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Organización formal e informal

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
Introducción
Los principios y contingencias del proceso organizacional, sus implicaciones estructurales, a
como los modelos y estrategias de intervención planeada, en los procesos de una organización.
Comprender el concepto de una organización formal o informal, puesto que es de gran importancia
dentro de la estructura de la empresa. Identificar los diferentes elementos que integran el puesto y
su relación con el desempeño en el trabajo y su relación con la efectividad de la organización, para
desarrollar sistemas de trabajo productivos.
Organización formal e informal
Organización formal
Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración
de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso
decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de
organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
En otros términos, es la organización formalmente oficializada.
Organización informal:
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan
posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre como
ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos
informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas
situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el
desempeño de los cargos.
La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido
planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto,
para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.
Etapas de organización del trabajo
Coordinación
Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr
oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
División del trabajo
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor
precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento
en el trabajo.
Jerarquización y departamentalización
Jerarquización:
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia,
agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la función que realicen.
La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del
establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión.
Reglas.
Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.
1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e
indispensables.
2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).
Departamentalización
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con
base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
1º Listar todas las funciones de la empresa.
2º Clasificarlas.
Agruparlas según un orden jerárquico.
Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los
puestos.
6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con
el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.
De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más
usuales son:
1. Funcional.
Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su
función principal.
2. Por producto.
Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la
departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
3. Geográfica o por Territorios
4. Por clientes
Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste
en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
5. Por Proceso o Equipo
En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y
ahorro de tiempo; asi como también en una planta automotríz, la agrupación por proceso.
6. Por Secuencia
Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar
cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o
letras.
Organigramas
También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son representaciones gráficas de la
estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles,
las jerarquías, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.
Teoría de la organización y tipos
Tipología de la Organización
Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden
implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la empresa, recursos,
objetivos, producción, etc.
Ventajas e importancia.
Organización Lineal o Militar.
Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma
todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y
distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.
Ventajas:
1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
3. Es claro y sencillo.
4. Util en pequeñas empresas.
5. La disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
1. Es rígida e inflexible.
2. La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
3. No fomenta la especialización.
4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores
directivas, sino, simplemente de operación.
Organización Funcional o de Taylor
Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde
el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.
Ventajas:
1. Mayor especialización.
2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.
3. La división del trabajo es planeada y no incidental.
4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la
organización.
Desventajas:
1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de
los trabajadores por contradicción aparente o real de las ordenes.
2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusión y conflictos.
3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.
Organización Líneo - Funcional
En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y
evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización
de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a
través de un sólo jefe por cada función en especial.
Organización staff
Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge
como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona
información experta y de asesoría.
Ventajas:
1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de
dirección.
2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo
permite la especialización del staff.
Desventajas:
1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de
cuadros y manuales, puede producir una confusión considerable en toda organización.
2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo
inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.
3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.
Organización por Comités
Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se
reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.
Clasificación:
a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.
b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos
toman.
c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados
de la empresa.
d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre
asuntos que les son consultados.
Ventajas:
1. Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.
2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella
sobre una sola persona.
3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
4. Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.
Desventajas:
1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.
2. Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.
3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se
haga responsable de sus propias actuaciones.
Organización Matricial
Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de
otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.
Ventajas:
1. Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el
programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.
2. Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.
3. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.
4. Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad
técnica.
Desventajas:
1. Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de
responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.
2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.
3. Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.
4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y
capacidad.
5. Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.
Autoridad y límites de esta Autoridad:
"Es la facultad de que está investida una persona dentro de una organización para dar ordenes y
exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que
quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo"
Tipos de Autoridad
1. Formal.
Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida
sobre otras personas y puede ser:
a) Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.
b) Funcional. Cuando es ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.
2. Técnica o Staff. Nace de los conocimientos especializados de quien los
posee.
3. Personal. Se origina en la personalidad del individuo.
Delegación de autoridad y responsabilidad
Es la concesión de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado.
Ventajas:
1. Permite al directivo dedicarse a las actividades de más importancia, en tanto que las funciones
detalladas y rutinarias se delegan.
2. A través de ella, la responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa.
3. Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos.
4. Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.
Requisitos para Delegar
1. Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin
de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.
2. Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada.
3. Capacitar al personal en quien se va a delegar.
4. Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y
lealtad hacia la organización.
5. Convenir sobre las áreas de no delegación.
6. El directivo deberá mostrar interés en el desempeño del empleado, en relación con la función
relegada.
7. Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados.
CONCLUSION
La evaluación de las organizaciones es, sin duda, el campo en el que confluyen los valores, la
teoría y los criterios técnicos. Todo ello debe contrastarse con las observaciones .
Decir que una organización es adecuada cuando es eficiente, por ejemplo, no es lo mismo que
decir que es adecuada cuando es eficaz. Eficiencia significa aprovechar los recursos, y eficacia
cumplir con los objetivos propuestos con independencia de los recursos que se consuman para
ello.
Para las empresas privadas, por lo general, lo importante es la rentabilidad y, por lo tanto la
eficiencia es uno de los principales criterios en que debe basarse cualquier evaluación de sus
organizaciones tanto formal como informal. No deben cumplir metas de producción con
independencia de los recursos que consuman (la meta será, en todo caso, producir lo máximo
posible con los mínimos recursos).
BIBLIOGRAFIA
www.google.com
www.monografias.com
www.yahoo.com
Aportado por: Sergio E. D'Ambrosio

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Cita esta página
D'Ambrosio Sergio. (2003, agosto 25). Organización formal e informal. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/organizacion-formal-e-informal/
D'Ambrosio, Sergio. "Organización formal e informal". GestioPolis. 25 agosto 2003. Web. <http://www.gestiopolis.com/organizacion-formal-e-informal/>.
D'Ambrosio, Sergio. "Organización formal e informal". GestioPolis. agosto 25, 2003. Consultado el 25 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/organizacion-formal-e-informal/.
D'Ambrosio, Sergio. Organización formal e informal [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/organizacion-formal-e-informal/> [Citado el 25 de Mayo de 2015].
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