los datos son propiedad inicialmente de la organización que los genera. Los datos de personal son especialmente confidenciales]
Continuidad del Servicio. Es un concepto aún más importante que la Seguridad. Establece las estrategias de continuidad entre fallos mediante Planes de Contingencia Totales y Locales.

Centro de Proceso de Datos fuera de control. Si tal situación llegara a percibirse, sería prácticamente inútil la auditoría. Esa es la razón por la cual, en este caso, el síntoma debe ser sustituido por el mínimo indicio.
 
ELABORACIÓN DEL PLAN Y DE LOS PROGRAMAS DE TRABAJO

Una vez asignados los recursos, el responsable de la auditoría y sus colaboradores establecen un plan de trabajo. Decidido éste, se procede a la programación del mismo.

El plan se elabora teniendo en cuenta, entre otros criterios, los siguientes:

a) Si la Revisión debe realizarse por áreas generales o áreas específicas. En el primer caso, la elaboración es más compleja y costosa.
b) Si la auditoría es global, de toda la Información , o parcial. El volumen determina no solamente el número de auditores necesarios, sino las especialidades necesarias del personal.

· En el plan no se consideran calendarios, porque se manejan recursos genéricos y no específicos.
· En el Plan se establecen los recursos y esfuerzos globales que van a ser necesarios.
· En el Plan se establecen las prioridades de materias auditables, de acuerdo siempre con las prioridades del cliente.
· El Plan establece disponibilidad futura de los recursos durante la revisión.
· El Plan estructura las tareas a realizar por cada integrante del grupo.
· En el Plan se expresan todas las ayudas que el auditor ha de recibir del auditado.

Una vez elaborado el Plan, se procede a la Programación de actividades. Esta ha de ser lo suficientemente como para permitir modificaciones a lo largo del proyecto.

Informe Final: La función de la auditoría se materializa exclusivamente por escrito. Por lo tanto, la elaboración final es el exponente de su calidad. Resulta evidente la necesidad de redactar borradores e informes parciales previos al informe final, los que son elementos de contraste entre opinión entre auditor y auditado y que pueden descubrir fallos de apreciación en el auditor.

Estructura del informe final: El informe comienza con la fecha de comienzo de la auditoría y la fecha de redacción del mismo. Se incluyen los nombres del equipo auditor y los nombres de todas las personas entrevistadas, con indicación de la jefatura, responsabilidad y puesto de trabajo que ostente.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA.

Enumeración de temas considerados: Antes de tratarlos con profundidad, se enumerarán lo más exhaustivamente posible todos los temas objeto de la auditoría.

Cuerpo expositivo: Para cada tema, se seguirá el siguiente orden a saber:
Situación actual. Cuando se trate de una revisión periódica, en la que se analiza no solamente una situación sino además su evolución en el tiempo, se expondrá la situación prevista y la situación real.

1. Tendencias. Se tratarán de hallar parámetros que permitan establecer tendencias futuras.
2. Puntos débiles y amenazas.
3. Recomendaciones y planes de acción. Constituyen junto con la exposición de puntos débiles, el verdadero objetivo de la auditoría
4. Redacción posterior de la Carta de Introducción o Presentación.

MODELO CONCEPTUAL DE LA EXPOSICIÓN DEL INFORME FINAL:

El informe debe incluir solamente hechos importantes. La inclusión de hechos poco relevantes o accesorios desvía la atención del lector.

El Informe debe consolidar los hechos que se describen en el mismo. El término de "hechos consolidados" adquiere un especial significado de verificación objetiva y de estar documentalmente probados y soportados. La consolidación de los hechos debe satisfacer, al menos los siguientes criterios:

1. El hecho debe poder ser sometido a cambios.
2. Las ventajas del cambio deben superar los inconvenientes derivados de mantener la situación.
3. No deben existir alternativas viables que superen al cambio propuesto.
4. La recomendación del auditor sobre el hecho debe mantener o mejorar las normas y estándares existentes en la instalación.

La aparición de un hecho en un informe de auditoría implica necesariamente la existencia de una debilidad que ha de ser corregida.

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Belkis Valero A.- Nancy del Valle Aguilar Andara

Nancy del Valle Aguilar Andara

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George Bernard Shaw
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